设备(物资)、材料采购管理办法(试行)12月16日修订-1

第一篇：设备(物资)、材料采购管理办法(试行)12月16日修订-1

新疆天华矿业有限责任公司

设备（物资）、材料采购及出、入库管理办法

（试 行）

第一章 总 则

第一条 为规范公司采购业务，提高采购物资质量，降低采购物资成本，理顺物资的使用与管理，保证公司生产经营的正常开展，特制订本办法。

第二条 本办法中所指“采购”，是指办公用品、办公设备、低值易耗品、生产所需物料、生产设备等公司生产经营需用的所有物资的采购活动。

第三条 本办法适用于本公司。

第二章 采购计划编制和申购

第四条 为防止出现因待料停工影响生产经营的情况，积极配合公司生产计划和资金周转，有效指导物资采购工作，各部门应在年度末按照具体设备、具体使用部位详细编制本部门下年度物资需求计划，列出常备易耗件库存下限，填写《设备（物资）材料计划申请表》，详细注明品种、名称、质量、数量、规格型号及厂商等内容，必要时应附有设备物资材料的技术要求或技术参数、图纸等，由部门负责人签字后报公司分管副总经理审核签字。之后由后勤保障部 汇总，根据年度末库存情况编制下年度采购计划，并填写《设备（物资）材料采购计划审批单》，由后勤保障部负责人审核签字后，报公司办公会议审批是否需要采购，之后开展询价定价等后续工作。

第五条 对于日常生产过程中所需的或临时应急需采购的物资，为确保物资采购的及时性，各部门须在每月20日前提交下月物资材料需求计划，填写《设备（物资）材料计划申请表》，详细注明品种、名称、质量、数量、规格型号及厂商等内容，必要时应附有设备物资材料的技术要求或技术参数、图纸等，并根据不同物资种类或不同的采购地点以及供货商的具体供货周期，提前做出计划，给后勤保障部采购预留较充裕的时间，以保证所需物资及时到货。各部门向后勤保障部所提交计划申请，必须由部门负责人或部门所指派的专职人员负责计划的申报，其他人员以任何形式所报计划视为无效。

第六条 若采购人员因客观原因未能按既定进度完成物资采购任务时，应及时向主管领导及使用部门通报情况，并说明原因和预定完成日期，以便使用部门可以及时采取相关对策。

第七条 后勤保障部接到使用部门以口头通知的紧急采购要求时，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到《设备（物资）材料计划申请表》后，按一般采购程序优先办理。

第八条 如果在已提交《设备（物资）材料计划申请表》后因各种原因需撤消时，使用部门须以书面方式告知后勤保障部，必要时应先口头告知。后勤保障部接获通知后，立即停止一切采购动作，未能及时停止采购时，应通知原申请使用部门并商议善后工作。

第三章 采 购 方 式

第九条 采购方式分为招投标采购、询价比价采购、零星采购。1．招标采购（含公开招标、邀请招标、议标），必须以预先询价为基础。

重要设备且单次采购标的额在10万元人民币以上时，要通过公开招标的方式进行。

2．询价比价采购

（1）常用的物资、价值较大，但品种繁多，不宜招标的。（2）符合招标采购条件，但由于其它原因无法实施招标的。（3）对日常生产中因其品种繁多、数量巨大的，通过询价来确定若干家厂商进行采购，并在采购过程进行比较分析，对同种类、同规格、同质量的物资要以最低价者供应。

3．零星采购

（1）零星、小件物资采购由后勤保障部根据情况独立或集体研究，确定供应厂商。

（2）单一厂商供应或紧缺物资无法招标的，若价值较大，由总经理或副总经理组织有关人员集体研究决定。

4．无论以何种方式采购，后勤保障部必须根据使用部门的使用要求进行，对无法满足的应及时反馈，说明原因。

第十条 招投标采购方式，参照公司招投标相关规定进行。第十一条 询价比价采购方式：

1．询价文件的编制：根据《设备（物资）材料采购计划审批单》及相关技术要求进行编制。

2．询价对象原则上控制在3家以上，将各供应商报价信息汇总 后报审计监察室接受监督。

3．报价书的接收与管理：厂商的报价书应密封盖章后，在规定的时间内送达指定的地点，经各相关部门会议研究确定供应商。

第十二条 设备、物资采购纪律：

1．物资采购应遵循公开、公正、公平的原则，严禁暗箱操作。2．采购过程中，严禁任何人收受厂商的贿赂。3．采购人员不得在亲属开办的商店采购物资。

4．保守采购信息秘密的职责，在采购过程中不得将一个厂商的价格泄漏给另一个厂商，（但在询价采购过程，为了统筹物资的采购，对合格供应厂商少数价格压降到最低报价的情况除外）；不得将招投标标底预先向供应厂商泄露；不得将一个厂商的技术、工艺秘密，生产成本及其他商业秘密互相泄露；不得将评标委员会的成员名单泄露给投标单位。

第四章 询价与定价

第十三条 由公司分管后勤的副总经理组织后勤保障部及相关部门根据经公司办公会议审批后的《设备（物资）材料采购计划审批单》要求，开展多方询价，在询价过程中各询价部门或询价人员严禁将厂商的报价信息进行相互沟通。选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序来选择。比价、议价过程由审计监察室负责监督。

第十四条 凡属合约定点采购项目，后勤保障部根据合约价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。第十五条 议价时应综合考虑价格、品质、交货期限、售后服务等因素。

第十六条 询价完成后，由公司分管后勤的副总经理组织相关部门和相关技术人员共同召开会议，会议将各候选供应商（原则上在三家以上，确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受此限制）的投标书或报价书进行现场拆封，并根据设备（物资）材料的品种、性能指标、报价、运输及付款方式等情况进行比价、议价，出具书面的询价和议价结果（必要时附上书面说明），提出采购意见后，由公司分管后勤的副总经理审核，报公司总经理及董事长审批。

第十七条 采购计划及价格审定后，零星采购的后勤保障部应及时安排采购。需要签订合同的，后勤保障部与供应商洽谈购买合同，合同文本内容须经相关部门审议后，报公司分管副总经理、总经理及董事长审核。最后由采购员实施采购程序，采购员主要负责供货进度、提货等事宜，不参与任何询价、定价及确定厂家之事宜。

第五章 采购、验收与付款

第十八条 采购人员根据合同约定，应立即向供应商订购所需物资，并以电话或传真形式确认交货期。零星物资采购，单件价值3000元以上或批量价值在20000元以内，由采购人员将询价结果报部门领导，经审计监察部门、分管领导审批同意后方可购买。20000元以上需签定买卖合同。

第十九条 后勤保障部按合同约定的相关条款，及时催促供货方按时发货。采购的设备(物资)材料到货后，后勤保障部立即通知设 备(物资)材料验收小组成员（采购、库管、审计监察、财务、使用方）及时验货，对所到的设备（物资）材料由使用方负责卸货。对一时无法验收的货物先对到货数量进行接收后及时卸货，填写《到货数量接收单》。并根据合同约定或采购计划审批单及供货方的供货清单或发票，对到货的设备（物资）材料的供货厂商、品种、名称、质量、数量、规格型号、单价、外观及有无损毁等情况进行验收，确认相符后由库房库管员填写《设备(物资)到货验收单》，并经验收小组成员签字确认。与合同约定或采购计划单及供货方的供货清单不符的、质量经检测与合同约定标准不符的可拒绝接收或将货退回供应方。

第二十条 对到货的设备(物资)的品种、质量、数量、规格与合同不符的，后勤保障部应及时告知供货方，并就退货、经济补偿、赔偿事宜进行谈判。

第二十一条 验收完毕后，库房库管员根据由验收小组成员签字的到货验收单、供货清单或发票，填写入库单办理移交入库手续。采购人员持入库单、采购计划审批单及有关发票或收据到财务资产部报账或办理付款事宜。

