毕业生档案管理及转寄说明（样例5）

第一篇：毕业生档案管理及转寄说明

毕业生档案整理及转寄说明

一、档案整理：

1、毕业生档案的材料包括：新生录取材料、毕业生登记表、学业成绩报告单、实践学习登记表、奖励处分证明、入党（团）志愿书、学位授予证明和体检证明等。

2、通过毕业生资格审查后，毕业生档案由所在院（系）整理、核对、造册、封签，统一交学校招生就业处在封签上盖章后根据不同就业形式转递或留存。

二、档案转递

省内：省内毕业生档案详细地址

1、已通过签定就业协议书落实用人单位，毕业生档案转寄至报到证所注单位。

2、已通过签订其他就业文本落实用人单位，毕业生档案转寄至生源地盟市教育局。

3、未落实就业单位的毕业生档案转寄至生源地盟市教育局。

4、不愿在生源地盟市教育局落档，根据本人意愿到当地高新人才市场开具调档函，院系凭调档函就业指导中心统一办理人才交流中心毕业生档案转寄手续。

5、三支一扶、西部计划档案回盟市教育局。不愿回生源地由本人去高新市场开调档函保留在。

省外：省外毕业生档案详细地址

1.已通过签定就业协议书落实用人单位，毕业生档案转寄至报到证所注单位。

2、已通过签订其他就业文本落实用人单位，毕业生档案转寄至生源地省主管部门。北京市：北京市人事局大中专毕业生就业处

安徽省：安徽省大中专毕业生就业指导中心

福建省：（师范类）福建省教育人才服务中心（非师范）福建省公务员局

甘肃省：甘肃省大中专毕业生择业指导中心

河北省：（师范类）河北省教育厅学生处（非师范）河北省人事厅人才流动开发处 河南省：河南省大中专学校学生信息咨询与就业指导服务中心

湖南省：湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心

吉林省：吉林高等学校毕业生就业指导中心

辽宁省：辽宁省高等学校毕业生就业指导中心

山东省：山东省教育厅学生处

山西省：山西省高校毕业生就业指导中心

陕西省：陕西省高校毕业生就业服务中心

四川省：四川省普通高等学校学生信息咨询与就业指导服务中心

云南省：云南省教育厅学生工作处

江西省：江西省高等院校毕业生就业工作办公室

浙江省：浙江省高校毕业生就业指导服务中心

贵州省：贵州省大中专毕业生就业指导中心

广西区：广西大学生就业服务中心

湖北省：湖北省高等学校毕业生就业指导服务中心

黑龙江：黑龙江省教育厅学生处

重庆市：重庆市大学中专毕业生就业指导服务中心

青海省：青海省大中专毕业生就业指导中心

第二篇：毕业生档案管理说明1

毕业生档案管理说明

各毕业生：

人事档案与人事调动、职业发展和维权等息息相关，主要用于确定工龄、学历、工资等。毕业生个人档案是人事档案的重要组成部分，主要材料包括：毕业生读大学之前中学时期的有关材料、大学入学或学籍证明材料、毕业生登记表、党群关系材料、入学及毕业体格检查表、大学学习成绩单、《报到证》存根等。

人事档案是个人的重要资料，应遵守有关规定妥善保管。一般来说毕业生的档案会保存在用人单位，但目前私营单位并没有专门保管的部门，故大多数毕业生会选择在人才交流中心托管。

我校为毕业生的档案管理推荐三种方式，请毕业生根据个人情况自行选择：

1．学校代管。即学校为所有毕业生代管档案。毕业生离校后一年内档案由招生就业处管理，一年后转入学校档案室管理，暂不收取管理服务费。毕业生凭单位出具的接收档案证明到学校办理调档手续。档案在学校管理期间，所有的转正定级、工龄核定与计算和档案工资调整手续等都不能启动。

