新型农村社会养老保险业务档案管理办法

第一篇：新型农村社会养老保险业务档案管理办法

新型农村社会养老保险业务档案管理办法（试行）

第一条 为规范新型农村社会养老保险(下称新农保)业务档案管

理，维护新农保业务档案真实、完整和安全，充分发挥档案的服务作用，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令以

及《社会保险档案管理规定》相关法规，结合新农保业务经办

操作规程，特制定本办法。

第二条 农村社会养老保险事业管理处（下称经办机构）负责管理新

农保业务档案，接受本级行政主管部门领导和档案行政管理部

门业务指导，并指导下级经办机构业务档案管理工作。

第三条 本办法所称新农保业务档案，系指经办机构在经办新农保业

务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文

字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 经办机构应根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按

照本办法的规定及程序收集、整理、立卷、归档、保管新农

保业务材料，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和

篡改(保管期限和整理方法见附件

一、附件二)。

第五条 应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保新农保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失

和泄密。

第六条 应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积不少于20平方米，并参照建设部和国家发改委

关于《档案馆建设标准》（县级40平方米/万卷），确定专用

档案库房建设中长期目标。业务档案应使用专用铁皮柜保管。

第七条 应配备专职或兼职档案管理人员，并保持人员相对稳定。配

备的档案管理人员应具备专业基础知识，熟悉业务，忠于职

守。

第八条 在每年4月底前应将上年度业务档案收集、整理、装订完毕

并入柜保管。收集过程中应对业务档案真实性、完整性和有

效性进行检验，及时办理交接手续。凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。

经办人员应编制《档案材料收集目录》并办好交接手续。

第九条 新农保业务档案分类应按照新农保业务经办规律和特点，以

方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”的方法对新农保业务档案进行分类、整理、组卷，及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等（见附件二）。

第十条 新农保业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管

期限分为10年、30年、50年、100年。新农保业务档案定期保管期限为最低保管期限，新农保业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十一条 老农保参保人转入新农保的，应按新农保有关规定办理参

保登记手续，并按照新农保业务档案管理办法管理档案，原业务档案按老农保管理办法继续保存。

第十二条 应依法为参保人提供档案信息查询服务。

第十三条 应对到期新农保业务档案及时进行鉴定。鉴定工作应由经

办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及行政主管部门有关人员组成鉴定小组，负责鉴定并提出处理意见。鉴定中如发现业务保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十四条 对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级行政

管理部门备案，经办机构主要负责人批准后销毁。未经鉴

定和批准，不得销毁任何档案。应当派两人以上监督销毁

档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式

和时间。销毁清册永久保存。

第十五条 对永久保存的新农保业务档案，要按照有关规定，根据同

级档案行政管理部门的要求向国家综合档案馆移交。

第十六条 未按规定建立档案，不按规定移交档案，或玩忽职守，造

成档案管理混乱、丢失等，给单位和个人造成损失的，依照《档案法》等有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。

第十七条 乡镇人社服务中心应参照本办法管理新农保经办规程中需

要乡镇一级保管的业务档案。

第十八条 本办法自印发之日起施行。

附件：新型农村社会养老保险业务材料归档范围与保管期限

一、管理类

个人在办理参保、信息变更、关系转移，经办机构在受理过程中形成的登记表单及证明材料等：

1.新型农村社会养老保险参保登记表及应提供的居民户口薄、身份证复印件等必备材料［100年］；

2.新型农村社会养老保险变更登记表及相关证明材料［100年］；

3.新型农村社会养老保险保险关系转入申请表［100年］；

4.新型农村社会养老保险保险关系转入接收函［100年］；

5.为参保人员办理银行存折、联名卡、社会保障卡等重要凭证的首发、补发、收回管理登记表单及证明等业务材料［100年］；

6.服务协议管理材料，包括与基金收付款协议银行、网络通信运营商、考核材料、终止协议材料等［10年］；

7.其他在缴费环节形成的与参保个人有直接关系的业务材料［100年］。

二、征缴类

经办机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴有关情况，以及个人补缴形成的表单等业务材料：

1.补缴新型农村社会养老保险申请表及相关审核材料［100年］；

2.新型农村社会养老保险个人缴费汇总表［100年］；

3.新型农村社会养老保险集体补助明细表［100年］；

4.新型农村社会养老保险集体补助汇总表［100年］；

5.新型农村社会养老保险补缴汇总表［100年］；

6.新型农村社会养老保险地方财政补贴汇总表［100年］；

7.其他在缴费环节形成的个人补缴、机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴情况等有关业务材料［100年］；

8.收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

三、待遇类

待遇领取人在办理领取手续，以及经办机构在审核、支付待遇过程中形成的表单及相关业务材料：

1.新型农村社会养老保险待遇领取通知表及相关证明材料［50年］；

2.新型农村社会养老保险待遇核定表［50年］；

3.新型农村社会养老保险注销登记表及应提供的居民身份证复印件及死亡、出国(境)定居、户籍变更、户籍关系转移等相关证明材料［50年］；

4.新型农村社会养老保险基金支付审批表［50年］；

5.新型农村社会养老保险基金支出年度计划表［50年］；

6.养老金支付汇总表［永久］；

7.领取人遗失证(卡、单)在补办过程中形成的证明等相关审核材料［50年］；

8.其他在待遇领取环节形成的业务材料［50年］；

9.付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

四、统计类

在进行业务统计时形成的各类表单等业务材料：

1.各项业务年度统计报表〔永久〕；

2.统计数据分析报告等〔30年〕；

3.业务月/季统计报表〔10年〕；

4.各项社会保险基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

五、稽核类

机构监管形成的稽核、监察等材料：

1.稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料〔30年〕。

2.监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料〔30年〕。

3.内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料〔30年〕。

4.大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕。

5.其他稽核监管类材料［30年］。

第二篇：新型农村社会养老保险业务档案管理办法

新型农村社会养老保险业务档案管理办法（试行）

第一条 为规范新型农村社会养老保险(下称新农保)业务档案管理，维护新农保业务档案真 实、完整和安全，充分发挥档案的服务作用，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令以及社会保险相关法规，结合新农保业务经办操作规程，特制定本办法。

第二条 农村社会保险管理局（下称经办机构）负责管理新农保业务档案，接受本级行政主 管部门领导和档案行政管理部门业务指导，并指导下级经办机构业务档案管理工作。

第三条 本办法所称新农保业务档案，系指经办机构在经办新农保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 经办机构应根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按照本办法的规定及程序收集、整理、立卷、归档、保管新农保业务材料，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和篡改(保管期限和整理方法见附件

一、附件二)。

第五条 应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保新农保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第六条 应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积不少于20平方米，并参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（县级40平方米/万卷），确定专用档案库房建设中长期目标。业务档案应使用专用铁皮柜保管。

