办公室管理复习资料答案1

第一篇：办公室管理复习资料答案1

一、单项选择题

1以下哪点不是办公室事务管理的特征？B）。A．服务性B．决策性C．专业性D．主动性 2．办公室布置要注意（D）。

A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．一般办公室桌椅最好面对面放置C．打字、复印间离上司办公室近些D．各种沟通、保密

3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（C）。

A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（B）。

A．伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些C．各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识D．纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

5．在办公室里，（D）的位置是上座。

A．离入口最远B．离入口最近C．靠近门口D．靠近窗户 6．传真机的使用哪一项是不对的？（B）

A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送C．不宜发送礼仪性文本D．不宜发送私人、保密文本

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A）。

A．接通电源可立即复印操作B．选定复印纸后要抖松消除静电C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸D．复印完毕应取下复印品和原稿

8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（A）。A．录音时需将监听开关至于“ON”位置B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音

9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（D）。A．安置窗帘遮挡室外光线B．与其他设备正确连接C．投影机要远离热源D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能

10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（B）。A．订购B．制造C．分配D．储备

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（B）。

A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B．让员工们随意领取办公用品C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D．用库存一览表来储备办公用品

12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（B）。A．没有任何设想就应着手从事该项工作

B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施

13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？

（D）。

A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类B．其次以紧

急程度和重要程度为标准分类C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D．可以按照文员自己的习惯进行工作 14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？C）。

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D．对每一项工作作出安排，定好最后期限

15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D）。

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（C）。

A．现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C．标准的零用现金单据有一个签名D．不允许任何人从零用现金基金里借钱

17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（A）。

A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见B．必要时可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B）。

A．善于同他人合作，密切配合，步调一致B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（C）。A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D．如果已经回电，但没打通，切记要再联系 20以下哪个接打电话的行为是不正确的A）

A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B．给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置

21．文员在接打电话时，正确的做法是（B）。

A．电话铃响一声就应接听B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来C．文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位D．文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达

22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（B）。

A.考虑打电话的时间是否合适B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C.有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”D．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事

23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C）。A．按收件人姓名分拣B．按收件部门名称分拣C．按私人公务标准分拣D．换邮件重要性分拣

24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（A）。

A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开B．应该把邮件分成最急件、次急件和普通件C．经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题D．在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好 25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（A）。

A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去C．在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去D．写上“查无此人”，并把信重新封好退回去

26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（D）。A．每天开箱次数与邮局投递次数一致B．取出邮件立即返回办公室C．事先带上包袋返回办公室D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D）。A．时间B．便利C．经济D．爱好

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）。

A．国名、地址、部门、姓名B．姓名、地址，部门、国名C．姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址 29传真机最好用来传送以下哪种邮件？（A）。

A．一般的图纸B．机密文件C．很长的文件D．感谢信

30．以下关于握手的礼节，不正确的是（C）。

A．上级先伸手后，下级才能相握B．一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下C．双方有很多人时，可以交叉握手D．握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好

31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（A）。

A．初次写信，或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信C．已做结案处理的D．没有具体内容的匿名信 32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C）。

A．拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订B．对写信人的各项情况逐项登记C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办D．对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释和答复

33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（C）。

A．协助签到B．分发资料C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品

34．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（C）。A．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 35文员做会议记录时，可以在会议记录中C）

A．加入自己的主观意见B．不记录议题C．与发言者用词不一致但意思完全一致D．对所记内容作评论

36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这

时文员应（D）。

A．不理睬B．不征求主持人意见，停止笔录C．征求主持人意见，停止笔录，不关录音机

D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机 37上司决定参加某个会议时，文员不应该A

A．只在便笺上写好会议名称B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中遇到电话联系的不便

38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（C）。

A．首先搞清楚上司想作什么样的安排B．办理预订飞机票手续之前材料要备齐C．与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点，应找同一个人D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认

48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（D）。A．有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B．到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提醒上司用餐C．对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助

49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（D）。司自己去家里更换D．去买新的服装 61以下关于说话的要领中，哪一项不适宜B

A．语句要简短B．由过程先说C.利用重复的效果D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言 62．接受忠告的正确反应是（D）。A．以烦躁的倾听B．尽量把责任推给别人 C．应辩解说：“那是因为„„”D．切勿感情用事

63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（A）。

A．有共同利益的话题B．夸耀自己的话题C．保密的话题D．应当忌讳的话题

A.口字型B．教室型C．圆桌型D.U字型

39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（A）。

A．审查功能B．保密功能C．欢迎词播放功能D．报数功能 40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（B）。

A．准备资料B．发表意见C．现场服务D．会议或会谈记录 41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（D）。

A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C．对方越忙越必须早一点联络D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（D）。

A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B），了解要求约会者的心理。A．社交的能力B．说话的技巧C．听话的能力D．听写的能力44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（A）。

A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划C．如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好

45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（B）。

A．准备旅行计划和旅馆信息B．代替上司制定约会计划C．为商务洽谈收集资料D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单

46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（D）。

A.与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求C.如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（D）。

A．文员应在任何时候、任何场合携带名片B．向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方C．如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（D）。A．不作声，等无人时查字典B．作判断，用同偏旁的字音读C．不用读，只称呼姓即可D．请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”

51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（D）。

A．用后跟着地走路B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿C．男性在任何场合都可戴着手套握手D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰

52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（B）。A.以右为次B．以右为尊C．以后为次D．以左为尊 53当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D

A．向上司报告B．送礼C．写信D．查证消息的可靠性 54．文员协助举行宴会时，不用考虑（D）。

A.宴会的形式与气氛B．交通是否方便C.有无停车场D．有无休息室

55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（C）。

A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可D．午宴一般不设固定席位，以便于客人社交

56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（D）。A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物C．口内含有食物与人说话D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 57．以下餐巾的使用方法是正确的（C）。

A．中途离座，把餐巾放在椅子上B．用来擦刀叉C．用来擦嘴唇嘴角D．塞入衣服领口里

59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（C）。

A．应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内D．文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意

60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）。

A．通知上司家人把衣服送达B．自己到上司家里去拿C．让上

64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A）。A.骑边章B．封存章C.骑缝章D．证见章 65．值班人员不应该做以下哪类事情？（A）。

A．签发文件B．分发会议通知C．询问情况D．传达指示 66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A）。A．下级单位报送的报告，统计报表等B．未经签发的文电草稿C．单位内部互相抄送的文件材料D．本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料

67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（A）。

A.按通讯者特征立卷B．按地区特征立卷C．按文种特征立卷D．按作者特征立卷

68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。

A．归档内容、归档时间、保密要求B．归档范围、归档时间、归档耍求C．收集范围、归档时间、管理制度D．归档范围、时间限度、归档材料要求

69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（A）和归档要求。

A．归档时间B．归档凭证C．归档模式D．归档历史

二、判断题

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（∨）

2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（×）

3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（×）

4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作（∨）

5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（×）

6．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（×）

7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（×）

8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（×）

9．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（×）

10．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（×）

11．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（∨）12．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（∨）

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（∨）

14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×）15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（∨）16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（×）36．文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。（×）

37．对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（×）

38．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（∨）39．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（∨）

40．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用临时应急措施。（×）

62．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（×）63．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（∨）64．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果（∨）

65．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。（∨）

66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（×）

17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（×）

18．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（×）

19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（×）

20．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（∨）

21．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（∨）

22．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（∨）23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（×）

24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（∨）

25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（∨）26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等（∨）27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（×）

28．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（×）

29．如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。（∨）

30．会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。（×）

31．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（∨）32．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（∨）

33．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（∨）

34．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（×）

35．上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。（×）

文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（∨）41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（∨）

42．如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（∨）

43文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。×

44女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。∨

45．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（∨）

46．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（∨）

47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。(∨）

49．用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（×）

50．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（×）

51．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。（∨）52．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（×）

53．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（×）

54．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（×）55．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（）

56．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（×）

57．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（×）

58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（×）

59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（×）

60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（×）

61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取

67．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（×）68．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。（×）

三、简答题

受意另一种：间接受意。文员在受意过程中应注意的事项：——用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。

劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：⑴适事⑵适时⑶适地⑷适度

单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件.(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订.(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗''或”可与前信印证“等.提供领导复信所需要的资料.(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办.(5)认真处理.处理信伺:应该按照”分级负责,归口办理“的原则,进行转办,交办或自办.(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行

如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认3.要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等4.约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料5.星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会6.对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会7.公司有重大活动的那一天不宜安排约会

8.地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

（1）有电子提示系统和人工提示系统（2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员

应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.人工提示系统的做法:设置基本办公日程表，固定活动日期一览表,使用提示性备忘录((1分),准备约会表((1分),准备特殊提示卡(<1分),准备交往提示文件((1分).名称；会议记录人的姓名、盖章；时间（开始时间，结束时间）；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议的经过情卷,称为”立卷特征“；(2)按问题特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文种特征立卷；(5)按时间特征立卷；(6)按地区特征立卷；(7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

四、设计题

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？(1)要替搭车回去的人安排车子(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领(3)有留话时,切记务必传达(4)检查会场有无物品遗漏(5)要为参加会议的人员送行(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁。

