行政助理工作职责[范文大全]

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第一篇:行政助理工作职责

基本职责

1.2.3.4.5.6.负责前台电话接听、转接,以及来访人员的接待; 定期对办公室固定财产进行检查,对办公设备进行登记造册,发现问题及时报修; 与物业管理处保持良好沟通,发生问题时尽可能寻求物业支持; 公司钥匙的保管; 进出公司的物品进行严格登记,放行物品须填写物品放行条(主管签字同意); 保证饮用水和其它日常办公用品的供应,(会议室和领导办公室放小瓶矿泉水,领用办公用品须本人签字)

7.办公用品申请(每月20-25日):按需申请。

8.收发信件,机票预订,从深圳总部带来物品发放给个人;

9.检查并保证办公区域的清洁工作;

10.办公区域的适当布置;

11.文件的打印,复印,传真,扫描等;

12.负责费用报销(发放报销单给部门同事),统计与核对;

13.统计,记录,并分析所经手的一切费用及事件(打印版及电子版),做到条理清晰,贴补相符;

14.核查及结算月快递、机票费,办公室租金等费用;

15.每月月底作好考勤记录报表,月初快递给深圳博威通讯。

16.协助进行员工招聘,培训,考核等。组织或协调开展员工活动,及时了解员工动态,发现异常,及时上报;

17.作为博威通讯与公司各部门之间的接口人,灵活处理相关事务,并与各部门保持良好沟通;

18.协助办理其它事务。

19.对博威科技相关文件资料进行传达。

20.部门相关资料的保管。

具体工作细则

(一)对内联系

一、报销

1.每月10号-25号的每个星期四或者星期五发放报销款。报销单据在报销费用发放前每周一下班前交财务。

2.报销有特殊情况的另附一张纸说明,产生招待费,须填写招待费申请单。

3.对出差费用报销需发放:费用报销单,粘贴单,出差报销单,出差计划申请单。

普通费用报销需发放:费用报销单,粘贴单。

4.对需要进行付款申请的,试用于比较大的金额,如每月的员工餐费、物业费(包括租金、水电费、空

调费、维修费等)发放:付款申请单,粘贴单。

5.对需要借款(备用金)的需发放:借款单。备用金申请需以你的名义填写借款单,在10号-25号之前

申请,备用金用完后用发票单据去抵借款。(第二次借款开始发放:发票+费用报销单+粘贴单)。注:

所有要报销和申请的单据都需要在报销最后一个星期一前寄回深圳科技园,再转石岩财务统一报销(每次部门报销需自己作好记录)

二、办公用品申购

1.办公用品申请:20号左右先发邮件给研发部门各位职员征求建议和意见,确认办公用品的申请,后填

写电子档即邮件先发送给科 技 园,与科技园统一跟采购申购。

2.电脑申请由深圳科技园申购。

3.电话机可先跟深圳科技园要,没有再写申购单。

三、人事辅助(招聘、入职、考核)

1.入职手续办理:提供 相关资料(见入职资料要求),以邮件方式发送公司相关培训资料(管理 制 度),邮箱

开通的申请,工牌、名片和卡位牌的制作,由深圳科 技 园申请。电脑的申请 需要提前 提出(如办公区有闲置电脑可不申请新电脑);签约合同和保密协议并签字记录;发放办公用品,并要求领取人签字。办理饭卡进行充值。(合同、协议和入职资料须快递给深圳科技园)

2.试用期快满时,新员工需写份工作总结,并发放试用/转岗考核情况记录表给新员工上级主管进行评价。

最后将工作总结和试用/转岗考核情况记录表寄回深圳科技园再一起转交人事经理。

3.每月月底作好部门考勤记录,发送给深圳科技园。

4.部门同事名片用完需要制作时,制作名片申请表并发送给深圳科技园。

5.需要盖章的文件和合同快递到深圳博威科技石岩总部

四、研发物料和物品进出

1.出库单签字:请领取相关物料的人在出库单上签字,签字后绿单自行保留,其他寄回深圳科技园再转仓库熊霜霜。

2.有些直接送到成都的货物,请保留好送货单、发票并一齐寄回深圳科技园再转仓库 熊 霜 霜。

3.进出公司的物品进行严格登记,放行物品须填写物品放行条(经过主管签字同意)。

五、存档记录

1.部门和公司通讯录

2.部门报销记录表

3.每月考勤记录表

4.物品申购单

5.办公用品领用签字表

6.合同和保密协议签字表

7.电脑明细表(每一季度要更新一次)

8.机票预定记录表和顺丰快递单据存档,以便公司结账核查

9.公司制度和相关重要文件和资料的保存

10.备用金使用情况表

六、应急处理

1.电脑、邮箱出现问题迅速联系MIS部门。

2.用web方式登录邮箱链接:

3.办公场所和设施发生问题,及时联系物业负责人报修。如需产生相关费用的,金额比较大的需请示上级领导。

4网络、电话出现问题应及时联系电信负责人

5投影仪、会议电话、传真打印机出现故障应及时联系售后咨询或维修。

(二)对外联系

1每月保存好物业收费通知单,以便向公司申请付款。

2机票预定:航空公司:

每次预订机票后要做相关记录,月底公司后勤部门会核对机票数和总额。

3保证办公饮用水供应,提前联系饮用水供应商定水

4公司统一顺丰快递,快递单须注明公司月结账号

5食堂:1.每月1号为员工充值,12元*22天=264元

2.与食堂负责人协商好,月初冲饭卡先给发票,以填单报销,公司财务会在当月把餐费

转账到食堂银行账号上(发票盖章抬头应与食堂转账对应的银行账户一致)。

第二篇:行政助理工作职责

行政助理工作职责

(一)概述

岗位名称:行政助理

直接上级:行政副总经理 协助行政副总经理完成公司行政事务管理。

(二)工作职责:

1、接听电话,并对重要电话进行记录。

2、公司往来文件的管理、公司公文的起草、印发、传达等工作。

3、督促各部门完成日报表及周报表,并及时收集。

4、负责撰写会议通知,会议的前期安排,会议记录和整理下发工作。

5、协助行政副总经理举行公司各项活动的后勤保障工作。

6、采购、管理和分发办公用品。

7、参与并监督公司员工的效绩考核。

8、公司电脑、打印机、复印机、传真机的日常维护和耗材采购。

9、负责公司各部门之间的协调、沟通工作。

10、协助行政副总经理审核、修订和完善行政管理制度,并监督执行。

11、接待公司来访客人。

12、参与公司的招聘发布、面试、录用审核等工作。

13、负责公司各项维护、维修记录的登记备案。

14、负责公司考勤卡的发放、收集和考勤登记工作。

15、负责建立、健全公司人事档案。并保持档案的有效性和真实性。

16、负责对公司员工进行行政制度的培训、考核及解释说明工作。

17、负责公司产品彩页、员工工作服的保管和发放工作。

18、在公司各种行政事务方面帮助和服务于公司员工。

(三)其他职责:

完成公司领导交办的其他工作任务

第三篇:行政助理工作职责

昆山市硕鸿电子材料有限公司
行政助理工作职责
职位名称: 行政助理 职位名称 所属部门:行政部 所属部门 直属上级: 直属上级 行政主管 直属下级:司机、保安、饭堂阿姨 直属下级 职位概要: 职位概要
协助行政主管完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。工作内容: 工作内容

1、协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划;

2、协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务;

3、协助上级解决各部门之间的沟通和协调工作及各项规章制度监督与执行

4、协助上级办理公司办公设备、办公用品的购买,分发等公司行政事物;

5、协助上级作好公司开展各项活动的后勤支援工作;

6、有效合理的安排公司员工用车,以提高员工的工作效率;

7、负责员工就餐的安排及协调工作,做好后勤管理工作;

8、记载员工出勤情况及薪资的核算;

9、协助办理人员招聘、录用、升迁、离退职的工作及来宾接待、会议、培训的安排工作;

10、人事档案管理;

11、完成上级交办的其他任务。

职责人:刘玲 2011 年 5 月 20 日


第四篇:行政助理工作职责

肇庆物业行政助理工作职责

1.文书管理

1)公文管理

日常公文的拟写与发放; 各类公文的接收与处理。

2)档案管理

3)合同管理

4)印章管理

5)图书管理

2.物资管理

1)办公用品管理

2)办公设备管理

3)车辆使用管理

3.办公事务管理

1)办公区管理

2)员工日常管理

3)工作计划与总结管理

4)会议组织管理

5)接待与对外宣传工作

6)办公费用管理

7)计算机使用管理 8)

9)

10)

11)电话使用管理 名片管理 奖惩管理 工作服及劳保用品管理

12)钥匙使用保管

13)保密工作

14)信息收集与反馈管理

4.后勤管理

1)员工宿舍管理

2)员工饭堂管理

5.人员管理

1)后勤管理员

2)厨房员工

6.行政工作相关流程

1)行政处组织架构图

2)行政处职责与权力

3)行政处各岗位人员职责

4)行政处各项工作流程

a.发文管理流程

b.收文管理流程

5)行政处各项工作相关表格

第五篇:行政助理工作职责

行政助理工作职责

1.了解公司的企业文化和基本情况、研究项目以及发展前景,了解公司的整体组织框架结构以及各部门运作的情况

2.明确自己的工作职责以及工作内容,制定好每天的工作计划

3.能及时完成领导安排的工作,并协助和支持其他部门工作的顺利开展

4.负责一些基本文书的起草,表格制作,数据统计工作

5.负责接待来访客人,接电话,收发传真快递和信件

6.负责公司内部的文件和档案管理,做好归类和分类

7.维护办公室以及会议室的办公坏境,保持整洁,执行5S标准

8.做好公司会议的安排和准备工作。辨别会议的重要性,明确会议举行的时间场地和参加会议的人员,提前做好通知,准备相关的会议资料,做好参会人员的用餐以及住宿安排,布置会场,开会时做好会议记录,会后写总结报告。

9.公司重要印章管理,根据公司的管理规定,严格执行用章管理制度

10.负责办公用品以及文具的采办和领用,根据各部门需求列出采办清单并进行申报,采购时多找几家公司,降低综合采购成本,各部门领用物品要做好相应的登记。

11.负责员工出差安排以及定期对各部门费用进行报销

12.组织公司的培训以及活动

13.帮领导订机票酒店

14.后勤事务管理,名片和宣传册印制

之前在公司只是耳濡目染了一些行政的相关工作,并没有去实际操作过,以上只是我个人对行政助理这份工作的理解。我认为行政助理的工作主要是协助行政主管更好的开展工作,做好行政助理这份工作需要良好的沟通能力,做好员工和领导之间的衔接工作,作为助理,执行力很重要,要及时完成领导交办的任务,既要服从领导,也要善于发现问题,主动解决,不断的提高工作效率,尽快的进入自己的工作角色。学习能力要强,教过一次以后,下一次就要自己会做。要有很强的责任感,凡事要站在公司的立场,为公司着想。行政助理工作是对个人综合素质和能力的考验,需要绝对的细心和足够的耐心。对于一个新人来说,需要学习的东西很多,个人积极的工作态度起决定性的作用,需要做个有心人,脚踏实地,每天进步一点。贵公司是新成立的公司,新能源产业发展前景广阔,非常希望能够加入和公司一起成长发展。

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