收文、制文、打印、传真收发制度

第一篇：收文、制文、打印、传真收发制度

收文、制文、打印、传真收发制度

一、行政办机要秘书及时下载党政网上的来文，党政办专人按时到县委办收发室领取文件，并及时交回党政办进行签收登记后处理。

二、来文分送。秘书应首先了解文件基本内容，登记后，附好文件处理笺或传阅笺及时分送。重要文件分送有关领导或承办人办理，一般性文件用于传阅。

三、来文处理。严格实行交办制，各部门收到需要办理的公文，应及时进行办理，按规定规范报送，不得延误、推诿，上级机关交办的文件原则上15天内办完，并及时回复交办机关；紧急文件应按文件时限要求办理。党政办秘书应跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。

四、领导同志审签公文来件。对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其它审批人圈阅视为同意，没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

五、局党委、行政办的文稿主要由行政办的秘书起草，涉及部门的由部门起草。文稿写成后，由行政办秘书在首页发文稿填写相关栏目，行政办负责人初审后,送分管领导核稿，最后送局主要领导签发。文件正式打印前，秘书必须三审原稿，并签署审核人姓名。公文的草拟、校对、签发必须使用钢笔（或签字笔）。

六、文件印制应坚持精简、规范原则。文件要尽量少发，可以不发的就不发。文件内容追求简洁明了，不讲套话、大话。文件排版力求美观、经济。文件份数应准确，既保证需要，又不铺张浪费。

七、文件编号由秘书编写，并根据文件份数发给红头文件纸张。

八、文件签发程序：局党委文件由书记签发，其余由分管领导签发。所有局党委上行文由书记签发。凡领导未签发的一律不能行文。

九、机关内各部门的各种资料、文件在各办公室打印；100份以上的资料经分管领导同意后，可采取在外速印的办法。

十、机关工作人员实行打印登记制，经办人员打印、复印后在规定表格上填写内容并签字登记。外来人员不得在内部打印和复印。

十一、传真收发制度：传真收发由行政办秘书负责，并做好登记。外来人员一律不得在行政办收发件，如有发现将追究当事人相关责任。

第二篇：快递收发制度

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快递收发制度

SUP/MS-XZ-008

一、适用范围：

编号：因业务需要向外部寄送的信件、文件、资料、档案、样品、保修期限内的仪器及配件；

二、快递的发送：

1、国内快递由行政部负责：因公事需发国内快递，由本人到行政部文员处登记、领取快递信封并填写，完毕后由文员审核签字后将快递单送至门卫室，由当班门卫处理发送；

2、国际快递由销售部负责：因公事需发国际快递，本人到销售部文员处登记、领取快递信封并填写，完毕后由销售部相关负责人审核签字。实际发送时由发件人再次核实发送物品与文件是否正确后交付快递机构发送。

3、因供方货物出现质量问题，供方未能自已取回的，一律以快递到付方式退回供方；门卫对无行政部文员签字的国内快递及销售部门相关负责人签字的国际快递一律拒发，擅发者自行承担责任以及相关费用；

4、行政部文员和销售部文员每月对国内、国际快递费用进行汇总，经各部门负责人审核后交至行政部，经行政部负责人审核签字后交总经理批准付款；

5、因个人原因需发快递，由本人到文员处领取付款申请单至财务交款后凭付款单方可到文员处领取快递快信封并填写，完毕后将快递送至门卫，由当班门卫处理发送。

三、快递的接收与发放

1、门卫在接收到信件、文件、资料及其他快递物品时，必须在《快递接收登记表》上登记、注明接收时间并及时转交相关部门及个人；

2、指定快递接收人员的必须由指定接收人员在《快递接收登记表》上签字并注明详细接收时

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间，领取快递文件，以备查验核对；

3、快递一律由指定接收人签收。遇特殊情况，可由他人代领，代领者签署本人姓名、注明代签原因，并承担相应责任；

4、快递系公司业务，未经同意办理个人快递的，查处后除承担相应费用外，按员工手册中给公司造成损失的规定对应予以处罚

四、本规定从2011年 10月01日开始执行。

抄送：生产部、技术部、计划部、品质部、人力资源部、销售部、财务部、采购部、研究所、市场部、行政部备案，资料室存档;编制：

体系校对：

审核：

批准： 日期：

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第三篇：1 公司文件收发制度

第一节 公司文件收发管理制度

为规范收发文效率，提高收文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司高层领导指示汇编关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。文件管理内容主要包括：外部来函、电、包裹和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则，自即日起本公司各类文件(外来和内发)统一由办公室归口管理