7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、形及结论；相关的资料；下次会议预定日期。

遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。

之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。2.不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。

用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。

(1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章,其他印章；（2）刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。

公告;通告；通知、通报；议案；报告；请示；批复:意见；函；会议纪要。

1版头,发文字号,印刷顺序号；2密级,紧急程度；3签发人姓名；4公文标题；5主送机关；6正文,附件；7发文机关,成文日期,机关印章；8注释,阅读(发送)范围；9主题词；10

抄送单位,印发说明。

核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实3.签发.指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出4.编号.已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号5.缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或排版印制.6.校对,指将文件的誊写稿,打印稿或清样按定稿核对校正7.用印,是指在完成的文件上加盖机关印章.8.登记9.分发.指对准备发出的文件:

进行分装和发送.剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13)

电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？1.接受任务；2.了解来宾；3.制订计划；4.预订食宿；5.迎接来宾；6.商议日程；7.安排会谈；8.陪同参观；9.送别客人；10接待小结。

3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题(1)会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称；(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻)；(4)地点:(具体在几楼几号会议室)；（5)议题(或者议事日程)；(6)主办者的联络处,电话号码等；(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)；(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。

4．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点。会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。对发言内容加以引导，提醒时间有限。在会议上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某人，最后作总结，统一认识。要求与会者做笔记，自己做好笔记，并把每次会议纪要打印件放进文件夹，以作查证。

5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者；2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜；3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合；4)主持人负责引导,组织,可不做记录；5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短；7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。

6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公

副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支(2)G——参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750-800=19550(元)

8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。

9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码.(3)为商务洽谈收集资料.(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签.(6)安排差旅费.(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库.(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。

10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？(1)客人的选择.确定名单,再请上司核定.(2)确定时间.如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日.(3)会场的选择.要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛等。

11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中秋节等(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格

习惯等;(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的购物环境.(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可.(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方.(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下.(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡.(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见,以及标明价格范围.(9)为了避免所送礼物的重复,文主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)。电话礼仪方面：1.接电话时没有自报家门；2.不等对方说完，就“啪”挂上电话。

2．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：„„”，出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？(1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间(2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复(3)12日回来秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.12．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？接受任务；了解来宾；制定计划；预定食宿；欢迎来宾；商议日程；礼节性拜访；宴请；正式会谈；签订协议书；陪同参观游览；互赠礼品；欢送来宾；接待小结。13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素1)了解清楚德方总经理的爱好,文化背景,性格习惯等(2)征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物3.比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又比较喜欢的物品4.赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下5.附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理

14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交他人代管；加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名；并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整。

五、案例分析题

1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们经理在吗？”陈小姐：“不在。”来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐：“1.8美元。”来电者：“1.6美元一打行不行？”陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？五个错：1.该问的没有问(指对方情况，手套的需要量；2.该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；3.该说的没有说(没有及时向上司汇报)；4.不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；5.不懂得保护自己(即使自己自作

她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。1.不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应该当面指出，以分清责任；2.不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门；3.对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉；4.交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠；5.寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。

3．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？1.小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示； 2.在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；3.两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；4.如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；5.如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。

4．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿

就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系(6)没有订购的东西不能签收(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。

5．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司„„”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说：“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对？(1)不能说”总经理外出了,有什么事请跟我说吧“,办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听；3)对提重要建议的来访者,应认真记录,汇报上司；(4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽；5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策；(6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110。

6．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中„„这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩

解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确？正确的做法应该是怎样的？（1）沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境,不符合特定的会谈工作要求;(2)沈的穿着突出自己,影响了古总经理的形象;(3)陈的穿着打扮干扰谈判,影响工作,破坏工作场所安静；(4)陈用手拿茶叶,不卫生,引起客商不满,使得谈判一开始就不顺利；5)小沈应该对领导的作风,性格有所了解,有针对性地弥补领导的不足.古总经理与客商争执,她应采取补救措施,可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些,使谈判继续,而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评,即使是过头话,也应保门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了·10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，4.东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题:市教委,东方学院关于招生工作的通知,请示,批复。案卷二：2.东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；6.东方学院院务会议关于调整系主任的决定；7.东方学1宪关于调整系主任的通知；8.东方学院关于做好开学工作的通知。标题:东方学院关于招生工作,系主任调整,开学工作的会议纪要,决定,通知。案卷三：3.东方学院2003年招生工作计划；12.东方学院2003年度工作总结；标题:东方学院招生工作计划,年度工作总结。案卷四：9.东方学院各系关于开学准备工作的报告；10.东方学院各系关持冷静,不反驳,应理解上司的难处.找适当的机会,用适当的方式说明情况,交流思想和感情。

7．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么„„你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？(1)主人和客人之间,应该主人先伸手;2)在替客人拿行李前应征求同意:”我替你拿可以吗 “(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司机开车,汽车的位次礼仪是”右为上,左为下;后为上,前为下";<5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;(6)客人公司的一些内部情况,个人收人,福利和家庭情况等是不合适的话题;(7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气,风土人情,新闻等;

8．波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地方来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚„„突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有„„”问题：（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？(1)请租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员;2)如果联系不上送货员,向总经理汇报,请求该如何办;(3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;(4)得到总经理指示,可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);6)召开大型会议,各种准备工作,包括音响,电子类装置应至少提前一天安排;(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音,停车场等问题;(8)不能仅凭电话联系,应实地查看;(9)重要设备应考虑备用(或两套方案).9．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部

他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单(2)打印好书面通知(3)在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人(4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点(6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备(7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作

10．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：会议通知经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议上，听完报告后，进人小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？问题一:会议通知缺少主题(议题)；时间上缺少从几点到几点；请哪些人出席不明确；发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论。

11．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）市教委关于2003年招生工作的通知；（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；（3）东方学院2003年招生工作计划；（4）东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；（6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定；（7）东方学院关于调整系主任的通知；（8）东方学院关于做好开学工作的通知（9）东方学院各系关于开学准备工作的报告；（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；（12）东方学院2003年度工作总结；

答案 ：案卷一：1.市教委关于2003年招生工作的通知；

于加强学生思想工作的报告；11.东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题:东方学院各系关于开学准备,加强学生思想工作,提高教学质量的报告。

12．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；（2）利华公司2003年销售计划；（2）市工商局关于年检工作的通知；（3）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；（5）利华公司4月份经理会议记录；（6）市物价局关于物价检查的通知（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（8）利华公司2003年6月份经理会议记录；（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；（11）市税务局关于税务自查的通知（12）利华公司2003年销售工作总结。答案：案卷一：1.利华公司2003年2月份经理会议记录5.利华公司4月份经理会议记录8.利华公司2003年6月份经理会议记录10.利华公司2003年8月份经理会议记录。标题:利华公司2003年经理会议记录。案卷二：2.利华公司2003年销售计划。12.利华公司2003年销售工作总结；标题:利华公司2003年销售工作计划,总结；案卷三:3.市工商局关于年检工作的通知;6.市物价局关于物价检查的通知;11.市税务局关于税务自查的通知;标题:市工商局,物价局,税务局关于年检,物价,税务自查的通知；案卷四:4.利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函;7.香港凯福公司关于合'Y事宜给利华公司的复函;9.利华公司与香港凯福汀司会议纪要;标题:利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件,会议纪要

13．皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说：“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？问题：（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？（2）秘书与亲

第二篇：办公室管理形考复习资料

各位同学，本课程的复习资料于期末考试前一个月开放，学生完成形考任务后，可以使用本复习资料核对答案，纠正错题，巩固知识点。

本复习资料仅供参考(请勿理解成形考任务的标准答案)，下载本资料后，请勿随意传播，谢谢同学们配合。

办公室管理形考

形考一(仅作参考，请勿照抄！)

各位亲爱的老师和同学们：

大家好！我叫XXX，来自XXX，很高兴认识大家，我比较喜欢旅游，性格也很活泼开朗，目前是一家连锁零售企业的一名运营管理，由于公司经营的不断扩大，知识的缺乏让我在目前的岗位上工作起来颇感吃力，所以报读了本课程，希望能帮助我学习到管理方面的知识，提升自己的自信心，提高自己的管理能力，更好地为企业服务，体现自己的价值！

形考二

一、单项选择题

题目1

级别高的办公室一般称为（）

选择一项：

A.秘书处

B.中心

C.办公厅

D.联络处

正确答案是：办公厅

题目2

中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是（）

选择一项：

A.国务院

B.全国人大

C.全国政协

D.中央军委

正确答案是：国务院

题目3

办公室的核心功能是（）

选择一项：

A.办事

B.塑造出组织文化及价值观

C.办文

D.办会

正确答案是：塑造出组织文化及价值观

题目4

办公室的本质属性是（）

选择一项：

A.服务性

B.综合性

C.辅助性

D.事务性

正确答案是：服务性

题目5

办公室管理的第一要义是（）

选择一项：

A.协调

B.服务

C.管理

D.参谋

正确答案是：服务

题目6

常用办公用品中属于办公文具的是（）

选择一项：

A.剪刀

B.印章

C.回形针

D.中性笔

正确答案是：中性笔

题目7

发放办公用品的人员要求是（）

选择一项：

A.不可指定人员发放

B.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品

C.使用者自行入库取用

D.发放者不必清点核实所发放办公用品

正确答案是：发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品

题目8

办公用品库存管理中的再订货量是指（）

选择一项：

A.判定需要订购新的办公用品的库存余额

B.新采购办公用品的数量

C.办公用品的平均使用量

D.办公用品一次采购不足而追加采购的数量

正确答案是：判定需要订购新的办公用品的库存余额

题目9

正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（）

选择一项：

A.服务和位置

B.名牌和高档

C.价格和费用

D.质量和交货

正确答案是：名牌和高档

题目10

有权对政府采购合同进行监督和管理的是（）

选择一项：

A.任意级别的政府财政部门

B.国家级或省部级财政部门

C.县级财政部门

D.地厅级财政部门

正确答案是：国家级或省部级财政部门

二、判断题（每小题5分，共50分）

题目11

办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。

“对”

