档案基础

第一篇：档案基础

@诉讼档案是检察院在办案过程中所形成的具有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、视听资料及其它各种载体材料。

@诉讼档案实行按年度、审级、一案一号单独立卷。@诉讼档案特点：

1.一案一号是诉讼档案的最基本保管单位。“年度-类别-案卷号” 2.诉讼档案形成受相应诉讼程序制约 3.具有特定的法律效力 4.材料中手抄孤本多

5.诉讼档案从文件制作、收集、整理、立卷到归档都是由案件承办人一手完成 6.诉讼档案利用率高，社会需求量大

@档案的接收和整理

1、档案部门要积极主动组织好诉讼档案的归档工作。随时了解案件的归档情况，对已办结的案件，要督促立卷承办人员及时立卷归档。接收档案时，必须逐卷查点清楚，检查案卷质量，符合要求的，进行接收。

2、对已接收的案卷，要根据刑事、民事、行政类别，按年度、审级、案号分别在档案目录簿册上登记。登记要准确，字体要工整。

3、接收后的案卷，要在卷皮的左上角盖“归档”章，以区别于未归档的案卷。

4、归档后的案卷，分别根据刑事、民事、行政类别，按年度、审级、案号的顺序排列，放进卷柜保管。

5、同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应合并保管。并卷原则是，再审卷并入一审或二审卷，申诉卷并入审级卷，近年申诉卷并入早年申诉卷。案卷合并时，要在案卷封皮和案卷登记簿上注明移出、移入和相关的案号。

6、要根据档案的情况，编制案件姓名索引、卡片等检索工具。@必须归档的文书材料：

1、法律文书的正本或副本、签发稿及有关领导同志重要修改的文稿。

2、有关具体案件的请示、批复（包括电报、电话记录、口头指示记录等）和讨论案件记录、阅卷笔录等内部活动材料。•

3、案件来源材料。

4、证据材料。•

5、移交赃款赃物清单。•

6、移送档案材料收据。@应剔除的文书材料：

1、重份文书材料（包括内容相同的信件）和未定稿的法律文书（特殊、重大案件除外）。

2、与定罪量刑无关的材料，包括无保存价值的信件，户籍资料、被告家属的前科材料等。

3、办案中借阅的人事档案和前科材料（应归还原单位）。@收集人及收集要求：

（1）从受案开始，就要注意收集有关的诉讼文书。

（2）结案后要及时整理，并检查诉讼文书是否齐全、完整、是否符合要求，如有遗漏或不符合要求的，应补齐和补正，如无法补齐，必须附说明材料。@材料多的共同犯罪案件：（1）总册：综合性的材料列入（2）分册：被告个人责任的材料列入 @装订要求：

1、卷内材料，除卷内目录、备考表外，应在右上角逐页编号。

2、案卷装订前要拆除金属物。对残缺破损、小于或大于卷面的材料和字迹偏左，装订后影响阅卷的材料，要进行修补，裱贴和折叠。

3、案卷每册以不超过200页为宜，超过时可立分册。装订时，要求右齐、下齐、用线绳系牢三孔一线装订。并在卷底装订线结扣处粘贴封志，由立卷人及档案管理部门加盖骑缝章。

4、装订后，经检验合格，再正式加封。@档案的接收和归档整理 ：

（一）接收

1、归档的诉讼文书必须按年度、程序、一案一号的原则，结案后，由案件承办单位整理立卷，于翌年第二季度移交档案部门。

2、立卷单位编制移交目录一式两份，一份留立卷单位备查，一份随卷交档案部门。

4、交接双方应对诉讼档案逐卷清点、核对，并履行接收、签字手续。

（二）归档

1、分类

（1）年度（结案年度）-组织机构。（2）年度（结案年度）-问题。

2、编号

（1）不同保管期限的案卷每年各编一个顺序号。

（2）同一案件因诉讼程序的改变等原因形成多个案卷的，按一案一号原则合并保管，每卷之间编分册号。（3）随卷归档的声像档案，应注明其所属诉讼档案的档号，不另设诉讼档案分册号

诉讼档案的保管期限一般采用定性划分方法，分为永久、长期、短期三种。其中长期保存的诉讼档案的保存年限为60年；短期保存的诉讼档案的年限为20年至30年。确定诉讼档案保管期限的原则：

1、根据案件性质、情节、刑期、社会影响、史料价值等因素确定。

（1）凡属本院检察活动形成的，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，有长远利用价值的，应划为永久保管。

（2）凡属在相当长的时期内有利用价值的，划为长期保管。

（3）凡属在较短时间内有利用价值的，划为短期保管。

2、参照保管期限表

（三）保管期限的计算方法 1、从结案后的下一年起算、对累犯、申诉、加减刑等案件先后形成的案卷，应从最后审理结案的下一年起算，并适用其中最长的保管期限。、经鉴定销毁的诉讼档案，销毁前应把其中由人民检察院制作的，能说明全案基本情况的结论性法律文书，取出一份按年度整理后，划为永久保管档案。@诉讼档案的保管与销毁

1、保管条件：设专门档案库房（不宜设在地下室或建筑物顶层）配置必需的设备，改善保管条件，实现管理的现代化和科学化。

2、保持库房、设备整洁

3、定期对档案进行检查清点

（二）销毁

1、严格履行诉讼档案鉴定制度

鉴定小组：办公厅（室）负责人、有关业务人员和档案人员组成。

2、经分管检察长批准后送指定销毁厂，由两名以上检察干警监销。

3、销毁档案要写出销毁报告，监销人员要在销毁清册上签字。

4、销毁报告和销毁清册应立卷存档。

5.经鉴定确定销毁的诉讼档案，销毁前要把其中的判决书、裁定书、调解书取出一份，按年度、审级整理立卷，归入有关年度，永久保管。

@诉讼档案的整理是诉讼档案实体管理的核心内容。包括诉讼档案的分类、立卷、排列和编目等。@诉讼档案的鉴定是根据对诉讼档案利用价值的分析，按照有关规定划分诉讼档案的保管期限，剔除无保存价值的或已满一定保存期限的诉讼档案并予以销毁的工作。鉴定标准 诉讼档案保管限期的划分标准，是结合各类案件的性质、社会影响、情节轻重、刑期长短等情况而定的。各类诉讼档案有其不同的内涵，应根据各自内容综合考虑，确定较为准确的保管期限。

@诉讼卷宗归档：

1、案件结案后编写归档清册向档案管理部门移交归档。接收人要逐卷检查验收。卷宗质量不符合本办法要求的，应退回立卷单位重新整理。2.随卷归档的录音带、录像带、照片等声像档案材料，应按《声像档案管理办法》的规定办理。

3、凡能附卷保存的证物均应装订入卷。无法装订的可装入证物袋，并标明证物名称、数量、特征、来源。不便附卷的证物应拍照片附卷。4.已经归档的卷宗不得从卷内抽取材料，确需增添诉讼文书材料的，应征得档案管理人员同意后，按立卷要求办理。@诉讼文书与诉讼档案的关系是什么？

诉讼文书与诉讼档案的关系是密不可分的。诉讼档案是有历史联系的诉讼文书材料的集中表现。没有诉讼档案，诉讼文书只是一些零散的单个材料，不能使人们了解事物发展变化的始终；没有诉讼文书也就没有诉讼档案，前者是后者的基础。诉讼文书是正在发生先行效用的文书材料，诉讼档案是执行完毕经过科学整理按照一定规律组合成案卷以备日后查考利用的文件材料。@诉讼档案的种类和作用有哪些？

诉讼档案刑事诉讼文书、行政诉讼文书、民事诉讼文书。

1、保证司法公正、维护当事人合法权益的凭证依据；

2、研究法制史、司法活动规律的重要信息源；

3、法学研究、案例教学、社会法制宣传教育、4、司法检查的重要依据

3、如何确定卷宗内诉讼文件材料的排列顺序？

一是原则上按实际办案程序依次排列;二是各种证据,可先按材料名称~问题等特征分类,再按时间顺序排列.三是讯问笔录：（1）单一被告的案件按讯问被告人的时间顺序排列；（2）共同犯罪案件应按各被告人在实施犯罪中的主次地位，分别依时间顺序排列。@如何有效地开展诉讼档案的整理工作？

6、如何做好诉讼档案管理的信息层面的工作？

7、诉讼档案的保管期限划分，为什么不能继续采用“就高不就低”的做法？

8、行政区划的变更及人民法院、检察院的撤并，对诉讼档案管理提出了哪些方面的要求？ 由于行政区划变动，涉及档案交接时，都应做到交接手续清楚，有据可查，移送有序，防止混乱。@档案部门的工作任务是：

