大学毕业生档案管理暂行方案（五篇范例）

第一篇：大学毕业生档案管理暂行方案

湖南交通职业技术学院就业处

毕业生档案工作暂行管理办法

毕业生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录；是人事调动、人事关系转移的重要依据；是毕业生踏入社会后办理各类手续、职称评定、户口转移等所必须的资料。为了贯彻档案管理制度，加强对毕业生的档案管理，使我院毕业生档案管理更加规范化、制度化、科学化以及便于用人单位的录用与管理、便于学生的职业生涯发展，结合我院实际情况，特制定本办法。

一、毕业生档案管理工作以贯彻“为学生服务，为社会服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，统一管理，严密保管。

二、毕业生档案材料的管理：档案管理人员要保守档案材料的秘密，无关人员不得翻阅学生档案，校外人员来校查阅毕业生档案，必须持有单位介绍信；未经档案管理部门同意，不得摘抄、复印档案材料，经同意摘抄、复印的材料须经档案管理人员认真核对并签署意见，查阅者不得将毕业生档案材料带出档案室。

三、毕业生档案的管理程序：

（一）应届毕业生

1、已就业的毕业生，可由毕业生本人携报到证及就业单位调档函到（学生处）档案室调取档案。已就业但就业单位不承担档案管理的，可转至人才服务中心办理人事代理。

2、如用人单位或人事代理机构要求由学院邮寄档案的，毕业生

1应注明档案接收单位名称、邮编和档案转寄详细地址，否则不予邮寄，邮寄费用学生自理。

3、未落实就业单位的毕业生，根据本人意愿，其档案的管理有二种情况：一是转回生源所在地。毕业生可在就业处填写回生源地申请表，毕业生档案由就业处统一随《报到证》转至生源所在省辖市人事或大中专毕业生主管部门(不计算连续工龄)，邮寄费用学生自理；二是转至人才交流中心。档案随《报到证》转至人才服务中心，由人才交流中心进行人事代理(计算连续工龄)。毕业生可在学院就业处办理人事代理。

4、毕业生档案可在学院保留两年（从毕业时间算起,不计算连续工龄),由毕业生在办理离校手续时向就业处提出书面申请。逾期将转回生源地人事、就业管理部门。

5、学生档案必须严格密封。

6、考上专升本的毕业生档案，凭录取院校的调档函提取个人档案。

（二）往届毕业生

1、毕业生择业期内（二年内下同）的档案管理由就业处、学生处分工负责、协调管理。学生处负责于每年9月底将往届毕业生档案移交就业处。移交时，学生处必须制定出档案转接单，移交双方必须指定专人负责移交，毕业生档案转接单一式两份，并由移交人签字认可。毕业生档案移交时的材料完整性由学生处负责，若有材料缺损，须有书面说明。

2、往届毕业生（满二年）一直未落实就业单位的，由就业处将其档案统一通过机要局转递至生源所在地人事或大中专毕业生管理部门。

就业处

2009年9月16日

应往届毕业生户口、档案办理流程

第二篇：毕业生档案管理规定

大中专毕业生档案管理规定

（907、908、909、1016室用）

1、认真贯彻国家有关的法律、法规和组织人事工作的政策、规定，严格审查毕业生档案，严把入学资格审查、在校表现和毕业资格审查关。

2、档案材料审查主要内容：（1）高考考生资料；

（2）学生入学登记表（学校可以自行订制）；（3）选拔、保送学生登记表；

（4）毕业生登记表（高校毕业生登记表由国家教育部统一印制,中专毕业生登记表由省教育厅统一印制）；

（5）毕业生就业通知书；

（6）入党（团）材料，加入民主党派材料；（7）在校期间奖励、表彰以及惩处决定；（8）学年鉴定表；

（9）学生在校期间成绩表；

（10）学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明；

（11）研究生学位申请表、研究生毕业论文评阅意见表；（12）其他可供组织参考的有保存价值的材料

3、档案审阅由档案审查人员专职负责，档案齐全要及时进行登记并签字。

4、对于缺少原件的材料，一般不得用复印件代替原件，确实需要存档的必须加盖原出具材料单位公章。

5、档案材料的接收必须通过机要交通或专人送取，接收的档案要逐一核对并进行。

6、转递毕业生档案必须详细登记，由单位统一领取并逐一签字。

7、档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好毕业生档案材料的收发、审核和登记。

8、加强档案管理工作的硬件设施建设，做好毕业生档案的防火、防盗、防潮工作，保证毕业生档案安全。

9、对档案工作人员违反本规定，涂改、伪造毕业生档案材料的要追究责任，严肃查处。

第三篇：江苏省中小学校档案管理暂行力法 (2018)

江苏省中小学校档案管理暂行力法

第一章

总

则

第一条

为进一步加强全省中小学校档案管理，充分发挥档案在学校发展和教育教学改革中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《江苏省档案管理条例》结合全省中小学校档案工作实际，制定本办法。

