涉外事务管理制度

第一篇：涉外事务管理制度

行政百宝箱系列

涉外事务管理制度

第一条 企业的国内、外宾客及上级领导的接待工作，除由总裁或其他高级管理人员亲自

接待的以外，由行政管理部配合有关部门负责安排接待。

第二条 外事接待工作必须按照企业的有关规定和统一部署安排办理。

第三条 外事接待工作的基本原则是：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守

机密。

第四条 国内、外宾客来访时，接待人员要准确掌握宾客或上级领导乘座的交通工具和抵、离时间，提前通知有关部门和人员做好接送准备。

第五条 国内、外宾客来访时，接待者要根据来访者的目的、级别、兴趣和意愿等安排参

观项目，确定活动内容，拟订接待方案，报请主管总裁批准。

第六条 有关单位根据批准的接待方案认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈中遇有非权限

内的事宜，要向主管领导请示，当来不及逐级请示时可直接请示主管总裁。

第七条 安排宾客用餐，除特殊情况外，原则上陪同人员不超过2名，安排娱乐活动时，亦需要控制陪同人数，坚决杜绝高消费及大吃大喝现象的发生。

第八条 对于本企业附属外地单位人员的来访，按通常规定接待，如对方级别较高或者对

企业业务开展具有重要意义，必须将接待方案上报集团主管总裁审批。

第九条 在接待宾客过程中，要认真做好安全保卫工作。

第十条 接待负责人应根据具体情况判断是否需要接待或找嗲，并填写企业规定的“接待

申请及报告书”，向主管领导正式提出申请，主管领导批准后加盖公章，送交总务

部长。

第十一条 总务部长根据申请表内容进行审核，批准后加盖印章。总务部长每次审批权限为

每次元，超过审批权限的，必须上报总裁批准。

第十二条 接待费用由总务部直接支付给申请部门及申请人。总务部依据申请内容以及相应的接待档次和场所，支付一定的费用。申请部门应在规定的时间内，将收据、发

票、凭证，同申请书一起送回总务部进行结算。

第十三条 接待工作结束15日内，申请人必须到总务部结算，若无收据或凭证等，则一切费

用由申请人承担。

刘大海 《行政统筹与管理高级研修》

版权所有

第二篇：涉外事务管理制度

涉外事务管理制度

第一条 企业的国内、外宾客及上级领导的接待工作，除由总裁或其他高级管理人员亲自接

待的以外，由行政管理部配合有关部门负责安排接待。

第二条 外事接待工作必须按照企业的有关规定和统一部署安排办理。

第三条 外事接待工作的基本原则是：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机

密。

第四条 国内、外宾客来访时，接待人员要准确掌握宾客或上级领导乘坐的交通工具和抵、离时间，提前通知有关部门和人员做好接送准备。

第五条 国内、外宾客来访时，接待者要根据来访者的目的、级别、兴趣和意愿等安排参观

项目，确定活动内容，拟定接待方案，报请主管总裁批准。

第六条 有关单位根据批准的接待方案认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈中遇有非权限内的事宜，要向主管领导请示，当来不及逐级请示时可直接请示主管总裁。

第七条 安排宾客用餐，除特殊情况外，原则上陪同人员不超过2名，安排娱乐活动时，亦

需要控制陪同人数，坚决杜绝高消费及大吃大喝现象的发生。

第八条 对于本企业附属外地单位人员的来访，按通常规定接待，如对方级别较高或者对企

业业务开展具有重要意义，必须将接待方案上报集团主管总裁审批。

第九条 在接待宾客过程中，要认真做好安全保卫工作。

第十条 接待负责人应根据具体情况判断是否需要接待，并填写企业规定的“接待申请及报

告书”，向主管领导正式提出申请，主管领导批准后加盖公章，送交总务部长。第十一条 总务部张根据申请表内容进行审核，批准后加盖印章。总务部长每次审批权限

为每次元，超过审批权限的，必须上报总裁批准。

第十二条 接待费用由总务部直接支付给申请部门及申请人。总务部依据申请内容以及相

应的接待档次和场所，交付一定的费用。申请部门应在规定的时间内，将收据、发票、凭证，同申请书一起送回总务部进行结算。

第十三条 接待工作结束15日内，申请人必须到总务部结算，若无收据或凭证等，则一

切费用由申请人承担。

第三篇：机关事务管理制度

机关事务管理制度

一、工 作 制 度

（一）行政领导负责制。实行主任、科长分级负责制。主任主持全面工作，向市委、市政府和市扶贫领导小组负责；科长在主任领导下主持科内工作并对主任负责，科室职员在科长领导下工作并对科长负责。

