档案管理网络和职能制度

第一篇：档案管理网络和职能制度

档案管理网络和职能制度

一、为规范本公司档案管理网络机构的管理工作和行为，特制定本制度。

二、综合档案室在公司行政部领导下开展工作，行政上受公司行政部领导，业

务上接

受所在地档案部门的指导和检查。

三、分管领导将档案工作纳入本公司的发展规划和年度计划，对档案管理负有

全面责

任，随时解决公司档案工作中所遇到的重大问题，协调解决公司各职能部门档案工作中的重大问题。

四、公司行政部部长（主任），对档案管理工作负有全面责任，随时平衡和解

决档案工

作的主要问题。在公司领导的领导下，每年年底对公司各部门、项目部负责人和档案员的档案工作与业务考核挂钩进行检查与考核。

五、公司各职能部门（项目部）负责人应落实本单位档案管理的各项制度，领

导本部

门专业人员和兼职档案员及时做好本部门档案材料的收集、积累、整理、归档工作，并保证质量。

六、专、兼职档案员应执行国家有关档案工作的方针、政策及有关法规，坚持以法治档，认真负责地做好本单位的档案管理工作，并享有与专业技术管理人员的同等待遇。

七、各职能部门（项目部）专业人员对所辖范围专业档案的形成及完整性、正确性负有直接责任，自觉执行本公司关于档案工作的各项规章制度，及时收集和整理自己所经办的各种业务资料和图纸等，并修改、补充有变更的专业档案，及时向本部门（项目部）兼职档案员移交属各自经办的应归档的所有资料，并保证质量。完成年度档案工作计划中涉及本部门的任务。

二、各部门（项目部）兼职档案员在业务上受综合档案室的指导、监督和检查，在档

案业务工作中要执行遵守国家有关档案管理的法规及公司档案管理的各项制度，对本部门（项目部）的档案归档率达100%负全责。要认真学习档案工作业务知识，不断提高档案管理业务水平，以身作则地贯彻执行档案管理的各项制度。熟悉归档范围及本部门（项目部）应立卷归档的文件材料，负责收集本部门所产生的各种文件材料，并做好文件材料的形成、积累和资料管理工作；督促有关人员将形成的文件材料和外出会议资料的及时移交。做好本部门归档文件材料的立卷工作，按有关规定进行分类整理，编写卷内目录、备考表等，经部门（项目部）负责人或有关专业人员审查后移交给综合档案室，确保案卷符合归档要求。

第二篇：网络部职能

品牌推广中心

XXX公司

网络部职能及岗位说明

部门名称：

部门负责人：

部门上级：

一、网络部职责

1.战略职能

第一，根据公司产品发展规划，协助规划网络营销推广策略，制定产品销售业绩和计划；对总公司网站、子公司和产品的品牌建设提出战略性建议；

第二，进行充分的网络市场调研，针对同行、同类网站制定产品竞争策略。针对市场竞争态势，提出产品竞争策略并提出阶段性推广、公关与合作计划；

2.计划职能

第一，根据产品运营计划，编制和月度的产品推广计划；

第二，根据产品发展规划和运营计划，进行市场调研和产品了解，制定线上推广计划；

第三，根据产品发展规划和运营计划，制定员工招聘计划。

3.制度建设职能

第一，制定网站及各种产品的线上推广规范；

第二，员工管理及晋升等制度体系；

第三，组织制定各类线上推广流程、售后服务流程等。

4.执行职能

第一，坚持日常推广，维护搜索引擎后台（百度、搜狗），提升投入产出比；

第二，进行网络调研和产品分析，将调研和分析结果反馈给上级，并进行持续跟踪了解； 第三，线上活动的组织、执行、总结、反馈和改进，不断拓展和丰富活动内容；

第四，对网站新闻、排版和客户反馈的意见进行及时处理，不断扩大规模，实现销售目标；

第五，公司网络资源和网络媒体的整合，公司各项业务的网络和工作支撑；

二、人员工作职责：

（一）网络部经理

岗位职责：

为总经理提供直接的企业网络发展战略建议，做好总经理的参谋助手，参与公司营销战略制定，编制传播规划，承担公司网络广告传播工作的实施和广告效果测评.负责网站管理工作，业务部门的对接工作，组织协调有关部门开展公司包装设计工作的开展及相关市场调研工作。

