XX公司行政接待工作管理制度

第一篇：XX公司行政接待工作管理制度

行政接待工作管理规定

为进一步提高行政接待管理水平，促进与各级领导和兄弟单位之间的友好合作，增进友谊，交流信息，改善外部环境，树立企业形象，特制定本管理规定，XX公司行政接待工作管理制度。

一、行政接待工作的主要任务

1、安排上级部门、兄弟单位、业务关联企业各级领导来＊＊＊＊的吃、住、行。

2、安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。

3、协助办理＊＊＊＊大型会议的会务工作。

4、协助开展公共关系工作，协调好外部环境。

二、行政接待工作的基本原则

1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，宣传企业形象，广泛获取信息。

2、坚持规范化、标准化、制度化的原则，执行党和国家有关廉政建设的规定，符合礼仪要求，杜绝随意性。

3、坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准，反对铺张浪费，管理制度《XX公司行政接待工作管理制度》。

4、坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则，办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由有关部门牵头对口接待，办公室配合。

三、行政接待工作的程序、规范

1、接打电话要使用文明语言，如您好、请问贵姓、您找哪位、请稍候、谢谢等类似的礼貌用语，做好电话记录。转摘于wmxz.net2、客人来访应热情迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。

3、宴请客人实行派餐单制度，经办人填写派餐单，科室、部门负责人签字后报总经理审批，办公室负责统一安排。宴请客人原则上安排在＊＊＊＊大酒店，确因特殊情况不能在＊＊＊＊大酒店接待的，经总经理批准后可方接待；擅自在外地就餐以及未经审批私自安排的宴请，经办人承担一切招待费用。

五、行政接待工作的标准、要求

1、事务性接待标准、要求。根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活、着装大方、举止文明，不擅自在授权范围外作任何决定和承诺，以高度的事业心、责任感和良好的精神风貌体现＊＊＊＊的品牌形象。

2、宴请标准、要求。宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、聚餐、宴会、大型宴会四个标准。

（1）工作餐标准：指安排来访人员到职工食堂就餐。用于接待因洽谈业务、维修设备等原因不方便回原单位就餐的人员。

（2）聚餐标准：指来访人员人均接待标准不超过10元。不安排陪同人员，不安排酒水，用于接待一般业务性工作人员。

（3）宴会标准：指来访人员人均接待标准不超过20元（不含酒水），用于接待一般事务性工作人员。陪同人员不超过来访人员的三分之一，接待用烟为两盒红塔山或一枝笔，接待用酒为两瓶金塔、金心或两捆青岛8°，超出部分由经办人自理。

（4）大型宴会标准：指来访人员人均接待标准不超过30元（不含酒水），用于接待重要业务往来人员或上级领导。接待用烟为两盒金将军或泰山，接待用酒为两瓶古塔、地窖或两捆青岛纯生，超出部分由经办人自理。

六、与本管理规定不一致的其它条款一律以本管理规定为准。

二OOx年x月xx日

第二篇：接待工作管理制度

接待工作管理制度

1目的：规范项目部接待工作。

2适用范围：项目部所有对内、对外工作接待。

3名词术语解释：无

4责任：提高接待水平，树立项目部形象。

5管理规定：

5.1 接待工作原则：

（一）接待工作要坚持热情、周到、适度的原则，展示项目部形象，体现员工素质。

（二）综合管理部是接待工作的归口管理部门，负责组织接待上级领导视察，兄弟单位领导参观、考察，公司领导、机关各处室负责人的指导等工作以及项目部领导交办的其他接待工作。

5.2 接待工作程序及要求：

（一）综合管理部接到接待通知后，及时向有关领导汇报，根据来宾目的和要求，制定接待方案,责任落实到人，呈分管领导审批后尽快实施。

（二）根据领导批示，向来宾说明接待方案。

（三）提前安排好客人的住宿、就餐地点、往返车辆、活动场所，并提前通知陪同领导及有关部门。

（四）做好接待记录。

5.3 接待标准：

见《客餐管理办法》第二款“管理程序及标准”之规定。6相关表格：

6.1《XX工程项目部接待方案申请表（对内）》

6.2《内蒙古第一电力建设工程公司XX工程项目部接待方案（对外）》

内蒙古第一电力建设工程公司XX工程项目部

接待方案（对外）

欢迎词：

来宾日程安排：

时间活动内容地点联系人

联络电话：

陪同领导介绍:

姓名职务

XX工程项目部接待方案申请表（对内）

来访人基本情况介绍：

姓名单位职务性别民族

来访目的：

到达方式及时间：

是否需要书面汇报：

接待方案：

项目责任人标准时间地点

陪同领导

汇报材料准备

纪念品购买

来宾证、安全帽发放

住宿安排

用餐安排

车辆安排

会议室准备

主管领导意见：

第三篇：公司行政管理制度

行政管理制度

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（2014年12月订）

XXX化妆品有限公司 二○一四年十二月

0 XXX化妆品有限公司

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目

录

第一章 总则 … ………………………………………………………2 第二章 规章制度建设及管理办法 ……………………………………2 第三章 公文使用管理规定 …………………………………………3 第四章 仪容仪表管理规定 ……………………………………………6 第五章 出差管理规定 ……………………………………………… 7 第六章 图书、报刊、信函等资料管理规定 …………………………8 第七章 物品管理规定 ……………………………………………… 9 第八章 印章管理规定……………………………………………… 14 第九章 文印管理规定 ……………………………………………… 18 第十章 会议管理规定 ……………………………………………… 19 第十一章 车辆使用管理规定…………………………………………22 第十二章 钥匙管理规定………………………………………………30 第十三章 档案管理规定………………………………………………31 第十四章 保密管理规定………………………………………………39 第十五章 计算机及网络管理规定 ……………………………………43 第十六章 固定电话使用管理规定 ………………………………… 45 第十七章 员工考勤管理规定………………………………………… 46 第十八章 信息报告管理规定 …………………………………………49 第十九章 对外宣传及公共关系管理办法………………………………52 附件 XXX化妆品有限公司

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第一章 总则

第一条 为加强公司的行政事务管理，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。

第二条 本制度所指的行政事务管理包括：《规章制度建设及管理办法》、《公文使用管理规定》、《仪容仪表管理规定》、《出差管理规定》、《图书、报刊、信函等资料管理规定》、《物品管理规定》、《印章管理规定》、《文印管理规定》、《会议管理规定》、《车辆使用管理规定》、《钥匙管理规定》、《档案管理规定》、《保密管理规定》、《计算机及网络管理规定》、《固定电话使用管理规定》、《员工考勤制度》、《信息报告管理办法》、《对外宣传及公共关系管理办法》等规定。

第三条 管理中执行“一个上级原则”，接受直接领导管理，非特殊情况不得越级请示、报告，不得越级指挥，但员工可以越级申诉。

第四条 本管理办法适用于美炫风化妆品有限公司，其他业务公司可参照执行。

第五条 本制度经正式审批通过后生效实施，原有相关规定同时废止。由综合部负责解释、补充。

第二章 规章制度建设及管理办法

第六条 为规范公司制度管理，特制定本办法。

第七条 制度分为根本制度、基本制度和业务管理制度三类。

一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依据。主要包括公司章程、纲领等。

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二、基本制度是指公司各项工作或业务活动的重要管理规定。主要包括行政管理制度、人力资源管理制度、财务管理制度、经营管理制度等。

三、业务管理制度是指公司各部门及因工作需要制定的适用于其部门或其公司的管理规定、流程、细则或办法。

第八条 制度按照“务实适用”的原则制定。

第九条 公司制度由公司组织研议拟定，报公司总经理办公会审议通过，提请公司董事长审批并下发。

第十条 制度应用词确切，语句通顺，符合企业发展实际，应充分考虑其他相关制度规定，避免相互抵触。

第十一条 企业制度由综合管理部统一编排文号，统一存档和下发，底稿由综合管理部统一存档。

第十二条 与重大经营管理活动相关的制度的制定与修订工作由业务部门负责，公司综合部为归口管理部门形成专项提案列入议事日程，报公司领导班子审核批准。

第十三条 各类制度文本发放至有权保管人时应办理交接手续，文本保管人调动或离职时，制度文件列入移交内容。

第十四条 制度颁发后，由制定部门负责监督实施。

第十五条 公司综合部负责组织本公司各部门对现行各类制度进行修订。第十六条 修订后的制度下发后，原来的制度同时废止。

第三章 公文使用管理规定

第十七条 股东会及董事会文件、公司管理文件等公文，是传达公司决策、XXX化妆品有限公司

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管理、指令、报告经营情况、与外部联系或商洽工作的重要工具。

第十八条 公文由综合部实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

第十九条 文件起草按职能分配，由各主管部门负责。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义，文字要简洁明了、词意表达正确。

第二十条 各部门及各有关人员，对公文中涉及政府、公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第二十一条 各类文件、资料按照保密等级分为绝密、机密、秘密、内部文件、公开文件五种。涉密文件及内部文件应严格控制知情范围，由承办人按阅批权限承办，阅后妥善保管归档。

第二十二条 发文的程序为：拟搞、审核、签发、复核、印发、归档、销毁等。

一、拟稿

（一）以公司名义下发的公文和对外公函，根据其业务内容，由主办部门套用公司发文格式进行拟稿，并填写主题词、抄报、抄送、日期、打印人、校对人、承办人、份数。草拟公文应注意以下事项：

1.内容要符合政策、法律、法令及地方性行政规章 ； 2.反映情况要客观，实事求是；

3.文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；

4.人、地、物名、引文及时间要具体、准确；

5.结构层次次序，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。XXX化妆品有限公司

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（二）编号、登记、规范文件格式：主办部门将草拟好的文件电子版发送至综合部进行编号、登记、规范文件格式。

1.以公司名义行文，用“美炫风发字[××××]×号”格式（见附件1）； 2.以公司名义发函，用“美炫风函字[××××]×号” 格式（见附件2）； 3.公司会议纪要，用“美炫风纪字[××××]X号” 格式（见附件3）； 4.公司各部门向公司请示、报批有关事项，使用《XXX化妆品有限公司》格式（见附件4）；

