公司行政文员档案管理的工作流程和规范（5篇材料）

第一篇：公司行政文员档案管理的工作流程和规范

公司行政文员档案管理的工作流程和规范

（一）立卷归档

1、文书档案

档案员将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

2、会计档案

财务部按照规定整理会计档案——将整理完毕的会计档案移交公司档案室——双方填写档案移交登记表——档案入库——由会计将会计档案分类上架并管理会计档案柜的钥匙。

3、仪器档案

各部门购进万元以上的设备，由相关科室将设备的资料交公司档案室---双方填写档案移交登记表——档案入库。

（二）借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案员填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人到公司档案室持单位介绍信申请借阅档案审批单——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——档案室填写归还日期。

3、查阅会议记录

查阅人到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——分管领导签字批准——档案员负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——必须在档案室查阅，不得外借，不准复印。

4、查阅各类档案（行政类、会计类、工程类等）

相关科室人员书面申请查阅(不能超越批准查阅的范围)——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负责查找——借阅人填写借阅档案登记薄——档案室填写归还日期。

（三）鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——向分管领导汇报——档案鉴定小组（由公司领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——分管领导签字批准——总裁签字批准——档案员到指定地点2人以上监销——档案员办理销毁清册——档案室归档。

第二篇：档案管理工作规范

档案管理工作规范

一、工作事项

1、档案材料收集、鉴别、分类、归档、立卷整理工作。

2、档案查阅工作。

3、档案转递工作。

4、档案安全、保护、保密工作。

5、档案整理工作。

6、档案材料清理、清退工作。

二、工作权限

1、保管好档案，为有关部门提供档案资料信息。

2、负责办理档案的查阅和转递。

3、经分管领导批准，按有关规定要求承办外借档案。

4、经分管领导批准，按有关规定要求承办档案材料销毁。

三、工作标准

1、坚持原则、严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

2、采取多种形式，全面、及时地做好材料的收集工作，认真、细致地做好鉴别、归档、整理工作。

3、遵守保密制度和阅档规定，严格查阅、利用手续，为前来查阅的同志提供优质服务。

4、根据档案保管、保护的规定，做好档案的“六防”措施，发现问题及时解决。

四、工作程序

（一）干部人事档案整理工作程序

1、对收集的材料进行鉴别、编号、归档。

2、档案的整理

①材料分类；②编“类页号”；③抄写档案目录；④填写工资变动表；⑤对不符和规定的材料进行技术加工；⑥装订；⑦校对；⑧验收；⑨编写索引号；⑩放入档案橱。

（二）文书档案整理工作程序

1、材料收集、鉴别、分类。

2、文书档案材料整理

①编写页号；②抄写卷内目录；③技术加工；④装订；⑤验收；⑥编写目录号、归档号；⑦装入档案盒；⑧放入档案橱。

（三）档案查、借阅程序

1、查阅人须持单位介绍信或档案查阅审批表。

2、经档案管理人员审查并符合规定，办理阅档登记。

3、按名单提取档案。

4、查阅人在阅档室进行查阅。如果需抄写档案内容，须经档案管理人员同意。

5、因特殊情况需借阅档案的，由借档单位写出申请，经分管局长同意后，办理有关借阅手续。

6、查、借阅完后，档案管理人员对所查、借阅的档案进行审查，确认无误后，放回原处。

（四）干部人事档案转递工作程序

1、转入档案。①因工作调动转入的档案，由干部科提供档案，并办理交接手续；②新参加工作的大中专毕业生档案，转正定级后，由人才市场档案管理人员转交局档案室，办理交接手续。③填写转入档案登记表；④对转入的人事档案，按规定整理后，编写索引号，放入档案橱。

2、转出档案。①因工作调动需转出的干部人事档案，由干部科提供名单，并在档案室办理提档手续；② 提拔副局（科）级以上职务人员的档案，按市委组织部提供名单提取档案，填写《干部人事档案转递通知单》，连同档案一并交组织部；③档案管理人员在索引上用红笔注明档案转出时间、转往单位；④填写转出档案登记表；⑤档案回执收到后，贴在存根上，长期保存。