★毕业生没有选择人事代理，即默认为由学校代管。

2．省人事厅人才中心人事代理。我校毕业生在毕业离校时暂未落实工作单位，或已落实工作单位但用人单位暂时无法接收毕业生户口、档案等关系的，根据本人向人才中心申请，可将户口、档案、组织关系等转入省人事厅人才中心管理。人事代理可提供人事管理相关服务,即办理转正定级、工龄计算、考评技术职称、办理在职流动人员关系接转手续、代办员工社会保险及住房公积金、调整档案工资等。省人事厅人才中心是我省人事代理的主要机构之一，毕业生如选择省人事厅人才中心人事代理，则需服务费240元/人〃年。

★办理毕业生离校手续期间，省人事厅人才中心会在招生就业处现场办理相关手续，毕业生可现场咨询。

3．省教育厅大中专毕业生就业指导中心托管。省就业指导中心可为毕业生办理两年免费的档案托管服务。两年后，省就业指导中心不再免费托管档案，毕业生必须选择与湖南省人才流动服务中心签订《人事代理合同书》或按照档案调遣原则调离档案。如选择人事代理，代理档案一项收费为120元/年，档案、户籍一并代理收费为240元/年。（注：可单独办理档案托管，但不能单独办理户籍托管。）

★毕业生可在学校招生就业处咨询，并一并办理登记手续。涉及到档案管理转段的问题，务必牢记免费管理为两年，到时需与省教育厅大中专毕业生就业指导中心再次签订代管协议。

招生就业处

2012年6月

第三篇：毕业生档案转寄地址的填写说明和常见问题解答

【转帖】毕业生档案邮寄地址的填写注意事项和常见问题解答 离校前，作为记录人生经历的重要证明材料---个人人事档案也应随你一同转走，对于就业在不同行业、不同单位的毕业生，档案邮寄地址都应该怎样填写、有哪些注意事项呢？如何保证个人档案及时、准确、安全的邮寄到接收地呢？我们针对同学们的疑惑，汇总成以下材料，请毕业生认真阅读，参照说明准确确定档案邮寄地址。

一、档案邮寄地址的分类

档案邮寄地址一般分为以下六类：

1、国营企业、国营股份制改造企业、国营股份制上市公司。一般设有独立的人事部门，可接收管理档案，也有因体制缘故，由上一级单位人事部门接收。

2、党政机关国家公务员系列。档案由所属县及县以上组织人事部门接收。

3、解放军、武警部队。由部队团以上组织部门接收。

4、文教卫（公立中小学除外）、设计科研等事业单位及原事业单位改制的股份制集团公司。一般由这些单位的人事部门接收，随着事业单位机构改革，也有指定人事代理机构接收的。

5、民营私企。原则上不管理档案，但其中比较大的或著名的上市公司可以接收档案，由他们再转交到相应的人事代理机构；绝大部分小的私企没有管理接收档案的职能，在那工作的毕业生档案要委托当地人事代理机构管理。

6、中外合资、外商独资。中外合资有中方出资方人事部门接收的，也有委托当地人事代理机构管理接收的；外商独资多为委托当地人事代理机构管理接收。

单位是否能接收档案，档案具体寄送的地址，请同学们一定要和单位的人事部门确认，明确正确的转寄地址。

二、档案邮寄地址的写法

（一）规范写法

1、有接收档案权限的党政军等国家机关单位、企业、公司，如国有大型企业、国有大型公司，邮寄地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**单位（全称）人事处或人力资源部

2、无接收档案权限的企业、公司，如外企、合资公司、私营公司、一般公司，乡镇一级单位、企业、工厂、公司等单位，邮寄地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**人才交流服务中心收或 省高校毕业生就业指导服务中心

3、考上研究生的毕业生档案邮寄地址规范：

**省**市**路**号**研究所（全称）人事处（或人教处）

**省**市**路**号**大学**学院党委（或研招办）

4、有的毕业生档案由毕业生工作单位的上级单位接收管理，如 ** 中学、** 派出所、** 工厂、** 分公司、** 邮政所、** 地质队、** 勘测队、** 油田等，档案邮寄地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**单位（其上级单位全称）人事处（科）

