公司行政文员工作流程内容

第一篇：公司行政文员工作流程内容

公司行政文员工作流程内容

一、接听电话

1、听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；

2、听话时先问候，并自报公司、部门。标准语：“您好，鸿泰门窗！”或“您好，这里是鸿泰门窗！”(注意声音和表情)

3、对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。

①咨询业务：先生（小姐），关于这方面情况，让我们公司X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

②联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

③找人：先生（小姐），您找的XX先生名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司XX先生的电话，询问转接与否。）

④对政府部来电且不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人（通话简明扼要，不应长时间占线）；

4、结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

附：

1、已知相关的人员现在不在办公室时，标准回话：“对不起，XX先生暂时不在办公室，请问有什么事情我可以转告吗？在不了解对方的动机、目的时，不随便传话，更不在未授权的情况下说出指定被访者/受话人的行踪或将被访者/受查电话号码话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。

2、如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，标准回话:“有什么可以帮到您的吗？”通过与他/她对话了解来电者的目的。如果是一般性的推销电话，标准回话:“对不起，XX先生外出了，您需要我转达什么信息吗？”

3、如果来电者拨错了号码，标准回话:“对不起，您是不是打错了呢？这里是鸿泰门窗”。如果有必要你还可以告诉来电者“这里的号码是0755-897477754、在向被访者转达来访时，应告诉来访者的姓名。

二、接待拜访客户

保持前台环境干净整洁，会议室的报刊书籍的完好无损，保证饮水机时刻有水，一次性水杯充足。接待来访者时候，避免让来访者自己进入办公区域，而是要遵循公司内部接洽者到会客区迎接；

1、起立——有访客来时，立即起立，目光直视来访者并点头微笑致意；

2、问询——语气轻柔：“您好，请问您找哪一位？“请问您是哪家公司？请问贵姓？”“是否有预约？”，3、安排接待——

了解拜访原因，给予正确接待

（1）如果是总经理预约的客人来访，可询问“请问贵姓，请问是哪家公司？”，确认对方的身份的确是预

约后，通知总经理后方可引领到总经理办公室人；如果没有预约，请来访者稍等，立即帮其联系，如果总经理同意来访，引领来访者入座，并倒水给客人，如果不同意来访，委婉拒绝。

（2）如果客户来访办理业务，给予引导在接待区，联系要找的相关人员；如果来访者要找的同事让其去

会议室或展厅等候，前台应该带来访者去会议室或展厅，（如果是夏天，要打开风扇或空调，注意风扇的风量不要太大，空调设置到26度，风速为小），为来访者倒水后礼貌的离开。

（3）如果来访者要找的人不在，根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人；如果如不需要，委婉告

知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。

（4）如果是面试者，引导填写简历，简单介绍公司及应聘岗位基本情况后，通知用人部门给予及时面试。

（5）如果是快递人员，给予签收，邮件即时送给收件人

（6）如果是推销人员，问清原因，给予引导接待或者回绝。

4、送客——客人离开时，要起身送客，礼貌用语：“您慢走”。

三、前台日常工作

1、负责把当日报纸放在报架上，将旧报纸放指定地点。

2、负责提醒和纠正雨伞架上雨具的摆放（特别注意下雨天）

3、负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起，放在指定位置，以备它用。

4、管理饮水机的开户，并随时注意一次性水杯数量。

5、公司电脑、打印机、传真机等文印设备，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。

6、负责鱼池中水质及观赏鱼的喂养。

7、负责公司所有花卉的养护，如有枯枝黄叶或营养不良及时通知花卉养殖人员。

8、协助行政经理对公司清洁阿妈的工作检查，对死角及易脏区域做重点排查，并及时与清洁阿姨沟通清理改正。

9、责公司前台的卫生清理及桌面摆放，并保持整洁干净。

四、考勤的制作

1、每日上班后做好各部门的考勤抽查。

2、每月3日前将各部门考勤打印后交各部门确认、签字、回收。

3、每月月初10日前将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、旷工、签卡、迟到、出差、转正人员的详细标注，交行政经理审核。

