档案管理保存制度

第一篇：档案管理保存制度

居民健康档案管理制度

1、加强档案的收集、管理工作，有效地保护和利用档案。健康档案要采用统一表格，在内容上要具备完整性、逻辑性、正确性、指导性和规范化。

2.公共卫生科要建立专人、专室、专柜保存居民健康档案，居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保居民健康档案安全。居民健康档案要按编号顺序摆放，指定专人保管，转诊、借用必须登记，用后及时收回放于原处，逐步实现档案微机化管理。

3、为保证居民的隐私权，未经准许不得随意查阅和外借。在病人转诊时，只写转诊单，提供有关数据资料，只有在十分必要时，才把原始的健康档案转交给会诊医生。

4、健康档案要求定期整理，动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用健康档案，每月进行一次更新、增补内容及档案分析，对辖区卫生状况进行全面评估，并总结报告保存。

5、居民健康档案存放处要做到“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作。

6.达到保管期限的居民健康档案，销毁时应严格执行相关程序和办法，禁止擅自销毁。

档案的保管制度

1、居民建档率要符合市卫生局的要求。设立健康档案资料室，以户为单位，一人一档的准则为家庭和居民建立健康档案。

2、健康档案要集中档案室保管，按行政村名和编号顺序存放，档案专柜存放，保持整齐、美观和规范有序，逐渐实行计算机化管理。

3、居民健康档案应由全科医师负责填写，责任医生要对健康档案进行按照65岁以老人、儿童、孕产妇、慢性病人及重性精神病人等进行分类专册登记，档案盒要设目录和分类信息登记。

4、定期开展随访工作，按疾病分期随访病人，结合参加合作医疗农村居民和育龄已婚妇女每年一次的健康体检，以及儿童防备接种和体检、孕产妇系统管理和常见妇女病检查、临床诊断治疗、职业体检和健康随访服务等资料内容，及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。,5、资料管理人员及责任医师，应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。

6、对借阅档案要及时登记，督促完整归还。

居民健康档案信息管理制度

一、加强信息化建设，及时准确收集、整理、统计、分析管理相关信息，鼓励利用计算机管理健康档案。

二、公共卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册、报表及其他相关资料。按要求上报的各种统计数据和信息，不得拒报、迟报、虚报、瞒报、伪造或篡改。

三、建立健全居民健康档案信息登记、统计制度，做好统计汇编，遵守各种信息资料的保密制度。计算机化健康档案，要在技术上加强用户权限和密码管理设计，使所有操作和使用者在获得认可后，才能登陆。

四、根据统计指标，定期分析工作效率、工作质量，及时总结经验、发现问题、改进工作。

五、逐步健全网络信息系统，做好数据录入及整理工作。

六、严格执行计算机操作规范，定期对计算机进行保养、维护及数据备份。

居民健康档案室岗位责任制度

一、负责健康档案文本保管，资料微机输入，保持微机内的记录与文本记录一致，并做到同步更新及动态变更，管理有序。

二、居民健康档案应由专人保管，应保证居民信息资料的完整性与可利用性。

三、非档案资料管理人员，不得随意翻阅已经建好的各种档案资料。未经档案资料管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案资料。凡非本人管辖区居民的诊疗情况应及时反馈给辖区责任医生，以便纳入该居民本人的健康档案；凡居民因大病转上级医院住院时应随带健康档案，出院后继续交回建档机构责任医生保管并及时将本次住院概况记入档案。

四、责任医生是辖区内居民健康档案建档的第一责任人。对填写健康档案的责任医生应进行培训。按统一的规范来描述记录，内容要真实可靠；符合逻辑，不得随意涂改。如有改动，责任医生必须签字，以示负责。做到字迹清晰，格式规范统一。

五、对各科室(站)查阅、使用电子版健康档案设置不同层级的使用权限，保证信息安全。调阅或更新档案必须有登记。

六、熟练运用各种卫生服务管理软件，保证信息渠道通畅，每月有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。做好信息的开发利用工作。