1负责管理本机关的全部诉讼档案，积极提供利用。2对本机关各业务部门诉讼文书材料的立卷归档工作进行指导、监督和检查。3进行本机关诉讼档案的鉴定和整理。

@工作原则是：1集中统一管理原则，2完整安全原则，3方便利用原则。

@诉讼档案管理学，是研究诉讼档案和诉讼档案工作的产生、发展规律及其组织管理原则和方法的科学。@诉讼档案管理学宗旨是对诉讼档案管理理论和实践尽可能进行系统全面的归纳整理、充实完善、总结提高，深化发展；力求达到升华理论，指导实践，释疑解难，传道授业的目的。@诉讼档案管理学的研究对象是诉讼档案和诉讼档案工作。@诉讼档案管理学特点：交叉性、实用性、综合性。

@诉讼档案管理学两方面性质：一是课程性质，二是学科性质。具有强烈的法律专业特点喝档案专业特点。@诉讼档案管理学与诉讼文书学是关系同属于应用法学的分支学科。但它们又有明显区别。诉讼档案管理学是档案学的一个分支学科，而诉讼文书学则是文书学的一个分支学科。二者的对象和任务不同。诉讼档案管理学是研究诉讼档案和诉讼档案工作的理论、原则、方法及其产生、发展演变的学科，而诉讼文书学则是研究诉讼文书及诉讼文书工作的理论、原则、方法及其产生、发展演变的学科。

@诉讼文书：是司法机关、法定组织及公民依法进行诉讼时撰写的具有法律意义、效力的文书。@诉讼文书特点：真实、准确、严肃、规范

@诉讼文书立卷原则：

1、按年度、类别、审级、一案一号单独立卷原则

2、并卷管理原则，同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应当合并保管。案卷合并时，要在卷宗封面、卷宗登记薄和检索卡片上注明移出、移入的相关案号。

3、承办人立卷归档原则

4、正副卷分别立卷管理原则

@诉讼案件案号管理方法 ：案号是指各类案件及制作其诉讼文书的编号。编定案件案号除遵循上述立卷原则外，还应遵循编定案件案号的基本要求和方法。

1、编制立卷年度

2、编制收案单位简称

3、编制案件性质类别和审判程序代字

4、编制立案顺序号，是指按受理案件的顺序，用阿拉伯数字和自然数排列顺序，编制流水号。当一个案件需要制作数份内容相异的裁判文书时，不同内容的裁判文书应在案号后使用破折号加顺序号予以区别。

@编制案件案号容易出现的错误：审判程序代字编制错误；空号、重号、错号大量存在；没有统一建立收、立案登记薄，案件目录登记薄、案件登记表等有关反映诉讼案件案号及其他案件信息内容的原始记录凭证，或者没有建立统一的管理、移交制度和规定，或者不认真执行制度和规定，或者没有定期移交给档案管理部门，或者保管不善，残缺不全，甚至下落不明。纠正方法1.加强对案件案号的规范化管理工作2.建立内容完整、设计合理、方便工作、便于管理的收立案登记薄，案件目录登记表、案件登记表。要求每案必登，各类别各审级案件一案一号，一案一表。，完善交接手续。各类登记薄、登记表，每年年终以案件性质和审判程序为类别装订成册，移交档案管理部门归档，永久保存。3.诉讼案件一旦出现空号、重号、错号等问题，应及时采取补救措施。@诉讼文书材料的立卷编目1.诉讼文书材料经过系统排列后，要逐页编号。页号一律用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角，背面的左上角。卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编号。2.卷内目录应按诉讼文书材料排列顺序逐件填写。一份诉讼文书材料编一个顺序3.卷宗封面、卷内目录要用毛笔或钢笔按规定项目逐项填写齐全。字迹要工整、规范、清晰。结案日期填写宣判日期。

全宗卷的主要内容

4.1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。4.2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

4.3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册 4.4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。4.5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。

4.6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

4.7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。全宗卷的整理

5.1 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。

5.2 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

5.3 卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。5.4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者 5.5脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期

6.1 档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加横短和分卷序号，如：50-

1、50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。4.1 全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况，全宗内档案成分与数量的统计文件。4.2 全宗单的内容由全宗情况介绍和档案局成分与数量统计两部分构成。

第二篇：档案专业基础[模版]

档案专业基础

第一部分

档案概述

基本要求：

了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用 熟悉：档案定义的表述与含义

掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价值

一、档案的定义

（一）档案定义的表述

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。

（二）档案的形成条件

档案形成的条件：档案是由文件材料有条件转化来的。

1、必须是办理完毕的文件，在承办中的文件不是档案。⑴ 文件所涉及的内容已处理完了。⑵ 有的指文件所涉及的问题先告一段落。⑶ 有的是指文件完成了文书处理的程序。

2、必须是对日后工作和生产具有一定利用和查考价值的文件

⑴ 指文件所反映的内容和客观事物过程在一定时期内对本机关或整个国家都有用。事务性的文件不需要归档（非隶属机关来的）。

3、必须是经过立卷归档集中保存起来的文件

（三）档案的形式

档案的形式: 档案的形式是多种多样的，主要包括档案的制成材料、表达方式、名称、形状。

⑴制成材料有甲骨、竹简、谦帛、木板、纸张、化学的合成材料（胶片、录音带、光盘、电子）。

⑵表达方式有文字、形像、声音、形声综合的。

⑶名称有命令、指示、通知等，各种专业档案有专门的名称。如传票、凭证、起诉书等，表达了一定的用途

（四）档案的本质属性 原始记录性

二、档案的种类

（一）公务档案与私人档案

（二）历史档案与现行档案

（三）文书档案、科技档案与专门档案

（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案

1、从公私属性角度来划分，可分为公务档案和私人档案。

☆公务档案是指国家机关、团体、企业、事业单位在其职能活动中直接形成的档案，如法律、法规、行政公文等。

☆私人档案是指人们在私人事务中直接形成的档案，如日记、文稿、信函、笔记、帐单等

2、从档案形成时间早晚以及档案作用角度，可分为历史档案和现行档案 历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案 现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体实际作用的档案。

3、从档案记述和反映的内容来划分，可分为文书档案、科技档案、专门档案。☆文书档案主要指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性公文转化而成的档案。

☆科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。

☆专门档案是指文书、科技以外的所有在专业职能活动中形成的档案，如人事DA、会计DA、诉讼DA、婚姻DA、病历DA等等。

4、从档案行政管理的角度划分,可分为建国后档案、革命历史档案、旧政权档案。☆建国后档案指1949年10月1日中华人民共和国成立后在中国形成归国家所有的档案；

☆革命历史档案指1949年10月1日中华人民共和国成立前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企业、事业单位、社团及个人所形成的归国家所有的档案；

☆旧政权档案指1949年10月1日中华人民共和国成立前除革命历史档案之外的归国家所有的档案.5、从档案载体来划分，可分为纸质档案和非纸质档案

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☆纸质档案是指以纸张为书写载体材料的档案； ☆非纸质档案主要指纸质档案以外的档案，有二种：

☆传统载体档案：如以甲骨、金石、竹简、缣帛为书写载体的档案 ☆新型载体档案：如以照片、录音、录像、光盘等材料为书写载体的档案

三、档案的价值

（一）凭证价值

根据档案价值实现领域和效果的不同分。凭证价值是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点，档案所以有凭证价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的；从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记

（二）情报价值

情报价值是指档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征构成了档案的又一基本价值。档案作为一种情报资源，其主要特点在于它的原始性和可靠性。对档案的真实性和可靠性，应该辩证地理解。档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了当时的历史情况。

（三）对档案真实性的辩证理解

由于档案是历史的凭证和原始的情报材料，所以人们把档案称作真实的历史记录。这是从大量的实践中得出的理性认识。同时还应该指出，对档案的真实性和可靠性，要辩证地理解。

从总体上说，档案在反映历史活动的客观过程方面是真实的，在反映史实内容方面也较其他资料可靠。从具体的档案材料来说，由于人们认识水平的局限性和政治斗争的复杂性，以及其他各种原因，有些档案所记述的内容并不符合客观实际与历史事实，有的甚至是歪曲和诬陷。但是，档案是历史上形成的，即使内容不够真实，它还是表达了当事人的意图，留下了当事人行为的痕迹，反映了当时的历史情况，就此而言，档案仍不失为真实的历史记录，仍然是有用的。档案是可以从正反两个方面进行研究和利用的。档案工作人员应坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，既要辩证地看待档案的真实性和可靠性，又不能因为某些档案内容不真实或有问题，就把档案销毁掉，也不能认为档案内容有错误，就用现实的观点去加以“改造”。对内容有问题的档案，必要时应以卷内备考

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表或其他形式另外加以说明。总之，档案形成的真实性，并不等于档案在反映社会史实真相上的真实性。档案的可靠性，就是要从档案形成的真实性与档案内容的真实性的相互关系中去考察

（四）实现档案价值的规律性

1、档案价值的扩展律 由于档案具有原始记录性、内容与版本的惟一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性。主要表现为两种形式，一是由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展。造成档案价值主体扩展的主要原因有：A档案作用从形成机关扩展到社会；B社会机密程度的递减。二是由于档案作用性质的变化而导致价值扩展。档案的作用逐步从单纯的行政、业务的信息支持扩展到科学、文化、教育、司法、休闲等各个方面。

