档案管理学资料

第一篇：档案管理学资料

档案：是国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动的直接形式的有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的特点：（1）档案来源和内容的广泛性（2）档案是有价值的历史记录（3）档案的形式是多种多样的（4）档案的本质是原始记录性。

档案的作用：

（一）在社会实践中的应用：1.。档案是生产建设的参考依据2。档案是政治斗争的必要工具3。档案是机关工作的考察依据4。档案是科学研究的可靠资料5。档案是宣传教育的深冬素材6。档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证

（二）档案对主观认识的作用

（三）档案的基本价值：1。区分的凭证作用2。档案的参考作用

（四）辩证的认识档案的真实性

档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。

档案管理工作工作性质：是国家科学文化事业的组成部分；是部门各项管理工作的组成部分；是文献信息管理系统的组成部分。

档案管理工作的特点：（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护；（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾。

档案管理的内容：

（一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。

（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。

档案管理的范围：按档案内容：分为普通档案和专门档案。普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案；专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。

全宗：是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。

全宗群：由密切的若干全宗组成的群体

立挡单位：指能够构成一个全宗的机关单位或个体。

立档单位的构成条件长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条件。

全宗划分的原则：独立性：构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。不能人为地、随意地分合。方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。一致性：对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。

全宗理论：须根据档案形成规律，既按照来源联系又按照逻辑联系来构成全宗。在特定情况下，为了保持文件之间的有机联系，可突破单一的来源原则范畴，按照逻辑联系来构成全宗。对不同形成规律的档案采用不同的管理方法，体现了全宗理论的实质。

档案资源管理，也称档案实体管理，是对档案资源进行有计划的收集、整理和鉴选，建立科学合理的馆藏体系，以满足社会需要的活动。

档案资源状况：馆藏数量不足；内容单一；种类不全；时间跨度短；结构不合理；质量得不到保证。在档案资源结构方面，存在“三多三少”的现象：普通档案多，专门档案少；一般档案多，特种档案少；现代档案多，历史档案少；此外，私人档案缺乏国家控制。

原因分析：长期以自给自足的小农经济为主，工业经济不发达，限制了档案的产生能力；近代以来战事频繁，档案损毁严重，致使遗留至今的档案很少。十年文革使档案遭到破坏；档案馆收集档案的范围侧重于文书档案，而忽视了对他种类档案的收集；对进馆档案没有进行严格控制，影响了档案的质量。

档案收集工作，是按法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，集中到各级各类档案保管机构。

归档是指各机关的文书部门或业务部门将其在工作活动中产生的文件材料处理完毕后整理立卷，定期移交给档案室集中保存。

在我国，归档通过《档案法》及其他法规性文件确立为一项通行的制度，称为归档制度。

整理的流程：全宗的组织与编号：

1、全宗编号规则（1）考虑馆藏全宗的特点及管理的方便，根据全宗的类型和数量合理编号；（2）全宗号力求简洁易记，方便实用；（3）具有稳定性；4）具有扩展性；（5）具有唯一性，便于统计和检索。全宗编号方法（1）流水编号法：按全宗进馆的先后顺序编号，适用于全宗量不大，全宗类型较单一。（2）分类编号法：对全宗先进行一定的分类或分组，再编号。即在全宗群基础上编号。全宗内档案的分类：分类的一般方法

1、时间分类：年度、时期

2、来源分类：组织机构、作者、通讯者

3、内容分类：问题、实物、地理

4、形式分类：文件种类、文件载体形态、文件形状规格。最常用的三种分类方法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法

案卷的编立、排列与案卷目录：全宗的文件分类以后，在各类内将具有一定联系的单份文件组合成一个或几个数量适中的保管单位，称“案卷”或“保管单位”，将单份文件编立成案卷的过程，称为“立卷”，或“组卷”。档号编制 归档文件整理工作的基本内容：

1、装订

2、分类

3、排列

4、编号

5、编目

6、装盒

档案鉴定工作的原则基本原则：从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的观点鉴定档案价值。

1、全面的观点（1）将档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值；（2）全面分析档案各方面的特征（内容、来源、形成时间、文种等）；（3）从全宗整体而非孤立地鉴定单份档案文件的价值；

（3）全面分析和预测社会利用的需要（长远需要、近期需要）

2、历史的观点根据档案形成的时代背景、历史条件，结合档案的内容和形式，以及档案之间的关系，客观分析档案的价值。

3、发展的观点随着社会发展和时间推移，档案自身状况和社会利用需要都会发生变化，档案的价值也随之变化。要远瞻社会利用需要的动态性，用发展的眼光预测档案的未来价值。

鉴定档案价值的依据与标准档案的保存价值取决于档案自身特点和社会利用需要两方面因素。具体依据和标准包括：

1、档案的内容：重要性、独特性、时效

性和真实性对档案价值影响较大。

2、档案的来源档案的来源指档案形成者（立档单位）和作者。

3、档案的形成时间

4、档案的文种档案的文种标志档案的性质和用途，可以在一定程度上体现档案的价值。

5、档案的文本及可靠程度

6、档案的外形特点和完好程度

7、档案信息内容的重复程度

8、全宗和全宗群内档案的完整程度

9、档案的运行处理情况

10、档案的利用情况

档案保管期限的划分三种：

1、永久：来源之一：本单位制成的重要文件材料；来源之二：上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的文件材料；