题目12

省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。

“错”

题目13

信息调研是办公室的一项基本职能。

“对”

题目14

办公室的工作具有综合性特点。

“对”

题目15

办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。

“错”

题目16

办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。

“错”

题目17

发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。

“错”

题目18

办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

“对”

题目19

办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

“错”

题目20

办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

“对”

形考三

一、单项选择题（每小题5分，共50分）

题目1

办公室人员辅助领导进行决策，意味着（）

选择一项：

A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断

B.办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”，而是要登台唱戏

C.只能充当领导的参谋和助手

D.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策

正确答案：只能充当领导的参谋和助手

题目2

办公室在做调查研究工作时不能（）

选择一项：

A.要遵循结论后于调研的原则

B.调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料

C.要尊重客观事实

D.有针对性

正确答案：调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料

题目3

办公室调查研究的选题原则不包括下列哪一项（）

选择一项：

A.可行原则

B.价值原则

C.适量原则

D.易出成果原则

正确答案：易出成果原则

题目4

督查工作的原则不包括（）

选择一项：

A.督查与代办相结合B.讲求时效

C.实事求是

D.依法督查

正确答案：督查与代办相结合题目5

办公室信息工作的要求不包括（）

选择一项：

A.准确

B.信息量越大越好

C.完整

D.及时

正确答案：信息量越大越好

题目6

在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（）

选择一项：

A.熟练掌握寒暄语

B.精心安排合影留念

C.高规格接待

D.要有“诚心”

正确答案：要有“诚心”

题目7

下列电话礼仪中错误的是（）

选择一项：

A.与女士通电话，男士先挂

B.与年长通电话，年长先挂

C.与领导通电话，领导先挂

D.与客户通电话，客户先挂

正确答案：与女士通电话，男士先挂

题目8

介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（）

选择一项：

A.职位

B.姓名

C.年龄

D.单位

正确答案：年龄

题目9

行政办公费用中的“三项经费”不包括（）

选择一项：

A.职工福利费

B.工会经费

C.职工福利费

D.业务招待费

正确答案：业务招待费

题目10

公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（）

选择一项：

A.5厘米

B.6厘米

C.4.5厘米

D.4.2厘米

正确答案：4.5厘米

二、判断题（每小题5分，共50分）

题目11

我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

题目12

办公室工作人员辅助领导决策，是指在决策前收集整理信息的活动。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目13

调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。

选择一项：

对

错

正确答案：对

题目14

调查和研究是一回事。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目15

决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目16

办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

题目17

涉外礼仪中以右为尊。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

题目18

引导客人坐电梯时，按照社交礼仪，应让客人先进电梯。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目19

名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目20

一般在社交礼仪中，戴着帽子的客人进入主人房间时，应当脱帽。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

形考四

一、单项选择题（每小题5分，共50分）

题目1

下面属于文书的是（）

选择一项：

A.书信

B.电影片段

C.音乐磁带

D.话剧表演

正确答案：书信

题目2

在公文行文中，下级向上级行文时，错误的是（）

选择一项：

A.原则上主送一个上级机关

B.属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门

C.根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关

D.抄送下级机关

正确答案：抄送下级机关

题目3

公文写作的规范要求（）

选择一项：

A.具有规范体式，符合公文格式标准

B.生动地反映事实，鼓励文学手法

C.为组织管理服务，提倡个性化写作

D.采用生活语言，拒绝公文术语

正确答案：具有规范体式，符合公文格式标准

题目4

向上级行文就有关问题进行请示时，下面哪个做法不妥（C）

选择一项：

A.地级市政府经常越过省政府直接向国务院行文请示

B.请示理由要充分，要求和建议要具体

C.严格执行一文一事制度

D.请示必须事前行文，切忌先斩后奏

正确答案：地级市政府经常越过省政府直接向国务院行文请示

题目5

意向书的特点不包括（）

选择一项：

A.约束性

B.协调性

C.灵活性

D.严谨性

正确答案：约束性

题目6

下列关于经济合同的说法错误的是（）

选择一项：

A.具有平等、公平、协商一致的特点

B.任何一方违背经济合同都将承担经济责任和法律责任

C.合同中约首部分要使用相关单位或个人的简称或代称

D.是由相关当事人共同订立的一种契约

正确答案：合同中约首部分要使用相关单位或个人的简称或代称

题目7

在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该（）

选择一项：

A.办公室人员帮其纠正后发出

B.修改回来的文稿不再重新复核

C.退交起草部门补充或修正

D.即使文稿做了实质性修改，也无需原签发人重新签发

正确答案：退交起草部门补充或修正

题目8

在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是（）

选择一项：

A.公开出版的杂志的赠阅信件

B.信封上写有领导亲启的信件

C.有密级的信件

D.没写名字的信件

正确答案：公开出版的杂志的赠阅信件

题目9

“四分四注意”立卷方法不包括（）

选择一项：

A.分级别

B.分问题

C.分

D.分纸型

正确答案：分纸型

题目10

.电子公文的处理（）

选择一项：

A.只能在网上办理

B.在网上分发流转时，无需做登记、管理等

C.不能网上处理与纸质处理相结合D.可以印制成纸质文件分发处理

正确答案：可以印制成纸质文件分发处理

二、判断题（每小题5分，共50分）

题目11

公文的作者是法定的组织或其法定代表人，公文以规范的体式和文字为信息表达方式，是国家进行管理的一种重要工具。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

题目12

公文行文时越级行文是普遍现象。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目13

部门行文规则：党委、政府的相关部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外皆可对外正式行文。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目14

意向书简单而言就是传递意向的文书。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

题目15

协议书本身与合同的法律效力是一样的。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目16

上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

题目17

收文时应逐件清点，核对无误后以签字或盖章的方式签收，并注明签收时间。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

题目18

档案保管期限与档案本身的内容重要与否无关。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

题目19

档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。

选择一项：

对

错

正确答案：对！

题目20

电子文档不存在销毁问题。

选择一项：

对

错

正确答案：错！

一、单项选择题（每小题5分，共50分）

题目1

会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（）

选择一项：

A.会后

B.会前

C.会中

D.茶歇

正确答案:茶歇

题目2

中型规模的会议人数一般是（）

选择一项：

A.数十人

B.十人以下

C.数千人

D.百人上下至数百人

正确答案:百人上下至数百人

题目3

会议的直接成本不包括（）

选择一项：

A.会议设备和用品费

B.时间成本

C.办公会议文件资料费

D.会议文件资料费

正确答案:时间成本

题目4

制定会议策划方案时，要明确6个W，其中“Who”是指的（）选择一项：

A.会议发言人

B.会议主持人

C.会务人员

D.会议参加人员

正确答案:会议参加人员

题目5

下列不属于按照传递方式划分的会议信息类型的是（）

选择一项：

A.会议书面信息

B.会议讲话信息

C.公开性会议信息

D.会议声像信息

正确答案:公开性会议信息

题目6

公共关系工作的特点不包括（）

选择一项：

A.以公众为对象

B.以惠己为原则

C.以长远为方针

D.以公众为对象

正确答案:以惠己为原则

题目7

危机的特点不包括（）

选择一项：

A.意外性

B.危害性

C.严重性

D.经常性

正确答案:经常性

题目8

危机管理的原则不包括（）

选择一项：

A.转移焦点原则

B.快速反应原则

C.以人为本原则

D.维护信誉原则

正确答案:以人为本原则

题目9

与外国人见面问候招呼时，最好使用国际间比较通用的问候语，下列哪个选项较合适（）

选择一项：

A.Good morning!

B.Glad to meet you!

C.Hi

D.How do you do?

正确答案:How do you do?