了解档案价值扩展律，寻于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用，具体表现为：A正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位；B确定合理的档案的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构；C在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值；D坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施；E树立服务观念、依法积极开放档案，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变

2、档案价值的时效律

指档案对社会的有用性是有时限性的。主要表现在两个方面：一是档案与利用者需求之间关系的时效性，二是档案价值形态的时效性

3、档案价值的条件律

档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件，各种条件对于档案价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。这些条件包括社会环境、社会档案意识和档案管理水平。

4、机密递减规律：档案机密性会随着时间的推移和条件变化而日暂减退；

四、档案的作用

1．机关工作的查考凭证； 2．生产建设的参考依据； 3．政治斗争的必要工具； 4．科学研究的可靠资料； 5．宣传教育的生动素材

第二部分 档案工作概述

基本要求：

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了解：档案工作的概念和内容，档案馆（室）的类型

熟悉：档案工作的管理体制，档案馆（室）的性质与任务，档案工作的性质 掌握：档案工作的基本原则

一、档案工作的概念和内容

运用现代科学理论、方法、技术管理各种类型的档案，积极开发档案信息资源，广泛输出档案信息，为社会实践提供服务的活动。

狭义上的内容包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用。广义上还包括档案管理、档案行政管理、档案教育、档案的科学技术研究、档案的宣传工作、档案界的国际交流与合作

二、档案工作的性质

1、档案工作是一项管理性的科学性的工作

一方面，就总的档案工作看来，档案工作是专门负责管理历史文献——档案的一种独立的专业，属于国家科学文化事业的组成部分。另一方面，从特定的部门、一定单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。档案，就其保存和流转归宿的程序，可以分作档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案，是本单位职能活动的历史记录，档案室工作既是档案事业的组成部分，又是机关或单位秘书工作的一部

2、档案工作是一项服务性的条件性的工作

2、从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。档案工作虽然也是一项研究性的工作，但是档案部门研究档案、进行编著等活动，其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需要，为党和国家各项工作提供档案材料。

档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。

3、档案工作是一项政治性的工作

档案工作的政治性表现在档案为谁所有，为谁服务，受到什么阶级利益的制约。在我国，档案工作不是一般的服务性行业，它是巩固人民民主专政、维护国家机密和历史财富的重要阵地之一。在当前的社会主义现代化建设事业中，档案工作必须把工作重点切实地转移到为经济建设服务的中心上来。

4、档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的机要性，是由档案本身的特点以及国家利益所决定的。古今中外任何国家的档案工作都有一定的保密要求。

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二、档案工作的基本原则

为了适应社会主义事业发展的需要，统一指导全国档案工作，在长期的实践过程中，逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则，这个基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。

这一原则的基本思想包括三个方面：

第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理，即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导，是社会主义社会的必然产物，它以社会主义的经济、政治制度为前提，并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲，就是：

1、各单位各种门类和载体的档案，均由本单位档案室集中管理；档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管。

2、全国档案工作，由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。

3、全国档案工作统一于党的领导。

第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；另一方面，要维护档案免遭意外的破坏，不失密。

第三、体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案，是档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程

四、档案工作的管理体制 集中式、分散式

五、档案馆（室）的性质与任务

（一）档案馆

1、档案馆的定义、性质、职能和具体任务 ★档案馆的定义

档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门，所以它是党的机构，又是国家机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构。

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★档案馆的性质

A档案馆是永久保存档案的基地，是提供档案信息为社会服务的中心 B档案馆又是提供档案档案服务的活动中心 C 档案馆是一个科学文化事业机构 ★档案馆的基本职能 A积累和管理国家财富 B传播档案信息为社会服务 C承担宣传教育 ★档案馆的任务

A、接收与征集本级各机关、团体、及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料；进行科学的管理；

B、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； C、参与编修史志的工作

2、档案馆的类型

A综合档案馆B专门档案馆C数字档案馆

3、档案馆收集档案范围：参照国家档案局发布第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》

中央与省（自治区、直辖市）级档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，接收和征集具有全国或全省意义的建国前的各种档案；省辖市（地、州、盟）和县级档案馆接收本级各机关及所属单位具有长远保存价值的现行机关和撤销机关的档案，并要征集和接收本市、县建国以前的各种历史档案。

4、档案馆的功能

（二）档案室

1、档案室的定义与性质 ★档案室的定义

档案室是机关（包括企业、事业单位）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

★档案室的性质

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1、档案室是机关的内部组织机构

2、档案室是保存档案的过渡性机构

3、档案室的主要任务是服务于本机关 ★档案室的职能

档案室是机关内具有参谋、助手和咨询作用的部门，是维护机关历史面貌，提高机关工作效率和质量的重要工作。

在全国档案组范围织体系中，档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，对档案馆的档案质量决定性的影响。

★档案室的任务

A、对本机关文书部门和业务部门的文件材料的归档工作进行指导的监督； B、接收和保管本机关各单位交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目、研究，积极开展利用工作，开发档案信息资源。

C、定期把有长远保存价值的档案向档案馆移交

2、档案室的作用、类型与任务

A、普通档案室也称机关档案室或文书档案室 B、科技档案室是管理科学技术档案的专门档案室 C、音像档案室即影片、照片、音像等特种档案室 D、人事档案室是机关设立的专门管理人事档案的机构 E、综合档案室，统一管理本机关全部档案的档案室

F、联合档案室，一些机关联合起来设立的、负责管理这些机关档案的机构。G、档案信息中心

3、机关文件材料归档范围：参照国家档案局发布第８号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

（三）档案行政管理机构

1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责 ★定义

档案行政管理机构，如各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。★性质

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档案行政机构是党和国家管理档案工作的部门,由于我国实行党政档案统一管理,因而各级档案行政管理机构是党的机构,又是政府机构.★基本职责

档案行政机构的基本职责是：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。

2、档案行政管理机构的具体任务

（1）拟订档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划。

（2）指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作。

（3）研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题。

（4）组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究。（5）组织和参与档案工作的国际交流。

（四）新型档案机构

1、文件中心的含义与类型

①定义：文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件行程单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构

②类型：A政府性文件中心：由政府拨款建立的，为政府机关服务的非营利性文件管理机构；

B商业性文件中心：由有关机构或个人创办的一种盈利性档案管理机构，它为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施

2、档案中介机构的含义与任务

档案中介机构是社会分工高度发达的产物，是利用自身所拥有的设备、技术、人力资源等为社会各界提供档案管理服务和档案事务服务的中介组织。

第三部分 档案法制与职业道德

基本要求：

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了解：档案法律的特点及其与档案行政法规、行政规章的关系，档案职业道德修养，《档案法》的作用、知识产权的相关知识

熟悉：档案法规体系构成、档案行政法规的概念、种类和属性特征，档案行政规章的概念、性质和类型，档案职业道德的特点、含义和内容

掌握：《档案法》的主要内容，《档案法》的属性特征、施行原则和施行方式

一、档案法规体系构成：参照2011年6月14日 国家档案局发布国家档案法规体系方案

二、档案法律的特点及其与档案行政法规、行政规章的关系

1．档案法律是由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件。我国的档案工作法律是国家和人民意志的集中表现，是整个社会均需要严格遵守的基本行为规范之一。这也是档案法律同国家的其他法律的共同本质。此外，档案法律还有其自身的特点：

A直接性：同其他非行业性的立法相比，档案法律在调整和规范人们的档案管理与信息开发利用等行为方面，具有直接性的特点。

B具体性：这是指档案法律内容的具体性。

C综合性：是指档案法律所提供的，调整与档案和档案工作相关的行为的手段，并不是单一的，而是包含有行政手段、教育手段、刑事手段等多种手段，具有综合性的特点。

2．①档案法律与档案行政法规之间有区别，也有联系。档案法律是国家与人民意志在档案工作领域中的集中体现，是全国人民代表大会及其常务委员会依据国家的宪法及立法程序制定的行为规范。行政法规是国务院根据宪法和法律制定的行政性的规范文件的总称。可见，他们的区别主要在于：

A制定主体不同：档案法律的制定主体是全国人民代表大会及其常务委员会，而档案行政法规的制定主体是国务院。

B档案法律具有广泛的行为约束力，他是国务院制定档案行政法规的重要依据，也是我们目前常见的档案行政法规的渊源。就此而言，档案行政法规的制定与实施，均要以法律为准绳。

C档案法律所调节的对象具有一般性和普遍性的特征；而档案行政法规所调节的对象则具有一定的特定性和专指性特征。

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档案法律与档案行政法规的联系在于：

A两者制定与实施的根本性目的是一致的：都是为了有效地规范和调整档案事业建设与发展中的各种关系，以利于档案事业的正常工作秩序的建立与维护。

B尽管档案法律高于档案行政法规，但是，从两者的发展历史来看，它们又是相互影响、相互促进的关系。

C档案法律和档案行政法规均应在宪法规定的框架范围内制定和实施，不能违背宪法规定的基本准则。

②档案法律与档案行政规章也有一定的区别和联系。行政规章是由国务院各部委、省自治区、直辖市以及省、自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府，根据档案法律和档案行政法规所制定的规范性文件的总称。可见，行政规章从属于档案法律和档案行政法规，或者说是对档案法律和档案行政法规具体化的产物，更具特定性与操作性。目前，档案行政规章的数量较多，调整的领域也非常广泛，是我国档案事业法制建设的一个重要方面。