第七条 应配备专职或兼职档案管理人员，并保持人员相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识，熟悉业务，忠于职守。

第八条 在每年3月底前应将上业务档案收集、整理、装订完毕并入柜保管。收集过程中应对业务档案真实性、完整性和有效性进行检验，及时办理交接手续。凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。经办人员应编制《档案材料收集目录》并办好交接手续。

第九条 新农保业务档案分类应按照新农保业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“—业务环节”的方法对新农保业务档案进行分类、整理、组卷，及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等（见附件二）。

第十条 新农保业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。新农保业务档案定期保管期限为最低保管期限，新农保业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十一条 老农保参保人转入新农保的，应按新农保有关规定办理参保登记手续，并按照新农保业务档案管理办法管理档案，原业务档案按老农保管理办法继续保存。第十二条 应依法为参保人提供档案信息查询服务。

第十三条 应对到期新农保业务档案及时进行鉴定。鉴定工作应由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及行政主管部门有关人员组成鉴定小组，负责鉴定并提出处理意 1

见。鉴定中如发现业务保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十四条对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级行政管理部门备案，经办机构主要负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十五条 对永久保存的新农保业务档案，要按照有关规定，根据同级档案行政管理部门的要求向国家综合档案馆移交。

第十六条 未按规定建立档案，不按规定移交档案，或玩忽职守，造成档案管理混乱、丢失等，给单位和个人造成损失的，依照《档案法》、《湖北省档案条例》等有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。

第十七条 乡镇人社服务中心应参照本办法管理新农保经办规程中需要乡镇一级保管的业务档案。

第十八条 本办法自印发之日起施行。

附件：新型农村社会养老保险业务材料归档范围与保管期限

一、管理类

个人在办理参保、信息变更、关系转移，经办机构在受理过程中形成的登记表单及证明材料等：

1.新型农村社会养老保险参保登记表及应提供的居民户口薄、身份证复印件等必备材料［100年］；

2.新型农村社会养老保险变更登记表及相关证明材料［100年］；

3.新型农村社会养老保险保险关系转入申请表［100年］；

4.新型农村社会养老保险保险关系转入接收函［100年］；

5.为参保人员办理银行存折、联名卡、社会保障卡等重要凭证的首发、补发、收回管理登记表单及证明等业务材料［100年］；

6.服务协议管理材料，包括与基金收付款协议银行、网络通信运营商、考核材料、终止协议材料等［10年］；

7.其他在缴费环节形成的与参保个人有直接关系的业务材料［100年］。

二、征缴类

经办机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴有关情况，以及个人补缴形成的表单等业务材料：

1.补缴新型农村社会养老保险申请表及相关审核材料［100年］；

2.新型农村社会养老保险个人缴费汇总表［100年］；

3.新型农村社会养老保险集体补助明细表［100年］；

4.新型农村社会养老保险集体补助汇总表［100年］；

5.新型农村社会养老保险补缴汇总表［100年］；

6.新型农村社会养老保险地方财政补贴汇总表［100年］；

7.其他在缴费环节形成的个人补缴、机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴情况等有关业务材料［100年］；

8.收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

三、待遇类

待遇领取人在办理领取手续，以及经办机构在审核、支付待遇过程中形成的表单及相关业务材料：

1.新型农村社会养老保险待遇领取通知表及相关证明材料［50年］；

2.新型农村社会养老保险待遇核定表［50年］；

3.新型农村社会养老保险注销登记表及应提供的居民身份证复印件及死亡、出国(境)定居、户籍变更、户籍关系转移等相关证明材料［50年］；

4.新型农村社会养老保险基金支付审批表［50年］；

5.新型农村社会养老保险基金支出计划表［50年］；

6.养老金支付汇总表［永久］；

7.领取人遗失证(卡、单)在补办过程中形成的证明等相关审核材料［50年］；

8.其他在待遇领取环节形成的业务材料［50年］；

9.付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

四、统计类

在进行业务统计时形成的各类表单等业务材料：

1.各项业务统计报表〔永久〕；

2.统计数据分析报告等〔30年〕；

3.业务月/季统计报表〔10年〕；

4.各项社会保险基金预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

五、稽核类

机构监管形成的稽核、监察等材料：

1.稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料〔30年〕。

2.监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料〔30年〕。

3.内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料〔30年〕。

4.大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕。

5.其他稽核监管类材料［30年］。

第三篇：《湖北省新型农村社会养老保险业务档案管理办法(试行)》

《湖北省新型农村社会养老保险业务档案管理办法（试行）》

来源：鄂人社发〔2010〕58号

第一条 为加强新型农村社会养老保险（以下简称“新农保”）业务档案管理，确保新农保业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、人力资源和社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》和湖北省人力资源和社会保障厅《湖北省新型农村社会养老保险经办规程（试行）》以及国家和省有关规定，结合实际，制定本办法。

第二条 本办法所规定的新农保业务档案，分纸质档案和电子档案。纸质档案包括业务经办过程中所形成的记录、证据、依据等纸质材料；电子档案包括纸质档案生成的各类业务数据和影像资料等。

第三条 省、市社会养老保险经办机构（以下简称“社保机构”）负责监督、检查、指导、协调辖区内新农保业务档案的管理工作。县（市、区）社保机构负责新农保业务档案的集中保管（直辖市直接经办新农保业务的参照执行，下同）。

乡镇人力资源和社会保障服务中心协助县（市、区）社保机构做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作。村（居）委会应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。

第四条 新农保业务档案实行目标管理，明确分管领导，将业务档案工作纳入单位议事日程、工作计划和单位发展规划，设立相应的档案管理部门。

第五条 新农保业务档案管理应配备专、兼职档案工作人员，能适应业务档案工作的需要。档案工作人员需保持相对稳定，定期参加档案业务学习和业务培训，持证上岗。

第六条 新农保业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房，能够容纳全部新农保业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备，并配备专用的铁制档案柜或者密集架，必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠。办公室、库房、查阅室按要求分设，确保档案的安全，并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备，以适应档案现代化管理的要求。

第七条 新农保业务档案应建立保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理制度，并妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第八条 建立分管领导和档案管理人员岗位责任制，建立健全业务档案工作流程，将新农保业务档案工作列入社会保险业务经办工作，加强新农保业务档案工作的监督指导。

第九条 新农保业务经办过程中形成的记录、证据、依据，进行严格审核，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第十条 新农保业务档案分类应遵循农保工作的规律和特点，采用“—业务环节”的方法对农保业务材料进行检查、分类、整理、立卷、编号、入库保管，并应编制卷内目录、案卷目录、索引目录、填写备考表等。

第十一条 新农保业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限按部颁规章规定分为10年、30年、50年、100年。

