研究所办公自动化系统建设方案

第一篇：研究所办公自动化系统建设方案

研究所办公自动化系统建设方案

中国电子科技集团公司第三十四研究所

摘要：针对科研单位信息化建设的特点，对办公自动化系统的基本功能、开发的技术路线以及设计安全性要求进行了描述，提出了适合于研究所信息化管理的建设方案。

关键词：信息化办公自动化协同办公系统

1引言

近几年来，信息化建设得到社会各界的普遍重视，广大科研院所的管理信息化也取得了显著的进展，大部分科研所都已建成了覆盖所有办公场所、科研现场的计算机局域网，计算机已成为广大科研人员普遍使用的设计工具，适用于科研院所的办公自动化系统也普遍得到应用。由于研究所的业务特点，所使用的协同办公系统(OA)也有其独特之处。本文以中小型科研单位为例，提出了适用于研究所的OA系统建设思路和初步方案，仅供参考。研究所办公自动化系统的需求分析

研究所是从事工程研究工作的单位，随着我国科研体制改革步伐的推进，大部分研究所都已由传统的单纯科研型向科研经营型、科研生产结合型转变。除了极少数从事公益事业的研究单位外，传统意义上的研究所已不复存在，绝大部分的科研单位实际上已逐步转变成既开展科研，也从事生产、经营的高科技企业。不过，这种由传统研究所向高科技企业的转型要经历一个过程，目前仍有相当部分的科研单位还处在转型期，其办公自动化系统的建设要考虑到转型期的具体要求。

尽管计算机在科研单位的使用已非常普及，但对处于转型期的中小型科研单位来说，管理信息化大都处在单机应用阶段，信息化建设的程度普遍不高，具体有这样一些问题：

一是在行政事务管理方面仍以传统手工作业方式为主，现代信息技术应用的水平不高；二是许多信息资源限于部门内部甚至个人使用，资源的共享程度比较低；三是科研管理处在转型期，管理流程、工作程序处在变化当中，具有一定的不确定性。

针对研究所管理信息化的不足，建设办公自动化系统主要解决以下问题：

（１）创造一个集成化的办公环境，为科研人员提供多功能的桌面办公环境，解决办公人员处理不同事务所需要使用不同工作环境的问题；

（２）支持信息传递、无纸化设计，解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，实现工作效率和可靠性的有效提高；

（３）提供具有工作流性质的处理过程和监督功能，解决多部门的科研协作问题，推动部门间的高效率协作；

(4)提供集成处理与发布信息的科研工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程

1相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高科研工作便利性；

(5)提供与其它系统的信息交流，解决由于数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题，减少额外的工作量和大量重复劳动。办公自动化系统的建设目标和原则

3.1 建设目标

在仔细分析研究所办公自动化系统需求特点的基础上，所建设的办公自动化系统要实现如下的目标：

（１）各种文件、报表、通知等的起草、传阅、会签、签发、归档等实行电子化流传，真正实现无纸化办公，推动工作流程的规范化；

（２）初步实现文件管理、档案管理、图书管理、仪器设备管理等事务性管理工作的自动化，提高工作效率；

（３）实现各类信息资源的统一管理，各种数据只需一次录入，便可提供不同部门、不同级别的人员使用，各种报表、报告自动生成，保证数据信息的准确性、协调性、一致性。

3.2 建设原则

为使该系统能够保证整个系统建设目标的实现，系统的建设方案应遵循如下原则： 成熟性与发展性的统一——信息化建设应采用符合目前业界计算机及应用系统发展趋势的主流技术，要求技术先进并趋于成熟。既要保证当前系统的高可靠性，又能适应未来技术的发展，满足多业务发展的要求。要本着“有用、适用和好用”的原则，不片面追求硬软件设施的先进性，强调整个系统的可连接性和整体布局、应用的合理性。

先进性与实用性的统一——采用的技术必须具有先进性和前瞻性，以确保在未来3~5年内不落后；同时也要坚持实用的原则，在满足性能价格比的前提下，坚持选用符合标准的、先进成熟的产品和开发平台。

适应性和灵活性的统一——随着研究所发展的需要，不可避免地需要进行机构及人员的调整，系统应提供充分的变更与扩展能力，适应该调整。系统应具有可视化、灵活、方便的工作流定义工具，系统管理员可在浏览器环境下任意调整或定义工作流程。系统具有智能栏目生成器，用户可根据需要定制自己需要的栏目系统，并且该系统具备信息的增、删、改、存、查和统计汇总功能，并能进行动态授权分配。