三、《档案法》、《档案法实施办法》的主要内容 六章二十七条 第一章 总则

第二章 档案机构及职责 第三章 档案的管理 第四章 档案的利用和公布 第五章 法律责任 第六章 附则

四、《档案法》的属性特征、作用、施行原则和施行方式 1属性特征：①社会性：A档案法的制定具有广泛的社会基础； B档案法的内容具有社会性； C档案法的施行具有社会性

②纲领性和创建性；③民主性；④强制性

2作用：①档案法是建设和发展档案事业的法律保障 ②是进行我国档案法规体系建设的重要依据

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③是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段

④是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具 ⑤是加强我国档案行政工作的法律依据 3施行原则：①要以事实为依据，以法律为准绳 ②必须坚持法律面前人人平等的原则

4施行方式：①档案法律的遵守：这种方式是指机关、组织和公民，要自觉地用档案法律来约束和规范自己的思想和行为。

②档案法律的适用：这种方式是指由国家机关及其组织成员，使用《档案法》来解决各种相关的实际问题。

③依法制定旨在强化执法力度的档案管理行政处罚办法等规范性文件。④加强与各方面的合作，争取社会的支持。⑤加强宣传教育，增加社会档案意识。

五、档案行政法规的概念、种类和属性特征

1．定义：是由国务院根据宪法和法律制定的关于档案行政管理的规范性文件的总称。其效力低于档案法律。

2．类型：①一是对档案行政事务作出全面系统的规定的文件 ②二是对某一方面的档案行政工作作出部分规定的文件 ③三是地对某一项档案行政工作作出比较具体规定的文件 3．档案行政法规的特点

A、权威性和命令性 B、直接性和现实性 C、稳定性和动态性 D、多样性

六、档案行政规章的概念、性质和类型

1．定义：档案行政规章是国家档案行政机关和社会各有关部门，为了执行、解决、说明档案法律、法规以及重要政策而制定发布的规范性文件。

2．档案行政规章的特点：

A、档案行政规章从属于国家档案法律和行政法规；不能超越法律和法规； B、档案行政规章具有普遍或特定的适用性；

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C、档案行政规章之间的协调一致性。3．类型：

档案行政规章出了可以依据其制定主体区分为部门规章和地方规章外，还可以根据其内容将其区分为立法性档案行政规章和解释性档案行政规章；根据实际效力和实施性质的不同，又可以分为必须遵照执行的规章和参照执行的规章

七、知识产权的基本概念、知识产权的分类、我国涉及知识产权保护的法律 ★基本概念：知识产权是指对智力劳动成果依法所享有的占有、使用、处分和收益的权利。知识产权是一种无形财产，它与房屋、汽车等有形财产一样，都受到国家法律的保护，都具有价值和使用价值

★分类：版权是指著作权人对其文学作品享有的署名、发表、使用以及许可他人使用和获得报酬等的权利；

工业产权则是包括发明专利、实用新型专利、外观设计专利、商标、服务标记、厂商名称、货源名称或原产地名称等的独占权利。

按照内容组成, 知识产权由人身权利和财产权利两部分构成，也称之为精神权利和经济权利。有人身权利和财产权两类

所谓人身权利，是指权利同取得智力成果的人的人身不可分离，是人身关系在法律上的反映。例如，作者在其作品上署名的权利，或对其作品的发表权、修改权等，即为精神权利；

所谓财产权是指智力成果被法律承认以后，权利人可利用这些智力成果取得报酬或者得到奖励的权利，这种权利也称之为经济权利。它是指智力创造性劳动取得的成果，并且是由智力劳动者对其成果依法享有的一种权利。

★相关立法：

(1)、专利法。我国专利法自1985年4月1日施行。依法建立的专利制度保护发明创造专利权。发明创造包括发明、实用新型和外观设计等。

(2)、商标法。我国商标法自1985年3月施行。1993年2月22日进行了修正，扩大了商标的保护范围，除商品商标外，增加了服务商标注册和管理的规定；在形式审查中增加了补正程序，在实质审查中建立了审查意见书制度。

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(3)、著作权法。我国著作权法自1991年6月1日起施行。2001年10月进行了修正。

(4)、计算机软件保护条例。2002年1月1日实行《计算机软件保护条例》。中国知识产权执法地图

(5)、植物新品种保护制度。我国植物新品种保护条例自1997年10月1日起施行

八、专利权的定义与分类、商标的定义、专利权和商标的申报程序、专利权和商标保护的时效

★专利权的定义：专利权（Patent Right），简称“专利”，是发明创造人或其权利受让人对特定的发明创造在一定期限内依法享有的独占实施权，是知识产权的一种。

★专利分为发明、实用新型、外观设计三种类型。

发明专利：是指对产品、方法或者其改进所提出的新的技术方案。能取得专利的发明可以是产品发明，也可以是方法发明。

实用新型专利：是指对产品的形状、构造或者其结合所提出的适于实用的新的技术方案。实用新型专利申请必须是产品专利申请。

外观设计专利：对产品的形状、图案、色彩或其结合所作出的富有美感并适于工业上应用的新设计。新设计可以是线条、图案或色彩的平面设计，也可以是产品的立体造型

★商标权是商标专用权的简称，是指商标主管机关依法授予商标所有人对其注册商标受国家法律保护的专有权。商标注册人依法支配其注册商标并禁止他人侵害的权利，包括商标注册人对其注册商标的排他使用权、收益权、处分权、续展权和禁止他人侵害的权利.商标是用以区别商品和服务不同来源的商业性标志，由文字、图形、字母、数字、三维标志、颜色组合或者上述要素的组合构成。

★专利权时效：发明专利权的期限为20年，实用新型专利权和外观设计专利权的期限为10年，均自申请日起计算。专利权期限届满后，专利权终止。专利权期限届满前，专利权人可以书面声明放弃专利权。

★商标权时效：根据《商标法》规定，商标权有效期10年，自核准注册之日起计算，期满前6个月内申请续展，在此期间内未能申请的，可在给予6个月的宽展期。续展可无限重复进行，每次续展期10年

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九、著作权与版权的定义

★著作权，又称为版权，是指文学、艺术和自然科学、社会科学作品的作者及其相关主体依法对作品所享有的人身权利和财产权利

十、档案职业道德的特点、含义和内容 1．特点：

①鲜明的职业性特征 ②存在方式的具体性特征 ③形成过程的连续性和继承性特征

2．含义：档案职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。

3．内容：

①忠于职守，爱岗敬业 ②遵纪守法，严守机密 ③博学求进，公证服务

十一、档案职业道德修养

档案职业道德修养的基本任务，就是要使档案职业道德的原则和规范内容，内化为档案工作者的内心情感和信念，并付诸于档案管理实践。档案职业道德修养的基本范畴包括以下几个主要方面：

1.档案职业道德理想和职业道德义务 2.档案职业道德情感和职业道德行为 3.档案职业态度与职业良心 4.档案工作的职业荣誉和职业尊严

第四部分 档案管理的基本理论与档案学理论发展

了解：档案学的宗旨、档案学科、全宗的构成条件与划分

熟悉：档案学基础理论的构成、档案管理基本理论的主要内容、全宗理论的发展 掌握：全宗的概念、性质，全宗理论体系及对档案管理的意义

一、档案学基础理论的构成

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由两个层面构成：一是对档案与档案管理活动的基本理论认识，如档案的定义、本质、种类、作用及其规律，档案管理活动的性质、规律，档案与档案管理的历史发展进程及规律等等；二是档案管理的基本理论，即关于档案管理的总体性、宏观性理论问题和档案管理基本方法、原则的理论探讨。

二、档案管理基本理论的主要内容 1.对档案管理工作的总体理论认识和剖析 2.对档案管理基本方法的理论剖析

三、全宗的概念、性质

全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中形成的档案的有机整体，是档案馆中档案最基本的存在单位和保管单位。

三、全宗理论对档案管理的意义

全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称作全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，并随着档案工作社会化的发展而不断完善。全宗理论的形成和发展，对整个档案工作产生了巨大的影响。随着具有中国特色的统一领导、分级管理原则的不断完善和档案工作规范化程度的提高，必将促使全宗理论日益深化，从而更加有效地推进档案管理的科学化。

全宗理论，在档案的整理和管理以至整个档案学系统中，都具有重要的意义。区分全宗是档案整理工作中的重要环节。一般的机关档案室，通常管理一个全宗。某些较大的档案室，有时也管理若干全宗。档案馆则往往保存着很多全宗。区分全宗是档案馆对档案分类的第一步，只有把全宗区分清楚，其后的一系列整理工作程序才好进行。

