关于加强公司办公管理的通知

第一篇：关于加强公司办公管理的通知

关于加强公司办公管理的通知

公司全体人员：

为促使公司内部人员养成良好的工作习惯和作风，规范公司人员行为，营造良好的办公环境，提高公司人员工作效率，更好地服务于市场和客户，塑造公司形象和传播公司文化，特颁布此规定。

一、适用范围：原则上适用公司全体人员，有特殊情况者，经营运人事部和总经理同意后方可灵活安排。

公司实行打卡制度，适用范围如下：

1、公司职能人员（凡不拿提成的人员为职能人员）；

2、在公司上班且未安排出差工作的业务类人员。

二、作息时间规定

（一）正常工作时间为：上午8：30—12：00，下午1：30—6：00（冬季为5：30，以营运人事部通知为准）；

双休日及国家法定节假日上班时间为：上午9：00—12：00，下午1：30—5：30（冬季为5：00）。售后服务部中午安排人员值班。

（二）公司员工实行轮休制，其他休息日按本部通知执行。各部门妥当安排，到营运人事部备案（办公室职能人员轮休名单和中午轮值名单见附件1）。

三、迟到、旷职按下列办法处理：

上班时间后15分钟内视为迟到，15分钟后视为旷职，未按规定时间下班视为早退。迟到、早退不得补请事假、病假。

迟到、早退、旷职按下列办法处理：

1、迟到、早退按普通员工30元/次；部长以上50元/次负激励；

2、旷职按300元/次负激励；

3、一月内迟到、早退三次，予按300元/次负激励；

4、一月内连续迟到、早退三次；一月内累计旷职两日；一年内累计旷职五日，均予以开除。

5、公司上下班情况总体由营运人事部负责，每人必须对打卡的真实性负责，未打卡按50元/次负激励，连续三日未打卡按300元/次负激励，代打卡按100元/人/次负激励，代打卡超过两人次按300元/人/次负激励。

6、业务类人员出差前必须事先书面或口头通知其上级并报营运人事部备案，如未及时备案者均按旷职规定处罚。

四、请假流程

所有人员请假必须书面申请；

1、临时请假（半天内）填写调休申请单（见附件），由部门主管签字，营运人事部备案即可。

2、超过半天的请假均要由请假人提前申请，填写调休申请单（见附件），由部门主管签字，交营运人事部提交MIP流程，待MIP审批流程通过后方可休息。

3、不按规定请假者均按旷职规定处罚。

4、大假期间不享受绩效工资和奖金。

五、休假的申请及审批流程如下：

1、事假的申请及审批流程（MIP流程）：

（1）事假时间≤1天者，填写“请假申请表”，部门经理签字→营运人事部归口管理备案。

（2）事假时间超过1天者，填写“请假申请表”→部门经理→营运人事部→总经理→营运人事部归口管理备案。

（3）事假工资扣除比例：基本工资/计薪日*事假天数。（4）事假期间不享受绩效工资和奖金。

2、病假的申请及审批流程：

员工因疾病（因公致残或患职业病者除外）必须治疗和休养的，凭医院证明，可以请病假。病假工资按法定标准予以支付。

病假审批流程如下：

（1）病假时间≤1天者，填写“请假申请表”→部门经理签字→营运人事部归口管理备案。

（2）病假时间超过一天者，填写 “请假申请表”→部门经理→营运人事部→总经理

→营运人事部归口管理备案，销假时必须附上医院证明或当时的医药费清单。

（3）病假工资扣除比例：基本工资的70%/计薪日*病假天数。（4）病假期间不享受绩效工资和奖金。

六、注意办公环境卫生保持。严格按照卫生值班表进行值日，保证大家有个良好的工作环境。卫生当值人员每天需提前10分钟到岗，如发现一次未打扫按50元/次负激励，一月内发两次未打扫予以100元/次负激励，并负责公司公共卫生区一周的值日。（具体办公室区域责任人划分见附件2）

七、办公设备管理办法

（一）办公设备包括：电脑，打印机，传真机，电话，办公桌椅，饮水机等

（二）办公设备实行“谁领用，谁负责”的原则；电话、电脑由领用者管理，并对电话、电脑的完好性负责（具体办公设备和使用责任人划分见附件3）；

（三）公司电话使用须知：

1、日常办公及与总部联络使用；

2、通话时注意礼节，长话短说，简明扼要，以免耗时又占线使用电话前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录；

