物业档案管理练习题

第一篇：物业档案管理练习题

物业档案管理练习题

一、材料分析题

1、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第三条 物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。

第四条 物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。档案管理人员应当具备档案专业知识。

问题：要使物业管理档案收集尽可能齐全完整，应把握好那两个关键环节？如何做好这两个环节的工作？

2、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第五条 物业管理单位应于每年3月底前将上一年度形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。

第六条 物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。

问题：什么是物业管理文件的归档？归档工作有什么要求？

3、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第七条 物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。

物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。

问题：请你谈谈物业公司应如何提高档案管理现代化水平？

4、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第八条 归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。

问题：从字迹材料色素成分和转移固定方式结合起来看，各种字迹材料的耐久性应如何分类？

5、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第九条 归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。

问题：如何才有可能做到物业档案分类合理？如何才有可能做到物业档案鉴定准确？如何分析物业档案的价值？

6、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十条 对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。

会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。问题：物业档案销毁应遵循什么程序？

7、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十一条 物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。

问题：档案库房建筑应满足哪些基本要求？

8、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十二条 物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。

第十六条 物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。

第十七条 物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。

问题：请你谈谈物业档案提供利用与保密的关系。

二、论述题

1、物业档案是物业管理的内容之一，做好物业档案管理对物业管理起重要的作用。随着业主对物业服务企业的要求越来越高，物业档案管理的问题日益突出，解决这些问题成为了行业的共同话题。

请你论述：目前物业档案管理存在的问题、原因及对策。

2、在电子信息技术飞速发展的今天，档案管理的数字化、信息化是物业档案管理的必然要求，传统的档案管理模式已无法完全缓解越来越多的物业档案给保管和服务带来的压力，落后的管理方法和手段也越来越不适应现代物业公司的发展要求，加速网络信息化进程成为了提高物业档案管理现代化水平的必要条件。

请你论述：如何维护纸质档案和电子媒体档案的完整和安全？

附录

深圳市物业管理区域档案管理规范

（2003年10月30日深圳市档案局、深圳市住宅局印发 深档字〔2003〕150号）

第一条 为加强我市物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律、法规，结合我市实际，制定本规范。

第二条 本规范所称物业管理区域档案是指在住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。第三条 物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。

市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。

第四条 物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。档案管理人员应当具备档案专业知识。

第五条 物业管理单位应于每年3月底前将上一年度形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。第六条 物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。

第七条 物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。

物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。

第八条 归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。第九条 归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。

第十条 对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。

会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。

第十一条 物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。

第十二条 物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。

档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。第十三条 在物业管理区域档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案，并办理移交手续。

第十四条 业主委员会在与物业管理单位订立书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户（用户）等档案供其使用。第十五条 物业管理单位负责档案工作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。

第十六条 物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。

第十七条 物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。

第十八条 市、区物业管理主管部门应当将档案管理列入住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理评优活动的内容。

第十九条 本规范自发布之日起实施。附件：深圳市物业管理区域文件材料归档范围 附件：

深圳市物业管理区域文件材料归档范围

一、行政后勤管理材料

（一）行政综合

1．物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结 2．管理处会议纪要、会议记录 3．规章制度

4．文秘、档案、印章管理记录 5．文件、档案接收及移交、销毁清册 6．物业管理发展规划、计划、总结 7．物业管理的请示、批复、报告、通知等 8．专题调查、调研、考察、普查工作材料 9．物业管理区域验收、接管记录

（二）接待宣传工作

1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料 2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料 3．来访领导题词签名册 4．来访者赠送礼品登记

（三）劳资管理

1．机构设置与人事管理规定 2．员工花名册

3．员工工资表、劳动工资表、员工考评记录 4．用工合同台帐、社会保险记录

5．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩 6．人员增补申请表

（四）后勤管理 1．固定资产登记册

2．办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录 3．行政办公设备领用、维修、报废记录表 4．物料采购计划表、供方评价记录

5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单 6．水电管理、员工宿舍、车辆使用材料 7．职工食堂管理材料 8．区域通讯工具管理材料 9．员工福利管理材料