全宗是档案馆、室对档案进行日常科学管理的基本单位。在档案室，一个机关在活动中形成的全部档案，要作为一个全宗整体进行系统化、编目和保管以至陆续向档案馆移交。在档案馆，它所接收的档案，要以全宗为单位进行分类排列。鉴定也是以全宗为基础来权衡全宗范围内案卷和文件的价值的。在统计工作中，全宗是一种重要单位。

四、全宗理论体系

1.全宗的特征；2.全宗的确定；3.全宗内档案的系统整理

六、全宗理论的发展

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第五部分 外国档案管理

基本要求：

了解：文件生命周期理论产生的背景、文件管理的含义与文件管理职能，外国档案编目与检索，外国档案馆、来源原则理论与实践价值

熟悉：文件管理，档案的整理原则，外国档案的利用和开放，外国档案事业管理体制

掌握：文件生命周期理论形成和发展，文件生命周期理论的基本内容及在电子文件时代的影响，外国档案鉴定理论与标准，来源原则产生、形成和发展，来源原则的基本内容及其发展

一、外国文件管理

（一）文件生命周期理论 1．基本内容：

①文件从其形成倒销毁或永久保存，是一个完整的运动过程 ②由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段

③文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。

2．重要意义：

①文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理管理奠定了理论基础。

②准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础。③准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。

（二）文件管理的含义与文件管理职能

文件管理是指对进馆前文件的形成、保管、利用和处置的全部管理活动

（三）外国文件管理机构——文件中心

文件中心最早诞生于第二次世界大战时期的美国。第二次世界大战期间，美国政府机关的文件量迅速膨胀，大大加重了文件管理的负担，加之办公空间日益紧张，各部门对自己的文件不是束手无策就是漠不关心，致使大量文件没有受到有组织、有制度的妥

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善保管，国家宝贵的档案遗产处于严重的危险之中。这种情况引起美国档案界的焦虑。于是在档案界的倡导和帮助下，美国军事部门创建了一种新型的文件管理机构——文件中心，把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房内。1950年，美国《联邦文件法》以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构。

和美国一样，二战后，许多国家都堆积有大量未到移交档案馆年限和未到销毁年限的半现行或处于休眠阶段的文件，并面临着由于没有任何存储和处置这些文件的策略而带来的各种危机，于是开始探索如何将这部分档案文件尽可能更经济有效地保管起来。许多国家档案界认为文件中心不失为一种好的形式。于是，纷纷效仿美国建立文件中心或类似的档案管理机构。

在我国，甘肃省永靖县于1988年成立了我国第一个文件中心

二、外国档案管理

（一）外国档案鉴定理论与标准

1、档案鉴定理论的历史发展 P218

2、档案鉴定理论的基本内容

(1)对档案价值的认识（2）对鉴定原则的认识（3）对鉴定标准的制定

3、档案鉴定理论的发展规律

（二）外国档案的整理原则

1、事由原则

是指按照档案的主题内容进行整理和分类的原则

2、来源原则

是指按照档案的来源和形成机关进行整理和分类的原则。

内容：①尊重来源：档案馆首先应该按照来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系；

②尊重全宗的完整性：同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不能混淆； ③尊重全宗内的原始整理性：全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整

（三）外国档案编目与检索

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1、外国档案编目的含义、任务和原则

2、外国档案手工检索工具（1）案卷目录（2）指南

（四）外国档案利用和开放

1、档案利用由封闭到开放的转变

2、档案开放原则

3、信息资源开发和共享时代的档案利用

4、档案利用限制的含义与封闭期制度

限制利用是指国家法律、档案行政管理机关或文件保管机关等规定档案文件在一定时间范围内拒绝或限制向公众开放

5、档案利用类型（1）档案的学术利用

1）学术利用，是指利用者利用档案进行学术研究，通过查找和选择馆藏资料来获取和传播知识。

特点：①利用者主要是学术研究人员，以历史学者居多。②利用者的人数占首位，尤以家谱、族谱利用者居多。③利用者对馆藏比较熟悉，要求档案人员的帮助相对较少。④从事学术研究，主要能产生社会效益，⑤利用者查阅档案的数量大，专题类档案利用率较高。⑥对档案馆来说，学术利用提供的是被动服务（2）档案的实际利用

实际利用，指利用者利用档案为实际工作服务，通过查找和选择馆藏资料来直接帮助工作决策。

特点：①利用者主要是行政管理人员、专业人员、技术人员等在职工作者。②利用者对馆藏不太熟悉，要求档案人员帮助较多。③利用档案的目的主要是解决工作中的实际问题。④实际利用要求时效性较强，往往希望立即满足需求。⑤利用效果最能检验档案馆的服务质量和水平。

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⑥对档案馆来说也是一种被动服务（3）档案的普遍利用

普遍利用，是指档案馆向普通公民宣传档案或是提供主动服务。特点：①利用者多为普通公民，成分复杂。

②利用者一般没有明确目的，往往出于兴趣或闲暇来到档案馆。

③普通利用对档案馆来说是一种主动服务，可以起到宣传档案，提高档案知名度，增强社会档案意识的作用

三、外国档案事业管理

（一）外国档案事业管理体制

1、集中式档案事业管理体制

指的是全国的档案事业统一接受档案行政管理机关的领导或监督，地方档案机构接受中央档案机构的领导。它具体以俄罗斯型、法国型、北欧型三种为代表。

①俄罗斯型：就是全国从中央到地方分级设立档案行政管理机关，形成一个层次化的档案行政管理体系，分级掌管档案事业建设，对应领导各级档案馆以及其他档案机构，使整个国家档案事业系统在统一领导、分级管理的原则下得到有序管理。这属于层次化的集中式档案事业管理体制。

②法国型：就是全国从中央到地方中设立唯一的档案行政管理机关——法国档案局，统一掌管全国的档案事业建设。地方档案机构均接受到法国档案据领导和监督，这属于单一式的集中式档案事业档案管理体制。

③北欧型：即国家没有设立专门的档案行政管理机关，而是将档案行政管理的职能授予中央级档案馆——多为国家总档案馆。国家总档案馆身兼档案保管机关与档案行政管理机关的双重职能，对地方档案机构实行领导或监督。着属于兼职式的集中式档案事业管理机制

2、分散式档案事业管理体制

指的是国家不设立档案行政管理机关统一掌管全国的档案工作，中央和地方的档案工作实行分权管理、各司其职的原则。它以英国型、美国型、原南斯拉夫型、瑞士型四种为代表。

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①英国型：是一种最典型的分散式档案事业管理体制。中央政府与地方的档案工作分权管理，各自为政，中央和各地区只是分别设立档案馆保管档案，无论是中央政府还是地方政府，均未设立档案行政管理机关。

②美国型：是一种全局分散但中央集中的分散式的档案事业管理体制。在档案工作上，联邦政府无法行使对各州的行政管理职权。但在联邦政府系统内部，档案工作实行集中管理，甚至可以说是高度的集中管理。国家档案与文件署就是联邦政府工作指挥中心，对中央层次的档案工作进行控制和管理。

③原南斯拉夫型：是一种借助档案法规来约束全国档案工作的分散式档案事业管理体制。原南斯拉夫作为联邦制国家，也没有设立档案行政管理机关，全国档案工作处于分散状态。

④瑞士型：是一种借助档案工作者协会来协调中央和地方档案机构关系的分散式档案事业管理体制。1922年成立的瑞士联邦档案工作者协会承担了协调联邦政府与各州档案事务的职责

（二）外国档案馆

1、法国国家档案馆的建立及其影响

是世界上第一个具有近现代意义的综合国家档案馆，馆址从1808年起设在巴黎的苏比兹宫，馆长由法国档案局局长兼任。国家档案馆的内部机构设置十分健全，由四个部、六个处和三个馆组成

2、当代各国公有和非公有档案馆的类型

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第三篇：t6基础档案

一、各模块基础档案的设置

桌面点击→Tong2005→账套001→密码输入→1

基础设置

总账、往来现金项目、报表、工资、固定资产、采购、销售、库存核算，财务分析等等。

（一）基本信息

1.编码方案

2.数据精度

（二）机构设置

1.部门档案

点击→部门档案

设置部门输入部门编码和部门名称，重点掌握的是部门编码的位长，由于刚才在建立账套，进行部门分类编码及设置时，部门的一级编码原则是2位，在输入部门编码时就要输入2位的数字，用01来表示：

01→财务部→点击→保存

02→业务部→点击→保存

03→办公室→点击→保存

后续点击→办公室处→修改

在修改时，只有部门编码，是不允许更改的，对于部门名称，是可以做更改的，如果想中途退出更改的状态，点击取消操作。

同样删除也是一样:

点击→删除→确实要删除选项的部门→点击→是

注意：对于删除这个操作，如果部门档案，在软件的应用过程中，已经使用了，比如说刚才删除的办公室里面已经有一些明细发生的项目了，那么办公室这个部门档案就不允许删除。再把删除给增加进去。