2、长期（16—50年）：本单位制成和上级机关颁发的一般文件材料。

3、短期（15年以下）：在短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料。包括本机关的一般事务性文件，下级机关报送的一般工作总结和报告。

档案分等级管理的具体含义（1）必须建立在对档案保存价值鉴定的基础上；（2）必须有具体的分级标准和相应的配套管理办法；（3）建立在对相关因素的综合评价基础上。包括：档案的稀有程度、史料价值、形成时期、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等。（4）其实质是对列入永久保存范围的档案实施更有针对性的重点保管。

档案分等级管理的意义

1、可以最大限度地保证对我国档案财富的安全保管。

2、有助于明确区分档案价值，依法治档。

3、有助于树立档案馆的新形象，促进档案文化信息的交流和传播。

4、有助于推动档案鉴定工作的开展。

5、有助于促进其他档案管理业务活动水平的提高。

6、有助于档案管理人员鉴别能力的提高。档案异地安全保管是指对那些列入重点保管范围，一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，并将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理的做法。档案异地安全保管的作用在于：有助于延长珍贵档案的寿命；可以达到“此失彼存”的管理效果；有助于提高档案管理人员的安全防护意识。

科技档案的特点：专业性、成套性、多样性、现实效用性

科技档案的种类：工业生产技术档案包括工业设计档案和产品制造档案。农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔等行业生产、技术活动中形成的科技档案，包括：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等，基本建设档案（基建档案），设备档案，自然现象观测档案，科学研究档

案。

人事档案的特点：现实性，动态性，机密性，集中性

人事档案的分类：正本材料的分类：履历材料，自传及属于自传性质的材料，鉴定材料，考核和证明材料，政审材料，参加社会组织的材料，奖励材料，处分材料，反映职务、职称的材料，其他材料副本材料的分类：近期履历材料，各阶段的主要鉴定材料，考核材料，政治历史问题的审查、甄别、复查、平反材料，奖励材料，处分材料晋升技术职称、学位、学衔审批表、任免呈报表和工资级别登记表

第二篇：档案管理学（定稿）

简述人事档案的归档范围和收集渠道

人事档案的归档范围包括：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，加入党、团组织材料，政审、考核材料，奖励与处分材料，履历、自传、鉴定材料，科研材料，残疾材料，其他材料。

人事档案的收集渠道：（1）通过组织、人事、劳动（或人力资源管理）及其他人员管理部门收集各种履历表、简历表、登记表、自传、鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、“以工代干”转干的材料；评聘、晋升、套改专业技术职务（职称）和评定工人岗位技能的材料；授予学位、学衔、军衔的材料；审计工作中形成的有关材料；出国、出境、办理工资、调整级别待遇，离休、退休的材料。

（2）通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门收集员工入党，入团，民主评议党员、退党、退团、除名及参加民主党派的有关材料；授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料；有关政治历史问题的审查、甄别、平反结论，调查报告和本人的申诉、检查交代材料；更改姓名、年龄、参加革命工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。

（3）通过纪律检查部门、行政监察部门、保卫部门和公安、司法、检察部门、收集员工违反党纪、政纪、国法所受的党内外处分及撤销处分的材料；刑事判决书等。

（4）通过科技、业务部门、学校和培训部门，收集反映员工业务能力、科技发明、论著的篇目、业务考绩、成果、贡献评定、学习成绩、学历、鉴定、奖励、处分等材料。

（5）通过军队有关部门和地方民政部门，收集曾在部队工作过的人员的档案材料；地方干部兼任部队职务的审批材料；复员和转业军人的档案材料。

第三篇：档案管理学

一、档案：

1、定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

2、基本含义：档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；档案是保存备查的文件；档案内容的记录方式和载体是多种多样的；档案是原始的历史记录。

二、现行组织单位档案的接收：

1、期限：省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向有关档案馆移交。

2、办法：逐年接收：现行组织单位每年将保管期满的档案向档案馆移交一次；

定期接收：现行组织单位每隔一定时期将所有保管期满的档案向档案馆移交一次。

3、要求：（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。（2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。（3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。

三、撤销组织单位档案的接收的要求：

1、由撤销单位组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。

2、撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个单位完整地代管。

3、单位撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，要移交应受理这些文件的新单位继续处理，并作为新单位的档案加以保存。