可管理性——系统的技术方案要为学习型组织提供多层次的、方便而有效的管理手段，为系统正常运行提供技术管理保障。

可配置性——由于整个系统涉及的部门比较多，业务种类比较复杂，因此系统的灵活配置性就显得非常重要，系统的可配置性应包括部门配置、人员角色配置、公文样式配置、处理流程配置等。

可扩展性——系统的技术方案要能将现有各种资源和应用系统有效地集成在一起，系统的结构要合理，要具有良好的可扩展性。由于IT领域技术发展十分迅速，应用环境、系统硬件及系统软件都会不可避免将被更新，因此系统的可扩充性及版本的兼容性好坏，直接影响着应用系统和用户需求的发展和功能的提升。因此，系统应能比较容易地适应调整、扩充和删减。

标准化——现有信息技术的发展越来越快，为了使该系统在未来运行过程中其技术能和整个信息技术的发展同步，系统应具备灵活适应性和良好的可扩展性，系统的结构设计和产品选型要坚持标准化，首先采用国家标准和国际标准。

可维护性——信息化建设是一个长期的过程，系统建成后仍需不断修正和完善，所以设计中应充分考虑系统的可维护性，系统的文档资料应规范齐全。

可靠性、安全性、保密性——设计上要充分考虑大量硬件设备、软件系统和数据信息资源的实时服务特点，要保证网络、系统、数据的安全，保证系统运行的可靠，防止单点故障。安全管理要充分考虑安全、成本、效率三者的权重，并求得适度的平衡。对整个系统要有周密的系统备份方案设计。对系统主要的信息实行自动备份，以保证对系统异常情况的补救，并设有系统自动恢复机制。采取必要措施防止数据丢失，保证数据的一致性，保证系统运行过程中的高可靠性。

易用性——为了确保研究所具有不同计算机应用水平的人员均能够对本系统快速地掌握并进行方便地使用，要重视用户界面的友好性和方便性。重点考虑用户使用上的接受程度、上网办事的效率及上网成本等各种因素，要求开发出的应用软件系统具有友好的用户界面，易于上手，便于使用。办公自动化系统的技术实现思路

4.1 建设思路

市场上现有已多种适合于中小型企业办公自动化系统销售。考虑到研究所业务流程的特点，一般采用在软件系统原型基础上二次开发的方式进行建设。具体来说，由管理软件商提供软件，由研究所安排专人在此软件平台上根据实际情况进行二次开发，软件开发商提供技术支持。

对于首次进行信息化建设的单位来说，应以简单、实用为原则，不要求面面俱到，具备基本功能即可，但需保持今后升级提高的能力。通过建设，为研究所今后的信息化建设积累经验，打好基础。

4.2 技术路线

构建研究所办公自动化系统的技术实现方面，可有以下的主要技术路线：

（１）选择IBM Lotus Domino/Notes作为办公系统支撑平台

考虑到研究所的具体情况和及与协同设计单位的系统接口，可采用基于IBM Lotus Domino/Notes 这一目前主流办公自动化系统支撑平台来进行系统的设计开发。

（２）基于浏览器的B/S使用方式

从办公自动化软件的技术架构上来讲，要求是B/S架构，完全基于WEB的应用，用户只需通过IE浏览器进行访问，数据集中管理。用户可以在浏览器上完成全部的工作，这将大大降低实施和维护成本，也符合大多数人的使用习惯。

4.2 基本功能

考虑的办公自动化系统采用协同办公系统(OA)，具有以下七个方面的功能：行文管理

一般性管理文件在网上进行申请、传阅、手写批注、签署、发布等工作，具有电子印章和签名功能，初步实现无纸化办公。日常事务管理

(1)信息沟通：减少不同部门人员不必要的走动，直接在线进行双向信息交流，可以按人、部门或机构进行信息留言和保存，并可以根据内容进行回复确认，保证信息通知到人，避免因工作疏忽造成损失。

