浅谈高校二级学院行政秘书的自我定位与能力培养

第一篇：浅谈高校二级学院行政秘书的自我定位与能力培养

【摘 要】高校行政秘书作为一支新兴队伍，在高校管理工作占据着举足轻重的作用。高校管理的不断成熟对行政秘书的工作提出了更高的要求。本文从行政秘书的自我定位及能力培养两方面讨论了高校行政秘书的角色问题。

【关键字】行政秘书；自我定位；能力培养

高校二级学院办公室是学院工作的窗口，而行政秘书在办公室建设与学院发展中发挥着举足轻重的作用。高校管理的不断成熟对行政秘书的工作提出了更高的要求。它在“上传下达”学校的有关精神，“左右联系”学院师生及同事之间的团队合作，“内外沟通”学院内部及学院与其他职能部门之前的公关协调，发挥着越来越重要的作用。这就要求行政秘书要充分了解职责分工中对自己的角色期待，才能脚踏实地服务好教学和科研，服务好教师与学生，从而体现自己的岗位价值。

一、高校行政秘书的自我定位

1、综合性与专一性的统一

二级学院行政秘书的工作头绪多，事物杂，范围广，具有很强的综合性。工作范围几乎涉及到二级学院机关工作的各个方面。除了要完成每天各类报刊文件的分发传阅、各个会议的筹备与后勤服务，各种来电来访的接待与处理之外，还需向学院各基层单位提供政策咨询和优化资源的引导，建立与其他兄弟单位的行政秘书及本单位同事之间的“左右”联系，相互配合。可谓集各种工作角色于一身，成为“多面手”。同时，行政秘书又具有很强的专一性。如计划生育、财务的管理都带有严格的政策法律性，如果缺乏专门训练或态度马虎，就很容易出纰漏，甚至给学院的工作带来巨大的损失。

2、服务性与创造性的统一

学院无小事，事事皆教育。高校的核心职能是人才培养，而行政秘书主要从事管理工作，一般不直接参与教学科研工作，不能向专业教师那样走上三尺讲台，教书育人。行政秘书的每一项工作，决定了其“管理育人，服务育人”的宗旨。即归根到底都是为学院服务。服务于教学，服务于教师，服务于学生。因而，行政秘书须树立大服务意识。坚持有访必接、有疑必释、有难必帮。做到对上尊重支持，对下热情耐心。同时，常言道：办公室规矩多。行政秘书工作一般都有一套严格的规章制度和操作程序。按规定办事固然没错，但行政秘书不能墨守成规。创新是办公室工作的动力源泉。行政秘书在坚守服务性的同时，要勇于创新，要善于灵活应付，根据服务对象的不同特点或形势、任务、要求的变化，大胆尝试改革和创新，开创学院办公室工作的新局面。

3、主动性与被动性的统一

秘书工作的服务性决定了行政秘书工作的被动性。首先是工作性质被动。行政秘书工作的变化总是随着上级部门及本单位领导工作的变化而变化，这决定了秘书工作的从属性，即被动性。其次是工作时空被动。不同时期、不同地方、不同领导对秘书活动的要求是不同的。秘书必须想领导之所想，急领导之所急，解领导之所难，帮领导之所需，不能离开领导和领导工作而单独开展工作。三是工作绩效的被动。

秘书活动的本职决定了秘书人员必须甘居幕后，默默无闻地工作。行政秘书的工作虽具有被动性，但其角色职能也赋予了其鲜明的主动性。在具体工作中，行政秘书是上传下达，联系左右，沟通内外的纽带。其作用的发挥需要行政秘书具有主动意识，即充分发挥主观能动性，主动参与，主动服务，不应付、不敷衍。

4、公开性与保密性的统一

秘书工作的岗位职责决定了工作内容的公开性。小到上级文件精神的传达，大到办公用品，大宗设备仪器的采购都需做到公开透明。以公开促公正，以公平树形象。同时，保密性也是办公室工作本身的客观要求，是行政秘书的神圣职责。办公室一个信息的集散地，秘书工作环境的特殊性，要求行政秘书具有强烈的保密意识。如果失去了“秘书”，就变成的“文书”。