5.公司简报,用“20XX第X期（总第X期）”格式（见附件5）；

6.公司红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他发文一般不用公司红头文件格式。一般事项发文，无需签批、落款为具体部门的，不用字号。

（三）公司发文文体、字号要求：

1.文件眉头统一为“XXX化妆品有限公司文件”。字体均用一号红色黑体； 2.文件号一行用四号宋体。

3.文件标题用三号黑体字，一级标题用小三号黑体，二级标题用小三号仿宋加粗。

4.文件正文字体为仿宋小三号。5.正式文稿一律采用A4打印纸。6.主题词用小三仿宋，并加粗。

7.其他文件的格式、字体要求，参照发文标准，参见附件1。

二、审核、签发、复核

（一）由主办部门打印公文及其附件，并填写《发文审核表》（见附件6），由主办部门负责人、分管领导审核文件内容，综合管理部负责人审核文件格式，XXX化妆品有限公司

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报总经理以上领导审批签发，印章保管人方可盖章。若需其他有关部门会签的，应先会签，然后再送领导审批签发。

（二）经领导签发的公文，原则性的内容、条款不得改动，如需删改，需经原签发人同意。

三、印发

（一）主办部门将经领导签发的公文及《发文审核表》送到综合部办理盖章；

（二）以公司名义下发的公文，原则上由综合部统一登记发送。对公司以外的单位发业务联系函，盖章后由主办部门送至相关单位，并办理好签收手续,将对方签收的原件在5个工作日内交综合管理部存档。

四、归档

公司所有发文，主办部门和相关部门应有复印件存档，并由主办部门将文件原稿、对方签收件、《发文审核表》、审核稿件各一份送综合管理部存档。有领导批示的，还应附批复件。

第二十三条 公司所有文件实行统一的归口管理。公司收文的处理程序为：收文、登记、审核、分文、传送、办理、立卷、归档。

第二十四条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件当天批复；一般文件三天内批复。

第二十五条 各级领导阅、批公文应仔细认真，不得圈阅，须签署明确、具体意见的，阅完后要签名并注明日期。

第四章 仪容仪表管理规定 XXX化妆品有限公司

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为了树立和保持公司员工良好的职业形象,进一步规范化管理，特制定本管理规定。

第二十六条 个人仪容仪表及着装要求

一、员工个人形象应保持端庄、大方，头发保持干净清爽，女员工妆容应以淡妆为主，禁止以浓妆艳抹形象出现在办公场合。

二、所有员工工作期间外出办事、出差等同于正常上班，均应着正装上下班，以展现公司规范管理的品牌形象。

三、节假日上班着装要大方得体，不可着奇装异服，女员工不可着抹胸、吊带裙、热裤等过于暴露的服装，不可穿拖鞋上班。

四、员工不按规定着装者，每次罚款50元，其直接上级领导负连带责任，处以罚款100元。

第五章 出差管理规定

第二十七条 员工出差必须依下列程序办理：

一、出差前应填写《出差申请表》（见附件7），由部门领导签字确认，报经营班子分管领导审批；部门领导及以上人员出差须报总经理审批。因紧急事务未按程序办理申请的，由执行该项公务的员工在出差返回后3个工作日内补办有关手续。

二、出差人员凭《出差申请表》到财务管理部填写《借款单》，按审批程序预借差旅费；并将《出差申请表》交综合管理部相关人员处进行存档及考勤登记。

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三、出差人员出差返回后五个工作日内必须报账，并结清出差借款，未能结清的借款,财务部有权在其当月和以后月份的工资或其他补贴中扣回，直至扣清为止。

第二十八条 出差超出预定时间，须报经出差审批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延长出差期限的,须及时报经出差审批人同意并在出差结束后提交相关证明至综合管理部，否则按旷工处理；未经批准，超出预定出差期间的费用不予报销。

第二十九条 出差费用的报销：出差费用包括交通费、住宿费、伙食费、通讯费、招待费等，其标准按公司财务制度相关规定执行。

一、交通费、住宿费在标准内凭票据实报销，超标自付。

二、伙食费、市内交通费在标准内凭票据实报销。

三、通讯费超出标准部分，按相关规定执行。

第六章 图书、报刊、信函等资料管理规定

第三十条 图书、报刊、信函由综合管理部统一管理。指定专人负责登记、分类、发送，并及时整理、存档以备查阅。

第三十一条 各部门负责人可根据业务实际需要，合理安排购买业务参考书籍，依公司规定的申购程序办理；否则，费用自理。以公司名义购买的书籍需到综合部办理出入库，并盖公章后才能借出。第三十二条 图书借阅

一、公司员工经所在部门领导同意，综合部办理借阅登记手续，可借阅公司所存各类图书、杂志。XXX化妆品有限公司

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二、专业性强的工具书（如：规程、规范、定额等）可以随项目长期借用。三、一般图书每人每次最多可借阅两册，借阅时间不得超过一个月，如有特殊事由需续借者，务必办理续借手续。

四、损坏、丢失图书、资料，责任人应照原价双倍赔偿，并负责购买或协助购买。

五、员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时必须随时收回，借书人不得拒绝。

第三十三条 综合部图书管理人员每隔半年清点库存书籍1次，并将清单上报综合部经理。

第三十四条 各部门订阅的报刊、杂志需由综合部指派专人收发。第三十五条 报纸在阅览后，请务必归回原位；过期的报纸由综合部统一回收管理。

第三十六条 员工调岗、离职时，还清所借阅图书、资料后，方可办理相关手续。

第三十七条 公务信函由综合部收发人员登记后统一寄发，挂号信和特快专递需经所在部门负责人批准，登记后方可邮发。

第七章 物品管理规定

为更好的控制公司的办公成本，合理使用办公费用，规范办公用品的采购和领用，特制定本规定。第三十八条 物品分类

一、固定资产：单位价值2000元以上或者使用年限超过一年以上的物品，XXX化妆品有限公司

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如车辆、电脑、复印机等。

二、低值易耗品：不属于固定资产，但价值较高或使用时间较长的物品，如铁皮柜、打印机等。

三、办公用品：办公使用的消耗性物品，分为耐用办公用品和易耗办公用品两大类。

（一）耐用办公用品包括计算器、裁纸刀、剪刀、笔筒、直尺、订书机、卷筒纸盒、档案（文件）盒、书立、垃圾桶、烟灰缸、电话机等。

（二）易耗办公用品包括公共所需办公用品和员工个人所需办公用品： 1.公共所需办公用品包括：打印纸、传真纸、复写纸、纸杯、杯托、茶叶、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。

2.员工个人所需办公用品包括：透明胶、胶水、水性笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、钉书针、卷筒纸、面巾纸、档案袋、文件夹、回形针、大头针、铁夹、笔记本、荧光笔、橡皮、涂改液、装订夹、光盘等。第三十九条 物品的采购

一、物品的采购遵循“统一采购，货比三家”的原则。

二、办公用品的采购

（一）定点采购原则

由综合管理部和成本合约部视情况在每年年初进行市场询价比较后，确认2-3家作为定点采购单位。

（二）季度定期性采购

综合部按季度定期申购公司常备办公用品，建立常备办公用品库。采购时间一般为每季度第一个月的10日前，可根据具体情况调整。

（三）月度补充性采购 XXX化妆品有限公司

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各部门于每月向公司上报下月办公用品采购计划（详见附件8），由综合部负责收集、统计、审核。综合部根据统计结果，比照常备办公用品库存情况对需采购的物品进行调剂，对库存紧张或无库存的物品可进行补充性采购。文员负责制作当月常用办公用品补充采购计划表，经综合部经理审核，报公司领导审批通过后，于每月5日前完成当月采购工作，并办理入库手续。

（四）预算内日常应急性采购

在日常工作期间，如各部门需在预算内应急采购无库存或库存紧缺的物品，须填写库存外(预算内)办公用品申购表，经本部门负责人确认，报董事长核同意后，由文员联系定点供应商落实采购。

（五）预算外采购

预算外物品的申购程序按公司现行规定执行。

三、大宗物品的采购达到招标要求的须按招标管理规定办理，未达到招标规定要求的需要进行多家询价，力求价廉物美。领用时按照计划采购清单领用。

四、特殊物品无法统一采购时，必须事前征得分管领导同意后方可自行采购。

五、固定资产和大批量低值易耗品的采购必须由使用部门提出申请，经公司领导同意后方可进行采购。

六、采购单件物品在500元以上的，必须填写呈批件，经领导审批同意后,由招投标采购专员进行采购。第四十条 物品的保管

一、公司的物品由综合部进行登记造册（见附件9），集中保管；单价物品价值超过500元的，还应配备图像资料。

二、常备办公用品库由文员担任保管责任人，具体负责办公用品采购计划XXX化妆品有限公司

行政管理制度 的收集、汇总、统计、分析，办公用品采购工作的实施，办公用品的入库登记、保管、分发以及各类相关报表的制作等工作。第四十一条 物品的领用

一、部门和个人领用物品时需到公司综合部办理领用手续。

二、领用新购固定资产时，领用人必须在《出入库单》中“保管人”一栏签字，经综合部经理和保管人签字后方可领用，并由保管人将《出入库单》送财务部登记备案。

三、员工如需领用办公用品的，在文员处填写办公用品签领表，经部门负责人确认后方可领用。

四、耐用办公用品于员工入职时，由员工本人向综合部按标准领用，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新重新办理领用手续；发生遗失的，由领用人在《办公用品领用登记表》（见附件10）中“备注”栏写明原因并办理领用手续。

五、各部门须领用墨盒、碳粉等办公耗材的，按照“凭旧领新”原则，向文员退还旧耗材，填写办公用品签领表后，经本部门负责人确认后方可领用。

六、领用低值易耗品时领用人必须在《低值易耗品领用登记表》（见附件11）中签字确认，特殊情况如由各部门自行购买的低值易耗品，必须到综合部办理登记备案；发生遗失或损坏的，需向综合部报告并签字确认。

