1办公室工作人员的岗位职责及工作说明

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第一篇:1办公室工作人员的岗位职责及工作说明

综合办公室职员的岗位职责及工作说明

文员是客户进入学校的第一个接待人员,也是能让客户对学校的产生第一印象的重要人员之一。文员工作的表现直接影响着学校的形象,所以作为文员要从礼仪、素质、能力等方面不断地完善自己,认真做好本职工作。

直属部门:学校办公室

适用范围:各分校综合办公室职员(主管、文员)

基本要求:

1.品行端正,有亲和力,注重个人仪表,在工作岗位上要仪表整洁,仪容端庄,仪态大方。工作时间要精神饱满,精力集中,在客户面前,注意自己的坐、立、行走姿势。

2.具有良好的人际关系处理能力、综合协调能力、组织及公关能力;有较强的分析、解决问题能力,思路清晰,思维缜密,心细,责任心强,能独立完成学校交付的各项工作任务,并能承受较大的工作压力。

3.工作细致认真,爱岗敬业、忠诚负责,工作态度积极乐观;要热情主动地接待客户,微笑问候,敬语当先,尊重客户的意愿,对客户不得漫不经心,爱搭不理,显出无所谓的样子,尤其是对一些有特殊要求的客户,不得有不耐烦的表示。在同时接待数位客户时,应按先后次序一一受理,同时向各位打招呼致意,使其不致有被冷落感。要忙而不乱,有条有理。要讲究职业道德,注重信誉,确保质量,按规定收费,代客保密。前台办公既是服务的场所,又是接待客户的地方,一定要做到环境卫生整洁,整体布置井然有序,使客户有舒适、方便、信赖感。

4.办事认真、讲究效率,对工作程序的执行效果负责。承办文档管理、接听电话、接待咨询、收费开票、学生管理等项业务时,要做到准确、快捷、细心、周到,杜绝差错。客户如果对学校服务有不满时,文员应做耐心解释,不应置之不理。解释时说话态度要谦和,语气要委婉,是要耐心申述事情的原委,严禁转化为与客户一比高下的争辩。

5.熟练使用office办公软件及自动化设备。

6.了解本校的发展历程、基本构架、核心优势及各位老师的特点、优势,熟悉课程设置、班级安排、收费标准、新生入学流程、退费制度等相关的制度与规定,做一名专业、称职的课程顾问。

岗位职责及工作说明:

一、负责本工作区域,办公室、教室及校门前的清洁卫生。

1、每天准时上班,开窗通风,将本人工作区域,办公室、教室及校门前整理清洁、整齐(本人工作区域时刻保持良好的卫生环境)、要求明亮整洁、一尘不染;家具摆放整齐;办公桌无文件累积,文件整齐规范; 经常维护教室及厕所的卫生情况,及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。每天下班前清理本人工作区域一次。

2、每堂课后,协助老师将静物及其他物品,摆放整齐,将所有东西归位摆放好,(如:衬布、静物、画板、画架、范本、凳子等等)。

二、考勤记录(老师、学生)

按照学校考勤规章制度要求,当天的考勤当天处理,做好每周小结,统计每月考勤并交财务部做帐,留底。认真负责,实事求是,不徇私情,保证考勤准确、真实、有效。因事、因病请假前,需做好考勤交接班工作。

老师:

1、每日做好老师的考勤工作,每月月底将老师考勤统计并输入电脑,注明全勤 1

和缺勤次数,并详细注明缺勤的原因(如:迟到、早退、病假、事假、旷工等等)、注明各班主教、协教老师姓名。

学生:

2、每日做好学生的考勤工作(在考勤前把本周请假的学生名字先登记在考勤表中,并注明原因),在上课30分钟内提醒各班老师进行考勤,并统计每位学生的出勤和缺勤,并且注明相应的原因,学生两次未来上课,要提醒老师或自己直接打电话与家长联系,并注明未来上课的原因,在每月月底将学生的考勤记录输入电脑。

三、会议记录

要求准备充分,安排周全,接待周到,组织完善。

学校重要会议:

1、会议议程的拟定。

2、确定与会人员。

3、会议通知起草和发送。

4、会议文件的准备。

5、会议场所的确认及会场布置。

6、会议签到及记录。

7、与会人员的接待工作。日常工作会议:

1、检查会场环境是否干净整洁。

2、检查会议通知是否到位。

3、检查会议文件准备是否齐备。

负责有关会议的准备工作并做好记录;并且及时完成会议中各时间段的工作安排,整理会议纪要。

四、材料入库存及出库(绘画用品、教材、教学碟等)

