毕业生档案邮寄注意事项

第一篇：毕业生档案邮寄注意事项

毕业生档案邮寄注意事项

毕业生就业派遣数据库与毕业生档案邮寄密切相关，每一届毕业生离校时，学工部档案室都是依据学校招生就业处的毕业生派遣名册，将毕业生档案以机要的形式转递至各用人单位的档案接收部门。由于毕业生档案的邮寄信封及回执都是依据毕业生就业派遣数据库里的档案转寄单位名称、地址、邮编这三栏的数据进行邮件合并套打出来，如果这三栏的数据书写不规范，就没办法打印，也没办法进行档案邮寄工作，或邮寄出去的档案不能准确及时地转递到相应的档案接收部门，给档案邮寄工作及毕业学生都带来很大的麻烦。因此正确填写这三栏数据是一个很重要的工作环节。为做好毕业生档案邮寄工作请注意以下有关事项：。

1．毕业生派遣数据库中，学生档案转寄单位名称、地址、邮编的填写必须详细具体准确，一旦有误将导致毕业生档案转寄过程中投递和接收的困难。有人事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。毕业生档案是通过机要转寄的，递送各环节均需有人签字，故档案转寄地址不得写信箱，档案转寄详细地址的格式是：XX省XX市XX路XX号，XX单位XX部门，邮编XX。

2．已落实用人单位的毕业生，在签订就业协议时，要求用人单位填写清楚档案转递的详细地址，其档案必须转递到有人事档案保管权的用人单位或上级主管部门；（如XX毕业生签订的单位是XX中学，其档案一定要寄到上一级主管部门，也就是XX教育局XX科，因为中学没有人事保管权）。

3、到三资企业、个体私营企业就业的毕业生，由当地政府人事部门所属的人才服务机构办理人事代理，档案转寄到当地人才服务中心。另外，就业单位为会计事务所、律师事务所、咨询公司等无人事保管权单位的毕业生，也应将档案转寄到当地人才服务中心。请用人单位或学生本人详细填写档案接收单位名称和地址。

4、考取研究生的毕业生，档案转递到录取学校指定的部门，在毕业生数据库里档案转寄单位名称、地址、邮编栏必须写明详细的录取学校名称部门、地址、邮编，不然考取研究生的毕业生后续档案材料无法寄出。如需提前调档的考研学

生，需先凭调档函原件到招生就业处备案，凭招生就业处的档案转移通知单及录取学校调档函复印件到学工部档案室调档，学院自存一份调档函复印件以便地址的输入和备查。

5．毕业生报到后三个月内，务必到档案接收部门查询个人档案，未查询到档案下落的请在毕业后十个月之内与我们联系（因为我们需要通过机要局查询档案去向，而机要局的查询期限为一年，过期机要局不再受理）。学生档案室在云塘校区学生活动中心416，联系电话是5258159。

6．未落实就业单位的毕业生，其档案、户口可迁转回生源地或家庭所在市（县）毕业生就业主管部门，也可委托湖南省大中专毕业生就业指导中心管理，或委托政府人事行政部门所属的人才服务机构长期管理。

另外请注意：（1）未落实就业单位，档案还存放在学校的毕业生，务必在毕业后两年之内办理报到证并档案转出，否则毕业生将自动放弃全日制大中专毕业生所具备的干部身份。

（2）在择业期内还未落实就业单位，又不想失去干部身份的毕业生，可选择一家政府人事行政部门所属人才交流服务中心接管档案、户口，办理人事代理，以便保留干部身份、计算连续工龄和落户及办理社会保险与公积金手续等。

学生工作部（处）2009年4月27日

毕业生档案管理服务指南

 为什么要办理人事代理？

答：人事代理是一种人事管理与人员使用分离的新型人事管理方式。三资、民营、私营等所有非国有企业对员工的人事档案、户口没有相应的人事管理职能；改制后的股份制企业员工，事业单位聘用员工也涉及到人事档案、户口的管理问题。上述员工都可能会遇到如：各类保险的缴纳、户口落户、计划生育证明、购买经济适用房证明；干部身份的确认、档案工资的调整、工龄的确认与计算；党团关系的管理、技术职称初任、评审或者企、事业单位调动、考公务员、考研究生等问题；护照中组部、人事部有关文件精神，政府人事部门所属的人才服务机构负责上述上员的档案、户口等人事事务的管理，并为之提供配套的服务，以保护其合法权利。