第二十二条 在落实采购计划过程中，若遇到市场变化或其他原因等，后勤保障部应与使用部门及时取得联系，说明原因，征得公司分管领导同意后再行购买。

第二十三条 后勤保障部在采购过程中若碰到节假日或其他原因使得无法按规定日期到货，应及时通知使用部门，并说明原因。

第二十四条 对有规定生产厂家的材料，应按规定厂家采购，若有原因而无法按规定厂家采购的，后勤保障部应向使用部门说明，并提出合理的厂商代替。

第二十五条 结算付款

1．单批购买金额在2000元（含）以上的，必须通过转账结算。2.单批购买金额在2000元以下的小规模不确定物资的购买，尽量通过转账结算。如无法实现，可以视情况采取由采购人员先付现金结算再报销的方式。

3.采购人员可以向财务资产部申请3000元以下额度的备用金，用于突发性的零星物资购买（但须报请公司总经理或董事长批准）。

第六章 设备、物资的运输

第二十六条 后勤保障部在采购过程中要充分考虑到采购设备、物资的运输问题，根据具体情况采取自行组织运输或由物流公司运输等多种运输方式。

第二十七条 对于签订合同的物资，要在合同中明确该设备、物资的运输责任：包括由谁负责运输，采取何种方式运输，到达地点时间，费用负担等，由公司负责运输的物资，应根据物资的体积，重量等合理组织车辆运输。由公司承担运费的，应将运费控制在合理范围内，不得高出正常水平。对于大额、大件物资，还应同时签订运输合同。

第二十八条 任何设备、物资的运输均要考虑到运输安全，运输车辆不得超载，对超出车厢高度、宽度的物资应捆扎好。严禁危险物资与普通物资混合装载。

第七章 设备、物资发票（票据）管理

第二十九条 按照公司及财务资产部要求取得符合规定的发票。第三十条 签订合同的采购结算应附以下票据：发票、供货清单、到货验收单、入库单。所有单据齐全后出具结算单，供货方根据结算单开具发票。

第三十一条 支付运费应附以下票据：结算单、运费发票、到货验收单或磅单。

第三十二条 零星采购物资的报账，采购员应提供计划审批单、到货验收单、入库单、发票，所有单据齐全后方可报账。

第八章 出入库管理

第三十三条 库房库管员根据设备（物资）验收小组成员签字后的《设备(物资)到货验收单》及采购计划单、供货清单等验收资料办理设备（物资）材料的入库手续，填写入库单。

第三十四条 库房库管员根据设备(物资)的属性、种类的不同，分门别类填写入库单，不得混填。

第三十五条 入库单的填写内容包括：入库日期、供货厂商（品牌）、设备(物资)名称、规格型号、数量、单价、金额等内容。填写内容要齐全、字迹清晰工整，不得涂改。有涂改或填写错误需作废的出库单必须注明“作废”字样，“作废”的出库单，各联均应保持在原本上。第三十六条 入库单必须由库管员、采购员共同签字后方可生效，并由库管员根据入库单，按设备(物资)的使用部门、属性及种类，分门别类记入账本，并输入电脑备份。

第三十七条 入库登记完成后，库管员应根据本次货物验收单和采购计划单认真进行对比，核对本次计划未购回的设备（物资）项目，以备下次计划参考使用。

第三十八条 库存设备（物资）的出库坚持“先进先出”的原则进行发放。

第三十九条 根据劳动保护用品发放标准，劳动保护用品的领用实行统一审批制度，库房库管员要建立健全并做好个人劳动保护用品台帐。

第四十条 库存设备（物资）如五金杂品、电器仪表、专用材料、工程物资（燃料、钢材等）、备品备件、行政物资、耗材等物资的日常领用，必须由各部门或班组指定的领料员负责领料，有库存的由库管员开具出库单，领料员、库管员签字方可出库。如无库存物资（品）时，由库管员负责填写《设备（物资）材料采购计划审批单》报至后勤保障部，以便及时组织采购。

对于外协单位需购买我方库存物资时，由外协单位提交书面申请单，由相关业务对口主管部门负责人签字审核，报分管领导签批后，由库管员根据签批后的申请单办理出库手续，费用计算按照公司相关计费标准计算。

第四十一条 出库单的填写内容包括：出库日期、使用部门、设备(物资)名称、规格型号、数量、单价、金额、用途等。填写应内容齐全、字迹清晰工整，不得涂改。如有涂改或填写错误必须作废，该作废的出库单必须注明“作废”字样，“作废”的出库单，各联均应保持在原本上。

第四十二条 出库单必须由库管员、领料员签字后生效。库管员每天根据出库单库管联对出库设备（物资）材料的出库情况及时另行登记入账，并输入电脑备份，并做好设备（物资）材料领用人记录台账。

第四十三条 库管员应熟悉掌握存货出入库管理软件，库房所有的设备（物资）分类输入管理软件中，对设备（物资）按使用性质分项编码，每一种材料都有唯一的编码，库管员在进行出入库登记时，只需录入编码，该材料的库存情况就可立即显示。为了方便存取，设备（物资）只需按类别编码顺序摆放在货架上，存货出入库管理软件将直接显示材料位臵，节约存放时间。

第四十四条 库管员应认真核对每次新入库物资和现存物资规格型号、数量等内容，随时掌控物资（材料）库存情况。并会同财务资产部门按季度或临时抽查的方式对材料明细账与实物进行盘点核对，发现问题及时检查，要做到账物相符。

第四十五条 库管员每日应做好库房的安全检查工作，做到防范于未然，发现问题及时处理或报告。

第四十六条 工具的领用与管理

1.根据具体工种岗位、班组、部门的日常工作需要配备工具。日常使用的工具，由部门负责人根据各岗位、班组的工作性质提交工具配备计划，使用部门建立台账。由财务资产部根据工具配备计划填写出库单，出库单由库管员、使用人员、财务资产部人员签字、部门负责人签批后生效。2.工具配发后，使用人要认真做好所用工具的库管与维护，若因工作调整时，使用部门内部应办理工具交接手续。

3.因使用人个人原因库管不善或使用方法不当造成工具的丢失或非正常损坏，可修复的由当事人负责修复继续使用。丢失或无法修复继续使用的由当事人按规定使用期限折算的金额进行赔偿。需重新领用工具时，按照第四十六条第一款的规定再行领用。

4.正常使用情况下，工具老化或损坏无法继续使用的，按照“交旧领新”的原则，将工具交回库房后，办理报废手续，并由工具使用人、班组长、部门负责人签字后认可。之后将按照第四十六条第一款的规定再行领用。

5.大型常用工具的领用，将实行谁领用谁库管的专人负责制原则。工具丢失或非正常损坏，应按规定使用期限折算的金额由当事人负责赔偿或维修，维修费用由使用人自行承担。

6.特殊专用工具由库房负责保管，对每台（套、件）特殊专用工具建立领用、退还台帐。领用人应分别填写领用、退还记录台帐，并经使用部门负责人、库管员签字后方可领用。领用及退还时应认真检查确认工具完好无损，工具清洁修复后方可签收。工具丢失或非正常损坏，应按规定使用期限折算的金额由当事人负责赔偿或维修，维修费用当事人自行承担。

7.工具是否正常损坏的界定由后勤保障部和使用部门确定。第四十七条 设备（物资）的退库

1.领用出的设备（物资）材料在使用后未用完，且近期不再使用该设备（物资）材料时，领用人应及时办理退库手续。

2.办理退库时，库管员要认真仔细检查退回的设备（物资）材 料，若未损坏并可照常使用时，由库管员、退库人及财务资产部人员及三方部门负责人共同签字后，方可登记办理退库手续。

