公司涉外电子文件加密管理办法(试行)

第一篇：公司涉外电子文件加密管理办法(试行)

公司涉外电子文件加密管理办法(试行)

第一章 总则

第一条为彻底贯彻落实总公司《关于办公计算机信息安全和保密管理规定的通知》文件要求，结合公司实际，特制定本办法。

第二条本办法用以保障电脑信息安全，维护知识成果，保障集体及个人的利益不受到侵害。

第三条本办法适用于公司全体员工，由于个人原因未遵守规定而导致泄露公司机密的，需承担相应的法律责任。

第二章 管理范围

第四条 本办法中涉外文件是指经外网电子邮箱等方式发送的所有涉及公司信息及商业机密的文件，以下简称“涉外文件”。文件类型包括所有公司内部文档文件及公司内部需要保密的涉及到公司业务或经营管理类软件程序等。

第三章 管理过程

第五条 所有员工应注意保管自己所使用的存储设备，且确保存储设备无计算机病毒。

第六条 公司员工在发送电子邮件之前应确保所有涉外文件已按规定方法加密，未经加密的文件一律不得通过外网发送，一经发现，将根据公司《计算机信息安全和保密管理规定》相应条款给予警告、罚款处分，情节严重者当事人需承担法律责任。

第七条 对于外网计算机上通过下载等方式临时存储的涉外文件，员工应及时拷贝至内网计算机保存，确保外网计算机上不遗留任何涉外文件。

第八条 “涉外文件”加密后，密码和文档不能同时发送，密码需要采用另外途径告知接收方。如短信、电话、信件等非互联网方式通知。

第九条 发送“涉外文件”需使用公司内部邮箱发送。对外发送文件须由各部门主管审批方可通过部门外网笔记本发送。

第四章 附则

第十条 本办法由市场部负责解释。

第十一条本办法未作规定的，以公司其他规定执行；未尽事宜，另行通知。

第五章 附则

第十二条本办法由市场部负责解释。

第十三条本办法自印发之日起执行。

附件：1.文件加密方法

附件1：

文件加密方法

一、Word2003文档加密

1.打开需要加密的Word文档。

2.选“工具”菜单的“选项”命令，出现“选项对话框”。

3.在“选项”对话框中选“安全性”选项卡。

4.根据你的需要分别在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”中输入密码，点“确定”退出。

5.将文件保存。

二、Excel 2003表格加密

1.打开需要加密的电子表格。

2.选“工具”菜单的“选项”命令，出现“选项对话框”。

3.在“选项”对话框中选“安全性”选项卡。

4.根据你的需要分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”中输入密码，点“确定”退出。

5.将表格保存。

三、Winrar软件加密

1.运行WinRAR后，选择菜单栏中的“选项→设臵”，在“设臵”窗口中选择“压缩选项 ”，点击上面的“创建默认配臵”按钮。

2.在随后打开的窗口中选择“高级”，点击其中的“设臵密码”按钮。在“带口令存档”窗口中，输入密码，并点击“确定”完成设臵。

四、Microsoft Office2007文档加密

1.单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“另存为”。

2.单击“工具”，然后单击“常规选项”。

3.执行下列一项或两项操作：

4.如果希望审阅者必须输入密码方可查看文档，请在“打开文件时的密码”框中键入密码。

5.如果希望审阅者必须输入密码方可保存对文档的更改，请在“修改文件时的密码”框中键入密码。

第二篇：电子公文管理办法(试行)

中国科学院地质与地球物理研究所

电子公文管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为规范我所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据国家和中国科学院电子公文管理的有关规定，制定本办法。

第二条 本办法中的电子公文，是指所属各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。

第三条 电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的原则。

第四条 本所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。

第五条 ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。

第二章 机构及职责

第六条 ARP公文系统由所综合办公室负责组织实施工作。具体职责是：

(一)督促指导所属各部门ARP公文系统的使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题；

(二)负责所级电子公文的审核，院及院属各单位电子公文的接收。

(三)电子印章管理。

(四)院级、所级电子公文的归档管理。

第七条 研究所信息网络管理部门负责ARP公文系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：

(一)提供ARP公文系统软件平台的技术支持，负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。

(二)系统进行维护、升级、迁移等操作时，应确保电子公文内容和元数据的一致性。

第三章 发文与收文办理

第八条 发文办理：

(一)通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》，并按ARP公文系统设定的规范进行操作。

(二)电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。完成电子公文流程后，公文管理员负责加盖发文机关电子印章，拟稿人审核无误后方可发送。

