浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状

第一篇：浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状

[摘要] 高校二级学院的行政秘书是高校二级学院管理队伍中的一支重要力量,而行政秘书的工作多而广,杂而乱,细而琐的特点给实际工作带来了困难和挑战。因此,要对高校二级学院行政秘书工作的特点和现状进行分析,今后才能更好地开展工作。

[关键词] 高校二级学院 行政秘书 现状

高校二级学院行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手,又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带,是管理队伍中的一支重要力量。但在行政秘书尚未得到足够重视,其工作任务繁重,缺少交流,容易造成许多问题的产生,从而影响工作效率和人才培养质量。因而要对二级学院行政秘书工作的特点和现状进行探讨,才能更好地做好政秘书工作。

一、行政秘书的工作职责

我国高校行政秘书工作广而多,杂而乱,细而琐。因此,行政秘书必须明确自己职责,才有可能更好地开展工作。行政秘书工作主要涉及以下几个方面:一是文笔工作。主要负责学院年度工作计划和总结、学院领导讲话稿、通知文件、申请报告、会议纪要等材料的拟草和校对以及学院新闻报道、学院网页更新、学术报告等宣传工作。二是人事工作。做好学院教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事务处理,如文件档案管理和归档,会务筹备和接待、后勤工作,会议通知,消防安全检查、资产管理工作、;管理办公设施、办公用品;函电文件处理;信息资料的收发、整理及利用;处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示报告等。

二、行政秘书工作的特点

高校行政秘书主要是服务于教学、科研、和学生管理,其特点主要有:

1.辅助性

辅助性是相对主导性来说的,一般来说,辅助就是在主导的领导指挥和控制下从旁帮助领导完成共同的任务。而作为行政秘书就是出于这样一种助手的位置,帮助领导完成其交待的任务和工作,这是秘书工作最核心的职能。院系领导不光承担行政工作,还要兼顾教学与科研,所以工作不可能面面俱到。这就要求各行政秘书对领导布置的工作及时完成,并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒,及时将院系教学情况和管理中出现的问题反馈给相关主管领导。

2.协调性

秘书协调是领导工作的补充和延伸,是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。在高校二级学院中,教学行政管理的许多环节呈现纵横交错的网络关系,行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书恰恰处在校级行政管理部门、学院、教师、学生的信息交汇点,也是各种行政矛盾最集中的地方,所以高校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力,善于分析和处理各种错综复杂的关系,坚定而又策略灵活,行动果断而又处事稳妥,才能辅助领导处理好院系各种矛盾,调动一切积极因素,形成和谐有序的工作氛围。以“内求团结、外求发展”的原则,上下沟通、协调左右、联络内外,处理日常行政事务。

3.广泛性

事务繁杂,范围扩大,头绪众多是秘书工作的广泛性特点。从文件起草和会议通知等日常工作到为院领导出谋划策、参谋咨询,从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、教务处、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通,几乎包罗万象。这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪,统筹安排。培养自己的细心和耐心,有条不紊地安排工作。

4.参谋性

参谋是指出谋划策,为院系行政管理层提出工作建议和设想,提供决策的参考依据和方案,充当学院领导的“顾问”和“智囊”,及时解决领导遇到的难题和疑惑。高校二级学院行政秘书是连接院系领导和各部门的桥梁,他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求,熟悉教学资源的实际配置情况,熟悉教学行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节,要积极收集整理教学管理工作中出现的问题,为领导修改和重新决策提供依据,从而推动院系工作的顺利进行。充当好领导工作的助手,协调领导处理党、政务,教学、管理矛盾,使领导可以集中精力开辟领导活动和决策,适时地为领导提出建设性方案,做好参谋工作。秘书人员要善于分析形势把握事物发展的趋势增强预见性, 提高对谋略的实效性,把为领导出谋献策渗透到工

作的各个方面和全过程。

三、行政秘书工作的现状

根据行政秘书工作的特点,结合地方高校行政秘书的实际,我认为,二级学院行政秘书工作容易出现以下三方面的问题:

