第一篇：加强档案管理，助推物业企业上水平
物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件，这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。
随着房地产尤其是物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。
一、加强档案管理，经济效益上水平
实现经济效益是企业追求的目标，物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。
一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：1999年10月16日下午，马乐与同学到天津市河东区丽苑小区云丽园荡秋千，在玩耍中马乐不慎被秋千顶端的轴夹破手指，后经手术，右手中指末节部分被截指。马乐因此将该秋千购置单位小区开发商与天津市幼教用品实业公司以及小区物业管理公司告上法庭。要求赔偿原告医疗费、残疾者生活补偿费、精神损害赔偿费、陪伴费等经济损失共计60417.8元。后经查证，物业公司于2000年1月1日正式接管该小区进行物业管理，事发时物业公司尚未对云丽园进行物业管理，所以法院不支持原告要求物业公司进 行赔偿的主张。
再比如，2001年7月18日碧华里小区5号楼4楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近10万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。
一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。
另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。
二、加强档案管理，领导决策上水平
北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，使历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业协会和物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。
首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。
三、加强档案管理，竞争能力上水平
物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。
加强档案管理，辅助市场开发。比如，2003年7月10日在东丽区政府招投标过程中，东丽区政府采购中心负责人专程到我公司档案室参观考察。规范的档案也证明了我公司不愧为一级资质的科学管理的大型的物业管理公司，令东丽区政府采购中心负责人刮目相看，规范的档案为在物业的招投标中脱颖而出，一举中标起到一定的作用。
挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。
物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。
四、加强档案管理，企业文化上水平
物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强管理，因为它对企业文化是有帮
助的。
开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。，面对时下盛行的物业人员跳槽风，跳槽人员带走管理经验怎么办？更重要的是业主对新管理人员有一个认识熟悉过程，在这一过程中满意度肯定会下降，直接影响收缴率。应认识到问题的严重性，首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员跳槽的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。
培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。
物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借阅制度，由专人专管。
五、加强档案管理，社区和谐上水平
物业企业在经济建设、文化建设、综合治理和环境绿化等多方面为社区做出了很多有益的工作，物业档案有利于维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益，方便居民再就业，为辖区居民提供丰富多彩的文化生活。物业企业进入或撤出某一社区，是一件关系到老百姓的日常生活的大事。档案管理在这两个关键环节上起到的是重中之重的作用。
由于近年来社区发展过程中不可避免地要协调居委会、物业公司、业主委员会三者之间的关系，物业公司和业主委员会的相关资料也就成为搞好社区发展所必备的参考资料，因而社区档案还应该包括物业管理部门和业主委员会在实践中形成的档案；居委会、物业公司和业主委员会之间的关系并不是非常融洽，尤其是业主委员会和其他两家之间的矛盾不少。而且业主会相对比较松散，居委会是社区的全面管理者，而物业企业是社区专业服务者。因此，物业企业必须加强对档案的管理，这不仅是对企业负责，也是对辖区业主负责，对社区负责，对社会负责。
总之，档案工作是物业企业的一项基础性工作，物业行业的大发展，还是需要全体行业人踏踏实实从基础做起。
第二篇：以企业文化建设助推“上水平、创一流”
思想政治工作
交流研讨论文
以企业文化建设助推企业“上水平、创一流”
——姜堰烟草企业文化建设的实践与思考
姜堰市烟草专卖局 唐庆根
企业文化是企业意识、企业精神、企业风尚、企业价值观等因素的总和和集中反映，是企业长期培养形成的并与企业物质生产相适应的一种微观上层建筑。先进的企业文化，是企业持续健康稳定和谐发展的灵魂。姜堰烟草按照姜成康局长提出的“走在行业前面，展现一流水平，全面建设现代烟草”的发展要求，牢牢把握创建优秀县级局的有利契机，紧扣市场营销、市场监管、内部监管、基础管理、队伍建设和企业文化建设六个方面“上水平、创一流”的目标，不断深化“三大战略”，以泰州烟草企业文化宣贯的具体实践，全面推进企业文化“四化”建设（内化于心、固化预制、外化于行、显化于表），着力用文化促进规范，用文化提高效率，用文化提升活力，全力打造“精干高效、服务一流、管理规范、执法文明”的行业诚信团队和商业服务品牌，有效促进员工了和企业共同成长，不断助推了企业“上水平、创一流”。