二、业主、住户资料

（一）业主住户入住通知、购房合同复印件

（二）业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记

（三）业主公约

（四）租住户登记表

（五）租赁物业清单、合同

三、物业装修材料

（一）装修申请审批表

（二）商铺楼宇装修审批表

（三）装修违章处理通知单

（四）装修税单

四、业主大会、业主委员会材料

（一）业主委员会筹备、选举等材料

（二）业主委员会的请示、报告、批复

（三）业主委员会制度

（四）业主大会材料

（五）楼长评选、增补、改选记录

（六）有关收支情况公告

五、日常运行材料

（一）日常运行综合 1．业主、住户问卷调查表

2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录 3．日常工作检查记录 4．事务助理工作总结

5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告 6．家访表、联络单

7．服务要求评审记录、车辆缴费换证记录 8．突发事件处理记录、预防措施报告

9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录

（二）园林绿化

植物档案及补种、病虫害检查、防治材料

（三）保洁工作

1．保洁队工具领用、维修、报废记录表

2．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表 3．环境卫生消杀记录

（四）治安工作

1．治安队工具领用、维修、报废记录表 2．治安事件处理记录

3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表 5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表

（五）设备运行记录

1．供水、供电设备汇总表、月统计表

2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录 3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表 4．电梯故障（事故）处理单

六、消防工作材料

（一）消防中心值班情况记录

（二）消防设备月、季度检查记录表、维修记录表

（三）消防设备运行记录表

（四）消防安全检查记录表

（五）火险隐患整改通知书

七、创优资料

（一）国家级创优评比资料

（二）省、市级创优评比资料

（三）行业评比资料

（四）企业内部创优评比资料

（五）企业ISO9000认证及其它认证材料

八、社区文化

（一）社区大型庆典、文化活动材料

（二）社区文艺体育活动材料

（三）团组织及青年文明号活动材料

（四）社区科普教育、社会公益性活动材料

（五）各类专题座谈会、学习参观考察活动材料

（六）和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料

（七）人文事件方面材料

（八）员工文化生活材料

九、会计档案

（一）原始凭证、记账凭证、汇总凭证

（二）总帐、明细账

（三）银行日记账、现金日记账

（四）停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告

（五）年度会计报告（决算）

（六）会计移交清册

（七）会计档案销毁清册

（八）会计档案保管清册

（九）其它

十、基建档案

（一）工程竣工图

（二）土建综合材料、水电综合材料

（三）楼宇住房验收交接材料

（四）业主工程维修项目价格表

（五）公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料

十一、设备档案

供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料

十二、人事档案

（一）聘用员工档案

（二）专业技术人员档案

（三）辞工员工档案

十三、声像档案

国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料

十四、实物档案

本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等

第二篇：物业档案管理

物业档案管理

物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

(一)资料的归档管理

1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。

2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。

3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。

4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。

(二)档案的使用

1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。

2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。

(三)档案的销毁

根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁……

第三篇：档案管理练习题

问题：要使物业管理档案收集尽可能齐全完整，应把握好那两个关键环节？如何做好这两个环节的工作？

答：关键环节是文件材料形成过程和物业管理文件材料的积累。

文件材料形成的要求：

一、物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好。

二、物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存。

三、物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学。

文件材料的积累的要求：文件材料的积累范围要符合物业档案的归档范围；在积累过程中，尽可能保留文件正文和原件；积累的文件一定要进行登记，供有关人员使用，要有借用手续，并严格执行有关规章制度。

问题：什么是物业管理文件的归档？归档工作有什么要求？

答：物业管理文件的归档是指物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室或档案机构集中管理的过程。要求：

1、收集齐全，经过分类、立卷，并正确划分保管期限。案卷质量符合规范要求，卷内文件材料线条、自己清楚、纸质优良。档案部门在归档时应严格把握部门立卷原则，对案卷质量进行检查，不合格的退回档案形成部门重新整理。

2、经过必要的技术加工，正确拟制案卷标题，填写案卷封面、案卷文件目录、备考表。

3、编制案卷目录或移交清单一式数份，以供归档时双方核准后签名使用。案卷目录最少应包括案卷号、案卷标题。

问题：请你谈谈物业公司应如何提高档案管理现代化水平？

答：1.更新思想观念，适应社会的发展2.加快硬件设施建设，促进档案事业健康发展3.优化知识结构，提高档案管理者的素质4.强化服务意识，拓宽服务领域

问题：从字迹材料色素成分和转移固定方式结合起来看，各种字迹材料的耐久性应如何分类？

答：从字迹材料色素成分和转移固定方式结合起来看，我们可以将各种字迹材料的耐久性分为三类：

1、最耐久的。凡事以炭黑作为色素成分，而转移固定方式是结膜的，这样的字迹材料最耐久。

2、比较耐久的。凡是色素成分是颜料，转移固定方式是结膜或吸收的，这样的字迹材料比较耐久。

3、不耐久的。这类字迹有两种情况：第一，凡是色素成分是有机染料，无论其转移固定方式如何，都是不耐久的：第二，凡是转移固定方式是粘附的，无论其色素成分如何，也都是不耐久的。