3.领用的设备（物资）材料在使用中因规格型号或其他原因不能使用时，领用人、库管员、财务资产部三方也应依照第四十七条第二款之规定及时办理退库手续。

第四十八条 库存设备（物资）的盘存与报损

1.库存设备（物资）、材料的盘点由财务资产部组织实施，材料会计、库管员、审计监察室等相关部门人员参加。按（季、年）度组织盘点。

2.盘点完毕，库管员应及时会同财务资产部等相关部门将盘存情况汇编登记造册。并录入电脑，计算出盈亏，同时，应对盈亏原因进行详细的分析，并及时反馈给公司主管领导。

3.财务资产部应及时撰写“（季、年）度盘存报告”，将盘存情况及盈亏原因以报告的形式提交分管领导、总经理及董事长审批后，依据财务管理制度做相应的会计账务处理。

4.领用的材料在使用过程中或库管员在检查中以及在（季、年）度盘点时发现某些材料因过期、损坏而不能使用，库管员应及时填写报损单，注明报损时间、报损材料名称、规格型号、数量、金额、报损原因。之后交后勤保障部核实后报公司办公会议审议。材料报损单一式两份，库管员一份用于备案，财务资产部一份用于账务处理。

第九章 其 他

第四十九条 采购物资的质量跟踪：采购人员应根据自己的实际 采购情况建立质量跟踪计划。对从供应商购进的物资，应随时跟踪其使用情况，出现问题要及时解决；经常性购进的物资，应定期向使用部门查询质量情况。

第五十条 供应商档案的建立：后勤保障部在业务操作过程中，应将经过筛选的合格供应商建立客户档案，将其企业性质、规模、人员组成、知识结构、产量、质量、经营品种、设备状况、发展方向、经营状况等详细记录在案。公司合同相关审阅部门对供应商进行定期评审，相应淘汰一些不理想的供应商，建立诚信供应商档案。采购物资、材料要在合格供应商中进行。

第五十一条 有关物资采购的合同、招投标文件、询价文件等应及时由档案室归档。

第十章 采购管理罚则

第五十二条 若采购人员对规格型号不明确盲目采购致使错购或未履行审批手续擅自采购的，采购人员必须及时将货物退回，退货费用由采购人员自理。物资无法退回的，价值在5000元以内的，采购人员承担15%；价值在5000元-20000元的，采购人员承担10%；超过20000元的，采购人员承担6%。

第五十三条 若因申请使用部门计划错误造成物资无法使用或积压的，由采购人员及时将货物退回，退货费用由计划申请使用部门承担。对于无法退回的，将对计划申请使用部门按一定比例进行经济处罚：价值在5000元以内的，处罚比例为货款的20%，价值在5000元-20000元的，处罚比例为货款的15%，价值在20000元以上 的，处罚比例为货款的10%。

第五十四条 后勤保障部对每落实完一项材料计划后，应做好详细记录。若发生重复采购，造成设备（物资）、材料积压等现象，应立即退回物资，退货费用自理，无法退回的，价值在5000元以内的，承担20%；价值在5000元-20000元的，承担15%；超过20000元的，承担10%。承担的费用财务资产部直接通知后勤保障部，由后勤保障部根据责任大小确定个人承担数额，报综合部人力资源人员从工资中扣除。

第五十五条 采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，分别给予记过、免职、辞退等行政处罚及500-5000 元的经济处罚；给公司造成重大损失的，将依法追究其法律责任：

1.采购人员私自接收或向供应商索取财、物的； 2.采购人员接收财、物后未主动上缴公司的；

3.采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：

⑴ 泄露其它供应商对同类产品的报价； ⑵ 招投标中泄露其它参与的供应商名称； ⑶ 泄露标底的；

⑷ 泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的； 4.故意规避本办法或未按本办法规定执行的；

5.隐瞒供应商及供应物资质量问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的；

6.因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作 弊的；

7.其它有损于公司形象或不利于公司的行为。

第十一章 附 则

第五十六条 本办法自下发之日起执行，并可根据公司生产及发展需要，逐步补充完善。原《新疆天华矿业有限责任公司筹建期设备（物资）采购暂行规定》、《新疆天华矿业有限责任公司存货管理及流程暂行规定》自本办法执行之日起自行作废。

第二篇：学院物资设备采购管理办法

学院物资设备采购管理办法

第一条 凡利用学校资金进行的物资设备采购活动，均适合本办法。

第二条 仪器设备采购5万元以上（含5万元）的，要先经论证是否立项（论证组由学校基建维修采购招标领导小组根据具体情况临时指定），批准立项后再由学校基建维修采购招标领导小组（以下简称领导小组）讨论，决定公开招投标或货比三家等形式。招投标的，标书交学校招投标领导小组办公室保管并在会上统一拆封，否则无效；货比三家的，其程序参照第三条办理。论证中如有半数参加论证的同志不同意，不得提交领导小组讨论；个别持不同意见的，可在论证书上表明意见，供领导小组讨论时参考。

第三条 物资设备批量采购总价在1万元以上的，按如下程序办理：1.用户提出申请（如属两个以上单位使用或管理的，均应有意见并签字）； 2.主管部门意见；3.审计、财务部门审核； 4.校分管领导审批；5.上网公布信息（7天以上）； 6.有关部门组织洽谈和选定厂家（必须要有审计和财务部门参加）；7.实地考察（根据具体情况确定）；8.签定合同；9.实施过程监督和验收签字（审计、主管部门、用户）。

第四条 物资设备批量采购总价在2千元以上的，办理程序为：用户参与、校分管领导审批、签订合同。

第五条 采购的技术专用仪器设备验收时要有用户签字，低值易耗品的采购等由学校仓库仓管员验收。

第六条 在进行物资设备采购活动中，达到第二条限额需要公开招投标的，由领导小组指定成立项目工作组，具体负责操作和开展业务工作。

第七条 项目工作组在公开招投标过程中的所需费用，学校投入的项目，在项目经费中支出，领导小组办公室统一办理。

第八条 项目工作组在工作全部结束后，主办单位要形成书面总结交领导小组办公室。

第九条 不属第一条经费开支范围的物资设备采购活动，可参照本程序办理。

上述第二、三、四条工作结束，要在网上公示结果10天后，学校招投标领导小组办公室负责同志签字，财务处方能报销。

第十条 本办法从发布之日起执行。

第三篇：成都大学设备物资采购管理办法

成都大学设备物资采购管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强学校仪器设备招标采购管理工作,规范仪器设备采购行为，提高资金使用效益，保障和促进学校教学、科研事业的发展，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《成都市政府集中采购目录及采购限额标准》等相关法律、法规文件的规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校教学仪器设备、办公仪器设备、教学家具、办公家具等纳入学校统一管理的物资采购行为。

第三条 学校设备采购招标、投标活动及其当事人，必须严格执行国家有关法律、法规，遵循公开、公平、公正和诚信原则，自觉接受上级机关和学校纪检、审计部门的监督。

第四条 学校设备采购有下列情形之一，经上级部门和学校领导同意,可以不适用本办法：

（一）涉及国家安全和国家机密的；

（二）因自然灾害或其它不可抗力因素，需紧急采购的；

（三）人民生命财产遭受危险，需紧急采购的；

（四）特定的某些其它情况。

第二章 计 划

第五条 学校所有的设备物资采购活动，不论资金渠道，都将纳入学校财务预算，实行统一计划管理。各部门和单位应在每年10月下旬前，根据实际需 要，分别按教学仪器设备、行政办公设备和教学、办公家具三大类别，申报次年的设备采购计划。凡无计划、缺预算的项目，设备管理部门不予采购，财务管理部门不予报销。

第六条

设备采购计划实行“二上二下”的经费预算方式，即：各使用部门按实际需求填报申购计划，经相关职能部门初审汇总，由学校设备物资采购领导小组和主管校领导审查后集中报送市财政局审批；根据市财政局审批下达的经费额度，相关职能部门对申购计划再次进行调整，报经学校党政联席会议审定同意，下达《成都大学设备购置经费项目计划书》,并报市财政局备案。