4、每月月初13日前将上月宿舍人员及水电费扣款计算完成，厨房就餐人员及餐数统计完成交行政经理审核。

5、每月15日前必须将各部门考勤、水电费、餐费统计完成交财务制作工资。

五、人事处理

1、协助行政经理对各部门补充人员的招聘。（按招聘流程）

2、新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理，并交行政经理审核（严格按照入职及离职程序及相关责任人签字程序）。

3、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。

4、全厂人员档案的建立与管制。（电脑化）

5、对试用人员之试工情况及考勤跟进。

6、协助行政经理对全公司人事异动工作。（转正/升职/调动/降职等手续之办理）

7、协助行政经理对全公司奖惩手续之办理。

8、负责对各类资料进行签收，整理并分类归档。（公司内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理）。

9、负责发放每月各部门转正员工《转正申请表》至各部门负责人，并于每月15日前回收，交至行政经理处。

10、负责对转正人员的劳动合同签订，如遇不愿签合同人员第一时间上报行政经理处理。

11、协助行政经理对员工仪容仪表、工作纪律进行日常监督。

12、协调行政经理对各部门员工进行各类培训。

13、负责对公司易耗品进行归类与盘点，每月初统计上月购用情况，并上报行政经理。

14、其它违反公司制度或上级安排的其它工作任务。

六、后勤处理

1、负责为公司管理层名片制作。

2、协助行政经理对宿舍卫生检查与评比。

3、协助行政经理对饭堂伙食进行跟进，并适当做出调整。

4、公司日用品的采购（提出列出清单交行政经理审核）。

5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。

6、及时处理好客户的投诉问题。

7、协助行政经理对各部门提交《维修申请单》进行安排与跟踪。

第二篇：行政部文员工作内容

行政部文员工作内容

行政部文员具备的条件和要求

一、学历：中专以上文化程度；

二、工作经验：有文件管理工作经验；

三、应具备的知识：1、文秘知识；2、文件管理知识；3、会做账表；

四、具有强烈的责任心与团队意识；

行政部文员工作内容

一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；

二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；

三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理；

四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；

五、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；

六、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；

七、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；

八、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；

九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制；

十、完成部门经理临时交办的相关任务。

第三篇：行政文员岗位工作内容

全鑫实业行政文员工作内容简述：

1.负责劳动年检的资料准备及相关单位接洽工作；

2.负责办理员工的入职和离职手续，代表公司与职员签订劳动合同；

3管理员工人事档案；

4.内部培训安排，收集整理培训后的反馈；

5.管理并维护人力资源数据库；

6.负责员工招聘及员工甄选工作，含第一轮面试；

7.负责绩效考核数据的整理与统计（洪河站）；

8负责员工社保购买与福利发放；

9.与内外部的相关部门的沟通协调工作；

10办理公司内部相关行业资质申报；

11、负责公司内部信息的的传达与追踪；

12.为租赁业务部制作商务函件；

13.负责会议论的通知、准备、接待、及现场临时出现的协调工作；

14、负责月刊稿件征集、排版、编辑、发放；

15、负责内外部宣传资料收集、制作与发放；

16、负责办公环境的维护与全部办公室杂物的定期清理；

17、负责的各类活动的组织与筹备，包括旅游、聚餐、年终团拜会等；参与处理员工纠纷（含工伤纠纷）及慰问，看望生病员工；

18、管理公司礼品，负责客户礼品的发放。