七、公共场所所需办公用品由文员按上月用量标准按月进行分配，领用人可依据当月用量进行合理调整。

八、部分办公用品领用标准

（一）水性笔：员工入职时领取1支；

（二）反尾夹：各部门每半年各型号限领一盒； XXX化妆品有限公司

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（三）皮质笔记本：经理级以上人员每半年限领一本，对基层员工不提供皮质笔记本；

（四）普通软抄笔记本：基层员工每人每半年限领一本；

（五）水性笔芯：每人每次限领1支；

（六）耐用办公用品：员工入职时按标准领取。

九、员工调离部门或离开公司时，应交回所领用的物品，并在《员工离职移交手续清单》中的“移交事项”对应栏签字，复印一份交综合部存档，由综合部对所退还物品进行重新登记。如因调岗或离职须移交固定资产价值较高的低值易耗品给其他人员的，由综合部组织验收后，确认无误后，方可办理移交手续；如移交清单中发生物品损坏或遗失的，根据财务部意见办理责任人赔偿事宜。

第四十二条 物品的后续管理

一、综合部应对固定资产和价值较高的低值易耗品进行编号，贴上标签，年末由综合管理部门协同财务部对所有物品进行盘点核对。

二、办公用品应由综合部每月进行数量、金额统计后报财务部备案（见附件12）

三、固定资产和价值较高的低值易耗品使用地点发生变化时，综合部和财务部应及时更正有关备案资料，保证帐、卡、物一致。

四、固定资产和价值较高的低值易耗品发生外借和出售，必须由综合部填写呈批件，经领导同意后，报财务部备案；若发生遗失、损坏、报废或被盗丢失，必须由相关部门书面上报综合部，由综合部查明原因，并填写呈批件报领导审批后，由财务部作出相应的处理。

五、固定资产和价值较高的低值易耗品如需搬出办公场所时，须填写《放XXX化妆品有限公司

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行条》（见附件13），报部门领导及综合部经理同意后方可搬离。未经许可，严禁私自搬离。

六、管理人员违反规定致使物品流失的，由其本人负责追回，无法追回造成公司损失的，由责任人负责赔偿。

第八章 印章管理规定

第四十三条 印章的刻制和收缴

一、刻制印章要严格履行手续。刻制单位、部门及有关业务专用印章，必须有上报批准的正式公文，由需要刻章的单位提出申请，并详细写明印章的样式、规格和名称，报公司领导领导批准。公司领导批准后，由综合部出具证明，交指定人员到公安机关指定的部门办理刻制事宜。

二、刻好的印章详细登记印章刻制单位、使用单位、启用日期、保管人员，并留下印模，作为鉴别真伪的依据。

三、公司只能刻制一枚法定代表人印鉴；如需更换法定代表人印鉴时，应将旧法定代表人印鉴交回公司综合部封存后集中销毁。

四、印章如因各种原因报废停止使用时，由综合部将原印章收回封存或销毁，并将印章停用日期、收缴部门、收缴人姓名、收缴日期、封存或销毁人姓名及日期等登记存档备案。第四十四条 印章的保管

一、公章、合同专用章由法定代表人保管。

二、财务专用章、法定代表人印鉴由法定代表人授权财务部负责人负责保XXX化妆品有限公司

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管。

三、印章保管人员出差或其他特殊情况不能到岗，其不得私自委托他人保管，须办理委托经总经理批准，并填写委托保管印章书，办理好托管交接手续。

四、保管人员变动时，应及时办理交接手续并提交综合部备案。第四十五条 印章适用范围

一、公章

凡是以公司名义发出的信函、公文、介绍信、委托书、证明等相关材料均应加盖公司公章。

二、合同专用章

“合同专用章”主要用于公司对外签订的一切合同。

三、财务专用章

“财务专用章”主要用于财务收支凭证、报表、税务、工商、银行相关单位等资料确认；预算、结算书审核；材料价格以及内部单位财务往来的审定。

四、法定代表人印鉴

“法定代表人印鉴”主要用于需要法定代表人签字的协议、文件等书面文本，由法定代表人审批后方可使用。第四十六条 印章的使用

一、公章、合同章、业务印章的审批：

（一）重要文件：签署合同（协议）使用公司印章必须填写《合同审批表》（见附件15）及盖合同审批章，根据审批程序报领导审批完毕后方可盖章；重要正式发文必须按照公文管理规定审批程序（见公文管理规定）审批完毕方可盖章；重要业务文件可由经办人部门负责人及经营班子分管领导在《XXX化妆品年有限公司用印审批表》（见附件16）签批方可盖章。XXX化妆品有限公司

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（二）财务相关文件：如报表、投融资须提供的材料等财务相关文件，由公司财务总监（分管财务、成本）审批方可使用。

（三）普通文件：日常对外业务联系和业务办理事项等一般事务性的函、委托书、证明、复印件等需加盖公章的，由部门负责人（含）以上领导审批后方可盖章。如员工因私办理个人业务需要盖章的，如收入证明、在职证明等还需填写《XXX化妆品年有限公司用印审批表》，经相关部门审核后方可盖章。

（四）五险一金等相关福利的文件:由综合部负责人（含）以上领导签批方可盖章。

（五）劳动合同:由董事长或董事长授权的人员签批方可盖章。

（六）业务印章根据公司相关制度规定使用。

二、档案留存

（一）用印凭据：《用印审批登记表》、《合同审批登记表》或领导签发文件的原件交综合部留存；

（二）用印材料：所有对相关单位的正式发文、合同（协议）或其他重要文件都必须在综合部留存原件一份以上（含对方签收件），其他相关部门根据需要留存复印件；合同（协议）还须将电子版发至综合部备案。如因业务需要暂不能留存原件的，办理完毕之后必须在5个工作日内交综合部存档。

三、公司所有印章均不允许盖在空白纸和空白介绍信上，特殊情况需在空白纸或空白介绍信上盖章须报请经营班子分管领导审批，由批准人承担连带责任担保。印章保管人应对所盖空白纸张进行登记（数量）、回收。对不符合用章规定的合同（协议）、介绍信、公函等文件，印章保管人有权拒绝盖印。第四十七条 印章的借出

（一）如无特殊情况，公司各类印章应由印章保管人进行妥善保管。XXX化妆品有限公司

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（二）如因特殊工作情况需要，经业务发生部门负责人申请，填写《印章借出审批表》（详见附件17），可办理相关印章借出手续。其中，公章、合同章及法定代表人印鉴须经公司总经理以上领导审批同意后，方可借出；业务印章须经公司分管经营班子以上领导审批同意后，方可借出。

（三）印章借出人为临时保管责任人，其应为公司正式员工，在保管印章过程中，须按照公司制度要求，履行印章保管责任，正确、规范实施用印。

（四）印章借出后，临时保管责任人应对用印文件进行详细记录，并在印章归还的同时补充填写《印章借出审批表》中的“用印文件记录”项目。第四十八条 其他

（一）启用其他业务章，应同时制订适用范围，并以公司正式发文形式周知。

（二）公司部门之间往来不宜使用业务专用章，由各部门经理签字即可。

（三）对外行政工作应使用公司公章。公司公章在特殊情况下，经公司总经理批准可以代替业务专用章。

第九章 文印管理规定

第四十九条 公司文件的打印、复印、传真，经部门领导批准后，由指定承办人负责文件的打印、复印、传真。承办人应认真做好本职工作，按时完成任务。

第五十条 私人资料不得在公司打印、复印或用公司传真机传递。第五十一条 文印承办人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截XXX化妆品有限公司

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留任何文件。

第五十二条 承办人员在接收传真后应及时送达收件人,因接收文件、传真疏忽造成文件、传真件未能及时送达的,或未送达的,视造成损失程度给予处罚。

第五十三条 公司内部使用的文件资料打印时应注意节俭,打印纸能两面使用的尽量两面使用。

第五十四条 作废文件，须用碎纸机粉碎处理，不可随便放臵。

第十章 会议管理规定

第五十五条 会议召集与通知

一、会议按不同级别和性质采用不同的召集办法：

（一）公司或董事会会议按相关公司章程的规定召集。由董事出席会议，其他人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主持，也可由董事长委托其他董事主持。会议由董事会秘书负责组织落实。

（二）公司经营管理会议主要包括经营班子会、总经理办公会、全面预算会、运营分析会（会议、季度会议、月度会议）、项目研讨会、总结考评会、业务专题会等。会议由总经理决定召开或由经营班子提议召开，公司经营班子成员出席，其他人员可根据会议议程由总经理指定出席或列席。会议由总经理指定人员主持。各类会议的承办部门为综合部，其中业务会议由主管该项业务的部门负责组织，综合部协助。

（三）公司业务层面专项会议：如经营计划会、财务分析会、行政人事会等。由公司相关部门提出，经营班子分管领导批准后召开。会议由主办部门负XXX化妆品有限公司

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责组织落实，公司综合部协助。

（四）公司各部门或内部工作会议由各部门负责人召集并确定出席及列席人选，需要公司领导参加会议的，须向公司相关领导汇报，确定参加时间及事项。会议由主办部门组织落实，综合部提供协助。

二、会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人（出席/列席），需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应以书面通知的方法传达。

三、会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议组织部门应提前通知参会人员，并根据本管理办法重新组织、布臵会场。第五十六条 会前准备

一、大型会议须提前两天知会公司综合部，便于安排会场及相关保障工作；专业会议须提前一天知会公司综合部；部门会议须提前半天知会公司综合管理部。

二、会议主持人、召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议时间、议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、填写会议通知单通知与会人员等。会议主持人应该根据议题的内容事前进行相关信息搜集和整理，并将议题和相关资料分发给与会人员。

三、会议场所提前布臵，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。组织会议部门需提前一天跟公司综合部明确，并在《会议室使用审批单》中注明。