四、全宗构成的条件：

1、定义：确定档案全宗划分的界限，研究拥有档案的单位能否成为一个立档单位。

2、条件：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。（最基本的）

（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

3、考察规定有关单位职权的法规性、领导性文件和实际活动，这些单位的文书处理工作、印信和单位的名称等情况。

五、立档单位和全宗划分：

1、我国各级政府机关、企业和事业单位等，一般都建有共产党、共青团以及其他群众组织，这些组织和机关的行政机构，是密切联系的一个整体，应当作为一个立档单位。它们所形成的的档案，是一个机关内互有联系的档案整体，应当构成一个全宗。

2、省级机关：（1）中共省委的档案，划分为一个全宗，其中纪律检查委员会的档案单独构成全宗。（2）省直属机关党委的档案应单独构成全宗。（3）省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派和工商联等的档案各为一个全宗。（4）省人大常委会、省人民政府的档案各为一个全宗。（5）省级各委、厅、院、行、社等的档案各为一个全宗。（6）省级各厅、局所属院、校、所、工厂、公司等下属机构的档案，单独构成全宗。（7）省级各厅、局所派驻省内外各地的临时工作机构的档案一般不单独构成全宗，归入各有关厅局的档案全宗。

3、地、市、县级机关：（1）中共地、市、县委的档案各为一个全宗。（2）中共地、市、县纪律检查委员会的档案各为一个全宗。（3）地、市、县直属机关常委的档案各为一个全宗。

（4）地、市、县工会、共青团、妇联、政协的档案分别各位一个全宗。（5）市、县人大常委会的档案各为一个全宗。（6）行政公署，市、县人民政府的档案各为一个全宗。（7）地、市、县级各局、行、院的档案分别各为一个全宗。（8）地、市、县各级企事业单位的档案分别构成全宗。

六、立档单位的变化和全宗的划分：

1、从单位的政治性质方面考察：

（1）被推翻了的旧政权机关和革命后建立的人民政府机关，其档案各自构成全宗。

（2）解放前各个历史时期所存在的不同政权，其档案应各自构成全宗。

（3）解放前成立而在解放后被人民政府接管并继续存在的某些事业单位，档案一般应分别构成全宗；一般的学校和其他事业单位，解放前后形成的档案，也可统作一个全宗。

（4）党派、政治团体、宗教组织在各个历史时期和解放前后，只要其主旨和组织成分的基本构成没有根本性的变化，档案何时何地形成，都应构成一个全宗。

2、从单位的基本职能方面考察：

（1）凡是新成立的并具有一定独立性的机关，档案构成新的全宗。

（2）非机关基本职能的根本变化：机关职能与工作范围的扩大或缩小；机关内部组织机构的调整；机关工作地点的变更；机关名称的变更；领导关系的改变；由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作。

（3）临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。

（4）如果两个机关合署办公，而文件时分别处理的，所形成的档案，应分别构成全宗。合署办公前后各自形成的档案，一般应属于一个全宗。

七、复式分类法：

1、——组织机构分类法：首先把全宗内档案按分开，然后在每个下面再分组织机构。适用于立档单位内部机构变化不复杂的全宗。

2、组织机构——分类法：首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分。适用于立档单位的内部机构多年一直固定，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗，多用于撤销机关档案和历史档案。

3、——问题分类法：先把全宗内档案按分开后，在下面再分问题。多用于组织机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。

4、问题——分类法：先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分。多适用于撤销机关档案和历史档案。

八、分类方案：又称“分类大纲”，表列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。

九、案卷组合方法：

1、按问题立卷（最广泛）：“问题”是指文件内容技术和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。具有灵活性。

2、按作者立卷：“作者”是指撰写和执法文件的机关、机关内的组织机构或个人。适当地区分了文件的重要程度和保存价值。

3、按文种（名称）立卷：把文件种类名称相同的文件组合在一起。能较好地反映机关的工作活动，也可适当地区分文件的重要程度和保存价值。

4、按时间立卷：按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组合为案卷。适用于：（1）文件内容针对的时间性较强，针对的时间比较分明的文件；（2）同一类型的文件数量比较多，为了进一步组合案卷，也可采用时间特征把卷立得更细些；（3）在整理历史档案而不采用分类法时，若干的文件集中在一个类里，为了反映文件时间联系和便于组合，也可按、阶段或其他时限特点组成若干案卷。

5、按地区立卷：把内容涉及同一地区的文件组合在一起。多用于下属机关的某些行文、调查材料或下属机关的来文。

6、按收发文机关立卷：将本机关与某机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。

一、案卷目录的类型：

1、以全宗为单位编制的综合目录

2、以全宗内各种门类为单位编制的分册目录：

（1）以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录。

（2）按保管期限编制的案卷目录。

（3）按保管期限结合分类方案编制的案卷目录。

（4）按机密程度分别编制的案卷目录。

二、案卷目录的结构：

1、封面和扉页；

2、目次；

3、序言和说明；

4、简称表；

5、案卷目录表；

6、备考表。

三、鉴定档案价值的标准：

1、档案来源标准：表现在：它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据；机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者；在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。