2.职员档案

在机构设置中涉及到的部门档案指的是本单位的内部职能部门中的不同的相关人员，对于职员这个编号来讲，没有固定的位长。

（三）往来单位

客户、供应商、地区

如果想查询，某一家客户所在的地区，所有客户详细情况时，就需要用到地区分类

地区分类

01→北京地区→点击→保存

02→外埠→点击→保存

1.客户分类

建立账套时，选择的客户跟供应商没有执行分类的话，在往来单位的界面处，就可以直接输入客户档案和供应商档案。

客户执行了分类

长期→A

中期→B

短期→C

单位名称→客户档案

客户分类

2.客户档案

操作

输入→客户分类

1→长期→保存

2→中期→保存

3→短期→保存

注意A单位、B单位、C单位

注意并没有把输入到这个客户分类界里面，因为A单位、C单位是属于客户档案的内容，注意一定不要把具体的单位名称输入到客户分类。

A单位、B单位、C单位输入到客户档案

点击→客户档案→北京科华有限公司→北京畅达公司→长期→点击→增加

要求大家在基本页签处输入客户的名称，客户的编号没有限定，由于长期客户的分类代码是1，所以用101来代表长期的第一家客户

客户名称→北京科华有限公司→客户简称北京科华→复制→粘贴

所属的分类码

长期

北京科华有限公司所属的地域是：

点击→所属地区码→北京地区

所属的地区，在查询客户明细账时，多出来一个按地区查询的内容，可以按北京查询，所有北京地区客户的欠款情况是多少，至于后面的联系页签、地址、Email号、电话等等就不需录入了。

点击→保存。

长期→102→北京畅达公司→简称北京畅达→北京地区→点击→保存

往来单位

3.供应商分类

供应商的分类编码在建账号的时候，预制为2位

01→长期

02→中期

03→短期

4.供应商档案

点击→增加→0101→北京正阳公司→北京地区→点击→保存

点击→增加→0102→北京益达贸易有限公司点击→增加→北京益达→北京地区→点击→保存。

用这种办法我们增加了基础档案下面的往来单位的内容

客户指的就是应收账款，应该收回的

供应商指的是去他们单位采购,应付账款，应该付给单位货款的（四）存货

如果在建账套时，存货选择了分类的，先输入存货分类，再输入存货档案，如果没有选择分类，直接切入到存货档案处，录入档案就可以。

1.存货分类

电脑类、打印机类

电脑→IBM电脑

打印机→惠普打印机

按照分类编码原则

01→电脑类→保存

0→打印机类→保存

如果说你的单位是一家纯工业的单位来讲，做存货分类的时候就可以这么分

01→存原材料

02→产成品

03→低值易耗品

2.存货档案

总结：

存货属性有五种：区分不开存货到底是外购的、自制的、还是销售的，给大家一个捷径，不管这个存货今后要用于什么功能的操作，把所有实务性的有实体，真正存在的这些存货，库存商品，它的存货属性，把前五个 “√ ”。不管参照到什么单据的时候，只要应用到这个存货就有这个存货的解释。

劳务费用指的是在运输过程中要分摊一些运费的时候，指的运输费存货的属性才是劳务费用，对于经常用的实体性的内容，实务的讲只是在存货属性处把前五项 “√ ”。

点击→保存

增加→0102→浪花兼容机

规格型号

计量单位

属性，前五项 “√ ”，存货代码

点击保存。

增加→0201→惠普打印机

规格型号

计量单位

销售、自制、外购、再制、生产耗用

惠普打印机所属的分类编码应该是02打印机类，所以把原编码清掉，然后重新进行选择，打印机类，双击选中

点击→保存

增加了两大类存货中的三种不同的明细的存货。

点击退出。

这就是我们涉及到的存货分类和存货档案的应用。

（五）财务

财务里出现的四个设置，指的就是在应用总账模块中需要涉及到的内容

1.会计科目

全部、资产、负债、权益、成本、损益

全部页签下面涵盖有资产到损益下面的所有的会计科目。由于选中的是按标准的这个新会计科目来平均预置的，把新会计制度科目下面的160个总账或者部分明细账的都带过来了，看一下我们会计科目是如何来完成的。

二、会计科目的初始设置

包括几方面的内容：

（一）设置科目体系中

增加、修改、删除、指定现金、银行总账科目、设置辅助核算科目

1.增加、修改、删除

（1）会计科目的增加

银行存款举例：

银行存款已经预制好了的一级总账科目是1002，我们单位在工行和建行分别开了不同的账户，首先需要把工行存款和建行存款输入进去，对于银行存款来讲，工行存款跟建行存款是属于二级科目，位长是2位，指的是在一级四位的基础上，往后顺延的位长，根据这个原则来增加

点击→增加→1002→工行存款

账页格式→金额式→点击→确定

再增加一个建行

点击→增加→100202→建设银行白石桥分理处→点击→确定→关闭

在工行存款下面又开了不同的户头，一个是人民币账户，还有一个是外币的美元账，对于工行存款来讲，工行下面的人民币户和美元户相当于三级会计科目，同样的三级科目的位长也是2位

100201→人民币账号→点击→确定

折算方式有两种：

外币×汇率=本位币

外币÷汇率=本位币

这套账北京阳光股份有限公司，本位币是人民币，本位是人民币折算方式应该用间接的折现方式，是账务上的，所以折现方式就选择第二个,点击确定。

汇率小数位，跟外币位差就用系统默认的，保证输入的外币折合×即将汇率，折算出的本位币和我们本身入账的误差，差距不大，最多到0.00001，系统自动预置，使误差最小。

如果说还有一种外币是日元，在选择日元折算方式时，也应该用第一条。

外币×汇率=本位币

因为我们国内采取的外币的折算方式是用间接法的，不管外币比人民币值钱，还是没有人民币值钱，在输入选择折算方式时，都应该用第一种方式

那么输入完美元以后，体现的一个是记账汇率，一个是调整汇率，那么这个即将汇率是每一个会计月份，在录入美元单据时候都需要输入的，根据录入的记账汇率和我们的美元数折算出本位币的金额。

调整汇率是在各月的月底，来计算汇兑损益的时候来执行汇率，这个美元有固定汇率，还有浮动汇率，当每一个月份的某一天汇率都是相同的情况下，可以选择固定汇率，当每一个月份的某一天汇率不相同的情况下，可以选择浮动汇率，选择浮动汇率的时候，按照各个会计月份的每一天要求输入当天的入账的，这是固定汇率和浮动汇率的区别，选中的是每一年。

点击→确定

库存商品

点击→增加→124301→电脑

账面格式→数量金额式

数量核算→台

点击→确定

点击→增加124302→打印机

账面格式→数量金额式

数量核算→台

点击→确定。

（2）修改会计科目

比如说录完工行存款下面的人民币户，发现账号最后两位应该是68，但是录成了86了，怎么来更改，点击→修改

再点击→修改→改成68

有的用户可能注意到了，在会计科目的界面处，分层和汇总打印，只是在会计科目修改的时候起作用的，但是什么是封存，如果我在这个科目处点击了封存这个 “√ ”，在填制凭证时候，这个科目就不在我这个科目的代选之类了，相当于给冻结了，不能用它在填制凭证。

什么是汇总打印？

比如说我填制了一张凭证 10020101

借：银行存款

10020101

500元

银行存款

10020101

600元

贷：现金

1001

500元

主营业务收入

5101

600元

做这张凭证的目的，是为了能够顺利的出现金流量表

借：银行存款

500元

贷：现金

500

借：银行存款

600元

贷：主营业务收入

600元

是体现到销售商品提供劳务收受的现金或者收到现金广义的里面去了。

对这张凭证我想打印，打印出这种效果，虽然在填制凭证时把银行存款拆成了

借：500

借：600

在会计科目的修改界面，应该在汇总打印处，打成个 “√ ”，选择汇总的10020101，就可以完成，完成这种反映效果。点击确定。注意汇总打印跟分存只是在会计科目修改的界面才能够进行更改的。

（3）会计科目的删除

删除库存商品这个会计科目，点击删除，或有提示不能够删除非末级的科目，说明我们在删除会计科目时，只能把明细级的科目一级一级往上删，最后再删除，把打印机删除掉，确定，点击电脑删除掉，确定，库存商品删除掉，这是会计科目删除。

通过这个演示，看到了并不是对于系统预制好的会计科目我就不能够动了，看到1243库存商品，是新会计制度里给我预制好的一个一级总会计账科目，我也可能给他删除掉，删除的前提是这个会计科目应该余额为零，如果有发生额了，这个会计就不允许我进行处理。

再把会计科目增加进去，1243库存商品，有的用户觉得这个你预制好了会计科目，因为系统预制的我就不能增加，就不能删除，不能修改了，完全没有这个限制，随时来做调整，只要根据你的需要，并且保证你修改的会计科目余额为零，你就可以来删除。

增加→124302→打印机

数量金额→台

2.指定现金和指定银行科目

指定现金和指定银行的操作是为了后续分角色，出纳角色，查询现金日记账，银行存款日记账和资金日报表，但前提是必须要完成现金跟银行总账科目的指定，如果不完成指定，后续将无法完成出纳工作，注意是必须要做的。