二、高校行政秘书能力培养

作为行政秘书，在明确以上角色后，就应着重培养自己与之相适应的能力，加强自身建设，从而更好的为学院服务。

1、要具备较强的文字表达及人际沟通能力

由于行政秘书承担着文件的接收与传递，学院与其他职能部门之间的公关、沟通，这就需要其用语言或文字对相关部门和人员进行陈述，清楚地、有说服力地表达思想和意图，让对方一听、一看则明，从而提高工作效率。因此，行政秘书必须语言精练、表达流畅，能够规范书写一般应用文，如工作计划、工作总结、会议通知、纪要等。

2、要具备利用现代化工具获取和处理信息的能力科学技术的发展，早已改变传统的办公方法和手段，整个行政管理工作的科学化、现代化要求越来越高。现代办公离不开计算机、传真机、扫描仪、投影仪、数码相机等电子设备。这就要求行政秘书掌握最基本的操作能力，在工作中不断熟练，以增加熟练程度。同时，行政秘书的角色还要求其善于利用现代化设备捕捉多方面的信息，运用已有知识对信息进行加工处理，取其精华、去其糟粕，以提高效率和质量。

3、要具备敬锐的洞祭力及正确分析和解决问题的能力行政秘书主动性与被动性的统一的特点，决定了其在管理过程中会遇到不同的人和事，特别是突发事件的降临。因而，行政秘书必须具备敏锐的洞察力，保持冷静，平静待人，对问题或事件进行客观、公正的评判，由此及彼、由表及里地迅速分析，及时拿出可行性解决方案或处理意见，以保证学院管理工作及时有效的进行。待问题解决之后，要认真分析发生的原因，评价结果解决的合理性和正确性，从而为今后的工作提供借鉴。

三、结论

随着我国教育改革的不断发展，高校二级学院的管理也日趋成熟。这对于行政秘书来说，即使机遇也是挑战。高校行政秘书只有在明确自己的角色定位后，才能有效的培养与之相适应的能力，完善自己的角色定位，从而更好的为学院，为师生服务。

参考文献：

[1]张清明.秘书角色意识概说[J].武汉大学学报（哲学社会科学版），1998，2.王战国.感悟秘书角色[J].秘书，1999，3.

第二篇：高校二级学院行政秘书工作之浅析

摘要：高校二级学院行政部门通常设立了行政秘书岗位，该岗位是属于综合性行政事务岗位，其工作的好坏直接关系到二级学院各项工作是否有序开展，因此必须明确其岗位职责和特点，才能圆满完成工作任务，为学校的发展贡献力量。

关键词：二级学院 行政秘书 工作职责 特点

在我国高等教育快速发展和改革的背景下，高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体，其在高校的位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不再是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”，从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。行政秘书的工作职责

一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度;起草、审核、编号、校印、分发文件;整理和保存会议记录、会议纪要;收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作;文秘、档案等岗位的管理工作;按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信;接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。

二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准，做好教师工作量的考核工作，并上报学院教务处;计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴;负责教职员工的考勤、评教、业绩考核工作;负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。

三是日常行政工作。在院领导的直接领导下，组织、协调与管理办公室工作，检查、督促落实情况，保证各项工作正常运行;开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作，为院领导决策提供依据和建议;筹备、协调、组织院各类会议，做好对外接待与联络、对外信息发布、对外宣传工作;协助院领导处理日常行政事务工作，完成部门领导交办的其他工作;负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作;处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导管理层汇报请示。2 行政秘书的工作特点

一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治，及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度，贯彻学校各项精神和指示，掌握学校工作动态，学习和研究领导讲话和文章，要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业，忠于职守，无私奉献，认真履行行政秘书的工作职责。