2、档案内容标准：着眼于：档案内容的重要性、独特性、时效性；真实性、完备性。

3、档案形式特征标准：文件的名称、文件形成时间、文本、文件的外形特点。

4、相对价值标准：所存档案的完整程度；档案内容的可替代程度；本机关是否向档案馆移交档案，不需要向档案馆移交档案的机关可主要本机关的需要划定档案的保管期限，而应向档案馆移交档案的机关还需要根据有关档案馆的要求确定某些档案的保管期限。

四、档案的销毁：

1、档案销毁清册：登记的顺序号，案卷或文件的题名，起止日期，号码，数量，原期限、销毁原因、备注。

2、立档单位和全宗简要说明：立档单位的成立、内部机构、工作职能以及撤销的简要历史；全宗档案的形成、报关、完整程度以及现存档案的主要成分；鉴定工作的情况。

3、档案销毁方法：

（1）档案销毁清册被批准前，档案应系统地单独保管，以便审批时检查或未批准时拣出保存。

（2）经批准后，档案一般送工厂作为原料；离的远或档案特别机密，可自行焚毁。严禁将应销毁的档案作其他用途，更不准出卖。应指派两名以上专人监销。

五、档案著录规则：

1、著录项目：用以揭示档案内容和形式特征所需要的记录事项。10大项，23小项。

2、标志符号：表示不同著录项目和著录含义的标志。

（1）著录项目标识符：注在每个著录项目之前的标志符号。

（2）著录内容识别符：表示对著录项目中需要解释、补充说明、考证、存疑、缺字、起止连接事项等含义的符号。

3、著录格式：著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

4、著录详简级次、著录用文字和著录来源。

（1）著录详简级次：著录时对档案项目的取舍程度。

（2）著录用文字必须规范化。

（3）档案的著录来源是被著录档案的本身，主要根据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录备考表等，还可参考其他相关材料。

5、著录项目细则：提名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项。

六、档案检索工具的种类：

1、按体例分：

（1）目录：将档案的著录条目按照一定次序编排而成的检索工具。

（2）索引：将档案中的某一内部或外部特征及其出处按一定次序编排而成的检索工具。

（3）指南：以文章叙述的方式综合介绍档案情况的检索工具。

2、按载体形式分：

（1）书本式检索工具：将著录条目连续记录并装订成册的检索工具。

（2）卡片式：将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。

（3）缩微式：以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。

（4）机读式：以磁性材料为载体的供计算机识别的检索工具。

3、按功能分：

（1）馆藏性检索工具：反映档案实体整理体系及其排列顺序的检索工具。

（2）查找性检索工具：专门为各种查找而编制的，不受档案实体排列顺序的限制，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具。

（3）介绍性检索工具：介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具。

七、正确处理利用和保密的关系：

利用与保密，从根本上来说两者是一致的。应全面地理解和处理利用和保密之间矛盾统一的辩证关系。

要在国家和人民的利益这个大前提下，依据党和国家的方针政策，把两者结合起来。凡是提供利用有利于坚持党的四项基本原则，促进安定团结和社会主义事业的档案信息，均应积极地提供利用；但是档案中的情报信息，只在一定范围内使用才有利于安全、安定和建设的，则应严格地坚持保密。

为了处理利用与保密关系，首先要澄清“利用危险，保密保险”以及历史档案“无密可保”的错误思想；其次，要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。

八、开放档案：

1、定义：档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。它是公民知情权、参政权、议政权等民主权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。

2、基本含义：开放档案必须建立在对档案价值实现的规律和特点的深刻理解基础上；开放档案的范围应当依法确定；开放档案应通过多种渠道和方式进行；开放档案既是一种利用服务政策也是一种服务措施；开放档案是公民民主权利得以实现的必要保证，也是国家政治民主化的重要标志。

九、档案检索效率：

1、检全率=检出的有关档案 / 全部有关档案 X 100%

2、漏检率=未检出的有关档案 / 全部有关档案 X 100%

3、检准率=检出的有关档案 / 检出的全部档案 X 100%

4、误检率=检出的不相关档案 / 检出的全部档案 X 100%

第四篇：管理学资料

一、领导者侧重未来，即纵向发展，管理者侧重当前，即横向发展。

领导者负责的是全面、全方位的未来策划，因此，领导者更多的注重纵向发展，把希望放在未来；而管理者则是执行领导者的战略部署，按步按点去实施管理。在实施管理中，管理者的使命是不断地将每一步每一点横向尽最大努力地创造业绩、创造效益，从而创造最大利润。优秀的领导者是不断地向前看，用自己的专业眼光推动企业不断向前发展，而管理者则要在每一个停留的点上尽最大的努力去将该点横向延伸，最大限度地创造利润从而完成自己的任务和使命。

