关于做好2014届毕业生档案转寄工作的通知

第一篇：关于做好2014届毕业生档案转寄工作的通知

各学院：

毕业生档案是有关单位甄选人才的重要依据，在毕业生办理社会保险、职称评定、出具相关证明时，仍具有不可替代的作用。为确保2014届毕业生档案转寄工作质量，为毕业生提供及时、高效的调档及查询服务，现将有关事项通知如下。

一、毕业生档案转寄地址确认

1、毕业生本人一定要与用人单位明确人事档案管理的部门，在协议书、录取通知书或调档函上如实填写档案接收单位全称、联系人（根据单位要求决定是否填写）、联系电话、详细地址及邮编，及时交送所在学院，统一录入《毕业生档案转寄登记表》（EXCEL格式），于毕业生离校后5个工作日内将《毕业生档案转寄信息登记表》电子及纸质文档送学生处，学生处将按照登记表内档案寄发信息转寄档案，考研毕业生调档函（或录取通知书复印件）由学院留存。

2、升学的毕业生，如招生单位不发放调档函，请以录取通知书复印件办理相关手续，在复印件上注明档案转寄信息。如招生单位需在邮寄信封上标注信息，请在《毕业生档案转寄信息登记表》内注明。

3、待就业毕业生，档案接收单位和地址按照毕业生派遣要求填写。

二、寄发方式确认

学生档案原则上不允许自带，一般通过EMS、机要或派专人呈送。如学生本人或接收单位要求以机要方式寄送，请在《毕业生档案转寄信息登记表》内注明，否则由学校自行安排寄发方式。

三、毕业生档案内容归集

1、毕业生离校后，学校各有关部门才能形成完整的档案材料，档案材料归集只能在毕业生离校后完成，具体材料必须完整有效（材料清单见，《档案目录》）。

2、考取研究生的毕业生，请提前与招生单位联系，建议寄档截止日期至2014年7月4日后，对未能调整寄发日期的，所在学院可提前归集已有档案材料送至学生科寄发，余下档案材料再另行安排补寄。

四、档案寄发结果查询

学校在毕业生离校后两周左右组织寄出毕业生档案，请毕业生务必在离校后4个月内，联系档案接收单位，查询档案寄达情况，超过4个月将无法提供查询。档案寄发信息将在校园网发布。如有异议请咨询学生科，联系电话：0550-6733989。

附件：

1、毕业生档案转寄地址填写注意事项

2、学生处

2014年4月

14日

附1：

毕业生档案转寄地址填写注意事项

一、档案邮寄地址的分类

1、党政机关国家公务员等。由所属县及县以上组织人事部门接收管理。

2、解放军、武警部队等。由部队团以上组织部门接收。

3、文教卫（公立中小学除外）、设计科研等事业单位及原事业单位改制的股份制集团公司。一般由这些单位的人事部门接收，或由其指定人事代理机构接收。

4、国企、国营股份制改造企业、国营股份制上市公司。一般设独立人事部门，可接收管理档案，部分企业因特殊情况由上一级单位人事部门接收。

5、民营私企。原则上不管理档案，但规模较大或著名上市公司可接收档案，或由他们转交至相应人事代理机构；绝大部分规模较小私企没有接收管理档案的职能，一般委托当地人事代理机构。

6、中外合资、外商独资。中外合资企业一般由中方出资方人事部门接收或委托当地人事代理机构接收管理；外商独资多为委托当地人事代理机构接收管理。

二、档案邮寄地址的写法

1、规范写法

（1）有接收档案权限的党政军等国家机关单位、企业、公司，如国有大型企业、国有大型公司，邮寄地址规范：X省X市（县）X区X路X号X单位（全称）人事处或人力资源部。

（2）无接收档案权限的企业、公司，如外企、合资公司、私营公司、一般公司，乡镇一级单位、企业、工厂、公司等单位，邮寄地址规范：X省X市（县）X区X路X号X人才交流服务中心或X省高校毕业生就业指导服务中心。

（3）考上研究生的毕业生档案邮寄地址规范：X省X市X路X号X研究所（全称）人事处（或人教处）；X省X市X路X号X大学X学院党委（或研招办）。

（4）有的毕业生档案由毕业生工作单位的上级单位接收管理，如 X中学、X派出所、X工厂、X分公司、X邮政所、X地质队、X勘测队、X油田等，档案邮寄地址规范：X省X市（县）X区X路X号X单位（其上级单位全称）人事处（科）。如：安徽省蚌埠市龙子湖区教育局人事科收；安徽省蚌埠市龙子湖区公安分局干部科收；安徽省蚌埠市龙子湖区中国移动蚌埠分公司人力资源部收。