1、每次学校新购买的材料、教材、教学碟等等,要及时入库并详细记录时间、品名、规格、数量。

2、每日学生购买的绘画材料或教材,需详细的记录下来,如未交完材料费的需在下次上课

时落实到位,并记录下来。

3、老师每日期领用的材料需详细记载(并注明材料用途)。

4、每期奖品发放都有详细的记录,并把每个班学生获奖名次及奖品名称存档,奖品发放时

间截止后,要及时的提醒各班主任老师把多余的奖品归还学校(要清点核对)。

5、每月月底最后一个星期,配合出纳、总仓库进行存货盘点,并制定出一份详细的清单和

报表(如上月库存量、出售量、老师领用数量等)。

五、负责学校资料的打印、复印(当日工作,当日完成)、管理文件,整理内部资料,并建立详细的档案。

要求:

1、流程齐全;

2、分类合理;

3、处理及时;

4、管理规范。

1、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。

2、外来文件:按顺序编号,及时送批和传递发放,并留下记录。内部文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于校长看阅。

3、外来公函、通知及文字资料:及时送交校长阅示,根据校长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。内部通知、报告:及时送交校长阅示,根据校长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

4、学校各部门(单位)送交校长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。

5、重要的和紧急的文件,须提醒校长。每天将送交校长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。

6、根据文件积累的情况,对所有的文件分类装订,及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。

7、特长班、合作学校学生的联系电话的整理,要按班级整理、存档。

8、负责学校书籍的分类,做出详细的编号和管理。老师及学生借用、归还教材和教学

课时都需要详细的登记,并归位放好,(在一定时间内还未将教材和教学碟归还的,办公室督促归还)。

9、学校原始资料的存档:

A、每次学校组织的活动相片(录像)、外出写生相片(录像)及教学相片(录像)等等资料的存档(分类存档)

B、学校所有打印的资料,办公室都要留一份存底,并按资料类型存档

C、学校所有书写(打印资料的原件)资料或文件,办公室都要保留并存档。

10、新生报名表填写完毕后,需进行检查,看是否详细登记,如学生的试课情况(提醒主教老师详细填写新生的试课情况)、指导老师、安排在哪个班级、是否交费等等,并将交完费用的学生报名表按班次存档编号,并及时把新生联系电话输入电脑和填写到学生花名册上。

附:具体见《新生报名入学流程》

六、负责学生管理工作。

幼儿园意见评价表各其他的资料,并将老师的教案和范画整理好与收集好。

1、每周将各幼儿园的考勤记录输入电脑,各幼儿园的意见评价表及幼儿优秀作业的整理及

存档。

2、把幼儿园、特长班的学生各项获奖情况和学生的积分情况整理好,并存档。

3、老师的教案及范画出入要有详细的记录。

A、定期的提醒老师将范画入库,并且把新范画按类型进行编号再存档。

B、教案及范画借出时要详细记录(借出入的姓名、时间、名称、编号、归还时间),在规

定时间内未把教案及范画交上来,办公室要及时提醒。

及时登记《工作日志》,做好学生、家长基本信息的收集、文件归档、保管整理工作,对文件数据的准确性负责。熟悉学生及家长情况,能有效地与学生、家长沟通,能及时、准确的处理各种突发事件。

熟悉各班级、各任课老师的教学情况,保证及时有效地与各老师进行沟通,合理安排学生排班、调班、上课、调课的工作。

七、负责管理办公室的电脑和电话,并做出详细的电话记录。

1、电话管理:

A、学校工作人员因工作需要可使用电话,超过出三分钟须记录,不能用学校的电话打私人电话。(每日的报名电话和其他重要电话,需当日记录下来)

B、电话铃响在三声内须接听,标准用语:“您好!黄红蓝美术学校。。再见”。在接听电话中态度须亲切、诚恳、耐心,接听电话做留言记录、讯息处理,记录、反馈信息的上传下达,有急事须与主管领导及时取得联系。

2、电脑管理:

A、爱护电脑,每日将电脑清理一次,保持整洁、干净。

B、负责学校文件的打印和复印、学校工作人员因工作需要可使用电脑,电脑不得玩游戏、上QQ等,在上班时间中不得听歌。

八、接待工作要求:

1、彬彬有礼,热情接待,笑脸相迎,茶水相待。

2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。

3、熟悉学校的教学管理各项工作及学生开班情况,做好客户服务,解答客户咨询,在不影响工作的情况下,带客户到其要求的地点。对客户询问不知的内容,主动帮助咨询相关的其它工作人员,直到问题解决,特殊情况及时向校长请示。

4、与家长、外单位客人等做到良好的沟通,不得以任何理由与家长、外单位客人发生争执,有矛盾必须及时解决。

九、安全要求:

保密要求:恪守保密原则,增加保密观念,严格按工作程序办事,不散布、传播在工作中

接触的公司资料、决策等属保密和事项。

学生安全:

根据《黄红蓝美术学校安全管理制度》的规定严格执行。对学生要有爱心,多关注学生,了解学生,在课间休息或下课回家时,要重点注意学生回家时是否有家长接。积极配合任教老师学生的安全管理工作。

学校财产安全:

A、经常检查水、电、办公用品使用情况是否正常,发现损坏或异常情况立即内上报;下班及时关闭电源、关闭门、窗等,杜绝安全隐患。

B、爱护学校的公共财产,不得私自将公物带走。

C、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率, 本着开源节流的原则督促改进用水、用电浪费现象,提倡节俭。

十、收费开票的工作规定:

1、熟悉学校有关学生收费的标准与规定,做好集中收费和日常学生收费工作。

2、严格执行先收费后开票的工作流程,检查现金收付业务是否漏单、错单、多收或少收,发现问题及时进行更正处理同时上报领导。

3、及时将现金及票据上交出纳,并且配合出纳认真核对无误后方可交接。

4、严格按照退费流程办理学生的退费工作,协调好各方面的关系。

十一、按要求做好仓库进销存数据的输入、整理、上报;现金帐目记录清楚、无误,按时交接、上报。具体操作见《黄红蓝各分校财物管理细则》。

十二、服从领导,团结同事,密切配合,与内外联络部门维持友好联系,及时办理学校领导安排其他的临时性工作。

附则

1、本制度经学校办公会议通过,校长审定后执行。

2、本制度由黄红蓝美术学校综合办公室负责解释。

3、本制度自2011年1月1日起正式实施,原相关制度同时废止

黄红蓝美术学校办公室

2010年10月10日

第二篇:办公室工作人员岗位职责

1.牢固树立全心全意为人民服务思想,热心为群众办好事、办实事。

2.协助办公室主任做好有关资料的收集、文书档案的保管工作。

3.做好来信来访和接待工作。

4.负责每年一度的报刊征订和文件的收发。

5.负责小车汽油费的领取和发放并做好登记。

6.做好全站工作人员的考勤登记。

7.完成领导交办的其他工作任务。

第三篇:办公室工作人员岗位职责

办公室主任岗位职责

一、主持办公室日常工作,组织领导办公室人员完成各项工作任务;

二、负责院务会议记录工作和重要文件公函的起草,对上级文件、信件、来电提出贯彻处理意见,负责处理群众信访;

三、协助院长负责校内、外的联络工作,做好重要会议和校外来宾的各项安排工作,协助院长管理对外合作事宜;

四、加强与院内各单位的联系、熟悉情况,以便做好院领导的参谋和助手;

五、完成学院领导交办的其他工作。

行政秘书岗位职责

一、管理印章,负责开具介绍信,证明等;

二、负责管理与学校各有关单位的联系及公用行政开支的财务报销工作;

三、负责学院办公用品的采购、管理;

四、负责各类会议的通知、安排、记录及院务会议纪要的整理工作;

五、管理公文、信函和通知等的收发登记、归档和传递,填写有关报表;

六、负责办公车辆的安排;

七、负责教职工考勤、节假日值班安排;

八、完成学院领导布置的其他工作任务。

教学秘书岗位职责

一、协助教学副院长制定教学计划,负责安排本科生课程表,处理调课、停课等事宜;

二、负责考务、成绩、论文答辩及毕业证书工作,建立和管理各种教学档案;

三、协助教学副院长安排教育(专业)实习、见习等工作;

四、负责教师、学生教材征订及试题库管理;

五、负责教学项目、教学奖励的申报和管理工作;

六、协助教学副院长做好教学质量检查和评估工作,统计核定教师本科教学工作量;

七、完成学院领导布置的其他工作任务。

科研 研究生秘书岗位职责

一、协助科研副院长做好科研项目的申报、管理工作以及研科经费的管理使用工作;

二、负责安排各类学术报告、讲座以及科研相关会议;

三、负责收集、整理重点学科、博士(硕士)点、实验室申报材料,填报相关报表;

四、负责学术论文、科研项目、科技发明的登记奖励工作;

五、安排并组织研究生招生等相关工作;

六、负责研究生日常管理工作,包括学籍、培养管理、论文答辩、学位授予等;

七、负责统计核定教师研究生工作量;

八、完成学院领导和上级部门临时交办的其他工作。

第四篇:党政办公室工作人员岗位职责

党政办公室工作人员岗位职责

办公室主任:何重兴1、2、3、主持党政办公室工作。抓好办公室人员的思想政治工作; 组织相关人员起草报告、计划、总结、决定等文字工作; 协助学校领导做好党委、行政日常管理工作,协助、督促相关人员做好保密、统计、安全、保卫、工会、卫生、计划生育等方面的工作;