1.工作任务多而繁琐

二级学院的行政秘书工作头绪较多,工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各个方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各类文件的登记与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之外,还要完成领导临时交办的各项任务。同时,要与不同的教师和学生接触,及时处理他们提出的各种问题,并且还要兼职处理相关的教学任务和党务工作,工作内容没有定性的规定。实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位职责。因此,行政秘书虽然天天忙、月月忙,但年终总结时却是“忙忙碌碌无头绪,兢兢业业没成绩”。

2.工作得不到重视

二级学院的行政秘书平时工作十分繁忙,通常感觉是上班像打仗一样,一件事接着一件事,经常是几件事情一起干。无论做得多辛苦,领导总是认为这是你应该做的,并且在年终绩效考核时,行政秘书得优秀者却凤毛麟角。无论是老师还是学生,你都得为他们服务,如果服务不好,往往会遭到投诉,或是责骂等,因而没有被重视,得到的回报也少。付出与回报往往难成正比,导致有些行政秘书心里有牢骚,肚里有怨气。认为干多干少一个样,干与不干一个样的心理极易产生,抱怨自己进错门、上错岗,情绪郁闷,工作没劲。

3.工作晋升机会少

二级学院的行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身,很多都是一些引进人才的家属或是子弟,从事行政事务一般很难升到高级职称,往往只是评到一个中级职称就到了瓶颈。现实中,高校二级学院行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱。缺乏专业知识的培训和交流,缺乏工作的职业规划和指导,对于未来不知何去何从?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,导致行政秘书大多思想不稳定,态度不积极。导致部分行政秘书缺少工作的激情,不深入学习研究相关知识。(免费看电影tnag)

随着我国高校改革的不断深化,对高校二级学院行政秘书的要求也越来越高。因此,行政秘书要转变思想观念,明确角色定位,树立服务意识,不断加强对自身综合素质和能力的培养,广泛阅读书籍,增进知识的积累,做到时时虚心,处处留心,事事用心,从多方面、多角度强化自我工作意识的培养。同时,以乐观开朗、积极向上的心理状态,勤奋学习,锐意创新的工作态度,踏实工作,与时俱进,为学校和学院健康、快速地发展贡献自己的智慧和力量。

第二篇：高校二级学院行政秘书工作之浅析

摘要：高校二级学院行政部门通常设立了行政秘书岗位，该岗位是属于综合性行政事务岗位，其工作的好坏直接关系到二级学院各项工作是否有序开展，因此必须明确其岗位职责和特点，才能圆满完成工作任务，为学校的发展贡献力量。

关键词：二级学院 行政秘书 工作职责 特点

在我国高等教育快速发展和改革的背景下，高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体，其在高校的位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不再是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”，从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。行政秘书的工作职责

一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度;起草、审核、编号、校印、分发文件;整理和保存会议记录、会议纪要;收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作;文秘、档案等岗位的管理工作;按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信;接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。

二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准，做好教师工作量的考核工作，并上报学院教务处;计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴;负责教职员工的考勤、评教、业绩考核工作;负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。

三是日常行政工作。在院领导的直接领导下，组织、协调与管理办公室工作，检查、督促落实情况，保证各项工作正常运行;开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作，为院领导决策提供依据和建议;筹备、协调、组织院各类会议，做好对外接待与联络、对外信息发布、对外宣传工作;协助院领导处理日常行政事务工作，完成部门领导交办的其他工作;负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作;处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导管理层汇报请示。2 行政秘书的工作特点

一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治，及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度，贯彻学校各项精神和指示，掌握学校工作动态，学习和研究领导讲话和文章，要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业，忠于职守，无私奉献，认真履行行政秘书的工作职责。

二是事务性。行政秘书的工作头绪较多，涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎，从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情，而且还要兼任党务、工会等，工作不定性，几乎包罗万象，通常几件事情一起干，每一件都要仔细认真对待，不能有半点马虎。因此，行政秘书虽然天天忙，月月忙，可是年终总结确实忙忙碌碌一整年，兢兢业业无成绩，显现不出其重要性。但是，还是要求行政秘书要有科学的工作方法，提高工作效率，从大量琐碎的工作中整理头绪，统筹安排，为师生服务，为学校发展服务。

