学院档案管理细则（共5则）

第一篇：学院档案管理细则

学院档案管理细则 第一章

总则

第一条

为了加强干部人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务，为学校积累档案史料，根据党的干部人事工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制订本条例。

第二条

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和人才资源管理和开发的重要依据。

第三条

干部人事档案工作，是学校组织人事工作的重要组成部分，也是学校档案工作的组成部分。它是贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为社会主义现代化建设服务。

第四条

干部人事档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部人事主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第五条

在干部人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保干部人事档案的完整与安全。

第二章

管理体制和职责

第六条

学校干部人事档案实行由干部人事档案管理部门固定专人集中统一管理的管理体制。业务工作接受学校党委的领导和上级有关业务部门的检查指导。

第七条

学校组织、人事部门建立相应的干部人事档案管理工作机构，并负责对干部人事档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，并配备专职人员进行档案管理。

第八条

干部人事档案管理的职责：

（一）保管干部人事档案，为学校积累档案史料；

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料；

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和传递；

（四）登记干部职务、工资的变动情况

（五）为有关部门提供干部的情况；

（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作；

（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设；

（八）推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

（九）定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案；

（十）办理其他有关事项。

第三章 干部人事档案的内容与分类

第九条

学校组织、人事部门对所管理教职员工都要建立干部人事档案。干部人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。

第十条

干部人事档案正本由历史地、全面地反映个人情况的材料构成。内容及其分类： 第一类

履历材料； 第二类

自传材料；

第三类

鉴定、考核、考察材料；

第四类

学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

第五类

政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

第六类

参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类

奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）； 第八类

处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；

第九类

录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

第十类

其他可供组织上参考的材料。

第十一条

干部人事档案副本是干部人事档案正本主要材料的复制件。干部人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成： 第一类的近期履历材料； 第三类的主要鉴定、干部考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；

第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料； 第七类的奖励材料；

第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料； 第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

第四章

管理范围

第十二条

学校组织、人事部门管理干部人事档案的范围，原则上应与干部人事管理范围相一致，其分工如下：

（一）干部人事档案正本，由主管部门保管；

（二）干部人事档案的副本，由主管或协管干部的部门保管；

（三）地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管。

第十三条

干部退（离）休以后，档案由学校人事部门保管。第十四条

干部死亡以后，其档案按下列办法分工保管：

（一）省、直辖市管理的司局级职务的干部，全国著名的艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士，其档案由学校保管五年后，移交本机关档案部门保存，并按《机关档案工作条例》规定的期限，随同到期的其他档案一并向同级档案移交永久保存；

（二）上述范围以外其他干部人事档案，由学校保存五年后，移交本机关档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。

第十五条

辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由学校保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。

第十六条

干部被开除公职以后，未就业的，其档案由学校保管；另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

第十七条

干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

第十八条

干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由学校保管。

第十九条

干部人事档案管理人员及其在学校的直系亲属的档案，由学校指定有关部门专人保管。

第五章 干部人事档案的收集、鉴别与归档

第二十条

为了使干部人事档案能够适应干部人事工作的需要，干部人事档案管理部门要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。

第二十一条

干部人事管理部门可根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表，做鉴定，写自传等，并及时将这些材料补充进干部人事档案。

第二十二条

干部人事档案管理部门要建立主动送交干部人事档案材料归档的工作制度，有关部门要及时地将新形成的干部人事档案材料送交档案室归档。

第二十三条

收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部人事档案。

第二十四条

不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。

第二十五条

凡属于应归入干部人事档案的材料，均应按照《干部人事档案整理工作细则》进行整理立卷。

第二十六条

干部人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第六章

干部人事档案的保管与保护

第二十七条

根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部人事档案应严密、科学地保管。

（一）保管干部人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

（二）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

第二十八条

档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。

第二十九条

严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第七章

干部人事档案的提供利用

第三十条

因工作需要查阅和借用干部人事档案，须遵守下列规定：

（一）查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。

（二）干部人事管理部门要根据规定，确定是否提供和提供什么材料；

（三）凡查阅干部人事档案，利用单位应派中共党员干部到查阅室查阅；

（四）档案一般不外借。如必须借出使用，要说明理由，经过干部人事档案管理部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人；

