一行政案卷之界定

第一篇：一行政案卷之界定

（一）行政案卷之界定

行政案卷① 是指对行政程序的记载以及行政行为所根据的一切文献，即行政行为案卷。行政案卷既可能是书面的形式也可能是口头的形式，行政机关口头的决定或口头说明的理由，如果可以证明确实存在时，也是案卷的一部分；行政案卷既包括行政相对人和有关利害关系人甚至其他社会公众提供的材料，也包括行政机关自己制作的材料；既包括对相对人有利的证据，也包括对相对人不利的证据。“案卷应注明对当事人提出的每个事实认定、结论或异议的裁定。包括初步性、建议性、和临时性决定在内的所有决定，都应属于案卷的组成部分。而且它还应包括下列说明：就案卷中记载的所有实质性事实问题、法律问题或自由裁量权问题所作出的认定、结论及其理由或根据；有关的规章、裁决令、制裁、救济或者其否决。”②案卷是整个行政行为过程的客观载体，笔者认为，行政案卷具有如下特点： ③第一，程序性。行政案卷是在行政行为过程中形成的，行政行为的准备、实施和执行都应有案卷的记载，案卷与行政行为是相伴而生的，随着行政行为的结束案卷在客观上也已形成。案卷的程序性表明案卷材料的形成具有时间上的先后顺序，案卷材料的不同部分不能颠倒顺序。第二，唯一性。每一个行政行为的形成过程是唯一的，作为记载这一过程的案卷也应当是唯一的，如果某一行政行为有两个或更多的案卷，那么这些案卷或者是整个案卷的一部分或者只有一个才是真实的。

第三，封闭性。行政案卷一经形成就具有封闭性的特点，不允许随意增加或减少案卷材料，这也是案卷的程序性特点所决定的。

第四，客观性。行政案卷是行政行为形成过程的载体，哪些材料应记录在案、哪些不能归入案卷，不取决于行政机关工作人员的主观意志，而应以案卷材料与行政行为相关为标准。相对人及其他利害关系人对行政行为的异议以及行政行为作出后可能存在的不利后果也应载入案卷。

第五，整体性。行政案卷是由很多不同的材料汇集在一起而形成的，这些材料都与案件相关，每一份材料说明一定的客观事实，全部材料集中在一起客观上再现了案件形成的全过程。第六，相关性。行政案卷是不同材料的总称，这些材料之所以构成一个整体，是因为它们都与案件具有关联性，或者是能够证明案件事实，或者是对案件过程的客观记载，相关性也是对有关材料是否是本案案卷进行取舍的标准。

第七，多样性。行政案卷的表现形式是多种多样的，包括决定前的建议和通知、最后决定的内容及其决定的根据和目的、公众的意见以及行政机关准备的不享受任何特权的工作文件等。④行政案卷与证据⑤ 有何区别与联系呢？ 就两者的联系来看，第一，行政案卷和证据具有某些共同的特征，我国诉讼法学界多数人认为证据具有客观性、相关性和合法性的特征，依笔者上述所见，客观性和相关性也是案卷的特征之一。⑥ 第二，行政案卷和证据可以相互转换，这里要区别行政程序证据和诉讼证据，在行政程序中，案卷的外延大于证据，案卷是指行政程序过程的记载和行政行为所根据的一切文献，案卷包括行政行为的证据但不限于证据；在司法审查中，行政案卷成了诉讼证据的一部分，诉讼证据的外延大于行政案卷。按照我国《行政诉讼法》的规定，被告行政机关对自己作出的行政行为负有举证责任，而被告的行为记载于案卷之中，被告将案卷提交给法院以证明自己作出的行政行为正确、合法。诉讼证据不仅包括行政行为案卷，还包括原告提交的证据和法院依职权主动调查收集的证据在内。虽然案卷与证据具有上述的联系，但不能将两者简单的等同，行政案卷与证据至少有如下区别：第一，行政案卷具有程序性的特点，有些案卷甚至具有时间上的先后顺序，不能颠倒，证据通常没有顺序上的要求；第二，行政案卷具有封闭性的特点，案卷形成后一般不允许增加或减少，但证据则不同，判决或裁定发生法律效力后，当事人发现新的证据证明原裁判确有错误的，可以申诉或申请再审。

第二篇：行政执法案卷管理制度

食品药品监督管理局行政执法案卷管理制度

第一条 为加强行政执法案卷管理，保障依法行政，根据有关法律、法规、规章的规定，结合实际，制定本制度。

第二条 本制度所称行政执法案卷是指在行政处罚、行政许可、行政复议、政府信息依申请公开等执法过程中形成的与案件有关的按照一定顺序汇集成卷的案件材料。

第三条 行政处罚、行政许可、政府信息依申请公开、移送其他部门案卷由案件承办人负责立卷。行政复议、行政应诉、行政赔偿案卷由法规科承办人负责立卷。已经办结的行政执法案件，案件承办人应在10个工作日内立卷。

