提升办文办会办事水平推动办公室工作新跨越

第一篇：提升办文办会办事水平推动办公室工作新跨越

提升办文办会办事水平推动办公室工作新跨越

办文、办会、办事是对办公室工作职能的精炼概括，办文、办会、办事的效果如何，直接影响单位的工作效率和水平。在实际工作中，必须严守‚实、细、新‛，‚准、特、精‛，‚严、活、优‛九个字的工作准则，努力推进办公室工作的规范化、制度化和科学化。

办文：坚持“实、细、新”，做到以文辅政 “办文”可以指“写文”,即撰拟文书、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收发、运转、传递等;还可以是两种意义的综合。提升办文水平，核心就是要提升处理文字工作的能力。

一要“实”。邓小平同志说过，‚实现领导最广泛的方法是用笔杆子‛。文稿是领导者行使职能、推动工作、实施决策的重要手段。协助领导做好文稿起草工作，必须要坚持实事求是的原则，扎实搞好调查研究，吃透上情、摸清下情，不能以感情替代政策，以个人好恶替代原则。撰写文稿时，要充分听取各方意见，从事物的内在联系和发展动态中去分析研究问题，在厘清事情的前因后果，摸清基本情况的基础上，使文稿充分表达领导的思想和主张，体现领导的能力和水平，增强针对性和实践性，推动工作顺利开展。二要“细”。细节体现效率，细节体现质量，细节决定成败。办文工作，从表面现象看，可能都是小事，从直接效果看，绝对都是大事。一个错别字、一个错标点都事关全局，有可能酿出大问题。从这个意义来讲，“办文工作无小事”，来不得半点马虎。一次，我们负责准备一个会议材料，文稿形成后，同志们进行了多次校对，都认为已经万无一失。印刷完成时已经是晚上十二点，第二天一早会议就要召开。领导要求再校对一遍，很多人认为没有必要，但恰恰是最后这一次发现了问题。因为印刷厂的失误，会议材料里一位重要参会人员的名字被印错了，如果第二天的会议使用这份材料，将会造成非常不利的影响。最后，同志们赶紧让印刷厂重新印刷并再次进行了校对，一直忙到凌晨五点，确保了第二天会议的顺利召开。

三要“新”。撰写文稿，借鉴是根基，消化是成长，创新才是灵魂。善于创新是提高文稿可读性的谋篇之基，是提升文稿贴近性的布局之源，是提炼文稿独特性的架构之道。打破老生常谈、墨守成规的思维定势，学会说新话、说自己的话，才能使文稿思路在延续传统中突破，使文稿语言在不失严肃中再添生气，使文稿形式在把握规律中更加生动，看起来新风盎然，读起来有滋有味。

办会：秉持“准、严、精”，质量不断提升 “会”是聚,是多人参与的事,无论“议”还是“谈”,都是把大家各自的想法、主张、意见通过聚在一起的形式统一起 来,形成一个共识。所以，办会的中心任务就是起协调作用。

一要“准”。会议通知里每一句话都必须要做到准确无误。普鲁士名将毛奇元帅在法国与普鲁士战争爆发之初，对他麾下的军官说过：‚记住，各位，任何‘可能’被误解的命令，‘一定会’被误解。‛对于我们办会来说，会议的时间、地点、人员三要素，任何一个表述含混不清，都可能会被误解，都可能会导致会议的失败。记得有一次我们秘书科的同志拟写会议通知时，参会人员里有一项是写的乡镇主要负责人。领导在审稿时就指出，乡镇主要负责人到底是指的党委主要负责人，还是指的政府主要负责人？亦或是党政主要负责人都包括在里面？拟稿的同志接受了批评，立即予以了改正。

二要“严”。我们办会的每一个步骤，都必须要严格按照领导要求，服务于领导工作的开展。通常来说，会议是了解动态、分享信息、加深联系的重要渠道，更是领导做决定、定决议、下决策的必要方式。如果我们办会的时间出现差错，或是出席会议的人员有所偏差，都会影响会议的效果，影响领导决策的贯彻执行。