（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

（六）干部人事档案管理部门应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。

（七）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部人事档案管理部门审查批准后才能复制（拍摄）。

第三十一条 干部人事管理部门应根据上述原则结合具体情况，对学校管理的干部人事档案的借阅范围、批准权限、登记、归还手续等作出具体规定。

第八章

干部人事档案的转递

第三十二条

个人工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。第三十三条

转递档案应遵守下列规定：

（一）干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；

（二）干部人事档案管理部门可以直接转递干部人事档案；

（三）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（四）转递档案必须按统一规定的“干部人事档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封；

（五）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，干部人事档案管理部门应催问，以防丢失；

（六）为使干部人事档案能够随着个人调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部人事档案管理部门，并建立必要的联系制度。

第三十四条

严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可移交原籍档案馆保存。第九章 干部人事档案的经费、库房和设备

第三十五条 干部人事档案管理工作所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入学校预算统筹解决。

第三十六条

建立专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。

第三十七条

库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%）。

第三十八条

设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；

第三十九条 学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备。逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第二篇：学院档案管理工作总结

在上级领导的关心支持下，在市档案馆专家的具体指导下，在学院领导的高度重视下，我们认真对照《四川省科学技术事业单位档案管理省级标准》，完善了档案的硬件设施，建立了学院档案管理网络，对200*年学院升为高职院校以来的档案进行了收集、整理、归类、装订和组卷，并接受了由市档案局和市教育局共同组成的档案规范化管理等级认定评审小组的检查和评定。在此次考核中，经过专家评审，我院档案工作在管理体系、设施设备、基础业务建设和档案开发利用四个方面，达到了省科技事业单位档案管理省二级水平，总结我院档案创级工作，有以下几个方面的认识。

一、领导高度重视档案工作

学院的领导班子高度重视档案的管理工作，主要领导曾多次在各种工作会上提出了“档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替将来着想的重要工作，必须做到全员知晓、部门参与、办公室负责、全力提供经费支持”的工作精神，并强调充分发挥学院档案的信息功能、文化功能和教育功能，为学院改革和发展服务的宗旨。通过制定规范化、标准化、现代化的工作标准，确立了在200*年下半年达到省级标准的工作目标，迅速搭建起了档案管理网络，配齐了高起点的档案管理设施设备，健全了各项规章制度，使学院档案在短时间内有了突飞猛进的发展。

特别是在经费保障上，学院领导给予了大力支持。为使档案工作有一个新的高起点，学院一次性投入了10万元专项经费用于档案室的硬件设施建设，购买了21个新档案柜、3个防磁柜、1部电动缝纫机、1部电动装订机、1台除湿机、1部复印扫描机、1部刻录机、1台计算机服务器，并划拨了两间34平方米的专用房（1间作为档案保管室，1间分割为档案办公室和档案查阅室），做到了库房和办公、查阅分开，安装了防盗门窗、避光窗帘和空调，购置了温、湿度计、灭火器、防虫剂，使档案库房的“八防”措施得以实现，购买了专门用于档案管理的紫晶软件，实行信息化管理，确保档案工作走上规范化、标准化和科学化的道路。领导的重视，给予了档案工作者莫大的支持和鼓励，为我们积极开展档案工作创造了良好的氛围，同时也为档案工作指明了发展的方向。

二、完善管理体系，加强队伍建设

为了完善学院的档案管理体系，学院建立了专门的由党委常务副书记何小婉同志直管，办公室主任具体负责，配备两位同志任专职档案员，各二级管理部门、系、校区分设兼职档案员，各二级管理的部门、系、校区的主要负责人均作为本部门档案工作第一责任人的责任明确、管理到位的档案工作管理网络，为档案工作的顺利开展打下良好的基础。