四、会场布臵、会议材料、用品准备和会后处臵由指定的会务人员负责。各种会议召开前，公司综合部联系落实会议准备事项。如要求同时进行多个会XXX化妆品有限公司

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议的，由公司综合部根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。第五十七条 会议主持人应控制会议进程，提高会议效率。

第五十八条

会议形成的决议，会议主持人要明确任务、目标、责任者，监督实施，保证落实。

第五十九条 会议记录及纪要

一、各类会议应指定会议记录员，会议记录员要在会议进行期间使用专用记录本认真记录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。

二、如需形成会议纪要的，会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，按照公司发文的审批程序，需由与会人员在会议纪要上签名的，会议记录员须及时督促签署，并提请公司总经理签发。会议纪要应统一编号、及时整理、规范格式和文字，按分级管理要求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。

第六十条 会议考勤、秩序、违纪、监督检查

一、与会人员应提前到会，会议过程禁止吸烟，不得喧哗，不得来回走动，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议组织者书面请假方可，紧急情况可先口头请假，会后补办假条。

二、迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。重要会议与会人员应按照台卡对号入座，坐姿（站姿）端正，将手机关闭或调至振动状态，会议期间不准接听电话，有重要电话须离开会议室接听，禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。

三、与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。

四、涉及到秘密事项的会议与会人员负有保密义务，记录员应在保密地方XXX化妆品有限公司

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整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。

五、公司综合部负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。

六、会议中手机响、接电话每次罚款50元；迟到、早退三十分钟内罚款30元，超过30分钟罚款60元；无故缺席（含请假未批）按旷工处理，所扣基本工资不足100元按100元处罚。

七、接到会议通知后如有特殊情况需请假的员工,必须在会议召开半个小时前向分管经营班子或总经理书面请假，并立即报公司综合部备案，紧急情况可先口头请假，会后补办假条。会议开始后请假的不予以受理，并根据第六点情况进行处罚。

八、公司组织的培训活动参照第六点，第七点执行。

九、会议的考勤、违纪记录和处理意见，由会议主持部门负责人在会议结束后转交给公司综合部。

十、会议决策的执行情况由会议主持部门进行跟踪和监督。

第十一章 车辆派车管理规定

第六十一条 为公司的经营管理活动提供良好的服务，结合公司实际情况，保证安全运行、合理派车、特制定本办法。第六十二条 出车管理

一、在日常工作中，以下情况可安排用车：

（一）财务部其他因公存、取现金伍仟元以上的业务（特殊情况另行处理）；

（二）需要到较远地方办理的工作业务； XXX化妆品有限公司

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（三）因公运输拾公斤以上物品；

（四）前往无公交车到达的地点办理业务；

（五）公司经营班子以上领导特许的紧急事务；

（六）公司集体活动统一用车。第六十三条

为降低办公成本，综合部要严格按照用车范围派车。如因紧急公务需要且无车辆可调派的，经部门负责人同意，综合部确认后，员工可搭乘出租车出行，费用列入所在部门办公管理费用。

第六十四条

公司经营班子以上人员出差可派长途车，其他人员出差原则上不派长途车，以下情况由分管领导确认，报总经理特批后方可派长途车。

（一）有政府相关部门或重要合作单位人员需陪同前往。

（二）经理以上人员2人以上或其他员工4人以上共同前往同一目的地。第六十五条

《派车单》必须严格按照格式要求填写，写明出发时间及实际返回时间。实际返回时间为车辆返回公司后，由综合部时填写并存档。第六十六条

公司所需派车车辆须报董事长同意，综合部负责车辆的出借登记。

第十二章 钥匙管理规定

第六十七条 公司所有钥匙由综合部指定专人负责管理、配制，对公司所有原始钥匙必须留一把加以编号、存档，以便复制。XXX化妆品有限公司

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第六十八条 部门负责人负责管理本部门的钥匙（包括门、抽屉、柜子等钥匙），不得任意自制。特殊情况自行配备的需报综合部备案登记。第六十九条 钥匙不得擅自借给他人使用，特殊情况需借用钥匙的，需做好相关登记（见附23）。钥匙丢失后应立即向综合管理部门报告、备案，因钥匙丢失所产生的损失由保管人承担，并视情节轻重给予处分。公共区域的钥匙由综合部统一管理，任何人不得私自配制，违者一经查出，每次处以500元的罚款。

第七十条 离职时应将所保管的钥匙退还综合部并做好相关登记。

第十三章 档案管理规定

第七十一条 档案管理：由综合部负责归口管理。第七十二条 档案管理的范围：

一、公司各种行政文件；

二、公司各种会议记录；

三、股东会议的有关文件；

四、各部门的工作报告；

五、公司领导及有关人员外出考察、参加各种业务活动所收集的有关资料；

六、各种信息情报资料；

七、公司各种设施、设备、用品的说明使用资料；

八、公司法律诉讼资料；

九、公司人事资料；

十、公司对外宣传的相片、影音材料等； XXX化妆品有限公司

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十一、公司的所有合同（协议）等资料；

十二、公司的采购档案资料。第七十三条 档案的收集

一、公司各部门的重要档案需报综合部备案的，应安排专人整理，于每年2月10日前将档案、档案目录及电子版移交综合部，并办理签收登记手续。

公司各部门需在本部门留存的档案资料，应安排专人整理、保管，于每年2月10日前报送上一年档案目录（含电子版）至公司综合部备案。

二、及各部门上报文件。和各部门上报公司的文件及董事会相关文件，由董事长秘书或总经理秘书呈办（承办程序见公文管理规定）完毕后，每半年将档案原件移交公司综合部文档管理员存档。

三、文件的档案由档案管理人员负责整理、保管，并于每年2月10日前将上一年档案目录、营销类及其他重要合同、文件等档案（含电子版）报送至公司综合部备案。

四、公司及工商变更、建立等资料，经办人必须在办理完毕后5个工作日内报公司综合部存档备案。

五、公司综合部必须及时补充完善员工成长档案。第七十四条 档案的整理

一、综合部每年年初必须对上一的档案资料进行全面整理建档。

二、各种档案资料按业务类别分类。2.1行政管理类： 2.1.1各种会议纪要； 2.1.2行政公文； 2.1.3处罚决定； XXX化妆品有限公司

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2.1.4信息情报资料；

2.1.5各种设施、设备、用品的说明使用资料； 2.1.6车辆有效复印证件； 2.1.7各种营业执照资料等； 2.1.8对外宣传的相片、影音材料。2.2人事管理类

2.2.1员工成长资料包括：

员工任职材料（求职材料、入职申请表、面试登记表、录用审核表、转正申请表、转正审批表、员工异动材料、劳动关系声明、劳动合同、培训协议、身份证（复印件）等相关材料）

员工考评材料（员工绩效考核、任职条件考核、工作述职、岗位评定、参与公司内外培训及考试等相关材料）

员工奖罚材料（公司以正式发文形式对其进行通报表彰或批评的文件、荣誉证书（复印件）；党政部门或社会团体所授予的聘书、荣誉证书（复印件）等相关材料）

员工资证材料（所拥有的专业资格证、职称证、学历证等（复印件）相关材料）

员工综合材料（反映员工成长信息的其他材料）2.2.2人才储备资料； 2.2.3考核资料； 2.2.4员工福利资料； 2.2.5员工花名册； 2.2.6人力资源规划资料。化妆品有限公司

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2.3财务管理类（由财管部门负责）： 2.3.1会计凭证类； 2.3.2会计账簿类； 2.3.3会计报表类； 2.3.4其他类。2.4专题项目类：

2.4.1项目可行性分析报告； 2.4.2企业章程； 2.4.3董事会决议； 2.4.4工商营业执照；

2.4.5产权变更有关文件、材料； 2.4.6给政府有关部门的申请报告； 2.4.7合资企业合同书； 2.4.8合资双方法定代表证明书； 2.4.9合资双方委派的董事名单； 2.4.10进口设备清单； 2.4.11有关政府批文； 2.4.12历年经营业绩资料。2.5经营计划类：

2.5.1月、季、发展计划； 2.5.2中长期发展规划； 2.5.3经营分析总结报告； 2.5.4业务报表； XXXXXX化妆品有限公司

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2.5.5业务考核。2.6合同管理类： 2.6.1合同正本； 2.6.2营业执照复印件； 2.6.3授权委托书； 2.6.4双方来往的信函； 2.6.5双方的电报、传真； 2.6.6变更解除合同的文件资料； 2.6.7补充协议。2.7综合类。

三、综合部对所有资料按以上类别分类后，按不同类别、时间、项目、性质等逐一排列，用标准档案盒保存。

四、每个档案盒上必须填上档案层级、类别、起止时间并按序号填写档案盒内的文件名。

五、档案盒内的每份文件，第一页的左上方必须盖上写有该文件名的专用档案章，并在文件右下角填写页码，以便文件的查阅。

六、不能装订的有关文件资料，如营业执照、法人代码证书等，必须用文件册装存，其文件册上必须注明袋内物品的名称。

七、综合部将所收集的文件资料按要求建立档案后，多余的文件资料必须再清理一次，确定没有必要保存的，应在综合部经理的监督下一次性销毁。

八、会计档案的保管按财务相关管理制度执行。第七十五条 档案的保管期限分为永久、定期两种。

一、永久保管的档案：凡是对公司有长远利用价值的文件材料，以及在维XXX化妆品有限公司

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护公司等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

二、定期保管的档案：在一定时期内，公司进行工作、总结经验有考察利用价值的材料。

第七十六条 档案的密级确定（参照《保密管理规定》）。第七十七条 档案的查阅、借阅、复印

一、档案查阅、借阅、复印审批：公司员工查阅、借阅、复印档案室档案，必须经本部门领导签批同意；及外单位人员查阅、借阅、复印公司档案室档案，对接的承办部门人员必须经本部门领导签批同意，人员借出的档案还须在该企业档案管理人员处备案，经该企业行政部负责人签字后方可自行复印。

二、档案归还：公司档案室的档案办理借出后，借出人必须在一个月内交还。一个月后如需再借，应办理续借手续。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚。