第七条 学校教学、教辅、科研单位的仪器设备申购计划，由教务处负责汇总审查；行政部门办公设备、教学及办公家具的申购计划，由国资处负责汇总审查；采购用款计划由计财处负责报送市财政局审批和备案。《成都大学设备购置经费项目计划书》一经发文，无特殊理由不得变更采购内容。

第八条

设备采购项目实行“计划在先、预算管理、合理配置、节俭办学”和“谁使用、谁管理、谁负责”的原则。对行政办公设备，如：计算机、打印机、空调机、办公桌椅等通用设备，除有特殊要求之外，尽量统一标准配置，以便平衡资金和争取批量优惠采购，切忌“贪大求全”和“攀比求洋”。

对于单台件价值在人民币20万（含20万元）以上的大型贵重仪器设备的申购项目，还应该通过学校实验室建设指导委员会专家论证后列入采购计划。

第三章 采 购

第九条 学校设备采购,由设备采购部门根据市财政局和计划财务处批准下达的经费额度和《成都大学设备经费购置项目计划书》内容,并按设备使用性质，分类分批填报《成都市市级政府采购用款计划表》，报市财政局审定采 购方式，分批次统一组织实施。

第十条 我校设备采购限额标准和采购方式，严格执行《成都市政府集中采购目录及采购限额标准》文件规定的政府采购项目。实行政府集中采购、分散采购、公开招标、邀请招标、竞争性谈判招标、单一来源采购、询价采购、协议供货等采购方式。

第十一条 凡是政府采购目录和采购限额标准明确规定的采购项目,必须实行政府招标采购，在确定采购项目时，应当优先考虑本国货物，无特殊需要不得指定采购品牌或供应商（确因需要指定的，须报市财政局审批）；对政府采购目录以外的项目，预算总额超过20万元（含20万元）的，也必须实行政府招标采购；金额不及20万元的项目，可由学校设备采购部门汇同使用单位和监审部门，参照政府采购管理办法有关规定实施采购；单项或批量金额一次性达到50万元以上的，必须采用公开招标采购方式。公开招标项目应报校领导批准，并取得法人代表授权后开展工作。公开招标信息应在市级以上政府采购网,同时在校园网上发布。投标人提交投标文件截止日期，最短不得少于20个工作日，评标应在政府采购专家库中随机抽调3人以上组成专家委员会，中标结果在公示7个工作日无异议后生效，发中标通知书。

第十二条 中标人凭中标通知书在三个工作日内,到学校设备采购主管部门签定设备购销合同。政府公开招标采购和政府协议供货采购项目，应签定政府采购规定格式合同。

第十三条 采购工作程序包括：编制设备购置分类目录、采集设备项目技术参数、填报政府采购用款计划、确定采购方式、编印设备采购文件、发布招标信息、组织或参与评标、签定设备订货合同（包括政府采购）、办理合同付款财 务手续、组织设备安装验收、设备资产入帐等环节。进口设备还需开办信用证、外贸合同、免税申报、报关、商检等手续。

第十四条 为贯彻国家产业政策，健全财务、税收和资产管理制度，原则上各使用单位不得自行拼装计算机。

第十五条 设备采购必须遵守有关法律法规和公开、公平、公正的原则，实行“统一领导，政府采购，计划在先，专款专用，合理节约，监督管理。”的方针，自觉接受上级领导、学校纪委监察部门和全校师生的监督。

第十六条 设备采购部门要以政府采购财政预算为基础，按照经济适用原则确定采购需求，根据已经批复的《成都市市级政府采购用款计划表》实施采购；在进行采购时，应与设备供货商签订政府采购供货合同，加盖采购单位印章，同时加盖单位财务印章；供货采购的招标文件、各中标供应商的投标文件和供货承诺书等书面材料，均为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。

第四章 验 收

第十七条 设备使用部门应在新设备运到之前准备好安装场地，并指定专人负责配合设备供应厂商做好现场安装调试工作。

第十八条

设备使用单位和管理使用人，应严格按《设备购置合同》进行设备数量和质量的验收。

（一）数量验收：指设备到货后按照《设备购销合同清单》内容进行的实物验收。各使用部门应指定设备管理人员在设备到货3天内，根据合同附件清单，装箱单或产品说明书等资料载明的内容，开箱核对到货设备的设备名称、设备数量、型号规格、生产厂商、出厂唯一机身号、以及附件情况和设备金额 进行实物验收，核对无误并填写《成都大学设备资产信息登记卡片》，办理入库手续。

（二）质量验收：指设备到货后安装调试完成，经试运行期间进行的技术验收。各使用部门应指定专业技术人员和设备管理人员在设备到货20天内进行开机安装调试；对小型设备，有技术力量的使用单位可自行安装调试；大、中型设备由供应商负责安装调试；安装调试期间，使用单位设备管理责任人应到安装现场配合供应商并参与验收，熟悉设备操作方法。要如实填写《成都大学设备验收报告》，并由设备管理责任人详细纪录设备主、附件情况、设备随机技术资料、开机验收和试机验收情况文字记录，《验收合格报告》原件交学校设备部门存档。质量验收一般应在20天内完成。质量验收合格即可办理设备资产出库领用手续；验收不合格应及时报告设备采购部门和供应商，办理退货或索赔手续，超过期限报告造成损失，应追究相关部门和人员的责任。

第十九条 设备验收后要按照合同约定及时向协议供货商支付货款。其中，由政府采购中心实施的项目，由市财政局或学校财务部门按合同金额将资金划入“成都市政府采购资金专户”，按规定划入协议供货商帐户。单次采购金额在10万元以下的采购项目，由学校财务部门按合同约定自行付款。

第五章 机 构

第二十条 为加强对学校设备招标采购工作的组织领导和监督管理，学校成立 “成都大学设备物资采购领导小组”，负责审定和监督全校设备物资的招标采购工作。领导小组组长由分管资产管理工作的校领导担任，成员由纪委监察办、审计处、计财处、国资处、科研处和教务处等相关职能部门负责人担任。

第二十一条 国资处作为学校设备采购职能部门，下设招标采购管理办公 室（科级管理机构），负责组织和实施学校设备采购的具体工作事项。

第二十二条 根据招标采购内容及方式，凡由政府采购实施的招标采购项目，其评标专家的组成，由政府采购管理部门负责组织和落实；凡由学校实施的招标采购项目，其评标专家的组成，由学校招标采购管理部门负责组织和落实。

第二十三条 校内评标专家和聘请专业技术人员，参照《政府采购评审专家管理办法》有关规定进行管理，坚持回避制度和保密守则。

第六章 管 理

第二十四条 设备采购经费管理按教学设备、行政办公设备、教学和办公家具三大类别，由教务处负责教学单位专项设备的统筹安排和监督执行；由国资处负责行政单位仪器设备和教学、办公家具的统筹安排和监督执行；涉及建筑改造和装修项目经费，由基建规划处负责统筹安排和实施。

第二十五条 实验室建设项目由各教学单位填写《实验室建设项目申请书》，报教务处核定。

第二十六条 为保证采购质量,在实施采购前,各申购部门应向国资处提供《仪器设备采购项目详细技术参数清单表》,经部门领导签字确认和由国资处审定后作为编写采购技术文件的依据。

第二十七条 设备采购部门要做好采购项目统计、汇总、分类打包和提供技术参数工作，以便报市财政局确定采购方式和组织招标采购。

第二十八条 对于计划项目外急需的零星物资采购，由申购部门填写《仪器设备申购表》，列明经费出处，报主管校长审批后，交设备采购部门，并报市财政追加用款计划,方能实施采购。第二十九条 采购进口仪器设备的关税减免，由使用部门提交申请报告，并提供仪器设备详细技术资料，由设备采购部门进行免税项目申报工作。