同时，学院也把档案工作纳入到学院日常工作计划和考核，成立了档案室，实行目标责任制，做到了统一领导、统一管理、统一机构、统一制度，从而使学院档案工作进入了良好的工作程序。在每年档案工作归档完成后都要对各部门进行考核、通报、奖励，以确保档案工作的制度化。

此外，学院还高度重视档案工作的宣传和培训。为了提高业务素质，专门聘请市档案馆的专家对学院的档案管理干部和工作人员开展培训，现场指导具体操作方法和步骤；不定期地组织学院档案人员到其它单位对档案工作进行了参观，学习别人的先进管理经验，运用到我院的档案管理工作中；珍惜每一次学习机会，派送相关档案人员参加省、市级组织的档案培训，更系统、全面地学习档案知识，了解最新的档案信息；学院档案室还不定期地向各部门下发档案工作的相关资料，宣传《档案法》、《档案实施办法》，加强档案工作队伍的业务建设；在学院网站上建立档案专门网页，加大宣传档案工作的力度，让更多的人了解、认识档案的重要性和利用价值。

三、精诚团结，勇于奉献做好档案工作

档案工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。在此次学院档案创级工作中，由于学院的一些历史原因，学院历年来的档案都未曾集中整理，杂乱无章，但为了使学院档案做到管理有序，设施齐备，制度健全，整理规范，并顺利通过成都市档案局的检查，分管档案工作的学院领导党委书记***同志针对档案工作和迎检工作召开多次会议，要求各处室认真重视、团结协作、积极配合，学院办公室主任、主任助理也亲自上阵，和档案工作人员一起奋战，全院教职员工都本着对学院高度负责的态度，不计名利得失，默默努力勤奋工作着。所以，我们档案工作的创级成功也是精诚合作、勇于奉献的结果。

四、认真学习标准，强化档案建设工作

学院加强了对档案建设的规范化管理，认真研究学习新的档案工作规范化管理标准，根据档案管理的有关法规结合学院的具体工作，制定实施了《***职业技术学院档案管理办法》、《***职业技术学院档案分类方案》、《

***职业技术学院档案人员岗位职责》及档案的保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等24项管理的规章制度和业务规范，并严格按规范执行，逐步形成了良好的运行机制，做到了业务管理有章可循、照章办事。

学院加强了档案的规范收集，把档案分为党政、教学、科研、基建、仪器设备、会计、教职工、声像、电子资料九个门类。对收集

到的资料按永久、长期、短期进行全面的分类整理，耐心装订修补，准确地编制档号，仔细录入计算机，规范装盒上架，在组卷中尽量做到科学、合理，使案卷分类科学、划分期限准确、书写规范、排列方法统一。截止今年**月，共整理完成党政档案**卷，教学档案**卷，科研档案**卷，仪器设备**卷，会计档案**卷，教职工档案***袋，声像档案***卷。为其它工作提供信息服务奠定了基础。

五、加强开发，提高利用是档案工作的目标

学院自搭建起档案信息平台后，近半年内已有学院工会、组织人事处、教务处、党办、院办、保卫处、院团委宣传部、外语艺术系、旅游系、国际软件学院等多个部门前来进行资料查询和借阅，共查、借阅党政、教学档案200多件，借阅照片档案40余件，借阅光盘档案10余件，为学院“两代会”的顺利召开、合同的签订、平安校园的创建、“文明单位”的创建、各项统计报表的填写，特别是为学院即将进行的评估检查的大量资料准备，都提供了丰富而准备的有效信息帮助，为学院的招生宣传、科研课题的开发、评优晋级均提供了依据，让大家都切实感受到了档案的作用。但是这些远不足以体现的档案价值，我们还将从通用性编研开始，准备通过档案整理汇编学院的《会议记录》、《发文汇编》、《大事记》、《学习交流汇编》等，为学院工作提供更全面、快捷的资料。我们也将建立更完善的网络管理系统，加强特种载体的收集和保管工作，通过现代信息手段更科学地管理档案，进一步提高档案的利用率，为学院的发展提供更多更好的服务。