国家计划内统招大中专生，都带有干部身份指标，这个指标毕业二年内有效。如果二年内没有相关手续，指标自动作废。同时，参加工作时间的认定、工龄的计算以及档案工资的调整，均是从报到证开出之日算起。所以，应届毕业生办理好人事代理手续再离校，既可以为自己提供广阔的就业空间及就业主动权，也能解决自己的后顾之忧。

例1：我校2000年毕业生XXX，在毕业后去了深圳某民营企业工作，该民营企业不能管理他的档案、户口，也就没有签就业协议书、开出报到证。到2007年他跳槽到另一家单位，因为工作业绩好，这个单位要求他把档案、户口调入深圳。因为他毕业当时没有办理人事代理手续；毕业7年，干部指标已经作废，所以不能作为干部身份调入广州，这个机会就永远失去了，为此该毕业生奥恼不已，方才了解档案管理的重要性。

例2：长沙市某高校2004届毕业生，毕业后在长沙市公安厅户政中心工作，属聘用员工。该单位当时在市人才服务中心为所有聘用员工办了人事代理。工作两年后，该毕业生考取了公务员。当他的档案调走时，已从2004年开始计算工龄，档案工资也按有关部门政策调整，那么他到新单位的工资级别比同年毕业但没有办理人事代理手续的同学高两级。

 哪些单位能够保管我们的档案和户口？

答： 毕业生如果是到国家机关、全民事业单位、国有大中型企业就业，这

些单位又同意接受其档案、户口、那么档案、户口就可以放在这些单位管理。如果这些单位采取聘用合同制，档案、户口也须放在当地政府人事部门所属的人才服务中心管理。

毕业生如果是到三资企业、民营企业、股份制企业就业，这些企业按照国家现行人事政策不具备人事管理职能，所聘用员工必须采取人事代理的人事管理模式，档案、户口交由当地政府人事部门所属的人才服务中心进行管理。

 教育部规定毕业生档案在学校可以保留两年，过了这个期限还能不能保留干

部身份？

答：不能保留干部身份。

1、任何毕业生两年择业期满后，将不能再办理派遣或者人事代理手续；

2、国家计划内统招生干部身份的确认及工龄的计算是从毕业后办理人事代理手续之日算起，档案在学校、教委，保留期间是不能确认身份和计算工龄的。

 我们毕业于长沙某本科院校，听说我们有干部身份？干部身份对我们今后的发展有何帮助？

答：国家计划内统招的大中专毕业生都带有干部身份指标，如果两年择业期内没有办理相关手续，指标自动作废。

干部身份是国家机关选调公务员，进入全民事业单位的基本条件，同时，干部身份也是单位之间、城市之间人才调动的必备条件之一。

 《报到证》具有何种功能

《报到证》是列入国家招生计划的普通高等学校本专科毕业生和毕业研究生到就业单位报到和参加工作初始时间的凭证，是学校为毕业生办理档案转递、组织关系转移等手续、就业单位所在地的公安部门为毕业生办理落户手续、用人单位为毕业生办理接收手续的依据，也是政府所属的人事代理部门确认干部身份的依据。

一直以来，大多数毕业生认为档案的管理并不重要，忽视对档案的管理，这样的状况令人担忧，忽视对档案的管理，最后损失的还是毕业生自己，所以毕业生一定要了解和掌握档案管理的相关政策，切实维护自己的合法权益，以免给自己今后的发展埋下隐患。

学生工作部（处）

2009年4月27日

第二篇：关于毕业生毕业派遣及档案邮寄的几点说明(参考)

关于毕业生毕业派遣及档案邮寄的几点说明

为进一步做好毕业生派遣及档案邮寄的解释说明工作，使毕业年级学生更为清晰的知晓相关工作流程及注意事项，经济学院田仲金老师根据自己多年的工作经验，总结了以下相关内容，请同学们参考：