行政执法案件应当一案一卷，简易程序的行政处罚案件可按时间顺序集中汇集成卷。

第四条 正在办理中的行政执法案件，案件材料由案件承办人保管；已归档案卷由法规科人员负责保管。

第五条 行政执法案件立卷后应报送法规科审核整理归档。

第六条 案卷查阅实行登记审批制度。正在办理中的行政执法案件，除案件承办机构负责人、法规科核审人、主管局领导、局主要负责人查阅外，其他人员一般不得查阅或借阅。已归档案卷，本局工作人员因工作需要查阅案卷的，应严格遵守档案查阅管理规定。本部门以外单位、人员需要查阅或借阅案卷的，案卷保管人应书面登记相关信息，在报请局主要负责人批准后方可提供案卷。

第七条 违反本制度案卷管理规定造成后果的，按照《行政执法责任追究办法》相关规定对有关人员进行责任追究。

第八条 本制度自印发之日起施行。

第三篇：行政执法案卷管理制度

XX分局行政执法案卷管理制度

一、为严格规范行政执法行为，提高行政执法工作水平，规范案卷管理，制定本制度。

二、行政处罚案件经分局合议后，履行如下程序：承办人需到办公室领取案卷编号；按照执法程序制作处罚按卷；承办人（带领业户）15日内将处罚金额缴纳到办公室；办公室指派专人2日内将罚款缴纳到指定银行，并与2日内将罚款发票返到承办人（业户）；行政处罚案件执行完毕后，由承办人将全部材料整理、分类、编号、组卷，30日内交办公室归档。

三、案卷档案由办公室指定专人按照材料齐全、排列有序、装订整齐、便于查阅、保证安全的原则进行立卷、归档、保管。

四、查阅案卷必须办理查阅手续，当场查阅，不得随意带出、复制、损坏。

五、案卷到期需要销毁时，由案卷管理人员提出申请，列出清单，按规定程序予以销毁。

第四篇：行政案卷装订顺序

林业行政处罚案卷材料排列顺序

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）卷内材料

1.林业行政处罚案件调查报告 2.法律文书

林业行政处罚决定书（式样21）； 不予林业行政处罚决定书（式样20）； 林业行政当场处罚决定书（式样01）； 林业行政处罚文书送达回证（式样24）； 林业行政处罚立案登记表（式样02）； 林业行政处罚意见书（式样19）； 责令

通知书（式样11）；

驳回∕批准 延期∕分期缴纳罚款申请决定书（式样23）。3.陈述、辩解材料

询问违法嫌疑人（当事人）笔录（式样03）； 违法嫌疑人（当事人）书面陈述、辩解材料；

同案违法人陈述（另案处理的可以是复印件，但要注明原件所在位置）； 林业行政处罚先行告知书（式样14）林业行政处罚听证权利告知书（式样15）；

经告知后，违法嫌疑人（当事人）提供的陈述、申辩材料 对违法嫌疑人（当事人）的陈述、申辩的复核材料。对违法嫌疑人（当事人）的身份核实材料。4.证据材料

林业行政处罚案件来源材料（包括：受理报警登记表、受案询问笔录和举报、控告、移送、交办、主动交待及执法人员发现线索的材料）询问被侵害人、证人笔录（式样03）； 证人证明材料；

勘验∕检查笔录（式样05）及附件：现场图、现场照片； 先行登记保存证据通知单（式样06）； 抽样取证通知书（式样07）； 封存扣押决定书（式样08）解除封存扣押决定书（式样09）； 暂扣木材决定书（式样12）暂扣木材决定书（式样13）；

收集、调取书证笔录及其收取的书证原件或者复印件、抄录件、摘录件 收集、调取物证笔录及其收取的物证照片与文字说明或者物证原物保存说明 调取物品、文件发还凭证

林（地）权证或其他法定林（地）权证明 木材检尺明细表 涉案物品价值证明 其他书证；

其他物证及物证照片；

录音、录像、电子数据等说明件； 鉴定、检测、评估聘请/委托书及其结论意见；鉴定、检测、评估人资质证明； 5.听证材料

听证申请书（听证申请笔录）； 不予受理听证申请通知书（式样16）； 举行听证通知书（式样17）； 听证笔录（式样18）； 听证报告 6.呈批文书

先行登记保存呈批表； 解除先行登记保存呈批表；

对正在营业的生产∕经营场所进行检查呈批表； 对违法行为人进行辨认∕指认呈批表； 封存∕扣押呈批表； 解除封存∕扣押呈批表； 暂扣木材呈批表； 解除暂扣木材呈批表；