如： 湖北省武汉市洪山区教育局人事处收（洪山中学）

湖北省武汉市江岸区公安分局干部科收（**派出所）

湖北省武汉市汉岸区中国移动武汉分公司人力资源部收（武汉移动江岸分公司）

以上为毕业生档案转寄地址的常规写法，为了保证档案的安全、转寄的准确，建议毕业生一定提前与用人单位沟通。概括来说，地址一定要省、市（县）、区、路、号齐全。

（二）几种错误的写法

1、不能用邮政信箱或街道门牌号码代替收取档案单位名称

如： ** 省 ** 市 ** 路 56 号信箱人事处收

** 省 ** 市 ** 街 38 号（没有具体单位）人事处收

2、收件单位不清、书写格式混乱

如：广东省 广州市梧城市 人才中心

3、省级市级单位不清

如：浙江省杭州市（要区分是浙江省还是杭州市的人才中心）人才中心

4、单位不能写简称。

如:“邯郸钢铁”不能写成“邯钢”

三、常见问题解答

1、问：毕业生档案是否能自己拿回家保管？

答：不能自己拿回家保管。高校毕业生档案属于干部人事档案，应由有关人事档案管理部门或人事代理机构管理（视工作单位性质）。定级、职称评定、行业资格认证等都需要档案及档案管理机构办理；档案转递的过程是严格、严肃的，需贴封条、盖专用印章，由档案管理人员启封，他人不能随便动用。

2、问：档案委托管理能否与就业用人单位不在一个地区？

答：可以。譬如，工作在深圳，档案由河北省人才开发交流中心委托管理。

此类情况较少，且多为在民营企业就业的。国家公务员、部队、管理规范的国营、事业单位及改制的股份制集团公司通常要求集中指定管理。

3、问：由于各种原因，我没有考上研究生也没有具体的工作单位，我的档案会发往哪里？

答：建议未就业的学生主动与拟挂靠的人才交流中心取得联系，签订协议，依据协议书明确档案转寄地址，将档案挂靠在人才交流中心，为自己的将来办理户口、转正定级、计算工龄、认证身份、缴纳社会保险（养老、医疗、失业、住房公积金等）、专业技术职称申报与评审、研究生报考、婚育证明等提供方便。

4、问：为什么还要毕业生本人到系里签字确认档案邮寄地址？

答：学校将按照系里提供的档案邮寄地址发送学生档案；

为了避免档案邮寄地址错误或是邮寄地址发生变更没有及时和系里取得联系，造成档案错发。

系里汇总完全系毕业生的档案邮寄地址后，将通知毕业生本人到系里签字确认。

5、问:毕业生的档案通过什么途径发出？

答：一般三个方式。

A.机要邮寄。机要通信局是邮政局辖属的处理特殊文件的部门。通过机要邮寄是最安全的邮寄方式，绝大多数毕业生的档案通过此种方式发出。

B.学校直接送。人才交流中心接收我校毕业生档案数量较多，类似这样的档案接收单位我们可以直接上门转交。

C.有接收管理档案资格的单位派专人来学校取。

6、问:我校毕业生档案的邮寄时间？单位何时能够收到？

答：根据各系毕业生材料的归档时间和学校的档案工作进程，毕业生档案将于七月中旬前寄出，机要邮寄时间为半个月到一个月，偶尔也有几个月时间才能收到的事例。

7、问：怎样得知自己的档案已经转递？转递时间？发往何地、何单位？

答：毕业生档案邮寄完毕后，学校将毕业生档案的去向、何时发出、机要号等资料全部返给系里。如果咨询档案邮寄的详细情况应在秋季开学后，直接询问毕业时所在系的学生办公室的辅导员老师。