(2)公告发布：主要是对公共信息的发布，可进行查看、保存和存入档案管理中。

(3)文件传阅：适用于日常办公中的文件传阅、信息传递、任务下达等工作。

(4)人员去向：通过不同权限设置，可看到不同范围人员的去向信息。比如上级领导有权查看相关部门的人员去向，可以实时了解到下属人员的去向，加强人员管理

(5)事务督办：具有消息提醒机制，对待办事宜、待批文件、新发公告等业务进行提示。技术文档管理

技术文档的起草、传阅、审批以电子文档的方式进行，实现项目组、科技部、计划部、档案室之间文档管理的协同互动。档案管理

按照国家有关档案管理的有关法规和标准，对已归档文件进行统一管理，生成卷内目录、专题目录、责任目录等，用户可对档案进行检索、借阅。图书资料管理

科技图书的登记、入库、借阅、库存情况查询、借阅情况通报、新书发布等，同时还建立电子图书馆，提供图书资料电子文档的查阅、下载。人力资源管理

提供全套人事管理流程，同时可生成相关数据库，包括员工的入所、转正、考核、续签、培训、提职、调动、离职、退休、解聘等信息。仪器设备、办公用品管理

包括仪器设备及办公用品的登记、领用、检定、维修、损废、转让、库存情况查询、领用情况通报等。安全性设计

随着网络应用的不断发展，应用系统的安全越来越成为系统建设的关键问题。信息系统的安全性可以从不同层面划分为物理层安全、系统层安全和应用层安全。

5.1 物理层安全

物理层安全是保护计算机网络设备、设施以及其它媒体免遭地震、水灾、火灾等环境事故以及人为操作失误或错误及各种计算机犯罪行为导致的破坏过程。主要通过物理设备（防火墙、隔离网闸、备份设备等）及相关的管理规定来保证，与应用系统的设计实现相对独立。

5.2 系统层安全

Domino本身提供了比较完备的系统安全特性，包括：身份验证

Domino通过服务器和用户的验证字体系来进行用户的身份验证。对于B/S的应用，Domino提供CA认证体制，可以使用Domino本身提供的 CA，也支持其它的第三方CA。权限管理

Domino提供ACL（存取控制列表）来控制用户的存取权限，每个数据库都有自己的ACL，在数据库中的存取级别分为管理者、设计者、编辑者、作者、读者、存放者、不能存取者七级，并能细分用户类型和存取权限。还可以指定角色来细分应用的存取级别。

此外，Domino还可以对数据库中的文档的访问权限进行控制。传输加密

Domino提供了端口加密和SSL支持，保障了服务器及客户端的端口传输数据不被监听、篡改。日志记录

Domino提供了多种日志，包括访问IP控制、服务器活动日志、Web访问记录、数据库存取日志以及日志记录的API借口，以确保系统活动的可追溯性。

5.3 应用层安全

在系统各功能模块的设计中，也将充分考虑安全上的需要，在应用层的设计实现过程中，将通过如下方式解决：

１ 细分数据库的访问权限

在系统管理模块中，根据每个功能模块的安全控制需要，将每个模块的权限细分为：管理者、编辑者、读者、作者、存放者、拒绝访问，使得用户对系统具备不同的访问权限，保证系统中的数据被授权的人正确使用。此外，可以设定IP网段的访问权限，保证系统的安全性。使用角色、群组简化安全管理

在系统的设计中，将借助数据库的角色、群组特性，在进一步细化安全管理粒度的同时，还将简化安全管理的操作。操作日志

在设计中，将把用户对系统数据的重要操作全部纪录下来，以便于出现安全问题时能够回溯。

４ 权限监控

在设计中，将把系统所用到的数据库的权限的任何变化全部纪录下来，并给与管理员及时通知，以便于管理员发现系统中的安全漏洞，在出现安全问题时能够回溯。结束语

根据研究所的实际情况，信息化建设应分阶段进行，第一阶段主要是打基础，建立管理信息化的基本框架，具有探索和尝试的性质，不易追求“大而全”。

信息化建设是企业实行现代化管理的主要手段，对于规范管理流程、整合管理资源、提高工作效率有着重要的意义。为使信息化建设能有效发挥作用，各类人员在管理理念、工作方法、流程控制等方面都必须有所调整，才能保证信息化建设取得实在的效果。

第二篇：办公自动化系统

项目详情

OA（办公自动化系统）

项目简介教育行政办公自动化（Office Automation简称OA）系统是针对中小学校领导、教师利用网络办公的一套网络软件。OA是为具有城域网环境或具有内部局域网的教委量身定做的产品。

办公自动化系统的重点在于信息产生、传递、发布和流程控制。

在此，以下几个特性贯穿整个流程的始终： 机构/部门/人员：所有的系统操作流程控制，都是因具体的机构/部门/人员的不同而设置的，而系统中某一信息的产生、信息的发布和传递等等，都是针对特定的机构/部门/人员的。所以，主体对象的选择是一个共同的问题。信息传递和发布：当一个特定的信息需要告知特定的人员或部门时，可以通过多种渠道进行，如将主题内容发消息，发邮件，发布公告等等。所以选择发布方式也是贯穿系统始终的。