三要“精”。著名表演艺术家马三立老先生有一条从艺标准，叫做‚非学不可、非会不可、非好不可，非精不可‛。这句话里所蕴含的道理，不论是对于表演，还是我们的办会工作都同样适用。会议办得是否成功，很大程度取决于我们是否做了精心的准备。只有把每一个会议都当成是自我展示 的平台，精益求精，才能保证我们的每一次办会工作都有所收获，有所突破。

办事：立足“特、活、优”，实现结果最佳 一切事务性工作都是“事”。广义地理解,“办文”、“办会”也是“办事”。所以,“事”的特点就是杂，无边无际、无尽无休、无时无刻。“办事”的核心是要认识事理,认识事理的目的在于提高办事悟性,较高的办事悟性才能使人懂事,能办事,把事情办出最佳结果。

一要“特”。做任何事情，都要找准其特点。特点找准了，切入点就有了，工作不仅主动，还能起到纲举目张、全局皆活的作用。就以信息工作举例来说，我们的信息工作在全市排名一直处于中游，难以提高。去年以来，针对信息总量少，职工撰写信息积极性不高的特点，我们构建‚大信息‛格局，通过发动机关全体年轻同志参与信息撰写、每周召开信息工作会通报信息任务完成情况、将信息工作与年终个人考核挂钩等手段，在去年年底，一举取得了信息工作小组排名第一、全市排名第三的成绩。因此，面对纷繁庞杂的事务,我们要学会找准特点,在具体事务中挖掘规律，在特殊事务中增长经验，在重大事务中提升水平，不断提升自身能力。

二要“活”。办公室工作，在坚持原则的基础上，还要做到灵活。我们既要严格按照政策和程序逐级有序开展工作，也要学会在特殊情况下和原则允许范围内一定程度的灵活应变。如根据不同情况和要求，有的事情需要急事急办，特 事特办，而有的时候需要大事化小或小事大办，等等。学会灵活做事，有时需要点悟性。但悟性不是与生俱来的，本质上是通过实践锻炼和经验积累而来的一种理解力、敏感性和敏锐度。在实践中不断砥砺磨练，在每一件事中用心思考，用心体会，办事自然越来越‚活‛。

三要“优”。党委办公室工作，要做到‚三优‛。首先是要强化学习，知识优化。主动学习，做到真学、真懂、真用，在主动适应形势中加速知识优化，努力突出‚三学‛。常用博学。要广泛学习社会科学、自然科学特别是党的创新理论和哲学等基础学科，以使自己的思想先行起来，掌握干好工作的世界观和方法论。管用专学。刻苦钻研本职业务，努力使自己成为精通本职工作的内行。通用优学。结合履职需求和遂行任务需要，学好上级文件、本级精神和相关法规制度，做到熟悉共同的、精通本职的、了解相关的，提高依法办事和依法指导的能力。其次是敬业高效，工作优质。党委办公室任务多，要求高，节奏快，这就要求机关干部不仅要有‚白加黑‛、‚五加二‛的敬业精神，还要讲究工作效率，抬高工作标准，自觉做到‚四戒‛，努力实现工作优质。一戒大事不敏。机关干部必须在领会领导意图上下功夫，力求与领导同步思考问题，提高鉴别力增强敏感性。二戒打折变通。要做到执行指示不打折扣、受领任务不讲价钱、维护纪律不搞变通。三戒守摊求稳。强化‚功在一流、过在平庸‛的进取意识，勇于开拓创新，高起点谋划、高速度推进、高 质量落实。四戒小进即满。善于找准参照系，主动跳出岗位看差距，跳出局部看全局，努力做到思想认识有新的升华，解决问题有新的成效，能力素质有新的提高，工作绩效有新的进步。最后是清正廉洁，作风优良。实现真理力量与人格力量的有机统一，是党政机关干部的魅力所在、威望所在，也是成事之基、立身之本。实践证明，党政机关干部干好工作，一靠人品，二靠水平，在很大程度上人品比水平更重要。除了要保持清醒头脑，弘扬讲团结、讲奉献、顾大局和慎初、慎独、慎微等清风正气外，还要防止和克服言行不