三、公司员工调阅会计档案需经档案保管人同意，如需复印会计资料需经财务经理或以上领导同意，外单位人员调阅、复印、摘录会计档案，必须经公司领导批准；会计档案原则上不得外借，确属特殊需要,必须经公司领导批准。

四、员工离职前，必须归还借出的档案，档案列入离职移交物品范围。第七十八条 档案保管

一、档案管理人员必须精心管理档案，不得让无关人员查阅档案，不得口头向外泄露有关档案秘密。违反规定者，给予责任人一次记过处分，造成损失的，追究其经济责任，违反规定二次者给予开除处分。

二、档案管理人员必须定时对档案进行检查，根据季节变化或具体环境放XXX化妆品有限公司

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臵防潮剂。如发现档案受潮后，及时进行除湿处理，防止霉变。

三、档案室必须配臵灭火器，防止火灾事故。

四、档案遗失处理：各部门人员必须妥善保管好档案（包括电子版）。任何档案、文件、资料一经签收，不论是电子版或纸质版，接收人或借阅人如出现档案资料遗失情况，必须及时报告本部门负责人和综合部负责人，并负责在指定的时间内追踪查找。如查找无果，公司将根据产生后果的轻重予以批评，责任人负责或协助补办和承担补办过程中发生的一切费用。各部门人员的档案列入离职移交物品范围，由离职人员的部门负责人负责监督。

第十四章 保密管理规定

第七十九条 公司保密范围和密级确定

一、公司应列入保密管理范围的包含但不限于以下事项：

（一）公司重大决策中的秘密事项；

（二）公司尚未讨论实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

（三）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪录；

（四）公司财务预决算报告及各类财务报告、统计报表；

（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息、资料；

（六）公司职员人事档案、劳资性收入及资料；

（七）其他经领导确定应当保密的事项。

二、公司保密等级级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

“绝密”是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权利和权益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司权利和权益遭受严重的损XXX化妆品有限公司

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害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和权益遭受损害。

三、公司保密等级的确定：

（一）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；

（二）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、公司经营情况为机密级；

（三）公司的人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密。

四、属于公司秘密的文件、资料，应当按规定标明密级，并确定保密期限。除有特别规定的以外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。保密期限届满，自行解密。五、一般性决定、决议、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围；如属不鼓励对外公开的内容，仅限公司员工知晓。第十八条 确定密级、变更密级和解密

一、确定密级、变更密级和解密应当接受公司领导及综合部指导和监督。

二、公司秘密事项，应当依据保密范围的规定及时确定密级，最迟不得超过十日。

三、密级确定以后，责任部门发现不符合保密范围规定的，应当及时纠正；公司领导发现不符合保密范围的，应当及时通知责任部门纠正。

四、属于公司秘密的文件、资料和物品，由责任部门标明密级和保密期限。书面形式的密件，应在封面（或者首页）的左上角标明密级和保密期限；地图、图纸、图表则在其标题之后或者下方标明密级和保密期限。

五、属于公司秘密的事项不能标明密级时，由责任部门负责通知接触范围内的人员。公司确定密级、变更密级或者决定解密，应当由责任部门提出具体XXX化妆品有限公司

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意见报公司领导审核批准。

六、公司秘密事项（包括政府来文中的国家秘密事项）变更密级或者解密后，应当及时通知各有关部门，并及时在有关文件、资料和物品上标明。

七、保密期限届满或者被合法公开的公司秘密事项，即为自行解密。自行解密不需履行解密手续。第八十一条 保密措施

一、属于公司秘密的文件、资料和物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由综合管理部门指定专人执行。

二、采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑使用部门负责保密。

三、非经批准，不得复制和摘抄公司保密文件。

四、复制、摘录、引用、汇编属于公司秘密的内容，亦需按规定采取保密措施，且不能擅自改动原件的密级。

五、收发、传递和外出携带保密文件，由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

六、保密文件需在设备完善的保险装臵中保存。

七、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经公司领导批准。

八、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

九、具有属于公司秘密内容的会议，应采取下列保密措施：

（一）选择具有保密条件的会议场所；

（二）根据工作需要，限定参会人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

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（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

（四）确定会议内容是否传达及传达范围。

十、员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告行政管理部门，行政管理部门接到报告后，应立即做出处理。

十一、在无线、有线通信中传递公司秘密的，必须采取保密措施。

十二、档案室、财务档案室等机要重地，非工作人员不得入内。

十三、机密件原则上不能在文档室以外的地方放臵过夜。

十四、所有密级文件，在文件的承办、打印、归档过程中都要采取保密措施。

十五、涉及公司秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网络相联接。涉及公司秘密的信息，不得在国际互联网的计算机信息系统中存储、处理、传递。

十六、上网信息的保密管理坚持“谁上网谁负责”的原则。凡向国际互联网的站点提供或发布信息，必须经过公司领导审查批准。

十七、各部门和个人不得在电子公告系统、聊天室、网络新闻组上发布、谈论和传播公司秘密信息。

十八、各部门使用电子邮件进行网上信息交流时，应当遵守公司有关保密规定，不得利用电子邮件传递、转发或抄送公司秘密信息。

十九、所有需要销毁的密级文件，必须使用碎纸机进行销毁。第八十二条 责任与处罚

一、“泄露公司秘密”是指下列行为之一：使公司秘密被不应知悉者知悉的；使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

二、出现下列情况之一者，依情节轻重给予行政处分：

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（一）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

（二）已泄露公司秘密但采取补救措施的。

三、出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：

（一）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果的；

（二）违反本保密规定，以谋取私利为目的泄露公司秘密的；

（三）利用职权强制他人违反保密规定的。

第十五章 计算机及网络管理规定

第八十三条 管理目的

为规范计算机使用及网络管理，实现规范化、制度化，保障办公网络状态安全、高效、有序可控。杜绝在计算机及网络使用中存在的不良现象，从而最大限度发挥信息网络作用，提高工作效率，制定本规定。第八十四条 硬件管理

一、公司办公类固定资产由综合部门统一管理，使用人负责保管。计算机（及附件）使用者对计算机（及附件）的损坏、丢失负责（不可抗力原因除外），人为损坏或丢失必须照价赔偿；部门共用的计算机（及附件）由部门领导指定专人保管，人为损坏或丢失由该保管人承担，照价赔偿。

二、计算机管理员应对计算机（及附件）型号、使用者及领用时间等有关事项进行详尽、准确的登记。离职时由计算机管理员对计算机进行检查验收后方可办理退机手续。

三、服务器是计算机信息网络系统的核心，由计算机管理员统一管理。在没有公司领导及主管领导授权情况下，任何人不得对服务器进行操作，计算机

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管理员也不能将服务器委托他人管理。

四、计算机（及附件）的产权归公司所有，由计算机管理员统一管理，未经许可任何人不得将计算机或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、移动、撤换。

五、下班后必须关闭计算机，并切断电源。第八十五条 软件管理

一、计算机软件产权归公司所有，由计算机管理员根据工作需要统一安装。

二、任何人不得擅自删除、增加、修改计算机内的软件。计算机因工作需要安装其它软件须经计算机管理员同意。第八十六条 网络管理

一、公司网络资源由计算机管理员统一分配，禁止擅自修改计算机网络参数。

二、严禁擅自将外来设备接入公司网络，计算机管理员必须定期对网络使用情况进行检查。

三、计算机使用者应自觉遵守国家的有关法律法规，不得在网络上发布、传播、查阅危害公共安全、有碍政治和社会稳定、有伤风化的信息。

四、严禁员工利用计算机从事与工作无关的事宜。第八十七条 安全管理

一、公司计算机统一安装杀毒软件和设臵防火墙，并定期对杀毒软件进行升级。对外来文件及移动存储设备，应先杀毒后使用，以确保计算机的安全。

二、保存有机密文件的计算机必须设臵密码，密码由计算机管理人员统一设臵。使用者应妥善保管密码，严禁将计算机密码透露给其他人员。

三、计算机使用者应定期备份文件，以免计算机故障或其他原因造成文件

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丢失。

四、严禁以任何方式蓄意破坏公司的计算机设备、网络设备，窃取网络内的机密信息。

五、未经计算机使用者本人同意，不得随意使用他人的计算机。

六、任何人不得随意删除公用共享文件夹中的文件，不得随意设臵共享文件夹。

七、公司以外的人员修理计算机（及附件）时，要有公司的专业人员陪同。第八十八条 监督执行

一、违反规定将计算机或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、移动、撤换，每发现一次罚款100元。如造成计算机设备损坏或网络故障的，照价赔偿计算机设备及网络故障带来的直接或间接的损失。

二、擅自删除、增加、修改计算机内的软件，发现一次罚款100元。如造成计算机设备损坏及网络故障的，照价赔偿设备计算机设备及网络故障带来的直接或间接的损失。

三、利用计算机从事与工作无关事宜的，第一次发现，给予批评，并处以罚款20元；第二次发现，给予警告，处以50元的罚款；第三次发现，视为藐视公司纪律，给予严重警告，并处以100元的罚款。

四、窃取公司机密文件的或恶意删除所从事岗位重要文件的，给予记大过处理，并处以500元的罚款；情节严重的，给予撤职处理，造成损失的，追究其相关责任。

第十六章 固定电话使用管理规定

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第八十九条 语言规定

员工拔打外线电话，用语尽量简洁、明确，以减少通话时间。打长途电话应拔打IP电话。接听外线电话时的标准用语为“您好，美炫风公司”。第九十条 行为规定

一、电话铃声响起，在三声后接听。通话完毕，一般应由打进电话者和职务高者或长者先挂断。

二、重要事项的电话要做好记录，并向部门领导汇报。需要电话留言的，需做好书面记录并及时转告本人。

三、接听过程中，需要叫人来听电话或拿文件的，放下话筒时动作要轻，办公室其他人员不得大声说话或喧闹。第九十一条 使用规定

一、公司固定电话为办公电话，一般情况下不允许员工拨打私人长途电话，如有急事，需长话短说，禁止电话闲聊；禁止用办公电话拨打收费声讯电话，违者除如数扣缴所产生的费用外，还将视情况对其进行处罚。第九十二条 监管执行

