第一篇:秘书任职标准与素质优化
第六章秘书任职标准与素质优化
教学目的:
1、了解秘书任职标准的主要模式
2、了解各种任职标准的优点与不足
3、了解秘书素养优化的趋势
教学重点:
1、秘书在社会文明发展中素质的优化
2、学习型的秘书优化综合素质的有效途径
教学难点:秘书的自我超越
课时安排:4节
第一节秘书任职标准
秘书任职标准,是选任秘书的基本要求,既带有公平、公正、择优录用的客观性,又带有选任者用人功利的主观色彩。不同的组织和领导者在选任秘书的实践中,在要求达到普遍标准的基础上往往要提出符合自己使用秘书的特殊要求。对求职者而言,既要使自己符合秘书任职的普遍性、一般性标准,又要考虑用人单位的行业性、业务性及领导需要的特殊要求。
一、秘书任职标准的制定
在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件,很值得我们重视与参考。这些条件是:
一是像心理学家一样善于观察和理解他人;二是像政治家一样有灵敏的头脑;三是像外交家一样有潇洒的风度;四是有调查各种棘手问题的丰富经验;五是有良好的速记能力以及文字功夫;六是熟读各种商业往来中的法律关系;七是能熟练地使用各种办公自动化机器;八是具备相当的金融和税务方面的知识;九是能熟练地对各种文件资料进行整理归类。例1991年初,以美国的代表西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件:具有领导,筹划和组织众多国家职员的管理能力,能流利使用联合国两种的工作语言,具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。
(一)以任务定标准
以会做、能完成秘书工作的主要任务为要旨。
(二)以知识能力定标准
1、知识方面:博与专,T型展开
计划经济条件的秘书往往是能力单一的,如“事务型”、“文字型”等。在市场经济条件下,要优化秘书群体结构,提高秘书综合能力,在工作中既分工又合作,这不但为个人能力的发挥开辟了道路,而且为培养多功能型秘书提供了广阔天地。
美国赖特《秘书工作手册》中说:“一位秘书,常常被认为是一位‘万能博士’是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家,一位饱学之士作家,业务律师,机械师,上司的私人财务出纳,跑街女郎与办公桌的清理人。
现代秘书要胜任工作,必须有胆识,有口才,秘书不必是哪门知识的专家,但应是具备广搏知识的“杂家”。
(1)秘书知识结构
知识结构,是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合,也是一个人知识层次的构成的情况。
秘书的知识结构包括:
1)秘书应具备的基本知识
基础知识是所有秘书工作人员赖以工作,学习的基础,是吸收其他专业知识,相关知识和发展各种能力的前提条件。
2)专业知识
秘书工作人员知识结构的核心部分,也是区别其他专业人才知识结构的主要,分为两个部分,它反映和决定一个秘书工作人员的素质水平与工作能力。
a.秘书工作专业知识
主要包括:秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理学、礼仪知识、办公室现代化知识。
b.秘书人员所在行业的专业知识
秘书在特定专业待业中工作,要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。
例:商务秘书应具备的行业专业知识包括:行政管理学,商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。
c.相关知识
任何学科的知识都不是绝对孤立的,它相互交叉,相互渗透,相互影响,相互促进。秘书应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外,又与专业知识密切关联的知识。
d.建立最佳知识结构的方法
博与精相结构。
理论与实践相结合。
定向积累与灵活调节相结合。
e.秘书知识的更新
要改变陈旧的工作模,学会在科学决策过程中发挥自己的“智囊”作用,要在“谋”字上下功夫。
总之,秘书工作人员一定要努力地积累知识,使自己成为广学博闻,专业精深的人才。
2、智力能力方面:观察力,注意力,记忆力,思维力,想象力。
3、能力方面:a.阅读能力;b.倾听能力;c.口头表达能力;d.书面表达能力;e.协调能力;f.管理能力;g.信息处理能力h.公关交际能力。
附: 秘书谈吐“十忌”
一忌信口开河
二忌人云亦云
三忌花言巧语
四忌装腔作势
五忌出言不逊
六忌模棱两可
七忌晦涩难懂
八忌唯唯诺诺
九忌手舞足蹈
十忌冗繁罗嗦
(四)操作能力
4、基本操作技能。a.电脑应用能力;b.语言运用能力;c.速记和笔记能力;d.财务辅助能力;e.掌握各种通讯工具;f.选择线路安排日程;g.对外交往能力。
(三)以理想定标准—标准高,要求严
1、政治品德方面。有远大理想,坚定的党性原则,清正廉洁,提高政策水平法制水平,高度的责任感,一定的哲学水平,良好的作风。
2、职业道德方面。忠诚守信,甘居幕后,服从指挥,谦虚谨慎,廉洁奉公,周密精细。
二、制定秘书标准的原则
1、以做人可靠、文化水平合用为选任秘书的基本条件.
2、以各层次秘书业务的基本需要为制定标准的主体.