第二篇：材料保存、保管制度

材料保存、保管制度

施工现场材料保存、保管制度

一、目的

材料管理与进度控制、成本控制和质量控制相互制约、相辅相成。为更好地利用资源，节约开支，杜绝浪费，特制定如下规定

二、适用范围

本制度适用于施工现场原材料管理及采购

三、权责

权力与责任明确到人，有利于管理

四、内容

（1）、仓库储存材料在统一规则、划线定位、统一分类编号的基础上，必须做到：合理堆码，物资堆码要合理、牢固、定量、整齐、节约和方便。五五摆放，采用五或五的倍数的堆码方法。按照不同形状、体积、重要程度，大的五五成方，矮的五五成堆，小的五五成包（捆），物品带眼的五五成串，堆成各式各样的垛形。达到横看成行，竖看成线，左右对齐，方方定量，过目成数，整齐美观的五五要求。材料保管中，造成丢失的，由材料保管员赔偿。

（2）、对材料仓库必须及时检查，有否渗漏，特别是易受潮产品，更要及时检查，掌握保质期时间，易燃易爆仓库，必须严禁烟火，确保安全。

（3）、做到日清、月结、季盘点，年终清仓。材料盘点要求达到“三清”即质量清、数量清、帐卡清；“三有”即盈亏有原因、事故损失有报告、调整帐卡有根据；“保证四对口”即帐、卡、物、资金对口。

五、几项主要材料的验收保管 1.水泥 A.验收：（1）车到现场时，材料人员须及时（无特殊情况应在10分钟内）到场进行验收。

（2）核对凭证。以出厂质量保证书为凭（如无，不验收），验查单据上水泥品种、强度等级与水泥袋上印的标志是否一致，不一致的应分开码放，待进一步查清；检查水泥出厂日期是否超出规定时间，超过的要另行处理；遇有两个单位同时到货的，应详细验收，分别码放，防止品种不同而混杂使用。

（3）上车清点一遍，并与随车码单核对无误后，允许卸车。（4）旁站监督卸车入库，码垛整齐（每垛10袋）后，再逐袋分别清点一遍。

（5）对每车包装水泥进行重量抽磅（每袋重50+1kg），破袋的要灌袋记数并过磅。

（6）以上各步骤均点验无误，即由仓管员电脑制单（或填制验收入库单），且验收签字手续须齐全。

（7）随即进行“待检”标识，并通知试验员取样送检。B.保管

（1）水泥一般应入库保管。仓库地坪要高出室外地面20-30㎝，与四周墙面要有防潮措施，并离墙至少10㎝堆放，码垛时一般码放10包，最高不得超过12包。不同品种、强度等级和日期要分开码放，并挂牌标识。

（2）特殊情况，水泥需在露天临时存放时，必须有足够的遮垫措施。做到防水、防潮。

（3）水泥的储存时间不能太长，出厂后超过三个月未用的水泥，要及时抽样检查，经化验后按重新确定的强度等级使用。（4）水泥应避免与石灰、石膏以及其它易于飞扬的粒状材料同存，以防混杂影响质量。包装如有损坏，应及时更换以避免散失。

（5）水泥库房要经常保持清洁，落地灰及时清理、收集、灌装，并应另行收存使用。根据使用情况安排好进料和发料衔接，每批之间应留出通道，严格遵守先进先发原则，防止发生长时间不动的死角。

2.砂、石料 A.验收

（1）车到现场时，材料人员须及时（无特殊情况应在10分钟内）到场进行验收。

（2）检验随车码单，核对车牌号，并上车对质量进行初验，一般先目测： 砂：颗粒坚硬洁净，一般要求中粗砂，细砂除特殊需用外，一般不用。粘土、泥灰、粉末等不超过3%-5%。

石：颗粒级配应理想，粒形以近似立方块的为好。针片状颗粒不得超过25%，在大于C30混凝土中，不得超过15%。并填写《外观检验记录表》。

（3）目测外观质量后，二位验收人员须将车内砂石铲平整，用备好的钢筋计量尺，在车箱内至少三点不同的部位，进行垂直检尺，并按车箱内径进行长、宽检尺，且要进行复检，计算体积，在卸车后，应检查车箱内是否方直（正），有无凹凸部位。