第四篇：学校档案管理说明范文

学校档案管理说明

一．学校档案分类

1．文书档案——分党支部、工会、办公室、教导处、总务处、团委；

2．教学和教师业绩档案——分学籍档案（按分类）和教师业绩档案；

3．基建、设备档案——按建设项目、设备型号分类；

4．会计档案——按分类；

5．声像、实物档案——按分类。

二．文件材料的形成与归档

1．凡是在学校各项工作、活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料均应归档，归档范围（见附件）。

2．归档的文件材料应当字迹清楚，书写工整，签署完备。禁用铅笔、圆珠笔、纯兰、红墨水、复写纸书写、审批公文。3．归档的文件材料力求完整齐全，按照规范要求，整理立卷，做到分类清楚、组卷合理、保管期限准确、标题简明确切、结构完整、排列系统、编目清晰、装订结实，便于保管和利用。

三．各类档案的归档时间

l．文书档案于次年6月底前归档；

2．教学档案和教师业绩档案于本学结束后归档；

3．基建、设备档案于项目（成果）鉴定后3个月内归档； 4．会计档案立卷后暂由财务部门保管一年后归档；

5．声像、实物档案于制作（获得）后3个月内归档。

四．档案的管理与提供利用

1．学校档案室应当制定档案分类方案和编号办法，做好档案的接收、排架工作。

2．资料管理员应确保档案安全，并定期检查档案管理情况，发现问题及时解决。

3．学校成立档案鉴定小组，做好档案鉴定工作，严格档案销毁制度。

4．各处室应协助做好档案统计工作，统计数据力求准确、可靠。

5．资料管理员变动时，必须做好档案移交工作，办理档案交接手续。

6．资料管理员应熟悉档案库存情况，根据工作需要编制档案检索工具，编写档案参考资料，积极、主动地开发利用档案信息，为学校各项工作服务。

附件：学校文件材料归档范围及保管期限表

类别序号归档范围保管期限

文

书

档

案 1 上级机关（含业务主管部门）下发的需要学校贯彻执行的各项工作的决定、条例、办法、规定、指示、批复、通知、会议主要文件等 针对本校的 永久 业务指导的 长期 一般的 短期 本校党、工、团组织工作计划、总结和重要会议的工作报告、汇报等文件材料 永久或长期 本校党支部发展党员、评优等工作意见、结果、批复及党、团、工干部名册，会议记录等文件材料 永久

本校在各项工作中形成的决议、决定、工作计划、总结、重要的工作报告、汇报，请示、批复 永久或长期 5 本校制定的党务、行政管理制度、岗位责任制等文件材料 长期 本校行政会议或校长会议记录 永久 本校重大活动(运动会、联欢会等)材料 永久或长期 8 上级领导来校视察，检查工作中形成的材料、照片及本校专项工作的调查、检查、普查材料 永久或长期 本校外事活动中形成的有关材料(包括合同、协议书、照片等)长期 各类报刊登载有关本校情况的通报、报道等 长期 11 本校安全、保卫工作及重大事故的处理情况等有关材料 长期 本校评选各种先进集体、先进个人等材料 永久 13 反映本校成绩的荣誉证书，有纪念凭证作用的实 物，校刊及学校等级认定等材料 永久 本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章等请示、批复和报告 永久 本校教职工录用、转正、定级、调资、职称评定的报告、批复、通知 长期 本校教职工名册、履历表及劳工报表 永久 本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤，劳保福利报告、批复、通知 长期 本校离退休人员名册、改变待遇审批表本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤，劳保福利报告、批复、通知 长期 19 本校教职工申请离职、辞职等材料 长期 本校征地、房地产权、界址、协议书、批复、契约等 永久本校财产物资等清单、移交清册及其有关的协议合同等凭证 永久 本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料 长期 上级教育、财政部门下达本校的经费、基建指标等文件 永久 24 本校财务管理制度、办法等文件材料 长期 25 本校教职工工资花名册 长期 本校开展勤工俭学、实践基地等文件材料 长期 27 本校接受群众来信、来访及处理情况 短期