具体要求八个方面:办文,办会,办事,处理信息,调查研究,接待,维护工作环境和秩序,跟踪领导活动提供公务服务.
3、以对特定职能环境的适应性考察其任职潜能.
案例;毛泽东看重人品,喜欢老实人
在毛泽东身边工作的人员都知道,毛泽东喜欢老实人。毛泽东身边工作人员,大都老老实实,勤勤恳恳。毛泽东不喜欢的是自作主张,做事事先不报告,爱出风头,喜欢投机钻营的人。
毛泽东曾批评陈伯达:我和你相处这么多年,不牵涉到你个人,你从来不找我。”可见,毛泽东对陈的油滑心态是多么深刻的洞察和鄙弃。胡乔木在1959年庐山会议和文革中以基本上“过关”,主要也还在于毛泽东平时对胡乔木印象不错,认为胡乔木是个老实人。说乔木跟他一二十年“总还是一介书生”。这句话颇为传神,也说明毛泽东对人的诚实是看得很重的。
小资料:上司用什么标准选任秘书
1、看起来舒心
衣着打扮、言谈举止、气质
2、带在身边放心
诚实与忠诚、保守秘密、小心慎言
3、用起来省心
经验丰富、身心健康
第二节 秘书素质优化
秘书素质是随社会生产力及社会文明的发展而发展的,是社会文明发展对秘书工作发展的客观需要,秘书人员必须把握社会文明时代发展的特征和趋势,在工作实践中不断地优化自身素质。
一、随物质文明发展优化秘书素质
(一)综合辅助素质将不断拓宽
随着经济全球化、国际国内市场一体化的迅速向前推进,领导和管理活动所涉及的领域将更为开放和广阔,这就对秘书综合辅助的综合素质的不断拓宽,提出了较高的要求。秘书必须主要从这样几个方面不断拓宽和优化自身素质:第一,必须熟练运用参与国际交流的语言。第二,必须增强信息处理能力。第三,必须增强对不同管理模式、不同领导活动方式的适应能力,第四,必须增强迅速进入新的工作领域的能力。
(二)提高辅助效率的能力将不断增强
现代管理和领导活动是快节奏运转的。它要求秘书具有不断提高综合辅助和公务服务的效率。秘书应从这样方面不断提高工作效率的能力:(1)要增强事业心和责任感。(2)要善于总结,不断根据领导工作需要开拓创新。(3)要广泛吸纳有益的营养,学习他人提高工作效
率的成果,促进本职工作效率的提高。(4)要了解领导工作的新需要新特点,使自己提高综合辅助的效率更具针对性和有效性。
(三)协助领导调处多元利益的协调能力将不断增强
随着物质文明建设的发展,多元利益主体协同发展,各级各类领导者和管理者要在工作实践中协调和整合多元利益,对秘书的协调能力不断地提出更高的要求,秘书要适应领导工作的这一要求必须做到这样几点:一要更为广泛地、深入地联系实际、了解社会公众,分析各种需要和要求等。二要学习和准确把握国家的相关法律和法规,井在法律法规原则指导下正确理解和贯彻领导意图。三要深刻认识和正确处理各种关系。四要善于在协同发展互利互惠的基础上选用灵活有效的协调方法。
(四)秘书应用科学技术的能力将大为增强
科学技术应用于极为广泛的经营管理领域,这就必然促进为领导和管理工作服务的秘书增强科学技术的应用能力,为此秘书必须做到以下三个方面:一要根据本单位及其所在行业相关的科学技术,拓宽知识面,以便具有应以便具有应用科学技术的能力。二要在秘书工作实践中,加强向群众学习,掌握秘书工作中有效应用的科学技术,从而提高本职工作质量和效率。三要借助工具书,查清基本概念和基本内容,以保证不出知识上的错误,在工作实践中将提高本职工作质量与提高科技素质结合起来。
二、随精神文明发展优化秘书素质
(一)公务服务素质的提升
精神文明建设的发展对秘书公务服务素质的提升和促进,主要集中在秘书对服务观念的理解及贯彻实施的行动上,为本级领导服务、为部门领导服务、为人民服务是新中国秘书工作的优良传统,也是我国现代秘书工作的指导思想。人民群众精神文明建设成果为秘书提升公务服务素质供给丰富的思想养分,人民群众的监督又为秘书清除公务服务中的各种偏差提供帮助。秘书自身素质在精神文明建设不断发展的良好环境里得到不断的提高,使其不断自觉地完善自己,自觉地提升公务服务的素质。
(二)综合辅助素质的升华
秘书事务辅助与领导管理决策只有工作分工的区别,没有人格高下之分的正确认识,将使秘书认真、负责、自信地从事各项事务。主人翁精神,对公共事业发展负责的精神及团队精神的强化,也将使秘书发挥参谋智能辅助作为自己应尽之责,而领导者责任感的强化也更加需要和欢迎其秘书提出参谋建议,这就有力地促进了秘书参谋智能辅助素质的升华。
(三)职业道德素质的完善