第十二条 乡镇人力资源和社会保障服务中心通过县（市、区）社保机构生成的电子档案开展相关经办业务工作，并负责受理咨询、查询、情况公示等。

第十三条 新农保业务档案的鉴定和销毁必须按照《中华人民共和国档案法》、人力资源和社会保障部和国家档案局关于《社会保险业务档案管理规定（试行）》执行。

第十四条 社保机构对违反新农保业务档案管理规定的行为应限期改正，对直接责任人和主

管领导按照相关法律法规予以处理。

第十五条 本办法由省养老保险局负责解释。第十六条 本办法从下发之日起执行。

第四篇：河北省新型农村社会养老保险业务

河北省新型农村社会养老保险业务

经办规程（试行）

第一章 总 则

第一条 为确保新型农村社会养老保险（以下简称“新农保”）试点工作的顺利实施，规范和统一新农保业务操作程序，根据人力资源和社会保障部《新型农村社会养老保险经办规程（试行）》（人社部发[2009]161号）和河北省人民政府《关于开展新型农村社会养老保险试点工作的实施意见》（冀政[2009]180号）制定本规程。

第二条 新农保业务由社会保险经办机构（以下简称“社保机构”）、乡镇劳动保障事务所等（以下简称“乡镇事务所”）具体经办，村（居）民委员会协办人员（以下简称“村协办员”）协助办理，实行属地化管理。

本规程所称参保人员是指新农保参保缴费人员以及领取新农保待遇人员。

第三条 新农保经办工作要坚持统一政策、统一标准、规范操作、讲求效率、优化服务、保持经办队伍相对稳定的原则。

第四条 新农保经办工作包括参保登记、保险费收缴、基金划拨、个人账户管理、待遇核定和支付、基金管理、保险关系转移接续、统计管理、内控

稽核、资格认证、档案管理、监督检查、宣传咨询、举报受理等环节。

第五条 省、设区市社保机构负责组织指导本地区各级社保机构开展新农保经办管理服务工作，协调财政补贴资金及时划拨；参与制定本地区新农保基金管理办法、财务管理细则；制定本地区新农保内控和稽核制度，开展内控和稽核工作；规范保险费的收缴、养老金的社会化发放和管理工作；编制、汇总、上报本级新农保基金财务、会计和统计报表；组织开展人员培训等工作；参与新农保信息化建设和管理工作。

县（市、区）社保机构（以下简称县级社保机构）负责新农保的参保登记、保险费收缴、基金划拨、基金管理、个人账户建立与管理、待遇核定与支付、保险关系转移接续、档案管理、统计管理、受理咨询、查询和举报、组织待遇领取资格认证等工作，并对乡镇事务所的业务经办情况进行指导和监督考核（市级直接经办新农保业务的参照执行，下同）。县级社保机构可按业务环节单独设置或多个业务环节集中设置业务部门或经办窗口，但要设置独立的财务、稽核、统计管理等岗位。

乡镇事务所要有专人负责新农保业务，对参保人员的参保资格、基本信息、缴费信息、待遇领取资格及关系转移资格等进行初审，并录入有关信息，负责各种统计报表上报、承办辖区内待遇领取资格认证、受理咨询、查询和举报、政策宣传、情况公示等工作。

村协办员具体负责新农保参保登记、缴费档次选定、待遇申领、关系转移接续等业务环节所需材料的收集与上报，负责向参保人员发放有关材料，提醒参保人员按时缴费，通知参保人员办理待遇领取手续，并协助做好政策宣传与解释、待遇领取资格认证、摸底调查、农村居民基本信息采集、情况公示等工作。

第六条 新农保基金单独设立银行账户，单独记账、核算，纳入社会保障基金财政专户，实行收

支两条线管理，专款专用，任何单位和个人不得挤占、挪用基金，基金结余按国家有关规定实现保值增值。

第七条 建立全省统一的新农保信息系统。在国家下发的新农保业务软件基础上，全省统一进行软件本地化开发应用；结合全省金保工程建设，实现省、设区市、县（市、区）社保机构及乡镇事务所联网；在省建立集中的新农保业务数据库和财务数据库；在省集中实现与金融机构、财政、公安、民政、残联等部门的数据联网和信息交换。

第八条 社保机构与金融等其他相关服务机构签订的委托服务协议要符合本规程相关要求。

第二章 参保登记

第九条 年满16周岁、具有当地农业户籍、未参加城镇职工基本养老保险的农村居民（不含在校学生），需携带户口簿和居民身份证原件（其中重度残疾人，还需携带相关材料），到户籍所在地村（居）委会提出参加新农保申请，选择缴费档次，填写《河北省新型农村社会养老保险参保登记表》（附表1，以下简称《参保表》）。若本人无法填写，可由亲属或村协办员代填，但须本人签字、签章或留指纹确认。

第十条 村协办员负责检查参保人员的相关材料是否齐全，在《参保表》上签字、加盖村（居）委会公章，并将《参保表》、户口簿及居民身份证复印件等材料，于每月10日前上报乡镇事务所。参保农民本人也可到乡镇事务所直接办理相关手续。

第十一条 乡镇事务所负责对参保人员的相关材料进行初审，无误后及时将参保登记信息录入新农保信息系统，系统将录入信息与公安、民政、残联、其他社会养老保险等相关数据库数据自动进行比照检查，通过后保存。在《参保表》上加盖乡镇事务所公章，每月15日前将《参保表》、户口簿复印件、居民身份证复印件等材料一并上报县级社保机构参保登记环节。

第十二条 县级社保机构参保登记环节应对参保人员的登记信息进行复核，无误后进行保存确认，分配参保人员社会保障号，同时为其建立个人账户及参保档案，及时将有关材料签章后分类（级）归档备查。

乡镇事务所申报的参保登记业务，县级社保机构办结后应为其打印《河北省新型农村社会养老保险参保登记汇总表》（附表2，以下简称《参保登记汇总表》）、《河北省新型农村社会养老保险参保登记明细表》（附表3，以下简称《参保登记明细表》）并签章，用于各村的参保登记公示。

第十三条 参保变更登记的主要内容包括：姓名、性别、公民身份号码、出生年月、居住地址、联系电话、户籍所在地址及缴费档次等。以上内容之一发生变更时，参保人员应及时携带相关证件及材料到村（居）委会申请办理变更登记手续，填写《河北省新型农村社会养老

保险变更登记表》（附表4，以下简称《变更表》）。村协办员每月10日前将相关材料及《变更表》上报乡镇事务所。参保农民本人也可到乡镇事务所直接办理变更登记的相关手续。

乡镇事务所初审无误后，将需要变更的信息及时录入农保信息系统，每月15日前将相关材料及《变更表》上报县级社保机构。县级社保机构复核无误后，对变更登记信息进行确认，签章后将有关材料归档备案。