（4）质量手续、外观、数量检尺计算无误后，即由仓管员电脑制单（填制验收入库单），且验收签字手续须齐全。

（5）随即进行标识，并通知试验员取样送检。

B.保管（1）按现场平面布置图，一般应集中堆放在搅拌机和砂浆机旁的料场，应尽可能使料场地面硬化，并砌筑至少50CM高度的围墙。避免与其它垃圾、杂物混杂，防止脏物污水。

（2）堆放要成堆，避免成片，以防人踏、车辗造成损失。（3）平时须经常清理归堆，分规格堆放，并督促班组清底使用。3.砖

A.验收（1）车到现场时，材料人员须及时（无特殊情况应在10分钟内），到场进行验收。

（2）验查质保书、合格证等是否符合要求。并将车箱打开作外观验收： 外观检查砖的外形、颜色及声音。砖的外形要方正，尺寸正确、棱角整齐，不得有弯曲和杂质造成凹凸，颜色要纯正，不得有绣色、焦黑色的过火砖，或淡黄色、敲之哑的欠火砖。

（3）将车上码放整齐的砖进行清点一遍，并与随车码单核对无误后，旁站监督卸车、定量码垛，再清点一遍。

（4）以上各步骤均点验无误后，即由仓管员电脑制单（或填制验收入库单）。（5）随即进行标识，并通知试验员取样送检。

B.保管（1）按现场平面布置图，一般应码放于垂直运输设备附近便于起吊。基础墙、低层墙的砖可沿墙周围码放。不同品种规格的砖应分开码放整齐。

（2）堆垛按体积大小，定量成丁、定量成垛。垛与垛之间留出间隔，便于收发、盘点数量。

（3）堆放地基面应坚实平整、易排水，避免倒塌。（4）使用中注意清底，用一垛清一垛，断砖要充分利用。4.钢材

A.验收（1）车到现场，材料人员须及时(无特殊情况应在10分钟内)到场进行验收,必要时项目部应提前通知采购人员监督验收。

（2）检验随车码单、质检报告。

（3）质量外观验收：由验收人员，通过眼看、手摸或使用简单工具，如钢刷等，检查钢材表面是否有缺陷，其具体鉴别方法参见国家标准相关规定。并填写《外观检验记录表》。

（4）数量验收：线材验收须由验收人员随车过重车磅和空车磅。磅差量须在国标允许范围内,以商检磅（或标准计量合格磅站）为准。

圆钢、螺纹钢、型钢、管材验收：须有验收人员分别对同一批钢材进行点件（根）检尺理论换算计量。用游标卡尺量出直径，必须符合国家规定或合同要求，超出规范一律拒收；验收人员清点数与随车码单须吻合。

（5）所送材料必须是合同所指定的品牌，质保书必须与炉牌号一致，方可签收。

（5）以上各步骤均点验无误后，即由仓管员电脑制单（或填制验收入库单）。（6）随即进行“待检”标识，并通知试验员取样送检。B.保管

（1）堆放场地应坚实平整、干燥、不积水、清除污物。

（2）分清品种、规格、材质，不混淆、标识清楚（分规格堆放）。（3）钢材中优质钢材、小规格钢材，如镀锌板、镀锌管、薄壁电线管等，入库棚保管，若条件不允许，只能露天存放时，应做好苫垫，简易围护。