秘书处于领导者身边,处于组织管理的枢纽位置和内外交往的门户,其职业道德素质的高低,对整个组织精神文明状态和组织形象都有着不可低估的影响。秘书必须在工作实践中不断地完善其职业道德素质,才能与不断发展的社会精神文明建设的客观需要相符合,才能为本组织的全面发展作出应有的贡献。
三、随政治文明建设发展优化秘书素质
政治文明是人类社会进步的集中体现,又是物质文明和精神文明得以持续发展的重要保障。
(一)先进的政治观念促进秘书素质提高
随着先进政治观念在社会实践中的贯彻落实,秘书工作中将更为自觉地坚持为人民服务的根本宗旨,将更加尊重群众、相信群众、密切联系群众,克服唯上唯书、搞形式主义等种种脱离群众的错误倾向;自觉地协助领导者实践“三个代表”,抵制官僚主义、家长制、特权化、强迫命令、权力腐败、不正之风等形形色色损害人民群众利益的消极现象。秘书在其办文、办会、办事等业务活动中协助领导者宣传、贯彻这些先进的政治观念的同时,也用这些先进的政治观念武装自己的头脑,促进其提高政治素质。
(二)先进的政治行为规范促进秘书素质提高
先进的政治观念必须具体落实在先进的政治行为上,先进的政治行为规范对秘书素质提高的积极影响是直接和巨大的。实行法治有利于秘书辅助领导解决好依法治权问题。法治为秘书工作提供了良好的治权环境。一方面极大地减少甚至清除违法违规权力运作对秘书综合辅助的要求,从而有利于减少或清除秘书自觉或被迫地为腐败和不良用权服务的行为;另一方面,具有较高政治文明素质的领导者,在依法用权的过程中,对秘书的公务服务以正确的指导和积极的影响,从面促进秘书政治文明素质的提高。
(三)先进的政治制度促进秘书素质提高
社会主义政治文明的基础是建设先进的社会主义民主制度,它将直接地、强有力地优化秘书职能环境,促进秘书政治素质的提高。领导工作的制度文明程度的提高,必然促进秘书工作各项制度提高政治文明的水平,进而促进秘书政治文明素质的提高。坚持和完善民主集中制同样对提高秘书素质具有极大的推动作用。要求不断推进决策的科学化、民主化,要求健全集体领导制度,要求切实加强监督等,是对组织、领导者提高政治文明素质的要求,也促进秘书综合辅助和公务服务提高政治文明素质。
四、优化综合素质的有效途径:做学习型秘书
做学习型秘书,既是新时期优化秘书素质的需要,也是2]世纪社会实践对秘书工作的客观要求。要成为学习型秘书,必须在以下主要方面苦下功夫:一要自我超越。二要改善心理素质和思维方式。三要建立共同愿景。四要团队学习。五要系统思考。六要研究领导工作。秘书在工作中自觉地学习,不断自我超越,才能适应社会的需要。
链接:美国前国务卿鲍威尔说:
急事慢慢地说,大事想清楚再说,小事幽默的说,没把握的事情小心的说,做不到的事不乱说,伤害人的事坚决不说,没有发生的事不要胡说,别人的事谨慎的说,自己的事怎么想就怎么说,现在的事做了再说,未来的事未来说。
案例分析:
纵观陈希同、王宝森案件以及铁英、黄超案件,发现他们有惊人的相似之处:首长和秘书双双落马。
这些触目惊心的问题,不是一句“臭味相投”就可以了解的。分析原因,有领导方面的,有秘书自身的,也有机制、管理方面的。
王宝森的秘书阎振利最为典型。他原来是市财政局的干部,曾因偷盗摩托车,被公安机关拘留,受过处分。据说,当时任市财政局长的王宝森对其并无好感。但阎振利很会“来事儿”,他“积极报名支援西藏建设”。每次回家休假总要去看望王宝森,还带上些“土特产”。还帮王宝森安装浴盆、买电视机,揽下了王宝森的不少家务事。一来二去,赢得王宝森的好感。王当上了副市长,阎振利从西藏返京后,王便辞去了原秘书,点名要来阎振利。
阎自恃是王的秘书。称王称霸,随意扣押请示报告,代替王发号施令。有一次竟擅自从海碇区财政局拿走20万元色支票说“到时候有市财政局还”,市财政局真的给他圆帐,财政局说,“阎是王宝森的秘书,我们得罪不起他”。
思考:
1、秘书问题产生的根本原因是什么
2、秘书应如何忠于职守,不越权越位?
思考与练习:
一、重点练习
1、何为秘书任职标准?
2、怎样随物质文明的发展来优化秘书素质?
3、怎样随精神文明的发展来优化秘书素质?
4、怎样随政治文明的发展来优化秘书素质?
5、现代秘书为什么要不间断地学习?
6、要做学习型秘书必须在哪几个主要方面加强修养?
二、思考
1、秘书任职标准与秘书素质优化有何区别和联系?
2、如何确定制定秘书任职标准的基本条件?
