独立学院行政秘书工作刍议

第一篇：独立学院行政秘书工作刍议

【摘 要】独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，其特殊的管理体制和运行机制在一定程度上决定了行政秘书工作也带有一定的独立学院特点。本文试图通过对独立学院行政秘书的角色定位、素质要求及能力要求进行初步的探讨，希望对独立学院秘书应该怎样履行自己的工作职责能有所启发，并为独立学院的发展贡献一份自己的力量。

【关键词】独立学院 秘书 工作

一 独立学院的概念及管理特殊性

独立学院，是指实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，是民办高等教育的重要组成部分，属于公益性事业，其管理体制和运行机制，反映了其与母体学校及投资者之间相互联系、相互作用的性质、职能及其运行状态，由此决定了它不仅与母体高校有着不同的办学模式，也有着不同的运行管理机制。独立学院一般以董事会为最高决策机构，实行董事会领导下的院长负责制。由于独立学院与母体学校、投资方等存在多重交叉关系，需要合理协调各方的利益关系，在客观上决定了独立学院在日常的管理中不能完成按照公办高校的管理模式或企业的运作模式。作为独立学院的行政秘书，在履行岗位职责时更要遵循独立学院这种独特的管理机制及管理程序，从而带有一定的独立学院特点。

二 独立学院行政秘书的角色定位

独立学院行政秘书作为高等学校行政秘书的一部分，其在独立学院的行政管理、教学管理等工作中起着非常重要的作用。合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键。行政秘书是独立学院领导的参谋和助手，又是独立学院领导与师生员工的桥梁和纽带，其服务于整个独立学院的日常管理，对独立学院的管理具有重大作用。行政秘书要真正发挥好助手和参谋作用，就必须与时俱进，素质与形象并列;必须熟悉国家对独立学院的相关政策法规，熟悉母体学校及投资方的相关管理制度，以及整个学院的行政管理、教学管理及学生管理的规则和程序，具备一定的管理能力。

为领导服务是任何一个秘书的基本职能，独立学院的行政秘书也不例外。秘书的工作性质始终带有辅助性、参与性与支持性的性质，秘书必须做到领会领导的意图，积极主动地执行领导的任何安排，保证做到不越位、不错位、不出位。同时独立学院虽然属于民办性质，但是在工作上行政秘书要淡化自己与学院的雇佣关系，增进主人翁意识和责任感，这样才能在日常工作中真正融入自己的角色，为学院的发展考虑，辅助领导做好学院的管理工作，为独立学院的科学管理及发展贡献自己的一份力量。

三 独立学院行政秘书的素质要求

1.思想政治素质

高等教育行政管理工作是为一定的政治服务的，具有一定的方向性，必须坚持党的领导，较好地贯彻党的路线、方针、政策，遵循高校的规章制度。独立学院作为具有民办性质的高等教育院校，涉及多方面的利益关系，相对公立的母体学校其社会成分更复杂，加强政治思想的教育与管理是其性质的客观要求。作为独立学院的行政秘书更要加强对马列

主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，同时认真学习党和国家的政策方针，遵循国家高等教育发展规律。只有具备较高的政策理论水平，才能正确理解党和国家的各项政策方针，并把它们贯彻落实到各项具体的工作实践中，为领导的决策提供政策上的依据，才能真正成为合格的行政秘书。另外，行政秘书工作杂、多、累，这就要求行政秘书要有一定的无私奉献精神，有甘于为他人作嫁衣的心态。要做好本职工作，更需要具有强烈的事业心和高度的工作责任感，作风正派，为人正直，忠于职守，拥有良好的精神风貌和思想境界。

2.文化知识素质

行政管理是一门科学，也是一门艺术。独立学院行政秘书应与时俱进，不断学习各种文化知识，努力提高自身的综合素质。(1)独立学院行政秘书工作与高等教育教学紧密相关，因此，独立学院行政秘书同时还要学习教育学、心理学的知识，掌握较高的教育教学理论，很好地理解本独立学院的办学定位和人才培养模式，从而保证自身工作质量，提高工作效率;(2)行政秘书工作是辅助管理性质的工作，只有掌握现代管

理学知识，不断更新管理理念，才能自觉运用管理工作的规律，协助领导者实施管理，提高管理效率;(3)行政秘书工作在许多方面带有公关性质，如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布信息等都涉及公共性质。掌握公关知识，有助于行政秘书运用公关这一手段塑造良好的组织形象。