一、拖拉疲沓、不敢较真等不良作风，用作风上的蓬勃朝气催生形象上的昂扬锐气、浩然正气。

第二篇：如何理解办文办会办事

如何理解“办文”、“办会”、“办事”

“办文”、“办会”、“办事”是对秘书工作形式的精练概括。研究三者之间的关系,实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理,明确和突出不同的秘书工作的重心,增强对整体秘书工作的全盘认识,以便更好地贯彻秘书工作的原则,把秘书工作做好。

一、“办文”、“办会”、“办事”三者的相对独立

(一)办文

文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点。

“行文”可以指“写文”,即撰拟文书、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收发、运转、传递等;还可以是两种意义综合,甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见,办文的核心是文字工作,它的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作,有对秘书人员撰制公文的要求,有收、发公文的处理程序,有明确的行文规则,所以,“办文”具有相对独立的工作系统。

(二)办会

无论会议、会谈、还是会晤,“办会”就是办理有关的组织事务工作。

“会”是聚,是多人参与的事,无论“议”还是“谈”,都是把大家各自的想法、主张、意见能通过聚在一起的形式统一起来,形成一个共识。所以，秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。在一定的时间、一定的空间内,既有各自的畅所欲言、心情舒畅，又有共识共通、一致认识,不留遗憾。

秘书把“办会”称为“做会”。会议办得是否成功很大程度取决于秘书对会议是否做到精心策划、组织落实。必须定时、定点做好一切会务,是办会的特点。针对会议特点,秘书还应总结出会议的要素，制定会议的基本程序，并把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。这都表明“办会”的相对独立性。

(三)办事

一切事务性工作都是“事”。广义地理解,“办文”、“办会”也是“办事”。所以,“事”的特点就是杂，无边无际、无尽无休、无时无刻。面对如此纷繁庞杂的事务,秘书的关键是摸索出事理,掌握规律,举一反三,才能尽量办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求,都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的,“办事”的核心是认识事理,认识事理的目的在于提高办事悟性,较高的办事悟性才能使秘书懂事,能办事,把事情办出最佳结果。

二、“办文”、“办会”、“办事”三者的相互联系

(一)“办文”有时是通过“办会”解决的秘书所办之文,是代表组织的,即使是以领导个人或法人代表名义发文,文书的形成也需要通过领导集体的讨论认可,也有必要集思广益。围绕着“办文”,领导可以通过开会交代撰文意图,秘书通过开会领会意图,可以通过集中讨论,分析归纳办文的要领,也可以通过会议来贯彻落实文件精神。即使是文件的传递、运转,也可以通过会议来分发传达。所以,“办会”，有的时候是“办文”的另一种形式。

(二)“办会”离不开“办文”的工作

围绕着会议的筹备和组织落实,秘书要做的实际上一系列的文字工作的落实。从会议通知、会议议程表、会议手册，到决定、决议、会议记录、会议简报、会议纪要,还有典型发言、领导讲话、开幕词、闭幕词、总发言等等,每一份会议文字材料的落实,对办会的会务秘书来说,都是实实在在的“办文”。通过会议所达到的一致目标,也是要靠文书来体现和留存的。围绕会议所形成的文字材料,是组织好会议的重要工具,也是贯彻落实会议精神的重要依据,还是记录、记载会议的重要历史资料。所以,“办会”工作自始至终同“办文”工作紧密地融合在一起。