三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里，行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点，同时也是各种行政矛盾的集中点，因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系，团结协作，责无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用，与各个部门保持良好的合作关系，善于分析和处理复杂关系，政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考，提高自己的沟通协调能力，创造一个和谐有序，相互协作的良好局面。四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作，还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中，通过各种途径，深入要教科研、行政的第一线，了解各个工作环节，熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况，熟悉各位老师、行政人员的秉性，取得第一手资料，及时收集、整理、解决各种问题和矛盾，认真总结，坚持从实际出发，实事求是向领导汇报，善于发现新经验，提出中肯意见和方案，为领导决策提供最原始

准确的资料。同时要注重全局性，多角度观察，全方位思考，避免顾此失彼，努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位，只能“参与谋”，而不能“参与断”，当好领导的助手和参谋，把为领导出谋献策的思想深入到工作中，尽职尽责当好参谋员。(免费看电影tang)

五是服务性。行政秘书要充分认识到工作的意义，树立全心全意服务意识。一是服务领导，认真及时完成领导交待的各项任务，为领导提供直接的辅助服务，做好后勤服务工作，开拓思路，掌握和熟知领导工作程序，准确把握领导意图，使学院的各项工作能够有条不紊地开展，为学院的发展打下坚实基础。二是服务师生。教学为立校之本，要切实为师生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，为教学活动顺利开展做好前期准备。在为教师服务过程中，耐心细致，工作到位，确保考评工作、职称评审、师资进修等工作顺利开展。对待学生要以诚相待，爱护学生，及时帮助学生解决问题和困难，热情为学生服务，做好管理育人。三是服务各级相关行政部门。高校二级学院行政秘书接触的部门较广泛，涉及到院办、组织人事处、科研处、财务处、学生处、教务处、设备处、纪检处、宣传统战部、工会、实训中心、图书馆、后勤处、各二级学院等相关行政部门，要牢固树立全校一整体的思想，学校整体利益优于二级学院，真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作，同时也要协调好与其他二级学院的关系，为二级学院更好地与其他部门合作打下基础。

总之，要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要清楚认识到其工作本质，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握更多的工作技能，勤勤恳恳，踏踏实实，认真完成每项工作，为新时期学院发展贡献自己的力量。

第三篇：独立学院行政秘书工作刍议

【摘 要】独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，其特殊的管理体制和运行机制在一定程度上决定了行政秘书工作也带有一定的独立学院特点。本文试图通过对独立学院行政秘书的角色定位、素质要求及能力要求进行初步的探讨，希望对独立学院秘书应该怎样履行自己的工作职责能有所启发，并为独立学院的发展贡献一份自己的力量。

【关键词】独立学院 秘书 工作

一 独立学院的概念及管理特殊性

独立学院，是指实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，是民办高等教育的重要组成部分，属于公益性事业，其管理体制和运行机制，反映了其与母体学校及投资者之间相互联系、相互作用的性质、职能及其运行状态，由此决定了它不仅与母体高校有着不同的办学模式，也有着不同的运行管理机制。独立学院一般以董事会为最高决策机构，实行董事会领导下的院长负责制。由于独立学院与母体学校、投资方等存在多重交叉关系，需要合理协调各方的利益关系，在客观上决定了独立学院在日常的管理中不能完成按照公办高校的管理模式或企业的运作模式。作为独立学院的行政秘书，在履行岗位职责时更要遵循独立学院这种独特的管理机制及管理程序，从而带有一定的独立学院特点。