5.木材 A.验收（1）车到现场时，材料人员须及时（无特殊情况应在10分钟内），到场进行验收。

（2）验查木材是否符合要求。并将木材验收：（3）将车上码放整齐的木材是进行清点一遍，并与随车码单核对无误后，旁站监督卸车、定量卸载，再清点一遍。

（4）以上各步骤均点验无误后，即由仓管员电脑制单（或填制验收入库单）。B.保管

（1）堆放场地应坚实平整、干燥、不积水、清除污物。（2）分清木材长短按图纸有序堆放（分规格堆放）。

第三篇：材料保存、保管制度

材料保存、保管制度

1、保管员每天上下班前，要检查库房、库区周围是否有不安全因素存在，门窗、锁是否完好，如有异常应采取必要措施，并及时向项目经理及保卫部门汇报。

2、在禁止烟火的地段和库区内严禁明火及吸烟，作好对入库人员宣传教育、监督。

3、对易燃、易爆、有毒、有害物品，设专库单独存放并严格支领制度，消除不安全的因素，防止意外事故的发生。

4、保管员应保证库区内消防设备完整有效，不许随意挪用，对在库区内不安全作业的行为有权制止。

5、保管员对库存物品，对外有保密的责任，无关人员不得随意进出库房，库房保管员要坚守岗位，不得擅离职守，需要离开时关好窗、锁好门，防止发生意外。

6、库房内的物资按品种、规格、型号、产地、质料整洁有序，定量码放，并作好标识。库房要作好通风、降温、防火、防潮，防止物资霉烂变质。

7、仓库保管员对入库物资要严格进行盘点，保证入库物资的数量和质量，并建立明细台帐，做到帐物相符。在贮存过程中如物资发生丢失、损坏、变质，仓库保管员要及时做好记录，上报项目经理。

8、仓库保管员对物资的发放要以提料单为依据，如发料手续不齐，可追溯性不强，保管员有权拒绝发放。

现场消防管理制度

1、认真贯彻执行《中华人民共和国消防条例》和有关消防法规，加强防火安全管理，保证生产中防火安全。

2、建立消防组织，项目经理部以项目经理为组长，项目副经理为副组长、项目技术人员、保管员、施工班组长等成员，成立项目消防领导小组为项目消防安全建立组织保证。

3、项目部消防器材、设备由公司统一购置管理，保证每个工地、仓库等部位和生产重要环节必须有足够消防器材。消防器材的设置：消防器材为灭火器、水桶、铁铣、钩子、斧子、砂子等要配备齐全，要根据不同的易燃、易爆物品配置不同的类型灭火器。

4、在下面易发生火灾的场地必须设置适宜的灭火器材：（1）木工加工制作及木材堆放场地；（2）易燃易爆库房部位；（3）电气焊操作的地点；（4）职工食堂及宿舍房；（5）沥青熬制地点。

5、施工现场要设置灭火水源，水压、水源要满足要求。

6、施工现场的道路在易发生火灾的地方，消防车必须能顺利通过。

7、工地负责消防人员必须熟悉消防知识，能熟练地使用消防器材工具。

8、一旦工地发生火灾，工地要迅速向当地消防队报警，并报告公司，并立即组织工地职工扑灭火灾，防止火灾蔓延。

9、工地上易发生火灾的地方，要设置醒目的“严禁烟火”标牌。

10、现场要有明显的防火宣传标志，并在规定的部位设置消防器材。

11、电工、焊工从事电器设备安装和电气焊切割作业，要有操作证。动火前，要消除附近易燃物，配备看火人员和灭火用具。

12、施工材料的存放、保管，应符合防火安全要求，库房应用非燃材料支搭。易燃、易爆物品，专库储存，分类单独存放，保持通风，用火符合防火规定，不准在工程内、库内调配油漆、稀料。

13、施工现场严禁吸烟，否则罚款。

14、氧气瓶、乙炔瓶工作间距不小于5米，两瓶同明火作业距离不小于10米。

15、木工棚严禁吸烟和明火作业，要及时清理废料（刨花、锯末、木屑），每天下班前必须清扫干净，备置足够的灭火器材。

16、食堂炉灶必须设计火门或隔档，防止火喷出燃着可燃物，炉灶1米内不得存有易燃物品，以保证炉灶周围的整洁和安全。

17、炉灰渣放到安全地点。严格检查是否红火灰渣，如有及时浇灭，严禁乱堆乱放。

18、宿舍内保持清洁卫生，不准存放易燃可燃液体，易爆物品和大量的可燃物品。严禁使用电炉取暖水做饭，不准在床上躺着吸烟。

19、督促检查与处罚：公司配合项目部要每月检查一次各工地的消防情况，并作记录存档，发现火灾隐患，要立即下发整改通知书，跟踪验证，对屡教不改，致使酿成火灾，并造成损失的要酌情给予行政或经济处罚。