3.心理素质

心理素质的好坏直接影响着行政秘书的辅助行为、人际关系和自我修养，对行政秘书工作的效能也发挥着重要作用。面对错综复杂的人际关系、繁杂琐碎的工作事务，独立学院的行政秘书必须具备良好的心理素质。善于调节和控制自己的情绪和行为，是独立学院行政秘书具有良好心理素质的表现。行政秘书要掌控情绪，做情绪的真正主人，并不是一件容易的事。(1)行政秘书要有乐观、积极的人生态度，这样才能在日常工作和生活中坦然面对种种失意和挫折，并一直保持良好的精神状态。(2)行政秘书还要不断提高自我情感修养，学习各种适合自己的自我调节的方法，结合自己日常生活经验来调节，达到不良情绪转移或消除的目的。

四 独立学院行政秘书的能力要求

1.沟通协调能力要求

独立学院是公立高校与投资方共同合作设立的，它具有一定的公立高校的管理模式，同时又带有企业的色彩。其管理模式和运行机制相对复杂，要想充分协调好各方面的利益需要，这就要求行政秘书在学院与母体学校、投资方之间，领导和师生员工之间充分发挥协调作用，理顺工作通道，解决分歧，凝聚人心，形成合力的纽带作用。而且，独立学院是新型高等院校，大部分都只有几年的发展历史，校内部门工作往往造成职责不明确，相关职能部门工作中互相扯皮推诿的现象，这就要求独立学院行政秘书要有良好的沟通协调能力。行政秘书在协调沟通各方关系时，要采取有效的沟通方式和协调艺术，针对不同的沟通对象，把握好沟通的方式、方法，领会协调的艺术、技巧，从而提高沟通的实效。(1)要建立良好的人际关系，利用岗位的优势在不违背工作的原则下充分团结同事，对人热情友好。(2)要顾全大局。工作中遇到一些冲突要及时化解，解除阻力，积极推进相关工作进度。(3)要把坚持原则的坚定性和策略方法的灵活性统一起来，遇事多沟通、多采用换位思考，努力提高协调沟通和把握全局的能力，积极促进学校各项工作的顺利开展。

2.信息能力要求

信息能力是人们获取信息、处理信息、利用信息的能力。信息能力的高低取决于人的综合素质的高低，反之，行政秘书信息能力的提高也能够促进行政秘书综合素质的提高，能促使行政秘书快捷、准确、有效地开发和利用信息资源。在当今信息社会，独立学院行政秘书工作，已不仅仅停留在打字、接电话、整理文件等基本工作上，还应当好领导的“外脑”，辅助领导作出正确的决策。同时，信息技术和网路技术的迅猛发展，也决定了行政秘书只有不断学习信息科学知识，不断提高计算机操作水平和网络技术能力，才能在适当的时间把适当的信息提供给相应的领导的可能性。具有良好信息能力的独立学院行政秘书，可以充分利用上级相关文件、日常工作和其他部门的接触，同时通过利用现代信息设备，发掘、分析、过滤有价值的信息，对获取的粗糙、杂乱的信息进行深加工，整理成有条理、有价值的信息，提供给上级领导和组织作参考，使信息真正成为领导管理和决策的重要参考依据。

3.自主学习能力要求

独立学院行政秘书作为存在于学校管理活动中的一个特殊角色，发挥着重要的枢纽作用。随着我国教育改革的不断深化与拓展，特别是独立学院作为新型的高等教育模式，其管理体制和运行机制仍需要不停地探索和创新。因此，独立学院行政秘书更需要坚持自主学习，不断“充电”。

在日常工作中，独立学院秘书要主动学习各种新的政策和理论，从全局出发，改革旧的、不合时宜的工作模式和管理方法，努力学习新的管理理论和方法;积极吸取其他高等院校，特别是取得一定成就的独立学院的相关管理经验，积极探索独立学院教育教学的理论与实践，在实事求是的基础上不断追求创新;不但要主动提高自己的业务水平，更要逐步培养和提高自己的综合全面的能力。只有这样，才能成为一名合格的、优秀的独立学院行政秘书，也才能拥有更大、更广阔的发展空间。(免费活动tang)

五 结束语

独立学院在管理体制和运行机制上的实践，离不开行政秘书的参与管理。作为独立学院的行政秘书，只有遵循独立学院与生俱来的、不同于公立高等院校的特点，才能真正把握自己的工作特性，理解实际工作的需要，恰当地做好角色定位，完善自身的素质修养，有针对性地培养各方面的能力，从而很好地履行行政秘书的职责，在自己的工作岗位上为独立学院的发展贡献一份力量。