二 独立学院行政秘书的角色定位

独立学院行政秘书作为高等学校行政秘书的一部分，其在独立学院的行政管理、教学管理等工作中起着非常重要的作用。合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键。行政秘书是独立学院领导的参谋和助手，又是独立学院领导与师生员工的桥梁和纽带，其服务于整个独立学院的日常管理，对独立学院的管理具有重大作用。行政秘书要真正发挥好助手和参谋作用，就必须与时俱进，素质与形象并列;必须熟悉国家对独立学院的相关政策法规，熟悉母体学校及投资方的相关管理制度，以及整个学院的行政管理、教学管理及学生管理的规则和程序，具备一定的管理能力。

为领导服务是任何一个秘书的基本职能，独立学院的行政秘书也不例外。秘书的工作性质始终带有辅助性、参与性与支持性的性质，秘书必须做到领会领导的意图，积极主动地执行领导的任何安排，保证做到不越位、不错位、不出位。同时独立学院虽然属于民办性质，但是在工作上行政秘书要淡化自己与学院的雇佣关系，增进主人翁意识和责任感，这样才能在日常工作中真正融入自己的角色，为学院的发展考虑，辅助领导做好学院的管理工作，为独立学院的科学管理及发展贡献自己的一份力量。

三 独立学院行政秘书的素质要求

1.思想政治素质

高等教育行政管理工作是为一定的政治服务的，具有一定的方向性，必须坚持党的领导，较好地贯彻党的路线、方针、政策，遵循高校的规章制度。独立学院作为具有民办性质的高等教育院校，涉及多方面的利益关系，相对公立的母体学校其社会成分更复杂，加强政治思想的教育与管理是其性质的客观要求。作为独立学院的行政秘书更要加强对马列

主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，同时认真学习党和国家的政策方针，遵循国家高等教育发展规律。只有具备较高的政策理论水平，才能正确理解党和国家的各项政策方针，并把它们贯彻落实到各项具体的工作实践中，为领导的决策提供政策上的依据，才能真正成为合格的行政秘书。另外，行政秘书工作杂、多、累，这就要求行政秘书要有一定的无私奉献精神，有甘于为他人作嫁衣的心态。要做好本职工作，更需要具有强烈的事业心和高度的工作责任感，作风正派，为人正直，忠于职守，拥有良好的精神风貌和思想境界。

2.文化知识素质

行政管理是一门科学，也是一门艺术。独立学院行政秘书应与时俱进，不断学习各种文化知识，努力提高自身的综合素质。(1)独立学院行政秘书工作与高等教育教学紧密相关，因此，独立学院行政秘书同时还要学习教育学、心理学的知识，掌握较高的教育教学理论，很好地理解本独立学院的办学定位和人才培养模式，从而保证自身工作质量，提高工作效率;(2)行政秘书工作是辅助管理性质的工作，只有掌握现代管

理学知识，不断更新管理理念，才能自觉运用管理工作的规律，协助领导者实施管理，提高管理效率;(3)行政秘书工作在许多方面带有公关性质，如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布信息等都涉及公共性质。掌握公关知识，有助于行政秘书运用公关这一手段塑造良好的组织形象。

3.心理素质

心理素质的好坏直接影响着行政秘书的辅助行为、人际关系和自我修养，对行政秘书工作的效能也发挥着重要作用。面对错综复杂的人际关系、繁杂琐碎的工作事务，独立学院的行政秘书必须具备良好的心理素质。善于调节和控制自己的情绪和行为，是独立学院行政秘书具有良好心理素质的表现。行政秘书要掌控情绪，做情绪的真正主人，并不是一件容易的事。(1)行政秘书要有乐观、积极的人生态度，这样才能在日常工作和生活中坦然面对种种失意和挫折，并一直保持良好的精神状态。(2)行政秘书还要不断提高自我情感修养，学习各种适合自己的自我调节的方法，结合自己日常生活经验来调节，达到不良情绪转移或消除的目的。