会计科目→菜单编辑→点击指定科目

选中现金总账科目，选中银行总账科目。

首先看现金，把1001由代选，给选到已选，这个完成现金总账科目的指定，点击银行总账，把1002由代选选到已选就完成了，然后我们单击确定。

通过现金和银行总账的指定，反过去看一下点击现金点击修改，看到在日记账这儿默认了一个 “√ ”。接着看银行，同时日记账跟银行账都默认一个 “√ ”，通过这个指定，我们就可以完成总账里面的出纳这个角色的操作。

3.设置辅助核算科目

点击会计科目增加时，在右半边有辅助核算这个显示，部门、个人、客户、供应商和项目，我们可以对相应的某些会计科目放弃手工上会计科目的设置方法，用辅助的核算，来进行会计科目设置。

三、辅助科目的设置

1.部门辅助核算的设置

先看手工上的会计科目设置

一级会计科目是管理费

二级会计科目财务部、业务部、办公室等等

三级会计

科目在不同的部门下面又出现了相同的费用科目。

如果我们单位的职能部门非常多，10个职能部门，首先要出现10个二级会计科目，并且每一个职能部门下面的明细的管理费用都是完全相同的

输入10套招待费、办公费、电话费、修车费等等。

有没有简便的方法来帮助我们节省会计科目的设置呢？

系统提供了辅助科目设置

由于是部门辅助设置，可以把手工上会计科目设置中的哪些部门给省略掉了呢，出现在会计科目里的只有明细费用，而手工上的部门就从会计科目体系中去掉了。

那么这个部门会体现在什么地方？

体现在机构设置里面的部门档案中。

演示：

损益→点击→增加→管理费用→550201→办公费

辅助核算→点击→部门核算

点击→部门核算旁边的参照是刚才在部门档案处录入的部门档案

点击→确定

实际会计科目就节省掉了手工上的财务部这个二级会计科目，直接把明细费用提到了二级科目的位置处，同时把应该有的部门体现到了部门辅助核算的内容里面。

增加550202，招待费

点击→部门核算

如果用部门辅助核算的设置

会计科目

550203→财务部

55020301→办公费

如果单看管理费用下面的二级财务部，财务部下面的三级办公费，都没有问题，但是往右看，既然用手工上的设置了，就不能再用辅助核算了，要选择手工上的设置，就不能用系统提供的设置核算，要选择系统提供的辅助科目的设置，就不能再出现手工上的部门，注意。

财务部费用→删掉

2.个人辅助核算的设置

例：其他应收款一级，借款二级，借款下面有不同的人，如小耿、小王、小孙等等。

辅助设置

由于是个人辅助核算，那么在会计核算科目体系中，就不能够出现具体的人员了。

点击→增加→113301→借款

个人往来→点击→确定

个人往来借款的设置和部门辅助核算的设置是完全相同的 部门辅助核算设置，由于挂了部门，真正的具体的部门就不应该再出现会计科目里了，同样，借款挂了是个人往来核算，具体的借款的操作人员就不应该再出现在会计科目的体系中。

客户往来辅助的设置

放弃手工设置，用辅助设置，只是在应收账款本身科目，挂上客户往来标志，具体单位的信息，不要求出现在会计科目设置里。

应收账款

点击→修改→客户往来处→√

客户往来旁边放大镜，里面参照我在客户档案里录入的内容。

会计科目设置要注意：这套演示账套是跟采购、销售、库存和核算及来应用的。客户往来的信息，包括销售发票、核销的内容，都会体现在销售模块当中。

受控系统中选择应收账款的受控系统时，应收是体现在销售中的。

如果说这家单位没有购买采购、销售、库存、存货，这些模块，想应用你的客户往来这个辅助核算，那我们的受控系统一定要选择空白。

受控系统的概念：当受控系统是空白时，说明应收账款1131这个会计科目即可以通过销售中和存货中，生成凭证向总账中传递，也可以在总账中直接填制1131这个凭证。

那么受控系统如果选择是应收，说明1131这个会计科目适当的时候，只能够通过销售传递单据，传递到核算中，通过核算来填制1131这个凭证，向总账中传递，那么在总账中就不能手工通过1131来填制凭证。因为这个会计科目就是受控于应收的，这个应收实际上体现在销售里面一个专门的对于客户往来的操作，所以说，要把握一下。

根据购买不同的模块，当我选择应收账款是执行客户往来时，检查一下受控系统是空白的还是应收。这是对客户往来的一个设置。

在其他应收款下面，除了个人借款之外，还有一些其他应收外单位的，非货款之外别的款项费用，比如代垫的包装费，代垫运输费，也是属于应收账款下面的明细的。

怎么来利用客户往来这个辅助核算体现？

点击→113302→增设→应收外单位款项

点击→确定

总结：适用于客户往来的款项

1.应收账款

2.预收账款

3.其他应收款、应收外单位

负债→预收账款

点击→修改→客户往来

4.供应商往来

总结：供应商的内容不应该出现在会计科目设置中

供应商往来辅助核算标志

应付账款

点击→修改→供应商往来

受控系统，由于后续是集成和采购、核算、应用，要严格控制应用账款是通过核算模块，向总账中传递，不允许应付账款通过手工来编制凭证，受控系统应选择应付。应付账款核算是能够通过生产凭证传递到总账。

哪些会计科目适用挂供应商？

1.应付账款

2.预付账款

3.其他应付外单位

比如说预付账款

点击→修改→供应商往来

点击→确定

系列的辅助科目，部门、个人、客户、供应商

应用的好处。

1.可以实现会计科目设置科目的一个简化

2.在后续启动总账模块时，可以看到一系列的辅助账的查询，可以随时查询某些家单位或者某些家供应商账龄情况。有账龄分析为大家提供。

如果说不用客户往来，不用供应商往来，就无法查询，客户和供应商的账龄的情况。

比如说个人，人员的欠款的账龄区间都可以看到

对于挂了部门辅助核算，考核部门收支表，如果没有挂辅助核算，就没有办法查询客户供应商的账龄，个人的账龄，还有部门的收支明细表，只能通过发生额及余额表来查询相应的字据。

比如说单位的应收账款，客户就两家，完全可以用113101，A单位，113102，B单位来体现。

总结：

会计科目有：

1.会计科目的增加，在增设会计科目时，一定要按照科目的级长来完成

2.会计科目的修改，只能够更改会计科目的中文名称

3.对于现金和银行存款,需要执行现金和银行存款的指定，为了后续来完成出纳，来查询现金日记账，银行存款日记账，和资金日报表。

4.辅助科目，具体单位的内容、个人的内容和部门的内容不要出现在会计科目设置体系中。

第四篇：夯实档案基础管理

夯实档案基础管理 促进人事工作规范

——人事工作汇报

多年人事工作实践，使我们认识到，人事档案的完整、准确、有序，是确保人事工作规范、无误的重要前提，也是人事工作对干部职工个人负责、对全局的历史和将来负责的基础。几年来，局领导高度重视，科长亲自抓，从档案管理基础抓起，制定档案管理工作方案，建立健全档案管理工作制度，完善、配套相关设施，认真细致地全面清理、整理、补充、完善档案资料，分门别类建立干部考察、信访、工资、人事文书档案，整理、规范、健全干部职工个人档案，逐一规范档案管理的基础工作。通过几年的努力，我市系统人事档案管理工作逐步走向科学化、制度化、规范化和现代化，有力促进了系统人事工作的严谨、规范和有效。

一、清理个人档案，确保干部人事信息真实全面。

干部人事档案是干部成长经历的真实反映，是做好干部工作的重要基础和依据。针对以前我市系统干部档案管理不规范，资料进档不及时，部分档案资料缺失严重的问题，2005年，我们确定对全市系统干部档案进行全面清理、整理，并提出了高标准、严要求，制定了档案清理的工作计划，拔出专项经费，添置档案管理设备，合理安排时间，分步、分县全面开展档案清理工作。为达到准确、真实、齐全的要求，在清理过程中，确定专门人员严把质量关，对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别；从2004年来，缺少考核、调资、任免审批表等要件材料，对照履历表，认真查找补充；对干部履历表、考核表、任免审批表、工资审批表、学历材料、党团组织、公务员登记表等材料，集中时间进行收集；对政审、违纪处分、表彰奖励等特殊性材料，采取本人提供、单位查找、方法进行收集，确保材料收集的完整性。经过大家加班加点、夜以继日的工作，共收集有关信息材料12500余份，整理干部、职工及离退休人员档案2079卷，达到“完整、真实、精练、实用”的要求。全部档案已经分门别类上架归档，所有资料齐全、完整、准确地纳入规范化管理程序，分类编号、排列上架、科学合理，便于随时使用、查询。在此基础上，我们按照中组部《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》，进一步加强了干部人事档案的规范化：一是，建立健全了人事档案转递、缺失材料补充、查阅干部人事档案审签等多项工作制度。二是，按照档案管理的有关要求，进一步严格工作程序，加强档案管理，提高了档案管理的规范化水平。以高质量、高标准的干部人事档案为基础资料，健全了人事档案信息管理系统，将我局人员基本信息全部录入系统，进行电子信息化管理，提高了干部档案工作管理效率，推进了干部档案信息化进程，确保了干部人事信息的真实全面。