第十四条 参保人员出现出国（境）定居、户籍性质变更、参加其他社会养老保险、跨新农保试点地区户籍迁移或死亡等情况的，应终止新农保关系，并进行注销登记。

参保人员（或指定受益人、法定继承人）应持相关证件、材料到村（居）委会提出注销登记申请，填写《河北省新型农村社会养老保险注销登记表》（附表 5，以下简称《注销表》）。

办理注销登记时应提供的材料有：（1）本人的有效身份证明；

（2）出国（境）定居的，应提供出国（境）定居证明；（3）变更为城镇户籍的，应提供户籍变更证明。（4）参加其他社会养老保险的，应提供相关证明。（5）跨新农保试点地区户籍迁移的，应提供户籍关系

转移证明；

（6）参保人员死亡的，应提供医院出具的死亡证明，或民政部门出具的火化证明（非火化区除外），或公安部门出具的户籍注销证明，以及指定受益人或法定继承人的有效身份证明，能够确定其继承权的法律文书、公证文书等；人员失踪宣告死亡的，应提供司法部门出具的宣告死亡证明。

第十五条 村协办员每月10日前将《注销表》及有关证明材料上报乡镇事务所。乡镇事务所初审无误后，将注销登记信息录入农保信息系统，每月15日前将上述材料上报县级社保机构参保登记环节。

县级社保机构参保登记环节复核无误后，对注销信息进行保存确认，对其个人账户进行年内计息结存，在《注销表》上签章，经办资料分类反馈或归档封存。然后根据注销原因，对个人账户储存额分别进行以下处理：

（1）对发生参保人员出国（境）定居、户籍性质变更、参加其他社会保险或死亡等情况，需要一次性领取除政府补贴外的个人账户资金余额的，由县级社保机构待遇支付环节按第五章有关规定办理。

（2）对参保人员在缴费期间户籍跨试点地区迁移到新农保地区的，打印《河北省新型农村社会养老保险个人账户明细表》（附表6，以下简称《个人账户明细表》），按照第七章有关规定办理关系转移；

（3）对参保人员在缴费期间户籍跨试点地区迁移到未开展新农保地区的，由县级社保机构个人账户管理环节按本规程第四十九条规定办理个人账户封存。

第十六条 县级社保机构参保登记环节每月25日前，对本月参保变更信息进行汇总，打印《河北省新型农村社会养老保险参保变更人员明细表》（附表7，以下简称《变更明细表》）传递到同级社保财务部门，用作建立财务科目的依据；将符合电子签名法要求的上述表格数据联网传递到指定金融机构，金融机构据此为新参保人员和由于变更登记需要更换银行存折人员制发《河北省新型农村社会养老保险银行存折》（附件一，以下简称“银行存折”），并根据制发存折情况向县级社保机构参保登记环节反馈符合电子签名法要求的《河北省新型农村社会养老保险银行存折发放明细表》（附表8，以下简称《存折发放明细表》）联网数据。

第三章 保险费收缴

第十七条 已办理新农保参保登记和需要更换银行存折的人员，应于办理参保登记或变更登记的次月，持居民身份证到指定金融机构领取银行存折，或由县级社保机构社会化服务环节负责发放到参保人员手中。

新农保养老保险费实行按（自然）缴纳，全省缴费截止日为每年十月三十一日，各试点地区据此自行确定当地缴费期。参保人员应在当地缴费期内及时将当年应缴的养老保险费足额存入银行存折。参保人员在新农保制度实施当年应缴纳本的养老保险费；对于达到参保年龄或领取待遇年龄的参保人员，到龄当年也可以缴纳本的养老保险费。

第十八条 缴费期结束第一个工作日，县级社保机构缴费管理环节根据本试点地区参保登记信息，生成《河北省新型农村社会养老保险个人缴费应扣明细表》（附表9，以下简称《应扣明细表》）；同级社保财务部门复核后将符合电子签名法要求的《应扣明细表》数据联网传递至指定金融机构。

金融机构根据县级社保机构提供的《应扣明细表》数据从参保人员的银行存折上足额划扣养老保险费（不足额不扣款），并于扣款后向县级社保机构财务部门传递符合电子签名法要求的《河北省新型农村社会养老保险个人缴费实扣明细表》（附表10，以下简称《实扣明细表》）联网数据及基金收入户银行回单。

县级社保机构财务部门将金融机构反馈的《实扣明细表》联网数据汇总后与银行回单核对。核对无误，进行个人缴费财务到账处理，一是将扣款金额记入参保人员个人账户；二是填制财务记账凭证。

个人缴费财务到账后，县级社保机构缴费管理环节及时生成《河北省新型农村社会养老保险个人缴费汇总表》（附表11，以下简称《个人缴费汇总表》）、《河北省新型农村社会养老保险个人缴费明细表》（附表12，以下简称《个人缴费明细表》），并向乡镇事务所反馈。由村协办员负责对未缴费人员进行缴费提醒。至当地缴费截止日，仍未缴纳养老保险费的，按中断缴费处理。

第十九条 农村重度残疾人参保，个人缴费后，县级社保机构缴费管理环节应及时汇总农村重度残疾人个人缴费情况，向同级财政部门报送《河北省新型农村社会养老保险重度残疾人个人缴费地方财政代缴部分资金汇总表》（附表13，以下简称《重度残疾人财政代缴汇总表》）。县级财政部门审核无误后，将代缴资金总额直接划拨到同级社保机构在金融机构设立的新农保基金收入户。金融机构在代缴资金到账后的3个工作日内将资金到账凭证等反馈给县级社保机构财务部门。

县级社保机构缴费管理环节应及时将金融机构反馈的代缴资金信息导入新农保信息系统，根据《重度残疾人财政代缴汇总表》、资金到账凭证等核对实际到账金额是否正确。核对无误后，确认资金到账信息，并记入个人账户。

第二十条 农村集体和其他经济组织、社会公益组织、个人对参保人员缴纳养老保险费给予补助或资助的，应在当地缴费期内向乡镇事

务所提交《河北省新型农村社会养老保险集体补（资）助明细表》（附表14，以下简称《集体补助表》），并将补助或资助金额存入县级社保机构基金收入户。

乡镇事务所将《集体补助表》录入新农保信息系统，并及时将《集体补助表》上报县级社保机构缴费环节。

县级社保机构财务部门收到基金收入户银行回单后，录入银行到账信息并与新农保信息系统内《集体补助表》汇总信息进行核对。核对无误的，进行补（资）助资金财务到账处理，一是对集体补助明细信息进行确认，将集体补助金额记入个人账户；二是填制财务记账凭证。缴费环节在《集体补助表》上签章，生成《新型农村社会养老保险集体补（资）助汇总表》（附表15，以下简称《集体补助汇总表》）信息，向乡镇事务所反馈。