第三十条 采购单价10万元以上（含10万元）贵重精密仪器，使用单位应填写《精密贵重仪器申购可行性报告书》，经有关部门审批后，才能进行采购。

第三十一条 合同谈判包括技术谈判和商务谈判，技术谈判主要由用户单位负责，设备采购部门协助。商务谈判由设备采购部门负责，学校监察审计部门全程监督。技术谈判包括技术物资的规格、型号、性能、技术参数、选件配置等内容，并形成记录。商务谈判指合同双方的权利与义务，包括标的、数量、质量、价款、酬金、履行期限、地点、方式、违约责任、售后服务等内容，并形成记录。

第三十二条 学校统一组织的采购，由学校设备管理部门负责办理报销手续，计财处在审核购货发票、入账单据、合同书、设备验收报告单等凭证和经办人、验收人、保管人、设备部门负责人、审计和纪委监察部门负责人、主管校领导签字无误后，方可支付货款。

第三十三条 公开招标文件作为长期档案资料保存，存档期十五年；其它采购方式的文件资料，应整理后注重保存，存档期五年。

第七章 责 任

第三十四条 设备采购招标发生下列情形，视情给予相关责任人责令限期整改、警告、行政处分或交代司法机关处理：

(一)应当采取规定方式而擅自采取其他方式采购的；(二)擅自提高采购标准的；

(三)以不合理条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇的；(四)在招标过程中违规与投标人进行协商谈判的；(五)拒绝有关部门依法实施监督检查的。

第三十五条 学校委托的招标代理机构在设备采购招标操作过程中发生下列情形，视情给予给予警告、暂停代理业务、取消代理资格并追究赔偿责任:(一)未按规定在财政部门指定媒体上发布政府采购信息的；(二)按规定应当在财政部门指定媒体发布招标公告和中标公告而发布率不足95％的；

(三)按规定应当在财政部门备案的招标文件、招标结果和合同备案率不足90％的；

(四)未经财政部门批准擅自改变采购方式的；(五)质疑答复满意率、服务态度和质量满意度较低的。

第三十六条 在设备采购过程中，有关工作人员有下列情形，视情节给予调离工作岗位岗、撤职、辞退或交司法机关处理：(一)与设备供应商恶意串通的；

(二)在采购过程中，接受贿赂或获取其他不正当利益的；(三)违反政府采购及招标投标法律、法规、规章制度有关规定的；(四)在有关部门依法实施监督检查中提供虚假情况的；(五)由于个人工作失误，给采购人、供应商造成重大经济损失或不良影响的。

第八章 附 则

第三十七条 本办法经学校党政联席会议批准后施行。

第三十八条 本办法由学校授权国资处负责解释。成 都 大 学 二零零六 年 四月三 日

第四篇：物资设备管理办法

XXX有限责任公司 物资设备管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范物资设备采购、供应管理工作，提高物资设备采购供应管理水平，确保物资设备采购供应管理规范化、制度化、程序化，保证建设工程质量和进度，降低工程成本。根据国家有关法律法规和铁路总公司建设项目物资设备管理的相关规定，结合公司实际，制定本管理办法。

第二条 本办法适用于公司所属建设项目物资设备的管理。

第二章 物资设备分类及其范围

第三条 铁路建设项目物资设备采购实行分类管理，按照铁路总公司相关规定，所有物资设备分为二大类：

1.甲供物资设备：指在工程招标文件和合同中约定，由铁路总公司或公司招标采购供应的专用物资设备。其中，由铁路总公司组织招标采购供应的甲供物资设备简称部管物资，由公司组织招标采购供应的甲供物资设备简称建管物资。甲供物资设备的具体范围按照《铁路建设项目物资设备管理办法》（铁建设„2012‟216号）文件执行。

2.自购物资设备：是指用于工程的除甲供物资设备外的其他由施工单位采购的物资设备。

1.施工单位是自购物资设备的责任主体，需设立物资设备管理机构，明确职责，负责本项目的物资设备采购供应管理工作；并将人员组成、联系方式上报公司核备。

2.按规定编报物资设备清单、需求计划和技术要求。3.严格按照合同约定的技术标准和质量要求，组织自购物资设备的招标采购并负责组织供应、质量监控等工作。

4.按照规定对进场甲供物资设备进行进场检验、交接、见证取样或平行检验，承担质量责任。

5.负责进场甲供、自购物资设备的保管工作。第十三条 勘察设计单位职责：

1.勘察设计单位是建设项目的设计主体，应在设计文件中明确物资设备标准、规格、性能等技术指标以及物资设备的数量、费用等经济指标，提供物资设备进场建议计划，为物资设备招标采购提供基础资料。

2.配合公司对施工单位上报的采购计划中甲供物资设备的品种、数量、规格、技术标准进行审核补充，如发现与设计不符，协助公司研究处理。

3.对重要物资设备进行技术交底。第十四条 监理单位职责：

1.监理单位是物资设备进场验收、安装、使用的监管主体。核实到场物资设备与采购合同执行的一致性。参与现场物资设备的开箱检查、验收，包括对物资设备的规格、型号、数量、品种、检测报告、合格证书、质量保证承诺（包括产品质量保证期和产品缺陷召回、经济损失责任赔偿的承诺等），属于行政许可或强制认证的应检查行政许可或强制认证证书，签署验收单证，确认丢件、损件、缺件数量及物资设备质量状况。

2.审查所有进场材料、构配件和设备生产厂家提供的质量证明文件和相关资料。督促施工单位对进场材料、构配件、设备按规定进行检验测试，并对其检验测试予以审核和签认。

3.协调、处理设备安装、调试、测试及交验过程中的有关问题。4.对未经监理单位验收或者验收不合格的材料、构配件和设备，监理单位应拒绝签认、签发验收记录和准用通知单，及时通知、督促施工单位单独保管，严禁在工程中使用和安装，并限期撤出现场。

第十五条

物资供应商、施工单位、相关单位必须接受公司物资管理部门在物资设备供应、管理等方面的协调，接受公司物资管理部门组织的检查和考核，完成公司物资管理部门交办的物资供应方面的临时性工作。对不认真履行合同和未遵守有关规定的单位，公司物资管理部门将视情节轻重给予其相应处理。

物资供应商、施工单位、监理单位等由于自身原因导致停工待料、质量事故、经济损失均应承担相应的责任。

第十六条 甲供部管物资设备管理

公司根据《铁路建设项目物资设备管理办法》（铁建设„2012‟216号）文件精神向铁路总公司建设管理部上报甲供物资计划，按照批复意见，部管物资的采购向总公司工程管理中心物资管理办公室（以下简称总公司物资办）提报招标计划，待批复后，公司按照相关规定进行编制，组织公开招标采购程序，签订采购合同并负责组织供应、检查和资金结算等。

一、招标采购

1.招标文件由公司按总公司规范文本统一编制，由物资管理领

施工单位在公司监督下组织招标采购，公司负责合格供应商资格条件的审查、评标办法的核准工作。

2.施工单位按国家、铁路总公司关于招标的相关规定组织自购物资招标采购，与中标人签订合同，并将合同副本报监理单位、公司物资设备部备案。

3.自购物资设备由施工单位按本规定制定采购办法，组织采购，确保采购物资设备优质、可靠。

4.自购物资设备到达现场后，监理单位要按相关技术标准和规定，及时进行检查验收，填写物资设备进场验收单，并按有关规定对物资设备质量进行抽检；属于行政许可或强制认证的，应检查行政许可或强制认证证书，检查结果送公司备案。检验不合格的物资设备由施工单位负责处理。

5.自购物资设备验收合格后，由施工单位保管、供应，发生丢失、损坏等由施工单位负责。

第十九条 计划管理

1.物资设备需求计划是对工程建设项目施工及安装所需物资设备的预测和安排，是科学指导和组织物资采购供应的依据。需求计划编制原则是：核算需要、储备适量、满足生产、均衡供应、经济合理。需求计划编制依据：招投标文件、施工组织设计、施工图纸、施工进度及施工合同。