四 独立学院行政秘书的能力要求

1.沟通协调能力要求

独立学院是公立高校与投资方共同合作设立的，它具有一定的公立高校的管理模式，同时又带有企业的色彩。其管理模式和运行机制相对复杂，要想充分协调好各方面的利益需要，这就要求行政秘书在学院与母体学校、投资方之间，领导和师生员工之间充分发挥协调作用，理顺工作通道，解决分歧，凝聚人心，形成合力的纽带作用。而且，独立学院是新型高等院校，大部分都只有几年的发展历史，校内部门工作往往造成职责不明确，相关职能部门工作中互相扯皮推诿的现象，这就要求独立学院行政秘书要有良好的沟通协调能力。行政秘书在协调沟通各方关系时，要采取有效的沟通方式和协调艺术，针对不同的沟通对象，把握好沟通的方式、方法，领会协调的艺术、技巧，从而提高沟通的实效。(1)要建立良好的人际关系，利用岗位的优势在不违背工作的原则下充分团结同事，对人热情友好。(2)要顾全大局。工作中遇到一些冲突要及时化解，解除阻力，积极推进相关工作进度。(3)要把坚持原则的坚定性和策略方法的灵活性统一起来，遇事多沟通、多采用换位思考，努力提高协调沟通和把握全局的能力，积极促进学校各项工作的顺利开展。

2.信息能力要求

信息能力是人们获取信息、处理信息、利用信息的能力。信息能力的高低取决于人的综合素质的高低，反之，行政秘书信息能力的提高也能够促进行政秘书综合素质的提高，能促使行政秘书快捷、准确、有效地开发和利用信息资源。在当今信息社会，独立学院行政秘书工作，已不仅仅停留在打字、接电话、整理文件等基本工作上，还应当好领导的“外脑”，辅助领导作出正确的决策。同时，信息技术和网路技术的迅猛发展，也决定了行政秘书只有不断学习信息科学知识，不断提高计算机操作水平和网络技术能力，才能在适当的时间把适当的信息提供给相应的领导的可能性。具有良好信息能力的独立学院行政秘书，可以充分利用上级相关文件、日常工作和其他部门的接触，同时通过利用现代信息设备，发掘、分析、过滤有价值的信息，对获取的粗糙、杂乱的信息进行深加工，整理成有条理、有价值的信息，提供给上级领导和组织作参考，使信息真正成为领导管理和决策的重要参考依据。

3.自主学习能力要求

独立学院行政秘书作为存在于学校管理活动中的一个特殊角色，发挥着重要的枢纽作用。随着我国教育改革的不断深化与拓展，特别是独立学院作为新型的高等教育模式，其管理体制和运行机制仍需要不停地探索和创新。因此，独立学院行政秘书更需要坚持自主学习，不断“充电”。

在日常工作中，独立学院秘书要主动学习各种新的政策和理论，从全局出发，改革旧的、不合时宜的工作模式和管理方法，努力学习新的管理理论和方法;积极吸取其他高等院校，特别是取得一定成就的独立学院的相关管理经验，积极探索独立学院教育教学的理论与实践，在实事求是的基础上不断追求创新;不但要主动提高自己的业务水平，更要逐步培养和提高自己的综合全面的能力。只有这样，才能成为一名合格的、优秀的独立学院行政秘书，也才能拥有更大、更广阔的发展空间。(免费活动tang)

五 结束语

独立学院在管理体制和运行机制上的实践，离不开行政秘书的参与管理。作为独立学院的行政秘书，只有遵循独立学院与生俱来的、不同于公立高等院校的特点，才能真正把握自己的工作特性，理解实际工作的需要，恰当地做好角色定位，完善自身的素质修养，有针对性地培养各方面的能力，从而很好地履行行政秘书的职责，在自己的工作岗位上为独立学院的发展贡献一份力量。

第四篇：对高校二级学院科研秘书工作的认识与思考

对高校二级学院科研秘书工作的认识与思考

【中图分类号】G647.2 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）09-0051-02

高等学校二级学院是指一所大学下面的所有学院，它集教学、科研和行政管理于一身。科研秘书是二级学院里从事科研管理工作的专、兼职人员，是学院领导进行科研管理决策的助手，是学校科研管理部门和学院之间、老师之间、师生之间开展科研活动的桥梁和纽带，是高校科研管理过程中不可或缺的一个重要环节。[1]