“乘风破浪会有时，直挂云帆济沧海”。学院坚持以评促建，通过本次达标准备，使学院的档案工作上了一个新台阶。但是总结经验教训将是档案工作前进的最好动力，今后我们将会不断认真总结经验教训，正视差距，完善各项制度，更加规范地管理，争取档案工作再创佳绩。

第三篇：学院档案管理工作总结

经过专家评审，我院档案工作在管理体系、设施设备、基础业务建设和档案开发利用四个方面，达到了省科技事业单位档案管理省二级水平，总结我院档案创级工作，有以下几个方面的认识。

一、领导高度重视档案工作

学院的领导班子高度重视档案的管理工作，主要领导曾多次在各种工作会上提出了“档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替将来着想的重要工作，必须做到全员知晓、部门参与、办公室负责、全力提供经费支持”的工作精神，并强调充分发挥学院档案的信息功能、文化功能和教育功能，为学院改革和发展服务的宗旨。通过制定规范化、标准化、现代化的工作标准，确立了在200*年下半年达到省级标准的工作目标，迅速搭建起了档案管理网络，配齐了高起点的档案管理设施设备，健全了各项规章制度，使学院档案在短时间内有了突飞猛进的发展。

二、完善管理体系，加强队伍建设

为了完善学院的档案管理体系，学院建立了专门的由党委常务副书记何小婉同志直管，办公室主任具体负责，配备两位同志任专职档案员，各二级管理部门、系、校区分设兼职档案员，各二级管理的部门、系、校区的主要负责人均作为本部门档案工作第一责任人的责任明确、管理到位的档案工作管理网络，为档案工作的顺利开展打下良好的基础。

同时，学院也把档案工作纳入到学院日常工作计划和考核，成立了档案室，实行目标责任制，做到了统一领导、统一管理、统一机构、统一制度，从而使学院档案工作进入了良好的工作程序。在每年档案工作归档完成后都要对各部门进行考核、通报、奖励，以确保档案工作的制度化。

第四篇：学院档案管理的自查报告

文章标题：学院档案管理的自查报告

按照__档发[2005]30号文的要求，我院在认真学习领会《中华人民共和国档案法》、《__省档案条例》和《国家教委6号令》精神的基础上，对照修改后的《__省档案管理考核办法》和《__省档案管理考核标准》，对我院2006年档案工作情况进行了认真的检查，现将自查情况报告如下：

一、目前学院及档案工作概况

__体育学院1958年建院，1962年—1977年停办了一段时间，1978年复建，是国务院批准的学士和硕士学位授权单位，并和武汉理工大学与上海体育学院联合培养博士研究生。2000年我院与省体育运动技术学院、省体育科研中心合并，组建成新的__体育学院，把原隶属省体育局管理的部分竞技体育和全部体育科研资源纳入到学院统一管理。和国内同类院校相比，学院在管理体制、运行机制、体育资源整合与优化配置以及体育教学、训练、科研专职队伍建设等方面和国内同类院校相比形成了自己的特色和优势，成为全省体育教育、运动训练和体育科研的中心，担负着发展全省体育教育，搞好全省竞技体育训练与竞赛和体育科技攻关服务的重任。

（一）人才队伍状况

学院现有在职教职工1055名，其中604名教学训练科研人员中，有教授28名、副教授110名，国家级教练员13名、高级教练员91名，研究员11名、副研究员32名，博士14名、硕士113名，第四届国务院学位委员会体育学科评议组成员1名、省级拔尖人才6名、享受政府特殊津贴者11名、__省有突出贡献的中青年专家4名、国家优秀教师5名、省级优秀教师11名、硕士生导师47名、博士生导师2名。