题目10

下面属于办公室用语禁忌的是（）

选择一项：

A.领导交代的工作超出自己一般职责时，立刻说“NO”。

B.等候别人说“恭候”

C.中途先走说“失陪”

D.需要考虑说“斟酌”

正确答案:领导交代的工作超出自己一般职责时，立刻说“NO”。

二、判断题（每小题5分，共50分）

题目11

会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。

正确答案:对

题目12

会议的主办者就是会议的主持人。

正确答案:错

题目13

为了提高会议效率，即使远超过1个小时的会议，也不应安排中场休息。

正确答案:错

题目14

大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程即告终结。

正确答案:错

题目15

大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。

正确答案:对

题目16

办公室公共关系沟通，就是指与组织的服务对象的沟通。

正确答案:错

题目17

组织做好公共关系的 办公室管理形考2-5_文档下载 目的是在优先维护自身目标的基础上促进社会和公众利益。正确答案:对

题目18

危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大突发性事件时，及时采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低损失、重塑形象的过程。

正确答案:对

题目19

请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。

正确答案:对

题目20

与外国人见面问候招呼时，最好使用国际间比较通用的问候语。例如，英语应用“How do you do？”（你好）等。

正确答案:对

第三篇：办公室复习资料

办公室含义：处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。是提供工作办公的场所，不同类型的企业，办公场所有所不同，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成，在办公室适合放些对人和工作氛围有帮助的东西，如花，画等。办公室，还可以指一种机构，如区委办公室、区政府办公室、党校办公室等，是一个单位对外的窗口，对内协助领导工作的机关。办公室事务管理特征：服务性，分散性，专业性，主动性，繁杂性。办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。

办公室实务指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又称为文秘工作或文秘人员工作。

我国文秘工作主要包括：文书撰写，文书制作，文书处理，档案管理，会议组织，调查研究，信息资料，信访工作，接待工作，协调工作，督察工作，日程安排，日常事务，办公室管理，其他临时交办的事项。

国际文秘人员工作主要包括：以速记记下上司交待的事

项，执行上司留在录音机中的吩咐，档案管理，阅读并分类信件，以电话往来维持和外界的良好公共关系，替上司定约会并做好记录，按上司的口头或书面指示完成信函，在权限内按自己的意思发出信函，按待来访宾客，替上司接洽外界人士，自动处理例行的事务，为上司安排旅行或考察，替公司宾客订饭店的房间，订机位，发电报，打电话等，准备好公司要公开的资料，替上司收集演讲或报告的资料，协助上司准备书面的财务报告，研究报告等，整理并组织好粗略的资料，替上司保管私人的，财务的或其他的记录，协助上司申报所得税及退税，督导一般职员或速记员，安排会议事务，并做会议记录或纲要，复印资料。

我国外资企业与合资企业办公室实务内容：办公室环境的布置和整理，通讯事务，电话，信函和邮件处理，执行上司交办事项，照料上司身边的琐事，接待宾客和员工的来访，记录上司指令及会谈，文员的工作方法a请示方法与报告方法b计划方法和总结方法c受意方法d传达方法e进言方法f变通方法和挡驾方法g分工方法与合作方法 请示方法与报告方法-请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予批示或授权 B请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示，上司书面批复，以示慎重，也可以备日后查证，一般的事，事务性的工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示，紧急的事，文员可先作口头靖示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。报告内容，一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导二是，工作中发生的重大的问题让上司及时作出处里，三是合理化建义，供上司改进工作时参考四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地适地进行，以免干扰上司的工作报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议各方案，供上司选参与计划方法和总结方法：1要有科学的明确的工作计划，工作目标、内容步骤、方法、标准完成的时间。2分清轻重缓争，决定工作次序，有条有理地去进行，受制约的工作应置于前，自己支配的工作置于后，重大的工作优先考虑，集中精力去做，日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定的余地。总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训，从时间、规律上进行受意方法指文员接受和领会上司意图。两种受意：一种直接受意指领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。另一种间接受意指上司在平时随便交谈情况下或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。受意会议内容，打印文稿及表格，收集及整理各种信息，保管办公室设备及用品，外出办事，如银行，邮局，税务所等。

办公室环境布置的目的：1创造舒适而又工作效率高的环境

2、塑造组织形象3建立挡驾制度4有利于保密工作

办公室布置的内容与要求1办公室的配置a小办公到-上司的办公室应该是靠里面，文员的办公室应该紧靠上司办公室，打字复印间应离上司的办公室现远一些，以免噪音干扰，接待室会客室则应靠近楼梯口，客人进出比方便b大办公室-中间或窗边留出走廊，大部分空间隔成3-4米的个人工作区，每个人的工作区有自己的桌椅、橱和配套设备用品。隔板高约1.5米,使办公室人员坐着相互看不见,免得干扰,站起来可以相互招呼,上司的办公室应置于办公室最里边,用玻璃隔开,上司可以监督员工工作状况,但不受干扰C公寓室办公室-一般将进门客厅作为接待室或文员办公室,里间的卧室作为上司的办公室或会客室2-照明一般来说要尽可能采用自然光照明,注意光线不能太强,必要时可以用百叶窗窗帘来调节采光3色彩搭配颜色对人心理及生时上都有影响,因而色彩是决定环境的重要因素之一,色彩的搭配是以颜色的效果造成舒服和愉快的气氛,应适当地利用颜色交果,壁如室顶墙壁地板家具的色彩自然柔和的搭配,暖色或冷色或中间色,基调统一,反差不要太大一般天花板用白色,墙壁用淡色,这样就可保持心情愉快,减轻工作疲劳,减少眼眼疲劳提高工作效率4隔音-5空气调节6盆挂画等-植物能消除疲劳也能增加注意力持续力办公室最好放置一些花卉盆景,但早晚要注意透风.格调高的挂画也能调节情绪

文员公办室的布置a文员坐在办公桌旁面对桌子伸直双臂,再双手合拢在高于桌面15cm左右画弧表,手臂所能覆盖桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品b电话一般安装在左边电脑一般放在桌子的右边或放在右边的电脑桌上c准备一些敞开的文件夹,可以存放需要翻译的资料待上司签署的文件已阅读的文件,处理完毕的文件各资料,在文件夹上贴上相应的标识d各种笔胶水剪刀回形针印盒等文具分门别类放在文具用品盒内,记住用完归回原处参考书应该放在桌子上面或伸手可能拿得到的抽屉里e办公桌抽屉里的物品摆放要注意整齐东西不要放得太满,且要经常清理,应该有几个带锁的屉用了放零用现金保密的东西和私人物品f办公室内各种类型的文件柜,要分门别类安放文件资料物品,贴上标识g如果用架子,把容易倾翻的化学液体墨水放底层，纸张较重的东西放下面的几层，较小的东西放盒中，放稍高的层面上h每天下班前，要整理好自己的办公桌把文件资料收好，要仔细检查电脑复印机空调开关是否关上，抽屉橱锁好，确保万无一失。

办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。

简要阐述文员工作的三个步骤相互关系如何？文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，在事情没有开始前要先做好计划，充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，是按照计划从事工作的阶段，这个阶段检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，是通过评估，研究工作是否按照计划实施，是否达到了预期，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员管理时间的方法1.定好目标，把想做或需要做的事情写下来；2.作出选择，按重要性的程序把目标排列出来；3.计划你的时间，对每一项工作作出安排，定好最后期限，使用日历、计划表、检查表等手段。4.把工作分配给助手去做，这样你就有更多时间处理重要的事情。5.学会谢绝浪费时间、无关紧要的不速之客。6.尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做。7.提高交流效率，避免重复对话和返工。8.避免和同事浪费时间、毫无意义的闲聊或争吵。9.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务。10.第一次做一项工作时可以稍微慢些，因为重新做一遍会花更多的时间。11.把可以同时做的事情集中在一起，比如把所有要跑腿的事情放在一次做。12.开始工作之前要做好准备工作，这样就不会因为遗忘某事而致中途停顿。13.利用间隙时间计划一下将要做的事情，如不挂断电话等人时。14.根据你的体力安排工作，精力最充沛的时候做最难做的工作。15.简化工作，如用电子邮件代替打电话通知。16.利用好现有的技术等，使枯燥而费时的手工操作变得轻松简单。

文员接听电话的方法（1）电话铃响二至四声就应接听（2）接到电话首先应传必要信息（3）如果上司不在办公室，文秘询问来电者详细资料，并告知他要找的人不在（4）即便收到通话方极大责难，也要保持耐心和礼貌（5）通话结束要流露态度友好、谢谢。

文员打出电话的方法（1）自报家门（2）替上司拨通电话，让要找的人先接着电话，然后找上司听（3）应迅速回电，并监督上司当天回复（4）如果回电不通，切记再联系（5）督促上司准时打电话给上级（6）除非万不得已、不要打给行车中人（7）通话时要听清楚对方说话内容（8）与忙人开始长谈前，应问对方是否方便（9）不要在工作时间同打电话来的朋友闲聊（10）打电话给外地的人，并请求协助，因费用昂贵，应先确定他是否应该回你电话（11）通话中当需要对方等候，应说“我去查一下，请稍等”（12）替上司传达不利消息，要立即行动（13）传达上司的信息要有分寸。从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同：同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步

简要回答邮件分拣的一般标准？答：1.按照收件人的姓名分拣；2.按照邮件的重要性分拣；3.按照收件部门的名称分拣。方法要做到：a备好记录本，记录下指示要点。b意倾听用心判断指示的用意。c要时可以提问直至明了意图为止，但不要打断谈话。d有不同意见可以公开提出，但要言之理，并要注意方式，态度。e受指示后要不失时机地贯彻实施传达方法：正式传达，非正式传达传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。正式的传达由文员在正式的场合宣读文件，或口授上司的指示，非正式的传达即由文员有意识地身传达对象透露主要精神，所谓的吹吹风，重要的文件或口头指示，应不折不扣逐字句地传达，非正式的也不容许任意发挥，以上司的口气讲话，传达方法要做到：a达不走样，不可夹进自己的意见。b要时可形成文字材料，照本宣科。c果有些指示不便直说可以根据上司授意，只传达大致意思。d意保密，不可在普通电话，普通函件里传达有秘密内容的指示。e要的指示应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。

