关于推行无纸化办公的探索

第一篇：关于推行无纸化办公的探索

关于推行无纸化办公的实施方案

（试行）

机关各办（所）：

为进一步节约资源，倡导低碳的办公理念，提高办公效率，经研究决定，在机关内推行无纸化办公，现将相关事项通知如下：

一、无纸化办公的实施步骤及要求

1．2011年4月3日前，各办公室完成“飞秋”交流平台的安装、注册及局域交流群的搭建。

2.2011年4月3日前，各办公室学习并熟悉“飞秋”交流平台的使用功能。

3．4月6日起开始试运行无纸化办公，各级各类上、下行公文均以电子文本形式在“飞秋”交流平台上进行传输。各办公室人员负责查看各自计算机上“飞秋”信息，并及时传达。紧急或重要信息由办公室向接收部门及负责人打电话提示。由于电脑故障,不能使用“飞秋”的部门，由党政办公室负责传达。

4．各部门需要制作文件或打印材料时，以“飞秋”平台传至“党政办”，并说明打印范围及数量。

5.上、下文件、党政办各类通知、检查通报、政策文件都在飞秋平台公告栏或共享文件中刊登，会议通知等同时在“农政通”上发布。重大临时性信息、紧急事件处理、应急通知等信息将以电话形式单独通知。

二、保障措施

1．加强领导，强化责任。建立党务副书记为第一责任人，各办公室计算机管理员为具体负责人的管理体制，切实加强对无纸化办公的组织领导。计算机管理员要担负起公文传输、网络维护、电脑管理等重要职责，在上班时间确保计算机正常开机,及时进行公文传输。党政办公室负责对各办（所）进行协调和管理工作。

2．严格要求，加强督查。各办公室负责人要认真组织，严格要求，确保无纸化办公工作有序进行。

2011年3月26日

第二篇：关于推行无纸化办公的实施方案

关于推行无纸化办公的实施方案

各单位部门：

为进一步节约资源，倡导低碳的办公理念，提高办公效率，经研究决定，公司将同步推行无纸化办公，现将无纸化办公的实施步骤及要求等相关事宜通知如下：

1、**年*月*日前，各单位部门完成qq软件安装及加入单位qq群。公司qq群名称：**，群号：**

2、各部门设立兼职无纸化办公信息联络员并上报综合部备案。

3、**年*月*日起开始试运行无纸化办公，各级各类上下文均以电子文本形式在qq群上传输。各办公室人员负责查看各自计算机上信息，并及时传达。各类文件通知分为一般、重要、紧急三个等级。每日查询时间为：10:00、15:30。各部门接收文件、通知后需确认回复：例如“已收到”“已通知”等字样。

4、涉密文件需传递或存档，需直接发给专人，文件禁止在公共聊天界面传递，通过个人聊天界面传递或qq邮箱传递。接收文件做好存档，存档目录建在非系统盘上，文件夹名称为：“无纸化办公”。各部门负责本部门电子资料的管理、备份安全责任。

5、各部门需要存档文件，按照先考虑电子文档再考虑纸质文档的方式保存。

6、不定期发布一些关于企业文化、生产技术、服务理念、培训资料、生产安全等方面的信息，请各部门认真学习。

7、个别紧急事宜将通过电话方式单独通知。

8、加强领导，强化责任。领导加强本项工作的推进和改革，管理员担负公文传输、网络维护、电脑管理、信息保存、信息安全等责任。

综 合 部

**年*月*日

第三篇：关于逐步推行无纸化办公的实施意见

关于逐步推行无纸化办公的实施意见

（征求意见稿）

各系、各部门：

为认真贯彻落实上级有关要求，打造节约型校园，改革传统的办公模式，充分发挥校园网作用，通过办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而逐步实现办公数字化，以降低行政管理成本，提高办公质量和办事效率。经研究，决定在全校逐步推行无纸化办公。现提出如下意见：

一、适用范围

除涉及保密和存档以及确需纸质媒介传递等情况外，以下办

公事项原则上均应实行无纸化办公：

1、学院和各系、部门一般文件的发布；

2、上级部门和校外一般来文的传阅；

3、学院和各系、部门会议、活动等的通知发布；

4、各系、部门呈送学院的一般工作总结、计划、报告等；

5、有关文件、文稿的起草、修改、审批等。

二、操作办法

1、除上行文（请示、报告）外，校内文件原则上一般不再以纸质文件下发，只印制少量纸质文本存档，学院和各系、各部门的各类文件（涉密除外）均通过学院校园网站发布。

2、部门之间的文件及信息传递原则上通过网上平台传递。

3、全院性重要的会议通知和周知事项，通过网上办公系统发布到各系、各部门，并可在校园网主页“通知通告”栏发布，通过手机短信提醒；各部门召集的会议、活动等的通知，一般由召集部门自行通过相关网站发布或电话通知；涉及全院或院内其他部门的会议、活动或事项，经审批同意后，可通过校园网主页“通知通告”栏发布，并可通过手机短信提醒。