1、接听和处理各种网络业务，开拓新的网络营销途径及形式

2、分析搜索引擎数据，及时调整搜索引擎费用投放策略

3、制定部门营销任务，并量化，细化

4、调配部门人员，配合咨询，配合营销人员完成各项工作

5、与合作网站负责人保持密切联系，争取最大的网络广告资源

6、认真收阅部门人员的报表，汇总各种数据，分析总结更有效的网络营销方式

7、检查部门人员工作，找出不足，及时纠正

8、每月召开部门例会，进行当月数据分析及下月工作安排

9、安排部门内部培训，提高人员工作能力

10、密切关注其他机构网络推广模式，并把好的方法加以借鉴和应用

11、负责部门人员的管理协调，与其他部门的衔接工作；

12、协助总经理完成其他相关工作。

（二）网络营销专员（3—4名）

岗位职责

1、每天上班后登陆官方网站、合作网站后台，查看后台订单、咨询数据并合理分配处理。

2、登陆在线客服，记录在线客服留言并合理分配，做相关处理。

3、配合平面和媒体广告，及时更新、转载广告软文，扩大网站和品牌的影响力

4、每天查看合作网站，对其适当调整，保持网站权重不被降低

5、浏览钢材行业相关网站，及时发现行业最新新闻和资讯，来丰富网站。

6、适时观察搜索引擎的搜索结果，发现异常及时调整

7、适时搜索网站内容及网站相关信息，了解网站最近的情况及动向，发现负面、反面的东西及时同网站负责人沟通、处理。

8、每天登陆搜索引擎后台，对价格做适当调整，查看是否有由恶意点击造成的无效流量，资金的浪费。

9、BBS发帖，博客结合网站同步更新

10、分类信息网、食品资讯类网站、企业黄页、B2B B2C C2C平台等信息的发布

11、其它方式建立品牌美誉度，辅助完成推广效果。

12、联系钢材类相关网站，综合类网站，进行友情链接交换

13、配合网络部其他成员举行各种活动，做好活动推广工作，辅助业务部门做好客户的思想工作

14、对竞价数据、网站概况、有效资讯数据进行整理评估，上交统计报表。

任职资格：

1、电子商务、计算机、市场营销等相关专业专科以上学历，具有较高得文案能力、组织策划能力；

2、工作主动，能适应高效、快节奏的工作环境，勤奋踏实，良好的团队精神，执行力优秀；

3、掌握SEO技术，了解百度、google等搜索引擎的优化原理，熟练运用Google, Baidu等排名机制和优化规则。有较强的网络市场文案写作功底，熟练掌握软文、交换链接、邮件推广、SNS推广、论坛推广及其它特殊的推广方式；

4、对流量分析和互联网各种网站模式有自己独特的见解，能完成网站推广策略规划和执行方案；通过合理手段和资源，提高网站访问量和用户数。

5、注重团队合作；善于沟通，语言表达能力强，富有创意，具有较强的学习能力和洞察力

（三）SEO优化工程师（1名）

岗位职责：

1、运营搜索引擎到网站的自然流量，提升网站在各大搜索引擎的排名，对搜索流量负责；

2、从事网络营销研究、分析与服务工作，评估关键词；

3、对网站和第三方网站进行流量、数据或服务交换，或战略合作联盟，增加网站的流量和知名度；

4、制定网站总体及阶段性推广计划，完成阶段性推广任务，负责网站注册用户数、PV、PR、访问量等综合指标；

5、结合网站数据分析，对优化策略进行调整；

6、了解网站业务，锁定关键字；站点内容强化，内部链接；外部链接建立；结合网站数据分析；扩展长尾词。

任职资格：

1、两年以上SEO相关工作经验，有过大中型网站优化经验优先；

2、掌握百度、Google、yahoo等搜索引擎的基本排名规律；并精通以上各类搜索引擎的优化，包括站内优化、站外优化及内外部链接优化等；精通各种SEO推广手段，并在搜索引擎上的关键词排名给予显示；

