办公室工作培训讲稿：如何高质量办会

办公室工作培训讲稿：如何高质量办会

有一年，我市“两会”期间举行人大代表、政协委员党员代表大会，我以为这类会议是常规会议，就没有在会前检查会务工作。会议一开始，看到主持领导离开座位走到报告席去主持，我就慌了。原来，在主持领导面前没有摆放话筒。紧急之下，我请服务员立即把一个无线话筒放在主持领导面前。会后，我向主持领导作了认真的检讨，同时，举一反三进行整改。这件事告诉我，办会是各类办公室的最基本职能之一。从事会务工作，要在会前、会中、会后上下大功夫，以专业化水平、细而又细精神把每个会办成精品。

一、会前是关键

办会水平体现在会前、会中、会后。会前是做好会务工作的重中之重，要把更多的功夫花在会前，着力抓谋划、抓筹备。具体要做好以下几项工作：

一要精心谋划会议方案。会议方案是会议准则，是会议开始筹备的第一项工作。起草会议方案之前，要了解领导召开这次会议的意图、目标和要求。在此基础上，明确会议方案以下几个元素：

1、会议的时间和地点。时间要合理设定，方便与会人员和会务工作。如无特殊情况和要求，大型会议尽量不要安排在星期一。会议时间原则上不要与上级会议活动冲突。可提前问问上下左右：上级有没有会议安排，下级有没有非举行不可的重大集中安排，同级有没有自身已有的会议活动安排。地点一般应安排在本机关或本单位的会议室，如无特殊需要，本着节俭原则，尽量不要安排在宾馆。

2、会议的议程。会议议程要根据会议性质、内容来确定，不同的会议有不同的议程。一般来说，特大型会议如党代会、人代会、政协会及其他组织的换届大会，主要议程为预备会议、全体会议作相关报告、分组讨论审议、民主选举、闭幕式等。大型会议如各级党委的全会、综合性的年度工作会议等，主要议程为主要领导作主报告、分组讨论、会议小结等。工作总结、部署、动员的会议，主要议程为表彰颁奖（如动员部署性质的，则没有这项内容）、交流发言、主要领导讲话等。研究决策类的会议如各级党组织的常委会、各级政府的常务会议则根据提请研究审议或听取汇报的议题，确定会议议程。

3、会议的参加对象。会议对象决定着会议的方向。谁参加会议，事关政治格局变化，事关工作需要，事关政治待遇，应由会议的内容、议事规则和规模来决定。该参加的一个都不能少，不该参加的一个都不能多。谁出席、谁列席、谁旁听，要十分明确。例某地召开领导干部会议，因驻京办事处来回要化不少时间，且会议内容与驻京办事处关系不大，办公室便没有列为会议对象。事后，驻京办事处主任知道后，专门就此事写信向领导反映，办公室受到领导的批评。

4、会议的主报告人、主持人、交流发言人、主席台人员。一般一个会议一个主报告人。确需安排两个报告人的，应有主次之分，不可平分秋色，都作为主报告人。主报告人一般由机关或单位的主要领导或分管领导担任。主持人一般由班子排名第一的副职、分管领导或其他相关领导担任。交流发言人视情确定，一般控制在5人为宜，不要少于3人，也不要多于8人，如多于8人，会拉长会议时间，特殊需要除外。主席台人员根据会议性质和规模确定，党代会、人代会等特别重要且规模很大的换届大会，应是主席团成员及其他相关人员。其他会议的主席台人员或为班子成员，或为几套班子主要成员，或为党委书记、副书记、行政主要领导和分管领导，甚至有的会议就仅主要领导一人，集主报告、主持、主席台人员为一身。

5、会议筹备要求。明确会议主报告、交流发言材料、主持词、小结讲话、会议指南等文字材料的准备单位、提交时间。明确会议统筹、会场布置、后勤保障的承办单位。明确会议宣传报道的新闻单位。明确医疗卫生、应急安全等其他会务的相关责任单位。明确会务组的分工及责任人等等。

会议方案是会议筹备工作的第一步，是把会议办成精品的顶层设计，一般要由各级办公室专事会务的同志起草。会议方案不同于会议通知，总的要求是各类元素要齐全，会务要求要周到、具体、清楚、可操作，文字要简洁、干净，切实做到细致、精致。