二、领导者和管理者处理问题的着眼点不同。

由于领导者的任务是负责全局发展，因此需要凡事从全局出发权衡利弊；而管理者负责局部管理，凡事只需从局部考虑问题。所以，领导者处理每个问题，都必须谨慎面对，必须从整体利益、长远利益去权衡利弊，相对来说，管理者就没有太多的后顾之忧，有时只需按照管理的制度去执行就行了。

三、领导者追求改革、创新；管理者注重维持现状。

由于领导者旨在发展整体，管理者负责搞好局部，从而导致领导者和管理者在日常的经济活动中个有所侧重。管理者一般注重维持目前的秩序，利用已建立的制度、法规使其自己管理的范围，按照管理当局的愿望运行，只要不出问题、差错，圆满完成组织交代的任务就算是不错的管理者了。

因此，管理者一般都被认为是现有制度的守护神，而领导者由于始终走在潮流前为人们指导方向，从而大都成为人们的精神领袖。

四、领导者和管理者岗位要求的专业素质水平和综合素质水平层次不尽相同。

由于领导者主要是根据自己的专业眼光去观察，去捕捉机遇，从而为企业的发展确定方向，为企业创造更好的发展空间，因此领导者的职位要求更侧重领导者本身的洞察市场的能力、预测分析能力和统筹大局的能力。而管理者只是运用自己的管理方法去维护当前的秩序或谋求更大的发展就能基本完成自己的任务，所以管理者的职位要求更注重自己的分析能力、总结能力和解决实际问题的能力。总之，领导者讲能力，重策划；管理者讲经验，重执行。

五、领导者和管理者使用的权力基础不尽相同。

我国学者一般将权力定义为：一个人影响和改变他人心理和行为的能力。进而又将权力分成三个组成部分：职位权、专长权、个性权。职位权是法律或制度所赋予的，所以有其强制性，专长权来自于个人拥有的知识和才能，个性权来自于个人品质和心理素质，专长权和个性权缺乏强制性，它们的影响完全出于其被管理或被领导对象的主动的内心认可，我们常说的领导魅力指的就是“专长权和个性权”。领导者和管理者都拥有这三种权力，但两者对三种权力使用的概率不尽相同。领导者一般都靠个性权专长权去真正从心里征服下属，让下属主动地接受自己的思想或主张进而积极主动地按照自己的计划行事去完成任务。这种效果远比单独使用职位权好的多，因为主动比被动，积极比消极地去执行任务的效果要好得多。当然，我们不能说，领导者就不需要职位权，一个新来的领导者，他拥有的也只是职位权，他也是靠职位权去让下属去执行工作的。优秀的领导者，他会在以后的日常工作中不断地提高自己的专业水平和综合素质，并且尽量地和员工打成一片，从而提升并巩固自己的专长权和个性权。因此，领导者只是需要职位权来让下属承认并接受自己的身份作为前提，而在日常执行工作时更多时候是靠专长权和个性权的影响。而管理者则不同，由于他强调的是维持现有的秩序，而维持秩序都是靠制度去执行的，所以他在管理的过程中更多的是直接使用职位权，这样既快捷又方便。当然，现在越来越多的管理者都有了共识：利用职位权时，如果再加上专长权和个性权的影响，是可以达到事半功倍的效果的。

可以说，领导是灵活的，而管理是硬性的，所以很多的领导者给人的感觉都是和蔼可亲、平易近人的，而大多的管理者给人的印象则是严肃的、不怒而威的。

再来分析和总结一下领导者和管理者之间的相似点：

一、都是善于选人、用人、留人的高手，在用人方面有独到的眼光和经验或主张。

领导者明白，自己提出的改革、创新思想或主张，都需要能力较强、水平较高的人去完成。职位本身就要求他们都必须具备善于选人、用人、留人的专业水平。管理者实施管理的过程中，也需要有能力的人将自己的管理理念和要求贯彻或执行下去，以方便自己管理或达到管理的目的。有的人以“管理者喜欢老实的员工，领导者偏爱有才能有个性的员工”来证明领导者与管理者对员工的态度不同，这是不恰当的。试想一下，总喜欢老实的员工的管理者必然是个无能的管理者，能够偏爱有才能有个性员工的领导者（不是每个领导者都能做到的，现实社会中用人唯亲的领导者数不胜数）必然是个优秀的领导者。用一个无能的管理者例子和一个优秀的领导者的例子相比，就如坏的与好的相比，一来这种对比本身就没有可比性；二来以点代面，说服力就更脆弱了。如何能说明两者对员工的态度不同呢？要比就要用同样优秀的管理者和领导者相比。我想，既然他们都是用人高手，对员工的态度也就不会相差太大，因为他们都会明白：有才能有个性的员工才有更多的利用价值，才能为企业创造更多的效益。优秀的领导者和有才能的管理者都会明白人才的重要性。世界首富比尔盖茨曾说，只要给他带走微软公司的20多个人，他同样能再营造一个微软公司；伊利公司的首任总经理牛根生也是由于广阔的胸襟而赢来了众多有学有才之士的追随者，在离开了伊利后创立了与伊利公司不相上下的蒙牛公司。