（二）实行民主决策制。坚持民主集中制，凡办公室重大工作事宜，均在全体职工讨论的基础上，采纳多数人且正确意见，形成工作决定。

（三）坚持调研工作制。凡办公室干部，力争三分之一时间深入基层调研，收集信息，掌握实情和工作主动权，并撰写专题调研报告一份或与简报二期以上。

（四）实施目标管理制。年初制定办公室工作目标和主要任务，量化科室和个人工作责任。办领导负责总目标实施，科长负责科室目标落实，科室各责任人负责工作到位。实施民主评定，半年考核小结，年终全面考核总结。

（五）建立奖惩激励制。强化工作目标考核，既要建立职工实绩档案，又要与个人分配挂钩，兑现奖惩。

二、学习制 度

（一）坚持集中学习与自学相结合。每月第一、第三周星期五下午为办公室学习时间。政治学习由办领导根据上级要求和工作实际安排；业务学习由综合科列出计划，统一安排、实施；党员学习，按党支部统一安排进行。党员、干部、职工在集中学习期间，一般不得缺席。工作人员要自觉、认真利用业余时间自学，不断充实、提高自己。

（二）政治学习内容：马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“xxxx”重要思想；党的路线、方针、政策；法学理论和法律法规；现代科技知识等。

（三）业务学习内容：重点学习本职业务知识，也要学习其它相关知识，要不断学习新知识、新理论，不断强化自身，增强本领。

三、会 议 制 度

（一）支部会议：由党支部书记主持，每月召开一次，会议主要内容是：学习党的方针、政策，传达上级重要会议精神，研究决定办公室重要工作。

（二）办公会议：由办领导主持，每月上旬或下旬召开一次，传达和学习上级重要决定和会议精神，开展形势教育，听取和检查工作完成情况，讨论决定办公室重大工作事宜，安排工作。

（三）从办公室人员少，且均为中～员，以及工作确需的实际出发，支部会和办公室会，亦可合并召开，但务必注重会议质量和效益。

四、党风廉政建设制度

（一）牢固树立全心全意为人民服务的思想，密切党群、干群关系，完善监督机制，保持机关高效廉洁，真正做到“门好进，脸好看，事好办”。

（二）坚持扶贫开发工作“十要十不准”，承办项目实行政策、条件、指标、程序、结果“五公开”原则，严格按政策规定及程序办事。

（三）坚持艰苦奋斗，勤俭节约，下基层轻车简从、吃工作餐，不大吃大喝，不打工作麻将，不接受项目单位（含业主）宴请、礼物；合理安排接待开支，严禁私人用公款请客、送礼；公务出差，按规定报销差旅费。

五、文书、档案和印章管理制度

（一）文件审发制度

1、代市委、市政府起草的文件，由办领导审核并签具意见后，方可送市委、市政府“两办”或有关领导审签。

2、办公室文件、材料和外发稿（表册）等，由综合科长审核把关，送办领导签发后方可打印。未经办领导审定签字，不能打印和用印(印章)。

（二）文书运转制度

1、办公室印发的文件，由综合科负责收发的人员做好登记和存档；往来文件和公事信件等由收发人员负责统一拆封、登记，及时送办领导阅批；属科室业务类的，应及时分发相关责任人办理。报刊杂志应做到，及时归类上报夹和按月整理保管。

2、收发人员每周二、五日到市政府文件交换站，领取上级和有关部门发给的文件材料，做好分类登记；对领导审阅后需要办理的文件材料，应按批示及时送交科室经办人阅办,办结收回归档，办结需作文字记录或说明的，亦应规范办理；要妥善保管各类文件和资料，不得遗失和乱传。

3、文件收发、传阅必须及时准确。急件必须在收文2小时内报送办领导签阅，平件必须在收文2天内分发，若因积压造成延误承办、漏办或丢失、失密等，将追究工作责任。

六、作息、值班及请销假制度

（一）作息制度

办公室人员按时上下班，不迟到，不早退，不得无故缺勤；凡遇突击性工作任务，有关人员必须加班加点按时完成；凡遇节假日基层有来办事项，必须及时接待办理。

（二）值班制度

实行办领导按月值班，科室人员按周轮流值班制度。值周的同志负责当日来人来访接待、电话、安全保卫、清洁卫生以及领导交办事项。凡遇节假日，由综合科统一安排值班，值班者要搞好交～，值班期间若有重大事项，及时报告领导。