信息检索和打印输出：系统所有用户均需要在必要的时候对需要的内容进行检索，并可以将结果和具体内容进行打印输出。因此以上四个功能应该贯穿整个系统的各个模块中。

办公自动化系统对于教委和学校内部、教委和学校之间、学校和学校之间按照教育系统内部办公的流程通过信息化的方式，为教育行政管理进行了全新的阐释。

需求和计划

整个项目的功能规格说明书和开发计划说明书，描述了整个项目的人员，项目控制、风险、限制，开发计划和业务系统组成及系统模块介绍、各模块用例和事件流分析、系统安全、技术体系等方面内容。

OA功能规格说明书.pdf

OA开发计划.pdf

设计和实现

软件设计规格说明书包含了项目设计要点、架构和策略、主要类和接口设计、数据库设计等方面，代码部分是具体实现的案例。

OA软件设计规格说明书.pdf

测试

包括测试计划、测试用例、评估结果，针对项目的系统化规范化的测试案例。

OA测试计划.pdf

OA测试用例.pdf

OA测试评估报告.pdf

第三篇：办公自动化系统解决方案

和锐办公自动化系统由通用办公系统、辅助决策支撑系统、办公服务系统三部分组成。用户可以随时根据单位的具体业务情况进行配置，用户得到的不仅是单独的功能模块和应用系统，而是一套完整的单位自己的办公管理信息系统，以及和锐公司为您提供的服务。

----和锐通用办公系统是公司集多年的应用系统开发经验，所推出的以沟通、协调、控制为宗旨，适合不同性质、不同组织结构的政府部门、企事业单位使用的，基于lotus notes开发的办公自动化软件。系统充分利用intranet/internet这一现代化的办公资源，实现管理规范化、现代化，解决了目前在计算机应用中普遍存在的“有路无车”的尴尬局面。

----辅助决策支撑系统以数据库技术为基础，把各类复杂的业务工作纳入计算机管理系统中，同时连接各个专业业务数据库，为领导提供各方面的文字、表格、图形等统计资料及情况，为领导决策提供依据。

----办公服务系统包括多媒体服务、视频电话、手写输入、语音录入控制等用以支持和服务办公的系统。

第四篇：办公自动化系统管理办法

办公自动化系统管理办法

第一章 总 则

第一条 办公自动化（简称OA）是指基于Internet/Intranet技术，以数据库为核心，利用工作流概念，为分散在各地的工作人员提供一个信息共享，协同办公的网络环境。

第二条 我院办公自动化系统（以下简称OA系统）是以朝华OA办公自动化系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖学院各部门的办公信息管理系统，实现院内网上办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高学院整体管理水平的重要手段。

第三条 为了加强我院OA系统管理，保障我院办公自动化系统能够得以顺利推广、应用及正常运行，特制定本办法。

第二章 系统构成与功能

第四条 学院OA系统基于Lotus Domino/Notes系统运行，由Domino服务器系统和Notes客户机端系统组成。Domino服务器上安装朝华OA办公自动化系统数据库，向用户提供办公数据和文件信息的存储和共享，是OA系统的数据中枢；Notes客户机端供全院各部门和全体用户用于信息及文件输入、修改和流转、阅览操作。

第三章 组织管理与职责

第五条 教务处现代教育与信息中心负责OA系统服务器的管理维护和日常运行。主要职责包括：

1、负责OA系统软件的开发升级管理；

2、制定、落实OA系统有关规章制度；

3、承担学院各部门领导、信息员和相关人员的培训和技术指导工作；

4、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

5、保障学院各部门和各用户与OA服务器网络的正常连通。

6、负责系统用户注册管理、日常运行的技术维护、系统功能的不断完善。

第六条 学院各部门和各用户是OA系统的终端用户，学院各部门要结合本部门的实际，制定相应管理办法，并指定部门信息员，负责部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公自动化系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。

第七条 学院各部门可根据本部门管理实际需要自行配置和开发业务管理软件，例如：学生管理软件和教务管理软件，但应在教务处现代教育与信息中心的协调下按照统一数据标准进行，避免系统冲突和资源浪费，保证与OA系统的兼容性，实现内部办公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八条 OA系统所涉及的各种公文处理、会议管理等程序按照我院相关公文、会议处理办法的规定办理。