一、有工作单位的

1.单位有档案保管权和集体户口落户资格 直接派遣到单位

2.单位有档案保管权不能落户

人事关系派遣到单位。户口在学校的可返回原籍，落户到原来的户口户主名下；户口未迁入吉大的，可不用办理户口迁移落户。

3.单位不接受档案和户口

派遣到生源地或吉林省高等学校毕业生就业指导中心

二、无就业单位的 1.派遣到生源地

2.派遣到吉林省高等学校毕业生就业指导中心

三、准备继续考研的 1.派遣到生源地

2.派遣到吉林省高等学校毕业生就业指导中心

四、准备出国的 1.派遣到生源地

2.派遣到吉林省高等学校毕业生就业指导中心 3.派遣到留服

五、几点说明：

1.吉林省高等学校毕业生就业指导中心

为吉林省高校大学生就业派遣部门，据我的经验了解，可为大学生保管档案两年。两年内，大学生可办理改派遣手续。仍可获得派遣证。超过两年，将不能获得派遣证。

2.派遣证

大中专毕业生就业落实关系的重要凭证文件。国家机关、事业单位、国有企业、有档案管理权的公司均需要派遣手续来落实人事关系。如果没有派遣手续，将以社会招聘的待遇落实人事关系，而非大中专毕业生身份。

3.关于出国

毕业就出国的，档案可以放在留服，当然，需要先跟留服签订协议，将手续交回学校，办理派遣。留服就相当于你的就业单位了。留服保管，当你毕业后经过教育部认证学历后，可由留服办理派遣。因学校政策或留服签约时间的限制等，可暂时托管在吉林省高等学校毕业生就业指导中心，待留服手续办理完毕后，改派到留服。抑或直接存放在吉林省高等学校毕业生就业指导中心，如两年内回国，可由吉林省高等学校毕业生就业指导中心派遣到其它工作单位。

4.关于考研

按照以往经验，考研需要在户口所在地报考。户口在吉大的学生，派遣到吉林省高等学校毕业生就业指导中心的，可直接在长春报考。户口未迁入吉大的，可在户口所在地报考。毕业后，派遣到吉林省高等学校毕业生就业指导中心，也可持报到证，从户口所在地将户口迁移到吉林省高等学校毕业生就业指导中心落户，然后在长春报考。

5.档案邮寄方式

档案邮寄跟本次派遣填写的有一定关系，但是是两个工作程序。学院后续会继续统计学生档案邮寄地址。除单位允许外，一般不允许自带档案。当然，升学到本校研究生的，本学院的我们直接转递到研办。其他学院的可自取。部分国内高校如果允许，考生可自行携带。今年全部采用EMS快递方式邮寄档案，首次档案邮寄费用学校支付。

6.关于报到

无论任何中方式派遣，都需要毕业生持报到证到单位报到。如回生源地的，需要到人事或劳动部门报到并交纳档案保管费用。政府企业等同理，但是可能不需要缴费。派遣到吉林省高等学校毕业生就业指导中心的，在指定日期要集体现场签约缴费。否则后续需要自己到金川街自行办理。

7.关于党关系

党员、预备党员的党员档案与学生档案放在一起邮寄到单位。同时学校会为以上同学出具组织关系介绍信，由学生本人持介绍信到单位报到转递党组织关系。

8.关于升学

已经升学的也需要维护。保研的去看看自己的学校是否已经由学校维护完毕。考研的需要自行维护信息，填写升学高校名称。升学的不需要选择派遣。

第三篇：毕业生档案查询注意事项

毕业生档案查询注意事项

1、档案关系选择回县、市区人力资源和社会保障局

在档案未到的情况下，直接办理报到手续（2号窗口）,15日内持市人力资源服务中心盖章的《毕业生就业报到介绍信》到各县、市区人力资源服务中心办理毕业报到手续；

2、档案关系选择由市人社局人力资源服务中心托管（人事代理）

若学籍档案由学校递交到人力资源档案室：需在档案查询系统里，查询到档案编号后才能办理

如档案在本人处（请勿拆封）：将档案交到7号窗口→领取档案收条→核对本人姓名、学校（如有疑问当场咨询档案室工作人员，）请记住本人的档案编号，报到时需要填写。

3、已有聘用单位，选择办理人事代理手续

办理报到手续（2号窗口）后→持派遣到“人事代理部”的派遣介绍信→4号窗口领取表格填写→工作人员审查完毕后→签订人事代理合同→交一张一寸相片→缴纳管理费用→领取《人事代理证》及《人事代理合同》各1份。（档案管理费120元/年，户籍关系管理费150元/3年）