一、部门因工作需要须配备固定电话，由部门提出书面申请，综合部审核报批后进行调配。

二、因公司安排的特殊活动，需增加话费时，由部门写出书面申请经总经理批准后，按审批标准核报。

三、各部门负责人要定期检查本部门的电话使用管理情况。综合部每月要查清电话异常情况。

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第十七章 员工考勤管理规定

第九十三条 为规范公司考勤及休假事宜，特制定本制度。第九十四条 公司全体员工必须遵守工作时间，不得迟到、早退。第九十五条 工作时间：公司每周工作5天，具体时间安排：

周一到周五：上午 8:30-12:00，下午14:00—17:30(夏至14:30-18:00)（个别部门根据业务需要安排人员值班）。

第九十六条 工作时间离开公司半小时以上者，需向直接上级请假。第九十七条 如因工作性质需要，员工无需按时上下班，由所属部门提出人员名单及申请，由所在部门负责人签意见,经综合部审核后，报总经理批准。

第九十八条 公司的考勤区间为每月的1号------31日(或30日)。第九十九条 公司上下班实行输指纹（登记）制度，公司总经理、副总经理可以免输指纹。以下情况分别处理：

一、因故不能正常打卡者，包括上班时间外出办事不能打卡的员工，向直接领导汇报得到口头（或书面）批准后，必须当天（最迟不超过次日下午18：00）到综合部人事专员处说明事由，并补办或补交有关手续证明；出差人员出差前将领导批示好的《出差申请审批单》交到综合部登记出差，由于时间紧急出差前未来得及交审批单到综合部的，可延缓在出差回来后次日上班（最迟不超过当日上班下午18：00）将审批单交到综合部。逾期未到综合部办理登记则按旷工处理。综合部月末将本月特殊出勤记录汇总交于各部门直接领导签字确认，领导不确认当事者特殊出勤记录仍按旷工处理。

二、如遇临时加班，超过晚9点以后，每多一小时，第二天上班时间可以往后推延一小时出勤，但须以当晚下班打卡的时间及直接领导确认为准。

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三、忘记打卡虽然事实上按时上班，但必须按上述第一条规定执行确认程序，每次忘记打卡按-15元/次扣发工资；每月忘记打卡超过三次按旷工一天计算，以此类推。

四、月底综合部统计考勤情况作为工资发放依据，出现出勤空缺但未及时在综合部办登记的，则按旷工处理。

第一百条 公司综合部负责管理日常考勤及考勤统计工作，并须于每月3日前（遇节假日顺延）将上月公司的考勤情况汇总后，填写考勤汇总表。

第一百零一条 综合部在收到考勤汇总表后，进行记录存档。综合部根据本制度审核考勤意见，并于每月8日前（遇节假日顺延）将工资发放表交到财务管理部。

第一百零二条 考勤惩罚：

迟到、早退在10分钟之内者，每次扣基本工资日薪的10%。超过10分钟者，每次扣发基本工资日薪的50%。超过30分钟，扣发全天基本工资日薪。旷工者，扣发基本工资日薪的2倍，连续旷工5天或一年内累计旷工8天以上者，公司予以辞退。

第一百零三条 请假管理：

一、员工请假，应提前向综合部提交请假申请单（见附件24）。请假天数在3个工作日（含）以内的，应提前1个工作日请假；请假天数在4个工作日（含）以上的，应提前3天请假。确因不可预见的原因没来得及提前请假的，应委托他人代为填写请假单。

二、病、事假期限。到岗后的试用期员工事假每月不可超过2个工作日（含），病假每月不可超过3个工作日（含），试用期间的病、事假合计不可超过5个工作日（含），否则终止试用，予以辞退。正式员工1年内事假

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不可超过15个工作日，否则公司将保留采取处理措施的权利。

三、审批权限

请假1天以内（含1天），部门负责人审批；请假2-3天，部门负责人意见→部门分管领导批示;请假3天以上，部门负责人意见→部门分管领导意见→总经理批示→董事长批示。部门负责人级（含）以上级别员工请假，无论天数多少，需经过总经理审批。

四、除事假外的其他假期,部门签意见以后须经综合部核实,才能上报分管领导审批。所有假条都应及时交综合部备案。

五、加班管理

（一）视为加班情况确认：各部门员工因临时工作任务或紧急事务须在休息时间安排上班的，须填写《加班申请/确认表》（见附件25）报部门负责人审核，经营班子分管领导审批后方可安排值班，且必须在加班后5个工作日内，经部门负责人再次签字确认后交综合部备案。连续上班时间超过3小时的方可确认为加班。

（二）加班员工可安排补休。需申请加班补休的员工，原则上在加班确认登记后3个月内安排补休，在要求补休日的前3天递交《加班补休申请表》（见附件26），经综合部核实可休天数，再根据请假管理中的审批权限逐级报批，连续补休不能超过5天。

六、公司组织集体活动时（包括节假日、周末时间），除特殊情况下领导明确指示需加班外，均不得以工作为由不参加活动，请假不参加活动的均需报总经理审批，且请假按照事假处理，无故不参加活动的按旷工处理。

七、员工在把有关考勤的记录包括请假单、加班申请/确认表、非正常考勤单等原件交综合部登记存档。

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第十八章 信息报告管理办法

第一百零四条 总则

一、为规范公司的内部信息沟通，形成高效的信息沟通机制从而降低经营风险提高管理效率，特制定本管理办法。

二、本管理规定适用于公司，遵照执行。第一百零五条 工作职责界定

一、各部门信息报告工作职责和权限划分如下：

（一）公司综合部负责公司内的信息报告管理工作： 1.负责将公司各部门的信息进行汇总和整理；

2.负责对需要发布的内容进行审核和修改，重大新闻事件要求于事件发生后48小时内发布。

3.如当月公司有三件以上的重大事件，则需整理当月的《XXX化妆品有限公司简报》报送总经理审批后刊发；当月无三件以上重大事件的，该月不印发简报。

4.有权向公司各部门及催收、质询、核实和确认相关信息，要求经办部门于事件发生后两天内根据公司综合部要求提交完整的材料；如事件发生在月底，提交时间不能跨月。相关部门因故拖延，导致简报不能按时印发将追究相关人员责任，该部门负责人及经办人每次各罚人民币50元。

（二）工作职责：

发生信息相关部门负责对本公司信息进行汇总、核实和整理后，两个工作日内发送至公司综合部；如事件发生在月底，提交时间不能跨月。

（三）公司各部门工作职责：

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各部门负责人应确定专人将本部门收集的信息进行汇总、核实和整理后，两个工作日内报送公司综合部（如事件发生在月底，提交时间不能跨月）；

二、对于重大信息，应以最快的速度即时汇报，不能延迟。

（一）报告责任人必须按规定及时报告各类重大事项信息，因故来不及报送详细情况的，可先进行初报，然后根据事态进展和处理情况，随时进行续报。

（二）公司有关领导对需要办理的重大事项报告，在3个工作日内要做出处理批复。对突发重大事件和事故等应急报告要特事特办，急事急办，不得延误处理。

（三）重大事项在按照领导的批复意见办结后，公司各部门责任人要把办理情况向公司综合部经理及时汇报反馈，由公司综合部经理上报公司总经理和相关领导。

第一百零六条 信息报告的内容

一、信息报告的主要内容包括：

（一）报告单位的重要工作动态、重要活动，包括重要会议、重大培训、重大人事变动、组织结构变动、重要管理办法和流程的变动等；

（二）公司重大会议精神的贯彻落实执行情况（会议结束后一周内报告）；

（三）区市县级及以上的领导和重要合作单位到视察、访问等活动的计划及实际情况；

（四）其他内部信息。

二、需要即时上报的重大信息包括：

（一）法院立案、诉讼标的在10000元及以上的案件。

（二）单位银行账号被法院查封，银行还贷出现逾期，发生1小时内报告。

（三）重伤或死亡1人及以上的生产安全事故，发生1小时内报告。

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（四）各类新闻媒体上涉及到的有关企业的重大负面报道，发现2小时内报告。

（五）其他重大信息。第一百零七条 纪律与考核

一、各部门负责人是第一责任人，要高度重视信息报告工作，尤其是重大信息的及时报告。

二、信息报告程序中所涉及的相关责任人必须确保信息的准确和及时报送，并严格遵守公司相关保密纪律。

三、公司对信息报告程序中所涉及的相关责任人，执行公司制定的相关奖惩办法，视情节轻重给予当事人对应的奖励或处罚。

附件：信息报告格式（见附件27）

公司简报格式（见附件5）

第十九章 对外宣传及公共关系管理办法

第一百零八条 总则

一、为明确公司与在对内对外宣传中各自的职能，统一宣传口径，把握宣传工作方向，提高宣传效能，促进凤凰公司企业形象、产品形象建设，特制定本管理办法。

二、本管理办法所称对外宣传是指公司及在外界各类宣传媒体上进行企业形象、产品形象的新闻报道、广告策划及宣传和通过网络进行的宣传活动。第一百零九条 工作职责界定

一、公司危机公关预案由营销管理部门组织拟定，报总经理审批通过，营

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销部是公司对外宣传工作的执行部门，公司综合部是对外宣传监管部门，并行使对对外宣传进行业务指导职能。第一百一十条 对外新闻宣传