一、坚持“文化引领”，不断灌输阳光文化理念
阳光精神是泰烟人的崇高追求，也是激发姜堰烟草员工内动力、推动企业发展的一种管理手段。姜堰烟草紧密联系工作实际，注重思想建设与企业文化的优势互补，充分发挥企业文化对职工思想的引领作用，围绕“企业文化建设推进年”部署，突出“文化塑人，文明引导”的工作思路，着力让企业阳光文化得到员工的理解和认同，转化为员工的日常工作行为。坚持一月一个主题活动，有针对性地开展了“模范履职、文明执法、干净做事”、廉政短信创作、“深化主题教育，开展创先争优活动”和“崇品德、重实干、尚质朴、倡阳光”主题演讲等一系列主题宣传教育活动，并把主题活动作为培育企业核心理念的平台，使烟草思想政治工作与企业文化建设更加体现企业和员工的共同意愿。通过热心社会公益事业，广泛开展挂钩帮扶、爱心捐助、军民共建、对口支援黄桥老区等活动，大力支持社会主义新农村建设，使企业文化理念在实践中不断得以丰富和发展，让员工感知阳光文化理念，感觉阳光文化在岗位实际的体会，真正感悟阳光文化对企业“上水平、创一流”推动作用。
同时，姜堰烟草还注重强化舆论宣传的作用，加强对内宣传以增强内部和谐度，适度对外宣传以提升外部美誉度。组织编印了《优秀县级局创建简报》，开发创建了“姜堰烟草文明创建网站”，积极组织专门人员向泰州日报、东方烟草报、江苏烟草报、泰州烟草网等报刊网站投稿，展示了企业的新形象、新面貌；通过在局机关设置宣传橱窗，建立中心文化室，展现企业愿景，展示企业形象，丰富员工生活，陶冶员工情操；积极实施视觉识别系统应用工程，扎实开展文化庭院、文化走廊、文化墙建设，持 续开展中国烟草标识更新工作，营造了良好的人文环境和舆论氛围，切实把阳光文化真正做到了落地生根。
二、注重文化熏陶，不断促进行业使命的实现
企业文化是引领和推动企业发展的精神动力和力量源泉。人是企业中一切创新的源泉。“以人为本”，既是历史唯物主义的一个重要原则，也是科学发展观的核心，企业文化建设也应坚持以人为本，即：理解人、尊重人、关心人、发展人，做到育出人、用对人、管好人。姜堰烟草运用企业文化在思想政治工作中的熏陶作用，有针对地开展主题教育和形势任务教育，以引导、激发、调动广大员工的主动性、积极性、创造性，逐步把员工的个人目标引导到企业发展的总体目标上来，以此推动报效国家、回报社会、成就员工的行业使命实现。
一是强化班子建设，不断提升领导干部引领企业“上水平、创一流”的能力和水平。姜堰烟草通过举办干部学习研讨班和企业文化培训班，领导班子成员在日常工作中坚持带头宣讲文化管理的思路、方略和实践，大力倡导多读书、善思考、勤实践的优良学风，注重加快知识更新，优化知识结构，提高领导干部履职能力和综合素质。按照“守信念、讲奉献、有本领、重品行”要求，通过开展“创先争优”活动，坚持“四定一承诺”，着力做到领导班子好、党员队伍好、工作机制好、工作业绩好、群众反映好；带头学习提高、带头争创佳绩、带头服务群众、带头遵纪守法、带头弘扬正气。通过深入落实挂钩基层网点工作制度，开 展走访、蹲点、座谈、讨论等活动，及时了解掌握基层一线各项工作开展的情况和存在的问题；认真听取一线员工对工作的意见和建议；及时研究探索引领企业“上水平、创一流”的新路子和新方法，为企业“上水平、创一流”奠定了坚实的组织保障。
二是注重科学发展，培育高素质党员队伍。近年来，姜堰烟草紧扣党员的思想实际和职工的愿望要求，引导党员用先进理论和先进文化武装头脑，深入开展“科学发展观主题实践活动”，注重把业务骨干培养成党员，把党员培养成业务能手。使党员真正成为平常时能看出来、需要时能站出来、危机时能冲上来、关键时能拿下来的优秀带头人。
三是坚持文化育人，搭建员工素质提升平台。“没有人才就没有企业”。企业的竞争最终归结为人才的竞争。“形象一流、作风一流、素质一流”的员工队伍是企业“上水平、创一流”的主力军，更是企业“上水平、创一流”的重要保证。姜堰烟草始终坚持文化育人的人才培养理念，大力实施人才强企战略，以提升能力为根本，扎实开展教育培训活动，全面提高执法人员综合素质。要通过采取学习、培训、考试、考核等手段，坚持政治理论学习与岗位技能提高相结合，把“素质工程”渗透到每一项工作中去，激发广大员工的学习热情，促进人才的成长与选拔。
几年来，姜堰烟草高度重视职工教育培训工作，注重员工职业素质的全面提升，多措并举鼓励和促进员工岗位成才，通过定期开展员工技能比武和职业技能竞赛，大力营造学技术、学技能 的氛围；通过开展思想政治工作论文交流和论文征集评选活动，鼓励广大员工勤于学习、系统思考、集成积累、实践成才，为员工开辟多条职业发展途径，收到了良好成效，先后有四名同志分别走上了副处级、副科级领导岗位。在今年全省第二届卷烟识别技能比武中，姜堰市局二名参赛选手为泰州烟草系统争得了荣誉，分获了二、三等奖。
三、强化制度建设，不断企业提升执行力
“制度是成功的保证”。姜堰烟草按照“感性认识理性化，成功事例制度化”的要求，坚持制度建设与企业文化相融合，加大制度建设力度，通过引进“5S”管理体制，规范现场、现物管理，营造一目了然、整洁优美的工作环境，为其他管理活动奠定良好的基础，从而提升员工素质、企业形象和工作质量。5S内容包括整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKEETSU）、素养（SHITSUKE）五个方面，整理就是把职场要与不要的东西彻底分开，目的是腾出“空间”来活用；整顿就是规范工作现场的物品放置，做到定位、定品、定量，目的是减少琐碎环节（时间浪费），提高工作效率；清扫就是对工作环境和现场物品定期进行清除打扫，目的是创造舒适怡人的办公环境；清洁就是整理、整顿、清扫环节之后的日常维护活动，使前3S的做法制度化，规范化，目的是维持前三项活动的成果；素养就是提高员工的素质，在安全意识、成本意识、廉政建设、商务礼仪等方面进行系统培训，逐步提升员工的综合素养和价值观念。姜堰烟草从去年以来，全面推进的5S管理，最主要的部分是将单位的规章制度和工作流程等软件视同硬件，同步进行整理、整顿、清扫、清理，大力开展“废改立留”工作，在办公环境焕然一新的同时，整理确立各部门主要工作环节的核心流程和规章制度，推动了企业内部管理的制度化、流程化、规范化，逐步形成了规范有序、结构合理、务实高效、科学管用的制度体系。同时，强化员工制度严格执行理念，并渗透到员工日常行为之中，自觉用制度约束自己的言行；对制度落实情况定期督促检查，及时发现执行中存在的突出问题，做好修订和补充，使制度更加管用；通过落实党风廉政建设责任制，督促干部带头贯彻执行，持续提升制度执行力，促进了全体员工阳光心态的充分形成，把企业管理工作引入了阳光决策、阳光政务、阳光企务轨道，夯实了企业文化理念落地的执行基础，把文化理念转变为员工的自觉行动，形成了企业文化理念与5S管理的有机统一，产生同频共振效应，最终形成了“上水平、创一流”的整体合力。