（三）电子公文发送后，拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收部门联系，确保公文正常接收。

（四）联合发文在主办部门签发后，可以纸质件送其他单位会签。

（五）主送部门实施ARP公文系统的，以ARP公文系统发送；主送部门没有实施ARP公文系统的，以纸质件发送。

第九条 收文办理：

(一)公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文，每个工作日的上、下午至少查收1次。

(二)公文管理员接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。

第十条 电子印章的使用：

(一)ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。

(二)严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。

第五章 应急与安全

第十一条 应急与安全管理：

(一)当ARP公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时，应及时与办公室或网络室联系，查明原因，排除故障。

（二）0.5个工作日内不能排除的故障，所ARP公文系统运维单位（信息网络部）必须及时报告办公厅。由办公厅视情况协调处理。

第十二条 各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。

(一)使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。

(二)当使用人员调离或岗位发生变化时，应及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。

第六章 归 档

第十三条 电子公文的归档管理按照《中国科学院档案管理工作标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。

第十四条 电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及《中国科学院机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》。

第十五条 归档要求：

(一)办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。

(二)打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名(或盖签名章)。

(三)电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次年6月底之前归档。

(四)电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认后，办理移交手续。

第十六条 电子公文档案的保管和利用执行国家及我院相关规定。

第七章 附 则

第十七条 本办法由综合办公室负责解释。

第十八条 本办法自2009年12月1日起施行。

第三篇：公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

第四篇：大学电子文件归档及管理办法

大学电子文件归档及管理办法

第一条　为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。

第二条　本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条　机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条　凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。

第五条　电子文件的收集与积累要求

（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；

（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JpEG、TIFF为通用格式；

（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MpEG、AVI为通用格式；

（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、Mp3为通用格式；

（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

第六条　电子文件归档的基本要求

（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。

（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

第七条　归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，一份由电子文件形成单位（部门）保存。

第八条　电子文件的检验应包括以下项目

（1）载体有无划痕、是否清洁；

（2）有无病毒；

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第九条　综合档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位（部门）重新制作。

第十条　移交综合档案室的电子文件应一式两套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一条　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。

归档电子文件在形成单位（部门）的保管，也应参照上述条件。

第十二条　电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位（部门）和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第十三条　档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十四条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何部门和个人不得擅自复制电子文件；利用归档的电子文件，应使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

第十五条　归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第十六条　档案室应及时按对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第十七条 本办法自印发之日起施行，解释权归学院综合档案室，未尽事宜参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第五篇：公司电子印章管理办法

公司电子印章管理办法

为进一步加强我司协同办公信息化管理，规范电子印章在电子公文及其他材料中的使用和管理，保证文件资料传输的安全、合法、有效，提高办公效率，结合我司实际，特制订本管理办法。

第一章 总则

第一条

电子印章是指以电子形式存在的，依附在电子文件，并与其逻辑关联，可用来辨识电子文件签署者的身份，同时能够保证签署的文件内容完整性，并表示签署者同意电子文件的陈述事实的内容。

第二条

本办法所规定的电子印章指公司行政、合同、法人、工会、纪委、党委印章，和下属各分、子公司行政、合同、法人印章及各部室印章。

第三条

电子印章主要用于集团公司及我司内部往来正式文件、函件、报告、请示及报表资料等，电子印章与实物印章有同等效力。原则上所有合同文本及对外报送的正式文件、函件等不能使用电子印章。

第四条

本办法适用于公司及下属各分、子公司、作业区。

第二章 电子印章管理

2第十四条

办公室为我司电子印章监督管理部门，负责全司电子印章使用指导及监督。

第十五条

各使用部门应严格按照规定进行使用，在使用过程中遇到问题及时向办公室反映。

第十六条

办公室将定期对各部门电子印章使用环境、使用情况等进行检查，对因电子印章保管或使用不当造成不良影响的，根据相关规定提出考核意见并追究责任。

第五章 附则

第十七条

本管理办法自下发之日起执行。第十八条

本管理办法由办公室负责解释。