时代呼唤人才，人才推进事业。唯才是用，则人才济济；知人善任，则人尽其才；人尽其才，则事业兴盛。企业竞争的核心在人才，提升企业效益和品位的关键就是领导者和管理者在选人、用人、留人上动心思、下功夫、做实事。至于他们用什么方法、如何去控制利用有才能、有个性的员工，那就八仙过海，各显神通咯。

二、两者都需要具备一定的综合能力（观察能力、应变能力，表达及沟通能力）等。

一来，领导者负责全局，对外沟通合作；管理者负责局部，对内沟通管理。两者只是内与外、全局与局部之分，遇到的事情和要处理的事务千变万化，都是无法预料的，这就要求领导者和管理者必须具备一定的应变能力、综合素质、心理素质、社交能力等，并且都要过关过硬才行。二来，社会发展到今天，每个人在社会圈里扮演的角色不仅仅是一种，各种角色有是多样化的、相对的，随时都有可能相互转变。例如，你对于你的父母亲来说，你是孩子；而对于你的孩子来说，你则是他的父／母亲了。同样的经理对于懂事长而言，他是一位管理者，他必须拥有管理者的素质要求；但对于他的下属及员工和场所，他出现的形象又是一位领导着了，他必须具备领导者的威望才能领导好下面的那帮人。因此，要在当今经济高速发展的社会求得一席立足之地，我们都需要不断地提高自己的综合素质水平和专业水平。

第五篇：档案管理学复习题

《档案管理学》复习题

填空

1、《文件整理规则》最根本的特点，就是以（件）为单位。

2、国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（30）年向社会开放。3、2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（13）种。

4、公文用纸采用国际标准（A4）型纸。

5、A4型纸的成品幅面尺寸为（210X297）mm。

6、全宗号用（4）位代码标准。

7、档案室的收集，正常情况下主要是指（归档）。

8、立卷说明是对档案的补充和概数，具有资料积累和（检索）的双重功能。

9、根据规定，省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存（20）年左右后向本地区综合档案馆移交。

10、根据规定，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存（10）年左右后向本地区同级综合档案馆移交。

11、文书档案长期保管期限为（16－50）年左右。

12、鉴定档案价值的基本方法就是（直接）鉴定法。

13、档案代理卡又称（代卷卡）。

14、档案编目的实质是把档案信息资源整理的成果（固定化）。

15、档案著录项目共分

（七）项。

16、档案馆指南的主体部分是（馆藏档案情况介绍）。

17、资料目录的主体部分是（资料分类目录）。

18、照片档案主要由底片、照片及（文字说明）构成。

19、档案著录时，时间项一律用（8）位阿拉伯数字表示。20、档案著录的结果是（条目）。单选

1.档案著录的结果是（D）。A卡片 B记录 C目录 D条目

2.国家档案馆保管的档案向社会开发的界线，一般应当自形成之日起满（C）A 10年 B 20年 C 30年 D 40年

3.2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（B）。

A 10种 B 13种 C 15种 D 18种 4.公文用纸采用国际标准（D）。A B5 B十六开 C B5 D A4 5.A4纸的成品尺寸为（A）。A 210x297mm B 210x265mm C 184x265mm D 225x156mm 6.保存底片的适宜温度为（B）。A 13－16℃ B 13－15℃ C 14－24℃ D 14－20℃

7.档案室的收集，正常情况下主要是指（C）。A接收 B征集 C归档 D归卷

8.保存照片底片的相对湿度为（B）.A 30%-40% B 35%-45% C 30%-45% D 45%-60% 9.根据规定，省以上机关永久保存的档案向本地区同级综合档案馆移交的时间大致在（C）。

A 5年左右 B 10年左右 C 20年左右 D 30年左右

10、根据规定，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案向本地区同级档案馆移交大致在（B）。

A 5年左右 B 10年左右 C 20年左右 D 30年左右

11、文书档案长期保管期限为（D）。A 5－10年 B 10－15年 C 15－30年 D 16－50年

12、鉴定档案价值的基本方法就是（A）。A 直接鉴定法 B 间接鉴定法 C 逐一鉴定法 D 简单鉴定法

13、保存照片的适宜温度为（C）。A 13－16℃ B 13－15℃ C 14－24℃ D 14－20℃

14、档案编目的实质是把档案信息资源整理的成果（B）。A 形式化 B 固定化 C 格式化 D 统一化

15、档案著录项目共分（C）。A 三项 B 五项 C 七项 D 九项

16、档案馆指南的主体部分是（A）。

A 馆藏档案情况介绍 B 馆藏情况介绍 C 馆藏资料情况介绍 D 馆藏介绍

17、资料目录的主体部分是（B）。

A 资料目录 B 资料分类目录 C 资料主题目录 D 资料综合目录

18、保存照片的相对湿度为（A）。A 40%-60% B 35%-45% C 30%-45% D 45%-60%

19、档案著录的条目格式是（C）。

A 标点符号式 B 段落标点式 C 段落符号式 D 符号段落式 20、段落符号式著录条目格式将著录项目划分为（C）。A 二个段落 B 三个段落 C 四个段落 D 五个段落