以上为毕业生档案转寄地址的常规写法，为了保证档案安全、准确转寄，建议毕业生一定提前与用人单位沟通，明确正确的转寄地址。

2、几种错误的写法

（1）单位不能写简称。如:“马鞍山钢铁公司”不能写成“马钢”。

（2）不能用邮政信箱或街道门牌号码代替收取档案单位名称。如：X省X市X路X号信箱（没有具体单位）人事处收。

（3）收件单位不清、书写格式混乱。如：安徽省 蚌埠市 滁州市 人才中心。

（4）省级市级单位不清。如：安徽省合肥市（要区分是安徽省还是合肥市的人才中心）人才中心。

第二篇：档案转寄申请书（范文模版）

档案转寄申请书

本人_____，男，身份证号：_______________，系中XXX 20XX届毕业生。因在外地工作不能亲自回校，特申请委托____以____的方式将我的个人档案转寄至______________，对于受托方在我授权范围内签署的所有文件我均认可，委托期限为本人档案转移的所有手续办理完毕为止。

档案接收单位名称： 档案转寄详细地址： 联系电话： 邮编：

申 请 人：

联系电话：

20xx年xx月xx日

第三篇：关于做好2015届毕业生档案整理工作的通知

2015届毕业生档案办理通知及安排

各教学单位：

毕业生档案是现代企业考察毕业生、接收毕业生的重要依据，将直接影响毕业生参加工作后的转正定级、职称评定等，为切实做到对毕业生最负责任，确保毕业生档案整理工作的有序开展，现将有关事宜说明如下：

一、毕业生档案内容

1、高招录取档案

6、社会实践鉴定表

2、录取通知书（副联）

7、奖惩材料

3、体检表

8、成绩单

4、军训鉴定表

9、毕业生登记表

5、学年鉴定表

10、就业报到证副联

二、填写要求

1、高招录取档案：如无录取档案，由学院学籍专管员到档案馆复印审批表，并加盖学生工作处章。

2、体检表：由学院提供，校医院盖章。

3、军训表：由学院提供，学生处盖章。

4、学年鉴定表：由学院提供（毕业当年不必填写）； 学生处盖章。

5、成绩单：由教务处提供，教务处盖章。

6、实习鉴定表：原件。

7、评优登记表：原件。

8、高校毕业生登记表：

（1）封面填写时间：2015年5月10日；（2）照片：1寸免冠彩照（蓝底）；

（3）本人学历及社会经历：从小学至大学，四个阶段；

（4）自我鉴定：主要包括思想、学习及社会实践三个方面；

第四篇：关于输入毕业生档案转寄地址的注意事项

关于输入毕业生档案转寄地址的注意事项

为了搞好毕业生档案转递工作，确保毕业生档案准确、顺利地转入用人单位，在报档案转递地址时请注意如下事项：

一、收档单位地址一栏请输入《就业协议书》中的<档案转寄详细地址>中的地址，输入格式，如：

（1）、XX省XX市XX路(街)XX号及收档单位全称

收档单位地址及单位名称：江苏省吴江市江陵南路82号：吴江市人才服务中心 收档部门：人事代理部

收档单位邮编：215200

（2）、收档单位地址及单位名称：广东省广州市工业大道中广纸路40号：广州

造纸股份有限公司

收档部门：人力资源部(人事处)

收档单位邮编：510000

（3）、收档单位地址及单位名称：湖北省武汉市武昌珞珈山武汉大学收档部门：土木建筑工程学院学工处焦丽老师

收档单位邮编：430072

三、毕业生档案采用两种方式转递：

1、特快传递（ESM）；

2、通过邮政局采用机要方式转递，机要转递收件单位必须是县级以上国营企、事业单位或人才交流中心。私企或外企不能接收机要文件，寄出去也会退回，到这些单位就业的毕业生请与用人单位联系准确的存放档案地址，以免影响报到。

四、特快传递和机要转递查询期限为一年，毕业生可根据自己所填的收档单位在期限内查询自己的档案是否收到，过期不办理查询，也可以通过校园网查询档案去向(网址：http:///)。