问题：如何才有可能做到物业档案分类合理？如何才有可能做到物业档案鉴定准确？如何分析物业档案的价值？

答：

一、1.分类应该体现客观性。2.分类具有逻辑性3.分类具有实用性4.分类具有发展性。

二、做好物业档案鉴定工作，应坚持一下基本观点

1、坚持全面观点

2、坚持历史观点

3、坚持发展观点

三、档案价值是指档案的利用价值，即档案对社会实践活动的作用。构成价值的客观基础是客体的属性，所谓档案价值也就是档案的属性与人们社会需要的统一。

问题：物业档案销毁应遵循什么程序？

答：

1、编造物业档案销毁清册

2、严格执行国家规定的销毁档案审批权限，物业公司销毁物业档案，须经公司领导人审批、核准。

3、为慎重起见，准备销毁的物业档案，经领导批准后，还应继续保存一段时间。

4、经鉴定销毁的物业档案，销毁前应把档案形成部门所作的反映前案基本情况的结论性材料抽出，按或案卷号整理，并化为永久保管档案。

5、实行监销制度。

6、对批准销毁的物业档案，必须化为纸浆或焚毁，不准当废纸出卖或留作他用。

7、已销毁的物业档案或卷内文件，必须在相应的案卷目录，包括案卷宗目录、分类目录、专题目录上注明“已销毁”字样。

问题：档案库房建筑应满足哪些基本要求？

答：

1、加厚库房墙体。

2、库房窗户宜小不宜大，宜少不宜多。

3、库房的外观式样，应以利于档案保护为前提，适当考虑档案室专业功能的独特风格及当地周围环境的和谐。

4、库房地面单位面积的承重，应大于其他用房。

5、库房的开间大小、层高、门窗的结构和形式，都应不同于其他用房，已有利于柜架排放、管理及安全为原则。

6、档案库房应集中，自成一体，不与其他办公、技术用房相混杂或穿插，以便于档案的整理、保管、利用。

问题：请你谈谈物业档案提供利用与保密的关系。

答：档案利用制度是档案利用工作进行规范的制度。一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。档案保密制度是为保证档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。

请你论述：目前物业档案管理存在的问题、原因及对策。

答：

一、目前物业档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

1档案管理人员专业素质不高。2是档案材料缺失情况比较严重。3是档案材料不完整。4是档案管理不够规范。5是档案材料缺失责任不清。

二、物业档案管理工作存在问题的主要原因 1是对档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少或是没有，相关的制度和检查考核措

施没有。2是档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。3是工作规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案 流失。4是物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。现在企业很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业近期和远期规划中，一般对物业规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步 发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。科

三、解决物业档案管理工作存在问题的对策

1要从上至下加强档案意识企业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落 实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到 人人关心档案工作，人人支持档案工作。2要加强档案管理人员的责任意识和奉献意识 要安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。3要完善制度，进一步规范工作程序档案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好的管理档案。4要强化业务培训统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。5要开发档案资源，为物业管理工作服务通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。同时，通过利用档案为物业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。综上所述，物业档案管理工作面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。

请你论述：如何维护纸质档案和电子媒体档案的完整和安全？

答：纸张的耐久性取决于纤维素的性质，只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是纪录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5~15年。1做好备份工作。对于由纸质原件生成的电子文件，对应的纸质原件一定要保存好，因为纸的自然寿命要长的多；对于没有纸质原件的电子文件，可以输出一套纸质文件保存。另外，无论在什么情况下，电子文件都应拷贝出一套作为备份，单独保存。2研究并制定相应的管理办法。根据电子档案储存载体的特点，制定相应的保管办法，配套相应的保存设备。定期组织档案工作人员学习，严格按照要求保管，确保存储载体在自然寿命内不损坏。3定期检查存储载体。档案管理人员对载体的使用情况进行详细记录，定期对电子档案储存载体进行检查，核查储存时间和更新时间，对于到达储存寿命的电子档案，及时进行更新。