教

学

及

教

师

业

绩

档

案 1 上级教育主管部门下达的教学任务、课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等文件材料 针对本校的 永久 一般参考性的 短期 本校教学质量评估结论、教学计划、总结、课程总表、教研活动安排表等 永久 本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案 短期 4 本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教育管理办法 长期 本校自编校本教材、讲义、典型教案、习题集等 长期 6 本校各科试卷(空白)及答案、评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析 长期 本校新生入学成绩统计表、期末检测考、中考成绩统计表、成绩汇总表 长期

本校学生开展社会调查、义务劳动、夏令营等活动的通知、安排、总结 短期 本校学生体育达标、体质健康的综合材料，参加各级体育比赛成绩、奖杯、奖旗、奖状、证书 长期 本校学生参加社会上组织的各种竞赛活动的获奖名单及获奖作品 长期 本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料 长期 本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料 长期 13 本校教师基本情况登记，鉴定、教师考勤、任课等汇总材料 长期

本校教师培训，进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料 长期 教师讲授公开课、观摩课的教案、自编讲义、教材或典型教案教材 长期 教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料 长期 17 教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料 长期 教师专业技术职务评定等材料 永久 教师受表彰、奖励、处分等材料 永久 20 教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料 长期 本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡 长期 本校学生学籍变动：休学、退学、留级、复学、转学、辍学、开除学籍等材料 长期

本校学生毕业名册、统计表、毕业证、结业证存根、历届同学录及照片 永久

学生个人档案 永久

基建、设备 档 案

本校负责组织的科研课题(项目)活动所产生的成果材料、证书 永久 本校基建平面图、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算 永久 本校各种贵重教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、预、决算 长期 4 本校校办农场的土壤分析、品种栽培试验、田问管理记录、动、植物保护的图表、标本等技术文件材料 长期

会 计 档 案本校决算报表 永久 本校预算会计年报表、会计凭证 15年现金出纳帐、银行存款帐 25年总账、分类账、明细账 15年 工资清册、奖学金、助学金等材料 长期会计移交清册 15年会计档案销毁清册 永久

声像 档案 本校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带录像带、幻灯片 长期学校历年荣获的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、证书等照片本校在党政管理活动中产生的声像材料.

第五篇：关于输入毕业生档案转寄地址的注意事项

关于输入毕业生档案转寄地址的注意事项

为了搞好毕业生档案转递工作，确保毕业生档案准确、顺利地转入用人单位，在报档案转递地址时请注意如下事项：

一、收档单位地址一栏请输入《就业协议书》中的<档案转寄详细地址>中的地址，输入格式，如：

（1）、XX省XX市XX路(街)XX号及收档单位全称

收档单位地址及单位名称：江苏省吴江市江陵南路82号：吴江市人才服务中心 收档部门：人事代理部

收档单位邮编：215200

（2）、收档单位地址及单位名称：广东省广州市工业大道中广纸路40号：广州

造纸股份有限公司

收档部门：人力资源部(人事处)

收档单位邮编：510000

（3）、收档单位地址及单位名称：湖北省武汉市武昌珞珈山武汉大学收档部门：土木建筑工程学院学工处焦丽老师

收档单位邮编：430072

三、毕业生档案采用两种方式转递：

1、特快传递（ESM）；

2、通过邮政局采用机要方式转递，机要转递收件单位必须是县级以上国营企、事业单位或人才交流中心。私企或外企不能接收机要文件，寄出去也会退回，到这些单位就业的毕业生请与用人单位联系准确的存放档案地址，以免影响报到。

四、特快传递和机要转递查询期限为一年，毕业生可根据自己所填的收档单位在期限内查询自己的档案是否收到，过期不办理查询，也可以通过校园网查询档案去向(网址：http:///)。

毕业生档案转寄名单数据请在6月10日前交学生档案室。