3、秘书任职标准对秘书专业的在校大学生有何作用?
4、秘书素质优化中综合素质将不断拓宽体现在哪些方面?
三、案例分析
1、案例47中,从张华和李戏在三A公司应聘复试的过程,及张华落选,李城受聘的结果,分析公司需要怎样的秘书?
2、案例48中,吕娜的条件较好,试分析其应聘落选的原因?
3、案例49中,从赵玲、小王身上,分析我国秘书素质优化的发展状况。
4、案例51中,从章成顶住压力,坚持原则的事例,分析其思想、作风及业务素质。像章成这样的秘书,其领导者是否赏识他?
5、案例52中,分析袁仲落伍的原因。你作为一位秘书专业的大学生,走上秘书岗位后,怎样才能与时俱进,做一个优秀秘书?
四、实践能力训练
1、你若想从事秘书职业,怎样才能做到“做人可靠、文化水平合用”?
2、你认为应聘秘书职位,应拿握哪些基本业务知识技能?
3、作为秘书专业的大学生,你为走上秘书岗位,打算从哪些方面作好准备?
4、你若是一位在职秘书,随着物质文明的发展,应如何优化自身素质?
5、你若是一位在职秘书,随着精神文明的发展,应如何优化自身素质?
6、你若是一位在职秘书,随着政治文明的发展,应如何优化自身素质?
7、你认为怎样才能做一个“学习型秘书”?
第二篇:秘书素质与能力
秘书(公益型)
工作描述:
秘书是传统的职业之一,就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐,大致有以下几项:
接听电话,向电话询问者提供信息,记录留言,转接电话;
收发与回复日常邮件;
撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告;
会谈、会务安排;安排商务旅行,做好预订工作;
将信件及其他记录归档;备份信件及其他文档;
接待访客;
采购、分发和控制办公用品等等。
秘书工作的范围十分广泛,既是业务人员,也是管理人员,可以说,秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力,可见秘书岗位的重要性。
核心竞争力:
知识要求:一般情况下,企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历,有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识,并有一定的外语基础。
技能要求:文字功底深厚,具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力,熟练使用各种办公自动化设备,在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。
经验要求:具有一年以上相关职位的工作经验,对所在行业和企业状况有所了解。
职业素养:能够和各种类型的上司和谐相处,办事细致、处事谨慎,具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久,具备较强的心理承受力和保密意识。
职业现状:
秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点,据不完全统计,目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧,秘书工作的重要性越来越受到重视,秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色,而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手,他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧,还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。
风险与回报:
秘书的工作繁杂、琐碎,辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用,是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事物。另外,秘书是辅助型角色,而不是决策型角色,所以把握分寸是关键。
据权威部门统计,80%以上的秘书月薪在3000元以下,月薪在5000—8000元之间的秘书有
4.31%;月薪在8000以上的秘书只有2.02%。
职业趋势:
发展路径:做秘书得先有“秘书证”,国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级:初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。
转型机会:根据秘书的知识结构和技能,秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作,如果外语水平高,还可从事涉外文秘的工
作。
第三篇:秘书的素质与职业道德
秘书的素质与职业道德
教学目的
通过阐释秘书的职业道德和素质的正确理念,了解秘书职业的特殊性和秘书组织训练的重要性,掌握和理解秘书人员应具备的素质和职业道德。
教学方法
该课程属于“专业岗位为中心、问题为中心”的课程范型,宜采用启发式教学、讨论式教学和分组协作教学的方法组织教学。
教学重点
秘书素质修养与道德修养的概念;
秘书职业道德的具体要求。
技能训练。教学难点
如何理解秘书应具备的素质和职业道德;
案例分析与理解。
技能训练
教学时数
理论教学1.0课时
实训教学1.0课时
教学内容
秘书的素质
素质通常指一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、气度等;修养通常指一个人在政治、思想、作风、知识、技能等方面长期的学习与实践所达到的水平。素质与修养关系密切,素质是修养的基础,一个人具有良好的素质,就容易形成高水平的修养;修养则可以弥补素质的不足,就如同先天羸弱的人,经过长期刻苦的锻炼,也会体魄健壮一样。秘书的素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。
一、秘书的素质要求
(一)政治素质
1、良好的政治素养;
2、强烈的事业心;
3、较高的理论政策水平;
4、实事求是的思想作风;
5、淡泊明志,乐于奉献;
6、踏实细致,一丝不苟。
(二)知识素养
秘书工作的综合性,要求秘书人员横向具有较宽广的知识面;秘书工作又有自己的专业特点,这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合,其结构可以用罗马字母“Ⅱ”来表示。