进言方法：进言是指文员主动对上司提出的意见建议批评或规劝，它不同于工作上发生疑难或处理权限问题面提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求面作出的汇报

变通方法：通常情况下，文员必须照章办事，但是在特殊情况下，文员可采用变通方法，录活从事，重大紧急的事，可以越级请示，甚至先处理再报告，来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊照顾或临时安置，对于新情况新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，上司又没有明确指示，文员可参照有关政策，作出合于是情理的处理挡驾方法：对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝，挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力有效的进行工作，便是要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则，文员没有必要把正真原因告诉对方，只需要礼貌委婉地达到阻挡拒绝的目的既可：。邮件的拆封要注意几点：（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封，公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手动或自动拆信机，以提高拆封的效率。（2）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，这样才能保证寄信人及时收到回信。（4）信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分。如发现名称或数量不附，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系，争取事情的妥善解决。信件里的证件、现金等要专项登记和保管。（5）有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致，记住没有订购的东西不能签收，不能够接受的东西也不能签收，以防止有欺诈性或破坏性邮包。如果物品有质量等问题时，要及时与对方联系。在移交物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。（6）有些单位，如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章，也可以用手工方式填写，表明收到时的年、月、日、时或分。（7）文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。那些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给上司，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等，而一般的公务性信函可以经文秘人员处理后呈送。（8）文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用红笔划出，并提醒上司注意有关问题（如在信纸边上注明“参阅某卷宗”、“可与前信印证”等），也可以将信中的要点摘录下来以供参考。文秘人员还有责任提供上司回信时的参考资料。（9）收到的广告等邮件，不必交给上司，一般可以作为废纸处理，但有关行业、产品的资料应保存好，或交给有关部门。（10）有些邮件可能误投到文秘人员手里。如果文秘人员不知道转递地址，应该把错误的地址划去，在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。如果误拆了非本公司的信，应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好并退回去。

上司不在时邮件的处理：1.把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人已收到，告诉对方何事得到答复.2.上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理，应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间.3.上司授权处理一些应由他处理的邮件，应在全面掌握情况的基础上慎重办理，在回信上签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目.4.如果邮件很多，还可以制作邮件摘要表.5.如果上司习惯于每天给办公室打电话，应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下随时向上司汇报.6.如果上司在临走时留下通讯地址和电话，在处理邮件时遇到棘手的事情，应几时请示.7.把寄给上司邮包连续编号.8.可以把积压的信件分别标示，放入纸袋，如标上“需要签字的信件”需要处理的信件等

简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则？答：收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。分送的基本原则：1.属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；2.属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；3.分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；4.便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；5.在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表？答：日程安排计划表的种类：（1）年预定表（2）月预定表（3）周预定表（4）日预定表

1.年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个的活动事项整理成表，再通知各部门。2.月预定表、3.周预定表、4.日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活

印章的种类：单位印章 套印章 钢印 领导人签名章 其他印章（会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、封条章）

印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？答：印章的使用的主要形式为： 1.落款章；2.更正章；3.证见章；4.骑缝章；5.骑边章；6.密封章；7.封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：1.落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。2.骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。3.更

正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。内宾接待程序：接受任务—了解来宾—制订计划—预订食宿—迎接来宾商议日程—安排会谈—陪同参观-送别客人-接待小结

外宾接待程序：接受任务—了解来宾—制订计划—预订食宿—欢迎来宾--商议日程—礼节性拜访—宴请—正式会谈—签订协议书—陪同参观游览—互赠礼品--欢送客人-接待小结

按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义？答：类型：1.按问题特征立卷；2.按作者特征立卷；3.按文种特征立卷；4.按时间特征立卷；5.按地区特征立卷；6.按通讯者特征立卷。按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。

通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义？答：1.通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；2.通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3.根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；4.利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；5.以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；6.将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；7.通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

会议记录内容与写法应注意一下问题：（1）会议记录的内容有：会议名称，会议记录人的姓名盖章，会议的经过情形及结论，相关资料，下次会议预定的日期;（2）会议记录的写法，应该注意事项:①以决定事项的重点，逐项列出较易明了;②要主要的是，需写设呢议题，以怎样的顺序提出，这些议题是什么人发言，有什么答复，表决结果有没有定案，这些都要简要地写上;③需写正确，写清楚，简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合？口头语言的基本特征是：（1）语音所过就立即消失，但语言让人明白了（2）有重音，一句话强调的重点不一样，这些强调的成分，在口语中都是通过重音表达的（3）有歧义，则需对方确定（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。敬语应用的一般针对场合：（1）年长或比自己辈分高者（2）具有较高职务，职称或社会地位高者（3）给自己恩惠者（4）有求于对方，或希望得到对方帮助或好感者。文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报。进言具有的意义和作用：1.参谋作用。2.补缺作用。3.增进关系作用。进言方法:a适事，b适时，c适地，d适度。

来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？答：受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。（3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单要注意会议内容有无疏漏之处，客观地记录内容，不可写记录者的主管感觉，用客观意识去影响记录内容。

文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：会议记录包括事项如下：a、会议名称；b、会议记录人的姓名、盖章；c、时间（开始时间、结束时间）；d、会议地点；e、议题；f、主持人、主席；g、出席者名单；h、会议的经过情形及结论；i、相关的资料；j、下次会议预定日期。提高会议效率可以有哪些做法？答：要提高公议效率注意以下几点：（1）遵循法律法规；（2）全理确定会议目标；（3）确定必要的与会者；（4）减少会议数量；（5）缩小会议规模；（6）简化会议程序；（7）缩短会议时间；（8）控制会议经费；（9）分析会议成本

电视会议是一项新兴图像通信业务，虽然双方远在天边，却可以面对面地交谈共享文件，图表，录像等资料，交互式电话会议是一种方便、省时、搞笑的会议形式，单位或个人任意一部话机上组织多方的国际。国内或本市的电话会议，两者与一般会议，区别并非现场，不需要准备场地，大量的会议工作的准备

交互式电话会议是电信部门开办的一种召开电话会议的新形式。设备所在地的客户可以利用它随时随地召开某个电话会议，参加会议人员可以是本市、本省、国内或国际的任何一个公用通信网上的用户。该用户既可用普通音频电话机也可以用移动手机，只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码，即能参加会议，且可以同时发言，自由交谈。交互式电话会议业务适用于管理总结会、紧急讨论会、项目研讨会、培训咨询会、信息交流会、定期例会、突发事件现场会、家族聚会等各式各样的会议。

卫星通信是地球上的无线电通信站间利用卫星作为中继而进行的通信。卫星通信系统由卫星和地球站两部分组成。卫星通信的特点是：通信范围大；只要在卫星发射的电波所覆盖的范围内，从任何两点之间都可进行通信；不易受陆地灾害的影响；只要设置地球站电路即可开通；同时可在多处接收，能经济地实现广播、多址通信；电路设置非常灵活，可随时分散过于集中的话务量；同一信道可用于不同方向或不同区间。了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方：答：1.基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2.两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3.各自的优劣：电视会议——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。交互式电话会议——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高

应这样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访：应尽可能向对方表达上司不能接见的理由，以免来访者发生唔会并诚恳地看着对方的眼睛致歉。（1）上司正在开会时：让您旧等了，抱歉：他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？（2）上司繁忙时：真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事，您看这样好不好，改日在与你联系，实在麻烦抱歉”。（3）上司即将外出：对不起，某某（上司）已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面，我们上司说让您白跑一趟，真不好意思，能不能由我转达留言，我叫XX是他的文员，然后讲留言记录下来。（4）远道来访或有重要事情的来访：先告诉来访者，他（上司）即将外出（理由）...再去通报上司，若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉、让您久等”某某急着外出，但他请代理人与您见面，请往这边走...使对方能充分了解情况

。简要阐述社交话题的选择？答：合适的话题包括：1.谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；2.一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；3.显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；4.比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；5.积极、健康的生活体验的话题；6.风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题包括： 1.应当忌讳的话题。如个人私生活等。2.令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。3.过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。4.自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。5.夸耀自己的话题。6.庸俗的、色情的话题。7.不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3．财物管理。包括（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？答：秘书在日常工作中要做好企业信息的保管工作，要有档案意识，电脑要加密，不要的纸质文档要碎掉。平时与朋友交谈要有保密意识，不要畅所欲言。文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

件：行李准备识别标签。(6)安排差旅费。(7)建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。(8)办理旅行保险，如意外伤害保险等位)复信两种方式进行。

文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？答：

1、要求约会时应注意的事项：（1）要获得上司的许可；（2）对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；（3）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；（4）要正确告知对方赴约的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。（5）告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知；（6）对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。（7）尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。（8）如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。（9）对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。（10）已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对天该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。（11）约定好以后，一定要向上司汇报，并填定在日程安排计划表上。（12）上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。