（五）文书档案转递工作程序

根据档案局的统一安排，经局领导批准，办理入馆事宜。①按要求对入馆档案进行审查、整理；②打印卷内目录、全宗目录；③入馆文书档案验收；④档案移交；⑤办理交接手续。

第三篇：档案管理工作规范

档案管理工作规范

档案管理制度

一、为规范国欣总会营销中心档案管理，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围，计划、人事档案、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理由各部门办公室人员管理负责。

四、相关档案管理人的职责：保证部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.在档案资料归档期，由档案负责人分别向各负责人收集应该归档的原始资料及相关合同。各主管部门经理应积极配合与支持。

2、凡应该及时归档的资料，由档案管理人负责及时归档、整理。

六、资料的分类与归档

1.档案资料的分类依据资料的相关类型执行。

2.公司档案资料的归档应及时准确，确保无损坏丢失

3．档案管理者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.非经允许不得随意销毁。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员及相关责任人确认后销毁。

第四篇：档案管理工作流程

合作市社会保险业务档案

建档工作流程

合作市人力资源与社会保障局为加强社会保险业务档案管理，确保社会保险业务档案的完整、准确、系统和有效利用，社会保险业务档案建档工作大致分为以下9个步骤：

第一步：确定文件材料的收集范围和划分保管期限

1、收集范围：社保机构档案收集范围主要是在社保机构办理养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险过程中，直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。

2、划分保管期限：社保业务档案的保管期限定为永久、定期两种，定期又分为10年、30年、50年、100年4类。

第二步：分类与组卷

1、分类：将归档文件按其险种结合管理方式分为九大类，即社会保险管理类（GL）、社会保险费征缴类(ZJ)、养老保险待遇类（YL）、失业保险待遇类(SB)、医疗保险待遇类(YB)、工伤保险待遇类(GS)、生育保险待遇类(SY)、社会保险业务统计报表类(TJ)、社会保险稽核监管(JH)。

2、组卷与排列：各种社保材料的组卷与排列，具体按照《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》办理。

第三步：装订及折叠

1、社保业务文件材料按“卷”装订。按办理业务环节流程中形成的文件材料依次排列装订。

2、去除铁质订书钉，不符合要求的纸张进行裱糊，不符合要求字迹进行复制，以文件左边线和下边线为基准，在距左边线1.5厘米、距上下边线4.5厘米处等分3孔，用棉线装订，在背面打结，要求结实、平整、美观。

第四步：编文件页码

给每“卷”归档文件材料编完整的页码。有文字和图表的页面算一页，页码编在右上角（背面有文字的编在左上角）。

第五步：编制档号

档号是有次序地固定档案的位置，便于档案的保管、检索、统计和利用。

档号编制的要求和方法：

编档号要根据全宗内社保业务档案分类有关的代字、代号确定档号的结构，其档号结构如下：

社保业务档案档号：全宗号－类别－－期限－案卷号

第六步：编制检索工具

社保业务档案的著录，使用计算机文件档案管理系统“案卷级档案管理”模块著录以下内容：

案卷题名、编制单位、案卷时间、页管期限、目录号、案卷号、全宗号、档号。

第七步：标注案卷皮

1、案卷皮封面的填写：档号：全宗号—类别——保管期限—案卷号。

2、案卷题名：既案卷标题

3、归卷单位：填写立档单位全称或规范简称。

4、起止日期：填写本卷档案文件形成的最早日期和最后日期。

5、“保管期限”填写本卷档案所划定的保管期限。

第八步：填写备考表

备考表：本卷情况说明（如文件缺损、修改、补充、复制、移出、销毁等情况），立卷人、立卷时间、检查人、检查人时间。

第九步：装盒（同一、同一类别、同一保管期限若干个卷可装入一盒中）

1、社会保险业务档案盒正面在案卷题名粘贴处粘贴案卷题名。

2、盒脊填写：、保管期限、类别、案卷号（大流水号）、盒号（大流水号）。

2013年3月9日

第五篇：档案管理工作流程

人事档案管理工作流程

人事档案是公司机密文件之一，妥善保管好人事档案能为公司高层提供准确的人力资源基础信息，同时又充分体现公司尊重人才、重视人才的核心思想，为确保档案管理工作严格、有序地进行，特制定本程序。公司人事档案的资料收集、增加、调阅及消毁均按本程序执行。