20、消防器材不能挪作他用，违者视情节给予批评和按《中华人民共和国治安管理处罚条列》给予处罚。

21、明火作业须使用消防器材的班组，使用前要通过专（兼）职消防员同意，方能使用。

22、工地项目经理负责安全防火工作，要将防火工作列入施工管理计划。

23、经常对职工进行防火教育。施工现场作业场所禁止吸烟，吸烟要到吸烟室。违者视情节给予批评经济处罚。

24、对于30m以上高层建筑施工，要随层做消防水源管道，用2″立管，设加压泵，每层留有消防水源接口，加压泵必须单敷设电源。

25、工地电动机设备必须设专人检查，发现问题及时修理。不准在高压线下面搭设临建或堆放可燃材料，以免引起火灾。

26、进入冬季施工，对工地上的各种火源要加强管理，各种生产生活用火的设施、动用和增减必须经项目经理部消防人员的批准，不得在建筑物内随意点火取暖。

27、凡明火作业，要严格执行动火审批手续，工作前由用火班向项目部消防负责人提出申请，经有关人员检查现场和防火措施，作好技术交底后，方可发给“准用动火证”作业后要严格检查现场，防止留下火种陷患。

28、专兼职消防员定期对本片消防器材进行维修保养，保证消防器材性能良好。

29、公司每半年对兼职消防员进行一次专业训练，专兼职消防员对义务消防小组成员每季度进行一次业务培训，并经常向职工进行上岗前、在岗中的消防知识教育。

30、凡公安消防部门提出的火险隐患，能整改的必须马上保质保量近期整改，对一时因故不能马上整改的，必须有应急措施，如无正当理由逾期不改者，要追究有关人员或有关领导责任。

31、把安全防火列入生产会议内容，分析防火工作形势，通报防火工作情况，针对不同季节、生产情况确定防火重点。

32、周一为安全防火教育日，总结一周的防火工作情况，组织职工学习防火知识。

33、凡对安全防火工作有特殊贡献的，经领导批准给予精神和物质奖励。

34、凡在火警、火灾事故中报警早、救火有功者，核实后给予一定奖励。

35、对违反操作规程和失职而造成火警、火灾事故的主要责任者，要依据情节后果按有关规定给予适当处罚，年终不能评为生产（工作）者。

36、对发生火警事故的单位，直接领导也同样根据情节后果给予适当处罚，年终不能评为先进工作者。

第四篇：办公室 档案管理 制度

办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各科室平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条立卷方法。文件的分类采用分、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分。将文件按其形成或针对的分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

第四条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按科室或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第五条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第六条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。

第七条归档文件案卷的要求。科室移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

二、档案的管理和利用

第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第九条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十一条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

第十三条确保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十四条半年对档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第五篇：档案管理实施细则(制度范本、DOC格式)

档案管理实施细则

第一章 总 则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。

第二章 公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条 公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：

1． 司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

3． 财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；

4． 政府、项目批文、合同；

5． 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

6． 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

7． 公司及各部门月度、年中、工作计划及资金计划； 8． 公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）； 9． 公司有效证件、印章； 10． 具有法律效力及保存价值的文件；

11． 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

12． 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条

部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下： 1． 各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报； 2． 部门例会会议纪要；

3． 各部门与其相关业务单位函件管理； 4． 招投标文件管理；

5． 人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)6． 仪器、设备维修保养资料； 7． 客户、特约商家资料及信息管理； 8． 公司的媒体宣传资料、销售报表；

9． 财务会计凭证、帐册、月度、财务报表。

第三章 公司档案管理体制 第三条

公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。第四条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

第五条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。

第六条 档案管理部门及负责人 1． 公司档案管理部门为行政部； 2． 公司立档单位为各部门；

3． 档案管理责任人：各部门负责人与专(兼)职文书。

4． 各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第七条 各部门专(兼)职文书的职责

1． 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2． 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3． 承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。