除档案托管外，还需托管户籍关系的毕业生，还应提供《毕业证》原件、《户口迁移证》原件、学校颁发《派遣证》的复印件，持《人事代理证》到6号窗口办理入户手续。

4、无聘用单位，档案由人力资源服务中心暂时管理，等有聘用单位聘用后再办理人事代理手续，可到4、5号窗口领取人事代理手续需要填写的表格。办理时，需带上已填写好的表格、相片、毕业证、派遣到“人事代理部”的《毕业生就业报到介绍信》，具体办理程序详见①）

5、若无聘用单位，档案也未到市人力资源服务中心的毕业生，请尽快与学校联系催寄档案。

第四篇：毕业生档案及报到证注意事项（范文）

毕业前需要重视和了解的档案、户口手续

亲爱的09届师兄师姐们：

你们好！

首先，祝贺师兄师姐们圆满完成大学四年的求学，即将开始人生的新篇章！但是忙碌的你们是否会因为忙着找工作而忽略了一个很重要的问题，档案如何处置？请问师兄师姐们知道我们学校一般怎么处理你们的档案问题吗？这样的处理方式是不是对你们是最有利的呢？如果档案处理不当，对你们日后工作有和影响？这些问题，不知道师兄师姐们是否有考虑过？

我是10届师妹，现在正在南方人才市场本科应届毕业生档案挂靠咨询指导中心实习，最近了解了很多关于档案和户口处理的知识，深刻的了解到如果档案没有经过妥当处理，是会给自己日后造成许多麻烦以及不可估量的损失。可能你会觉得这是广告而反感，但是这关乎师兄师姐们的切身利益，是师兄师姐们毕业前必须要了解的，而且一不小心就会犯错，影响日后的工作和生活，所以师妹还是希望师兄师姐们能认真看完下面的内容。

一．档案和档案的重要性

什么是档案？档案是记录一个人一生的足迹的，人事档案=学籍档案+工作档案 档案的作用是什么？学籍档案是从刚读书开始建立直到大学毕业的档案。大学毕业后进入工作，学籍档案结束，里面增加了毕业的相关资料以及工作的初始资料这就是工作档案。档案是证明你学习与工作经历的一份凭证。（档案里面的资料都是原始材料，一旦丢失，不可找回）档案除了是一份自我的材料证明，更与日后的工作与生活息息相关。

没有档案，工作等于白干！

很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算，而且如果档案丢失，一切与国家管理的事情都参与不了：进不了国有单位工作，参加不了公务员考试甚至其它的国家举办的试都参加不了，出国政审非常麻烦，要单位和派出所等出证明跑很多趟都办不完成，就算买社保，退休后没有档案办理退休手续，也只能按国家最低标准，和其它农民工一样领取一个月一

百几十块的保障性救济，而国家和单位帮你买的社保部门就不能领取了。

没有档案，无法评干部身份

没有干部身份等于失去了社保，退休金，还有入户的资格。这里先普及下知识所谓干部身份是一个政治身份，并不是单位的干部或学生干部。毕业后，档案放在人才市场或自己所任职的国有事业单位一年后，才能凭报到证转干部身份。

干部身份的作用：

 档案——干部身份——人事调动

 档案——干部身份——职称

 档案——干部身份——社保——退休金

 档案——户口

1.档案和人事关系的调动需要用到。如，工作在广州两年后，想到中山或天津等城市发展，档案和人事关系需要调过去，特别是要将户口也一起转过去的，这个时候是需要有干部身份的，不然，对方城市人才市场或单位可能不会接收。没有干部身份，户口是一定不可以转过去落户的。

2.以后考公务员或入职国有单位编制，没有干部身份是无法进入的。也就是如果没有干部身份，就算以后考上公务员，单位也不会接收正式编制。合同工也许是可以接收的。

3.关系到工龄的计算，工龄计算有两个方面，一个是转干部身份后开始计算工龄，另一个是，如果没有干部身份，从买社保开始计算工龄。档案的重要以及档案是否真正起作用，干部身份占了一部分的比重。所以师兄师姐们一定要重视干部身份。