第二条

本办法所称中小学校档案（以下简称学校档案）系指普通小学、初中、高中在管理、教育、教学、科研、基本建设等一切办学实践活动中直接形成的对国家、社会、学校、师生员工具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条

学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一。各中小学校应当把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入教学整体考核评估指标体系，加强领导和管理。

第四条

学校档案一般可分为文书档案、教学档案、学籍档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案、电子档案等。

第二章

领导体制、机构和人员设置

第五条

学校档案工作由各级教育行政管理部门领导，并接受同级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

第六条

各学校档案工作应由校长统一领导，并明确一位校级领导协助校长分管，定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。第七条

学校设立隶属于学校办公室的综合档案室，配备专职档案管理人员，管理学校档案工作。综合档案室基本职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；

（三）接收（征集）、整理、保管、鉴定、统计和利用学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，开展档案的查阅服务和利用工作，编研、出版档案参考资料，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，建立陈列展示场所，充分发挥档案的教育功能；

（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；

（六）对学校各部门及所属单位履行档案工作监督指导职责，开展学校档案工作人员的业务培训；

（七）列入国家档案馆接收范围的，应按照有关规定向国家档案馆移交档案。

第八条

学校各部门应配备兼职档案管理人员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档等工作。学校档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，具备一定的档案业务知识。学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等福利待遇。

第九条

学校档案工作人员应保持相对稳定，调动工作时做好档案交接。

第三章

档案管理 第十条

学校应当建立健全档案工作制度，将档案工作各项要求纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档文件应收尽收，应归尽归。

第十一条

学校应实行文件材料形成部门归档制度。各部门专（兼）职档案人员将文件材料按规范要求整理后向学校综合档案室移交。移交时，应编制移交清册，办理移交手续。

第十二条

学校文件材料的归档要求：

（一）归档文件材料应完整、准确、系统；

（二）归档文件的制成材料和字迹材料应符合耐久性要求，档案卷皮、卷盒应为无酸制品。严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸、色带打印等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施；

（三）归档电子文件载体应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘；

（四）学校档案应运用计算机及档案管理软件系统进行管理； 所用档案管理软件须符合GB/T291942012《电子文件管理系统通用功能要求》及地方标准等其他相关要求。

第十三条

学校文件材料的归档范围：

（一）文书档案：主要包括学校党委（党总支、党支部）、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结；学籍管理；上级机关印发并需要本校贯彻执行的文件材料。

（二）教学档案：主要包括教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育等方面的文件材料。学籍档案：学生在学校学习期间成绩、思想表现、综合评价等的记录。

（四）科研档案：主要包括学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。

（五）基本建设档案：主要包括学校基本建设管理和项目建设过程中形成的文件材料。

（六）设备仪器档案：主要包括购置的各种教学与办公设备、仪器等的全套随机技术文件以及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。

（七）会计档案：主要包括学校在财务管理和会计核算中形成的文件材料。

（八）照片类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的照片。

（九）电子类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文本、图表、图像、音（视）频、PPT课件、公务微信、微博等电子文件。

（十）实物类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的实物，包括各种证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、牌匾、印信、书画作品等。

第十四条

学校文件材料按以下标准或要求进行整理： 文书档案按照《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》执行； 学籍档案按照《教育部关于印发<中小学生学籍管理办法>的通知》（教基一〔2013〕7号）规定执行；科技档案（科研、基本建设、设备仪器）文件材料按照中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB11822-2008）执行；教学档案可按照文书档案或科技档案整理方式整理；会计档案按照财政部79号令《会计档案管理苏法》执行；照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）或《数码照片归档与管理规范》（DAT50-2014）执行；电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GBT18894-2016）执行。

第十五条

学校文件材料的归档时间：

（一）文书档案在次年6月底前完成归档，重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档；

（二）教学档案在学年结束年的12月底前完成归档；

（三）学籍档案在学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案。学籍管理实行“籍随人走”，学校保留电子学籍档案。鼓励双套制归档，其中属于永久保管的，即时生成纸质或缩微等硬拷贝；

（四）科研档案在科研课题鉴定通过后3个月内完成归档；

（五）基本建设档案在项目竣工验收后3个月内完成归档；

（六）设备仪器档案在设备仪器开箱验收后及时归档；

（七）会计档案由会计机构在终了时整理归档。当年形成的会计档案，在会计终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校综合档案室统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案管理机构同意，学校会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。

（八）声像、实物、电子等特殊载体档案，应定期整理归档。第十六条

学校综合档案室对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案登记造册，形成报告报校长批准后，在指定地点由两人以上监销，监销人在销毀清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。

第十七条

学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应业及时数字化，并采用双套制保管。

第十八条

学校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。学校撤销的，其档案移交同级国家档案馆或同级教育行政管理部门综合档案室保管；学校合并的，其档案随之并入，单列全宗保管；学校分立的，其档案由其中一所学校保管，不得分散，相关其他学校可以查阅利用。