（三）请销假制度

1、因事或因病请假者，均须写请假条（不含半天）。半天内由科室负责人批准，一天以上报办领导批准，同时将假条交综合科负责考勤的同志，并做好记录和保存。

2、无故缺席或不假离岗者，按所耽误天数，扣减津补贴，并写书面检查。

3、职工休公休假，应年初提出休假计划，以便统筹安排。

七、经费管理制度

（一）实行财务报帐制和经费开支预报制，办公室开支实行“一支笔”审批，开支单据必须有经办人、审核人签名并送办领导签字后，方可报销。

（二）办公室添置办公用品及设备，200元以下需经综合科科长同意，200元以上必须报办领导审批，其他人员不得擅自添置办公用品及设备，否则，不予报销费用。

（三）严格控制私借公款，杜绝挪用。凡因特殊情况借款，须经办领导批准，并注明归还日期。出差人员借垫现金，返回后5天内结清手续。

（四）报帐员自觉执行现金管理制度，认真核实报销原始凭证，及时向会计结算中心报帐，正确反映会计对应科目，确保帐证、帐款相符。

八、公物管理制度

（一）办公室人员自觉爱护财产和公

物，任何人不得故意损害或有意侵占；凡损害和侵占公物者，必须照价赔偿。

（二）购置新办公设备，由办领导审定，综合科按照办领导意见办理；办公用品购买，需经办人开列清单报送办领导审核批准后，按照市政府有关规定实施，统一购买分发。

（三）办公室小车管理由办领导和综合科负责。凡因公或特殊情况用车，均须办领导同意；驾驶员要确保小车始终处于安全、正常、整洁状态；小车若需要保养和维修，驾驶员必须报经办领导批准后，方可按要求在指定专业厂维修。

九、安全、保密和综治工作制度

（一）安全、保密和综治工作由办领导负总责，日常工作由综合科按职责落实到责任人。

（二）办公室人员应自觉遵守＜保密守则＞，不得向家属、子女、亲朋好友透露保密事宜，若有违反，将按有关规定严肃处理。

（三）办公室人员要自觉遵章守纪，要对亲属和子女做好思想教育和法规教育，防止危害社会治安行为的发生。

（四）认真做好防火防盗等工作，办领导对科室的保密工作，每半年检查一次；对安全和综治工作，每季度检查一次。坚持节假日值班，对重点部位要随时进行检查，发现问题及时整改。

十、奖 惩 制 度

（一）凡受上级和市委、市政府表彰奖励的办公室人员，办公室年终将根据实绩给予奖励。

（二）凡办公室人员撰写反映以工代赈工作的各类文稿，被市级以上刊物采用的，办公室将视其数量、质量，给予作者原稿费3－5倍奖励。

（三）凡办公室人员工作、生活出现违纪事件，均视其情节，按党纪政纪严肃处理。

（四）每根据工作表现和实绩评选先进工作者，并给予表彰奖励，同时落实好上级有关奖惩规定。

附：①保密守则

②扶贫开发工作“十要十不准”

保 密 守 则

1、不该说的机密，绝对不说；

2、不该问的机密，绝对不问；

3、不该看的机密，绝对不看；

4、不该记录的机密，绝对不记录；

5、不在非保密本上记录机密；

6、不在私人信件中涉及机密；

7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；

8、不在不利于保密的地方存放机密文件资料；

9、不在普通电话，明码电报，普通邮局传达机密事项；

10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

扶贫开发工作“十要十不准”

一、要严格按照省、市批准的农村扶贫开发规划办事，不准在各级农村扶贫开发规划以外安排项目立项，使用扶贫资金及填写扶贫贴息贷款确认书。

二、要坚持扶贫资金公示制，不准弄虚作假。

三、要切实按各级各类扶贫资金规定的用途和对象使用扶贫资金，不准改变各类扶贫资金的使用用途，或者将扶贫资金用于扶贫对象以外的任何单位、企业或个人。

四、要坚持执行扶贫资金管理办法，不准向任何单位、企业或个人收取任何形式的扶贫基金。

五、要减轻扶贫项目单位和扶贫对扶贫对象的负担，不准收取任何形式的项目准备费。

六、要坚持廉洁奉公，不准扶贫开发机构的工作人员和家属、子女以任何名义使用扶贫资金从事经商，办企业和报销各种费用。

七、要严格遵守廉政纪律，不准扶贫开发机构的工作人员，利用工作之便收受回扣、礼金、信用卡、有价证券和礼品。

八、要认真执行《会计法》，不准以任何形式私设单位小金库，帐外帐，或把扶贫资金拨下去又回收单位私用。

九、要对所有破产、倒闭的扶贫项目进行专款审计，不准国家扶贫资金流失。

十、要执行党政机关与企业脱钩的规定，不准扶贫开发机构以任何形式经商、办企业、搞挂靠等形式收取各种费用。

第四篇：事务督办管理制度

事务督办管理制度

事务督办管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司的重大决策、工作部署、领导指示及交办工作做到件件有专人负责事事有部门承办保障公司政令畅通决策落实到位特制定本制度。