4.档案对工作，户口对生活，我们可以这样理解。但同时，在生源地以外的城市发展的同学要注意。户口是跟随档案走的。也就是户口要迁到生源地的其它城市，档案是一定要过去的。例如在广州，档案不见了，有房在广州要入户，只有一种可能了就是三年内纳十万元的个人所得税，并且手续非常的繁锁。

所以，没有档案，你享受不到应有的福利，你所付出的努力与你的获得完全不能成正比，而且还会额外多出很多烦恼。据统计，很多毕业生都因为不重视档案，等到需要用到时才发现档案不知在何处，以至于为了寻找档案以及补充档案信息付

出了巨额的代价。

 关于毕业后怎么样安置自己的档案和户口：

这个要根据师兄师姐们毕业后的具体情况而定的，具体如下：

《一》毕业后打算是回生源地发展的，毕业后档案和户口建议迁回生源地。如果单位是国有或事业单位并且接收你档案，让单位签好三方并且及时交回学校，让学校根据你的就业情况正确开出报到证回单位报到，将档案调至工作单位。而如果毕业后不打算回生源地发展的，将档案和户口迁回生源地到后还是要学生自己迁出来到发展的城市只是时间问题，处理不好，报到证丢了，干部身份还有可能丢失。（如果你不申请，那么你的档案就会被自动打回生源地）

《二》毕业后进的是国有企业或事业单位，并且单位接收档案，让单位签好三方协议，及时交回学校，等学校统一开出报到证后，再拿到单位报到。档案会跟随报到证到单位。一年后让单位转干部身份。

《三》毕业后有意向或已决定在广州发展并且单位是非国有、事业单位的，应将人事关系（档案或档案、户口等）留在广州。通常是迁至广州南方人才市场保管及转干部身份、计算工龄等。

《四》毕业后，还想要保留应届生身份用于考公务员、考研、考教师招聘的同学，可以申请暂缓就业保留应届生身份。

干部身份的作用：

1、档案和人事关系的调动需要用到。如，工作在广州两年后，想到中山或天津等城市发展，档案和人事关系需要调过去，特别是要将户口也一起转过去的，这个时候是需要有干部身份的，不然，对方城市人才市场或单位可能不会接收。没有干部身份，户口是一定不可以转过去落户的。

2、以后考公务员或入职国有单位编制，没有干部身份是无法进入的。也就是如果没有干部身份，就算以后考上公务员，单位也不会接收正式编制。合同工也许是可以接收的。

3、关系到工龄的计算，工龄计算有两个方面，一个是转干部身份后开始计算工龄，另一个是，如果没有干部身份，从买社保开始计算工龄。档案的重要以及档案是否真正起作用，干部身份占了一部分的比重。所以师兄师姐们一定要重视干部身份。

报到证

报到证是毕业的时候学校根据学生的就业意向等实际情况给学生开出的，只有应届毕业生毕业的时候才会开出报到证，并且，报到证如在开出一个月的报到期限后遗失，将很难再补发。所以师兄师姐们应该妥善保管好报到证。

报到证的作用：

1、调派档案。学校会根据报到证开出的情况调派档案。

2、结束学生身份，开始就业手续。报到证里会注明学生的毕业情况以及就业单位。

3、一年后转干部身份需要用到报到证。报到证开出后，应该及时拿到相关单位办理报到手续。

三方协议（有些是一式四联）

1、应届毕业生毕业前学校发给学生的，每人只有一份。是学生在毕业前找到工作后与就业单位签订的，在毕业后正式签订合同后，三方协议自动失效。

2、三方协议签订后学生、学校和就业单位各执一份，在产生纠纷后，方便学校介入三方协议处理。

3、学校会根据三方协议具体情况（办理档案挂靠到人才市场还需要人才市场的接收函）给学生开出报到证。

接收函

1、是应届毕业生毕业的时候或改派的时候用到的调档案的文件，里面有人才市场和人事局的盖章。

2、应届毕业生如果档案需要挂靠在人才市场，应该在学校规定交资料的时间前向人才市场申请，并及时和三方协议一起交回给学校，让学校准确开出报到证。

如各位师兄师姐在以上方面还有哪些地方不明白的，可以随时联系我。我也正需要师兄师姐们的咨询才能使我在南方人才市场的实习能够顺利进行下去。我的长号：***，短号：618664，QQ:374008625