第二篇：高校二级学院行政秘书工作之浅析

摘要：高校二级学院行政部门通常设立了行政秘书岗位，该岗位是属于综合性行政事务岗位，其工作的好坏直接关系到二级学院各项工作是否有序开展，因此必须明确其岗位职责和特点，才能圆满完成工作任务，为学校的发展贡献力量。

关键词：二级学院 行政秘书 工作职责 特点

在我国高等教育快速发展和改革的背景下，高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体，其在高校的位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不再是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”，从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。行政秘书的工作职责

一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度;起草、审核、编号、校印、分发文件;整理和保存会议记录、会议纪要;收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作;文秘、档案等岗位的管理工作;按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信;接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。

二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准，做好教师工作量的考核工作，并上报学院教务处;计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴;负责教职员工的考勤、评教、业绩考核工作;负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。

三是日常行政工作。在院领导的直接领导下，组织、协调与管理办公室工作，检查、督促落实情况，保证各项工作正常运行;开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作，为院领导决策提供依据和建议;筹备、协调、组织院各类会议，做好对外接待与联络、对外信息发布、对外宣传工作;协助院领导处理日常行政事务工作，完成部门领导交办的其他工作;负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作;处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导管理层汇报请示。2 行政秘书的工作特点

一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治，及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度，贯彻学校各项精神和指示，掌握学校工作动态，学习和研究领导讲话和文章，要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业，忠于职守，无私奉献，认真履行行政秘书的工作职责。

二是事务性。行政秘书的工作头绪较多，涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎，从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情，而且还要兼任党务、工会等，工作不定性，几乎包罗万象，通常几件事情一起干，每一件都要仔细认真对待，不能有半点马虎。因此，行政秘书虽然天天忙，月月忙，可是年终总结确实忙忙碌碌一整年，兢兢业业无成绩，显现不出其重要性。但是，还是要求行政秘书要有科学的工作方法，提高工作效率，从大量琐碎的工作中整理头绪，统筹安排，为师生服务，为学校发展服务。

三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里，行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点，同时也是各种行政矛盾的集中点，因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系，团结协作，责无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用，与各个部门保持良好的合作关系，善于分析和处理复杂关系，政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考，提高自己的沟通协调能力，创造一个和谐有序，相互协作的良好局面。四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作，还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中，通过各种途径，深入要教科研、行政的第一线，了解各个工作环节，熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况，熟悉各位老师、行政人员的秉性，取得第一手资料，及时收集、整理、解决各种问题和矛盾，认真总结，坚持从实际出发，实事求是向领导汇报，善于发现新经验，提出中肯意见和方案，为领导决策提供最原始

准确的资料。同时要注重全局性，多角度观察，全方位思考，避免顾此失彼，努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位，只能“参与谋”，而不能“参与断”，当好领导的助手和参谋，把为领导出谋献策的思想深入到工作中，尽职尽责当好参谋员。(免费看电影tang)

五是服务性。行政秘书要充分认识到工作的意义，树立全心全意服务意识。一是服务领导，认真及时完成领导交待的各项任务，为领导提供直接的辅助服务，做好后勤服务工作，开拓思路，掌握和熟知领导工作程序，准确把握领导意图，使学院的各项工作能够有条不紊地开展，为学院的发展打下坚实基础。二是服务师生。教学为立校之本，要切实为师生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，为教学活动顺利开展做好前期准备。在为教师服务过程中，耐心细致，工作到位，确保考评工作、职称评审、师资进修等工作顺利开展。对待学生要以诚相待，爱护学生，及时帮助学生解决问题和困难，热情为学生服务，做好管理育人。三是服务各级相关行政部门。高校二级学院行政秘书接触的部门较广泛，涉及到院办、组织人事处、科研处、财务处、学生处、教务处、设备处、纪检处、宣传统战部、工会、实训中心、图书馆、后勤处、各二级学院等相关行政部门，要牢固树立全校一整体的思想，学校整体利益优于二级学院，真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作，同时也要协调好与其他二级学院的关系，为二级学院更好地与其他部门合作打下基础。

总之，要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要清楚认识到其工作本质，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握更多的工作技能，勤勤恳恳，踏踏实实，认真完成每项工作，为新时期学院发展贡献自己的力量。