(三)“办事”在多数情况下是通过“办文”或者“办会”体现的 以文书的形式或者会议的形式来交代办事意图,这是领导经常采取的交办方式。“办文”、“办会”也经常是秘书在处理事务时采取的具体方法,特别是在一些具体问题的处理上,秘书要通过会议收集信息,广泛征求解决问题的意见建议；能过文书的形式拿出解决问题的办法。

三、全面掌握“办文”、“办会”、“办事”的原则方法

(一)“办文”、“办会”、“办事”首先体现秘书的综合职业能力

(二)“办文”、“办会”、“办事”体现秘书准确地选择处理事务方式和判断力

(三)“办文”、“办会”、“办事”的原则和方法

1、功力扎实、工作落实

“办文”、“办会”、“办事”，首先是办具体事务,秘书的事务能力必须扎实。办事浮躁,工作毛糙的秘书,什么也干不好。秘书的工作是琐碎平凡的,做好了不显眼,做不好却误大事。所以，“办文”、“办会”、“办事”的首要原则是秘书的事务工作基本功扎实,工作落到实处。

2、综合考虑、系统筹划

在扎扎实实做好具体工作的基础上,秘书要学会从全局的角度综合考虑工作安排,从全系统的工作考虑,采取哪种“办文”、“办会”、“办事”的具体方式更有利于工作。秘书选择“办文”、“办会”、“办事”具体方式的依据不仅仅是哪种方式自己熟悉或熟练,而是要从全局考虑怎样对工作更有利,效果更好,更能准确达到领导确定的目标。“办文”、“办会”、“办事”在具体实践中相互交汇、相互融合、不可分割。在完成具体工作任务,解决具体问题时, “办文”、“办会”、“办事”三者只能有所偏重,不能有所偏废。秘书的工作中一方面应当尽量采取灵活多样的形式,另一方面应当明确主要的办事方式,力求主攻成果显著。

比如开会，会务工作中有“办文”工作,也有具体的事务要办,文和事也都要办好。“办会”就有会务工作的特点,工作侧重点要放在会务上。“办会”中“办文”也重要,可以另派文笔优秀的秘书主抓会务中的文字工作,而“办会”的秘书要一心一意做好会务。来源于考试大

3、勤于总结、勇于创新

在完成领导交给的任务、承接领导交办的事情时,秘书常常在时间紧、任务重的情况下及时选择了具体的处理事务的方法。事情按这种方式办了,就不知道按另一种方式办是什么结果。这么办成功了，也许另一种方式更成功;这么办失败了,也许另一种方式不一不定失败。在实际工作中,秘书总结失败的教训比总结成功的经验更重要作用。所以勤于总结、勇于创新,并且在创新中模索更好的工作方法,是秘书在“办文”、“办会”、“办事”中取得事半功倍效果的一项重要原则。

第三篇：办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：

一、办文程序和规范

（一）收文办理程序和规范

1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。

（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。

（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

（二）发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。

4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。

5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸质公文2份；（4）word格式电子文本。

（三）注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《党政机关公文处理工作条例》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用a4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。

（四）从严控制发文数量，提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

一般公文的拟稿，24小时内完成；重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

（一）局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。

局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报；特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。

（二）向市上领导汇报工作要采取“预约制”。

各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。

（三）市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。

以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室（单位）牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。

（四）实行会议决议落实督办制。

各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

（五）对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。

凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。

（六）凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。

（七）凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。

事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。

（八）局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。

凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。

三、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。

为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。

1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加；②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加；③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。

2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。

3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。

局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。

（二）各类会议的审批

一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开；②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。

二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。

三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。

（三）会务工作组织程序和职责分工

1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。

2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责；会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。

3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。

（四）其他需要明确的问题

1、会议议题

凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。

2、电视电话会议

上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员；专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。

3、各类会议纪要

局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定；具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。

（五）控制会议数量和规模

大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开；可归口召开的会议，合并召开；可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议；专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。