二是事务性。行政秘书的工作头绪较多，涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎，从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情，而且还要兼任党务、工会等，工作不定性，几乎包罗万象，通常几件事情一起干，每一件都要仔细认真对待，不能有半点马虎。因此，行政秘书虽然天天忙，月月忙，可是年终总结确实忙忙碌碌一整年，兢兢业业无成绩，显现不出其重要性。但是，还是要求行政秘书要有科学的工作方法，提高工作效率，从大量琐碎的工作中整理头绪，统筹安排，为师生服务，为学校发展服务。

三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里，行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点，同时也是各种行政矛盾的集中点，因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系，团结协作，责无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用，与各个部门保持良好的合作关系，善于分析和处理复杂关系，政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考，提高自己的沟通协调能力，创造一个和谐有序，相互协作的良好局面。四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作，还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中，通过各种途径，深入要教科研、行政的第一线，了解各个工作环节，熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况，熟悉各位老师、行政人员的秉性，取得第一手资料，及时收集、整理、解决各种问题和矛盾，认真总结，坚持从实际出发，实事求是向领导汇报，善于发现新经验，提出中肯意见和方案，为领导决策提供最原始

准确的资料。同时要注重全局性，多角度观察，全方位思考，避免顾此失彼，努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位，只能“参与谋”，而不能“参与断”，当好领导的助手和参谋，把为领导出谋献策的思想深入到工作中，尽职尽责当好参谋员。(免费看电影tang)

五是服务性。行政秘书要充分认识到工作的意义，树立全心全意服务意识。一是服务领导，认真及时完成领导交待的各项任务，为领导提供直接的辅助服务，做好后勤服务工作，开拓思路，掌握和熟知领导工作程序，准确把握领导意图，使学院的各项工作能够有条不紊地开展，为学院的发展打下坚实基础。二是服务师生。教学为立校之本，要切实为师生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，为教学活动顺利开展做好前期准备。在为教师服务过程中，耐心细致，工作到位，确保考评工作、职称评审、师资进修等工作顺利开展。对待学生要以诚相待，爱护学生，及时帮助学生解决问题和困难，热情为学生服务，做好管理育人。三是服务各级相关行政部门。高校二级学院行政秘书接触的部门较广泛，涉及到院办、组织人事处、科研处、财务处、学生处、教务处、设备处、纪检处、宣传统战部、工会、实训中心、图书馆、后勤处、各二级学院等相关行政部门，要牢固树立全校一整体的思想，学校整体利益优于二级学院，真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作，同时也要协调好与其他二级学院的关系，为二级学院更好地与其他部门合作打下基础。

总之，要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要清楚认识到其工作本质，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握更多的工作技能，勤勤恳恳，踏踏实实，认真完成每项工作，为新时期学院发展贡献自己的力量。

第三篇：高校行政秘书的自我评价

本人于2012年进入政法学校文法学院任职行政秘书，距今已经有三年的时间里，我在院领导、部门领导及同事们的关心与帮助下，在自己坚持不懈的努力下圆满的完成了各项工作，下面就是我这段时间的自我评价。

首先我在工作方面有自己的原则，努力工作，完成任务是我作为秘书最基本的任务。协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作；做好了各类信件的收发工作，为了不耽误学院、大家的工作，不怕辛苦每天按时取信取报，把公函，便函及时分发到部门及个人；协助好办公室主任做好学院的财务工作；做好公章的管理工作。

公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情；做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

工作态度和勤奋敬业方面。热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全年没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。

思想政治表现、品德素质修养及职业道德。能够认真贯彻党的基本路线方针政策，通过报纸、杂志、书籍积极学习政治理论；遵纪守法，认真学习法律知识；爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。

工作质量成绩、效益和贡献。在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，工作效率高，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步，开创了工作的新局面，为学院及部门工作做出了应有的贡献。

两年的工作经历使我的工作水平有了极大的提高，工作方式也更加成熟，和同事的配合更加得心应手，当然也存在不足的，在以后的工作中会不断改进自己，认真学习各项政策规章制度，是自己真正做到一名优秀的行政工作者。