1.基础知识
秘书应具有的基础知识分为两个方面:一方面是社会科学基础知识,即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然 科学知识,即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度,是国家对政府机关干部的最低要求,也是秘书人员应有知识的基本层次,是“Ⅱ”的 底线。2.专业知识
专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识,包括:公文和应
用文写作知识,文书制作和文书处理知识,档案保管知识,办公室管理知识,调查研究知识,会议组织知识,信访工作知识,信息科学知识,行为科学知识和公共关系知识等等。
3.行业知识
行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识,如在政府机关工作的必须具有行政管理知识,在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营 销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘 书人员,也应分别具有各自的行业基础知识。
专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次,是“Ⅱ”的两根支撑线。
4.相关知识
这一部分是秘书人员为适应时代需要,做好工作,应加以进修提高的知
识,是秘书人员知识结构中的较高层次,有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。学习这些知识,可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。在当前市场经济条件下,各项改革措施不断深化,不管是哪行哪业的秘书人员,不懂得点经济学、统计学是不行的。为把我国建设成法治国家,全国都进行法制教育,秘书也不能例外。有些知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。比如社会学、心理学,它有助于秘书人员认识自己的社会地位和社会价值,调整自己的心理状态,运用科学的方法更自觉地、更有效地适应秘书工作和秘书活动。还有些知识可 以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作,比如领导科
学、信息传播学等等。相关知识是“Ⅱ”的顶线。
(三)心理素质
1、树立正确的人生观;
2、确定适度的抱负水平;
3、学会调节心理压力;
4、克服不良心理影响;
5、培养健康的兴趣和爱好;
6、养成良好的生活习惯;
7、积极参加体育锻炼;
8、做事有百折不悔、坚持到底的勇气和毅力;
9、具有自信、热忱、乐观、沉着、饱满的情绪及幽默感。
(四)、能力要求
秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性,需要秘书人员具有多种能力。主要是:
1.写作能力
具体是指公文和事务应用文的写作能力,这和对记者、作家的写作能力 要求不同。秘书人员要写好公文和应用文,应具有语法、修辞、逻辑知识,应掌握大量的词汇和不同的句式,应具有公文和应用文文体知识,应掌握常用汉字和简化字,掌握标点符号用法,并通过长期实践,将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到,写作能力并不仅仅是文字表达能力,还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法,虽不必成为书法家,但要求把宇写得端正、匀称、流利。
2,口头表达能力
秘书不仅要会写文章,还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话,要口齿清晰,不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要,对群众讲话也切忌噜苏冗长,更不要拖音带腔。同样,思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理,秘书要多思考,说话前要善于打腹稿,不要信口开河,滔滔不绝,也不能沉默寡言,问一句答一句。
3.听知能力
秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言,要能从别人的冗长、反复 的发言中拎出要领,或是从众口交加、激烈争论中抓住重点,并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多,现在实行开放政策,横向联系和国际交流日益增多,秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语,就是多了一样交际工具,多了一条信息渠道。
4.阅读概括能力
秘书要善于阅读,既善于精读,如对重要文件或经典文本逐字逐句研究,从字里行间领会其微言大义;又要善于快读和泛读,善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词,或是提炼浓缩,写成提纲或摘要。
5.社交活动能力
现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作,而是经常要参加各种社会活动,外出联系工作,调查情况,收集信息,进行协调,参加各种会议、会谈或宴会,甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力,懂得各种场合的牢L仪、礼节,善于待人接物,善于处理复杂的人际关系。
6.协调能力
秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工
作上的矛盾或不平衡;要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不 一致;要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和,并及时加以沟通、协调。
7.观察分析能力
秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人,善于观察,善于发现“死角”,及时提请领导注意,要善于做拾遗补阙工作。不仅善于发现问题,而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。
8.应变能力