2.施工单位按公司要求及时编报甲供物资设备清单、需求计划、技术要求、相关说明以及自购物资设备招标计划，由单位负责人签字并盖公章，经监理审核后，上报公司工程管理部、物资设备部和计划财务部。公司定期组织对需求计划中甲供物资设备的内容进行审查，设计单位配合，如发现不符，及时研究处理。

3.除设计变更外，施工计划不作调整时原则上不对物资设备需求计划进行调整。对因变更设计引起的物资设备品种、规格、数量等的变化，采购行为尚未发生的应及时调整采购计划，采购行为已发生的，由合同签认方与供应商协调解决。

第四章 物资设备需求计划编制格式要求

第二十条 物资设备需求计划由封面、编制说明和物资设备需求计划申请表三部分组成。

1.封面一般包括项目名称，编报单位名称（盖章）。

2.编制说明主要内容：编制依据，物资设备供应地点，收料人，联系电话等。

3.物资设备需求计划表申请表主要内容：物资设备名称、规格型号、采用技术标准或质量要求（图号）、计量单位、数量、到货时间、交货状态（如水泥为袋装、散装，螺纹钢为9米或12米定尺等）等及编制人，审核人，批准人，监理总监。

物资设备需求计划表须经施工单位项目部总工程师审核，主管领导批准。

第二十一条 物资设备需求计划分类及报送时间

1.物资设备需求总计划(含部管、建管、自购物资设备)：须在施工合同签订后30日内分别上报。

2.物资设备需求计划(含部管、建管、自购物资设备)：须在上末11月15日前分别上报。

3.物资设备需求月度(调整)计划(含部管、建管、自购物资设备)：须在上月中旬15日前分别报送。

112

由公司选定的第三方质量检测机构做出最终裁定。

5.施工单位要按照铁路总公司有关物资设备保管规定，加强进场物资设备的储存保管工作。

6.重要物资设备实行驻厂监造制度。

7.工程建设物资设备如在工程使用过程中，经任何一方检验、检查机构发现存在质量问题时，施工单位应立即停止使用，并不得进行下一道工序的施工，同时将有关情况报公司物资设备部。

8.为确保物资设备质量，降低养护成本，公司可征询运营单位的意见，根据需要，对涉及外观、运营维护保养、资源配置统一的物资设备，可组织各施工单位统一选型采购。

9.公司物资设备部要加强物资设备质量的管理和检查监督，定期对物资设备质量状况进行评估、总结。

第六章 供应商管理和调剂供应

第二十七条 供应商的管理

1.甲供物资设备采购实行合格生产商目录管理制度；属于许可认证的物资设备，必须将生产企业通过许可或产品通过认证作为招标的资格条件。

合格生产商目录实行动态管理，在总公司物资办准入范围内、其余由领导小组研究确定。公司对甲供物资设备生产厂（商）的产品及服务质量进行考核并向总公司物资办反馈信息。

2.自购物资设备采购实行审核制度。列入国家工业产品生产许可证目录、铁路行政许可目录、铁路产品认证采信目录内的铁路专用设备，在采购时，应要求取得相应的许可或认证；实行铁路行业

合格供应商目录制度的物资设备，应在公布的合格供应商名录中采购。

第二十八条 物资设备的调剂供应

1.各施工单位、供应厂（商）都应服从公司对物资设备的调剂供应。调剂供应以保障现场施工急需为原则，调剂的物资设备可以是待接受的物资设备，也可是有关各方的库存物资设备。所调剂物资设备的结算原则是在调剂对象之间直接进行，甲供物资设备结算单价以公司在土建施工招标文件中给定的价格为准；自购物资设备以中标价（购入价）为准，物资设备从调出到调入的运杂费由调入方承担。

2.为保障物资供应，规范物资管理，公司将定期或不定期组织召开协调会、现场会，布置明确各阶段的工作要求，各工程承包单位、物资设备供应厂（商）都要按要求准时参会，并提供必要会务条件。

第七章 合同价款结算与支付

施工单位每季度按公司制定的“验工计价管理办法” 编制《物资设备计价表》，并随《物资设备进场验收单》及相关凭证等，装订成册报公司物资设备部，经物资设备部审核后按财务规定进行验工计价。

第八章 检查与考核

1.各参建单位要按照铁路总公司、路局及本办法，并结合实际，516-

第五篇：物资管理办法(试行)

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物资管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为贯彻公司“开源节流”思想，加强和规范物资消耗管理，改善物资粗放管理现状，切实减少材料浪费，提高物用效率，降低成本投入，特制定本办法。

第二条 凡与掘进、生产、机电、通风、安全、仓储等生产作业有关的物资管理，均适用本办法。

第三条 为配合物资管理需要，矿部成立物料管理部，归能源公司供销部分管，下设物料计划、采购、仓管、设备管理及物料跟踪岗位。

第二章 物资计划管理

第四条 物资计划分类：按实际情况，将公司有关物资计划分为计划、月度计划和临时计划。其中：

计划：是指矿部根据能源公司下达各矿的总体经营目标编制而成的，主要作为矿领导控制成本和经营管理的总体依据。

月度计划：是指各部门根据月度生产任务和计划安排，按要求每月向物料部提交的月度《物资使用计划》；以及物料部根据各部门的月度材料使用计划和仓库库存情况，汇总编制并上报批准后执行的月度《物资采购计划》。

临时计划：是指因突发事件、方案临时变更、安全检查整改等情况无法预计造成急用而形成的临时性、紧急性计划。

第五条 物料计划管理原则：

（一）公司供销部及矿物料部均应依据相应计划进行采购、验收入库和材料发放工作，禁止无计划采购、无计划入库和无(超)计划发放物资。

（二）遇特殊情况的，采购须经公司副总工以上领导口头同意，入库须由经营副矿长口头同意，发放须由经营副矿长及矿长口头同意方可办理，但经办人必须7日内按相关流程要求补齐手续。

第六条 物料计划申报组织架构：

（一）由经营副矿长牵头，物料部部长负责具体实施，机电副矿长、生产副矿长、总工程师负责分管部门的工作协调；

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（二）矿属各采掘、机运、通风等物资使用部门根据实际情况，指定专人负责本部门月度物资使用计划的编制与上报工作，专职计划人员名单报矿物料部备案；

（三）分管领导各自管辖部门物资计划工作的及时性、完整性、准确性负直接领导责任。第七条 物资使用计划的填报要求：

（一）必须有预见性，考虑生产周期、采购与送货到场等合理时间要求；

（二）必须有时效性，并对使用时间、采购到货时间要求进行明确；

（三）必须保证唯一性，对之前已做计划的事项，当期无变更的不得重复计划。第八条 物资使用计划审批程序及审批要求：

（一）每月25日前，各使用部门专职物料计划员将本部门次月《物资使用计划》及设备类固定资产的采购安装计划按要求填写完整，报部门负责人、分管矿领导确认后，转交机电部对型号、数量等合理性进行审核，确认后再交物料部设备管理员进行型号确认，经二级审核无误后方转物料部计划管理员。

（二）计划管理员根据各部门提报的月度《物资使用计划》，结合仓库库存情况汇总编制矿月度《物料采购计划》，由物料部长、经营副矿长和矿长审批后，28日前报公司物资管理部门办理相关审批；