第四篇：浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状

[摘要] 高校二级学院的行政秘书是高校二级学院管理队伍中的一支重要力量,而行政秘书的工作多而广,杂而乱,细而琐的特点给实际工作带来了困难和挑战。因此,要对高校二级学院行政秘书工作的特点和现状进行分析,今后才能更好地开展工作。

[关键词] 高校二级学院 行政秘书 现状

高校二级学院行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手,又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带,是管理队伍中的一支重要力量。但在行政秘书尚未得到足够重视,其工作任务繁重,缺少交流,容易造成许多问题的产生,从而影响工作效率和人才培养质量。因而要对二级学院行政秘书工作的特点和现状进行探讨,才能更好地做好政秘书工作。

一、行政秘书的工作职责

我国高校行政秘书工作广而多,杂而乱,细而琐。因此,行政秘书必须明确自己职责,才有可能更好地开展工作。行政秘书工作主要涉及以下几个方面:一是文笔工作。主要负责学院工作计划和总结、学院领导讲话稿、通知文件、申请报告、会议纪要等材料的拟草和校对以及学院新闻报道、学院网页更新、学术报告等宣传工作。二是人事工作。做好学院教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事务处理,如文件档案管理和归档,会务筹备和接待、后勤工作,会议通知,消防安全检查、资产管理工作、;管理办公设施、办公用品;函电文件处理;信息资料的收发、整理及利用;处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示报告等。

二、行政秘书工作的特点

高校行政秘书主要是服务于教学、科研、和学生管理,其特点主要有:

1.辅助性

辅助性是相对主导性来说的,一般来说,辅助就是在主导的领导指挥和控制下从旁帮助领导完成共同的任务。而作为行政秘书就是出于这样一种助手的位置,帮助领导完成其交待的任务和工作,这是秘书工作最核心的职能。院系领导不光承担行政工作,还要兼顾教学与科研,所以工作不可能面面俱到。这就要求各行政秘书对领导布置的工作及时完成,并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒,及时将院系教学情况和管理中出现的问题反馈给相关主管领导。

2.协调性

秘书协调是领导工作的补充和延伸,是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。在高校二级学院中,教学行政管理的许多环节呈现纵横交错的网络关系,行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书恰恰处在校级行政管理部门、学院、教师、学生的信息交汇点,也是各种行政矛盾最集中的地方,所以高校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力,善于分析和处理各种错综复杂的关系,坚定而又策略灵活,行动果断而又处事稳妥,才能辅助领导处理好院系各种矛盾,调动一切积极因素,形成和谐有序的工作氛围。以“内求团结、外求发展”的原则,上下沟通、协调左右、联络内外,处理日常行政事务。

3.广泛性

事务繁杂,范围扩大,头绪众多是秘书工作的广泛性特点。从文件起草和会议通知等日常工作到为院领导出谋划策、参谋咨询,从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、教务处、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通,几乎包罗万象。这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪,统筹安排。培养自己的细心和耐心,有条不紊地安排工作。

4.参谋性

参谋是指出谋划策,为院系行政管理层提出工作建议和设想,提供决策的参考依据和方案,充当学院领导的“顾问”和“智囊”,及时解决领导遇到的难题和疑惑。高校二级学院行政秘书是连接院系领导和各部门的桥梁,他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求,熟悉教学资源的实际配置情况,熟悉教学行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节,要积极收集整理教学管理工作中出现的问题,为领导修改和重新决策提供依据,从而推动院系工作的顺利进行。充当好领导工作的助手,协调领导处理党、政务,教学、管理矛盾,使领导可以集中精力开辟领导活动和决策,适时地为领导提出建设性方案,做好参谋工作。秘书人员要善于分析形势把握事物发展的趋势增强预见性, 提高对谋略的实效性,把为领导出谋献策渗透到工

作的各个方面和全过程。

三、行政秘书工作的现状

根据行政秘书工作的特点,结合地方高校行政秘书的实际,我认为,二级学院行政秘书工作容易出现以下三方面的问题:

1.工作任务多而繁琐

二级学院的行政秘书工作头绪较多,工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各个方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各类文件的登记与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之外,还要完成领导临时交办的各项任务。同时,要与不同的教师和学生接触,及时处理他们提出的各种问题,并且还要兼职处理相关的教学任务和党务工作,工作内容没有定性的规定。实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位职责。因此,行政秘书虽然天天忙、月月忙,但年终总结时却是“忙忙碌碌无头绪,兢兢业业没成绩”。

2.工作得不到重视

二级学院的行政秘书平时工作十分繁忙,通常感觉是上班像打仗一样,一件事接着一件事,经常是几件事情一起干。无论做得多辛苦,领导总是认为这是你应该做的,并且在年终绩效考核时,行政秘书得优秀者却凤毛麟角。无论是老师还是学生,你都得为他们服务,如果服务不好,往往会遭到投诉,或是责骂等,因而没有被重视,得到的回报也少。付出与回报往往难成正比,导致有些行政秘书心里有牢骚,肚里有怨气。认为干多干少一个样,干与不干一个样的心理极易产生,抱怨自己进错门、上错岗,情绪郁闷,工作没劲。

3.工作晋升机会少

二级学院的行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身,很多都是一些引进人才的家属或是子弟,从事行政事务一般很难升到高级职称,往往只是评到一个中级职称就到了瓶颈。现实中,高校二级学院行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱。缺乏专业知识的培训和交流,缺乏工作的职业规划和指导,对于未来不知何去何从?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,导致行政秘书大多思想不稳定,态度不积极。导致部分行政秘书缺少工作的激情,不深入学习研究相关知识。(免费看电影tnag)

随着我国高校改革的不断深化,对高校二级学院行政秘书的要求也越来越高。因此,行政秘书要转变思想观念,明确角色定位,树立服务意识,不断加强对自身综合素质和能力的培养,广泛阅读书籍,增进知识的积累,做到时时虚心,处处留心,事事用心,从多方面、多角度强化自我工作意识的培养。同时,以乐观开朗、积极向上的心理状态,勤奋学习,锐意创新的工作态度,踏实工作,与时俱进,为学校和学院健康、快速地发展贡献自己的智慧和力量。

第五篇：高校教学秘书的能力结构与思考

高校教学秘书的能力结构与思考

摘要：教学秘书工作是高校教学活动的桥梁环节，对学校的教学质量和学校的声誉都有很大的影响。为了高校教学活动的高效运行，教学秘书人员应具有的能力结构包括处理信息、沟通协调、文字写作、计算机操作、创新等能力特征。高校应在教学秘书工作环境、进修培训、工资待遇等方面加以重视。

教学活动是各级各类学校工作的核心，高等学校系级人员各司其职，尽最大力量发挥自己的作用，完成上级部门布置的各项任务，提高教学质量，满足社会对人才标准的要求。一个学校的教学水平的高低由很多的因素决定，比如学校的硬件设施、学校基层单位的工作业绩、所培养出的学生在社会上的声誉等等，而系级教学单位的一切工作是学校兴旺发展的前提。在系级组织中，教学秘书的工作尤其重要，它在整个教学活动中起着桥梁的作用。它的作用越大，对它的要求也就越高，教学秘书的这种工作特性要求他们必须具有很强的工作能力。特别是现在社会各行各业的竞争非常激烈，高校之间的竞争也愈演愈烈，作为教学秘书应该更加深刻的意识到自身需要具备的能力结构，进而增强高校的竞争力和生存力。

高校教学秘书的工作是帮助系领导处理日常系里的具体事务，系领导决策的执行者，也是系领导的助手。换句话说，教学秘书不仅要处理一些日常的、事务性的、繁琐的工作，还需要参加校内各机关的会议，与上下级都保持密切的联系。它的这种工作特性决定了它必须拥有更多的能力才可以胜任这份工作。教学秘书的工作性质

1.1 辅助性

高校的发展离不开系领导所做的决策，而系领导的决策很大程度上依赖于教学秘书工作，因为教学秘书是帮助系领导做出正确决策的关键因素。因为在实际的执行决策的过程中，系领导的工作很忙，没办法每件事情都事必躬亲，这种时候就要求教学秘书帮助领导去处理一些事情。针对一些事情教学秘书应该能够提出自己的建议并进行处理，直至事情完成。同时，也应该注意收集各方的反馈信息，及时的汇报给领导，既推进了自身工作的进程，也给领导做决策提供一定的参考价值。