一、公司对外新闻宣传工作统一由营销部负责，包括选择媒体、撰稿、组稿以及接待安排新闻媒体来公司所进行的采访活动；各部门协助配合。

二、新闻报道内容无论涉及哪个部门，营销管理部门都有责任积极配合采访报道工作，根据要求及时提供新闻素材或撰写新闻稿。

三、对外宣传新闻稿必须经公司分管领导审核后，方可定稿。未经公司领导审核同意的稿件一律不得见报。

四、根据业务需要可以自行联系对外新闻宣传事宜，但必须与营销部沟通，并由营销部对报道内容进行审核把关，必要时呈报公司领导审核后，方可定稿见报。

五、公司要充分利用网络宣传工具，及时将本企业重要新闻事件通过公司网站对外发布。新闻稿统一交由公司综合部审核并上网发布。

六、公司要根据需要确定若干名通讯员，负责本企业、本部门新闻事件的采写，可由企业文化专员或行政专员担任。通讯员要认真履行职责，及时采写本企业、本部门所发生的新闻事件，并报送公司综合部，通过报刊、宣传栏、网站等多种形式及时反映企业各方面发展情况。

七、公司综合部每季度对各企业的稿件报送数、采用情况进行统计公布；每年年底可视情况组织评选优秀通讯员和先进宣传单位。

八、公司综合部可根据实际情况不定期组织通讯员队伍培训工作，不断提高广大通讯员善于捕捉信息的能力和撰写新闻等题材稿件的水平。第一百一十一条 广告宣传

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行政管理制度 一、一般性广告宣传的形式、时间、媒体选择等由自行确定；需要征得代理公司同意的，须事先征求代理公司的意见。大型广告宣传活动统一由营销部负责策划。

二、文字性广告宣传材料必须送公司经营班子分管领导审核后，方可发布。

三、公司综合部对广告内容的审核包括内容是否真实、结构是否合理、语句是否通顺、相关数据是否口径一致和准确、有无必要进行广告宣传等等。第一百一十二条 公共关系管理

一、公司综合部负责公司的对外接待组织与协调，负责建立和维护公司与政府主管部门以及关联单位的良好关系。

二、公司举办重要的公关活动，由公司综合部、营销管理部共同制定具体方案并报总经理办公会审批后组织实施。

三、公司综合部负责组织、协调、检查、指导建立针对重大负面媒体报道、严重公共关系危机以及涉外负面事件的应急处理机制，提高危机管理能力。第一百一十三条 附则

一、本管理制度由公司综合部制定并负责解释。

二、本管理制度与此前公司的相关管理规定，凡与本管理办法有抵触的，均依照本管理制度执行。

三、本管理办法未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。

四、本管理制度从下发之日起执行。

第四篇：公司行政管理制度

(二)档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。(三)印鉴管理

第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

(六)库房管理

第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

(七)报刊及邮发管理

第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

(八)附则

第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条本规定解释权归总经理办

公室。

第三十条本规定从发布之日起生效。

第五篇：公司行政管理制度(范本)

公司行政管理制度

员工行为规范 1 目的和适用范围

1.1 规范员工行为，提升员工精神面貌，树立公司良好的对外形象。1.2 本规范适用于公司全体员工。2 管理与组织

2.1 本规范由行政部与人力资源部负责检查和监督执行。

2.2 各部门经理有对本部门员工行为是否规范进行监督和管理的职能。3 基本规定 3.1 仪表

3.1.1 仪表应端正、整洁。

3.1.2 头发要保持清洁，梳理整齐，请不要留怪异发型和怪颜色。3.1.3 男员工请不要留长指甲，发不过耳，不留胡须。

3.1.4 女员工上班提倡画淡妆，要体现清洁健康的形象，饰物的佩带应得当，不得浓妆艳抹，不用香味浓烈的香水。

3.1.5 衬衫领口、袖口要清洁。

3.1.6 出席重要场合要符合着装要求，大方文雅得体。3.1.7 上班前不得喝酒或吃有异味的食物，口腔保持清洁。3.2 着装

3.2.1 员工在周一至周四的工作时间内请着正装，建议为： 3.2.1.1 男士

3.2.1.1.1 西装：深色（深蓝、藏青、灰、铁灰）西服套装，以不易起皱的面料为最佳。3.2.1.1.2 衬衫：单色长袖衬衫。

3.2.1.1.3 领带：以单色或带有小巧的几何或条纹图案为最佳。3.2.1.1.4 皮鞋：以黑色、深色的皮鞋为最佳。

3.2.1.1.5 袜子：颜色应以深色、单色为宜，最好是黑色。质地以纯棉、纯毛为宜。避免穿与西装对比鲜明的白色袜子。3.2.1.1 女士

3.2.1.2.1 职业套装：以黑色、灰色、暗红色或藏青色为最佳。3.2.1.2.2 袜子：穿西服套裙必须穿长袜，以中性颜色为主。3.2.1.2.3 皮鞋：着职业套装或西服套裙必须配相应的皮鞋。

3.2.2 夏季男士可不用穿西装外套，可只穿款式简单的长或短袖衬衫，以单色为主；不用佩带领带（若有接待任务、正式会议等必须着正装、佩带领带）；应穿长西裤结皮带，款式、颜色庄重得体，建议以黑、深/浅灰、深蓝、棕色等深色或中性色为主。3.2.3 夏季女士着装应以庄重、大方、得体的职业套装为主；可穿衬衫、、短袖衬衫、针织开衫或裙子；有领有袖的连衣裙配长袜；如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖的上衣。3.2.4 如果没有接待任务、正式会议等，每周五工作时间可着便装；要求为：

3.2.4.1 男士：建议上衣为带领的T恤衫或休闲外套，不要透明或上面有字；下衣为单色休闲长裤；鞋为便装皮鞋，运动鞋.3.2.4.1 女士：建议上衣为带领的T恤衫或休闲外套，不要透明或上面有字；下装为单色休闲长裤/裙、；鞋为便装鞋、运动鞋。

3.2.5 任何人、任何时候（包括周五及休息日）都不得着如下装束进出公司、会见客户。3.2.5.1 衣冠不整（不整齐、不整洁）。3.2.5.2 穿着短裤、超短裙。

3.2.5.3 穿着无领且无袖、过透、过露的服装。3.2.5.4 穿拖鞋（含拖鞋式凉鞋）。3.3 接打电话

3.3.1 接打电话是我们与用户交往的重要途径；个人的形象就是公司的形象。员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。3.3.2 基本要求

3.3.2.1 在电话铃响三声之内接起电话； 3.3.2.2 接打电话，先说声“您好”，并主动报出部门、姓名。3.3.2.3 通话言简意赅，时间不宜过长。

3.3.2.4 邻座没人时，请代接电话，有事请写留言条，并及时转告。3.3.2.5 尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。3.4 言语行为

3.4.1 言语、行为、举止文明、礼貌。3.4.2 严禁在公司内打架斗殴，互相吵骂。

3.4.3 公司内与同事相遇应点头表示致意，同事以姓名或职务称呼；客户以先生、小姐称呼，并使用普通话。

3.4.4 站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平稳不得拖拉散漫。

3.4.5 公司内职员与领导或客户相遇，应主动让行，以示礼貌。3.4.6 公司领导进入办公室应主动起立相迎。3.4.7 握手时应主动热情，不卑不亢。

3.4.8 进入办公室应轻轻敲门，听到应答后再进，进门后回手关门不能大力粗暴。3.4.9 同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时，应避免影响他人工作。3.4.10 请不要在办公区走廊或通道内奔跑、大声叫喊、高谈阔论。3.4.11 在办公区走廊或通道内请靠右行走，互相礼让，不要抢行。3.4.12 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

3.4.13 办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟、做与工作无关的事。3.4.14 请爱护公司的办公用品、设备及其它财物，不得公私不分。3.4.15 厉行节约，减少浪费。

3.4.16 严禁在公司内用餐、吃零食。3.5 个人环境

3.5.1 请保持个人办公位整洁，办公桌椅、计算机表面不能有灰尘，物品要摆放整齐，办公区请不要随便张贴。

3.5.2 请不要在办公区堆放资料、纸箱等物品。

3.5.3 有事离开或下班离开办公位时，请将座椅推入办公桌下。3.5.4 下班离开办公室前，请关闭机器电源（包括电脑），收好所有资料和文件，最后离开者请关闭电灯、门、窗、空调等。3.6 公共环境

3.6.1 除指定地点外（行政部确定并明示），在公司任何地方（包括卫生间）都禁止吸烟。3.6.2 无特殊事由请不要带家人、亲属、朋友到公司办公场所。（特殊情况需行政总监批准，并报行政部备案）。

3.6.3 员工外衣请统一悬挂指定地方（如衣架等），不要随意摆放。3.6.4 请不要在办公家具上和公共设施上任意写字、刻画、张贴。

3.6.5 请把废纸、废物放入指篓，杯中剩水请倒入指定地点，请不要用饮用水冲洗杯子。3.6.6 请不要在办公区大声喧哗，有来客请带至会客室或洽谈区。3.6.7 请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动。3.6.8 车辆请停至指定区域，不要随意停放。

3.6.9 爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。

3.6.10 下班前关好本办公区域内的门窗、空调、电脑及其他设备，随手关灯。3.6.11 一切有碍观瞻，有损形象的行为。如：随地吐痰，乱扔杂务。4 奖惩措施

4.1 行政部和人力资源部将不定期对本规范进行检查，并对检查结果进行公布；员工遵守此规范的程度将作为受聘的依据。

4.2 对检查出的不符合规范的行为，要求予以纠正或整改。

4.3 对违反规定的人员，根据情节轻重分别给予当事人和部门负责人警告、公司通报批评、经济处罚、降薪、辞退直至开除的处罚。4.3.1 在公司内打架斗殴对当事人予以辞退。

4.3.2 在公司内互相恶语吵骂，将对当事人每次罚款200元，情节严重者还将给予行政处分直至辞退的处理。

4.3.3 在禁止吸烟的地方吸烟，发现一次罚款200元。三次（含）以上对责任人予以辞退。4.3.4 工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情，发现一次罚款200元。

4.3.5 其他违规情况第一次违反予以口头警告；第二次违反除警告外，填写过失单，予以经济处罚20元；第三次违反，予以经济处罚100元，并在公司内通报批评，同时对主管领导予以经济处罚50元。