4、有关文件、文稿的起草、修改、审批等，除特殊原因外，一般通过电子化流程进行。

三、实施步骤

按照上级要求，结合学院实际，计划分三个阶段实施：

第一阶段：宣传发动（9月30日前）

召开专门会议，传达贯彻学院精神。完善程序软件，做好硬

件准备。成立工作领导小组，明确专人负责，层层落实责任。

第二阶段：试运行（10月1日——12月31日）

进行专门培训，开始试运行，逐步减少纸质材料。运行期间

纸质、网上办公可同时并行。

第三阶段：全面推行无纸化办公（2012年1月开始）

熟练掌握网上办公程序，全面实现无纸化办公。

四、工作要求

1、各系、各部门要加强网络信息平台建设，深刻认识实行无纸化办公对节约办公费用、提高工作效率、建设节约型校园的重要意义，高度重视并积极配合推进无纸化办公工作。

2、实行无纸化办公主要依托校园网络系统进行，网络中心要进一步加强校园网建设的管理、服务和维护工作，确保校园网络安全稳定，特别是学校主页的健康运行。要组织人员对各系、各部门进行培训学习，帮助其尽快熟练掌握网上办公系统的运作。

3、确需纸质文档传输的文件，要规范发文规格和发文程序，明确以学校或职能处室名义制发公文的使用范围，规范文件格式和公文版头，切实提高学院办文质量。

4、党委办公室（院长办公室）要进一步完善文件、文稿的起草、修改、审批、签发以及传递、存档等工作程序，加强督查督办，提高工作效率。

5、各系、各部门应明确专人负责，每个工作日16：00点前

查看学校主页“通知通告”和网上信息平台的信息并及时处理有关事项，避免贻误工作。

五、组织领导

为确保工作的顺利开展，学院成立无纸化办公工作领导小组，孙京家任组长，贾军任副组长，各系、各部门主要负责人为成员。领导小组下设办公室，孙雪梅兼任办公室主任，张艳玲、吴士锋、徐庆富、徐红等为成员，切实做好协调、监督、检查等工作。

二○一一年九月一日

第四篇：无纸化办公

推广无纸化办公带来的便捷

1.有效地提高了工作效率

提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主

要的出发点。而现代企业规模日益扩大，管理者与被管理者之间的沟通协作愈加困难，而借住办公自动化系统软件，通过网络传输等方式，企业的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等，都可以向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力。同时，运用电脑进行操作后，文件的存档、查找等更加方便，快捷，从而大大地提高了工作效率。

2.更好地体现了绿色环保

无纸化办公除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，“绿色环保”也是企业采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公，在不知不觉中纸质文件大量减少。既节约了使用纸张以及打印、装订等相关费用，又符合国家提倡的绿色环保政策。

据此，有人对无纸化办公提出相当乐观的预测。认为不出多少年，纸张将被彻底“扫下办公桌”，代之以经济高效的数字化网络办公新模式；有人进行了大胆的测算，宣称这场史无前例的办公革命每年将从电锯下拯救出大量用于造纸的树木，从而为全球植被保护做出巨大的贡献

二、推广无纸化办公面临的阻力

1.对办公自动化系统的理解差别很大

较传统的办公形式而言，“无纸化办公”有两个突出的优点：节省能耗、方便快捷。不过，此形式虽然被提出了很多年，但要真正做到“无纸化”还是比较困难的。办公自动化的核心问题是如何提高日常办公效率的问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管