一、收文的管理与公文的签收

1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由办公室收发员(暂无)登记签收、拆封(由客户或集团下属企业直送的重要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(暂无)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对政府部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

二、公文的编号保管

1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(暂无)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

三、公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或行政主管)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(待定)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

四、文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，一线员工，一般由有关部门定期组织学习相关文件，或由办公室通知到单位阅文。

五、发文的规定

1.公司上报下发正式文件的权力分别集中高管办和行政办公室，各分公司和部门一律不得自行向上、向下发

送正式文件。

2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向高管办、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交高管办、行政办公室审核。高管办、行政办公室同意发文，方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由高管办批转。

3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

六、发文的范围：

1.凡是以公司名义、高管办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.高管办、行政办公室下发文件主要用于：

(1)公布公司规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项；

(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

(5)发布相关奖惩决定和通报；

(6)其他相关重大事项；

3.高管办、行政办公室上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常工程、技术、管理、建设工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

七、发文程序规定：

1.各科室需要发文，应事先向高管办、行政办公室提出申请；

2.高管办、行政办公室同意发文后，主办科室应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.办公室应根据高管办、行政的要求和董事长有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8.需经高管办签署的文稿，应在交付打印前送高管办处签署；

9.文稿审核高管办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员统一编号送打字室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。

八、文件的借阅和清退

各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

办公室收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

文件的立卷与归档范围：

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员负责归档：

(1)上级部门来文，包括上级对本部门报告、申请的批复；

(2)高管办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、报表等；

(3)高层管理会、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录；

(4)董事长办公会议、分公司、下属子公司代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

(9)单位日志和大事记；

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

九、立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。

2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3.要坚

持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料要求在下7月份以前整理完。

十、文件的销毁

1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续。

2、经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第四篇：样品收发、保管和处理制度

样品收发、保管和处理制度

1、抽样

取样员负责工地的样品抽样工作。抽样工作至少两人进行，抽样人员应遵守抽样纪律，严格按照抽样频率和有关规程、标准取样。抽样完毕，抽样人员应认真填写抽样单。

2、样品接收

取样员将样品及时送达试验室，试验员认真检查样品状况，并清点样品，确认无误后，由取样员填写样品台帐，试验员校核无误后，双方在样品台帐上签字。

3、样品识别与存放

样品应具唯一性编号，并分类存放，做到帐物一致。样品的试验状态，用“未检”、“在检”、“检毕”标签加以标识。对要求在特定环境下储存的样品，应严格控制环境条件。

4、样品的处置

检毕样品留样期不得少于报告期，留样期一般不超过60天，特殊样品根据要求另行商定。

5、样品管理制度

5.1、需对每件样品进行登记，内容包括委托单位名称、样品数量、样品名称、取样地点、试验项目、登记日期、送样人、接收人。

5.2、试验人员在登记样品时，应根据其试验项目，来初步判断样品数量是否满足要求。5.3、登记单应放在样品的醒目位置，样品摆放应有序。5.4、每种样品尽可能一次取出，如需要分批做试验，应考虑每次取样是否有代表性。

5.5、试验完毕后，有特殊需要的样品应留样备查，如无特殊需要，应将剩余样品清理掉。

第五篇：收 文 发 文 制 度

收 文 发 文 制 度

（一）收 文

凡外部送达我院的公务文件、电报、信函和其他文字材料属于收文，收文归口学院办公 室管理，收文管理包括以下内容：

1．签收。投递到收发室的收文，由收发员签收；到上级机关领取收文，由领取人签收； 上级机关或外单位专人送来的收文，由院办人员签收。签收人应将收件及时移交院办秘书科。

2．拆封。拆封由秘书科办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲 收”的信件，应交领导人自己办理。绝密件由院办主任拆封。

3．登记。由秘书科设立专门登记簿，按收文的登记范围和收文处理的内容要求，逐件 进行登记。

4．分办。登记后的收文由秘书科根据办公室主任的拟办意见，及时送有关领导批示。

5．批办。由学院各主管领导根据收文的内容和要求，用钢笔或毛笔作出批示。

6．传阅。对于非承办性的收文，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由学院主 管领导确定，文管人员按确定的传阅范围组织传阅工作。领导之间不可相互传递文件，文件 阅办完毕后放阅文室，供副处级以上干部查阅。

7．承办。对于需要承办的收文，文管人员负责及时督促承办部门办理。

8．注办。承办人员应把收文处理结果在收文的适当位置或公文处理单上扼要说明。

9．归档。注办后的文件要及时交回秘书科，需归卷的文件由档案室负责归档。

（二）发 文

以学院名义发出的文件、电报、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容：

1．拟稿。以学院或院党委名义的发文，分别由办公室拟稿；涉及到其他处室，专业性 强的发文，经主管院长同意后，由有关处室拟稿。拟稿必须用发文稿纸，其标题、主题词、主送、抄送、拟稿单位、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。