第二十一条 新农保制度实施时，距领取年龄不足15年的参保人员，应按照第十七条的规定按年缴费，也可补缴不足年限的缴费部分；对距领取年龄超过15年的，应按年缴费；缴费不足15年的参保人员，也可补缴。

补缴养老保险费的参保人员，应及时到村（居）委会办理补缴手续，填写《河北省新型农村社会养老保险费个人补缴申请表》（附表16，以下简称《补缴表》），由村协办员在当地缴费期内将《补缴表》

上报乡镇事务所，补缴人应将需补缴的保险费足额存入银行存折。

乡镇事务所对参保人员的补缴资格进行审核，审核无误后，将补缴信息录入农保信息系统，并将有关材料上报县级社保机构缴费管理环节。

县级社保机构缴费管理环节复核无误后，应及时生成《 河北省新型农村社会养老保险个人补缴扣款明细表》（附表17，以下简称《个人补缴扣款明细表》），传递至指定金融机构。

金融机构根据本规程第十八条的有关规定进行扣款和信息反馈。县级社保机构应按照本规程第十八条的有关规定，为参保人员记录个人账户，打印《河北省新型农村社会养老保险个人补缴汇总表》（附表18，以下简称《个人补缴汇总表》）。

第二十二条 对于暂不具备通过金融机构直接进行养老保险费扣缴条件的地区，可暂由社保机构会同金融机构进行收缴，并由金融机构开具社会保险费专用缴费凭证。

第四章 个人账户管理

第二十三条 县级社保机构在参保登记环节应为每位参保人员建立个人账户，所有参保人员个人账户数据必须存入新农保信息系统的业务数据库。个人账户用于记录个人缴费、集体补助（含其他经济组织、社会公益组织、个人的资助）、地方政府补贴、其他补助及利息等。

参保人员个人缴纳（包括重度残疾人地方政府代缴）的养老保险费作为“个人缴费”记入；村集体和其他社会经济组织对参保人员缴纳养老保险费的补助或资助作为“集体补助”记入；地方各级财政对个人账户的缴费补贴以“政府补贴”名义记入。

个人账户记录项目应包括：个人基本信息、缴费信息、养老金支付信息、个人账户储存额信息、转移接续信息、终止注销信息、结算利息信息等。

第二十四条 参保人员个人缴费额到账后，县级社保机构个人账户管理环节将个人缴费额、集体补（资）助和地方财政对参保人员的缴费补贴同时计入个人账户，并从缴费的次月起开始计息。每年县级社保机构按规定与财政部门结算时，个人账户管理环节要根据个人账户记账情况，打印《河北省新型农村社会养老保险地方财政补贴汇总表》（附表19，以下简称《财政补贴汇总表》）给财务部门，财务复核后，向同级财政部门传递上述签章纸质报表或符合电子签名法要求的联网数据。

第二十五条 新农保个人账户储存额目前由河北省人力资源和社会保障厅参考中国人民银行公布的金融机构人民币一年期存款利率，按定期公布计息标准。个人账户储存额从个人缴费的次月起开始计息。每年的1月1日至12月31日为一个结息。

第二十六条 县级社保机构应于每年1月20日前对上的个人

账户储存额进行利息结算。

第二十七条 参保人员发生如下情况时，其个人账户可提前进行年内计息结存：

一、参保人员进行注销登记，需要清算个人账户的；

二、参保人员办理关系转移接续的；

三、参保人员到达待遇领取年龄，需要申领待遇的。

年内计息结存时，不足一年的个人账户储存额按同期人民银行公布的人民币活期存款计息。

第二十八条 对已参加老农保、未满60周岁且没有领取养老金的参保人，参保登记时应填写《河北省新、老农村社会养老保险个人账户合并申请表》（附表20，以下简称《新、老农保个人账户合并表》），个人签字，村（居）、乡（镇）签章后上报，县级社保机构审核无误后，即予以确认，将老农保个人账户资金额并入新农保个人账户，只增加新农保个人账户储存额，不折算新农保缴费年限；参保人应按新农保的缴费规定继续缴费，待符合养老金领取条件时按新农保规定享受养老待遇。

第二十九条 参保人员需查询个人账户记录情况的，可通过乡镇事务所或到县级社保机构打印《个人账户明细表》，或登陆社会保障网站查询、下载本人的个人账户记账明细等相关信息，也可通过12333电

话查询系统查询相关信息。

第三十条 参保人员对个人账户记录提出异议的，需向村（居）委会提交书面申请，逐级申报，县级社保机构应及时受理并进行核实。经审核，确需调整的，履行审批程序后进行处理并将更改的信息录入信息系统。信息系统保留处理前的记录，县级社保机构及时通过村协办员将处理结果告知参保人员。

第三十一条 个人账户储存额只能用于个人账户养老金支付，除出现第十四条有关情况外，不得提前支取或挪作它用。

第五章 待遇支付

第三十二条 乡镇事务所每月5日前通过农保信息系统查询生成下月符合领取养老金待遇条件参保人员的名单，交村协办员通知参保人员办理领取养老金手续。

第三十三条 符合待遇领取条件的参保人员，应携带户口簿、本人居民身份证等材料，到户口所在地村（居）委会办理待遇领取手续，填写《河北省新型农村社会养老保险待遇个人领取审核表》（附表21，以下简称《待遇领取表》），并签字留取指纹。参保人员从到达领取年龄的次月起开始享受新农保待遇。村协办员负责检查参保人员提供的材料是否齐全，并于每月10日前将相关材料原件及复印件一并上报乡

镇事务所。

第三十四条 乡镇事务所负责对参保人员的年龄、本人及其子女参保缴费情况等进行审核，确定参保人员新农保待遇领取资格，并将符合待遇领取资格人员的相关材料每月15日前上报县级社保机构。

第三十五条 县级社保机构待遇支付环节应对有关材料进行复核，并按规定进行待遇领取资格认定，确认未享受其他社会保险待遇后，对其个人账户进行年内计息结存，并对待遇领取（含一次性结算个人账户余额）金额进行核算；审核无误后，录入信息系统，在《待遇领取表》上签章，分类（级）存档。

县级社保机构待遇支付环节办结核定业务后，打印《河北省新型农村社会养老保险待遇领取人员明细表》（附表22，以下简称《待遇领取明细表》）并签章，由其交村（居）委会进行公示。