3、具有较强的网站关键字监控、竞争对手监控能力，有较强的数据分析能力，能定期对相关数据进行有效分析；

4、具备和第三方网站进行流量、数据、反向链接或服务交换的公关能力。

职位名称：网络推广/网站推广专员

（四）网络营销文案策划（1名）

岗位职责：

1、负责传播文案、创意文案、软文、新闻等撰写和发布执行控制；

2、负责论坛事件营销的创意和执行；

3、负责媒介公关和广告投放执行和监测；

4、负责邮件、博客等各种网络推广形式的规划和执行；

5、对网站的有效、精准流量负责。

任职资格：

1、3年以上电子商务/网络营销工作经验；

2、具备品牌策划、传播策划、网络营销等系统的理论知识和丰富的实践经验；

3、了解各种网络营销方法、手段、流程，并有一定实操经验；

4、卓越的策略思维和创意发散能力，具备扎实的策划功底；

5、优秀的文案能力，能撰写各种不同的方案、文案；

6、对网络文化、网络特性、网民心理具有深刻洞察和敏锐感知。

（五）美工+技术（1名）

岗位职责：

1、负责公司网站平台设计和前台制作及改版等工作；

2、负责网站图片、焦点图、flash、版面编排等设计工作；

3、负责网站焦点专题的设计；

4、负责电子书、邮件等在运营过程中美工的设计；

5、负责公司其他需要美工表现的工作；

6、对网站客户体验的视觉体验负责。

任职资格：

1、2年以上营销型网站设计制作工作经验；

2、优秀的审美能力，独特的创意，良好的美术功底，较强的网页创意设计和视觉表现能力；

3、熟练使用PHOTOSHOP，FLASH，DREAMWEAVER等设计软件；

4、了解HTML、javascript、CSS等网页设计语言规范；

5、精通网页版面设计与网页制作、平面设计，独立完成整个网站项目的设计。

三、网络部员工准则责：

一、自觉遵守国家的法律法规。

二、严格遵守公司的各项规章制度。

三、服从工作安排，认真履行职责，努力钻研业务，高质量完成工作任务。

四、有高度的工作责任心和积极主动地服务意识，发扬奉献精神。

五、遵循商业道德，保守公司机密。

六、言行文明，衣着整洁，仪表端庄。

七、尊重客户，客户至上。

八、团结友爱，共同合作，维护集体荣誉。

九、严格遵守考勤制度，做到不迟到不早退，不擅自离开工作岗位有事必须向主管领导请假。

十、加强安全意识，做好安全防范工作，遇到突发事件或重大事件必须及时汇报，不得隐瞒

四、网络部管理指标：

（一）公司外部网站的管理指标：

1、功能

信息载体：新闻资讯、产品展示、新闻报道、线上线下服务、公司信息等；

媒体平台：广告发布、资源置换、频道合作、企业宣传等；

销售工具：产品销售、服务销售、积累客户。

2、量化考核指标

流量增长率（网站每月IP、PV增长情况）：季度增长不低于20%

用户增长率（商城网站注册用户增长情况）：季度增长不低于20%

订单增长率（网站销售订单增长和销售金额）：季度增长不低于30%

信息发布的准确率、及时性（包括产品信息、新闻资讯等）

部门月度工作计划完成情况：完成计划不低于90%

公司各类产品、企业及市场合作的网络支撑服务

第三篇：办公室 档案管理 制度

办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各科室平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条立卷方法。文件的分类采用分、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分。将文件按其形成或针对的分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

第四条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按科室或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第五条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第六条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。

第七条归档文件案卷的要求。科室移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

二、档案的管理和利用

第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第九条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十一条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

第十三条确保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十四条半年对档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第四篇：档案管理保存制度

居民健康档案管理制度

1、加强档案的收集、管理工作，有效地保护和利用档案。健康档案要采用统一表格，在内容上要具备完整性、逻辑性、正确性、指导性和规范化。

2.公共卫生科要建立专人、专室、专柜保存居民健康档案，居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保居民健康档案安全。居民健康档案要按编号顺序摆放，指定专人保管，转诊、借用必须登记，用后及时收回放于原处，逐步实现档案微机化管理。

3、为保证居民的隐私权，未经准许不得随意查阅和外借。在病人转诊时，只写转诊单，提供有关数据资料，只有在十分必要时，才把原始的健康档案转交给会诊医生。

4、健康档案要求定期整理，动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用健康档案，每月进行一次更新、增补内容及档案分析，对辖区卫生状况进行全面评估，并总结报告保存。