2．核稿。学院办公室负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核。

3．签发。核稿后的发文，由院办及时送交有关院领导审核签发。

4．编号登记。发文经院领导签发后，由秘书科负责对发文进行登记和编号。

5．打印。经过编号登记后的发文，由院办负责安排打印。

6．校对。打印的清样由供稿部门及时组织人员校对。

7．用印。制成的发文加盖学院印章。

8．送发及归档。发文的内部分发由秘书科负责，院外寄发或送发由行政科负责。学院 所有发文的底稿及正式文件一式三份交综合档案室归档。

公文办理包括收文办理、发文办理两个基本过程。党政机关分别用收文办理程序、发文办理 程序对这两个基本过程进行了规范。

（一）收文办理程序 收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管

理活动。收文办理过程是一个 接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定 或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。收文办理的一般程序为：签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传 阅、催办，处置办毕公文。第一阶段：公文的收受与分流。具体包括：签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任 务是正确收受来自各有关方面的公文。签收，指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证。具体指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政 部门、机要交通部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信设备收取公文。急件 应当注明签收的具体时间。启封，公文统一或分别由办文人员签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。登记，收文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。收文登记，一般分为阅件登 记和办件登记两类。登记过程中，应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。有些机关的登记还分为外收文登记和内 收文登记。第二阶段：办理收文，具体包括：拟办、请办、批办、分发、承办。这一阶段工作的主 要任务是通过对收文的阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决其所针对的事务或问题。拟办，秘书部门或有关部门负责人等经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的办 理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导者审核定夺，作出指示。请办，也叫注办，指机关办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管 领导人指示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。批办，指机关领导者或部门负责人对公文（包括公文的拟办意见）进行认真阅读分析之 后，提出处置意见。分发，指秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。承办，指对需要办理的公文进行实质性的处理，解决公文所针对的问题。凡属承办部门 职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关； 凡涉及其他部门业务范围的 事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级审批的事项，承办部门应当提

出处理意见或直接代拟文稿，一并送请上级审批。第三阶段：组织传阅与催办。传阅，指公文处理机构根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人 阅知或者指示。组织公文传阅，应当随时

时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅 的方式有很多，目前最普遍采用的方法是轮辐式传阅法。这就是以公文传阅工作人员为中心 点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始送给第一个人阅看，第一个人看毕退回 中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下推，每传阅一人都经过中心点。公文走过的路 线，呈车辐条状，因而得名。这种方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行踪，避免中 途积压和传递断线，还可以合理调整阅文人的次序。催办，指公文处理机构对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环 节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导 人反馈办理情况。第四阶段：处置办毕公文，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档等。清退，经过清理将有关办华的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。清退的 意义在于维护公文的安全，防止错误扩散，避免出现工作中的被动局面和不良影响，维护公 文的权威性与有效性。销毁，以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办华公文所作的毁灭性处理。其意义在于保守公文中的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理中无效的工作量。销毁 秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由 2 人监销，保证不丢失、不漏 销。个人不得擅自销毁公文。暂存，暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文（一份已立卷归档）和受多种 因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。其意义在于方便日常查考，减少档案部门 的工作压力，挽救确有留存价值的公文使其更充分地发挥效用。立卷，将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷（公文的集合体，档案管理的 基本单位）。其意义主要在于：保护公文，避免破损与散失；使公文化零为整，将零散公文 按特定联系组成新的整体，从而便于查找和利用，更有效地满足人们系统查考利用公文的客 观需求；为档案工作提供管理的对象，为档案事业奠定基础。归档，将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要来移交档案部门作为档案保存 和管理。其意义在于使办理完毕的有查考价值的公文完成其向档案转化的过程，使公文能更 充分地发挥其历史效用。

（二）发文办理程序 发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般程 序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕

公文。这一程序具有很强的确定性

与不可逆性。第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活 动的中心内容。拟稿，即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地 记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配 合时所进行的协商活动。审核，指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论 水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。签发，指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式 定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论 通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发 是绝大多数公文生效的必备条件。第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的 任务，就是以定稿为依据．以手工缮写、机械誉写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各 种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。核发，指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格 式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。登记，这里揭发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。缮印，即以誉录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。用印或签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签 注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使 公文能为受文者有效接收创造条件。分装，指按照规定具体抗配和封装公文。发出，指将已封装完毕的公文以适宜的方式（如走机要交通等）发送给受文者。第四阶段：处置办华公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。