第二条 本制度适用于全公司范围。第三条 工作原则

一、领导负责的原则。督办工作要置于公司领导有效控制之下坚持领导主管原则。督办事项(文件办理除外)要经有关领导审批后才能立项。督办过程中的进展情况行政人事部要及时报告公司领导遇有重大问题请公司分管领导出面协调。督办结果上报前要经分管领导审核。

二、分流承办的原则。行政人事部主要是根据公司领导的指示、要求和意图开展工作既不能直接处理问题也不能代替职能部门的工作，必须坚持分流承办的原则，对督办事项及时进行任务分解下达公司有关部门或单位具体承办。对于涉及几个部门或单位的督办事项要明确牵头负责承办的部门或单位和负责人，其余协办部门必须配合做好工作。

三、实事求是的原则。督办工作中必须坚持实事求是，较全面地了解和反映各项工作在实施过程中的情况，避免形式主义，要善于及时发现和反映问题。

第二章 管理职责

第四条 督办工作由行政人事部进行归纳和管理 第三章 注意事项

第五条 督办内容包含：公司领导重要批示、公司重要工作部署、重大决策、会议决定等落实情况以及来文的处理办理情况、公司规章制度执行情况。

第六条 督办事项确定后,要明确责任明确时限按照领导负责、分流承办的原则，将任务落实到具体部门、单位和人，做到件件有人负责，事事有部门承办。

第七条 对领导重要指示、重要决议、工作部署的落实、要制定督促检查工作方案。根据实施的进度分阶段、有侧重地检查。正在落实的查进度，已经落实的查效果，没有落实的查原因。对于难以把握的重大问题应提出意见和建议并及时向领导报告。

第八条 各部门和单位对公司下达的督办事项要在规定的时限内报告落实情况

并根据要求写出专题报告。行政人事部要及时检查并向公司主管领导报告情况。第九条 对各部门和单位的重大决策、重要部署及重要指示的办理情况，公司将进行通报。对贯彻落实好的要总结经验，及时推广；贯彻落实不好的要查明原因，通报批评；对造成严重后果的要追究有关部门和单位负责人的责任，严肃处理。

第十条 督办事项要本着事事有着落、件件有答复的原则，做好情况反馈工作，使领导及时掌握整个工作进程。

第四章 督办工作程序 第十一条 拟办

行政人事部根据公司重大决策、工作部署、领导指示及交办工作提出督办计划。计划内容包括督办事项、承办部门和单位、责任人、办结时限和具体要求等。并通过承办部门和负责人认可报公司领导审批。

第十二条 交办

公司领导审批通过督办计划后由行政人事部向承办部门发出《督办通知书》。特殊或紧急情况下可采用口头形式交办。交办应努力做到任务量化、时限具体化、责任明确化。渋及多个部门和单位联合办理的由具体承办单位确定相应的协办单位。

第十三条 催办承办部门负责及时将落实情况报行政人事部。行政人事部定期汇总承办落实的情况，并编制督办报告报领导审阅，同时将领导的意见及时反馈至承办部门监督承办部门进行整改。

事务督办管理制度

第十四条 整理归档 督办事项办结后，行政人事部应按照公司档案管理的相关规定，及时将各种有关的文字资料，包括领导批示、办结报告、检查反馈等整理归档。

第五章 附则

第十五条 本制度由行政人事部负责解释。第十六条 本制度自公司审议通过后施行。

第五篇：办公事务管理制度

圣泰通讯设备有限公司 办公事务管理制度

一、办公区制度

（一）办公区范围

办公区指公司职场内，包括大厅、售后部、库房、综合部、总经理室和卫生间。

（二）办公区通用条例

1.员工自觉维护公司形象，礼貌待人，轻声慢步，服装整洁，举止得体

2.办公区不得高声喧哗，不得乱讲脏话、互相争吵，不得打架斗殴，屡教不改情节严重者予以辞退； 3.办公区内禁止吸烟，不得饮酒；

4.办公区电脑每日工作时间登陆微信和公务QQ，不得登陆个人QQ，不得在工作时间内玩游戏、看电影、浏览与工作无关的网页； 5.自觉维护办公环境，保持大厅地板清洁和柜台里外陈列整齐美观，维持待发货物堆放有序，办公桌椅摆放合理； 6.自觉维护各人办公桌整洁，未经允许不得乱动他人物品；