第四篇：物业档案管理和管理制度

管理制度和档案建立管理

物业管理规章制度明细

豪之英物业管理中有严格的规章制度，以下制度是我公司现场配置的标准化管理制度目录，进入现场后，公司运行部将根据现场情况，制定和现场相适应的规章制度，进行培训教育。物业档案管理措施

物业管理是长期细致的管理工作，涉及建筑物的硬件软件、政府机关、客户等各个方面。详实准确的档案管理，有助于保持管理信息的连贯真实，利于资产管理和客户服务，是非常重要的管理工作。项目管理的档案可以分为客户档案和管理档案两大部分。客户档案：

主要包括个科室基本情况，各科室紧急联络人、投诉和意见处理记录、客户满意度调查等内容 管理技术档案：

主要包括项目图纸、审批手续等法律技术资料、各物业管理专业的工作方案、ISO9001工作记录、工作计划及报告、客户及政府机关工作指示、往来信函公文等。

档案管理职责

1.公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合办公室统筹管理。二级管理是指各职能部门、服务提供部门的档案资料管理工作。

2.公司档案由专人负责，业务归属综合办公室。各职能部门、服务提供部门指定人员，兼职档案资料管理工作。

3.公司档案管理人按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、作业规程统一管理公司的档案。各职能部门、服务提供部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4.档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5.公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。档案保管的目的 1.便于查阅。2.保证档案的安全。

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3.防止档案损坏。

4.采取修复技术，延长档案寿命。档案保管的责任部门

1.项目所有档案由档案管理员统一归档、保管。

2.各部门日常工作记录由部门档案负责人于每月1号统一递交档案管理员归档。档案的保管程序

1.各部门将需要保管的资料经文书处理程序后，移交档案管理员。

2.档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。3.档案原则上保管原件。档案的查阅权限

1.项目经理可查阅所有档案。

2.部门负责人可查阅该部门相关的所有档案。3.其他人员根据审批查阅有关档案。档案的查阅/借阅/复制

1.查阅/借阅/复制人员到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。2.档案管理员审核其查（借）阅资格。3.权限内（经授权/审批）的按正常手续办理。

4.权限外的，档案员开具《文件查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续。5.属公司或ISO9000质量体系档案，由项目经理审批。6.属部门档案，由部门负责人审批。

7.借阅档案原则上需当日归还，如不能当日归还的，应严格按申请的归还日期归还档案，档案管理员负责验收保证档案完好、整洁交还档案室。

8.需复制档案：一般和涉密档案由部门负责人负责审批。机密和绝密档案报部门负责人及项目经理逐级审批。档案的销毁

1.档案管理员依据档案保管期限，编制计划，填写《档案销毁记录》经审批后进行销毁。

2.属公司档案，由项目经理审批。

3.属部门档案，由部门负责人及项目经理逐级审批。4.属ISO9000质量体系档案，需报分公司总经理审批。

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档案管理相关制度 归档制度

1.凡是反映公司企业开发、物业管理服务、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2.凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3.归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或各部门须保留的，保存人必须到综合办公室登记，办公室保存复印件。

4.由公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档：以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5.业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的，由计划财务部保存原件。属人力资源问题的，由人事部保存原件。其他重要报告，在公司资料归档范围内的连同有关资料由经办人整理后移交综合办公室，在工程资料归档范围的，连同有关资料由经办人整理后，根据具体情况移交工程维护部或综合办公室、相关项目部。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6.由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，综合办公室、计划财务室各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。7.公司的收文、发文等文书资料在综合办公室归档。

档案保管制度

1.各职能部门应根据保存档案数量，设置专门存放档案的文件柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2.归档资料要进行登记，编制全行目录。

3.科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录。根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4.档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。5.库存档案必须图物相符，账物相符。

6.档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7.根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。8.经鉴定需销毁的档案，由综合办公室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

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9.严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10.公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

11.项目部的管理档案除国家规定外保存期为三年。项目结束后，所有档案资料需要移交给客户保管。

档案借阅制度

1.档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2.借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案、材料须经综合办公室项目经理批准。阅档必须在综合办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合办公室项目经理批准。3.借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4.借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合办公室项目经理并报总经理、副总经理批准。

5.借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6.调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