二、建立干部考察档案，确保干部选拔任用公开透明。

为确保干部选拔任用工作的公开透明，提高干部考察工作成果，详实记录干部提拔使用过程，我们建立了干部考察档案。确定考察资料“谁考察、谁负责、谁收集、谁归档”的原则，对每名干部的选拔任用和班子的考察全部原始资料归档成卷。我们的干部考察文书档案中主要收集了：①干部考察工作的实施情况；②谈话记录；③民主推荐表、民主测评表；④考察报告；⑤考察中重要问题的调查情况及结论；⑥其他能够反映干部考察情况的有关材料；⑦干部个人述职报告。干部考察档案的建立，进一步规范了干部考察程序，约束了干部考察人员的工作行为，为干部考察责任追究制和干部提拔使用提供了详实的依据，从源头上防止和堵塞了用人失察等不正之风，增强了干部选拔任用的透明度。

三、健全的工资档案，确保干部工资待遇准确无误。

工资档案的建立，是关系到我局广大干部、职工及离退休人员的切身利益的大事。我们自2005年9月实行工资财政统发以来，就一直注意收集历年来的工资异动资料。如：统发工资首次启动、每月统发工资的报表、2006年7月工资制度改革、滚动晋级、正常晋档、转正晋级、职务晋升、办理离退休等等工资异动资料，我们按照文书档案装订的要求，按均进行了收纳整理，专门建立了所有人员的工资档案。使工资异动做到了“看有理、查有据”，促进了人事工作的公正公开，确保了全市系统干部职工工资待遇的准确无误。

四、建立信访档案，确保干部队伍稳定工作细致有效。

信访工作是确保队伍稳定的基础，针对我市系统历史遗留问题多，上访现象多，屡次上访、无理取闹的问题，我们对信访件进行梳理排查、对本单位内部不稳定因素主动排查、对监管对象进行走访排查，做到对信访情况早知道、早介入、早解决。并把排查出的矛盾进行了归纳，整理，建立了专门的信访档案。信访存档内容中包括了：信访文件、信访人员登记册、信访人员的上访资料、信访接待情况总结、调查总结、信访情况处理结果及每次的回复资料等附件。对立卷归档的资料，力求准确、细致、全面。对重要信访个案资料归档时，将个案原始材料和信访基本情况、承办单位、反馈结果等有关资料收集完整，并在卷首页注明个案名称和归档时间。通过信访档案的建立，保证了信访工作流程规范，办理群众来信、来访、来电均严格按照规定的登记、批办、转递、承办、催办、反馈和归档的程序进行操作，保证了信访处理工作有条不紊、及时高效地进行，为领导决策提供参考依据，消除了大量不稳定因素。

五、规范文书档案，确保干部人事工作资料记录完整。

人事文书档案是记载人事工作的重要依据，是人事工作规范的重要环节。在文书档案管理上，一是实行严格的文书收发管理制度。凡上级发给局的文件，一律先交内勤登记处理交科长签署意见，并及时送局领导阅处，局领导批示需办理的文件，经办人在办公室办理借阅手续，阅后退还人事科。凡是以局名义起草的文件、材料，拟稿人先交办公室统一核稿，办公室从内容、格式、文字、政策法规等方面进行审核后，送局领导审批签发，印后一式二份及原稿一并交局办公室和科里存档。拟稿人负责校稿、装订、分发工作。上级的文件和局内文件在次年的三月底做好装订归档、立卷工作；二是严格文书的立卷归档制度。近年来我们先后整理出体制改革文书资料档案、机构改革文书资料档案、公务员登记资料档案、工人补充定岗资料档案、分人事部门文书资料档案、分人事报表资料档案等。科长还亲自收集整理了历年来人事工作文件、制度和资料，编撰了《干部管理简明手册》、《组织人事干部简明工作手则》、《常用政策汇总》、《怀化市工商局组织人事政策汇编》等几部工具书，极大地方便了工作，提高了人事工作效率。

档案管理工作的规范，使我们在为干部、职工工作调动、身份确定、工资调整、提拔使用、转正定级、入党以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等手续提供了重要依据；为领导决策、科研和管理等工作服务提供了基础资料，更为我们的实际工作服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。

第五篇：会计基础讲义-第十章会计档案

第十章 会计档案

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第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 会计档案的概念和内容 会计档案的归档

会计档案的保管期限★ 会计档案的查阅和复制 会计档案的销毁★

第一节 会计档案的概念和内容

一、会计档案的概念

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

二、会计档案的内容

会计档案的具体内容包括：

1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片账，辅助账簿，其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、半、财务报告，包括会计报表、报表附注及财务情况说明书等。

4.其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

注意：各单位的财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案，而非会计档案。

【例题·单选题】以下会计资料中不属于会计档案的是（）。

A.现金日记账

B.总账

C.购销合同

D.购货发票

【答疑编号911100101：针对该题提问】

【答案】C

第二节 会计档案的归档

1、根据《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

2、当年形成的会计档案，在会计终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。

3、移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

【例题·单选题】各单位每年形成的会计档案，都应由（）负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

A.会计机构

B.档案部门

C.人事部门

D.指定专人

【答疑编号911100102：针对该题提问】

【答案】A

第三节 会计档案的保管期限（主要根据重要程度）

一、永久档案与定期档案

各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。

永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为：3年、5年、l0年、l5年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体可以分为：（主要了解企业的）

1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及财务报告；

2.25年的：现金和银行存款日记账；

3.5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单；

4.3年的：月度、季度财务报告；

5.l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计移交清册。

【例题·单选题】企业银行对账单和银行存款用额调节表的保管期限为（）。

A.3年

B.5年

C.10年

D.15年

【答疑编号911100103：针对该题提问】

【答案】B

【例题·单选题】会计档案的保管期限是从（）算起。

A.会计终了后第一天

B.审计报告之日

C.移交档案管理机构之日

D.会计资料的整理装订日

【答疑编号911100104：针对该题提问】

【答案】A

【例题·单选题】原始凭证和记账凭证的保管期限为（）。

A.15年

B.25年

C.3年

D.10年

【答疑编号911100105：针对该题提问】

【答案】A

【例题·单选题】各种会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两类。定期保管期限分为（）。

A.3年、10年、20年、30年、40年5种

B.1年、5年、10年、15年、20年5种

C.3年、5年、10年、15年、20年5种

D.3年、5年、10年、15年、25年5种

【答疑编号911100106：针对该题提问】

【答案】C

第四节 会计档案的查阅和复制

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第五节 会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁时，可以按照以下程序销毁：

1、编造会计档案销毁清册

会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

2、专人负责监销

销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销；国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员监销。

监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。

【例题·单选题】武汉市财政局销毁保管期满的会计档案时，应由（）派人监销。

A、武汉市财政局会计处

B、湖北省财政厅

C、武汉市审计局

D、武汉市财政局监督处

【答疑编号911100107：针对该题提问】

【答案】C

3、不得销毁的会计档案

对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证，以及涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

【例题·判断题】保管期满但未结清的债权债务原始凭证，经单位负责人批准后可以销毁。（）

【答疑编号911100108：针对该题提问】

【答案】×

【例题·多选题】保管期满，不得销毁的会计档案有（）。

A.未结清的债权债务原始凭证

B.正在建设期间的建设单位的有关会计档案

C.超过保管期限但尚未报废的固定资产购买凭证

D.银行存款余额调节表

【答疑编号911100109：针对该题提问】

【答案】ABC

【解析】对于保管期满但尚未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，有档案部门保管到未了事项完结为止，选项A、C属于这种情况。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

【例题·判断题】销毁会计档案时，应由单位档案机构和会计机构共同派员监销。（）

【答疑编号911100110：针对该题提问】

【答案】√

总结

1、教材内容讲完了，即大家已听完一次完整的课程。

2、学习时重在理解，不要死记硬背。

3、一定要注意学习方法：最好对照着教材做题。当然一定要做自己省市的历年考题和中华会计网校专门为大家编写的练习题。而且第一次做题时，不管会不会做，都要查教材。主要目的是加深印象，另外每年教材可能有变化、答案也有可能有错，要以教材为主。甚至也为了不打击我们的自信心，因为很多同学感觉是：听课时觉得明白了，但一做题就懵了。我们要掌握每一个知识点，而不仅仅是一道题，因为一个知识点可以出很多题型。

比如：以下账户属于资产类的有（多选）（AB）

A应收账款 B预付账款 C应付账款 D预收账款

变形1，以下账户属于负债类的有（多选）（CD）

变形2，预付账款是负债类账户（判断）（×）

等等。

4、认真学，最基本的知识一定学扎实，为以后打基础。

5、最后祝愿大家顺利通过考试。步步高升。