秘书的大部分工作都有章可循,应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作,尤其是事务性工作,在特殊的时间、地点、条件下,也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力,处理问题既要符合原则,又要有一定的机动性和灵活性。
9.使用先进办公器械的能力
诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计
算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备,秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员,但秘书人员如具有使用能力,可以备工作上的不时之需。
10.预测能力
预测是在大量事实和信息的基础上,对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力,这有助于进行主动服务和预防工作差错,也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。
11、记忆力
准确记忆事物的能力。如果连续忘记相同的事物,那么不仅会降低工作的效率,而且还可能会令上司感到困惑。因此,为了促使上司对自己更加信任,应努力做到一次性地记牢上司说过的话。此外,还有一个重要的问题,就是必须做笔记。
12、执行力
以适当的方式迅速处理业务的能力。虽然在进行工作时擅自作出决定可能会产生问题,但是没有上司的指示就不行动问题更大。秘书应具备在必要的时候判断状况并迅速作出处理的能力。
二、秘书性格要求
虽然作为上司的助手是秘书的主要职责,但是秘书同时还承担着代表公司形象的职责。秘书给人的印象通常是与上司或公司的形象紧密相连的。所以必须有意地培养这种性格。秘书应具备的性格如下所述。
1、掌握职务范围、谦虚
2、拥有团队精神,可以和任何人构筑良好的合作关系
3、待人接物温和有礼
4、沉稳,镇定
5、责任感强、能够忠实执行指示
6、能够灵活应对各种不同情况
7、诚实、活泼、幽默、自制
8、始终保有上进心
三、秘书的心理修养
1、秘书的心理修养
秘书心理健康的基本品质;
秘书心理的调适。
(1)秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境,它包括以下几个方面的基本品质: ①忠诚
②机敏
(思维机敏、动作机敏)
③稳重(处世稳重、办事稳当、应急稳妥)
④坚毅
⑤ 随和
⑥ 幽默
⑦ 自制
在成功面前要自制。
在挫折面前要自制。
在屈辱面前要自制。
在权力和欲望面前要自制。
(2)
秘书的心理调适
①、秘书的心理障碍常有:
压抑心理
焦虑心理
厌烦心理
依赖心理
羞怯心理
自负和自卑心理
②秘书心理调适的方法
博览群书,开阔胸襟。
培养广泛兴趣,丰富业余生活。
善于反省,自我调适。
倾诉、宣泄、调节情趣。
增强自信心,科学安排工作。
培养自己的交往能力,充分发挥自己的主观能动性。.女性秘书的自我保护
自尊自重自爱。
有正确的认识和心态。
把握交往的尺寸。
采取有力有效的方法。
秘书的职业道德
一、秘书的职业道德规范
1、文明礼貌;
2、爱岗敬业 3;诚实守信;
4、办事公道。
5、勤劳节俭;
6、遵纪守法;
7、团结互助;
8、开拓创新;、二、秘书的职业守则
谦虚谨慎,文明礼貌;
办事公道,热情服务;
实事求是,讲究实效; 兢兢业业,甘当无名英雄;
忠于职守,自觉履行各项职责;
钻研业务,掌握秘书工作各项技能;
奉公守法,不假借上司名义以权谋私。
1.忠于职守
秘书应忠于职守,大而言之是忠于国家的利益,人民的利益;小而言之,要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟’。忠于职守还意味着恪守本分,甘当助手、配角,甘当无名英雄。不僭权、不越权,不以二首长自居,不狐假虎威。
2.严守机密
秘
秘书人员接触机密文件多,参加重要会议多,在领导身边的机会多,总而言之,接触机密多。秘书人员要严守党和国家机密,也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。秘书人员还应做到不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事,也不得议论别人的隐私,以免制造矛盾、破坏团结。
3.恪守信用
秘书工作严谨缜密,而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时;接受任务如不能按期完成,必须及时汇报,不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易答允别人所托而自己又力所不能及的事情,一旦答允就应该尽一切力量去办到。
4.文明礼貌
秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈吐文雅、常带微笑。礼貌要求秘书与人
谈话要注视对方,专心倾听;而不能漫不经心、左顾右盼或同时做其他工作。礼貌还要求秘书的举止言谈得体,既不傲慢、冷淡,又不显得阿谀、做作。
5.廉洁奉公
秘书应做到奉公守法、廉洁清白,不以权谋私,不接受贿赂。廉洁奉公的秘书既是机关、企事业单位纠正不正之风的得力干部,又是帮助首长廉正清明的有力助手。
技能训练 【训练目标】
主要通过一些具体的训练方法,帮助学生进一步了解和掌握秘书应具备的素质和职业道德,提高学生从事秘书工作的悟性。
【训练项目】
一、采访分析
1、目的
通过访问一名工作多年的秘书或从事过秘书工作的领导等,分析哪些品质是职业秘书必备的。
2、要求
(1)提前1~2周时间安排学生用课余时间自主访问;
(2)整理完成采访记录,包括采访经过、采访对象,采访内容等要素,并用A4纸型打印,便于分析;
(3)分析采访材料,归纳职业秘书应具备的品质;
(4)班级进行交流,教师点评。
二、演讲训练
1、目的
通过组织一次“秘书风采”的演讲比赛,训练学生口头语文字综合表达能力,进一步提高学生对秘书优秀品质的认识。
2、要求
(1)内容:歌颂和反映你心中最欣赏和敬佩的秘书;
(2)安排:将全班分成:评委组、演讲组、会务组。评委组主要负责制定评分标准,当好评委;演讲组主要负责参加演讲,当好选手;会务组主要负责布臵场地,组织好演讲比赛,做好演讲结束后资料整理和总结工作。
三、问题讨论
1.秘书应具有怎样的知识结构?
2.秘书应具有哪些能力? 3.秘书应具有哪些职业道德?
4.你认为秘书应具有哪些性格?
5.女性秘书怎样才能保护自己?