（三）公司物资管理部门应在次月3日前，将批复后的采购计划反馈至矿物料部计划管理员处。物资计划经完整审批后，方可执行采购、入库等工作。

（四）相关领导或职能部门在审批计划时，对采掘、机运、通风等使用部门上报的材料计划有变更或删减项目的，应在审批签字前与使用部门沟通反馈。

（五）审定后的《物料采购计划》，物料部计划管理员还应向仓库传递，以便库管员按计划入库。

第九条 委外加工与制作：使用部门如有需要委外加工、制作材料及配件的，必须提前5-10日报计划到物料部，并附送加工图纸，由矿物料部负责组织实施。

第十条 计划资料传递与保管控制

（一）计划管理员必须设置《计划填报记录》，用于登记相关信息传递内容，并以此考核各部门计划工作的执行效果；

（二）计划工作相关资料，必须按能源公司档案管理的相关要求，按月整理、装订，并及时移交办公室归档；

（三）每月整理保存的资料，应按“审定采购计划-部门使用计划(按习惯)–临时计划(按日期)” 顺序予以固定，便于查阅。

第三章 物资采购与调拨

（一）物资采购

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第十一条 采购工作原则：原则上不允许无计划的采购，特殊情况下必须要先予紧急采购的，需经公司副总工以上领导口头同意后，方可先采购后报申请，但必须在采购后7日内补完相关手续。

第十二条 采购权限划分及责任界定

（一）公司供销部与矿部采购物资，严格按照公司下发的《物资采购权限划分》要求执行。各自负责权限范围内的物资采购。

（二）对供应商选择、质量和价格控制、合同签订、售后服务等采购工作，原则要求“谁采购、谁负责”，并按公司供销部下发《采购管理规定》的要求执行。

第十三条 合同签署与采购跟踪

（一）采购合同按公司《合同签署审批流程》要求进行签订审批，并按公司《档案管理制度》要求进行编号管理，签订的合同需转矿部财务和档案室各一份。

（二）矿物料部采购员必须与财务同步建立《采购合同管理台账》，登记相关重要控制信息，跟踪合同的履行。

（三）矿物料部采购员负责所有物资采购实物到货情况的跟踪，并保证到货质量，对不符合合同约定的，及时予以退换。

（四）矿物料部采购员负责跟踪物资到货办理入库验收所需资料，配合仓库及使用部门提交相关单据和资料。

（五）矿物料部采购员负责跟踪供销商开具合格发票，向财务传递并配合财务进行账务核对及物资采购结算事务；属于公司供销部采购的部分，由供销部门内部协调处理，但所有采购发票与财务部的交接事宜均由矿部采购员负责。

（二）物资调拨

第十四条 物资调拨处理原则：

（一）原则上，公司内部各矿之间物资调拨均按“买卖行为”处理，财务每月清理并与对方办理财务结算。

（二）借用时间不超过1个月的设备类固定资产，可以采取借用方式；但设备因借用时发生损坏的，按调拨程序与对方办理结算。

第十五条 调拨物资的价格认定：

（一）库存物资以购入原价确定；

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（二）已使用固定资产物资，按财务账面净值确定；

（三）固定资产以外的其他物资，由双方使用部门、物料部、经营副矿长及矿长共同商定后，报公司供销及业务主管部门审批确定。

第十六条 物资调拨出库程序：

（三）由调入申请单位提出物资调拨申请，与矿物料部及物资使用部门沟通同意，并签署意见后报分管副矿长、经营副矿长和矿长审批后执行；特殊情况，需报经公司业务主管部门综合平衡决定。

（二）调拨出库时，由物料部采购员开具《物资调拨单》(一式四联：存根联、调出联、财务联、物资存放部门联)，调出联经财务盖章确认后，调货单位凭此联到物资存放部门装车运货，门卫予以查验放行。

（三）物资调出后，采购员应在15日内与调入单位联系办理结算，以便财务及时核销资产并与对方结算，确保本单位账面资产得以及时更新，保证账实同步、账实相符。

第十七条 物资调拨入库程序：

（一）由使用部门提出物资调拨申请，物料部采购员协助联系，与调出单位物料部采购员和物资使用部门协调确定后办理物资调入，并负责跟踪到货。

（二）调拨货到后办理验收入库并开具入库单，使用部门凭领料单到仓库领用，财务部凭入库单及调拨申请审批等手续与对方办理结算。

第十八条 物资借用及其跟踪

（一）仅设备类固定资产，在借用时间不超过1个月才可以采取借用方式；

（二）设备借用时，由设备使用部门、物料部协商同意，报分管副矿长、矿长审批后，物料部采购员会同设备管理员、财务部办理借用调出手续；

（三）由设备管理员负责跟踪借出的设备，对超期借用的及时联系使用单位归还。

（四）借用设备因故无法归还的，双方按物资调拨程序办理结算。

第四章 仓储管理

第十九条 仓储原则：

（一）所有物资领用均必须经过仓库，采购到货必须先办理验收入库，由仓库统一保管，实际使用时再按程序领出。

（二）物资未办理验收手续前，不视为库存物资，仓库管理员不得开具入库单。

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第二十条 库位划分：

（一）物料部应合理、明确划分“原材料仓库”和“回收物资仓库”的区域，避免新购入库物资与回收物资混淆，造成库存管理混乱。

（二）仓库应设专区协助采购部门临时代为保管待验收、待办理入库和验收不合格需退换货处理的物资。

第二十一条 对原材料仓库的物资出入库及存储管理，库管员必须严格按照能源公司《仓储物资管理制度》和《仓储物资管理》办法执行。

第二十二条 入库验收要求：

（一）矿物料部采购员负责组织协调使用部门及相关验收技术人员到场验收，仓库配合点验并开具入库单。办理验收入库前，采购员应协调准备相关事项：(1)资料准备：①采购合同、收货通知单；②物资采购计划、临时计划；③厂商随货同行提供的送货清单、技术资料、煤安标志、操作说明书、相关合格证件等资料。

(2)其他准备：①装卸工具、装卸人员安排、调度；②必要验收工具、器具；③物资装卸、堆放场地的准备。

（二）入库验收参与人员：设备类固定资产须由物料部采购员、使用部门、机电部门、物料部设备管理员共同验收，如属于大型设备，须机电副矿长组织物料部长、机电部长、使用单位负责人共同验收；一般材料可由采购员、库管员2人共同验收即可。

（三）入库验收期限：自物资到货并证件齐全之日起，设备类物资不得超过3日，材料类物资不得超过2日。

第二十三条 每月末，仓管员与采购员均应核对物资采购计划执行情况，发现问题及时处理，并向物料部部长提交物资采购计划执行数据、物资库存数量，供物料部进行经营分析。

第二十四条 领料发放要求

（一）仓库凭《领料单》办理实物领用，开具出库单，并由领料人、发料人、仓库主管共同签字确认。

（二）领料单须经使用部门领导审批；出库单与领料单必须一一对应；当次领用未能发放的部分，下次领用时，应重新填写领料单领料。

（三）仓库定期向财务传递近期开具的出入库单据和设备验收单财务联，并在《单据

移交登记台账》上登记签收。

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（四）每月末，财务应与仓库核对当月单据移交的完整性，确保单据及时、完整移交，以保证成本核算和往来挂账的完整性和准确性。

第二十五条 回收物资保管

（一）为配合物资回收、修复利用及报废处置等管理工作，物料部设置“回收物资仓库”，并按“待修物资、报废物资、可用物资”三类划分专区存放，同时设专员负责保管。

（二）所有可回收的物资均应按要求予以回收并办理入库，仓管员根据回收鉴定结果或相关通知对入库的回收物资进行清点后开具《回收物资入库单》并分类存放。

（三）逐日按序登记《物资回收处置登记表》，逐项跟踪其回收物资的处置情况。

（四）回收入库的物资根据实际情况出库流转或报废处置时，必须经仓管员清点后开具《回收物资出库单》予以出库，且仓管员应在《物资回收处置登记表》处置出库栏登记相关信息。

