关于xx公司文件制发、批转工作管理办法

第一篇：关于xx公司文件制发、批转工作管理办法

关于xx公司文件制发、批转工作管理办法

公司所属各单位、各处室：

现将《xx公司文件制发、批转工作管理办法》予以印发，请各单位、各部门认真学习，遵照执行。

附件：xx公司文件制发、批转工作管理办法

综合办公室

xxxx年x月x日

xx公司文件制发、批转工作管理办法

为切实转变工作作风，改进工作方式方法，加强文件制发、文件批转工作的规范运作，进一步提高文件质量和传送的时效性、准确性，提高文书处理工作水平和效率，有效服务于公司建设，特制定本管理办法。

一、文件制发原则要求

“精文”。草拟各类文件应情况确实、观点明确、条理清楚、言简意赅；审核文件要坚持少而精的原则，严把内容关、政策法规关、文字关和体例格式关，确保文件的时效性、政策性、指导性，力戒照抄照转、内容空泛，坚决杜绝以文件贯彻文件的形式主义。

“减件”。制发文件应确有必要，注重实效，坚持从实际需要和解决问题出发，可发可不发的文件坚决不发。以下几种情况不再发文：可采用电话、传真等形式解决的事项；属各处室职权范围内工作的；过去已有明确规定，没有新的部署要求和实质性变化的。

二、文件制发流程标准

拟稿。根据文件内容涉及范围和管理权限，由主办单位或部门编制文件，并填写相应的发文卡，注明文件名称、主送、抄报、抄送、主题词以及拟稿单位、拟稿人等信息，并附于文件首页。信息填写一律使用碳素笔或中性笔，不得空缺、遗漏，发文卡做到字迹工整、填写规范，严禁字迹潦草

和涂改。

核稿。根据文件内容涉及范围和管理权限，按照由主办到协办、由下至上的原则，组织相关部门进行文件会签。会签过程中提出的修改意见在下一会签程序前必须订正完毕。

签发。部门会签完毕后，由分管领导进行审核会签，再由主要领导予以签发。属于公司全面性、整体性的或涉及两个系统以上的文件，必须由主要领导签发；涉及机构、人事重要方面的文件必须董事长、党委书记签发，属专项工作安排或单一系统工作安排的文件由公司主要领导委托分管领导签发，但必须由文件具体承办部门办理相关委托手续；上行文必须由公司正职领导签发。文件签发完毕后，由综合办公室主任进行审核，签署审核意见，包括文件下发形式、体例格式把关意见。

校对。文件审核完毕，由具体承办人员交综合办室文件管理员根据审核意见进行编号，按照国家行政机关及两级集团公司公文格式排版、发样稿。带有附件的文件，必须附有完整的附件资料，不得遗漏、空缺。文件落款时间以领导签发日期为准，印发日期以具体印制发放时间为准。样稿由主办单位负责校对，并在发文卡校对处签字确认后方可印刷，以确保文件组词规范，无错字、别字。

印发。文件由综合办公室负责统一印制，任何单位或个人不得擅自承印。文件发放一律走办公室机要程序，即由办

公室登记填表，由具体承办人负责发放，并将“xx有限公司发文登记表”交回综合办公室予以存档。紧急文件通过机要系统以传真形式提前发放。各单位传真系统必须保证24小时畅通，传真设备确保完好无损，能够正常使用。

修改。文件印制成型后，原则上不得修改。因客观因素确需修改时，必须提出书面申请并由签发领导签字认可方可更改。

三、文件批转流程标准

㈠、第一阶段：公文的收受与分流

签收。履行规定的确认、清点、核对、检查手续后，由机要人员分别从发文单位、机要部门、邮政部门或通过传真机、计算机等通信设备收取公文。

启封。密封公文统一由机要人员签收后，统一启封或呈送有关领导亲启。

登记。将公文标题、密级、发文机关、发文字号、收文日期逐项登记清楚，相应填写“xx有限公司文件批(传)阅单”并附公文原件。

㈡、第二阶段：办理收文

拟办。由办公室主任或相关负责人对公文进行认真阅读分析，提出建议性办理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导审核定夺，做出指示。

批办。领导对公文(包括公文的拟办意见)进行认真阅读

分析之后，提出处置意见。机要部门根据有关规定或者领导人批示意见，将公文分送有关领导人和部门。

承办。属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门在三个工作日内答复来文机关；涉及其他部门业务范围或需要报请上级审批的事项，承办部门应当提出处理意见或直接代拟文稿，并送请领导审批，于一周内完成。

㈢、第三阶段：组织传阅与催办

传阅。以负责公文传阅的机要人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始传送第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传送第二人阅看，依次推进，随时掌握公文去向，避免中途积压和传递断线，避免漏传、误传和延误。