一、科研秘书的工作职责

科研秘书是高校科研管理的中间链，它既贯彻学校科研管理各项任务及具体落实，也是学院各项科研活动的纽带。[2]科研秘书的工作职责主要分为以下四个方面：

1.日常科研管理工作：（1）根据学校科研管理部门的要求，配合分管科研院长，负责组织学院老师各级各类科研项目、科研奖励和专利等的申报和管理，并为老师申报提供协助，并做好各类信息的登记和档案收集整理工作；（2）做好老师科研成果的统计工作，协助分管科研院长对老师的考核和职称申报等的科研工作量部分进行审核，并将学院老师取得的科研成果对外宣传；（3）做好学院的学术会议和学术讲座等的组织和策划事宜，整理收集学术活动的图片、撰写文字材料进行宣传；（4）收集、整理科研工作中的重要资料，保管好各类科研档案，为学科建设、评估等工作提供材料。[3]

2.文字工作：（1）撰写学院科研工作总结计划与科研成果宣传报告；（2）协助分管领导制定各类科研相关的文件、制度与办法；（3）协助分管领导制订本学院科研工作发展规划、创新科研团队建设等申报工作。

3.内协外联工作：（1）内协工作，学院内部上令下达、下情上报，保障学院信息流的通畅；并协助分管领导化解科研人员内部的分歧和矛盾，理顺关系，解决问题；（2）外联工作，负责学院科研工作的校内外宣传与报道；协助相关老师策划和举办学术交流活动、与兄弟院校的往来交流等各方面的联络工作。

4.其它工作：完成学校科研管理部门及学院领导布置的其他科研管理等工作，并积极思考，对学校及学院的科研管理工作提出建设性意见。

二、科研秘书的工作特点

根据前面对科研秘书工作职责的了解，可以总结出科研秘书的工作主要有以下四个方面的特点：

1.辅助性：科研秘书是学院分管领导的参谋和助手。学院领导的工作千头万绪，即承担行政工作，又有教学和科研任务，不可能事事都考虑得很周全，这就需要秘书协助、提醒。

2.服务性：科研秘书主要服务于学院的老师，是科研信息上情下达、下情上达的服务者，为学院领导决策提供参考信息，为学院老师申报科研项目、科研奖励、专利等提供相应的服务。

3.繁琐性：从工作的内容来看，学院老师科研项目、奖励等各类申报工作要通知并进行跟踪和督促提醒，学校各机关部门经常要统计各种科研数据，学院举办的各类学术活动需要跟学校科研管理部门、宣传部甚至外事处等部门联络报批等事宜，等等。既有常规性的管理工作，又有突发性的异常情况，工作繁琐而复杂。[4]

4.重复性：科研秘书的工作常有反复出现和办理的特点。比如，各类科研项目申报等很多流程是一样或相似，经常是收阅文件、通过信息门户和邮件转发、短信通知，紧急事务电话通知。

三、科研秘书应具备的素质能力

科研秘书工作虽说是高等学校最基层的管理工作岗位，但是要把工作做好，还是需要科研秘书拥有以下出色的素质能力：

1.过硬的政治思想素质：科研秘书与领导接触和交往的机会多，还通常接触大量内部文件，参加重要会议，往往会比其他人多了解一些内部信息。因此，科研秘书必须拥有过硬的政治思想素质，才能保证能严守机密，不会在不宜场合透漏应保密或回避的信息。[5]

2.广博的科学文化素质：科研秘书服务的对象为高校老师，他们学历层次高、知识面广。如果科研秘书自身科学文化素质不高，在具体工作实践中就会遇到阻碍，因此科研秘书必须拥有：行政管理学知识、心理学知识、计算机知识和相关专业的基本专业知识等科学文化素质。只有不断充实，才能够与服务的老师进行深入沟通、了解和掌握其工作状况，便于对科研过程中出现的问题做出合理判断和有效处理。