第十九条

学校应对散存在社会上反映本校并对学校有重要价值的档案进行征集，并鼓励个人以捐赠或代管的方式将档案移交学校综合档案室保存。学校对捐赠者应给予适当奖励。

第四章

档案的利用

第二十条

学校综合档案室所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经学校办公室主任以上领导同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及社会重大问题或个人隐私，须经学校主管领导批准。

第二十一条

学校综合档案室应为学校的各项工作积极提供档案服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。

第二十二条

学校应积极将档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步实施，实现档案信息化管理，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的归档管理与利用。

第二十三条

学校综合档案室应当采取举办档案展览、陈列建设档案网站等多种形式，积极拓展档案利用形式，充分发挥档案的价值和作用。

第五章

条件保障

第二十四条

学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，统筹解决。

第二十五条

学校应为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防火、防盗、防潮、防高温、防水、防紫外线、防尘、防污染、防有害生物等要求的设施设备，确保档案的完整与安全。

第二十六条

学校应为综合档案室配置计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等电子设备，以适应学校档案信息化管理的需要。

第六章

奖惩

第二十七条

学校应对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据机关档案等法律法规给予奖励。

第二十八条

有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为已有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第二十九条

本办法适用于江苏省行政区域范围内的中小学校，幼儿园及相关单位可参照执行。

第三十条

各地区可根据本办法制定本地区的实施办法。第三十一条

本办法由江苏省档案局、江苏省教育厅负责解。第三十二条

本办法自2018年1月1日起施行。

第四篇：毕业生应重视档案管理

毕业生应重视档案管理

——烟台市华宇人力资源有限公司

一、档案的作用：

真正能证明你学习、工作经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料、工龄、工资定级资料等。这些都是原始材料，不可复制，而且按国家规定，档案不能由个人保管。专家建议：毕业生切勿忽视自己的档案管理，免得给将来的生活和工作带来不必要的麻烦。

1、档案与工龄：

 很多大学生毕业后，没有及时办理参加工作手续（即档案托管），工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

2、档案与福利：

 毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员、当兵等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

3、档案与因公出国政审：

 因公出国政审也必定要依据人事档案进行整治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

4、补办档案与原始材料：

 虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

二、档案管理的方式：

1、档案转至生源地，由所在地的地市级人事局接收。

 适合对象：比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。 优点：在生源地就业后办理手续简单方便。

 缺点：如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

2、档案由人力资源公司代理。

 适合对象：适合档案没地方落的所有毕业生。

 优点：解决了毕业生后顾之忧，许多实际问题都可由托管公司代办手续。

第五篇：毕业生档案管理说明1

毕业生档案管理说明

各毕业生：

人事档案与人事调动、职业发展和维权等息息相关，主要用于确定工龄、学历、工资等。毕业生个人档案是人事档案的重要组成部分，主要材料包括：毕业生读大学之前中学时期的有关材料、大学入学或学籍证明材料、毕业生登记表、党群关系材料、入学及毕业体格检查表、大学学习成绩单、《报到证》存根等。

人事档案是个人的重要资料，应遵守有关规定妥善保管。一般来说毕业生的档案会保存在用人单位，但目前私营单位并没有专门保管的部门，故大多数毕业生会选择在人才交流中心托管。

我校为毕业生的档案管理推荐三种方式，请毕业生根据个人情况自行选择：

1．学校代管。即学校为所有毕业生代管档案。毕业生离校后一年内档案由招生就业处管理，一年后转入学校档案室管理，暂不收取管理服务费。毕业生凭单位出具的接收档案证明到学校办理调档手续。档案在学校管理期间，所有的转正定级、工龄核定与计算和档案工资调整手续等都不能启动。

★毕业生没有选择人事代理，即默认为由学校代管。

2．省人事厅人才中心人事代理。我校毕业生在毕业离校时暂未落实工作单位，或已落实工作单位但用人单位暂时无法接收毕业生户口、档案等关系的，根据本人向人才中心申请，可将户口、档案、组织关系等转入省人事厅人才中心管理。人事代理可提供人事管理相关服务,即办理转正定级、工龄计算、考评技术职称、办理在职流动人员关系接转手续、代办员工社会保险及住房公积金、调整档案工资等。省人事厅人才中心是我省人事代理的主要机构之一，毕业生如选择省人事厅人才中心人事代理，则需服务费240元/人〃年。

★办理毕业生离校手续期间，省人事厅人才中心会在招生就业处现场办理相关手续，毕业生可现场咨询。

3．省教育厅大中专毕业生就业指导中心托管。省就业指导中心可为毕业生办理两年免费的档案托管服务。两年后，省就业指导中心不再免费托管档案，毕业生必须选择与湖南省人才流动服务中心签订《人事代理合同书》或按照档案调遣原则调离档案。如选择人事代理，代理档案一项收费为120元/年，档案、户籍一并代理收费为240元/年。（注：可单独办理档案托管，但不能单独办理户籍托管。）

★毕业生可在学校招生就业处咨询，并一并办理登记手续。涉及到档案管理转段的问题，务必牢记免费管理为两年，到时需与省教育厅大中专毕业生就业指导中心再次签订代管协议。

招生就业处

2012年6月