4、协助组织安排学校党政工作会议、党政工联席会议等全校性会议和重大活动,并组织检查会议决议的执行情况;

5、6、了解和掌握各科室贯彻上级和党委、行政的要求、决议情况; 组织对党委会、行政会议决定事项和校领导批示的督办和催办,发现问题,提出建议;7、8、9、了解和掌握学校各部门之间的执行情况;

做好学校对外联络工作和上级机关、兄弟单位来访接待工作; 协助学校领导协调和处理地方与政府的各类关系;

10、负责党员发展、教育等事务性工作;

11、负责学校的人事工资管理,做好职称评定的前期准备工作、资料管理、材料核实、送审;做好新教师的招聘及聘后管理;做好绩效工资、加班工作的审核工作;

12、负责车辆调度管理工作;

13、负责青年党校日常事务管理工作;

14、负责全校印章管理、机要保密、介绍信管理、信息传达等工作。

办公室副主任:熊石林1、2、协助办公室主任工作;

起草校内文件、信函,向外各类报告、请示、学校党委、行政工作计划、总结;党政联席会议、党委会议、校务办公会议及重要专题会议纪要的起草工作,重要会议、大型活动学校领导讲话稿、致辞的撰稿工作;3、4、5、负责外来人员的接待、招待用餐;受理来信来访; 负责文印、宣传资料的规划和管理工作;

负责会同相关部门组织、协调全校性的大会和大型活动;负责教职工大会、党员大会等各种会议通知及会议室落实、布置等工作;6、7、8、9、做好学校各种会议室和接待场所的管理; 负责学校青年党校的日常事务管理; 负责学校校报的编审、印刷工作; 做好重大节日的宣传庆典工作;

10、完成学校领导和办公室交给的其他工作,服从学校对岗位职责的调整。

干事:彭志红1、2、3、4、5、6、负责教职工人事信息数据库的建立、核对和统计; 负责学校教职工正常晋级、调资、增资和增减编制手续; 负责办理新招教师的转正和老教职工退休手续; 负责学校教职工慰问费、奖励费等费用核算造册; 负责绩效、津补贴、加班工资造册工作;

负责提供办公室用品、招待物资的采购计划及办公用品的发放;

7、负责聘任人员计划申报汇总,临时工工资造册及聘任人员养老金的交纳等工作;

8、9、负责教职工的医疗保险交纳等工作; 负责党内统计、党费收缴等工作;

10、热情接待来访客人,及时泡茶待客。

干事:严锦文1、2、3、4、5、负责教职工考核的事务性工作,做好全校性会议的考勤工作; 按月汇总教职工值班、会议、请假等考勤情况; 协调安排全校教职工的值班工作;

负责全校评先、评优安排、布置,结果统计工作;

负责学校集体和个人荣誉获奖情况的记录,证书、奖状、奖杯的归档工作;

6、干事:郭迎华

1、负责学校党委、行政、工会、教育教学、科研及外来信息的调负责重要电话记录、传递工作。

查、收集、整理、统计、归档工作;

2、负责学校新闻、信息的报道,及时做好学校发展和教育教学活动稿件及时上传长沙教育信息网;3、4、5、协调学校网站建设,更新完善网页内容; 负责学校校报稿件的组织、收集、编审工作;

做好复印机、电脑、打印机、传真机等办公设备的使用和管理;

6、做好办公内务卫生整理,书报、杂志等的收发工作。

干事:陈育林1、2、负责老干关协日常性工作;

负责学校各类档案、资料的征集、接收、整理、编目、鉴定、归档工作;

3、4、负责学校大事记的收集、整理汇编;

完成学校领导及办公室交给的其他工作,服从学校对岗位职责的调整。

驾驶员:朱建军 罗红波1、2、3、4、负责车辆的日常维护、保养和安全行车工作; 负责办理车辆年审、保险、通行等相关手续; 做好车内外的保洁工作;

完成学校领导及办公室交给的其他工作,服从学校对岗位职责的调整。

保洁员:刘文强

1、打扫办公楼卫生间、公共走道、楼梯间、会议室、接待室的环境卫生;

2、3、负责办公室纯净水供应管理工作;

完成学校领导及办公室交给的其他工作,服从学校对岗位职责的调整。

第五篇:后勤办公室工作人员岗位职责

后勤办公室工作人员岗位职责

一、根据学校工作计划,制定总务处工作计划。

二、负责教育教学的后勤供应和保障服务。

三、负责校舍的维修和管理。

四、负责学校水、电、通讯设备的管理和维修。

五、负责学校的综合治理和安全保卫工作。

六、负责校园的绿化、美化工作。

七、为广大教职工的生活和工作提供保障服务。

八、承办领导交给的其他工作。

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