3.较强的组织协调与人际交往能力：在科研管理过程中，科研秘书要正确领会相关精神、统筹时间安排、分清主次关系。科研秘书还需要同学校科研管理部门、学院领导和同事等人员打交道，拥有较强的人际交往能力才能更好的利用相关资源为科研提供完备的服务和保障。[6]

四、提高科研秘书工作水平的措施

高校二级学院的科研秘书作为连接学校科研管理部门与学院科研人员的纽带，发挥着重要的作用。因此提高科研秘书自身素质是高校整体建设中的一个重要环节。具体措施为：

1.设立专职的科研秘书岗位：科研秘书工作繁琐而且带有一定的专业性，从长远角度上看，专职的科研秘书能够从各种繁琐的杂务中解脱出来专心搞好科研服务工作，使其能完善对科研管理工作的认识，实现工作的专职化专业化，促进科研秘书管理素质的稳步提高。

2.建立健全的激励机制：在充分了解科研秘书工作现状的基础上，逐步完善科研管理方法和制度，建立健全的激励竞争机制，激励他们在岗位上发挥自己的聪明才智，提高自身的综合素质，为高校科研管理提供更加优质的服务。

3.建立科学的培训制度：高校应该采取多种途径对科研秘书开展有计划和系统性的培训，使其不断适应科研管理岗位的新需求。如定期举办各种项目申报、专利申请等专业培训；邀请优秀的科研管理人员到校作相关专题讲座；组织科研秘书到具有良好管理经验的高校或科研机构的科研管理部门参观学习和交流。[7]

参考文献：

[1]安利清.浅谈新形势下高校二级学院科研秘书自身素质的提高[J].赤子（中旬），2014，02：40.[2]张仙玉.产学研结合背景下加强高校科研秘书队伍建设探析[J].长春教育学院学报，2014，11：120-122.[3]屈路明.做好高校科研秘书工作的几点思考[J].科教导刊（上旬刊），2014，09：19-20.[4]周小青.浅谈研究所教学科研秘书的工作、特点和要求[J].经营管理者，2015，25：392.[5]马国强，陈惠龄，薛令娟.浅谈新形势下高校科研秘书的职能定位与素质要求[J].科教文汇（上旬刊），2011，04：181+208.[6]郑中原.浅谈高校科研秘书的工作素养提升[J].经营管理者，2012，22：276.[7]马玉平.论高校科研秘书角色的两重性及素质的提高[J].教育教学论坛，2014，37：21-22.

第五篇：二级学院行政管理工作建议论文

本文以民办高职院校行政秘书岗位工作为例，从民办高职院校二级学院行政管理工作对学院发展的重要性出发，分析工作的现状问题，阐述了强化行政管理的必要性，提出了强化行政管理工作的建议，希望能够为高职院校利用二级学院开展行政管理工作提供更好的参考。

一、行政管理工作在二级学院发展中的重要性

（一）桥梁、纽带的作用

行政秘书既执行学院的决策，又是领导的参谋、助手，起着重要的桥梁、纽带作用。桥梁、纽带实现着人与人、组织与组织之间的沟通和交流。行政秘书在学院的建设发展中扮演多种角色，工作内容涉及教学、班级、人事、总务、财务、外联、工会等，各项工作的开展实现着学院与上级部门、兄弟部门、合作企业、领导、师生的有效沟通、协调。这个岗位是各种信息的聚集地和中转站，是学院工作稳定运行的保障，对上、对下、对内、对外都是不可或缺的一分子。

（二）凝心聚力的作用

行政工作关系到学院运作的质量与效率，通过统筹协调、监督检查、后勤服务、转播宣传全面履行其职能，一方面促进了校园的安全、和谐，营造了学生健康成长的环境，另一方面加强了师资队伍建设，弘扬了师德师风，各项工作倾注了关怀服务，将全院教职工紧紧团结在一起。有了这股力量，大家才有撸起袖子加油干的精神，打造素质高、业务精、讲奉献的优秀团队才有了核心力。