5、居民健康档案存放处要做到“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作。

6.达到保管期限的居民健康档案，销毁时应严格执行相关程序和办法，禁止擅自销毁。

档案的保管制度

1、居民建档率要符合市卫生局的要求。设立健康档案资料室，以户为单位，一人一档的准则为家庭和居民建立健康档案。

2、健康档案要集中档案室保管，按行政村名和编号顺序存放，档案专柜存放，保持整齐、美观和规范有序，逐渐实行计算机化管理。

3、居民健康档案应由全科医师负责填写，责任医生要对健康档案进行按照65岁以老人、儿童、孕产妇、慢性病人及重性精神病人等进行分类专册登记，档案盒要设目录和分类信息登记。

4、定期开展随访工作，按疾病分期随访病人，结合参加合作医疗农村居民和育龄已婚妇女每年一次的健康体检，以及儿童防备接种和体检、孕产妇系统管理和常见妇女病检查、临床诊断治疗、职业体检和健康随访服务等资料内容，及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。,5、资料管理人员及责任医师，应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。

6、对借阅档案要及时登记，督促完整归还。

居民健康档案信息管理制度

一、加强信息化建设，及时准确收集、整理、统计、分析管理相关信息，鼓励利用计算机管理健康档案。

二、公共卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册、报表及其他相关资料。按要求上报的各种统计数据和信息，不得拒报、迟报、虚报、瞒报、伪造或篡改。

三、建立健全居民健康档案信息登记、统计制度，做好统计汇编，遵守各种信息资料的保密制度。计算机化健康档案，要在技术上加强用户权限和密码管理设计，使所有操作和使用者在获得认可后，才能登陆。

四、根据统计指标，定期分析工作效率、工作质量，及时总结经验、发现问题、改进工作。

五、逐步健全网络信息系统，做好数据录入及整理工作。

六、严格执行计算机操作规范，定期对计算机进行保养、维护及数据备份。

居民健康档案室岗位责任制度

一、负责健康档案文本保管，资料微机输入，保持微机内的记录与文本记录一致，并做到同步更新及动态变更，管理有序。

二、居民健康档案应由专人保管，应保证居民信息资料的完整性与可利用性。

三、非档案资料管理人员，不得随意翻阅已经建好的各种档案资料。未经档案资料管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案资料。凡非本人管辖区居民的诊疗情况应及时反馈给辖区责任医生，以便纳入该居民本人的健康档案；凡居民因大病转上级医院住院时应随带健康档案，出院后继续交回建档机构责任医生保管并及时将本次住院概况记入档案。

四、责任医生是辖区内居民健康档案建档的第一责任人。对填写健康档案的责任医生应进行培训。按统一的规范来描述记录，内容要真实可靠；符合逻辑，不得随意涂改。如有改动，责任医生必须签字，以示负责。做到字迹清晰，格式规范统一。

五、对各科室(站)查阅、使用电子版健康档案设置不同层级的使用权限，保证信息安全。调阅或更新档案必须有登记。

六、熟练运用各种卫生服务管理软件，保证信息渠道通畅，每月有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。做好信息的开发利用工作。

第五篇：档案管理实施细则(制度范本、DOC格式)

档案管理实施细则

第一章 总 则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。

第二章 公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条 公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：

1． 司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

3． 财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；

4． 政府、项目批文、合同；

5． 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

6． 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

7． 公司及各部门月度、年中、工作计划及资金计划； 8． 公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）； 9． 公司有效证件、印章； 10． 具有法律效力及保存价值的文件；

11． 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

12． 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条

部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下： 1． 各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报； 2． 部门例会会议纪要；

3． 各部门与其相关业务单位函件管理； 4． 招投标文件管理；

5． 人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)6． 仪器、设备维修保养资料； 7． 客户、特约商家资料及信息管理； 8． 公司的媒体宣传资料、销售报表；

9． 财务会计凭证、帐册、月度、财务报表。

第三章 公司档案管理体制 第三条

公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。第四条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