第二十六条 仓库记账及资料保管

（一）入库记账依据为入库单、验收单，出库记账依据为出库单、领料单，仓库记账后，按月按序整理装订，并移交财务按财务档案进行保管。

（二）小型物料无需另行开具验收单，但入库单须经仓管、采购员共同签字确认。

（三）设备类固定资产，仓库仅保存入库单、验收单仓库留存联，以及设备类验收资料移交清单。

（四）设备验收相关合格证、煤安标识、操作说明及技术说明等资料，在验收通过时当即移交设备管理员保存，并由仓库、设备管理员在移交清单上签字。

第五章 物资消耗跟踪

第二十七条 现场管理相关制度及标准的制定

（一）能源公司物料管理部门组织矿物料管理部共同研究编制《作业现场物料使用与保管标准》(以下简称“作业标准”)、《物资回收范围及回收率控制标准》。

（二）矿物料部根据标准对作业现场具体标准予以细化；制定并完善物料使用现场队伍更换的交接制度和管理细则；制定并完善物资回收管理细则；制定并完善机电设备、大型材料、小型电器、配件、专用工具管理细则。

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（三）物资相关制度和管理细则所涉及表格必须提报公司物料管理部门研讨后予以固化，便于数据传递、统计报表、分析考核。

第二十八条 采煤、掘进队伍的材料管理

（一）物料部部长、材料跟踪员应参与审查采煤、掘进队伍施工合同(协议)的签订，确保合同中有关物料耗费承担与结算单价相匹配，相应条款明确，避免约定不明引起结算纠纷，避免单价不合理造成投入加大，从源头上把控成本开支的合理性。

（二）材料跟踪员负责监督和实地查验采煤、掘进等施工队伍更换，以及施工地点变换的现场交接工作，确保交接时点未使用的物资完好、数量准确，并督促交接双方签字确认物料移交情况，明确接替队伍接收物料的内容及数量。

（三）及时核实交接过程中发现的差异事项，按照采煤、掘进工程施工协议约定，公平、公正、合理地界定差异事项的责任并传财务部，以便结算时及时扣款，确保矿方利益。

第二十九条 现场堆放、保管要求

（一）定期、不定期地对各部门的物料堆放、保管情况进行检查跟踪，或组织相关技术人员共同进行检查，并按作业标准予以评价奖惩。

第三十条 材料耗用跟踪

（一）针对“三铁”物资等大宗材料建立控制台账及登记表，对每件材料均从领用出库时起，到现场使用、回收、修复、复用，直至报废进行逐项跟踪。

（二）每月初对上月单体支柱、铰接梁等的使用情况进行盘点，并编制《“三铁”物资管理报表》，当月发生报废、丢失事项，必须查明原因并取得真实证据，并依照相关管理规定对责任人进行处罚。

（三）对使用单位的报损、报毁、掩埋事项提请核实和物资移交情况进行适时监督，经排查发现存在漏项或故意隐瞒的，予以通报并按该事项所涉及物资的价值予以等价处罚。

（四）对非消耗类物资实行“交旧领新”制度。发生报损、报毁事项时，使用单位必须提请物料跟踪管理员予以鉴定核实，确已发生毁损的，回收移交物料部仓库；发生被埋事项的，由物料部跟踪管理员组织相关人员现场核实，并报分管领导审核确认。物料跟踪管理员组织相关技术人员参与报损、报毁、掩埋事项的检验、鉴定和核实工作，并登记《物资损毁登记表》，确保事项发生真实、涉及

数量无误。

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（五）报损物资的回收、送修和修复入库由物料跟踪员进行跟踪，并需要登记《物资送修登记表》，确保送修过程中资产可控、不丢失。

（六）负责报废物资的回收入库跟踪工作，并及时将回收的报废物资向废旧物资回收仓库办理移交，由仓库开具废旧物资库入库单据，并据此登记《物资损毁登记表》，确保废旧物资得到妥善保管。

第三十一条 针对物资损坏问题，组织相关技术人员鉴定并分析原因后，分别采取对应措施。具体执行工作内容如下：

（一）对新进材料出现损坏，由物料部组织生产、机电、通风、安全等技术人员分析原因，找出问题环节，给予责任人经济处罚。

（二）对材料在使用过程中出现的损坏，由物料部组织生产、机电、通风、安全等技术人员分析原因，分清责任，属于质量问题的追究进货人责任，属于使用问题追查使用者责任。

（三）非人为、质量因素所致的、不可修复的五小电器和线缆由机电运输部出具鉴定结果后，报废处理。

（四）因使用到期出现的报废材料及时回收进库。

（五）废旧材料回收进库后确实不能修复的由物料部召集生产、机电、通风等技术人员鉴定报有关领导批准报废出售。

第三十二条 跟踪管理员根据检查结果，结合作业标准分析判断使用现场物料使用和保管的效果，定期或不定期在早调会上通报物料使用情况，并上墙公示。

第三十三条 物料部应不定期挖掘成本节约和浪费的典型，并收集相关证据材料，适时出具考核奖惩结果，正确引导成本控制观念。

第六章 设备管理

第三十四条 设备管理员根据公司《设备管理制度》总体要求，参与机电部细化和完善各类设备的具体保管、维修、报废鉴定等工作细则，并拟定相关工作奖惩标准。

第三十五条 设备管理员协助采购人员组织参与机电设备的入库验收，并负责保存机电设备及大型材料相关技术资料、操作说明、合格证件、煤安标识等资料。

第三十六条 设备管理员必须建立《设备管理台账》，并与财务部统一口径，登记每台设备有关型号、规格、用途、供应厂商、到货日期、验收问题、维修记录、使用

状况等相关重要信息，以掌握资产运行效率和效果。

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第三十七条 设备管理员负责定期或不定期对设备运行情况，以及机电部对设备保养措施执行情况的检查，并将检查结果上报物料部部长，以便物料消耗情况的分析工作。同时，负责对设备故障等情况跟踪分析，对人为原因造成设备故障进行查处。

第三十八条 设备管理员参与设备毁损的检验和鉴定工作，并现场出具《物资毁损检验与鉴定单》，便于物资回收分类保管和后期的维修、利用、处置。

第三十九条 设备管理员负责跟踪设备的拆解和维修（现场和外送），协调处理设备维修过程中相关要求和费用结算事项。

第四十条 设备管理员负责跟踪本矿借调出去的设备类固定资产，并登记《设备借用跟踪记录》，对超期借用的设备，及时跟踪使用单位归还；对因故不能归还的，提请物料部采购员按物资调拨程序要求开具《物资调拨单》，转财务办理结算。

第七章 附 则

第四十一条 物资管理工作考核

（一）能源公司物资管理部门根据公司经营目标，制定物资管理绩效总体考核办法，提报公司管理层审批通过后执行，人力企管部负责整体考核。

（二）矿物料部根据总体考核办法，结合各项工作具体实际情况，在制定各项物资管理工作细则时，一并融入各项考核措施。

（三）具体各项考核数据由矿物料部、人资部、财务部分别依据相关制度和操作细则出具。

第四十二条 相关表单的管理

（一）本办法涉及相关表格、单据、报表格式、模版均由能源公司物资管理部门统一编制和修修改，矿部无权进行直接修改；如因实际情况需要修改的，矿部可提出理由和建议，报公司物资管理部门统一修改后下发执行。

（二）设备验收单、物资调拨单及原材料仓库的出、入库单据，由财务部负责印制并统一管理，便于控制单据的完整性，保证成本核算数据完整、资产更新和往来结算及时。使用单位到财务领取，并按财务要求定期予以核销。

（三）回收物资的出、入库单据，由物料部统一印制并由物料跟踪员负责保管，以便于控制回收物资的安全和考核数据的统计工作。回收物资仓管员向物料跟踪员

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申请领取使用，并按月予以核销。

（四）单据流转过程中，应登记相应控制台账并双方签收。

（五）相关表单附件：《物资使用计划》、《临时计划》、《计划填报记录》、《物资采购计划及其跟踪》、《单据移交签收台账》、《采购物资出、入库单》、《物资毁损检验鉴定单》、《回收物资出、入库单》、《物资回收处置登记表》、《设备借调跟踪记录》、《“三铁'物资控制台账及登记表》、《“三铁'物资管理报表》、《物资损毁登记表》、《物资送修登记表》 *****能源有限公司 2010年6月14日