3、接听电话时应礼貌亲切，并用如：“您好，XX公司”等有关用语；

4、当无人座位有电话时，附近人员要主动帮忙接听电话，了解电话内容，如能解决的，立刻解决；如需本座位人员才能处理的事情，代接电话人员需仔细、尽快传达，协助解决；

5、公司售后服务部人员接听电话遵从售后服务部有关顾客服务管理制度和业务规范；

6、公司任何人员严禁利用晚上加班时间打私人电话或以公事为由聊天。

八、办公用品申领办法

1、各部门每月1号提交办公用品需求计划，营运人事部汇总后统一采购。原则上办公用品每月采购一次。

2、各部门需指定专人于每周四下午4：00之后到营运人事部申领办公用品，其余时间不予受理。

九、如发现下列情况进行负激励：

1、下班后使用人的电脑及打印机不及时关闭者，负激励100元/次，一周内连续发现两

次以上者，双倍负激励；

2、发现使用办公电话打私人电话聊天，负激励50元/次，并对需支付的电话费双倍进行索赔。

3、发现对办公用品（设备）等由于使用不当、不爱惜或浪费等原因造成毁损的，按办公用品（设备）等原价的双倍进行负激励。

4、邮箱服务器上的邮件要及时清理，保持信息传递畅通，如发现因个人邮箱容量满而造成系统退信的情况，给予相应责任人20元/次的处罚。

友情提醒：“吸烟有害健康”，为了您和他人的身体健康，公共办公区域内禁止抽烟。如发现在公共办公区域内抽烟，按100元/人/次负激励。

十、结束语

1、此办法解释权归公司所有。自颁布之日起执行；

2、请全体人员共同进行监督。特此通知！

附件1：《办公室职能人员轮休名单和中午轮值名单》 附件2：《办公室区域责任人划分》 附件3：《办公设备和使用责任人划分》 附件4：《请假（调休）申请单》

二○一○年三月十二日 发：销售公司全体人员 呈：销售公司（副）总经理

第二篇：公司办公管理规定

公司作息时间及管理规定

为了加强公司管理，形成良好的公司上下班及作息时间习惯，树立良好的公司形象，特制订本管理规定。

一、总则

公司上下班及作息时间管理主要是围绕提高公司工作效率，树立良好的公司形象，从而规范员工行为，提高员工执行公司各项制度的自觉性，保证公司制度严格执行到位。

二、上下班时间问题

1、办公时间：上午9:00-12点

下午15:00-20:00点

2、服饰要求：着装整齐，讲究卫生

3、文明要求：用语文明，待人接客热情，互相支持、谦让

4、工作内容：所做工作为公司业务，不许玩手机，不许玩游戏 要按时上班不迟到不早退。

三、业务方面问题

.1、销售员应具有良好的综合素质，富有进取心、有服务精神、能吃苦、业务知 识丰富。

2、销售员要积极开拓新客户、留住老客户、促成成交、收集分析和传递市 场信息。

3、业务员跑市场时多留意市场行情，并及时的做下记录。

四、用车管理问题

1、车辆严格实行下班入库制。下班后车辆停放在指定停车场，因事不能停入指定车位的车辆应存放在相应有关规定的停放处，并锁好方向盘和门窗，搞好安全防范。

2、严禁车辆在洗车处及私人住宅区过夜，否则产生不良后果由驾驶员负责。

3、严禁将车辆私自交他人驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；外单位向我单位借车的，须经领导批准；

4、车辆进行加油需需作好记录按时登记，每月驾驶员需准确上报车辆的耗油和公里数情况,5、特殊情况用车必须经领导同意方可出车。

6、时刻要有主人翁精神，定期检查汽车的机油水位。

五、仓库管理问题

1、入库的产品必须检验合格后方可办理入库手续。保管人员应及时登记上帐，出库时同样及时做好记录。

2、所贮存产品要合理有序，防止损坏。对温度、湿度和其他条件比较敏感的物品以及易燃物品应单独存放并配备适当的防护措施，加以特殊标识，提供必要的环境条件和防火措施；

3、仓库保管人员根据产品要求定期检查库存情况；

4、仓库如出现漏雨、火灾隐患、库位不足等各种影响仓库正常使用的情况，仓库管理人员要及时向上级主管报告，其上级主管必须及时解决以避免各种事故发生

第三篇：公司办公环境卫生管理规定

公司办公环境卫生管理规定

为了建立公司办公环境卫生管理制度，明确卫生清洁工作和维护工作的责任和标准，使公司办公的环境卫生保持优美舒适、整洁有序，特制定本规定。

一、卫生管理责任划分

1．行政部为公司卫生管理的职能部门，负责全公司的环境卫生管理工作；公司其他部门员工都应当按照各自的职责，协同做好卫生工作。行政部负责监督公司办公区域的环境卫生进行日常清洁和定期保洁工作，指导公司员工的卫生包干工作，并进行检查和评比。