一 制作个人档案

个人档案由两个封套组成，外套是一个A4的挂快捞，内夹是米黄色硬纸夹，内夹中由各色分页纸分成六大类，每位新员工入职时所填写履历表，及其身份证、计生证、学历证书的复印件各一份，连同新员工入职通知书以附表<<存档标准>>的顺序依次整理，装订成档案。填写<<档案整理记录表>>并对已收齐的资料对应栏中打“√”。

二 个人档案的存放

所有个人档案应有序地存放在档案室的档案柜中，档案柜的号码与特定部门相对应，个人档案则按工号顺序存放在相应部门柜号的档案柜中。存放时先登记好<<档案索引卡>>，然后将档案夹按工号顺序由小至大，由内至外有序地放入相应的档案柜中。

三 资料变更

档案管理员在员工发生考核评估、部门内岗位异动、薪资调整等事项时，要及时将考核表异动单等的存根联放入档案中，并同时在封面的<<人事异动跟踪卡>>上反映；员工受到各种表彰或处罚时，档案管理员在接到相应的书面材料时及时归档，并在封面上填写<<奖惩记录汇总卡>>；遇员工发生个人资料变更时，也需同时填写<<个人资料变更跟踪卡>>。

四 保证员工人事档案材料齐全

如员工初次提供资料不完全，档案管理员也应按制作档案程序及时入档，但需定时（每周一次）按档案整理记录表中所缺项目向员工追索，登记并汇报最新情况。

五 人事档案的转移

员工发生部门之间的工作调动时，档案管理员将调动单归档后把该员工的档案由原部门调放至新部门所属档案柜中，并填写新部门的档案索引卡，旧部门索引卡中注明重新放置后的位置。

六 员工离职档案处理

员工离职后，档案管理员将离职执行单并其个人签字的收据一并放入其档案，由原档案柜抽出放置到相应的离职档案柜中，同时及时填写索引卡，注明档案放置地方及原因。七 确保人事档案完整性、正确性

档案管理员不定时随机抽选十份左右档案交由组内同事检查，以便发现错误及时改正。

八 借调档案规程

档案管理员要有高度的责任心，对档案管理做到耐心、细致、正确，遇有其他同事借调档案时，参阅CHIP－PAD－2002－0003号内部通告，其制定了人事档案管理的权限，如超出调阅权限则不以外借，如在权限之中，在借调档案时填写档案借阅登记表，并由借调人签字。每周日除集团主席外，任何人不得借调档案。

九 做好档案统计情况

档案管理员要清楚地知道人事档案的数量，统计人事档案材料的收集补充情况。

档案索引卡放在指定位置，统一管理，组内各人员都有义务小心保管。

附：本程序所涉及的几个表格解释 人事档案由两个封套组成，外套是一个A4的挂快捞，内夹是黄色硬纸夹，档案内由各色分页纸分成六大类，人事资料须按分类的规定装订入内夹中。档案整理记录表：

表中明确了制作整理档案所需的材料，其中履历表、身份证复印件、计生证复印件、健康证、评估表、转正通知、合同、培训跟踪表是制作整理档案的必须材料，对于履历表、身份证、计生证要严格审核其真实性。存档标准制订

规定了档案的制作顺序，公司的人事档案分为五大栏，制作档案的材料相应按顺序放入相关栏目内，在有相同类型的资料时，以离现时时间最近的放最上面，并且在该标准制订中强调了档案内所必要的档案材料。人事异动跟踪卡个人资料变更跟踪卡奖惩记录汇总卡

其三卡是粘贴于档案黄页封面内的跟踪卡，它正确及时地反映员工在职时间所发生的任何调薪异动奖惩事项，从员工入职起，员工的各种人事异动都在提供档案材料时相应在其三表中正确填写，做到表内所反映的信息和档案内材料相一致。

未尽事宜，请各同事提出改进建议，我们会做得更好。