理、人事管理等等，都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。

而以上提到的种种日常工作，每个企业之间都有不同的管理办法与工

作流程，即工作标准不统一的问题。所以办公自动化系统不会像财务软件

一样很容易得到推广，主要是财务系统有国家的政策和标准支持，有比较

规范的做法可遵循，而目前办公自动化系统还做不到。

2.使用人员的思想意识还需提高

“无纸化办公”还需要员工有良好的意识去执行，这一点也是比较难坚

持得。另外，现代化办公环境对公司员工整体素质要求较高，至少能够熟

练地操作相关设备、设施，才能确保整个工作流程的顺畅。

还有，过分依赖机器存储信息、资料不免会遭受意外因素的影响，比

如电脑病毒、机器故障、人为盗用等情况的发生。无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有

一定的权威性，是真实可信的。人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且

不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点：

同电脑屏幕相比，对于印或写在纸上的内容，即使在照明条件很差的情况

下，我们也能看得比较清楚，我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。

同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流

露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信

息。

可信息化带来的便利却更多，例如：信息共享的优点，使你无论在何 地，只要能连上互联网就能办公，网上办公已得到人们的认同。还有新一

代的办公自动化系统提供了处理各个环节的相关知识，确保每一个使用者，都能够随时随地根据需要，向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在

办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能

力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。

3.办公自动化技术也需要不断创新

在办公自动化系统的应用过程中，一些技术的应用也会推动其发展。

其中一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善，像网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络广播等等。

目前在多数企业中电子文档还无法完全取代纸质文件，许多上传下达的请示、批复、通知等公文都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性，有效性。因为网络技术以及电子产品的不断更新，导致电子文档的安全性成为使用者最担心的事情。

因此，如何使办公自动化系统形成的电子文档即具备纸质公文的严肃性，又能够保证办公自动化系统的系统安全、及时更新是推广无纸化办公的一个重大课题。

办公无纸化软件的现状及需求

办公无纸化软件是办公自动化系统的核心，在某种意义上决定了办公自动化系统的成败。

办公无纸化软件通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。

工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。

协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。

知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的办公自动化系统往往以办公无纸化软件为核心，在现代以工作流为核心的企业办公自动化系统中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。

行政办公：一般在企业办公自动化系统中包括了企业日常行政办公的常用流程，如公告发布、任务指派、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。

在人类步入信息化社会的今天，办公自动化的时代也已全面到来。随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。那么，中小企业就需要一种适应自身规模和流程的办公自无纸化软件来完善自己的办公自动化系统。

为新时代下的政务办公提供易用、好用的无纸化办公系统，实现降低工作压力，提升工作效率的目的，-----系统是为党政机关及事业单位的办公信息上传下达、信息采集汇总等需求提供的电子政务办公管理系统，可以将领导班子、相关部门及下属单位等相互相联，实现公 文、通知、公告、请示的上传下达，实现基层数据的采集与汇总，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，逐步将党政机关的日常办公 管理规范化、标准化、科学化。

运用流转技术，实现对文件实体在网络上的传递，并通过定义接收者的先后顺序，实现审批流转路径的定制功能。以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索，实现 符合企业行政要求的审批结构体系，达到“审批自动化”的目的，从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费，提高审批的工作效率

行政机关、企事业单位，常对内对外发布公文、新闻、公告、通知，以前是通过打印、粘贴，流动性弱、影响小、受众面窄。用无纸化办公可以通过计算机、网络，将这些信息传递到各自工作人员或员工电脑上。企业当前传真都是传统的传真机，纸张，油墨，电费，机器维修保养费，员工时间等都是企业的成本开支，社会在进步，创新和符合潮流，实用的产品是社会的主流，使用无纸传真管理系统已经是社会的趋势。

可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义，各用户便可在网络中对文件进行亲笔圈阅、批 注和签名，从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存，并可进 行打印输出。

领导办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效，比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。

无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，实现办公自动化，并进行远程办公或在家办公。

无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力。其具体效果有四个方面:

加快信息流通

领 导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及 时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。

规范办公流程

建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单位充满活力，促进单位持续发展，使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

提高办事效率

有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行效率和力度。

节能降耗

第一个就是节能降耗。全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字，在纸张背后的能源消耗，更是一个追寻可持续发展所必须关注的问题。优化管理流程

一张纸呈现的不单是物质能源上的消耗，在其背后还有为这一张纸而进行的琐细工作，为此付出的宝贵时间。无纸化办公在技术允许的情况下，可以简化工作环节，节省办公成本，提高办公效率。

第五篇：无纸化办公的重要性

1、对办公自动化系统的理解差别很大

在很多人眼里，办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件，实现纸面作业计算机化。实际上有这样思想的大有人在，殊不知办公自动化大有学问，涉及到行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，办公自动化的应用已成为企业管理现代化的标志之一。

办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，甚至库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等等，都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。