2．公司各部门以办公区域划分卫生责任区，按本规定有关卫生维护要求负责本部门办公区域范围内环境卫生的日常维护工作。公共区域的卫生维护工作由行政部负责。

3．公司员工以个人办公区域划分卫生责任区，按本规定有关卫生维护要求负责个人办公区域范围内环境卫生的日常维护工作。公司总裁办公区域及会议室卫生维护工作由行政部负责。

二、员工个人办公区域环境卫生维护要求

1．办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应放置整齐、美观；

2.垃圾筒应在下班前及时清理，不准堆积，对于一些易坏的物质，避免过夜发霉产生难闻气味影响办公环境，应该带离办公室；

3.网线、电线等线路保持整齐，不零乱，杜绝安全隐患；

4.个人卫生：外衣外套要按规定挂在衣柜中，不得随意挂在椅背；上班期间衣着得体，不得穿吊带衫、背心及夹脚拖鞋。

5.地毯保持洁净，若地毯弄脏，应及时上报行政部更换新地毯。6.设备、纸张要摆放整齐，因打印等产生的各种废纸、杂物要放入垃圾筐内，未用完的纸张应放回原处，不得造成浪费；

7.会议室要求会议结束后，应自觉清理好面前的杂物，放置好桌椅，恢复会议室的洁净。

8.司机负责公司绿植养护，并于每周五晚或周一早上进行地毯吸尘，每月末进行玻璃门窗清洁。

三、卫生管理工作要求

1．行政部应按本规定要求负责公司范围内的所有环境卫生清洁维护的指导和检查工作，并有责任和权利要求公司各部门、各员工遵循本规定的执行。

2．行政部定于每周不定期巡视检查公司范围内的所有环境卫生情况，发现问题及时解决并进行记录，并于每月底将本月卫生检查情况上报总裁审核。卫生检查如有较差或极差情况，应注明责任个人以及卫生不符合要求的具体情况。

五、本规定适用于公司全体正式员工、试用员工、劳务员工。

六、本规定自2017年5月17日起实施。

柘西（上海）文化传媒有限公司

行政部

第四篇：公司办公设施管理规定

公司办公设施管理规定

第一节 办公设施管理

一、办公设施分类

办公设备包括电脑、打印机、复印件、电话、传真机、服务器、空调、软件等物品。

办公家具包括办公桌椅、会议桌椅、文件柜、沙发、茶几等物品。

二、办公设施采购

1、办公设施的采购，由办公室统一购买。由各部门提出购买需求，提交办公室汇总并编制办公设施购置计划和预算，经分管经理复核、总经理同意后归口办公室购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由。

2、购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时，必须按招标方式进行。

三、办公设施的管理

1、办公设施实行编号管理，由办公室会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司简称 + 分类符号+ 代码。

①办公设备编号（TJ-OE-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器，电话，传真机等物品）。

②办公家具编号（TJ-OF-XXX；包括：办公桌椅，沙发、茶几、文件柜等物品）。

四、办公设施的异动管理

1、办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经办公室与财务部会审，由分管经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

2、办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报分管经理批准,报办公室。

3、按规定程序发生的办公设施异动，办公室应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

4、涉及办理产权登记的办公设施，由办公室负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，报分管经理批准。

六、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

七、办公室与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月15 日前，将办公设施清理情况报分管经理，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节 电脑管理

一、日常管理

1、公司办公电脑的安装、调试、维护、管理由公司办公室指定专人负责。

2、业务电脑由各业务使用人负责保管。

二、使用需求申请

1、硬件需求由使用人所在部门提出申请，费用在 1000 元以下报分管经理批准，1000 元以上报总经理批准。

2、软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送办公室做出方案，由分管经理审核，报总经理批准。重大项目按招、投标方式进行。

三、注意事项

1、公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。

2、尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。

3、上班时间不得在电脑上玩游戏，未经科室负责人批准，不得将外来盘插入电脑使用。

4、个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件，不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

四、违则

公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。

第三节 复印机管理

1、各科室复印机由各科室负责人管理。

2、复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。

3、复印资料注意节约纸张，避免浪费。

4、禁止复印与公司业务无关的资料、严禁外来人员在科室复印材料，特殊情况到行政办公室复印并予以收费，A4纸张每张1.00元

第四节 传真机管理

1、传真机由办公室负责管理，并指定专人负责公司传真接收。

2、每一份收到的传真件都要按接收的部门或个人在办公室进行编号、登记,重要传真件须复印一份在办公室存档, 原件由办公室及时通知有关部门或个人领取。

3、无关人员不准擅自翻阅甚至取拿传真件。

4、不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。

5、传真机的使用注意事项（不得把下列稿件传入传真机）：涂改液未干或稿件有涂层； 稿件有皱纹、折缝或严重卷曲； 破裂的稿件或稿件过厚； 炭纸或背面有炭的稿件。

第五节、公司电话管理规定

1、本公司电话，主要是为了方便与外界沟通，展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。除极其特殊情况下。