第三篇：行政秘书工作说明书

岗位描述

行政秘书

岗位名称：

行政秘书

直接上级：

秘书室主管

本职工作：

办理日常行政事务和程序化工作。

工作责任：

（1）认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。

（2）办理公司文件、信函的邮寄工作。（3）办理报刊、杂志的订阅。

（4）办理来、发文登记，填写文件传阅单。（5）做好公司通知工作。（6）办公室文件的传递及催办。（7）定期向秘书室主管述职。

（8）积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。（9）做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。（10）完成秘书室主管交办的其它工作。

第四篇：学院秘书工作自我鉴定

学院秘书工作自我鉴定

xxx同志于20xx年8月由xx大学管理系本科毕业，分配来院从事秘书工作。三年来，该同志能坚持认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平政论和“三个代表”重要思想，坚持实事求是，不断提高自己的政治思想觉悟与水平，不断地探索与追求。在**年学院学生公寓辅导员紧缺时，主动请求担任公寓辅导员工作，体现了当代年青人的良好风尚。

自参加工作以来，充分利用自己所学知识，发挥其所长，踏实工作，不管是在学院搬迁过程中、学院教育教学合格评估等重要工作中，还是在日常的办公室管理工作，都能积极发挥主观能动性，虚心请教，很快能独立承担学院秘书工作。同时，担任学院团委工作。

正是由于自己的努力工作，在**受到学院的表彰，考核表扬;**被省教育厅评为全省教育信息工作者，被省文化厅评为文化信息网优秀信息员三等奖;**，被评为省级文化系统优秀团员。

**年10月，被学院党委吸收为中共预备党员。这都是其个人努力的结果，希望在以后的工作中，再接再厉，严格要求自己，不断求实创新，不断磨炼自己，取得更大的成绩。

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第五篇：做好独立学院教学秘书工作的几点思考论文

【摘要】本文阐述了作为一名高校的教学秘书在教务管理过程中应具备的素质及能力。重点从独立学院的特殊性出发,分析独立学院在人员方面存在的三大特点,提出做好独立学院教学秘书工作应培养的四种能力。

【关键词】独立学院 教学秘书 能力

教学秘书是高校教学管理环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者。在独立学院中,教学秘书是各系基层教学管理人员,是系里不可或缺的教学管理者,也是教务部与各系联系的纽带。教学秘书的工作是一项平凡而又复杂但重要的工作,它直接影响整个学校教学工作的开展。教学秘书的素质及管理能力在一定程度上直接影响这个教学活动的运行,与学校的教学管理水平和教学质量密切相关.1 对于任何一所高校的教学秘书来说都应该具备以下的素质及能力:

1.1 热情认真,真诚对待

因为教务管理工作本身具有繁琐的一大特点,所以作为一名最基础的教务管理工作者,首先要有热爱本工作的热情之心,这样在工作中才能积极应对,更好地发挥自己。而因为工作中遇到琐碎的事情比较多,且工作比较重要,若出现小的差错就会影响到整个教学工作,因此认真就显地尤为重要。同时,教学秘书的工作需要与领导、老师、学生进行不断地沟通,所以在工作地过程中,教学秘书因真诚对待自己需处理的事情及接触的老师及学生。

1.2 熟悉教学管理工作流程,合理安排相关工作

教学秘书从事的教务管理工作具有时效性强的一大特点。不同学期却都主要包括三个阶段的内容

1)学期初的教学准备工作(包括学生注册、开学教学准备、开学初教学检查、退补选及重修工作以及上学期相关教学资料的整理)

2)期中阶段,主要是期中教学检查,安排下学期课程及教材等征订工作

3)期末工作安排,主要包括期末教学检查、期末考试相关工作。当然除了固定流程的内容外,其实每个学期都有零散或者特殊的工作。所以说熟悉这个流程,相关工作进程是很顺利的,但也需要学会应对突发的、临时的事宜。

1.3 注重工作的协调与平衡

教学秘书的管理工作涉及的部门和人员较多。既要承担教务部指定的任务,又要做好系的相关教学管理工作;既要与教师沟通又要与学生联系;既要与本部门的人员联系,又需要与其他部门人员沟通;既有常规的日常管理工作,又有突发临时的事件。因此需要教学秘书在工作过程中做好协调与平衡,根据事情的轻重缓急来区别对待及处理。