7.下班前打扫清洁，大厅、综合部、总经理室和卫生间地板清洁干净，柜台玻璃擦拭干净，倒掉烟灰缸和垃圾桶； 8.办公区无人时应当锁好门窗，关好电脑、复印机、点钞机、空调等，确认蓝盾安防系统正常启动方可离开。

二、办公用品管理

（一）办公用品的分类及领用

1.办公用品分类

1)耐用办公用品

范畴：计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀等；

领用方法：耐用办公用品在员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需要更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领。2)低值易耗办公用品

范畴：低值易耗办公用品分为两个部分——部门所需用品和个人所需用品 部门所需用品包括：各类打印用纸、墨盒、碳粉、记号笔、塑封袋、封口胶等 个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、便利贴等

领用方法：个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件，具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。3)公共办公用品（设施）

范畴：电脑、监控摄像头、复印机、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子、茶几等；

公共办公用品（设施）以部门为领用单位，由部门分管副总签发实施采购和领用。领用方法：原则上，不予全部发放所申报的办公用品，提倡随用、随发；

2.领用方法

1)由各部门指定人员统一领用办公用品，并签收《办公用品领用登记表》；若部门领用超出需求计划，须经内勤主管批准后方可发放。2)部分办公用品（如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则。3)易耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔/笔芯每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和数量； 4)公共办公用品（设施）移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿,自购；

（二）办公用品计划与采购

1.各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前，填写好次月的《办公用品采购申请表》；经部门主管审签后报综合部行政汇总。2.行政查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，由会计预算，内勤主管审签后实施采购。3.采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经行政同意授权各部门自行采购。4.对未列入采购申请表的临时性办公用品，原则上不作采购，因临时急需的需内勤主管审批再做采购，否则推移至下月进行。

（三）办公用品台账管理

1.行政处负责办公用品管理人员必须以良好的态度、秉公办事，不得顾私情、图私欲，须做到严格把关，认真登记和审查； 2.一切办公用品领用都需领用者签收《办公用品领用登记表》，未能及时登记的再时候须督促领用者补办登记手续； 3.办公用品由采购部统一向批发商采购,除正常办公用品外，如部门有特殊需求,经行政同意授权后，方可自行采购.单件超过500元的物品采购由公司专人负责购买； 4.每月26日后（至月底）为办公用品盘点期，原则上不再安排物品领用。特殊情况下的领用需要内勤主管审批。盘点期间，综合部办公用品负责人落实物品领用登记情况，填写《月办公用品领用汇总表》，核算部门领用数量和月末库存。5.会计依据每月25日各部门提交的《办公用品采购申请表》和《月办公用品领用汇总表》，在月底前核算出下月公司办公用品采购计划单。6.新进人员入职，由该部门向综合部提请办公用品的申领；人员离职,应将剩余用品一并交综合部。

（四）办公用品的维修及报废

1.公司对办公用品的报废实行审批管理。各部门如有办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。2.对简单的可以自行维修处理但有保修期的办公用品，且在保修期内的，不得擅自自行处理，由采购员联系供货单位进行维修、维护。3.对办公桌椅等物品出现问题，必须由木工或内行人员进行维修处理，对电脑、打印机等出现问题先自行协调公司相关专业人员进行检查维修，公司内部无法解决，需要由外部单位进行维修的，必须形成请示报告，公司审批后由行政协调落实。4.对确实不能维修的资产类办公用品实行报废处理：使用年限较长经过维修但无法维修好的，或无条件维修的，或可以维修但维修成本过高，经相关部门对故障认定后，可由办公用品的使用人提出书面报废申请，由公司组织人员确认报废事项成立后签字确定，报废品原购买价值单件超过2000元的，必须经总经理批准。5.高值报废品在得到报废审批后应当由行政进行回收，统一安排处理。