2、决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。一般说来：（1）星期一早上、周未下午每个人都会很主忙碌，尽量不要安排约会；（2）即将一班之前的那段时间，分司内也会很忙碌；（3）午餐前后约会则会影响吃饭时间；（4）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（5）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（6）地点必须选择对方比较方便的地方；（7）地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：

1、文员利用提示系统提醒上司的工作，提示系统有：（1）电子提示系统；（2）人工提示系统；

2、具体的做法：（1）电子提示系统：、许多电脑软件都有提示功能。文秘人员可以指定某一于、某一时间建立“报警系统”，把这些信息输入电脑。当打开电脑时，就可知道这一天、什么时间有什么活动，还可以随时把这些安排打印出来。（2）人工提不系统：文秘人员有时会觉得用手工来提示更方便、更实用、这些方法有：a、基本办公日程表。文秘人员都有一份台历，上司为了旅行和开会的方便经常使用袖珍日历。b、固定活动日期一览表。每年在日历上要标出固定活动日期。c、使用提示性备忘录。要提醒上司注意没有事先安排，但十分确定的活动，最好的方法是在标明这次活动的文件夹中放入一份提示性备忘录。d、准备约会表。文秘人员利用电脑程序，在每天早上或前一天打印一份最近活动安排表。e、准备特殊提示卡。有些上司觉得每天晚上离开办公室的时候有一张提示卡非常有用。f、准备交往提示文件。如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，这时交往提示文件就可以派上用场。

交际业务应该注意的问题：1消息要正确（得到婚丧喜庆的消息，要加以查证，以免发生错误，尤其是丧事，若不查证确实，可能产生严重的后遗证）2适当的时机（交际应酬要讲求时效，若时机错过，再来补救，不但无法表达诚意，反而可能破坏彼此的关系）3尊循传统（处理应酬事宜，必须按照当地的社交礼节和形式来进行，或以传统的方式呀物品来表达自己的诚意

口头语言的特征：1语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中，所以发声要清楚，尽可能说得通俗，生动、规范使人一听就明白并留下印象2有重音（一句话强调的重点的不一样）3有歧义：譬如，文秘人员接到一个电话，对方邀请上司在LIANGCHENG饭店，共进晚餐，文秘人员就得问清楚4口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，譬如在上班的时间，开会的场合，口语的就应该规范、简明些，语调尽职尽责应该认真，休息时间在餐厅就可以生动些对一般同讲话就可以通俗、明白些

说服的方法：说服的要领如下1清楚的在所说 服的事项中，最想说什么A以逻辑分析自己的意向，并对目的效果重要性关联性等抓住重点B说服进，要尽量具体客观使对方产生了解的动机C偶尔也需要收某些专家意见或用图表资料经难谈等到2要具体了解对方的立声和意向A先注意聆听对方所说的话，切勿以自己的主观的方式进行谈话，要掌握对方不能了解的地方努力加以说服B主动发支部书记，了解对方想法，对方有关信息的种类和数量及背景等等3以诚恳的态度为对方着想而发言A不要使用令对方反感的言词B让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣C不可伤害对方的自尊心

听话的方法：1认真的态度集中精神聆听，脸部应朝着说话的人2听话时同时在脑海里想到5W2H，所对方的话整理好3在适当时机适当地附和：“是，嗯，是吗，我明白，结果呢”但注意必须附和得有技巧，否则可能会打断对方的话头4在对言谈话告一段落再发问，若发问事项多，就例举，依照谈话内容发问5对方说话时，不要挑语病或抢话

拒绝的方法：1超越自己权限、能力的事情2虽然有能力办到但是时间地点无法配合3在道义在不能答应的4清楚而客气的拒绝5告知对方补方法

文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是„„。”(4)一定要简短、扼要、流畅；(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：说服是让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉。也就是说，改变对方的看法、态度、观念、行动，而与自己的想法一致。一般而言，人在面临被说服的时候，会害怕是否会因此失去自己的利益，而产生不安的感觉，以致提高警觉，但一旦觉得对自己有利，就会主动接受说服。因此，进行说服时，最好要符合对方的利益观点，向对方示意，争取主动与你合作。其实，最理想的方法是经由态度和行动去感动或影响别人，但因这种做法要花费许多时间，很不容易。所以，通常也只有运用语言和态度而产生合理的说服力去打动别人。说服的要领如下：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么a、以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。b、说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。C、偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。（2）要具体了解对方的立场和意向a、先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服。b、主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）。（3）以诚恳的态度为对方着想而发言a、不要使用令对方反感的言词。b、让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）。C、不可伤害对方的自尊心。

什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？答：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“产卷特征”，通常可以按照以下几种特征立卷：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

立卷归档要求：1归档范围。凡是单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档2归档时间。办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案或档案室人员归档。特殊文件可根据具体情况适当延长时间3归档要求凡是应当归档的文件，必须分类立卷，排更有序表格齐全填写无误码，编号科学和符合要求

按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？答：按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种：（1）命令；（2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。

公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答：公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。（1）版头；（2）发文字号。（3）印刷顺序号。（4）密级。（5）紧急程度。（6）签发人姓名。（7）公文标题。（8）主送机关。（9）正文。（10）附件。（11）发文机关。（12）成文日期。（13）机关印章。（14）注释。（15）阅读。（16）主题词。（17）抄送单位。（18）印发说明。

文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。答：（1）拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。要做到“六查”。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办分厅或部门负责人签发。联合发文或内容及其他部门的公文，要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见、亲署姓名、日期。（4）编号。已经签发的文件，由秘书统一编排发文字号。发文字号的机关代字是统一编制，且长期稳定。由领导人签署的公布怀公文可按领导人的任职期限连续编号，其他公文一般按编排序号。（5）缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。急件要先打印，保密件应指定专门的印刷单位打印，并派人监印和履行签字手续。（6）核对。指将文件的誊定稿、打印搞或清样按定搞核对校正。（7）用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找等。（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

企业的机密有哪些？答：法律规定：企业机密，是指不为公众所知悉，能为企业带来经济利益，具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。具体还要看各企业内部的管理规定。某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？答：(1)客人的选择。确定名单，再请上司核定。(2)确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。(3)会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛。

文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？答：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。

某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？答：(1)要替搭车回去的人安排车子，(2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领;(3)有留话时，切记务必传达;(4)检查会场有无物品遗漏，(5)要为参加会议的人员送行，(6)文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭(7)桌、椅早先若有移动，必须还原;清洗烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾，(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回，(9)关紧门窗并上锁;(10)通知会场的管理单位，会议已经结束。

第四篇：《施工组织管理》复习资料答案

施工组织管理复习提纲答案

一、选择题

1．双代号网络图和单代号网络图的最大区别是表示工作的符号不同 2．施工现场发生安全事故后,首先应该做的工作是抢救伤员,排除险情

3．从事某一施工过程的工作队(组)在一个施工段上的工作延续时间的流水参数是流水节拍。

4．施工顺序是各施工过程之间在时间上的先后顺序。受工艺关系和组织关系两方面的制约。

5．如果施工流水作业中的流水步距相等，则该流水作业是必定是等节奏流水 6．编制单位工程施工平面图时，首先确定起重设备 位置。

7．在工程网络计划中，关键线路是指时标网络计划中没有波形线的线路 8．在双代号网络图中，工序开始或结束时间应注在圆圈内。

9．对于地基基础设计等级为甲级或地质条件复杂、成桩质量可靠性低的灌注桩所形成的地基及复合地基,应采用静载荷试验的方法进行检验。

10．建筑产品生产过程联系面广，综合性强是由于建筑产品的体积庞大。11．室外装饰工程的流水施工方案一般采用自上而下。12．建筑生产的流动性是由于建筑产品的固定性 造成的。

13．施工现场布置石灰仓库和淋灰池的位置要接近砂浆搅拌站，并安排在下风向。

14．在建设工程施工总承包管理模式下,施工分包合同的主体一般是施工分包方和业主方。

15．双代号网络图中的虚工作不占用时间，不消耗资源。16．某施工项目部决定将原来的横道图进度计划改为网络进度计划进行进度控制,以避免工作之间出现不协调情况。该项进度控制措施属于管理措施。

17．根据《建设工程施工现场管理规定》,对施工现场泥浆水进行处理的要求是未经处理不得直接排入城市排水设施和河流。18．施工企业项目经理是项目管理班子的负责人

19．工程项目的质量终检存在一定的局限性,因此施工质量控制应重视过程控制。

20．工程施工技术资料中,不属于施工记录文件的是交接检查记录。

21．政府对建设工程质量进行监督的主要手段是施工许可制度和 竣工验收备案 制度。

22．编制控制性施工进度计划的主要目的是指导施工班组的作业安排。

23．下列建设工程施工风险因素中,属于组织风险的是承包人管理人员的能力。24．《建设工程安全生产管理条例》第十四条规定,工程监理单位和监理工程师对建设工程安全生产承担监理责任。