鉴定∕检测∕评估聘请/委托呈批表； 不予受理听证申请呈批表； 移交涉案财物呈批表； 延期∕分期缴纳罚款呈批表； 延长办案期限呈批表； 其他需要呈批的事项。7.执行结果

没收实物清单（式样22）移交涉案财物手续； 延期∕分期缴纳罚款申请书； 罚没款收据或银行代收罚款收据 8.其他材料 集体讨论笔录 宣布处罚决定记录 处罚监督复查记录

案件移送书回执（式样04）其他需要保存的材料

（四）备考表

（五）卷宗封底

如果出现行政复议、行政诉讼或国家赔偿情形的，有关材料可以单独列卷，作为原行政处罚案卷的副卷存档。

行政复议案卷材料排列顺序

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）卷内材料

行政复议申请书（副本）、行政复议申请笔录（复印件）行政复议提交答复通知书 行政复议书面答复（副本）行政复议决定书

履行行政复议决定的有关文书 其他复议材料

（四）备考表

（五）卷宗封底

行政诉讼卷材料排列顺序

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）卷内材料 起诉状（副本）答辩状（副本）判决书或裁定书（副本）

履行行政诉讼判决、裁定的有关文书 其他应诉材料 二审有关材料

（四）备考表

（五）卷宗封底

国家赔偿案材料排列顺序

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）卷内材料 申请书（副本）国家赔偿复议申请书 答辩意见（副本）

国家赔偿调解书、国家赔偿决定书、不予国家赔偿决定书或国家赔偿判决书（副本）

国家赔偿金支付申请书 责令承担赔偿费用通知书 履行国家赔偿的有关文书 其他材料

（四）备考表

（五）卷宗封底

装订顺序中未列出的文书、材料，需要入卷的，根据其性质、类别订入卷内合适的位置。

案件数字统计以当场处罚决定书、处罚决定书、不予处罚决定书或撤销案件决定书为准。

一案有多人并分别制作了上述文书的，以一案对待。

案件移送其他部门处理的，原办案部门不再进行案件统计。

第五篇：2011年行政执法案卷自查报告

××××××局

××行政执法案卷自查报告

市政府法制办：

为进一步贯彻落实《行政处罚法》和《行政许可法》，规范行政执法行为，提高行政执法案件办理质量和水平，根据市政府法制办《关于开展2011行政执法案卷评查活动的通知》要求，我局高度重视，迅速部署，把此次活动作为进一步规范行政执法行为的重要契机，按照标准认真开展案卷评查。现将自查情况报告如下：

一、行政执法案卷办理基本情况

根据有关法律、法规，我局共有行政处罚事项×项。我局不断完善管理制度、加大普法宣传力度，严格要求、规范执法，有关单位和个人严格遵守相关法律、法规，未发生行政处罚案件。

2011年，我局共办理××行政许可100件，其中，××50件，××50件。以上均告知申请人享有要求听证、依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利，至今未收到听证和行政复议申请，没有行政诉讼案件。

二、行政执法案卷自查情况

在以往工作的基础上，按照《行政许可法》的要求，我局对委托授权书、申请人身份证明材料、收件清单、签章等许可过程要素进行了规范和完善，取得了明显成效。以上100件行政执法案件，均能按照法律的规定行使行政执法权,程序合法、事实清楚、处理适当、适用法律准确，无错案。文书制作规范、语言准确、归档及时。执法人员能够把握法律精神，坚持公开、公平、公正原则，在许可条件、办事程序、申报材料等方面符合有关规定，在承诺期限内办结，在方便申请人办事的同时，规范了行政许可行为。

三、行政执法案卷存在问题

由于少数行政许可申请文书填写不规范、不准确，为方便群众办事，允许当场修改，故这部分文书有涂改现象，另少数申请人提交的图纸有破损现象，影响了案卷整体的整洁、美观。另外还存在着部分案卷材料大小不

一、装订不整齐等问题。

四、改进意见和措施

（一）高度重视，积极整改。我局将根据此次案卷评查中发现的问题，认真对照行政执法案卷评查标准，本着“有则改之、无则加勉，举一反

三、改进工作”的态度，查找问题原因，采取切实有效的措施加以整改，以使案卷评查真正达到解决问题、促进工作的目的。

（二）加强培训，提高能力。我局加强对行政执法人员的业务培训力度，积极开展行政执法案卷的交流学习活动，着力提高行政执法人员对法律、法规的理解能力，对行政违法行为的调查取证和分析判断能力，对行政执法文书的制作运用能力。

（三）完善制度，规范操作。行政执法案卷评查是一项长期工作，对规范行政执法行为、促进依法行政具有十分重要的作用。我局将不断完善执法案件办理内部运行机制，规范工作流程，同 时，建立健全执法档案管理等各项配套制度，切实提高行政执法水平和案卷质量。

××××局 ××年××月××日