三、会议管理

（一）会议分类

1.部门例会

主持与记录：行政。

召开时间：每周一次，具体时间由部门协商决定。参与人员：部门所有成员。

会议内容：该部门阶段工作总结、下阶段工作计划。

2.主管例会

主持与记录：行政 召开时间：每周星期一。参与人员：各部门主管、执行总监。

会议内容：上周部门工作情况总结，部门人员情况，下周工作计划。

3.全体例会

主持与记录：行政。参与人员：公司所有职工。

召开时间：每月初，具体时间由总经理决定，并提前告知综合部。

会议内容：公司日常运作状况的总结；各部门汇报任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题，与会人员就工作中遇到的问题进行发言。

4.其他专题会议

根据实际工作需要不定期地召开。需要会议帮助的可报请行政安排。

（二）会议准备

1.会议的召开由行政助理通过口头或书面形式提出，务必通知到参会个人，若已列入计划的会议需要改期或遇到特殊情况需要安排其他会议时，行政助理需提前发出通知，因特殊原因不能参加会议者，应提前向部门主管请假。2.根据会议要求，行政助理准备好会议场所、会议文件及资料，并进行会场布置、设备调试，确保会议设备正常。

（三）会议结果落实

会议结束后，由行政撰写《会议纪要》，由总经理签字后，行政助理进行印发和催办。

四、通讯工具管理

（一）固定电话

1.公司固定电话由行政统一管理，保管好相应材料，并及时交费；

2.固定电话分配到部门使用，由使用部门专人负责日常维护，若是出现通信故障要及时报行政助理处理； 3.固定电话要随时保持畅通，来电应及时接听，谈吐得体，维护公司形象，不通过电话讲与工作无关的话题。

（二）移动电话

1.为了方便公司业务沟通和同事交流，针对部分岗位统一配备移动电话，由行政助理实施管理，实行专人专用； 2.移动电话公司只负责管理和配备电话卡，电话机由各使用人自理； 3.使用人应时刻维护公司形象，遵守电话礼仪，优化沟通效果；

4.所有公司配备的移动电话需时刻保持畅通，不得随意关机和设置来电转接，不得关闭位讯通系统，不得更改统一彩铃； 5.公司所有公务手机号均不能停机，内勤人员公务手机话费由公司负责充值，业务人员公务手机话费由使用人负责充值； 6.公司移动电话持有者在岗位调动或离职时务必将手机卡交还行政助理保管；

7.所有公司公务号一旦遗失，必须在半小时内通知综合部挂失补办，若因不及时上报挂失产生的相应损失由使用人自行承担。

（三）QQ号码

1.为了方便公司内外交流，允许内勤岗位每人使用一个QQ号，所有内勤QQ号应在行政助理备份账号、密码和绑定手机等相关信息备查； 2.公务QQ仅用于业务沟通和同事交流，不得添加私人亲友，不得利用QQ谈论与工作无关的内容，不接收来历不明的文件，维护公司信息安全，不对外传送客户信息和财务信息； 3.若公务QQ不慎被盗，应立时告知行政助理，做好应急措施，控制负面影响扩大； 4.若个人离职，QQ号码相关情况随工作内容交接。

（四）微信群

1.公司微信群用于公司内部工作交流，群内仅容纳公司在职员工个人微信号，不得邀请闲杂人等加入； 2.微信群内所有人所有人需备注真实姓名，不得仿冒误导他人； 3.为优化沟通效率，公司微信群内禁止无意义刷屏； 4.微信群内禁止互相谩骂和人身攻击；

5.微信群内涉及大量公司商业机密，所有员工应自觉维护信息安全。

（五）微信公众平台

1.微信公众平台用于公司产品讯息、政策活动和其他相关推广，由行政助理负责运营和挂历，商务协助维护； 2.允许公司员工和合作客户关注微信公众平台，所有员工对于微信号及其推送内容，应对合作客户以外的人保密。

五、印章管理

（一）印章的刻制 1.公司印章的刻制须报公司主要负责人批准，由公司行政开具介绍信，到正规机构刻制； 2.印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

（二）印章的启用

1.新印章启用前做好戳记，并留样保存，以便备查；

2.印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

（三）印章的保管、交接和停用

1.公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部指定专人保管。各印章保管人员名单须报行政助理备案； 2.印章保管须有记录，注明公章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息； 3.除验视印模外，严禁在文件的空白处或空白纸上加盖印章。

4.严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人写拮据，经总经理同意后方可带离公司。印章外出期间，借章人只可用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。5.印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。6.印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

7.印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。8.有下列情况，相关印章须停用：

① 公司名称变动； ② 印章使用损坏；

③ 印章遗失或被窃，声明作废。

印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送集团公司行政人资部或子公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。