教学秘书的这种特性要求教学秘书在工作的过程中应该重视教学实际的情况，不能只是机械的、消极的、被动的执行任务，应该能够准确的反映教学工作中出现的各种问题。另外，教书秘书应该清楚自己的定位，在工作的过程中应该态度适当，举止得体，不能把自己当成是领导，只有这样才能提高教学质量。

1.2 参谋性

很多人认为教学秘书只需要很强的执行力，认为其主要是负责执行的工作，但其实不然，它也需要协助领导，帮助他们做出正确的决策。而教学秘书的这种特性也让他们成为了高校各系之间的一个桥梁，它不仅了解国家的各项规章制度，也了解每个教学人员的个性和实际从事的各种活动。

教学秘书的这种特性决定了它具有更多的机会为领导提供一些建议，其应该利用自身优势，在领导做决策的时候多提出一些建议和新方案。同时在实施的过程中，教学秘书也应该密切注意收集各个环节的反馈信息，及时的汇报给领导，并且应该注意关注整个实施的进程，保证工作落实到位，最后做好信息的分类整理存档工作。总而言之，这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据，为推进教学改革发挥着重要作用。教学秘书的能力结构

各行各业在自己的岗位上完成自己的职业目标，依靠的都是各种各样不同的能力。同样，教学秘书也需要具备一定的能力，才能完成自己的教学秘书工作。具体应该包括以下几种能力：

2.1 处理信息资料的能力

教学秘书每天的工作都被大量的文件、电话、会议和资料充斥着，如果不能对这些资料进行有效的处理的话，很可能延误教学活动的进程，所以，要想使教学活动更加有条不紊的进行，必须加强自身处理信息资料的能力，做到能够快速有效的处理这些材料。具体来说就是，因为这些资料的时效性、指导性和收藏价值都各不相同，应该先对其进行分类，然后及时的汇报给系领导，系领导做出决策后，教学秘书能够及时把该信息传递出去，并且能够收集来自基层的反馈信息，再把反馈信息汇报给系领导，让系领导决定是否进一步实施决策，或者是修改一下决策，从而使决策更加的具有科学性，更能够满足教学活动的需求。

总而言之，只有教学秘书做好信息的整理工作，才能为系领导做出的决策提供强有力的理论支持，反之，就很可能会影响到系领导的决策的准确性，甚至影响到整个高校的发展。所以，教学秘书必须具有处理资料的能力。适时的对教学秘书工作人员进行短期的职业培训，特别是处理信息的训练是非常必要的。

2.2 具有良好沟通的能力

教学秘书的工作就是协助系主任处理日常事务，从而保证教学工作顺利的进行，这种工作性质决定了教学秘书必须具有良好的沟通能力，不仅需要联系学校各部门机关和广大教职工，也需要收集来自基层的汇报和请示的问题。

教学秘书的工作常常需要参加校内各种机关的会议，在工作的过程中可能需要和高校各个环节的人接触，再加上每个人的个性都是不同的，他们自身的文化修养也是不同的，要想和每一个人都保持良好的沟通状态，需要教学秘书具有很好的灵活性和应变性，懂得如何传递信息更能够让人们接受。

教学秘书在传递信息的时候，很多的情况是没有时间来组织语言，往往都是想什么说什么，也许就会出现一些误会，这就要求教学秘书在工作的过程中，加强逻辑学、社会心理学等知识的学习，提高自己的语言组织能力，从而达到良好的沟通效果。