25．一般情况下,验收合格工程的实际竣工日期为 承包人提交竣工验收申请报告的日期。

26．横道图计划的特点之一是适用于大的进度计划系统。

27．某项工作有两项紧前工作A、B，工作持续时间A=3天、B=4天，最早开始时间分别为A=5天、B=6天，则本工作的最早开始时间是10天

28．我国政府对安全生产的监督管理机制是综合管理和部门管理相结合。29．工程项目信息管理的核心指导文件是信息管理手册。30．建设工程顼目的总进度目标是在项目的决策阶段确定的。

31． 某施工合同实施过程中出现了偏差,经过偏差分析后,承包人采取了夜间加班、增加劳动力投入等措施。这种调整措施属于组织措施。

32．在建设工程施工总承包管理模式下,施工分包合同的主体一般是施工分包方和业主方。

33．实施性施工成本计划应当以施工定额为主要依据编制。

34． 施工合同履行过程中发生工程变更时,应由监理方 向承包人发出变更指令。35．施工项目技术负责人每天在施工日志上对当天的施工质量和进度情况进行详细记载,属于项目目标动态控制过程中收集项目实际值的工作。

36．在工程项目施工质量管理中,起决定性作用的影响因素是人。37．下列工程施工技术资料中, 沉降观测记录不属于施工记录文件。38．.在施工成本动态控制过程中,当对工程合同价与实际施工成本、工程款支付进行比较时成本的计划值是工程合同价。

39．对进入施工现场的钢筋取样后进行力学性能检测,属于施工质量控制方法中的试验法。

40．编制单位工程施工平面图时，首先确定起重设备 位置。

41．某建设工程项目施工前,业主方制定了工程款支付审批程序:施工方申报一监理方审批一业主现场代表审查一业主项目负责人审核一业主分管副经理审批支付。该程序属于投资控制工作流程

42．承包人承担风险最大的合同是 固定总价合同。

43．某工程的质量事故,造成人员死亡4人、直接经济损失20万元。则该事故属于重大质量事故。

44．按照《建筑安装工程费用项目组成》(建标[2003]2O6号),建筑安装工程费用的组成为直接工程费+措施费+企业管理费+规费+利润+税金

45．某施工项目部决定将原来的横道图进度计划改为网络进度计划进行进度控制,以避免工作之间出现不协调情况。该项进度控制措施属于管理措施。46．某施工项目地下水位较高,需要人工降水,由此产生的费用属于措施费。47．建筑施工企业的三级安全教育是指公司层教育、项目部教育、作业班组教育。48．.检验批质量验收时,认定其为质量合格的条件之一是主控项目质量全部符合有关专业工程验收规范的规定。

49． 某施工项目部决定将原来的横道图进度计划改为网络进度计划进行进度控制,以避免工作之间出现不协调情况。该项进度控制措施属于管理措 施。

50． 施工成本管理的每一个环节都是相互联系和相互作用的,其中成本预测是成本决策的前提。

51．工程项目信息管理的核心指导文件是信息管理手册。

52． 某混凝土结构工程施工完成2个月后,发现表面有宽度0.25mm的裂缝,经鉴定其不影响结构安全和使用,对此质量问题,恰当的处理方式是修补处理。

53．编制项目建议书属于建设工程项目全寿命周期决策阶段的工作。

54．某工人在施工作业过程中脚部被落物砸伤,休养了21周。根据《企业职工伤亡事故分类标准》(GB6441--86),该工人的伤害程度为重伤。

55． 组织结构模式反映了一个组织系统中各子系统之间或各元素之间的指令关系。

56．工程拖工过程中发生索赔事件以后,承包人首先要做的工作是提出索赔意向通知。57．一般情况下,验收合格工程的实际竣工日期为承包人提交竣工验收申请报告的日期。

58．施工项目管理机构编制项目管理任务分工表之前要完成的工作是对项目管理任务进行详细分解。

59．.施工平行承发包模式在合同管理方面的特点是 业主要负责对多个合同的跟踪管理,工作量较大。

60． 交通运输是属于工程技术经济条件调查内容

61．对整个建设工程顼目的施工进行战略部署,并且是指导全局性施工的技术和经济纲要的文件是施工组织总设计

62．《建设工程安全生产管理条例》第十四条规定,工程监理单位和监理工程师对建设工程安全生产承担监理责任。

63．工程项目的质量终检存在一定的局限性,因此施工质量控制应重视 过程控制。

64．施工成本控制依据中,能提供工程实际完成量及工程款实际支付情况的是进度报告

65．确定施工成本偏差的严重性和偏差产生的原因,是施工成本控制过程中分析阶段要解诀的问题。

66．根据《建设工程施工合同(示范文本)》(GF-99-0201),若合同中约定有工程预付款,则预付时间应不迟于约定的开工日期前7天。

67．施工企业质量管理体系文件中,阐明质量政策、质量体系等的文件是质量手册

68．单位工程施工组织设计编制的对象是单位工程

69．施工安全技术保证体系包括:①安全可靠性技术:②安全保(排)险技术;③安全限控技术;④安全保护技术四个保证环节。该体系从第一大到第四关的排列顺序是①③②④

70．在双代号或单代号网络计划中，判别关键工作的条件是该工作总时差最小

二、填空题

1．绘制网络图的基本要求是工作构成清楚、逻辑关系正确、时间计算准确和编制合乎规定等。

2．施工组织设计的主要内容有工程概况、施工方案选择、施工进度计划、施工平面图、主要技术经济指标。

3．工程自然条件资料是指：水文地质资料、工程地质资料、地形 资料、气象资料。

4．网络计划优化的内容包括 工期优化、工期—费用优化及工期—资源优化等。

5．施工项目管理机构编制项目管理任务分工表之前要完成的工作是对项目管理任务进行详细分解。

6．流水施工的主要参数有：流水步距、流水节拍 和 施工过程数、施工段数。7．装饰工程的施工流向一般采用 自上而下、自下而上、自中而下再自上而中三种。

8．施工方案的定量分析指标主要有工期指标、机械化程度、降低成本指标、主要材料节约指标、单位建筑面积劳动量消耗指标。9．工程交工前，建筑四周场地整洁，其距离为2M内。

10．原始资料调查分析内容主要包括建设地区的 自然条件调查 和 经济条件调查两方面。

11．施工组织设计是建筑工程组织施工的重要 生产、技术、经济文件。12．建筑施工企业的三级安全教育是指公司层教育和项目部教育、作业班组教育。13．工程组织流水施工应具备的条件是要划分几个施工段、要有几个工作班组和各工作班组依次连续投入施工。

14．在组织异节奏流水施工时，又可以采用等步距和异步距两种流水施工方式。15．政府对建设工程质量进行监督的主要手段是施工许可制度和竣工验收备案制度。

16．主要资源配置计划包括劳动力配置计划和物资配置计划。17．项目经理部负责施工项目从开工到竣工的全过程施工生产经营的管理，对作业层负有管理与服务的双重职能。

18．施工项目成本管理包括成本预测和决策、成本计划编制、成本计划实施、成本核算、成本检查、成本分析和考核等环节。

19．施工项目成本管理包括成本预测和决策、成本计划编制、成本计划实施、成本核算、成本检查、成本分析和考核等环节。

20．工程项目管理规划既是对合同目标的贯彻，又是进行管理决策的依据。21．在建筑工程中，对于房间和外墙面的防渗漏的最低保修期限为5年。22．施工流向的确定是指单位工程在平面或竖向施工开始的部位及展开方向。

三、名词解释

1．施工段——是指在组织流水施工时，将拟建的工程项目在乎面上划分成若干劳动量大致相等的施工段落。

2．施工平面图——指拟建工程的施工现场布置图。

3．单项工程——在一个建设单位中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，是建设项目的组成部分。

4．施工程序——是指在建设施工过程或施工阶段必须遵守的顺序。

5．基本建设——是指国民经济各部门、各单位建造新的固定资产的经济活动过程，以及与它有关的工作。也就是形成新的固定资产的过程。

6．时间定额——指在合理的劳动组织与合理使用材料的条件下，完成单位合格产品所必须的工作时间。

7．网络图——是一种由箭线与节点组成，用以表示工艺流程的有向、有序的网状图形。

8．线路——在网络图中，从起点节点沿箭线方向顺序通过一系列箭线和节点而到达终点节点的通路。

9．横道图——横道图(甘特图)是利用比例横线条表达各活动的延续时间，在图中列出活动或施工过程名称、标注时间坐标值。该方法的特点是简洁明了，直观易懂，但计划中各活动之间的逻辑关系不能明确表达，优化调整较困难。该方法在工程实践中广泛应用。10．安全生产——是指使生产过程处于避免人身伤害、设备损坏及其他不可接受的损害风险(危险)的状态。11．单位工程施工程序——是指在单位工程中各分部工程或施工阶段的施工先后顺序及其制约关系，主要解决时间搭接问题。12．建设工程项目——为完成依法立项的新建、扩建、改建等各类工程而进行的、有起止日期的、达到规定要求的一组相互关联的受控活动组成的特定过程，包括策划、勘察、设计、采购、施工、试运行、竣工验收和考核评价等，称建设工程项目。13．施工进度计划——是指在确定施工方案基础上，根据工期要求和各种资源供应条件，遵循工程的施工程序，用图表形式表示各种施工过程的搭接关系及开竣工时间的—种计划安排。