第九条 各单位在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十条 系统正式运行后，学院各部门领导和各部门信息员必须在每个工作日的上班后一个小时内，下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第五章 系统安全与保密

第十一条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。

第十二条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十三条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第十四条 OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第十五条 所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

第六章 责任与处罚

第十六条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

1、不执行本办法第三、四章规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的单位，学院对相关责任人及所在部门予以通报批评。

2、违反本办法第五章规定，造成不良影响、导致系统损坏等后果者，给予行政

处分。造成损失的，除赔偿损失外，并视情况予以5000元以内的经济处罚。

第七章 其 它

第十七条 本办法由教务处现代教育与信息中心负责解释。

第十八条 本办法自发布之日起试行。

第五篇：政府办公自动化系统

政府办公自动化系统

政府办公自动化系统是实现政府机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。其总体目标是：以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段，建成一个满足政府机关办公自动化业务需要的办公信息系统，使政府机关内部各处室的公文和信息的交流畅通无阻，收到良好的社会效益。提供政府机关内部各处室之间计算机网络之间的信息交换和公文交流，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

一、功能介绍

1.个人办公

个人办公主要用于个人事务的处理，包括电子日历、电子邮件、活动安排、待办文件、待办事宜、个

人资料、个人通讯录等应用。其中工作日历、电子邮件、活动安排为Notes 内置的功能，属于电子政务的

基本应用；名片夹和待办文件则是用户个人事务安排。

电子邮件：用于收发Notes 电子邮件，很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。工作日历：计算机内置的电子台历可使您轻松地安排的各项事务活动。待办文件：集中处理来自各工作流应用模块中的批办件，如公文处理中的收、发文件等。待办事宜：可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将准备办理哪些事情。个人资料：录入个人信息，具有编辑、存储、管理功能。

2、公文处理

公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档，发文起草、办理、登记和归档等功能，并具有透

明的文件运转流的特征，文件办理者可以及时、清楚地了解文件当前运转状态，真正实现了流程跟踪、监

控“智能化”的功能。收文处理：对网上各单位发送来的办文按类别、单位、密级等进行分类登记，如果是“办文”，则需

由文秘部门送交分管领导进行文件批示处理，“阅件”则需呈领导阅。发文处理：可以起草公文和办理公文（如核稿、审稿、会签、签发等）。提供手工办文与电子办公的

结合，还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。督办管理：对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件（通常来自收文系统中收文）进行登记、督办，提供文件办理进程的跟踪，提醒经办人注意时间的安排。

信访管理：为局举报投诉中心或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。

3、档案管理 文件查询：文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档，并提供给大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能档案业务管理：档案管理系统保存了所有已归档的文件供查询（如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅）和备案，是保存和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合

使用，处理已归档的收文、发文、签报等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文 件。其中包含的档案借阅，提供提供对系统内人员借阅档案的管理。

4、行政事务

提供诸如车辆管理、固定资产等具体业务处理功能，包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议

管理、人事管理等。

业务审批：审批人在这里进行统一的审批，不必再到各个数据库里进行审批。当然，审批人也可以选

择到他的邮件里审批。

车辆管理：由行政处对各部门使用车辆进行网上管理，包括车辆安排、车辆动态显示、派车单、车辆

档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。

固定资产管理：由行政处对全局固定资产进行申请购买、登记、报废等管理。后勤管理：由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。接待管理：由办公室、行政处对本局来访人员的接待进行安排管理。

呈批管理：对请假、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。

会议管理：主要以一个月一次的局务会议为主，进行会议的组织、会议室安排、人员通知与确认、议题准备与讨论、会议纪要等管理。

工作计划：配合会议管理，提供工作计划的登记、审批和归档查询。

人事档案管理：对人事档案进行登记、编辑、删除及进行调动、任免操作。

5、综合信息

提供质监信息、公告栏等一些信息查询数据库

质监信息：质监信息数据库是个多功能的模块，它集合了内部办公信息，以 简报形式存在，形成正

式刊物。它还可以完成信息的统计和归档，便于浏览和管理。部门信息：用于登记一些部门内的信息，用于在网上发布。

公告栏：用于发布各种会议公告、通知、消息等，发布后的信息所有网络用户都可以查阅。

网上讨论：网上用户就某一讨论主题、讨论热点发表意见和见解，进行思想交流。

6、综合资料

综合资料包括处室资料、通讯录等一些资料数据库。

政策法规：用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关规定。处室资料：提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。