2.3 协调合作的能力

教学秘书比其他的教师需要更多的协调合作的能力，因为他的工作需要很多部门和成员的合作才能够完成，不仅是数量的配合，也是各项工作的时间配合以及行动的配合。

教学秘书是系领导的助手，它需要在系领导做出一些部署或安排一些教学活动的时候能够提出一些建议，这就要求教学秘书必须积极主动，且对事物有一定的预见性。教学秘书在安排一些教学活动的时候，应该综合考虑教学活动中的各个因素，比如每个教师的特点、做每件事情所需的时间、容易出现的问题等，只有这样才能更加有理有据的安排系里有关的教学活动。教学秘书不只是一个执行系领导任务的执行角色，它也是一个可以推动系里工作顺利进行的角色，领导在做一件事情之前，教学秘书需要先把该事情的一些环节都认真的思考一遍，把可能发生的情况都推算出来，然后最大限度的预防阻力的产生，帮助系领导协调处理好各种事务。另外，教学秘书还应该有合作的观念和能力，任何时候团队的力量总是比个人的要大的，在团队的合作中，不能把自己等同于领导，应该认准自己的定位，言行举止要和蔼，因为教学秘书有很多需要和上级业务部门合作才能完成的事情，因此一定要处理好和其他部门协同合作的问题。总之，教学工作虽然分工不同，但都是在合作、互助的基础上进行的，因此教学秘书不仅要从思想上意识到协同合作的重要性，也要在实际的工作中真正的实践它，因为只有这样才能够真正的帮助系领导解决一些问题，并进一步的优化高校的教学秘书的工作环境。

2.4 文字写作的能力

对于教学秘书来说，拥有一定的文字写作能力是最基本的要求，也是必不可少的一项要求。因为教学秘书在实际的工作中常常需要撰写一些信函或者文稿，如果教学秘书没有文字写作的能力是不能胜任这项工作的，因为它不能通过文字把思想传达出去，这会在很大程度上影响教学秘书工作的质量。

文字写作能力的培养不是一朝一夕就可以练成的，它需要教学秘书进行不断的学习、积累，而且学无止境。对于教学秘书来说，除了必须不断增加自身的文字写作能力以外，还必须熟练的掌握教学公文的格式和术语，只有这样才能在教学秘书的工作中更加的得心应手，反之，如果没有很好的文字写作能力，是很难胜任这份工作的，因为拥有一定的文字写作能力是对教学秘书的基本要求。

2.5 计算机管理操作的能力

现在是一个信息时代，计算机已经渗透到了我们生活的方方面面，在高校里也是如此，计算机因为它功能多、效率高、速度快的特点，教学秘书中的很多日常事务工作都是在计算机上完成的，因此拥有计算机管理操作的能力已经是教学秘书的一个基本技能。

计算机在现代社会中的作用越来越大，尤其是现在我国和国外的交流和联系增多了以后，外语的听说能力也变得更加的重要了，外语和计算机这两大重要的沟通工具就与人们的生活息息相关了。教学秘书要想适用未来工作的各种需要，必须不断的加强使用这些工具的水平。可以假期对教学秘书进行必要的一些计算机使用技巧的培训，来不断提高他们的操作能力。

2.6 创新和开创能力

现在我国的体制是社会主义市场经济体制，它要求社会各行各业都必须进行创新，因为有创新才会有发展。尤其是在现在社会各行各业的竞争压力特别大，高校要想在夹缝中生存并取得发展，必须不断的进行创新。

创新和开拓的能力是教学秘书必不可少的一项能力，因为它必须在最短的时间内获取最新的发展信息，为领导的决策提供科学的依据。具体应做到在日常的生活中注意收集相关院校的一些改革信息、一些新的动作等。然后从中分析出自己的观点，帮助系领导处理一些事物或者在系领导做决策的时候提供一些理论支持。

总而言之，为了高校教学活动的高效运行，教学秘书应该自觉担负起自身的责任，做好教学秘书的桥梁和中介作用，这就要求教学秘书必须具备处理信息资料的能力、良好沟通的能力、协调合作的能力、文字写作的能力、计算机管理操作的能力、创新和开创能力等，只有这样才能更好的为教学服务，发挥推进我国高等学校改革的重大作用。同时，高校应为教学秘书在职称评聘、工作待遇等方面加以重视。