待遇支付环节从数据库提取发放状态正常的定期待遇人员信息和一次性待遇人员信息，生成本试点地区本月定期待遇和一次性待遇支付计划。打印《河北省新型农村社会养老保险待遇支付汇总表》（附表23，以下简称《待遇支付汇总表》）、《河北省新型农村社会养老保险待遇支付分户明细表》（附表24，以下简称《待遇支付分户明细表》），报主管领导审批后送同级社保机构财务部门，财务部门以此为原始凭证进行划款。

县级社保机构财务部门将符合电子签名法要求的《河北省新型农村社会养老保险待遇发放明细表》（附表25，以下简称《待遇发放明细表》）联网数据传递到金融机构。

金融机构及时将支付金额划入待遇领取人员银行存折等指定账户，同时向县级社保机构财务部门反馈符合电子签名法要求的支付回执联网数据和纸质支出户拨款银行回单。

县级社保机构财务部门核对无误后，进行待遇发放财务到账处理：一是将支付信息录入信息系统，进行支付确认处理并相应扣减待遇领取人员的个人账户记录额；二是填制财务记账凭证。

县级社保机构从参保人员办理按月领取养老金手续的次月起发放养老金。

第三十六条 对新农保制度实施时，已年满60周岁的农村居民，乡镇事务所应按照本规程第三十二条规定，通知其在办理参保登记手续后，按照本规程第三十三条规定办理养老待遇领取手续，并于次月起按月按规定标准发放基础养老金；对于已经领取老农保个人账户养老金、年满60周岁的农村居民，在按规定发放新农保基础养老金基础上，加发老农保个人账户养老金。

第三十七条 对于发生出国（境）定居、户籍性质变更、参加其他社会养老保险或死亡等情况，需要一次性领取除政府补贴外的个人账

户资金余额的参保人员或其指定受益人、或法定继承人，需通过村（居）委会办理注销登记手续，填写《注销表》，提供有关证明材料。村协办员应于每月10日前将《注销表》及有关资料上报乡镇事务所。乡镇事务所审核无误后，应于每月15日前将上述资料一并上报县级社保机构；县级社保机构受理后按本规程第三十五条规定办理。

第三十八条 待遇领取人员对待遇领取额有异议，提出重新核定申请的，县级社保机构应对待遇领取标准重新进行核定，并将核定结果书面反馈待遇领取人员；确需调整的，经待遇领取人员签字、签章或留指纹确认后修改信息系统记录，系统保留处理前的记录。

第三十九条 待遇领取人员在领取养老金期间被判刑或劳动教养的，村协办员和乡镇事务所应及时提请县级社保机构停止为其发放养老金。待服刑期满后，重新履行审批手续，再继续为其发放养老金，停发期间的养老金不予补发。

第四十条 待遇领取人员自死亡次月起停止发放养老金，其指定受益人或法定继承人应在其死亡后30日内持相关证明材料,通过村协办员和乡镇事务所向县级社保机构申请办理养老保险关系注销登记和除政府补贴外的个人账户资金余额的一次性领取手续。

第四十一条 县级社保机构应按组织各乡镇事务所对新农保养老待遇领取人员进行领取资格认证。定期向享受待遇领取人员发放

资格认证通知，规定认证时间和方式，要求提供相关的证明资料。没有通过资格认证的，社保机构应及时停止为其发放养老金，待其补办有关手续后，从停发之日起补发并续发养老金。

第六章 基金管理

第四十二条 各级社保机构应按照国家现行社会保险基金财务、会计制度的规定，加强基金管理。试点期间参照《社会保险基金财务制度》（财社字[1999]60号）、《社会保险基金会计制度》（财会字[1999]20号）执行。

第四十三条 各级社保机构内设财务管理部门或相应专业工作岗位，配备专职会计和出纳，财务人员应具有会计专业资格，持证上岗。

第四十四条 社保机构负责新农保基金的财务管理和会计核算。目前试点阶段，基金暂实行县级管理，随着试点扩大和推开，逐步提高管理层次，适时实行省级管理。

第四十五条 新农保基金收入户、支出户、财政专户应在县级人力资源社会保障部门、财政部门共同认定的金融机构开设。收入户用于归集新农保基金，暂存该账户的利息收入及其他收入，除向财政专户划转基金外，不得发生其他支付业务，实行月末零余额管理。支出户用于支付和转出新农保基金，除接收财政专户拨入的基金及该账户的

利息收入外，不得发生其他收入业务。支出户应留存1至2个月的周转金，确保新农保待遇按时足额发放。

第四十六条 每年年末，各级社保机构编制下一新农保基金收支计划，报同级人力资源社会保障部门会同财政部门审核，经同级政府批准后执行。

第四十七条 财政补贴资金的申请与划拨。每年年初，县级社保机构应根据当年新农保参保计划人数、缴费补贴标准和达到符合待遇领取条件的人口预测数、基础养老金补贴标准，提出财政补贴计划，并填写本《河北省新型农村社会养老保险基金支出计划表》（附表26，以下简称《基金支出计划表》），经县级人力资源社会保障部门会同财政部门初审后，逐级上报至省级社保机构汇总，由省级社保机构报省级人力资源社会保障部门会同财政部门审核。县级社保机构应协调同级财政部门在财政补助资金划拨至财政专户后5个工作日内将相关单据提交社保机构记收入账。财政补贴资金在“财政补贴收入”科目中核算，并按中央、省级、地（市）级、县级进行明细核算。社保机构应与财政部门按月对账。

一个结息结束时，县级社保机构应根据当年新农保实际参保人数、待遇领取人数和缴费补贴标准、基础养老金补贴标准与同级财政部门进行结算。

各级社保机构要会同有关部门严格执行新农保基金给付有关政策规定，确保给付金额准确无误，及时足额下拨。

第四十八条 每年年末，进行基金决算。社保机构应按统筹层次编制财务报告，逐级上报汇总，并向同级人力资源社会保障部门和财政部门报告计划执行情况。

第七章 关系转移接续

第四十九条 参保人员在缴费期间，跨试点地区户籍迁移到新农保开展地区的，需先按照第二章有关规定在转出地进行参保注销登记，由转出地为其清算个人账户，打印《个人账户明细表》进行对账。

参保人员在缴费期间转移到尚未开展新农保试点地区的，其新农保关系暂不转移，个人账户做封存处理，储存额按有关规定继续计息。

第五十条 参保人员须持户籍关系转移证明、居民身份证原件、《个人账户明细表》等有关材料，到转入地村（居）委会提出申请，填写《参保表》和《河北省新型农村社会养老保险关系转入申请表》（附表27，以下简称《转入表》）。村协办员负责检查其提供的材料是否齐全，及时将《参保表》和《转入表》及有关材料上报乡镇事务所。转入地乡镇事务所审核无误后，应将参保、转移信息及时录入农保信息系统，及时将《参保表》、《个人账户明细表》、《转入表》及有关材料上报县