（二）办学基本条件

学院现有东校区（济南市文化东路65号）、西校区（济南市文化西路2号.10号）和日照校区（日照市__路东首）三个校区，目前总占地面积1869.15亩，总建筑面积39.04万平方米，教学行政用房总面积153230平方米、体育教学场地面积196165平方米，多媒体教室、计算机教室、校园宽带网等基本设施齐全。

学院现有固定资产额为27512万元，教学训练科研仪器设备8288万元，教学用仪器设备2538万元。学院建有运动人体科学实验室；学院科研处建有摸拟训练实验室;学院计算机信息工程中心还有计算机实验室和现代教育技术实验室等13个体育及相关学科的实验室，为学院的教学、训练和科研奠定了良好基础。

（三）学科专业建设

学院本科教育现有12个专业，分别是体育教育、运动训练、民族传统体育、社会体育、运动人体科学、公共事业管理（体育）、舞蹈学（体育）、英语（体育）、特殊教育（体育）、计算机科学与技术（体育）、教育技术学（体育和应用心理学（体育），涉及教育学、文学、理学、工学、管理学5个学科门类。研究生教育拥有体育学一级学科的运动人体科学、体育教育训练学、体育人文社会学、民族传统体育学4个硕士点；联合培养的博士研究生有水上运动装备和体育教育训练学2个研究方向。全日制在校生11260名（其中研究生69名、本科生6459名、五年制专科生4202名、中专生560名），在职体育硕士40名，继续教育在校生684名（其中本科532名、专科152名）。

我院运动人体科学学科为“九五”省级重点学科，“十五”期间升级为省级强化建设重点学科；我院民族传统体育专业和运动生理学、健美操两门课程为省高校教学改革试点专业和试点课程，并顺利通过了省教育厅专家组的检查验收。

（四）竞技体育

学院拥有竞技一系至竞技五系和体育运动学校6个训练单位，有田赛队、径赛队、竞走队、游泳队、铁人三项队、男子举重队、女子举重队、跆拳道队、古典跤队、自由跤队、柔道队、体操队、蹦床队、拳击队、公开水域游泳队、沙滩排球队、水球队、乒乓球队、排球队、男女曲棍球、男子棒球和女子垒球等20多个省级专业运动队，在竞技体育方面人才济济，成绩突出。近5年来，我院在奥运会、世锦赛等国际比赛中获金牌13枚、银牌9枚、铜牌9枚，其中影响最大的是28届奥运会上，我院女子举重运动员刘春红三破世界纪录的金牌和邢惠娜的女子10000米金牌；在亚运会、亚洲锦标赛中获金牌33枚、银牌9枚；在国内最高水平比赛中获金牌102枚，其中第十届全运会上我院获21枚金牌，占__体育代表团的50％。

（五）档案工作概况

学院自1978年复建就设立了档案室，1990年10月正式任命档案室为科级单位。目前我院档案室保存了复建以来党群、行政、教学、科研、财会、出版、基建、外事、设备仪器、声像十大门类的档案，共计6103卷，照片3500余张。有专职档案员4人，兼职档案员25人。先后编制了4种检索目录，编印了7种材料，制定了《档案管理办法》等

7个文件和有关的9项规章制度，以及档案室主任、工作人员岗位职责，档案工作基本实现了科学化、规范化、制度化和现代化。1998年11月，经省档案局、省教育厅的专家组考核、评审，学院的档案工作达到了高校系统省一级水平；2003年11月经省档案局档案工作考核组考核，学院的档案工作达到了省优秀标准。2004年11月经省档案局专家组考核、评审，学院的档案工作达到了省一级水平。2005年学院申请保持省一级水平。2006年学院正准备接受国家教育部对本院本科教学水平的评估，因此继续申请保持省一级水平。