第四篇:秘书的素质
秘书的素质
一、秘书的“德”
德才兼备是对每一个工作人员的要求。秘书在其工作中要发挥参谋助手的作用,职责重大,尤应如此。在品德方面,要求秘书必须具备如下素质:
(一)政治品德
秘书应具备的政治品德是:
1.政治可靠。秘书是直接为领导人服务的,他们在领导人身边工作,处理大量重要公文、参与一些重要活动,其所从事的很多工作事关重大,所以,秘书必须具有很强的政治素质。所谓可靠,就是值得信赖,可以依靠。当前,在市场经济条件下,决策活动数量大,而且要求质量高、频率快,领导人迫切需要秘书在决策活动中由被动咨询的参谋职能向主动介入的辅助职能转变。因此,秘书要具备一定的马列主义理论,能深刻理解、能协助领导贯彻执行党的路线、方针、政策。秘书要经常深入群众,深入生产一线调查情况,对改革中出现的新情况、新动向、新事物、新经验,特别是预兆性和方向性的信息,能够及时、准确、有效地反映给领导人,为领导决策提供依据。
2.思想敏锐。秘书经常面对变化着的客观情况,其中一些是重要情况,如果分析不清,认识不明,就无法胜任其参谋助手的工作。因此,就要求秘书要在考虑问题、分析问题、处理问题时,既要坚持原则,又能快速反应,善于在错综复杂的情况下,想领导之所想,急领导之所急,迅速抓住问题的关键,从而找出解决矛盾的方法和途径。
(二)职业道德
秘书在其工作中必须信守以下职业道德
1,勤奋工作。秘书的工作节奏之快慢,效率之高低,质量之好坏,对领导人的工作有着直接的影响。因此,秘书应该具有埋头苦干、艰苦奋斗的精神,严格要求,勤勤恳恳,任劳任怨,不怕苦,不怕累,加快工作节奏,提高工作效率,保证工作质量。
2.作风严谨。秘书既要参与政务,又要管理事务,也就是说,事无巨细,均要操心。因此,秘书必须严格按程序办事,踏踏实实,一步一个脚印,不马虎,不飘浮,首尾兼顾,面面俱到,善始善终,负责到底。
3.遵纪守法。秘书在领导人身边工作,接触党和国家以及机关的大量机密,了解某些重大决策的过程。因此,遵纪守法的责任特别重大,不可不经授权,私用领导人的名义写条子,打电话,下指示;不可假托领导人的意图为领
导人以及秘书自己办个人的私事;不可自作主张,“先斩后奏”,或把自己的意见强加于领导人,干扰领导人工作,不可炫耀自己,泄露党和国家以及本机关的机密。
(三)个人品德
秘书应具备以下个人品德:
1.廉洁奉公。秘书虽然不是领导人,但接近领导人,地位特殊,因而必须注意大公无私,忠于职守,艰苦奋斗,不谋私利。要坚持“一身正气,两袖清风”,反对贪污,反对行贿受贿,反对铺张浪费,反对以权谋私,反对化公为私。
2.谦虚谨慎。秘书一言一行影响很大,对内影响到领导人的威信,对外关系到本机关的形象。因此,秘书在待人接物上,要虚心,要谦和,要有礼貌。在处理问题上,既要敢于坚持原则,又要耐心细致,不能越权行事,不能随便表态,也不能传达领导人指示时夹杂个人意见。
3.团结互助。秘书身处综合部门,对外接触的部门多、环节多、人员多;对内由于年龄不同、性格不同、经历不同等原因,也难免产生不同的意见。对内对外,处理不好,都会影响团结,贻误工作。因此,秘书必须搞好群体内外的团结,遇事要和各部门、各单位的有关同志协商解决,切不可盛气凌人,颐指气使。
4.公而忘私。秘书的工作是繁重的,但其成果却不以个人的名义出现在管理活动之中,而是许多人在一起集体创造,最后转化为领导人、领导机构的决策去付诸实施。因此,对秘书而言,无私奉献,甘当无名英雄尤为重要。
5.联系群众。秘书是领导人联系群众的桥梁,因此要善于同各种各样不同职业,不同年龄,不同性格,甚至不同政治倾向的人接触,交谈,办事。在工作过程中秘书要尊重他人,理解他人,具有群众观点,坚持群众路线。特别是在企业中,一些从工人转到秘书岗位上的同志尤应注意,身份变了,但仍是“普通一兵”。
二、秘书的“才”
秘书的“才”可以分解为以下几个方面:
(一)知识结构
知识是秘书胜任工作的基础之一,只有在合理的知识结构基础上才能形成一定的水平,适应秘书工作的需要。
作为秘书,其知识结构可分三个层次:
1.基础知识。即文、史、哲、数、理、化等,也就是作为一个机关工作人员的起码知识。
2.管理学知识。秘书虽然不是机关或部门的管理者,但其工作的性质却是管理。因此,秘书应该掌握管理学理论,否则,就无法圆满完成领导人交办的任务,更无法为管理活动出谋献策。各个机关的情况不同,管理的模式亦有差别,但是,针对什么情况宜采取什么方式方法,成效如何,有无弊端等,秘书都应了解并且理解;同时随着现代科学技术的发展,秘书还应了解微机应用和系统论、信息论、控制论等方面的知识以及这些新学科所提供的管理方法,以进一步加深对本管理系统的理解,以提高为领导人提供信息的数量和质量,从而达到协助领导人提高其管理水平的目的。此外,秘书学的知识,更是秘书所必备的。