2、为发挥电话最大效能，节省开支，员工打电话时，用语应尽量简洁，明确，以减少通话时间。

3、电话由办公室统筹管理，使用则由各部门主管负责监督。

4、电话使用须知：把握时间，注意礼节，长话短说，简洁扼要，避免耗时又占线。使用前应对讨论，商洽事情稍加构思或略作记录。长途电话一般由部门负责人挂拨，一般人员挂拨须经部门主管允许。

5、因业务需拨打长途电话应做好电话记录，严禁打私人长途电话。违反电话使用规定，电话记录未记载或记载不实，一律做记过处分，并处50-100元罚款。

6、接听外线电话的标准用语为：“您好，！对方告之找某人时，说：“请稍等！”如不在，说：“他不在，有事我可转告或请稍后再打！”等视情况回答，原则是规范，简洁，礼貌。

第五篇：公司办公电话管理规定

办公电话管理规定

第一章 目的与现状

为更好地使用电话网络资源，特拟此规定以规范公司办公电话的操作规程。合理高效地利用电话资源，减少不必要的重复操作。

第二章 适用范围

本规定适用于集团本部及下属企业全体员工。

第三章 名词解释

3.1电话权限：分为内线、市话、国内长途、国际长途。由前到后权限依次递增，后权限包含前权限。

3.3工作周期：指申请提交到信息部至处理完成的时间。

第四章 职责

4.1信息部负责公司办公电话的安全管理和运行秩序维护。4.2 所有员工负责正确使用公司办公电话。

第五章 申请流程及操作规范

5.1电话申请

5.1.1根据工作需要由个人提出申请或由部门指定人员统一申请，填写《办公电话装机申请单》。市话：分管领导，国内长途：总经理，国际长途：董事长审批后提交至信息部。

5.1.3电话申请工作周期为七个工作日。如装机地点电信还没放线或线对不够，装机时间顺延。号码由信息部按顺序安排，两位员工共同使用一个虚拟内线，如特殊需要指定号码或单人使用一个虚拟内线，须提出申请并经有权审批人审批。

5.2移机申请：由个人提出申请或由部门指定人员统一申请，填写《办公电话移机、使用人变更申请单》，经使用部门负责人审核后报送信息部。电话在同一建筑物内的移动，工作周期为一个工作日；从一幢建筑物移动到另一幢建筑物的，工作周期为三个工作日；如因装机地点没有综合布线，必须提前十五个工作日把需求提交给信息部，1 以便安排相应的基础设施建设；为了确保电话的信号质量，一个号码一般只能在一幢建筑物内。

5.3权限变更申请：权限变小的，由个人提出申请或由部门指定人员统一申请，填写《办公电话权限更改申请单》提出申请，经使用部门负责人审核后，报信息部；若需权限变大，按5.1电话申请流程审批完后报送信息部。工作周期为一个工作日。

5.4使用者变更申请：由个人提出申请或由部门指定人员统一申请，填写《办公电话移机、使用人变更申请单》经使用部门负责人审核后送信息部。如电话权限或装机地点有变化，请参照相关的审批流程。工作周期为一个工作日。

5.5重大电话会议，需要跳送电话信号的，请提前一天由个人提出申请或由部门指定人员统一申请,填写《临时、会议电话开通申请表》经使用部门负责人审核后报送信息部。需注明要跳送的电话号码、位置及权限。

5.6员工离职时，当员工《离岗通知单》提交信息部办理信息设备移交情况确认时，信息部查看该员工电话使用情况如果是两位员工共用一个虚拟内线的，将给予保留使用。如果该离职员工独自使用该虚拟内线的，信息部该虚拟内线将做摘机处理。员工未办理离职手续离开公司的，所在部门负责人必须第一时间通知信息部。

第六章 办公电话使用规定

6.1办公电话仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情。

6.2严禁利用公司办公电话拔打私人电话、声讯台及其它与工作无关的电话。6.3员工不得私自调换公司办公电话虚拟号码。

6.4员工应自觉爱护电话设备，以便保证通讯线路的畅通。当办公电话出故障时应及时通知信息部处理。

第七章 应用表格

《办公电话装机申请单》

《办公电话移机、使用人变更申请单 》 《办公电话权限更改申请单》

《临时、会议电话开通申请表》

拟制: 审批： 生效日期：