二、档案方面的主要工作和体会

（一）领导重视，加强管理，形成档案工作网络体系

通过学习《中华人民共和国档案法》、《__省档案条例》、《普通高校档案管理办法》，学院党政领导深刻认识到，档案是重要的信息资源，是学校的宝贵财富；档案工作是反映学校管理水平、关系到学校发展的一项重要工作；只有把它纳入到目标管理的轨道，加大管理力度，才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展，才能促进学校整体工作水平的进一步提高。基于这一认识，学院于1998年成立了由院长任组长、分管院领导和办公室主任为副组长、有关部门领导为成员的院档案工作领导小组，加强了对档案工作的宏观管理和具体指导。2000年4月，学院与原__省体育运动技术学院、原__省体育科学研究中心三家合并为新的__体育学院。根据这一新情况，学院又及时对院档案工作领导小组成员做了调整。2006年6月针对今年学院有关部门处科干部大范围调整的情况，学院再次进行了一次调整，进一步加强了组织领导，理顺了关系。

为了把档案工作的各项任务落到实处，把档案工作的目标责任下达到基层，提高部门领导和兼职档案员的工作责任感，学院要求各部门的主要负责同志分管本部门的档案工作，兼职档案员具体负责本部门日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交归档工作，档案室具体指导基层的业务工作。目前学院已建立了有29人组成的专兼职档案员队伍，形成了完善的院级档案综合管理体系，为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。

为了加强档案工作，充分发挥档案在学院建设和发展中的重要作用，学院拟定了《__体育学院2005—2010年档案工作发展规划（草案）》，并将其纳入学院的“十一五”建设与发展规划，认真组织落实。院长办公室作为院档案室的直接管理部门，每年的工作计划和总结中，都把档案工作单列一项，认真部署，并在日常工作中抓好任务落实。

（二）加强队伍建设，不断提高专兼职档案员的素质

加强队伍建设，不断提高档案员的素质是加强档案工作的必要条件。近年来，学院注意把工作认真扎实、责任心强、文化层次高、业务水平强的人员选拔到档案员队伍中来，使档案工作队伍的整体素质有了明显提高。目前，全院专兼职档案员中具有大专以上学历的有24人，占档案员总数的82.3。为了提高档案员的业务水平，学院还突出抓了两方面的工作：一是加强专职档案员工作能力和业务素质的培养。专职档案员承担着组织、协调全院档案工作的职责，其业务水平和工作能力的高低直接影响着全院档案工作的水平。为此，学院除了为档案室订《__档案》、《学校档案》、《中国档案》、《中国档案报》、《学校档案管理基础》等业务书刊，组织他们进行业务学习以外，还积极支持他们参加国家和省档案局举办的业务学习培训班，到兄弟院校和档案工作先进单位学习取经，使专职档案人员的业务素质得到了明显提高。二是加强兼职档案员的培训工作。兼职档案员是档案形成过程中承上启下的“纽带”，既接受院档案室的业务指导，又承担着本单位日常档案的收集、整理、预立卷、移交归档工作。他们的工作态度和能力如何直接影响到档案的质量和完整。为此，学院编印了《档案工作文件汇编》，其中包括《__体育学院档案分类法》，发给兼职档案员人手一册，供学习、参考；定期举办档案员培训班，组织学习《档案法》、《__省档案条例》等上级有关的规章制度，邀请档案工作专家作了“立卷的基本程序和方法”的专题讲座等等。通过学习和培训，收到了显著成效，广大兼职档案员的工作能力和业务素质大大提高。