4.3.6 对三次以上违反规范的、屡教不改者，可根据情节予以降薪、辞退直至开除的处罚。4.4 罚款以现金的形式当场缴纳。

4.5 所有罚款将作为员工活动经费，经行政总监审批后使用。

行政事务管理制度

总 则

为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。

第一章 会议管理制度

一、内部会议管理办法

（一）公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。

（二）公司级会议的组织者为综合处。

（三）会议由综合处提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。

（四）会议通知形式主要为电话通知，处长、部门经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。

（五）因故不能参加会议的，必须亲自向综合处说明理由。

（六）会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。

（七）各处室、部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。

（八）部门有关会议如需综合处协助的应提前通知综合处，以便做出统一安排。

二、对外出租会议室、多功能厅管理办法

（一）公司所属会议室及多功能厅由物业处负责办理租用手续，综合处负责提供相关会议服务。

（二）物业处根据会议室使用情况与租用会议室单位商定相关出租事宜，填写《会议室使用登记单》，经主管经理签字确认后通知综合处，综合处同使用单位协商会议室使用的具体事

..................4、公文签发。将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，各处室、部门或某特定业务范围的行文，由处室、部门负责人签发。

5、公文的印刷、用印。经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。

二、公文发放

指将公文发放到相关部门。确定发文后，综合处发文人员要在《高新物业发文表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各处室、部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到处室及相关部门，处室、部门内部的传达由各处室、部门自行管理。各处室、部门收到文件后要签字确认。

三、公文的传阅

接收的文件需由多部门阅看时，经综合处处长、总经理在《文件批阅卡》上审批后，原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。

四、公文归档

公司发文由综合处及时归档，填写《文件归档登记表》。各处室、部室自行发放的文件，如有必要应及时报送综合处归档。

第四章 办公用品管理制度

为进一步开源节流，规范办公用品管理，特做如下规定：

一、职责及范围

（一）本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。

（二）办公用品的采购、保管及发放归口综合处管理。各处室、部门办公用品计划、领取、使用、保管等由各处室、部门负责人或指定专人负责

二、办公用品计划、采购、保管及发放管理办法

（一）每月15日以前，各处室、部门自行统计本处或部门的办公用品需求状况，并列出详细计划，分类（日常办公用品、印刷品、其它）填写《用料计划单》，计划本着“节省、实用、必需”的原则，经处室、部门负责人审批后统一提交综合处。

（二）综合处采购人员根据实际情况给予审核并制定采购计划及预算，报经综合处处长审

..................中小型企业行政管理制度范本

(一)总 则

第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

(二)档案管理

第三条 归档范围：

公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条 档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条 档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

(三)印鉴管理

第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条

公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。

(四)公文打印管理

第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

(五)办公及劳保用品的管理

第十五条 办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条 劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

(六)库房管理

第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条

采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

(七)报刊及邮发管理

第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条

报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

(八)附则

第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条 本规定解释权归总经理办公室。

第三十条 本规定从发布之日起生效。

以下是我们公司的行政事务管理制度，可供参考：

行政事务管理制度

一、目的

为了加强公司行政事务管理，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度行政事务管理所指的是公司会议管理；办公环境卫生管理；文件打印、复印管理；保密规定；档案管理；电话管理规定等。

三、职 责

3.1综合部负责组织执行并监督各项管理工作；

3.2其他所有部门需遵守各项管理规定。

四、会议管理制度

4.1总则：为规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，特制定本管理制度。

4.2为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：

4.2.1公司全体会议：每月底或月初进行一次，公司所有人员参加，主要内容是各部门报告本部门工作情况；对照上次会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；由总经理安排和部署下月公司整体工作；需要公司协调解决的问题。

4.2.2销售会议：每周及每月底召开，销售部所有人员及财务人员参加，主要内容总结公司本周/当月销售工作情况；对下一工作月度销售工作进行预测；研判行业发展趋势及销售工作的对策。

4.2.3季度总结会议：每季末或下季初召开，公司所有人员参加，总经理对各部门工作进行总结讲评并安排今后工作方向。

4.2.4临时性会议：因工作需要或其他方面原因需开会进行说明的，不定期进行。

4.3会议主持

会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。

4.4所有与会人员要按时到场，无故不得迟到、缺席、早退，并在会议签到表上签到及签退。因故不能参加会议的，必须亲自向会议主持人说明理由。

4.5所有会议都要指定专人负责做好会议记录，会后应及时将会议记录整理上报，并交综合部备案。

4.6业务联系会每两周召开一次，由销售助理负责做好会议记录、存档并呈报总经理审阅。

4.7会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。

4.8此制度由综合部负责制定解释。

五、办公室卫生管理细则

5.1总则：为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定此卫生管理细则。

5.2办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。

5.3办公室环境卫生的管理由办公室人员负责，所有人员按照卫生安排表，每天一小扫，两天一大扫，消除卫生死角。

5.4当天负责卫生管理人员要严格执行卫生标准，分工合作、尽职尽责，到岗时间要求提前10分钟上班，离下班时间提前10分钟开始打扫。

5.5卫生要求:

5.5.1保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。

5.5.2门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。

5.5.3办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理，桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损。

5.5.4电脑、打印机等办公设备表面无尘土，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。5.5.5书橱、书柜内各类书籍、资料分类摆放整齐，便于检查。橱顶无乱堆乱放现

象，报纸摆放整齐有序，无尘土。

5.5.6卫生间要求镜面保持无污浊，洗手台面无水痕，毛巾清洁干净，坐便保持清洁卫生，垃圾日产日清，各物品摆放整齐。

5.6办公室人员应尊重值日人员的劳动成果，良好的卫生环境重在维持，各人员需做好日常维持工作。

5.7此制度由综合部负责制定解释。

六、文件打印、复印及传真管理办法

6.1总则:为使公司打印、复印及传真工作规范化、制度化，并节约办公纸张，特制定本规定。

6.2 打印机、复印传真机由公司综合部负责管理，各机器设备须定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。

6.3公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子防潮柜档文件。

6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。

6.5各部门人员在进行打印或复印时，必须填写《纸张使用登记表》，登记使用纸张的用途和数量。

6.6综合部每月月底根据使用纸张的实际数量，同办公用品的使用一起提交报表。

6.7本管理办法同办公用品管理办法一起配合执行。

七、保密管理规定

7.1总则:为维护公司利益，保守公司秘密，进一步加强公司信息及资料管理，特制定本规定。

7.2公司保密内容包括以下几个方面: 7.2.1公司重大决策及事项；

7.2.2公司尚未实施的经营战略，经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

7.2.3公司内部的合同、协议、及可行性报告、重要会议记录；

7.2.4客户档案；

7.2.5公司各类财务报表、统计报表；

7.2.6公司产品资料、产品报价等各类信息；

7.2.7公司员工人事档案、工资、劳务性收入及资料；

7.2.8公司内部管理制度。

7.3公司资料按密级分为：绝密级、机密级、秘密级三种。

7.3.1绝密级：公司经营发展过程中，直接影响公司权益的重要决策文件及技术

信息资料；

7.3.2机密级：公司的工作规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资

料、经营状况、管理制度等；

7.3.3秘密级：公司人事档案、合同、协议、员工工资等各类信息。

7.4属于公司机密文件、资料由专人专职进行管理，其他人员不得摘抄、复制及打听。

7.5负责机密文件、资料的管理者不得在私人交往和通信中泄露公司秘密，不得在公

共场所谈论公司秘密，不得通过其他方式传递公司秘密；

7.6对于泄露公司机密文件、资料者，并给公司造成经济损失的，按照公司奖惩制度进行处理，公司并有权追究当事人的经济和法律责任。

八、档案管理制度

8.1总则:档案管理是企业管理的重要内容之一，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

8.2适用范围:主要用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。8.3档案的归档管理

8.3.1各部门的档案资料需指定专人进行负责，明确责任，保证原始资料及单据

齐全完整，密级档案必须保证安全。

8.3.2档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

8.3.3档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

8.3.4档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。

8.3.5建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。

8.4档案的借阅

8.4.1借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

8.4.2各部门人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须说明原因并经公司领导批准，方可借阅。

8.5档案的销毁

8.5.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

8.5.2对超过保存期限档案，档案管理人员需填写《档案销毁申请单》，经总经理批准方可执行。

8.5.3经批准销毁的公司档案，档案管理人员须认真核对，将批准的《档案销毁申请单》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

8.6本管理制度同人事档案管理制度一起配合执行。

九、电话使用规定

9.1总则:为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定。

9.2公司电话主要用于业务开展与外部交流，禁止在电话中闲聊，严禁拨打私人电话、声讯和信息电话。

9.3拨打长途电话应尽量长话短说，简明扼要，不得煲电话。

9.4公司业务电话应尽量避免接私人电话，接听私人电话尽量长话短说，一般应控制在3分钟内。

9.5业务员拨打所属各自固定业务电话，不得共用、混用、它用。

9.6接听私人电话时间控制在三分钟以内，非紧急事项一般少接私人电话，严禁占用业务资源并保持通话畅通。

9.7仓库电话的使用遵守《仓库电话管理细则》。

9.8电话响铃不得超过三声，总机电话接听外线电话的标准用语为：“您好！民安长程！”转接用语为：“请稍等！”接打电话用语要求规范、简洁、礼貌。

9.9每月底由办公室打印电话清单核对电话登记及监督使用情况，进行统一扣费。

9.10电话出现故障应马上通知综合部，由综合部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人承担责任。

9.11享有电话补助的人员要求手机一天24小时处于开机状态，以备业务联系。

十、支持文件

10.1《人事档案管理制度》WI-HR-010 10.2《办公用品管理办法》WI-HR-011 10.3《奖惩管理制度》WI-HR-008

十一、相关记录

11.1《会议签到表》FM-HR-041 11.2《会议记录表》FM-HR-042 11.3《月份卫生安排表》FM-HR-043 11.4《纸张使用登记表》FM-HR-044 11.5《档案借阅表》FM-HR-045 11.6《档案销毁申请单》FM-HR-046

十二、附则

本制度由行政人事部制订并负责解释，经总经理批准后执行，修改时亦同。