（六）严肃会议纪律

为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态；②不准交头接耳；③不准随便走动；④不准迟到早退；⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。

以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。

本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。

第四篇：秘书办事、办文、办会工作：请示报告工作

秘书办事、办文、办会工作：请示报告工作

请示报告工作

请示报告是机关一项经常性工作。所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。

（一）请示报告主要形式和程序

请示报告主要分书面和口头两种形式。书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。书面报告分三种：一是工作情况报告。一项工作完成后，所向领导或上级拟写的专题报告；二是建议性报告。指的是提出意见和方案，供上级决策参考或报请上级批转有关方面执行的报告；三是检讨性报告。指本单位发生违纪问题、责任事故、失职行为、群众来信等，向上级做出的报告。

书面请示报告通常有呈批件和制式文书两种，其主要程序有三点：①定题和拟称。请示或报告的问题，要由主管首长审阅确定，以哪一级名义请示报告，就要由哪一级首长同意后再行起草。拟称时要按首长的意图表述清楚。请示和报告的问题应当区分开来，同一份公文中，不能既有请示又有报告，要么是请示要么是报告。②签发和邮寄。需要呈报上一级的请示或报告，起草后，要由主管领导审阅签发。以哪一级的名义请示和报告，就由哪一级主要领导签发。寄发时要有登记，可以采取特快专递、挂号或由保密室寄发的办法办理，不能用平信，以防丢失和泄密。请人代捎要办好登记手续，防止遗漏和遗误。③登记和留存。书面请示和报告要及时到保密室登记，并一式三份，一份上报，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以备查考。

口头请示报告适用于不是特别重要的问题或临时性、随机性的事情，拟请示报告的对象是直接首长。应把握的主要环节有四点：①事先打腹稿。对请示和报告的问题，要事先酝酿打好腹稿，力求具体详细，条理清楚，言简意明。②见面先声明。见到首长后，应先讲清是请示还是报告。比如：xx首长，我请示个问题；或xx首长，我汇报一下某项工作的完成情况。③陈述分先后。请示和报告表述的先后次序不一样。请示问题时，应先谈事

由，然后再谈意见和建议；报告情况时，应先讲事情的结果，然后再陈述事情发生的经过和处理过程。④认真作记录。向首长请示或报告工作时，要随身带着笔和本，对首长的指示，要仔细听认真记，以便及时准确地抓好落实。

（二）请示报告常遇到的问题

请示报告工作程序性很强，在实际工作中最常遇到的问题有4个：

1、程序遗漏。一项工作请示后应该进行的阶段和步骤没有进行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承办一份文电，呈报单位首长后，不注意及时把首长的指示意见及时反馈给部门领导，造成工作被动。

2、程序简化。处理某一项工作，图省事、怕麻烦，故意简化工作程序；有的凭主观经验和习惯办事，迈着锅台上坑。本该先报告主任的，却直接报告到单位首长。

3、程序异化。所谓异化，就是改变程序规定。办事情搞“变通”，该文字传阅的以口头代替；该开会研究的以传阅代替；该通知机关的却通知领导。比如对下布置工作，下达通知，本该找业务口，却直接通知下属单位的领导，给业务部门造成被动。

4、程序繁琐。简单的程序繁琐化，一般的问题复杂化。有的不论大小、份量轻重，动不动建议领导挂帅，成立小组，人为增加工作程序；有的一般性工作也要建议开会研究，要领导审批。

（三）请示报告应注意和把握的问题

俗话说：“没有规矩不成方圆。” 请示报告是一项程序性较强的工作。漏项、缺项、错项、都会影响工作质效。必须注意和把握以下几点：

1、不能拖而缓报。对大事、要事、急事要及时请示报告，需要领导了解和掌握的一般性工作，也要及时请示报告，不能拖拖拉拉，慢慢腾腾。更不能漏事、误事、错事。每个科（股）都要建立一个备忘本、一块小黑板，把需办的事情及时记下，以免遗忘。机关工作无小事，要把小事当成大事办，慢事当成急事办，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自觉做到事不过夜、案无积卷。