（三）规范档案管理，档案设施日益完善

近年来按照上级有关文件精神，学院制定了档案工作的一系列规章制度，并采取多种措施，把档案管理列入了各单位的正常工作，保障了档案的完整、准确、系统。归纳起来，主要有四点：一是实行了学院的各项工作与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。学院把档案工作纳入单位工作计划，纳入领导议事日程，纳入到单位职工的岗位责任制。每年学院和院长办公室的工作计划要点、总结中，都对档案工作进行专门部署和总结。二是建立和完善了文件材料的归档制度，并纳入教学、科研、财会和管理人员的职责范围内，要求在每个重要会议召开、每项科技成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收时，专职或兼职档案员都参与进去，保证所形成的档案完整、准确。三是形成了院档案室人员指导下的部门预立卷制度。按照上级文件和《__体育学院档案管理办法》中规定的各类档案归档时间，院档案室及时督促有关部门预立卷，使各类档案在每年的6月底前基本完成了立卷归档。四是加大了对档案工作的经费投入。学院领导对档案工作非常重视，1997、1998在学校经费紧张、各部门都需用钱的情况下拨出专款为档案室添置了有关设备，经费达7万元之多；2002年又投入5万多元购置了彩色激光打印机、扫描仪、刻录机、奔腾4系列台式计算机、惠普激光打印机以及档案管理软件和去湿机；2005年又投入4000多元购置一台彩色激光打印机。

（四）加强自身建设，不断提高业务水平

近年来，我们采取了一系列措施，加快档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化建设进程，加强档案室自身建设，不断提高业务水平。一是建立健全了档案工作各项规章制度。1998年3月，根据上级精神和本院实际，我们制定完善了《档案管理办法》、《档案分类法》、《关于文书材料归档范围和保管期限的规定》、《科研档案管理条例》等7个文件和档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、利用、保密工作、档案库房管理等项规定，使档案从形成到销毁形成了一整套的制度，工作起来有章可循，有法可依。二是重视了档案的完整、准确、系统。学院在处级以上干部会上、在档案员培训班上以及在日常工作中，都提出了把好“三关”的问题，要求各部门负责人协助档案员把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。由于各级领导重视，档案员认真负责，制度保障有力，近年来学院较好地完成了以科技档案为主体的各门类档案的立卷归档任务。1998年以来各类档案归档率达到了100，档案的移交建立了完备的交接手续，归档文件完整率、准确率达到98以上。三是案卷质量严格按国家标准执行。1994年以来，学院档案从目录到封皮全部采用激光打印机打印，案卷格式达到了规范、统一，案卷的合格率接近100。四是档案保管条件明显改善，1998年学院实行了档案库房、办公室两分开，2003年按照档案局的要求，我们实行了档案库房、阅文室、办公室三分开，库房面积达50m2，阅文室16m2，办公室32m2，库房面积能够满足档案的需要，还留有一定的余地，并采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施，为库房配备了温、湿度测试仪、灭火器、空调机和去湿机等项设施设备。