第五条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。

第六条 档案管理部门及负责人 1． 公司档案管理部门为行政部； 2． 公司立档单位为各部门；

3． 档案管理责任人：各部门负责人与专(兼)职文书。

4． 各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第七条 各部门专(兼)职文书的职责

1． 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2． 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3． 承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。

第四章 档案管理、归档文件整理 第八条

各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。第九条

各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。

第十条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第十一条 归档时限

各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。第十二条 归档文件的整理

1． 归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2． 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3．

归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4．

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。5． 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6． 整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。7．

归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。8．

案卷整理的幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。

9． 归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1CM的装订区域。

10． 归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11． 存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。

12． 文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。第十三条 归档文件的移交 1． 档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。2．

移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。第十四条 档案的保管

1． 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2．

公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

3． 每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第五章 档案名称、编号

第十五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第十六条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。第十七条

档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第十八条 档案编号原则

1． 公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号——保管期限—文件类型--盒号—件号”。

2． 每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。(见附件2)3． 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。4． 档号的表示方式如下：商管公司ABCCCC-DE-F(G)-00-00 1)“商管公司”表示文档归属公司名称，即全宗号

2)“AB”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等。

3)“CCCC”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：201X。

4)“DE”表示保管期限。如：长期、二年。

5)“FG”表示类型名称（大类/小类）。例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等等。

6)“00 – 00”表示文件档号。即盒号、件号。

5． 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。

6． 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。7． 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

第六章 档案的编目与装盒 第十九条

归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目(见附件4)第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写。请将卷内目录放在卷首。

第二十一条 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。第二十二条

装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》(见附件1)。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。

第二十三条 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。

第二十四条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第七章 档案的鉴定与保管期限 第二十五条 档案的鉴定。

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。第二十六条 档案的保管期限。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长。1． 长期保存： 1)公司章程； 2)股东名册；

3)组织规程及办事细则； 4)董事会及股东会纪录； 5)财务报表；

6)政府机关核准文件；

7)不动产所有权及其他债权凭证； 8)工程设计图；

9)其他经核定须永久保存的文书。10)预算、决算书类； 11)会计凭证； 12)事业计划资料； 13)期满或解除之合约； 2． 二年保存：

1)结案后无长期保存必要者。

2)一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件

第八章 档案密级 第二十七条

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1．

“绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。2．

“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

3． “密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

4． “普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第九章 档案借阅、利用工作 第二十八条

总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还；如需再借，应办理续借手续。第二十九条

各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的，须一律填写《档案调阅审批单》(见附件3)并经部门负责人和分管总监签字许可后，方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。

第三十条 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。第三十一条 档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。

第三十二条 借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。第三十三条

借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十四条

档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第三十五条 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。第三十六条 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。第三十七条 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

第十章 档案的销毁 第三十八条

对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。

第三十九条 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。第四十条 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第十一章 附则

第四十一条 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。第四十二条 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行

报送：侯总、张总

抄送：总公司总裁办、综合管理部 发送：各部门

传阅：全体员工（张贴公告栏）附件1： 《档案盒封面》： 档 案

全宗名称成都合能新城市广场管理有限公司 归档部门名称（文档名）

文档的条款号：（起-止）自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷内共 件，保管 年

《档案盒盒脊》： 部门、文档大类，二0 年

附件2：(例)归档文件封面

全宗号成都合能新城市广场管理 有限公司类别号XZ 年 度201X保管 期限长期盒 号00 件 号00文件字号商管(行)字201X第000号文件日期201X0525 责任人新城市广场管理公司行政部页 数13页 归档单位行政部密 级普通 题 名档案管理办法 备 注附：

档案盒封面；归档文件封面；档案调阅审批单；文件归档目录。

附件3： 档案调阅审批单 年 月 日

类 别 调阅部门 调阅人 文件名称 内容摘要 调阅用途 使用方式

调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止计 日 档号及件数 借出日期年 月 日 共 件

归还日期年 月 日（保管人签章：）备注

调阅人： 审核： 核准： 说明：

1)本单一式二联，第一联于档案退还后由档案管理人退还调阅人，第二联留存档案室备查。

2)借阅本部门档案材料时，借阅人需由本部门负责人签字，借阅非本部门档案材料时，还应有相关部门负责人签字方可借阅。

3)申请使用方式有：A 查阅、B摘抄、C复制、D借出。