前面我们提到的标准问题，即办公自动化系统包括哪些内容，大家众说纷纭，没有固定的说法。这样就导致了软件公司通常的做法：先把办公自动化系统根据自己的想法赋予一些简单的功能，形成一个框架，企业有需求的时候，再加上企业使用人员提出的功能需求，进行定制开发。这样的结果是企业提啥，软件公司就开发啥，尽量满足企业的需求。虽然看起来是以客户为中心，实际上这其中存在很多问题。例如办公自动化系统应该渗透很多新的管理思想，例如协作办公、知识管理、客户关系管理等等，不要成为手工作业的翻版。如果只是按照客户的要求去做，没有一套好的管理思想去指导企业的办公管理，称不上好的办公自动化，对双方都没有好处。对于软件公司而言，开发的难度加大了，不易推广；对于企业而言不能借助办公自动化系统来提升管理，得益相对降低。所以办公自动化系统不会像财务软件一样很容易得到推广，主要是财务系统有国家的政策和标准支持，有比较规范的做法可遵循，目前办公自动化系统还做不到。

2、领导和使用人员的思想意识还需提高

无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的，领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示。人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点：同电脑屏幕相比，对于印或写在纸上的内容，即使在照明条件很差的情况下，我们也能看得比较清楚，我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。

这只是一些人留恋纸张的想法，可信息化带来的便利却更多更多，是原来利用纸张的方式无法比拟的。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。特别是通过ASP的方式实施办公自动化系统，也不需要在企业内部的网络上再安装复杂的应用程序软件，只需要在ASP服务提供商取得相应的用户名和密码就可以分配给自己的员工来使用网络办公室中的人和功能了。还有第三代办公自动化系统在第二代的基础上，提供了处理各个环节的相关知识，确保每一个使用者，都能够随时随地根据需要，向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。

也有很多使用人员不愿意使用办公自动化系统的原因很简单，就是系统要求输入很多原始数据、信息，大家的工作量要加大，特别是涉及到一些部门和个人利益的数据，大家潜意识中就不愿意公开。所以在系统的推行过程中会存在一些阻力，特别是项目要有一把手的参与，这儿提出的一把手不仅仅是企业的一把手，还应包括各部门的负责人。

3、办公自动化技术也需要不断创新

在办公自动化系统的应用过程中，一些技术的应用也会推动其发展。很多领导提到的一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善，像网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络广播等等。

举个例子来说：在应用计算机实现文件批签流转过程中，当用户都在计算机上批签修改文件时，如何保留不同用户的修改痕迹，是用户十分关心的问题。在手工批签时，不同人有不同的笔迹，因此很容易识别，但在计算机上修改编辑文件，要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是：对每个人修改过的文件都做一个拷贝，然后比较2个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观，也不符合用户平常的工作习惯，而且由于要保存多个拷贝，严重浪费空间。有些系统自己编写一个编辑软件，用户在编辑软件中起草和修改文件，但因为使用的编辑软件是自己设计编制的，与OA系统能够无缝紧密地连接，所以不同用户修改的痕迹可以较方便地显示。虽然这种方法比较灵活，但自己编写的编辑软件在功能上很难与主流字处理软件（Microsoft Word、WPS Office等）相比。另一方面，如果最终用户已经熟悉了某个商用字处理软件的操作，很难再接受其他编辑软件。

相信这些问题，大家都已经看到了，并且一些公司已经有了很好的解决办法。可在目前的应用过程中还存在你有的技术，我没有；我有的技术你没有。导致了很多办公自动化软件公司的水平参差不齐，不能合作利用对方的优势，特别是在我们身边很多中小型的软件公司不能充分合作，经常出现恶性竞争，导致双方都得不到长足发展。

4、与其他系统的集成必将成为瓶颈

在企业工作的人们都知道，一般除了办公自动化系统，企业信息化还有很多内容，例如财务系统、生产管理系统、进销存管理系统、人力资源管理系统、CAD、CAPP等等。目前企业的应用现状是：由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系，导致大量的重复劳动，也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性无法保证，个人、部门之间难于进行信息共享，领导也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的，即使想集成也存在很多难度，特别是数据库不统一造成集成难度增加，更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。目前中国具有信息系统的绝大部分企业都存在这样的现象。

“信息孤岛”的问题已经严重地阻碍了企业信息化建设的整体进程，使企业进行新一轮投入时，瞻前顾后，难于决断。而解决“信息孤岛”的问题的关键不仅仅是软件方面的技术，更重要的是在企业的流程管理和相关技术的标准化等方面。所以在企业实施办公自动化系统前就要做好规范的整体规划，不要想通过“接口”把分散的系统连接起来。原先孤立分散开发的应用系统不可能通过大量的接口将它们简单地连接起来，而必须通过重新进行统一规划和构思，建立起一种整体性信息系统模型，才有可能实现系统集成。