2、不能越级行事。对需要请示和报告的问题，不能越级行事。部门领导不在时，要想方设法联系，距离太远可通过电话，把主要精神作以陈述，得到许可后，再逐级请示报告。主任签给哪位首长就呈给哪位首长。同时签给几位首长时，先呈政工副职，再呈军事行政副职。需要政工主官定夺的最后呈政工主官，需要军事主官定夺的最后呈军事主官。牵扯到其他部门时，要先等首长批示后，再呈其他部门领导。需要常委传阅的呈批件一定不要漏人。不在位也要电话请示或回来后补阅。口头请示报告也是这个程序。按级请示报

告工作很重要，搞不好，会造成工作的被动，所以机关干部要养成按程序办、按职责办、按规矩办的严谨作风。做到有规矩的按规矩办，没规矩的按惯例办，没惯例的按首长要求办。

3、不能多变请示。所谓多变请示，就是一件事情请示一位首长不同意后，又去请示另一位首长。这样做极易造成首长之间的误解和矛盾。也有的当请示首长没有同意后，又找其它理由再行请示，这样做很容易引起首长的反感。这些都是非常忌讳的，在机关工作，一定不要动这样的心机。

4、不能有头无尾。请示工作要做到有头有腰有尾。所谓有头，就是首长的批示和答复；有腰就是工作落实的全程；有尾，就是结果和回音。一项大的任务和重点工作结束后，要将完成情况逐级报告，以便首长掌握工作落实情况。

5、不能重能轻德。机关干部不仅要有较强的业务能力，还要有高尚的道德品质。我们有些年轻同志不注意加强品德修养，在领导之间乱传话，打着领导的旗号乱办事，更有甚者模仿领导笔迹乱签字等等。要成为一名在机关呆得住、干得好、有发展的机关干部，必须坚持不断地加强品德修养。要像古人说的那样“知之非难，行之难也；行之非难，久之难也；久之非难，终之难也。”办任何事情，都要本本份份、踏踏实实、规规矩矩，不能欺上瞒下、随心所欲、先斩后奏。更不能报虚情、报假情，没办的事情说办了，正在办的事情说办完了，一定要培养说实话、报实情、办实事、重实效的思想作风和工作作风。来源:考试大-秘书资格

第五篇：办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：

一、办文程序和规范

（一）收文办理程序和规范

1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。

（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一

般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。

（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

（二）发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。

4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。

5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸介公文2份；（4）word格式电子文本。

（三）注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用A4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，左侧装订，每页26行（不含页码），每行28字，大标题采用2号方正小标宋简体，正文为3号国标仿宋字体，由部门（单位）负责人签发，必须加盖公章。公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。

（四）从严控制发文数量，提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

一般公文的拟稿，24小时内完成；重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

（一）局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报；特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。

（二）向市上领导汇报工作要采取“预约制”。各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。

（三）市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室（单位）牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。

（四）实行会议决议落实督办制。各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

（五）对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。

（六）凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。

（七）凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。

（八）局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时

传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。

三、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。

为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。

1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加；②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加；③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。

2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。

3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。

局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。

（二）各类会议的审批

一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开； ②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。

二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。

三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。

（三）会务工作组织程序和职责分工

1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。

2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责；会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。

3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。

（四）其他需要明确的问题

1、会议议题

凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。

2、电视电话会议

上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员；专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。

3、各类会议纪要

局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定；具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。

（五）控制会议数量和规模

大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开；可归口召开的会议，合并召开；可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议；专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。

（六）严肃会议纪律

为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态； ②不准交头接耳； ③不准随便走动；④不准迟到早退；⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。

以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。

二〇一〇年七月二十二日