14．流水步距——在组织流水施工时，相邻两个专业工作队在保证施工顺序，满足连续施工和最大限度搭接，以及保证工程质量要求的前提下，相继投入施工的最小时间间隔。15．工程变更——是指项目实施过程中，因业主或承包商的原因引起的任务范围、工程标准等方面的变动，这种变动对合同中已确定的项目费用和进度会产生影响。

四、问答题或简答题

1．组织施工时，为按计划组织综合施工，应做好哪些工作? 答：组织综合施工时要重点做好以下工作：（1）施工安排：明确施工目标，确定施工顺序，划分流水段，建立工程管理组织机构（2）施工进度计划：横道图计划或网络图计划（3）施工准备：技术准备，现场准备，资金准备（4）资源配置计划：劳动力配置计划，物资配置计划（5）施工方法和工艺要求 2．编制单位工程施工组织设计的依据有哪些? 答：单位工程施工组织设计编制依据有：施工合同，施工图纸，主要规范、规程，主要图集，主要标准，主要法规，地质勘察报告，企业的各项管理手册、施工工艺标准、程序文件等。

3．建设工程基本建设程序是是什么? 答：建设工程基本建设程序大致可以划分为六大阶段：项目建议书阶段、可行性研究阶段、设计工作阶段、建设准备阶段、工程施工阶段、竣工验收交付使用阶段。

4．单位工程施工进度计划的作用是什么? 答：（1）落实施工总进度计划；（2）确定单位工程的工期和进度；（3）作为施工进度控制的直接依据；（4）作为编制资源进度计划的基础；（5）作为编制月旬作业计划的依据。

5．“三宝”、“四口”和临边防护措施有哪些？

答：（1）三宝：安全帽、安全带、安全网；（2）四口：楼梯口、电梯井口、预留洞口、通道口；（3）五临边防护：阳台周边防护、屋面周边防护、楼层周边防护、楼梯侧边防护、沟坑槽周边防护。6．怎样进行施工过程的全面控制? 7．什么是施工方案?施工方案要解决的主要问题是什么? 答：施工方案是以分部分项工程或专项工程为对象编制的施工技术与组织方案，以具体指导其施工过程。要解决的主要问题有明确施工目标，施工现场布置，施工顺序的确定，劳动力的安排，材料物资的准备，施工方法的选择，进度计划安排，成本管理计划等。

8．建设工程质量管理常用的工具有那些？

答：建设工程质量管理工具：排列图法、因果分析图法、频数分布直方图法、控制图法、相关图法。

9．单位工程施工平面图设计的一般步骤? 答：确定起重机的位置→确定搅拌站、仓库、材料和构件堆场、加工厂的位置→布置运输道路→布置行政管理、文化、生活、福利用临时设施→布置水电管线→计算技术经济指标。

10．工程项目竣工验收资料的内容有哪些？

答：竣工验收备案表、工程概况资料、单位工程验收通知书、单位工程竣工验收证明书、整改通知书、整改完成报告书、工程质量监理评估报告、建设工程质量评估报告、建筑工程质量保修书、市政工程基础设施的有关质量检测和功能性试验资料、其他文件资料、法律规章规定必须提供的其他文件。11．施工组织总设计的内容？

答：工程概况、总体施工部署、施工总进度计划、总体施工准备与主要资源配置计划、主要施工方法、施工总平面布置图。12．施工方案要解决的主要问题是什么? 答：主要问题：明确施工目标，施工现场布置，施工顺序的确定，劳动力的安排，材料物资的准备，施工方法的选择，进度计划安排，成本管理计划等。13．安全工程的控制目标？ 答：项目的安全管理控制目标是针对施工过程中的人的不安全行为、物的不安全状态、环境的不安全因素和管理缺陷，确保没有危险，不出事故，不造成人身伤亡和财产损失。

14．质量控制点设置的位置？

答：质量控制点是指质量活动过程中需要进行重点控制的对象或实体，设置质量控制点就是要根据施工项目的特点，抓住影响施工质量的主要因素，对施工活动中的重要部位或薄弱环节，分析影响的原因，并提出相应的措施，以便进行控制。所以质量控制点设置的位置一般设置在施工过程中的关键工作，薄弱环节，隐蔽工程，对后续工程质量或安全有重大影响的工序，采用新技术、新工艺、新材料、新设备的部位或环节，施工条件困难或施工难度大的工序和环节等。

第五篇：《办公室管理》作业答案

《办公室管理》作业一

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表 序号

国内一般性

国外一般性

国内企业（含外企）

文书撰写

按上司的口头或书面指示完成信函。

记录上司指令及会谈、会议内容。

文书制作

复印资料。

打印文稿及表格。

文书处理

在权限内按自己的意思发出信函。

信函和邮件的处理。

档案管理

档案管理。

会议组织

安排会议事务，并做会议记录或纲要。

记录上司指令及会谈、会议内容。

调查研究

协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

信息资料

准备好公司要公开的资料； 替上司收集演讲或报告的资料； 整理并组织好粗略的资料。

收集及整理各种信息。

信访工作

替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。

接待宾客和员工的来访。

接待工作

接待来访宾客；

替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。

协调工作

以电话往来维持和外界的良好公共关系。

督查工作

督导一般职员或速记员。日程安排

替上司定约会并做好记录； 为上司安排旅行或考察。

日常事务

阅读并分类信件； 自动处理例行的事务；

替上司保管私人的、财务的或其他的记录。

通讯事务、电话； 照料上司身边的琐事。

办公室管理

办公室环境的布置和整理； 保管办公室设备及用品。

其他临时交办的事项

以速记记下上司交待的事项； 执行上司留在录音机中的吩咐。

执行上司交办事项。

替上司申报交纳所得税及办理退税。

外出办事，如银行、邮局等。

二、办公用易耗品主要包括哪些？P22 办公用易耗品主要有：

1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔； 5．签字笔或钢笔； 6．修正液或修正带； 7．印盒；

8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； 9．小刀； 10．日历等；

11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？P27 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。

1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：

先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。

文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。优先顺序表

审核

1.和王先生联络今天预定计划的变更

2.和司机联络今天预定计划的变更

3.拍发喜庆电报

4.复印下午的会议资料

5.准备奠基仪式

6.誊写原稿（今天截稿）

7.结算旅费

8.制作感谢信

9.整理档案

10.练习电脑打字

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。P35 1．请示方法和报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法； 4．传达方法； 5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法； 7．分工方法与合作方法。

本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可： 1．首先简要说明此种方法：

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2．结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。《办公室管理》作业二

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。P47、49 本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。以下为参考答案： 同：

1．都应先问好，再传达自己的信息； 2．都应保持耐性、热情的态度；

3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4．都应简明扼要表达自己的意思。异：

1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析再作答。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。

二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？P53（1）文秘人员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能讯速辨听出对方，这应是一种专业技巧。

（2）除了分辨声音之外，文秘人员对名字的辨识一定要有相当的把握，新上任的文秘人员尤其要在这方面下工夫。

（3）来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报上司。（4）有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”，以应付那些上司不想接待的人；或请对方留下口信，待上司作选择性的回复。

（5）应鉴别来电者的问题，根据对方的身份和来电目的分别处理，聪明地转接电话，把来电转接给真正处理该事情的人。

（6）文秘人员经常会接到推销等电话，要完全避开这些电话是不可能的。对这些电话也要有礼貌的回绝。

（7）文秘人员对待投诉电话要有礼貌，有责任心。（8）如果找上司的人是他的朋友或有业务关系的人，文秘人员应妄攀交情，抓着电话畅谈。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。P63（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。

四、怎样处理上司不在时的邮件？P69（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的（文秘人员回信或转送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。（7）把寄给上司邮包连续编号（如 4—

1、4—

2、4—3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅读材料”（上司可能想读的广告和出版物）。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？P89 1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时；3．上司即将外出时； 4．远道来访或有重要事情的来访时。

本题在教材上第98页有明确的答案，在此不再详细说明，请同学们照以上的要点按教材上的详细说明回答即可。《办公室管理》作业三

一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出要点。P162 一是遵循法律法规二是合理确定会议目标.三是确定必要的与会者四是减少会议数量五是缩小会议规模六是简化会议程序七是缩短会议时间八是控制会议经费九是分析会议成本.二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。P172 1．日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制

请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。

三、文秘人员应为上司的商务旅行做那些准备工作？请列出工作要点。P188 1 准备旅行计划和旅馆信息.2 制定约会计划 3 为商务洽谈收集资料 4 决定旅行用品5 行李问题 6安排差旅费 7 建立旅行旅馆信息资料库 8 办理旅行保险，如意外伤害保险等

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？P208 1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2．私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3．财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

五、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。P223 1客人的选择2确定时间3会场的选择4有无停车场5寄发请柬6席次的排列（该题目要具体说明具体见书）《办公室管理》作业四

一、简要阐述社交话题的选择原则。P249（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？P254、255 1．印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。P276 1．收文处理的程序：

签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2．分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

四、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。P285 1．类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。2．按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。

五、简要说明电子文件归档的基本方法。P317

1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。

2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。

3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上

4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永久和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。