二要做好会议协调和通知。无论是大型会议还是一般性的会议都必须明确会议的统筹协调单位。统筹协调单位是办好会议的灵魂。一些会议之所以出现这样、那样的问题，就是因为会议没有一个明确的统筹协调方。一般来说，由机关或单位主要领导参加的会议，所在的办公室要担任会议统筹协调的责任。具体工作是：1、统筹会议方案的起草。2、综合协调会议方案落实，特别是要协调好相关领导在会议中所做的事项。例某县召开农村工作会议，主持人宣布请某领导宣读表彰决定，可某领导没有在会前接到过通知，手头没有宣读文件，多亏旁边领导恰好带了一份表彰文件才救了急。3、指导检查各项会务。4、及时向领导请示汇报，解决办会过程中出现的一些问题和困难。

会议通知就是命令，容不得半点差错。如何把会议通知发下去也有时间讲究。通知下发要慎重。要把好节奏和火候，适时下发通知，如果离会议还有较长的时间，不要急于下发，可以“让子弹飞一会儿”，但也不要在会议即将召开时才匆匆下发。例某市有次召开经济工作会议，因各种原因，召开时间调整了好几次，下面的同志很有意见，损害了办公室的形象。一时不能确定会议日期，可以发预备通知，以利下面单位有所准备、合理安排。下发的通知要有报名回执。可以及时收集与会人员的信息，为会场布置、后勤保障等各项会务工作提供基础性条件。也可针对请假情况，作出准确的应对。通知要确保到位，特别是对临时性的会议通知，要再三确认，防止出现漏通知现象的出现。例某地召开电视电话会义，按要求设了分会场，与会部门领导都到了，但一个省属部门主要领导却没有到，联系对方，答复没有接到会议通知。原因是一开始打电话给对方，对方没有接。工作人员后来忘记再给他打，所以没有通知到位。

三要像绣化一样布置会场。布置会场是会务工作的重头戏，集中体现着办会的专业化水平。

1、选择合适的会场。会场室大小要适合，正好与会议规模相匹配。参加的人少，不要用过于空荡的会议室。如没有条件，要把会议室用窗帘等加以阻隔。参加的人多，要最大限度地利用空间，通过加桌椅等办法，尽量使会场容纳所有与会者。会议室功能要齐全，供水、供电、空调、音响等必要的设施要运转正常，洗手室、休息室等要完好无损。进出门开闭要正常，应急通道要顺畅。

2、精心设计会场布局。会场布局是根据会议室建筑形态，对会场的桌椅进行合理安排。我国各地各单位的会议室布局一般采取教室式、对坐式、圆桌式、长方形式、主席台式、总分式。具体应用哪一种形式作为会场布局，应从会议的主题、规模、参加对象、主席台人数出发，选择最合适的会场布局。

3、合理编排与会人员席位。编排座位图要依与会人员职务高低排列（职级不享受政治、工作待遇，不作为排列的依据）。原则上职务高的在前，低的在后，同级别的班子成员按党委、人大、政府、政协的顺序排列，同级别的部门领导按先党委部门、后政府部门、再事业单位、企业单位的顺序排列。上级、兄弟地区或单位的人员与本地本单位的同级人员共同参加会议，应按先上级后本级、先职务高后职务低的原则排列。对邀请的上级单位或兄弟单位来宾，不一定非得按职务高低来排，上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在适当位置就座。如中央考虑特殊情况，与会人员要发言、领奖、签订责任状等，应安排在靠前靠边的位置。对会议特别邀请的人士如德高望重的老同志、企业家等，在席位安排上适当靠前。领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左边，3号领导在1号领导右边。领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左边，3号领导依然在l号领导右边。席位牌要摆得适当，不能太宽太窄。有的领导太胖席位牌就会掉，准确的摆法是大拇指贴着桌沿，要拉一根线，摆齐席位牌。

4、简化会场布置。坚持庄重、严肃、简洁、朴素的原则，符合会议主题，避免奢华装饰。座位卡、文件、水杯等要整齐摆放。会场外不悬挂欢迎横幅，不摆放鲜花绿植。每个会场要提前一天完成布置工作。

四要进行会前演练和会务检查。会前演练可以发现问题，及时改进，更好地落实会议方案。会务人员应在会前提前熟悉会务工作全部内容和流程，对特大型、大型及特别重要的会议，采取多种形式进行会前演练，特别是要演练主持、讲话、发言、颁奖、签协议等环节。会务检查要按照提前一天、提前2个小时的要求进行。有句顺口溜：“领导没坐我先坐，看看位置错不错。领导没讲我先讲，听听话筒响不响”，这形象地反映了会务人员要认真检查，一个差错都不放过。会务检查的重点是：会标、灯光、空调、座位编排、文稿准备、资料及会议用品摆放、音响调试、主席台桌椅、话筒、茶杯、休息室、引导领导入场线路等易发生差错的各项细节问题。对发现的问题要及时请示汇报，及时处理解决。例某市召开人代会，大会工作人员开始以为会场经常用、灯光应没有问题，结果检查发现，电视摄像拍主席台时，画面变成了阴阳脸，原因是礼堂的主席台灯光刚改用了LED灯，检查人员及时向领导汇报，协调后勤部门，妥善解决了这个问题。