通讯录：既公用通讯录，提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通讯信息，如地

址、邮编、电话等。

7、系统管理

管理员在这里进行机构设置、人员配置、ACL 控制和主题词维护等操作。

二、政府办公自动化系统建设问题分析

问题一：政府办公自动化系统的核心是什么？

我们团队在开发之前，从各种渠道收集过许多不同厂商OA系统的产品说明，经分析发现大部分广做宣传的OA系统功能都比较丰富，比如公文管理、会议管理、档案管理、车辆管理、人员管理等等很多功能，但这些OA系统真正让政府客户使用得效果如何呢？客户最关心那一块功能？这两个问题我发现很多OA厂商没有分析精确！这其实是政府OA系统开发中最关键的问题，如果这个问题解决不了，其它功能开发得再深入，再完善，也是无济于事。我们分析很多部门政府客户的需求，发现如下答案：

政府OA系统的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理与公文编辑器。有些客户最开始要求厂商开发OA系统时，出于功能的丰富性，提出很多功能模块的需求，比如车辆管理、会议管理以及其它辅助办公管理模块。但经过一段时期的系统运行后，会发现90%的政府工作人员，90%的时间都只应用公文管理模块，所以这个模块出得问题最多，客户的定制需求也最多。其它功能模块最终会成为一种摆设（除非领导有特殊要求，但即使领导有要求，因为最开始开发时，没有深入调研相关业务部门的需求，这些功能模块最终还是用不起来）。

所以笔者建议，客户方和OA开发厂商应该拿出80%的精力放在公文管理模块中来，以满足绝大多数用户使用OA系统的需求。至于其它功能模块，比如车辆管理、会议管理，其实可以做为业务管理系统来定制开发，不归于OA系统，单独调研，单独开发。

笔者可能有些逆潮流而为之嫌，因为目前的OA概念是“协同OA”，要求OA系统解决全部的政府办公需求。但笔者认为“协同OA”是OA系统+各业务管理系统+基础数据管理+统一权限管理。所以核心OA系统的主要建设目的是解决公文流转问题、解决无纸化办公问题、解决电子公章问题。

问题二：公文流程问题，是应用工作流，还是让客户自行动态定义流程？

我发现IT真是个炒概念的领域，前两年炒得比较热的“工作流系统”，近期已经归于平静。本人就是不相信，或者不相信国内的IT公司近期能做出一个可以解决全部业务功能需求的“万能、通用系统”，如果能做出这种系统，肯定是Microsoft公司，如果连Microsoft公司都不做这种系统，您认为有必要做吗？

本人认为这个概念的出发点是好的，想抽象出系统的流程逻辑部分，减轻二次开发的工作量。但到了中国IT同事这里，好象就有些走调了，变成了万能地、通用地可以解决全部问题的系统。好了，不说了，本人其实不懂工作流，瞎说一通，内行人不要见怪。

言归正传，问个问题：“您说，政府客户的工作流程能事先定义好吗？”我感觉至少在中国是不能定义的，因为可变的情况太多。比如，一篇公文如果是普通工作人员拟稿，则需要部门领导审核把关;但如果是部门领导自己拟稿呢？这只是最简单的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在办事流程中，即使经手的政府工作人员可能有时也不知道下一步应该如何办，所以才经常去请示领导。

因此，我认为政府客户不需要，也不可能用一个事先定义好流程的办公自动化系统;而是需要一个可以每一步都让客户自己动态选择下一步操作和对象的动态流程办公自动化系统。

问题三：如何让OA系统维护、系统管理更加方便？

其实这又回到一个问题，是“以技术为中心”，还是“以客户为中心”，政府客户当然要求以“客户为中心”。所以很多招标文件中都要求“系统简单易用、便于维护”。这到也是，花了钱，谁还想买个负担。

但目前的主流OA系统，维护使用便捷性如何呢？我可以举个例子，目前很多政府OA系统都是基于Domino开发的，从前使用这种OA，必须要求客户首先培训Notes。现在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系统，最终客户的方便性是提高了，但系统管理员还是没有脱离苦海，用户管理、系统配置没有经过专业的Notes培训，的确是用不起来。

所以我认为好的政府OA系统，要解决各种最终用户的使用便捷性。解决方案有：应用其它开发平台，比如J2EE或者.NET。这样才可以从根本上解决最终用户的使用方便性，系统管理员维护的便捷性。