（五）加强服务工作，提高档案咨询和信息开发利用率

学院档案室拥有二十多年的各门类档案。近年来，学院利用档案开展了多种形式的档案咨询服务和信息开发利用工作，取得了较好效果。档案室已成为学院档案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教学工作评价、1998年省级重点学科评估、2002年申请硕士授权单位、2003年高校毕业生就业工作评估、2004年高校德育评估、2005年成人教育评估、2006年本科教学水平评估等各项较大工作和重要活动中，学院档案室均提供了大宗档案材料及数据，并承担、参与编印了多种文件、材料汇编。在档案利用效果方面，学院比较突出的有以下几件：一是1997年省里分配教职工住房建设一次性补助经费时，因未将省体育场的45人列在我院教职工数额之内，所以少拨给我院12万元，经查1985年永久卷，找到了省政府1985年明确省体育场归我院管理的文件。由此，省有关部门将少拨的经费全部补发给了学院。二是1992年学院与柴油机厂、自来水公司发生土地确权争执时，三方各持己见，最后经查找档案找到了依据，使这一问题得到了较好的解决。三是1996年学院有几处地界确权不清（如综合楼以北、一号楼东北角等），与有关部门产生了争议，经查1985年有关档案，省政府会议纪要上写的很明确，这些地方归学院使用。由此，使又一起争执得到了满意的解决。近年来学院档案室编制了4种检索工具，建立了提供利用登记制度，按照档案借阅规定，向有关部门提供了大批档案材料，档案人员调卷迅速、准确。查全率、查准率达98以上，使档案在为学校教学、科研、管理工作服务中发挥了积极作用。先后参与编撰出版了《岗位责任制汇编》、《__体育学院规章制度汇编》、《校庆30年纪念册》、《校庆35年纪念册》、《校庆35年画册》、《档案工作文件汇编》、《1958—2002年大事记汇编》、《1998—2002年科研成果目录汇编》、《德育工作评估资料目录》、《德育工作文件制度汇编》、《德育工作理论与实践研究成果丛书》、《__体育学院“一站五中心”工作制度汇编》、《__体育年鉴》和《__教育年鉴》__体育学院部分、建设和发展中的__体育学院（录相带）、2004年新的__体育学院（DVW）、__体育学院宣传片（VCD）、2006年__体院新画册等，受到了领导和师生员工的好评。

三、存在的主要问题和今后打算

近年来学院档案工作虽然取得了一定的成绩，但也存在着不少问题，主要表现在两个方面：一是东校区的档案目前只收集、保存了文书档案，而大量的基建档案和具有我院特色的运动竞赛档案均散落在各部门。二是我院档案信息的开发利用比较薄弱，目前2001年之前的档案信息因各种原因还未全部录入，阻碍了档案工作上层次。三是档案网络利用工作尚待进一步努力。

为了进一步做好今后的档案工作，学院拟采取以下措施：首先，进一步强化档案意识。积极组织有关人员学习国家和省关于档案工作的一系列法规、文件，深入贯彻落实《档案法》和国家教委6号令精神，不断加深对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和紧迫感。其次，加大档案信息开发利用的力度，争取院领导的支持，购置网络版档案管理软件，短时间内把档案信息全部录入，进入学校的局域网，以方便全院的档案查询、利用，争取每年编研出版一本年鉴或档案汇编材料。第三，进一步加强对档案工作的领导和目标管理。完善档案工作目标责任制，加强对档案收集、整理、分类、归档、销毁等各环节的督促、检查和指导，努力实现档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化，把我院的档案工作提高到新的层次和水平，使档案工作在为教学、训练、科研、管理等各项工作服务中发挥更大、更好的作用。

二○○六年九月二十七日

《学院档案管理的自查报告》来源于xiexiebang.com，欢迎阅读学院档案管理的自查报告。

第五篇：自动化学院档案管理工作总结

自动化学院档案管理工作总结

一、档案管理现状

1、学生个人档案均已建立。

2、学生工作档案按照学校规定初步形成分类和目录。

3、党员档案由各学生支部书记负责。

4、仍然保留有部分已毕业生学生档案。

二、存在问题

1、学生档案没有集中存放，堆放在箱子或分散放置，不好查阅管理。

2、每年的留级、修学、退学学生档案没有及时转交。

3、学生工作档案没有及时补充，很多材料没有及时归档。

三、原因分析

1、没有充足的档案柜存放学生个人档案和学生工作档案。

2、档案意识欠缺，对学生档案的重要性认识不足。

四、改进及建议

1、强化师生对学生档案管理意识，树立良好的学生档案管理氛围。

2、对于各类学生活动，要及时保留各种资料，一般要求于活动结束一周内将文件资料整理保留。主要资料包括活动方案、计划、活动议程及总结，尽可能完整保留各项资料。

3、各年级辅导员负责本年级以及负责的工作所产生的档案归档。

4、设立统一的存档格式（学校规定格式的除外）。

5、每个年级分配一个档案柜分班级存放本年级学生个人档案和学生登记表，以方便查阅。