五要提前到位。习近平同志曾指出“例如召开地县重要工作会议，办公室同志要提前到位，尤其是办公室主任、会议记录人员、勤杂事务人员一定要先到场做好会前准备工作。”（注3习近平著《摆脱贫困》福建人民出版社）大型会议会务人员要提前1小时到位，办公室主任要提前半小时到位，可以避免不应有的错误。例某市召开市委理论学习组学习会，办公室主任发现领导排序错了。工作人员告诉他，有一位领导临时有急事请假，因已有与会人员入场，席位牌不好再动。主任当即边向与会人员说明情况，边与工作人员迅速调整席位，赶在主席台领导就坐前，完成了了席位调整工作，避免了一次说大不大、说小不小的错误。要抓住会前关键的三十分钟，做好以下几件事：一是再次检查各项会务工作。二是做好领导进入休息式、主席台的引导工作。三是组织与会人员有序入场、签到、就坐。四是及时处理有可能影响会议顺利进行的各类问题。五是播放会议纪律提示。

二、会中绷紧弦

会场一分钟，弦绷六十秒。会议开始，不等于会务结束。办公室会务人员必须集中精力，全力保障会议顺利进行。

一是死死盯住会场。

往往差错和事故都是在办公室会务人员以为万事大吉时发生的。因此，会务人员决不能离开会场。一般性的会议要保证至少有一名会务人员在会场，特大型会议在会场前后左右要安排四名会务人员。会务人员除了听会之外，要时刻观察会场状况，一旦有情况，及时处理。如某市召开公安工作会议，在进行大会交流发言时，主席台领导突然走了下来。因为会场没有办公室工作人员，他就走到外面，给办公室主任打电话。原来领导把修改过的讲话稿忘记在办公室了，主席台上虽有一份印刷稿，但没有他自已加的观点和例子，所以他想请会务人员把讲话稿从办公室拿来，但找不到人，只得给办公室主任打电话。主任接了领导电话后，立即派人把稿子送到领导手里，同时对没有紧盯会场的工作人员进行了批评。

二是及时处理突发事件。

天有不测风云，会有尴尬瞬间。会场经常会出现一些意想不到的事故或事件。特别是大型会议经常状况频出。作为会议工作人员要每逢大事有静气，及时处置，防止发生连锁反映，影响会议顺利进行。

例1、某市召开一个小型的汇报会。领导讲话时，周边的人可以听见，但坐在后面的人听得很吃力。原来领导的话筒没有打开。工作人员立即上前打开话筒。

例2、某区领导率党政代表团到外地考察，在参加座谈会时，办公室同志给了他一份对方出席会议的名单。区领导一看心里着急，原来对方领导的姓很冷僻，他抬眼看了下办公室同志，指指名单。办公室同志迅速反映过来，查了手机百度，立即拿来一份新的注了拼音的名单。

三是管好会议纪律。

会风影响会场气氛和会议效果。会务人员要严肃会议纪律，要提醒与会人员不要在会议进行时随便走动、不要交头接耳，不要接听手机，要制止开小差、玩手机、做挖鼻孔、抖脚等各种举止不雅的小动作。

三、会后不放松

会议结束不等于会务结束。会后工作也是把会议办成精品的重要组成部分。重点要做以下几件事：

一是高质量把关会议新闻报道。

会议新闻虽然是宣传部门和新闻单位的工作，但办公室也必须抓在手里。对会议报道的内容，要与记者及时沟通，防止该报道的没有报道，不该报道的却报道了。有些跟会记者为了赶播出时间，往往会议还没结束就带着事先准备的领导讲话稿离开了，这样领导讲的他没记录，讲话稿有的内容很可能领导没有讲，往往会议新闻会出现断章取义、张冠李戴现象，这就需要对会议报道进行必要的审核。

二要高标准撰写会议纪要。有些研究工作的会议需要形成会议纪要。办公室同志要在会议一结束就抓紧起草会议纪要，尽快把会议纪要送领导审定签发。同时要坚持事不过夜，及时讲会议记录整理出来。

三要高效率落实会议决定。该下发的会议讲话要及时下发，该上报的信息要及时上报，对于会议形成的任务举措，办公室同志要抓执行，抓督促检查。此外，还要做好会议总结工作，形成会议全部档案。