级社保机构。转入地县级社保机构应及时向转出地县级社保机构寄送《河北省新型农村社会养老保险关系转入接收函》（附件二，以下简称《接收函》）。

第五十一条 转出地县级社保机构接到《接收函》后，应对申请转移人员相关信息进行核实。符合转移规定的，应按照本规程第三十五条有关规定，于次月通过指定金融机构将参保人员个人账户储存额一次性划拨至转入地县级社保机构指定的银行账户，并注销申请转移人员参保信息，有关材料分类（级）存档。

第五十二条 转入地县级社保机构财务部门确认转入的个人账户储存额足额到账后，一是应及时告知转入人员，办理参保登记、缴费等手续；二是及时对转入的个人账户储存额进行实收账务到账处理，为转入人员记录个人账户；

第五十三条 参保人员已经领取养老待遇的，不再办理养老保险关系转移。

第八章 信息统计

第五十四条 新农保信息系统的数据库、服务器、网络由省统一负责维护管理，省社保机构每年统一制定新农保统计报表制度。

县级社保机构设立独立的信息统计工作岗位，负责本试点地区的

数据管理、用户管理、参数管理和技术培训，负责本试点地区的统计管理工作。

乡镇事务所要协助县级社保机构开展信息统计工作，按照规定组织村协办员进行数据采集和业务调查。

第五十五条 新农保信息系统上线前，县级社保机构信息统计环节负责本试点地区的业务数据初始化。

系统上线后，县级社保机构信息统计环节根据业务职责与部门设置情况，分配信息系统用户，并建立系统用户档案。

当出现业务错误或操作失误时，需要后台对业务库数据进行修改时，严格履行业务环节申请、信息统计环节确认、稽核环节复核并报领导审批的流程手续，由信息管理人员进行修改。数据修改审批表由信息管理环节长期备档保存。

县级社保机构信息统计环节根据政策每年定期对系统业务参数进行维护。

第五十六条 每月底业务结账后，县级社保机构信息统计环节根据本试点地区新农保业务库数据，生成本试点地区本月业务统计台账。

每月5日前，县级社保机构信息统计环节根据统计台账数据，按省统计报表制度填制本级统计月报；每季首月15日前，填制本级统计季报；次年首月20日前，填制本级统计年报。所有统计报表经负责人

签字并加盖公章后，按规定上报。

第九章 稽核与内控

第五十七条 各级社保机构应按照《社会保险稽核办法》和《社会保险经办机构内部控制暂行办法》建立健全新农保稽核制度和内控制度。

第五十八条 上级社保机构要对下级社保机构的各项业务经办活动、基金收支行为等内部管理制度的执行情况进行有效监督，并对其执行制度的情况进行考评。

第五十九条 各级社保机构应重点稽核新农保的参保人数、缴费凭证相关票据、缴费补贴和基础养老金补贴金额是否真实且符合有关规定，认真核查虚报、冒领养老金情况和欺诈行为。

第六十条 各级社保机构要按照内控制度的要求，合理设置工作岗位，建立岗位之间、业务环节之间相互监督、相互制衡的机制，明确岗位职责，建立责任追究制度。稽核部门应对各项业务的办理情况和基金管理、使用情况进行日常检查，督促各个岗位严格履行经办程序，准确、完整记录各类信息，并按照档案管理的要求进行归档。

第十章 咨询、公示及举报受理

第六十一条 各级社保机构应通过新闻媒体及印发宣传手册等手段，采取各种通俗易懂、灵活多样的方式，有针对性地向农民宣传新农保政策及办理流程。

第六十二条 各级社保机构和乡镇事务所要积极开展新农保政策咨询服务活动。实行首问负责制，及时受理咨询。对无法当场解答的问题，经办人员应将咨询人姓名、咨询内容及咨询人联系方式等内容记录在案，并尽快予以答复。

第六十三条 各级社保机构应建立举报奖励制度。社保机构每年应会同乡镇事务所和村协办员在行政村范围内对参保人员缴费和待遇领取资格进行公示，公示期不少于10天。社保机构应公布举报电话和监督电话，及时受理举报，并对举报情况及时进行处理。属于冒领养老金行为的，县级社保机构应封存被冒领人员的个人账户、追回被冒领的养老金，并按有关规定对当事人和相关责任人员进行处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关依法处理。

第十一章 附 则

第六十四条 各级社保机构按照人力资源社会保障部和国家档案

局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》管理新农保档案，并按规定提供档案服务，县级以上社保机构需设立档案管理岗位。

第六十五条 新农保与其他养老保险制度衔接的业务经办工作，待有关政策办法出台后再做具体规定。

第六十六条 本规程由河北省人力资源和社会保障厅负责解释。第六十七条 本规程从二00九年十二月一日起实施。

第五篇：企业养老保险业务档案管理办法

市企业养老保险业务档案

管理办法(试行)

第一条 为规范全市企业养老保险业务档案管理，确保养老保险办理工作的顺利开展，更好地为参保单位和个人以及社会有关方面提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》和国家、河南省相关法律、法规，结合养老保险工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称企业养老保险业务档案（以下简称“业务档案”），是指企业养老保险经办机构在办理养老保险业务过程中形成并办理完毕的，具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图像、声像等不同载体的历史记录。

第三条 本办法所称企业养老保险经办机构，包括：县(市)区企业养老保险经办机构、农村养老保险经办机构。

第四条 企业养老保险业务档案记录着参保单位和个人履行的社会保险义务和享受的社会保险权益，反映着养老保险基金收支和经办管理运行过程，是国家民生档案的重要组成部分。企业养老保险档案管理是社会保险经办机构最重要的一项基础工作。

第五条 企业养老保险业务档案管理坚持统一领导、分级负责、分别保存的原则。市级经办机构负责全市业务档案管理工作的组织、监督、指导、统计和考核；县级经办机构负责管理本单位所形成业务档案的保存、使用。

第六条 全市养老保险经办机构应成立档案管理领导小组和档案管理机构，配备专职档案管理人员，经办机构内设机构要至少配备一名兼职档案管理人员。建立档案工作责任制，负责本单位养老保险业务文件材料的收集、整理、立卷、保管、统计、利用、鉴定和销毁，维护档案和数据的完整与安全。

第七条 按照企业养老保险经办工作流程和岗位操作规程，业务档案的归档范围包括经办过程中填报、打印的业务报表和通过网络传输的电子文件，需留存的重要审核凭证，统计报表，稽核监督文件，以及省级经办机构与相关服务机构签订的协议等。

第八条 企业养老保险业务档案分类应当按照养老保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“一业务环节”的方法对养老保险业务材料进行分类、整理。企业养老保险业务档案管理部门应对接收的档案及时进行检查、分类、整理、编号、入库。