第四章 档案管理、归档文件整理 第八条

各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。第九条

各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。

第十条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第十一条 归档时限

各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。第十二条 归档文件的整理

1． 归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2． 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3．

归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4．

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。5． 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6． 整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。7．

归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。8．

案卷整理的幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。

9． 归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1CM的装订区域。

10． 归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11． 存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。

12． 文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。第十三条 归档文件的移交 1． 档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。2．

移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。第十四条 档案的保管

1． 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2．

公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

3． 每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第五章 档案名称、编号

第十五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第十六条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。第十七条

档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第十八条 档案编号原则

1． 公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号——保管期限—文件类型--盒号—件号”。

2． 每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。(见附件2)3． 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。4． 档号的表示方式如下：商管公司ABCCCC-DE-F(G)-00-00 1)“商管公司”表示文档归属公司名称，即全宗号

2)“AB”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等。

3)“CCCC”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：201X。

4)“DE”表示保管期限。如：长期、二年。

5)“FG”表示类型名称（大类/小类）。例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等等。

6)“00 – 00”表示文件档号。即盒号、件号。

5． 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。

6． 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。7． 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

第六章 档案的编目与装盒 第十九条

归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目(见附件4)第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写。请将卷内目录放在卷首。

第二十一条 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。第二十二条

装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》(见附件1)。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。

第二十三条 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。

第二十四条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第七章 档案的鉴定与保管期限 第二十五条 档案的鉴定。

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。第二十六条 档案的保管期限。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长。1． 长期保存： 1)公司章程； 2)股东名册；

3)组织规程及办事细则； 4)董事会及股东会纪录； 5)财务报表；

6)政府机关核准文件；

7)不动产所有权及其他债权凭证； 8)工程设计图；

9)其他经核定须永久保存的文书。10)预算、决算书类； 11)会计凭证； 12)事业计划资料； 13)期满或解除之合约； 2． 二年保存：

1)结案后无长期保存必要者。

2)一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件

第八章 档案密级 第二十七条

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1．

“绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。2．

“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

3． “密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

4． “普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第九章 档案借阅、利用工作 第二十八条

总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还；如需再借，应办理续借手续。第二十九条

各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的，须一律填写《档案调阅审批单》(见附件3)并经部门负责人和分管总监签字许可后，方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。

第三十条 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。第三十一条 档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。

第三十二条 借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。第三十三条

借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十四条

档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第三十五条 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。第三十六条 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。第三十七条 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

第十章 档案的销毁 第三十八条

对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。

第三十九条 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。第四十条 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第十一章 附则

第四十一条 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。第四十二条 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行

报送：侯总、张总

抄送：总公司总裁办、综合管理部 发送：各部门

传阅：全体员工（张贴公告栏）附件1： 《档案盒封面》： 档 案

全宗名称成都合能新城市广场管理有限公司 归档部门名称（文档名）

文档的条款号：（起-止）自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷内共 件，保管 年

《档案盒盒脊》： 部门、文档大类，二0 年

附件2：(例)归档文件封面

全宗号成都合能新城市广场管理 有限公司类别号XZ 年 度201X保管 期限长期盒 号00 件 号00文件字号商管(行)字201X第000号文件日期201X0525 责任人新城市广场管理公司行政部页 数13页 归档单位行政部密 级普通 题 名档案管理办法 备 注附：

档案盒封面；归档文件封面；档案调阅审批单；文件归档目录。

附件3： 档案调阅审批单 年 月 日

类 别 调阅部门 调阅人 文件名称 内容摘要 调阅用途 使用方式

调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止计 日 档号及件数 借出日期年 月 日 共 件

归还日期年 月 日（保管人签章：）备注

调阅人： 审核： 核准： 说明：

1)本单一式二联，第一联于档案退还后由档案管理人退还调阅人，第二联留存档案室备查。

2)借阅本部门档案材料时，借阅人需由本部门负责人签字，借阅非本部门档案材料时，还应有相关部门负责人签字方可借阅。

3)申请使用方式有：A 查阅、B摘抄、C复制、D借出。