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第五篇：简论物业档案管理

浅 论 我 国 物 业 档 案 管 理

［内容摘要］ 19世纪中叶到20世纪20年代，是旧中国房地产业萌芽和初步发展的时期。在当时的房地产市场上，已经出现了代理租赁、清洁卫生，保安服务等专业性的经营公司，这些专业公司的管理方式正是我国物业管理的早期形式。随着改革开放的深入，我国物业管理行业也有较大的发展。近年来，随着我国市场经济的发展和人民对生活质量的提高，人民对物业管理的要求越来越高。档案管理作为物业管理的一个重要内容在当今的物业管理过程中越来越为重要。但因为我国物业管理行业还不够成熟，物业档案管理方面仍存在许多问题。［关键词］ 物业管理 档案管理 问题 对策

21世纪，是中国物业管理行业进入发展、完善和成熟的重要阶段，在这个阶段将会出现一个竞争激烈、管理完善、服务理念提升的时期。对物业管理行业来说，质量理念和品牌理念的角逐市场环境的变化、竞争格局的形成、高新技术的应用、消费观念的更新，要求物业管理企业从服务观念到服务方式，从经营理念到市场定位，都要作出相应的变革，才能适应发展的需要。

物业档案管理工作是物业管理工作中的一项重要内容，也是一项基础工作。物业档案管理质量的优劣直接反映了物业管理水平的高低，已成为衡量物业管理企业规范与否的重要标志。随着《物业管理条例》的深入实施，评选优秀物业管理项目活动的广泛开展，物业管理工作逐步规范，在新的形势下对物业档案管理的要求也越来越高。因此，要解决物业档案工作中存在的共性问题，做好物业档案工作，真正发挥物业档案在物业管理工作中的基础性作用。

一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。但当前我国物也行业在物业档案管理方面仍然存在许多的缺陷及不足。

目前物业档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

一、档案材料不完整。例如员工入职表中本人签名、填表时间、审核签字不齐全；装修备案表中装修内容填写不完整。

二、档案管理不够规范。材料排序杂乱无章。很多档案中多年来形成的档案材料简单地塞到档案袋中，没有进行过整理和排序。

三、档案材料缺失责任不清。由于档案管理工作不规范，档案材料在转递过程中手续不健全，对缺失的档案材料互相推委，造成档案材料收集、补充工作异常困难。

四、档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉物业档案内容，能进行物业档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

五、档案材料缺失情况比较严重。很多设施设备管理档案中的开箱验收证明书、装箱清单、安装使用说明书、产品合格证书、产品原理图等随机文件，设备安装、调试记录、验收单、移交清册等重要档案材料缺失，从而影响设备档案的质量和设备的使用。

针对当前物业档案工作存在的主要问题，究其根源，主要有五个方面的原因：

一、物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。现在企业很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业近期和远期规划中，一般对物业规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。

二、对档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少或是没有，相关的制度和检查考核措施没有。在物业目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。尤其是一些基层物业档案管理人员存在对物业档案“只存不管”的现象。

三、档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。

四、规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失。

通过对当前物业档案工作中存在的问题及主要原因的分析，我认为，要进一步做好物业档案工作应从以下几个方面入手：

一、强化业务培训。统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。在物业人才培养中，对档案管理人员的素质提高和继续教育纳入计划，提高档案管理人员的管理水平，改变思想观念，建立档案管理人才梯队，紧跟时代的发展，创新档案管理手段，激发工作活力。

二、上至下加强档案意识。业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工

作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到人人关心档案工作，人人支持档案工作。

三、案管理人员的责任意识和奉献意识。安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，进一步规范工作程序。案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好的管理档案。档案工作应由专门的人员进行统一指导、监督和检查，建立起一个完整的档案管理体系。这个体系要始终规范档案工作，要对档案管理的实际效果进行检查和监督，并且做到档案信息共享。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，严格执行档案管理制度，并结合实际制定切实可行的具体措施，抓好物业档案管理的每一个环节的工作，使物业档案工作走上规范化管理轨道。同时，在工作中，要严格执行工作规程，做到手续完备，为物业档案管理工作奠定良好的基础。

五、开发档案资源，为物业管理工作服务。通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。论文发表。同时，通过利用档案为物业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。

当前, 随着物业管理市场的建立和完善，现代物业公司对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。由于我国正处于社会主义初级阶段，市场经济的发展不成熟和我国物业行业发展的不成熟必然导致物业档案管理方面存在许多的缺陷和不足。面对这些缺陷及不足我们必须采取有效的措施来进一步健全和完善我国的物业档案管理。同时，物业档案管理工作面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。