1.4 注重档案管理

教学秘书不仅仅要做好对事情的管理,更要做好对档案的管理。档案管理主要分为两种:纸质材料和电子文件。纸质材料是目前常用的归档及查阅资料也是将来教学评估的必要资料,因此一定要做好相应的管理工作。纸质材料主要可以分为:教学日志管理、试卷管理、成绩管理、毕业论文管理、日常教务文件管理、教学教改文件管理。同时可以根据学年或者学期对以上材料进行归档。由于现在工作中电子文件传输的频繁与普遍性,因此也需增加对电子文件的整理归类。然而,独立学院采用的是民办机制,具有机制灵活、自负盈亏的特点。具体分析,其在人员方面主要呈现出以下三大特点

2.1 教务管理人员少,工作量大

由于独立学院需要自负盈亏,具有明显的“人少多办事”的特点。教务管理人员少,每个系的教学秘书也严格按照学生比例进行安排。而教务管理工作的优劣直接关系到民办教学的经济和社会效益,学院需要最大限度的发挥现有资源的作用,对应的教务管理人员及教学秘书就需要最大的发挥自己的能力和效用,所以从总体来看,教务管理者的工作量比较大。

2.2 学生文化基础等方面相对较弱,但个性强,较难管理

独立学院每年所招的学生整体的水平是低于公办本科所招收的学生。学生的文化素质及其他能力相比呈现略差的特点,但他们的个性强烈,学习自由散漫,因此在教务管理过程中容易出现更多的问题,这在一定程度上也就加大了教学秘书平时管理以及相关工作的量度和难度。

2.3 教师资源有限,有较多的母体学校的老师及一定的外聘教师

由于独立学院比较重视资源的合理配置及优化重组,独立学院的师资主要有三部分组成:一是独立学院所聘用的教师,二是母体学校的教师(占了比较大的比例),三是部分外聘教师。由于师资队伍的复杂及特殊性,对于同一问题或者教学管理上,教学秘书需要采取不同的沟通方式或者沟通时间,这就在一定程度上增加了独立学院教学秘书工作量。目前,随着独立学院办学自主性的加大以及学院二级管理,独立学院教学秘书的工作被赋予了更多新的内容

因此,笔者认为基于独立学院的特殊性,独立学院的教学秘书除了应具备教学秘书的基本素质和能力外,更应注重以下几种能力的培养

3.1 注重相互交流,提高工作效率

相对与其他公办的高校来说,在独立学院从事教学秘书工作的人员都是从高校刚毕业的,工作经验不是很丰富。同时,独立学院本身也是处于一个发展阶段,会遇到很多教学问题,或者出现完全不同于公办学校的教学现象,所以不同系的教学秘书的相互沟通显得尤为重要。通过沟通交流能学到好而快的工作方法,从而有效地提高工作效率。

3.2 加强细节管理,注重寻求辅导员的协助配合由于学生基础相对较差,对自己学业不是很重视。这就需要教学秘书对学生管理工作做的更为细致。同时由于学生的个性问题,学业方面的管理也可以寻求辅导员的配合,做好相应的教育和管理工作。比如说,毕业学生学分审核问题。虽然首先是学生的自我审核,但更需要教学秘书仔细并且多次审核。发现学分问题后,还要与其及时联系。针对于问题比较多的学生,应通过辅导员协助配合做好相关提醒工作,从而为其正常毕业做好保障。

3.3 注重沟通的方式方法

因为独立学院的师资力量很大一部分是由母体学校的老师组成,但是他们除了有课的时间,平时都不会来独立学院,并且存在一种我是“外聘”老师的心理,所以很多工作不能及时或者积极完成。这就需要教学秘书注意与这些老师的沟通方式和方法。比如说教学日历的收集,应该在规定的时间内提早一周,并且是通过邮箱及短信的提醒。对于外聘教师更应如此,要特别注意时间问题,争取提早适时地通知,并特别注意提醒时语言的表达。

3.4 学会提议参谋

虽然教学秘书工作的性质一贯被定义为任务的执行者,或者有时候甚至被认为就是“传话筒”。但随着越来越多的独立学院二级管理,以及教学秘书对工作的熟悉及对各类信息的掌握,有时候完全可以为系主任针对具体的教学问题提出一定的建议,以便更好更快的解决相关问题。

总之教学秘书是一项服务工作,我们需要在实践中不断提高服务意识、总结经验、勇于创新,从而有效地提高服务效率和质量,为整个教学活动的正常地运行及教学质量的提高建立良好的基础。

参考文献

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