四、加强作风建设，提升团队作战能力
作风是人们思想、工作和生活态度的集中体现。优良的作风和氛围是一种重要的资源，是事业走向成功的重要保证。姜堰烟草近年来始终坚持“节奏要快、标准要高、工作要实、状态要好”的“四要”作风要求，注重作风建设与企业文化建设的有机结合，通过生日送上一份祝福、年末举办一场联谊晚会、酷暑送去一瓶清凉饮料、员工生病上门一次亲切慰问，加强情绪管理和人文关 怀，激发了员工热爱岗位、忠诚岗位、奉献岗位之情，营造了和谐融洽、充满友爱、蓬勃向上的文化氛围。通过线路走访、市场考核、送法进社区、绩效管理和开展义工活动，大力弘扬“规范、效率、活力、和谐”的企业精神，提升抓落实的执行力；通过领导班子参加双重民主生活会、述职述联合践行科学发展观主题演讲等活动，加强领导班子的团结，发挥干部的示范引领作用，用干部的正气、激情来感染和提升员工的士气、单位的人气；通过实行领导班子成员蹲点联系制度、与员工谈心制度，注重员工的心理疏导和人文关怀，及时掌握员工思想动态和情绪变化，增强了团队的凝聚力等。通过开展拓展训练、军事训练活动，推行AB岗工作制、首问负责制和落实窗口接待制度，全面加强和改进了企业作风建设，不断提升了员工团队写作能力，增强了企业领导班子的凝聚力、向心力，提高了企业“上水平、创一流”的整体能力和水平。
“市场是企业的根，管理是企业的本，文化是企业的魂”。成功的企业必定有先进的企业文化作支撑。作为蓬勃发展的泰州烟草来说，更应塑造出一流的企业文化，培育出一流的文化品牌，打造出一流的文化名片。我们有理由相信，泰州烟草在泰州市局党组的正确领导下，通过积极开展企业文化建设，员工的积极性、企业的凝聚力一定能得到全面提升，企业的经营管理水平一定能提高到一个新高度。一个不断成熟而富有特色的企业文化将为泰州烟草在“上水平、创一流”新的征程中乘风破浪、披荆斩棘提 供不竭的动力。
第三篇：物业档案管理
物业档案管理
物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。
(一)资料的归档管理
1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。
2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。
3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。
4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。
(二)档案的使用
1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。
2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。
(三)档案的销毁
根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁……
第四篇：物业档案管理和管理制度
管理制度和档案建立管理
物业管理规章制度明细
豪之英物业管理中有严格的规章制度，以下制度是我公司现场配置的标准化管理制度目录，进入现场后，公司运行部将根据现场情况，制定和现场相适应的规章制度，进行培训教育。物业档案管理措施
物业管理是长期细致的管理工作，涉及建筑物的硬件软件、政府机关、客户等各个方面。详实准确的档案管理，有助于保持管理信息的连贯真实，利于资产管理和客户服务，是非常重要的管理工作。项目管理的档案可以分为客户档案和管理档案两大部分。客户档案：
主要包括个科室基本情况，各科室紧急联络人、投诉和意见处理记录、客户满意度调查等内容 管理技术档案：
主要包括项目图纸、审批手续等法律技术资料、各物业管理专业的工作方案、ISO9001工作记录、工作计划及报告、客户及政府机关工作指示、往来信函公文等。
档案管理职责
1.公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合办公室统筹管理。二级管理是指各职能部门、服务提供部门的档案资料管理工作。
2.公司档案由专人负责，业务归属综合办公室。各职能部门、服务提供部门指定人员，兼职档案资料管理工作。
3.公司档案管理人按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、作业规程统一管理公司的档案。各职能部门、服务提供部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4.档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5.公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。档案保管的目的 1.便于查阅。2.保证档案的安全。
/ 4
3.防止档案损坏。
4.采取修复技术，延长档案寿命。档案保管的责任部门
1.项目所有档案由档案管理员统一归档、保管。
2.各部门日常工作记录由部门档案负责人于每月1号统一递交档案管理员归档。档案的保管程序
1.各部门将需要保管的资料经文书处理程序后，移交档案管理员。
2.档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。3.档案原则上保管原件。档案的查阅权限
1.项目经理可查阅所有档案。
2.部门负责人可查阅该部门相关的所有档案。3.其他人员根据审批查阅有关档案。档案的查阅/借阅/复制
1.查阅/借阅/复制人员到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。2.档案管理员审核其查（借）阅资格。3.权限内（经授权/审批）的按正常手续办理。