19、管理公司重要文件资料及车辆资料。

20、解决突发事件和上级临时交办的任务；

2013年拟新增工作内容

1.负责中层以下人员全面招聘工作，参与高层招聘基础工作。

2.负责各事业部绩效考核实施与统计。

3.负责成功日志推进与核实。

4.负责公司文化建设推进、企业品牌宣传，包括易友每期100本的分配与赠送情况。

5.负责培训的通知与基本准备。

第四篇：行政文员工作内容

2007.6-2008.8哈轴集团河南销售有限公司

一、在主任领导下，处理日常工作

二、起草工作计划、总结报告、会议记要、专题材料和各类文件。

三、负责总公司文件资料的收发、登记、编号、校对、传阅、归档、立卷、保管等工作；

四、负责档案、印鉴管理及利用借阅文件资料，遵守保密制度，办理借阅手续，作到不丢失、不泄密。

五、总公司印鉴不经领导批准不得擅自使用每次使用要登记备查，要有经办人、批准人签字。

六、负责门面房的管理，租金、水电费的的催交及合同签订工作；

七、负责信息收集，投诉电话登记记录、整理工作；

八、完成领导交办的其它工作。

九、承办公文函电并记载。

十、接待来访，提供咨询。

部门名称：企业管理办公室

直接上级：总经理

部门性质：总经理行政指挥的办事机构

管理权限：受总经理委托，行使协调各部门工作，对公司日常办公秩序、行政文书的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。

管理职能：负责对办公秩序、行政文秘的过程实行管理、监督、协调的专职管理部门，对所承担的工作负责。

主要职责：

1.坚决服从总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向总经理负责；

2.严格遵守公司规章制度,认真履行其工作职责；

3.协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；

4.负责汇总公司综合性资料，草拟公司总结、工作计划和其它综合性文稿，及时撰写总经理发言稿和其他以公司名义发言文稿审核工作；

5.及时收集和了解各部门的工作动态，协助总经理直辖市地各部门之间有关的业务工作，掌握全公司主要活动情况，编写公司大事记；

6.根据公司领导意见，负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，按择写会议纪要，并检查督促会议决议的贯彻实施；

7.负责公司行政文书的处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务指导；

8.负责公司的印鉴、文印的管理和信件的收发以及报刊订阅、分发工作；

9.协助参与公司发展规划的拟定经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；

10.负责组织公司通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；

11.组织公司投资项目的洽谈、调研、立项报批、工程招投标、开工、竣工、预算、决算等有关工作，及时编制项目计划和项目进度统计报表，认真做好项目的监督管理工作；

12.负责组织全公司员工大会工作。开展总结评比和表彰活动；

13.负责做好公司来宾的接待安排，做好重要会议的组织、会务工作；

14.负责公司对上级主管部门联系，公司有关法律咨询和联系工作；

15.负责做好公司的宣传报导工作；

16.完成公司领导交办的其他工作任务。

17.负责办公用具的发放和制度考核。

第五篇：工程部文员工作内容及流程

工程部文员工作流程

1、每日负责整理办公室办公工具，负责办公室清洁卫生的管理。

2、接收各部门上报维修单，并根据维修项目告知相关人员进行维修，并跟进维修情况。

3、负责部门文案工作，做好文案资料的整理归档工作。

4、每月28日前向人事部上交部门办公用品请购单。

5、每月1号日向人事部上交上月考勤表及本月排班表。

6、各类表格如排班表、请购单、报损单等可到总仓领取。

7、办公室纸巾可到总仓领取。

8、各类合同、文件房在文件柜（文件、档案）柜，各类表格、办公文具放在（各类报表）

柜，最下一层柜中放置各种说明书。

9、各类图纸放置在图纸柜中。

10、每周一要上交州工作计划及上周工作总结到人事部，要打印版，表格样板在电脑F盘“工程部）文件夹中（周工作总结及计划）文件夹中。

11、各类电子图纸在电脑F盘“工程部）文件夹中“图”文件夹中。

12、加班申请表部门领导、人事部、总经理签字。

13、考勤表加上大夜天数一号前交给人事部

14、每天叫A班强电工作人员报余电量。表格样板在电脑F盘“工程部”文件夹中（余电量）