21、档案著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为（A）。A 12.5x7.5cm B 10.5x7.5cm C 12.5x6.5cm D 12x7cm

22、档案著录卡片四周均应留出（A）。A 10mm B 28mm C 35mm D 37mm

23、保存光盘的库房温度最好控制在（B）。

A 16℃－20℃ B 18℃－20℃ C 15℃－18℃ D 18℃－24℃

24、保存光盘的库房相对湿度最好不超过（B）。

A 40％ B 50％ C 60％ D 65％

25、在时间项的八位数字中第1－4位数表示（A）。A 年 B 月 C 日 D 时

26、在时间项的八位数字中第5－6位数表示（B）。A 年 B 月 C 日 D 时

27、在时间项的八位数字中第7－8位数表示（C）。A 年 B 月 C 日 D 时

28、下列属于文件形式特征的有（D）。A 内容提要 B 主题词 C 分类号 D 档号

29、全宗号、目录号、卷号、件号或页号统称为（A）。A 档号 B 归档号 C 分类号 D 文书处理号

30、一般情况下，文件成文日期以（A）为标准。A 领导人签发日期 B 会议通过日期 C 批准日期 D 发出日期

31、保存电子档案的库房温度应控制在（D）。A 16℃-20℃之间 B 18℃-20℃之间 C 15℃-17℃之间 D 17℃-20℃之间

32、档案管理工作的核心部分是（B）。A 收集 B 整理 C 鉴定 D 保管

33、人名索引包括人名和（C）两部分。A 类号 B 分类号 C 档号 D 归档号

34、全宗指南又称（A）。A 全宗介绍 B 全宗卡片 C 全宗索引 D 全宗目录

35、我国档案工作领域编制主题词表始于（C）。A 60年代 B 70年代 C 80年代 D 90年代

36、档案著录时，提要一般不超过（D）。A 50字 B 100字 C 150字 D 200字

37、某一利用者要求查找有“九一.八”事件的档案，档案馆保存有40件，捡出其中的30件则查全率为（C）。

A 33％ B 50％ C 75％ D 25％

38、某利用者查找有关知识分子政策的档案，共捡出30份，其中20份是相关的则查准率为（B）。

A 33％ B 67％ C 75％ D 76％

39、档案著录中置于文件编号之前的标识符号是（C）。A ： B.C;D + 40、档案著录中置于多少个责任者之间的标识符号是（A）。A ； B ＝ C ＋ D ： 多选

1.档案属性标准主要包括（ABDE）。

A 职能标准 B 来源标准 C 时间标准 D 内容标准 E 形式特征标准 2.档案社会需要标准主要包括（CDE）。

A 社会需要目标 B 社会需要层次 C 社会需要方向 D 社会需要面 E 社会需要时间

3.编制档号应坚持的原则是（ABCDE）。

A 唯一原则 B 合理原则 C 稳定原则 D 扩充原则 E 简单原则 4.档号是档案室在档案整理过程中对档案的编号，通常包括（ABCDE）。A全宗号 B 目录号 C 卷号 D 件号 E 页号 5.档案管理的物质条件有（ABCD）。

A 库房 B 装具 C 设备 D 消耗品 E 人员 6.下列属于文件内容特征的有（ABC）。

A 内容提要 B 主题词 C 分类号 D 档号 E 文件编号 7.下列属于文件形成特征的有（ABCDE）。

A 文件形成时间 B 文件标题 C 作者 D 地点 E 文件 8.下列属于文件形式特征的有（DE）。

A 内容提要 B 主题词 C 分类号 D 档号 E 文件编号 9.档案利用的基本类型有(ABC).A 学术利用 B 实际利用 C 普遍利用 D 家庭利用 E 专家利用