4.权限外的，档案员开具《文件查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续。5.属公司或ISO9000质量体系档案，由项目经理审批。6.属部门档案，由部门负责人审批。
7.借阅档案原则上需当日归还，如不能当日归还的，应严格按申请的归还日期归还档案，档案管理员负责验收保证档案完好、整洁交还档案室。
8.需复制档案：一般和涉密档案由部门负责人负责审批。机密和绝密档案报部门负责人及项目经理逐级审批。档案的销毁
1.档案管理员依据档案保管期限，编制计划，填写《档案销毁记录》经审批后进行销毁。
2.属公司档案，由项目经理审批。
3.属部门档案，由部门负责人及项目经理逐级审批。4.属ISO9000质量体系档案，需报分公司总经理审批。
/ 4
档案管理相关制度 归档制度
1.凡是反映公司企业开发、物业管理服务、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2.凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3.归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或各部门须保留的，保存人必须到综合办公室登记，办公室保存复印件。
4.由公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档：以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5.业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的，由计划财务部保存原件。属人力资源问题的，由人事部保存原件。其他重要报告，在公司资料归档范围内的连同有关资料由经办人整理后移交综合办公室，在工程资料归档范围的，连同有关资料由经办人整理后，根据具体情况移交工程维护部或综合办公室、相关项目部。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6.由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，综合办公室、计划财务室各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。7.公司的收文、发文等文书资料在综合办公室归档。
档案保管制度
1.各职能部门应根据保存档案数量，设置专门存放档案的文件柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2.归档资料要进行登记，编制全行目录。
3.科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录。根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4.档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。5.库存档案必须图物相符，账物相符。
6.档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7.根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。8.经鉴定需销毁的档案，由综合办公室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
/ 4
9.严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10.公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
11.项目部的管理档案除国家规定外保存期为三年。项目结束后，所有档案资料需要移交给客户保管。
档案借阅制度
1.档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2.借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案、材料须经综合办公室项目经理批准。阅档必须在综合办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合办公室项目经理批准。3.借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4.借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合办公室项目经理并报总经理、副总经理批准。
5.借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6.调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
/ 4
第五篇：物业档案管理练习题
物业档案管理练习题
一、材料分析题
1、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第三条 物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。
第四条 物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。档案管理人员应当具备档案专业知识。
问题：要使物业管理档案收集尽可能齐全完整，应把握好那两个关键环节？如何做好这两个环节的工作？
2、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第五条 物业管理单位应于每年3月底前将上一形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。
第六条 物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。
问题：什么是物业管理文件的归档？归档工作有什么要求？