毕业生档案转寄名单数据请在6月10日前交学生档案室。

第五篇：关于做好2012届毕业生档案整理工作的通知8

关于做好2012届毕业生档案整理工作的通知

各教学单位：

毕业生档案是现代企业考察毕业生、接收毕业生的重要依据，将直接影响毕业生日后的转正定级、职称评定等，为切实做到对毕业生的最负责任，确保毕业生档案整理工作的有序开展，现将有关事宜说明如下：

一、毕业生档案内容

1、高招录取档案

2、体检表

3、军训表

4、学年鉴定表

5、成绩单

6、实习鉴定表

7、评优登记表

8、高等学校毕业生登记表

9、荣誉证书复印件、奖学金证书复印件

10、就业报到证副联

二、填写要求

1、高招录取档案：如无录取档案，由学院学籍专管员到档案馆复印审批表，并加盖学生工作处章。

2、体检表：由学院提供，校医院盖章。

3、军训表：由学院提供，学生处盖章。

4、学年鉴定表：由学院提供，毕业当年不必填写；学生处盖章。

5、成绩单：由教务处提供，教务处盖章。

6、实习鉴定表：原件。

7、评优登记表：原件。

8、高校毕业生登记表：

（1）封面填写时间：2012年5月10日；

（2）照片：2寸免冠彩照（蓝底）；

（3）本人学历及社会经历：从小学至大学，四个阶段；

（4）自我鉴定：主要包括思想、学习及社会实践三个方面；

（5）班组鉴定填写时间：2012年5月20日；

（6）学校组织意见填写时间：2012年5月25日。

9、荣誉证书、奖学金证书：复印件。

10、报到证副联：由就业办提供。

11、毕业生档案袋封面：

档案号：学号；

编号1：高招录取档案（件数1）；

编号2：高校登记表（件数

1、页数8）；

编号3：成绩单（件数

1、页数1）；

编号4：军训表（件数

1、页数1）；

编号5：体检表（件数

1、页数2）；

编号6：学年鉴定表（一学年为1件3页）；

编号7：评优登记表（根据学生实际情况确定）；

编号8：实习鉴定表（根据学生实际情况确定）；

编号9：荣誉证书复印件、奖学金证书复印件（根据学生实际情况确定）；

12、学籍卡：毕业生档案内不包含此项内容，仅需上交至学生处事务办。

（1）以专业为单位按学号排列整理；

（2）只要在学校学习满一年或一年以上的，无论是否毕业均要整理学籍卡；

（3）照片：一寸免冠正面照片（蓝底）；

（4）学籍卡题头：需填写所学专业全称；

（5）学习经历：从小学、初中、高中、大学按顺序填写；

（6）学校名称：黄河科技学院，不能填写“黄科大”、“黄科院”等字样；

（7）奖学金情况：按获奖时间顺序填写；

（8）处分情况：如实填写，无处分记录的填写“无” ；

（9）操行评定总分：仅保留一位小数点。

备注：毕业生档案内各类表格要求统一使用黑色中性笔，用正楷字体填写，字迹工整（建议各班统一填写）。毕业生档案袋封面1-6项名称必须盖对应的项目章，7-9项无获奖或实习情况不须盖章。

三、时间安排

1、军训表、学年鉴定表盖章时间

3月12日信息工程学院、外语学院、体育学院

3月13日商贸学院、工学院

3月14日艺术设计学院、医学院、国际学院

3月15日音乐学院、新闻传播学院

2、高等学校毕业生登记表盖章时间

4月23日信息工程学院、外语学院、体育学院

4月24日商贸学院、工学院

4月25日艺术设计学院、医学院、国际学院

4月26日音乐学院、新闻传播学院

3、学籍卡上交时间

6月11日信息工程学院、外语学院、体育学院

6月12日商贸学院、工学院

6月13日艺术设计学院、医学院、国际学院

6月14日音乐学院、新闻传播学院

4、档案合并时间（另行通知）

四、有关要求

1、高度重视。毕业生档案涉及到毕业生的切身利益，各学院要高度重视本次毕业生档案整理工作，安排专人负责。

2、认真填写。各学院毕业班辅导员要按照通知内各项要求，认真组织毕业生填写档案内的各类表格，确保毕业生档案整理工作的有序开展。

3、按时完成。请各教学单位严格按照通知要求的时间，完成各项工作内容，并于2月15日下午五点前至学生处事务办公室王志荣老师处领取高校毕业生登记表及档案袋。

联系人：王志荣

联系电话：68787425

学生处

2012年2月13日