10、为普通公民提供利用服务的方式有（ABCDE）。

A 档案馆咨询 B 展览会 C 教育活动 D 出版物 E 广播电视宣传

11、人事档案的特点主要体现在（ABCDE）。A 现实性 B 专指性 C、真实性 D 动态性 E 机密性

12、人事档案转递的要求是（ABD）。

A 及时 B 准确 C 周密 D 安全 E 认真

13、会计档案的特点主要体现在（ABCD）。A 专业性 B 整体性 C 广泛性 D 固定性 E 专指性

14、声像档案的种类主要有（ABCDE）。

A 照片档案 B 唱片档案 C 磁带录音 D 光盘档案 E 影片档案

15、收集照片档案要求做到（ADE）。

A 完整性 B 全局性 C 科学性 D 一致性 E 规范性

16、目前，用于维护电子文件真实性、安全性方面的技术主要有（ABCDE）。A 加密技术 B 签署技术 C 消息认证 D 身份验证 E 防火墙

17、鉴定档案的价值应遵循的原则是（ACDE）。

A 全面的观点 B 社会的观点 C 历史的观点 D 发展的观点 E 效益的观点

18、光盘档案的特性主要体现在（ABCDE）。

A 信息存储密度高 B 与计算机联机能力强 C 影像还源效果号D 便于大量复制拷贝 E 运用范围广

19、档案保管期限表的类型有（ABCDE）。

A 通用档案保管期限表 B 专门档案保管期限表 C 同系统机关档案保管期限表

D 同类型机关档案保管期限表 E 机关档案保管期限表 20、按载体形式分，档案检索工具可分为（ABDE）。A 书本式检索工具 B 卡片式检索工具 C 联单式检索工具 D 缩微式检索工具 E 机读式检索工具 名词解释

1.案卷：是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书单案的基本保管

单位。

2.主题词：是将自然语言中的名词术语，经过优选和规范化处理，在标引和检索时用 以表达各种概念的词。

3.案卷目录：是案卷的名册，是先将装订好的一个的案卷按一定的方法排列，然后再根据其排列顺序逐一编号登录而成的。

4.历史档案：通常是指中华人民共和国建国以前形成的档案。

5.开发档案：就是将一般可以公开的以满一定保管期限的档案文件向社会开发。

6.大事记：是以档案记载为主体依据，按时间顺序简要记述特定历史时期的重大事件和重要活动的史料型参考资料，属于三次文献。

7.全宗：是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践活动中所形成的档案的有机整体。

8.档案馆指南：又称档案馆介绍，是介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案个有关文献，指导利用者查阅的一种档案检索工具。

9.档号：是档案室在档案整理过程中对档案的编号，通常包括：全宗号、目录号、卷号、件号和页号。

10.档案证明：是档案馆（室）根据利用者询问和申请，依据馆（室）藏档案内容制发的证明某种事实的书面材料。

简答题 1.如何确定文件成文日期？

答：一般情况下，成文日期是以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；电报以发出日期为准。

2.简述档案馆档案的来源? 答：1)接收现行机关的档案2)接收撤销机关的档案3）收集和征集历史档案4）档案馆之间交接档案

3.简述档案整理的原则? 答：

1、整理档案必须保存文件 之间的历史联系。

2、整理档案 必须利用源基础。

3、整理档 案必须便于保管和利用。4.简述立档单位及其构成条件

答：形成全宗的单位，称为立档单位，又称全宗构成者。构成立档单位的条件主要有以下三个方面：

1、可以独立行使职权或进行管理，并能主要以自己的名义对外行文。

2、设有会计单位或经济核算单位，可以编造预算或财务计划。

3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

5.编制档号应坚持什么原则？

答：

1、唯一性原则。

2、合理性原则。

3、稳定性原则。

4、扩充性原则。

5、简单性原则。

6.简述鉴定价值的原则？

答：从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。

1、全面的观点。

2、发展的观点。

3、历史的观点。

4、效益的观点。7.简述光盘档案的特性？ 答：

1、信息存储密度高。

2、与计算机联机能力强。

3、影像还原效果好。

4、便于大量复制。

5、运用范围广。

8.档案保管期限表的内容有那些？ 答：

1、通用档案保管期限表。

2、专门档案保管期限表。

3、同系统机关档案保管期限表。

4、同类型机关档案保管期限表。

5、机关档案保管期限表。论述题

1、如何理解以“件”为整理单位？

答：件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。特殊情况：文件的正本与定稿为一件。

正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订，也可各为一件。正文与文件处理单等为一件。原件与复制件为一件。

转发文与被转发文为一件。

报表、名册、图册等，一册（本）作为一件。来文与复文可为一件，也可分别各为一件。

2、文件整理装订前如何对一些文件进行排序？

答：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，复制件在后。转发文件在前，被转发文件在后。复文在前，来文在后。汉文在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后。

有文件处理单的可放在最前面。

3、试述档案检索工具的分类？

答：按编制方法分，可分为目录、索引、指南。

按载体形式分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。

按检索范围分，可分为全宗范围检索工具，档案馆范围检索工具，专题范围检索工具，若干范围检索工具。

按功能分，可分为馆藏性检索工具，查捡性检索工具，介绍性检索工具。

4、试述档案统计工作的体系？

答：档案统计工作体系大致可分为四个层次：第一，全国档案工作基本情况统计。由国家统计局批准，国家档案局组织实施。现已实行的全国档案事业统计年报制度，采用了统一上报软盘，计算机汇总。第二，专业系统档案工作 基本情况统计，由专业主管机关组织进行。第三，地方档案工作基本情况统计，由地方各级档案行政管理部门组织进行。第四，档案馆和档案室工作情况统计，由各档案馆和档案室组织进行。