3、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第七条 物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。
物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。
问题：请你谈谈物业公司应如何提高档案管理现代化水平？
4、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第八条 归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。
问题：从字迹材料色素成分和转移固定方式结合起来看，各种字迹材料的耐久性应如何分类？
5、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第九条 归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。
问题：如何才有可能做到物业档案分类合理？如何才有可能做到物业档案鉴定准确？如何分析物业档案的价值？
6、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十条 对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。
会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。问题：物业档案销毁应遵循什么程序？
7、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十一条 物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。
问题：档案库房建筑应满足哪些基本要求？
8、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十二条 物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。
第十六条 物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。
第十七条 物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。
问题：请你谈谈物业档案提供利用与保密的关系。
二、论述题
1、物业档案是物业管理的内容之一，做好物业档案管理对物业管理起重要的作用。随着业主对物业服务企业的要求越来越高，物业档案管理的问题日益突出，解决这些问题成为了行业的共同话题。
请你论述：目前物业档案管理存在的问题、原因及对策。
2、在电子信息技术飞速发展的今天，档案管理的数字化、信息化是物业档案管理的必然要求，传统的档案管理模式已无法完全缓解越来越多的物业档案给保管和服务带来的压力，落后的管理方法和手段也越来越不适应现代物业公司的发展要求，加速网络信息化进程成为了提高物业档案管理现代化水平的必要条件。
请你论述：如何维护纸质档案和电子媒体档案的完整和安全？
附录
深圳市物业管理区域档案管理规范
（2003年10月30日深圳市档案局、深圳市住宅局印发 深档字〔2003〕150号）
第一条 为加强我市物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律、法规，结合我市实际，制定本规范。
第二条 本规范所称物业管理区域档案是指在住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。第三条 物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。
市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。
第四条 物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。档案管理人员应当具备档案专业知识。
第五条 物业管理单位应于每年3月底前将上一形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。第六条 物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。
第七条 物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。
物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。
第八条 归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。第九条 归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。
第十条 对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。
会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。
第十一条 物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。
第十二条 物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。
档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。第十三条 在物业管理区域档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案，并办理移交手续。
第十四条 业主委员会在与物业管理单位订立书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户（用户）等档案供其使用。第十五条 物业管理单位负责档案工作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。
第十六条 物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。