此致

敬礼

师妹

2013.5.15

第五篇：邮寄法律文书(律师函)注意事项

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快递法律文书注意事项

说明：

1.由于律师投递的法律文书时效性要求高，本文仅限于在投递快件时的注意事项。

2.本文主要目的是介绍律师有关投递法律文书过程中需注意的事项，不涉及当中的法律问题探讨。

一、选择快递公司

律师在邮寄法律文书时，应当选择经营快递业务的邮政企业，即EMS（中国邮政速递物流）。

二、详情单填写—填写时应当用力稍重，以便底单上的字迹清晰。

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     A寄件人姓名、电话---邮寄时千万不能忘记。

B寄件人单位名称---从前台领取的详情单上已打印了我所名称。

C寄件人地址---从前台领取的详情单上已打印了我所地址。D内件分类—应当注明邮件的内件性质。

（信函是指以套封形式按照名址递送给特定个人或者单位的缄封的信息载体，不包括书籍、报纸、期刊等。）

  E内件品名---一定注明清楚。

（格式：文件内容+文件名，应尽量写清楚公司名称 例如：代表xxx有限公司催告xxxxxx有限公司偿还银行贷款的律师函。但因为该处留空处有限，在填写时，可以在表述无歧义的前提下简写，这样的填写更为清晰。例如，上述填写可以简写为：代表XXX公司向贵司催告偿还银行贷款的律师函。）

    F数量---一般应写原件__X_份。（份数不是填写有多少页）

G保价栏---一般情形下不硬性要求保价，请律师自行决定。

H交寄人签名---邮寄时千万不能忘记，并且该处的签名与寄件人姓名保持一致。

  I收件人姓名、电话---如果寄往公司，收件人应当是公司+法定代表人。

J收件人单位名称

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 K收件人地址---应当填写单位或个人地址、邮政编码及相应的城市名。（在填写地址时，应当优先填写合同约定的邮寄地址，如无合同或者合同中未约定邮寄地址，可填写营业执照上的住所或身份证上的住址）

 L收件人签名--收到邮件时应签名（章）确认并填写具体收到邮件的日期、时间。若是代他人签收，签名（章）后，还需注明有效证件名称、号码和代收关系。

 M备注---如需说明情况，应在此栏填写。

三、投递方式

1． 直接交与律师事务所前台

（1）提醒前台工作人员，需要邮局在底单上加盖邮戳和出具邮政资费发票。（2）到前台领取加盖邮戳和发票。因邮局的收件人员无权加盖邮戳和出具发票，因此，加盖邮戳的底单和发票在交由前台的第二日才会取得（如第二日为法定休息日或法定节假日，应顺延至工作日）；

2． 直接到XXXX大厅交与邮局收件人员。该方式可以当场加盖邮戳，但律师仍需在投递的第二日到XXXX大厅邮局收件人员处取得发票（如第二日为法定休息日或法定节假日，应顺延至工作日）。

四、签收复印件的领取

1.直接到收寄机构办理查询。2.每件应支付特殊查询处理费3元。

3.如果是投寄者本人前去领取，则需带上本人身份证原件和投寄底单 ；如果非投寄者本人前去领取，需带上投寄者身份证原件和领取者身份证原件；

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五、查询

1.国内邮件自交寄之日起，一年内有效。

2.特快专递（EMS）邮件的传递信息只有在相关环节处理过后才能在网上查到。一般来讲，在邮件发出的四个小时后即可查到邮件的传递处理信息。

六、装卷

1.底单原件。应当将底单贴在A4纸上.2.底单复印件。3．发文记录。4.邮政资费发票。

5.其他相关文件（例如邮件查单、退信凭据）。

七、退信

1.如果按照合同约定投寄，应视为送达；

2.如果依据营业执照上的住所或身份证上的住址投寄而导致退信，应当保留退信证明。

3.