第九条 按照国家对民生档案的管理要求，根据利用价值，业务档案保管期限分为永久和定期两类。定期分为100年、50年、30年、10年。业务档案保管期限自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条 业务文件材料立卷归档执行如下操作流程和质量标准：

(一)文件材料收集

1、文件材料形成岗位经办人员对办理完毕的业务文件，根据企业养老保险档案归档范围的业务文件进行整理分类、组卷，按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前，次要凭证在后的原则排序，文件材料的字迹、印章、日期应齐全、完整、清晰，案卷内的件数、页数编制准确，确保文件材料的完整、准确、有序。

2、全市企业养老保险经办机构的兼职档案人员，定期将分散在本部门经办人员手中办结完毕的文件资料及时收集齐全，做好预立卷。

3、经兼职档案人员检验，符合质量要求的文件材料，由经办人员编制《档案资料移交目录》一式两份，经办人员、兼职档案人员双方签字确认后移交给本机构专职档案员进行整理立卷；不符合质量要求的，退回经办人员限期整改，合格后方可移交。

(二)文件材料整理

1、业务文件材料一般按年、月组卷。不同类别、不同保管期限、不同的业务文件材料不得混合组卷。

2、养老保险稽核类按项目的稽核周期组卷，依结论性、证明性、立项性和其他备查文件材料四个单元次序排列。

(1)结论性文件材料，指各类工作报告、会议纪要、报告征求意见书、意见书、回访报告等审计稽核结束期间形成的材料，按逆审计稽核程序结合重要程度排列。

(2)证明性文件材料，指各类工作底稿、证据(含回访工作底稿、取证材料)等审计稽核实施期间形成的材料，按审计稽核工作方案所列事项排列。

(3)立项性文件材料，指各类方案、通知书(含回访方案、通知书)等立项期间形成的材料，按文件形成的时间顺序并结合文件重要程度排列。

(4)其他备查文件材料，指其他应归档文件材料，按文件形成的时间顺序并结合文件重要程度排列。

3、案卷内文件材料应剔除金属物，确保纸型规格一致。破损的予以修复、不符合归档要求的要进行复制；装订时文件材料应折叠整齐，确保案卷的美观。

4、编制页码，用打码机按顺序在每页归档文件右上角2cm*2cm处，背面有内容时在左上角相同位臵打印页码，不得出现重号、空号、错号。

(三)建立索引目录

编制案卷目录、卷内文件目录、索引等手工检索工具，同时建立计算机索引目录。

(四)案卷装订

1、案卷包括封皮、卷内文件目录、文件材料和备考表。备考表应由立卷人、检查人签名或盖章，并标明立卷时间。

2、案卷装订时按照卷皮、卷内文件目录、归档文件、备考表的顺序排列，采取三孔一线的左侧边距为 0.9cm位臵装订。

3、卷合脊背全宗号、目录号、案卷号和等项目应分别使用阿拉伯数字填写和中文数字印章，红色印油加盖。

第十一条 短期保管的业务档案采取简易方式组卷，案卷内的文件材料不再打印页码，金属物可不剔除。通过档案管理系统著录打印封皮、目录、备考表、排列文件材料顺序后放入档案袋内。档案袋侧面用黑色记号笔标明案卷号。

档案袋竖立按由左向右顺序内外两排装入档案箱，按统一格式打印箱体标识，项角粘贴于箱体正面右上角位臵，顶端、右侧与箱体边缘对齐。

第十二条 全市企业养老保险经办机构的档案部门要定期接收本单位形成的业务档案。经办人员要填写《养老保险档案交接单》一式两份，档案部门按交接单逐卷审核案卷质量和目录数据，确保档案真实、完整、账物相符。经档案部门验收合格的，双方办理移交手续，双方负责人复核监交，签字或盖单后，档案移交档案部门集中管理。《养老保险档案交接单》由档案管理部门作为文书档案永久保存，业务部门作为工作资料保存满一年后销毁。

第十三条 集中管理的业务档案，按保管期限、档案类别和归档日期排序，按照由左向右、自上而下的顺序排架保存。柜架上标明案卷所属保管期限、档案类别、归档、案卷起止号等。

第十四条 全市企业养老保险经办机构应定期逐级上报《企业养老保险业务档案统计月(年)报表》。县级经办机构于每月5－10日、每年1月5－10日分别将月报表和年报表上表市级经办机构；市级经办机构于每月10－15日、每年1月10－15日分别将汇总后的月报表和年报表上报省社保局。

第十五条 借阅档案由借阅部门或人员向档案部门办理借阅手续，填写利用登记单。归还时双方清点、核对档案内容和页数，确保档案齐全、完好，并做好利用效果统计。借阅档案应在阅览室内进行，因特殊情况需要将档案借出时，须经档案部门分管领导批准，借出时间不超过两星期。借阅档案部门或人员应爱护档案资料，严禁在档案上打点、划线、折角、做记号以及涂改、撕、拆档案。未经档案部门分管领导批准不得擅自公布档案内容。

第十六条 企业养老保险经办机构的档案机构应当对已到期的养老保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应由养老保险经办机构相关负责人、业务人员和档案人员，以及人力资源社会保障行政管理部门有关人员组成鉴定小组，负责对达到保管期限的档案进行鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。第十七条 对超过保管期限的业务档案，向档案鉴定工作小组提交鉴定申请，工作小组鉴定后提出存毁意见。确实推动查考价值的，编制《商丘市企业养老保险档案销毁清册》，报档案鉴定领导小组批准后，由指定销毁人、监销人负责销毁，销毁清册作为文书档案永久保管。严禁其他任何单位、部门和个人擅自转让、出卖和销毁档案。

第十八条 通过网络传输的养老保险数据应保存电子文件。按照归档电子文件的保管期限、档案类别、案卷名称、归档日期建立电子档案数据库。应采取必要的技术手段，确保电子档案的安全、完整、有效。

第十九条 档案库房管理应严格按照“以防为主，防治结合”原则，健全必要的防护设备和措施，做好防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温工作。

第二十条 全市企业养老保险经办机构的档案人员应重视档案数据安全，定期做好档案数据的异机和脱机备份。

第二十一条 当经办业务发生变化或上级有关部门提出新的要求时，各级企业养老保险经办机构业务部门应及时提出意见，根据实际情况调整完善本办法。

第二十二条 各类企业养老保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，按其规定执行。

第二十三条 本办法自2010年1月1日起实施。

9、实现了处机关业务、文书、会计、声像、荣誉、电子档案等集中统一管理。

各类档案集中存放库房、统一管理

各类档案集中存放的目录

会 计 档 案

文书档案

声像档案 科技档案

10、组织本处工作人员和兼职档案人员学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《XX省档案管理条例》。