第十七条 物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。
第十八条 市、区物业管理主管部门应当将档案管理列入住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理评优活动的内容。
第十九条 本规范自发布之日起实施。附件：深圳市物业管理区域文件材料归档范围 附件：
深圳市物业管理区域文件材料归档范围
一、行政后勤管理材料
（一）行政综合
1．物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结 2．管理处会议纪要、会议记录 3．规章制度
4．文秘、档案、印章管理记录 5．文件、档案接收及移交、销毁清册 6．物业管理发展规划、计划、总结 7．物业管理的请示、批复、报告、通知等 8．专题调查、调研、考察、普查工作材料 9．物业管理区域验收、接管记录
（二）接待宣传工作
1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料 2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料 3．来访领导题词签名册 4．来访者赠送礼品登记
（三）劳资管理
1．机构设置与人事管理规定 2．员工花名册
3．员工工资表、劳动工资表、员工考评记录 4．用工合同台帐、社会保险记录
5．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩 6．人员增补申请表
（四）后勤管理 1．固定资产登记册
2．办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录 3．行政办公设备领用、维修、报废记录表 4．物料采购计划表、供方评价记录
5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单 6．水电管理、员工宿舍、车辆使用材料 7．职工食堂管理材料 8．区域通讯工具管理材料 9．员工福利管理材料
二、业主、住户资料
（一）业主住户入住通知、购房合同复印件
（二）业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记
（三）业主公约
（四）租住户登记表
（五）租赁物业清单、合同
三、物业装修材料
（一）装修申请审批表
（二）商铺楼宇装修审批表
（三）装修违章处理通知单
（四）装修税单
四、业主大会、业主委员会材料
（一）业主委员会筹备、选举等材料
（二）业主委员会的请示、报告、批复
（三）业主委员会制度
（四）业主大会材料
（五）楼长评选、增补、改选记录
（六）有关收支情况公告
五、日常运行材料
（一）日常运行综合 1．业主、住户问卷调查表
2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录 3．日常工作检查记录 4．事务助理工作总结
5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告 6．家访表、联络单
7．服务要求评审记录、车辆缴费换证记录 8．突发事件处理记录、预防措施报告
9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录
（二）园林绿化
植物档案及补种、病虫害检查、防治材料
（三）保洁工作
1．保洁队工具领用、维修、报废记录表
2．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表 3．环境卫生消杀记录
（四）治安工作
1．治安队工具领用、维修、报废记录表 2．治安事件处理记录
3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表 5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表
（五）设备运行记录
1．供水、供电设备汇总表、月统计表
2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录 3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表 4．电梯故障（事故）处理单
六、消防工作材料
（一）消防中心值班情况记录
（二）消防设备月、季度检查记录表、维修记录表
（三）消防设备运行记录表
（四）消防安全检查记录表
（五）火险隐患整改通知书
七、创优资料
（一）国家级创优评比资料
（二）省、市级创优评比资料
（三）行业评比资料
（四）企业内部创优评比资料
（五）企业ISO9000认证及其它认证材料
八、社区文化
（一）社区大型庆典、文化活动材料
（二）社区文艺体育活动材料
（三）团组织及青年文明号活动材料
（四）社区科普教育、社会公益性活动材料
（五）各类专题座谈会、学习参观考察活动材料
（六）和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料
（七）人文事件方面材料
（八）员工文化生活材料
九、会计档案
（一）原始凭证、记账凭证、汇总凭证
（二）总帐、明细账
（三）银行日记账、现金日记账
（四）停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告
（五）会计报告（决算）
（六）会计移交清册
（七）会计档案销毁清册
（八）会计档案保管清册
（九）其它
十、基建档案
（一）工程竣工图
（二）土建综合材料、水电综合材料
（三）楼宇住房验收交接材料
（四）业主工程维修项目价格表
（五）公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料
十一、设备档案
供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料
十二、人事档案
（一）聘用员工档案
（二）专业技术人员档案
（三）辞工员工档案
十三、声像档案
国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料
十四、实物档案
本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等
点击咨询 