催办。由机要人员对紧急或者重要公文进行及时催办，对一般公文定期催办，并将催办落实情况及时报公司企管法事处，由企管法事处负责在班前会上通报，并拿出相应考核处理意见。

㈣、笫四阶段：处置办毕公文

立卷。将办理完毕且有利用价值的公文编立为案卷，便于查找和利用。

归档。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门保存和管理。

暂存。一时难以准确判定是否应予销毁的公文要暂时留

存保管。

销毁。对失去留存价值或留存可能性的公文进行销毁。公文销毁必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由2人监销，保证公文不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。

第二篇：公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

第三篇：公文制发管理办法

为促进xx公文制发工作规范化、制度化、科学化，提高公文制发工作的效率和公文质量，特制定本办法。

一、党政办公室是公文制发的管理部门，负责本机关公文发文处理工作。由专人具体负责。

二、文种包括：社区党发、社区发、社区党办发、社区办发、会议纪要、函件以及白头、黑头、网上通知等。

三、公文制发坚持控制数量，提高质量，注重效用，提高效率的原则。年社区党发、社区发文件原则上不超过90个；办公室发文原则上不超过40个。公文正文字数原则上不超过3000字。简报由办公室统一管理。各类简报反映的情况力求及时、准确、简明、生动，篇幅不宜过长，原则上不超过3000字。

四、公文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、打字、校对、缮印、用印、分发、归档、立卷、销毁等程序。

五、拟稿人员拟出初稿后要对文稿进行初步检查。主要检查结构、层次是否合理，语句是否通顺，数字、词句是否准确、规范。由本人签字后送本部门主管领导审定签字后，送办公室核稿，办理发文手续。

六、办公室收到送审文稿后，按要求登记收文时间、拟稿处室、送稿人员、文稿标题。

七、办公室对送审文稿从以下几个方面进行审核：是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定；是否需要行文；是否需与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。文稿技术性问题，由核稿人员直接修改，非技术性问题可提出修改意见，发回拟稿部门，由拟稿部门负责修改。

八、送审文稿一律为微机打字稿。

九、办公室根据文稿字数和紧急程度限时核稿。XX字以内文稿在1天内核完；XX字以上的3天内核完；内容复杂、需与有关方面协商的，适当延长核稿时间，同时有两件以上文稿，急件先办；对社区领导有明确意见，需尽快下发的文稿或转出会签的文稿及其他需紧急处理的文稿，优先审核，防止压误。

十、文稿审核后，核稿人员要根据领导分工送分管领导审签后，由办公室主任负责审核签署呈签意见，送主要领导签发。

十二、文稿经主要领导签发后，不得再行修改，打字和校对后，编号、登记、印发。

十三、文件印完后办公室文书负责按印数加盖印章，按规定份数连同原稿存档。

第四篇：公司文件管理办法

文章标题：公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

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第五篇：《工作文件》W总4.03公司文件管理办法

成都三国红光机械电子有限公司标准

质量管理体系工作文件

公司文件管理办法

Q/MH(C)W总4.03-2003/B公司自制文件管理

1．1公司文件的起草，由公司的主管业务部门根据生产经营的需要提出并负责起草，其他相关管理部门和执行部门负责参与审核并提出各自分管业务内容的建议，由总务部汇总报总经理审核批准后，总务部制作正式文件并保管起草过程的记录。传阅的记录按附录A《公司自制文件传阅、审核、批准表》。参与传阅、审核的部门，由总务部部长根据文件内容的具体情况确定。

1．2公司自制文件由总务部指定专人按部门发放文件，并作好签收登记。

1．3自制文件原稿经总经理签字后，由总务部归档保存。

1．4自制文件的编号参照《B》文件Q/MH（C）P4.01-2003/B中5.5.1.2执行。

2．外来文件管理

2．1由总务部负责公司外来文件接收并登记，在收文登记表上登记外来文件单位、文号、文件标题、份数、密级和收文时间。

2．2总务部应对外来文件进行分类建帐保存。

2．3文件由总务部部长根据文件要求的工作内容进行批示确定传阅部门（人）和承办部门（人）。按附录B《公司外来文件传阅、承办结果记录表》。

2．4 总务部文件管理人员，根据部长的批示送给传阅部门（人）和承办部门（人）并按时收回，将承办结果报告总务部部长签字确认后归档保存。

2．5因工作需要查阅文件，可在文件保管人处登记后，经总务部部长审核签字，同意后方可查阅。

3．文件的贮存、防腐和保密。

总务部负责公司文件、外来文件、重要合同以及重要档案的管理，保存文件要注意防火、防腐、防盗、和防失密的措施。

4．有不明确的文件处理内容时，参照Q/MH（C）P4.01-2003/B。

批准：陈永毅审核：余革编制：蒋春艳