3.本机关的专业知识。这一层次的知识因秘书所在机关不同而不同,如政法机关的秘书应精通法律,教育机关的秘书应懂教育。此外,机关直接或间接涉及的生产力与生产关系、宏观经济和微观经济,特别是今天实行对外开放、对内搞活时代,有很多新的知识都要求秘书必须掌握,例如:
(1)经济谋略知识。市场经济的一个突出特点就是竞争。秘书作为领导人的参谋、助手,如果不懂得经济谋略,就难以胜任秘书工作。
(2)科技前沿情况。科技是第一生产力,科技的发展与机关的兴衰密切相关。一项科学发现,一种科技发明,一方面可能开拓出一个产品新领域,甚至开拓出一个产业新领域,另一方面又可能使一些产品被淘汰,使一些产业日暮途穷,因此,随时把握科技发展动态,掌握最新科技成果,也就意味着争取到了机关自我发展和参与竞争的主动。作为秘书,这当然是责无旁贷的。
新时期领导决策工作重点是经济建设,秘书要相应更新知识。当然秘书学习经济不可能要求学出会计师、审计师、工程师之类的“专才”,但却要求秘书是熟悉多方面知识的“通才”。
(二)工作能力
工作能力是秘书做好服务工作的本领,是做好服务工作的基本功。这主要是:
1.分析综合能力。分析与综合情况,是秘书的重要任务。因此,秘书要能通过学习、分析,吃透上级精神,及时把握领导人的决策要求;同时又要能了解、吃透下情,既能如实反映成绩,反映问题,又能掌握现实情况;研究预测发展趋势。在此基础上,秘书要围绕中心工作,搞好全面性综合;围绕工作
进程,搞好阶段性综合;围绕工作重点、难点、热点问题,搞好专题性综合,更好地发挥参谋助手作用。
2.调查研究能力。调查研究是谋事之道,是成事之基。可以说,调查研究是秘书的基本功。在这方面,秘书应能把握调研的三个环节:一是调查前的准备,二是调查研究的过程,三是写好调查报告。调查研究本身是一种手段而不是目的,秘书的调研目的是运用其调研结果辅助领导人正确决策。因此,搞了调查研究而不形成调查报告,就不是完整的调查研究,或者说是一种缺乏应有成果、“功亏一篑”的调查研究。所以秘书必须善于用调查报告的形式把调查的情况和研究的结论表述出来,形成“最佳产品”,为领导提供决策依据。
3.口语表达与写作能力。秘书向领导人汇报工作、反映情况,为领导人、领导机构起草公文、讲话稿等,均需口语表达和文字表述,因此秘书必须具备较高的听、说、写能力。听,就是听知能力,要听得准确,反应敏锐,记忆牢固,理解深刻,要善于领会领导人的意图。说,就是口语表达能力,要口齿清楚,语言简洁,观点明确,条理通顺,要注意礼貌,讲究场合,掌握分寸,言语得体;特别是要敢于讲真话,实事求是地反映情况,而不说大话、空话、假话、套话。写,就是写作能力,要熟悉机关公文、各不同文种及其要求,掌握各个文种写作技巧,不断学习政策,不断积累材料,不断总结经验,不断提高文字水平。
4.组织协调能力。协调是秘书的一项重要职能,它可以及时解决工作中的各种矛盾,消除内耗,增加合力,在当前由计划经济向市场经济体制转换过程中,局部利益往往同全局利益发生摩擦、碰撞,这就更加需要秘书积极地进行协调;要把决策者的意图变为执行者的行动过程,就必须掌握协调艺术,提高协调能力。协调工作中,要注意把原则性和灵活性结合起来,应做到谦逊而不失原则,任劳而不积怨气,委婉协商而不以势压人,态度坚定而不颐指气使,诚恳、平和、豁达、宽容,力求转化矛盾,理顺关系,解决问题。
5.应用现代化办公手段的能力。办公室要实现规范化、制度化、科学化,必须逐步改进办公手段,实现办公室自动化。作为秘书,在这一办公手段的改革中,首当其冲。这就要求秘书能尽快具备应用现代化办公手段的能力,以促进传统办公手段更新,进一步提高工作质量和效率。
6.公关交际能力。秘书工作涉及面广,联系的部门多,需要用很大的精力和时间同机关内外交往。因此,秘书必须注重人际关系,讲究公关交际,要从全局利益出发,本着平等、诚实、守信、宽以待人的原则,热情、周到、圆
满地安排和处理好与机关内外的交往工作,特别是对外要树立机关的良好公关形象,充分发挥机关的门面和窗口作用。
第五篇:人才素质标准与测评
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人才素质标准与测评
作者:殷雅雯 温 馨
来源:《沿海企业与科技》2006年第01期
摘要:人才素质标准和人才测评都是人力资源管理中的热门话题。文章从人才测评与人才素质标准两者的关系出发,探讨了人才测评的发展演变过程及其未来的可能发展趋势。关键词:人才素质标准;人才测评;胜任特征
中图分类号:C962
文献标识码:A