（三）可持续协调发展的作用

行政管理工作举足轻重，它是多种类、多层次、多职能的，主要体现在如何处理好领导与教师、个体与集体、民主与集中以及继承与创新之间的关系。它是调节和控制各项工作和师生员工行为的统一原则，约束、规范、激励和引导着师生行为和发展方向。加强行政管理，是调动教职工积极性、提高整体素质的必由之路，也是适应新形势、新发展的必然要求。充分发挥二级学院良好的行政管理作用，可有效推进学校的可持续发展。

二、二级学院行政管理工作的主要问题

（一）工作强度大

民办高职院校二级学院普遍行政单岗单人，学院的相关文字起草、检查反馈、收集整理、跟踪督促、汇报提醒、沟通协调、处理解决，这一系列的具体工作要求行政秘书来完成，工作任务覆盖面广、任务重、千头万绪、纷繁复杂。要将各项工作做到位，事无巨细，除需要有良好的业务能力和较强的心理抗压力外，还常常除了要在工作时间内争分夺秒外，且需在工作时间之余加班加点。

（二）岗位不受重视

高校的工作始终都是以教学和科研为中心，因此教师是高校的主体和“重点”群体。毋庸置疑，行政人员在提高办学水平、增强学校实力的进程中扮演着不可替代的重要角色，但与教师相比，行政人员是不受重视的群体。高校设立各种类型的课题、竞赛、学习交流多是为教师搭建的平台，而管理工作的事务性、具体性、琐碎性难以形成专业优势和个人优势，其成果往往是隐性的，也就得不到重视。

（三）收入相对低

相对于教师而言，行政人员的收入相对低。学校往往要依靠教学科研成果提高学校的知名度，因此待遇上是向教师倾斜的。如，各项技能竞赛都设奖项，参与技能竞赛指导的教师有课时补贴。另外，教师在学生的实验实训课中获得的课时也不可小觑。教师有渠道获得薪酬之外的各种补贴奖励，而行政人员虽在应用文写作、计划组织、协调沟通、执行控制能力方面并不弱于教师，但收入与教师的差距却越来越大。这样，削弱了行政管理的工作动力、挫伤了积极性。

（四）被边缘化

行政人员不像教师有各自归属的教研室，一个教研室就是一个小团体，行政人员单岗单人，易被边缘化。如，在学校的学评优评先方面，学院往往从各教研室推选一名优秀教师，而行政人员没有一个团体，常不在被考虑之内。被边缘化让行政人员深感付出与回报不对等，从而表现出对所从事职业的消极态度和行为，这种心理压抑和职业倦怠也将导致工作积极性下降，服务意识淡薄。

三、强化行政管理工作的必要性

行政管理工作绩效的高低、服务意识的强弱等直接影响了贯彻力和执行力的高低。二级学院行政管理人员的工作状态，让我们感到了他们发展的困境，没有安全感，迫切需要增加强化的投入，提高他们的职业认同感，实现高校管理高效、长远的发展。通过强化，可以使行政人员有更多的工作表现机会，体会工作上的成就感，看到未来发展的期望值还是高的，感受到公平，达到职务上的责任感，达到自我满足的状态，这样才能避免消极应付或另谋出路的选择，出现积极、奋进的状态，从而以饱满的热情投入工作中。

四、强化行政管理工作的几点建议

（一）强化责任意识，激发担当精神

行政秘书职业将不断被赋予新的意义和价值，学校层面要充分认识到行政工作的重要性。行政管理工作能否使二级学院充满活力，将直接影响一所高校的变革进程。学校应该从各方面强化行政工作的责任意识，热情、谦虚、平等的服务意识；与时俱进、工作有前瞻性的创新意识；认真履行工作职责，不过多计较个人得失的大局意识，激发行政人员的担当精神。

（二）创建学习发展平台，展望未来前景

仅有强的责任意识并不代表管理工作的高效率、高质量，还需要掌握现代管理技能、先进的管理技巧，积累管理知识和管理经验。事实上，给予行政人员充分发展的机会，创建培训进修、学习交流平台，这既是组织的外在激励，也是人的一种内在的较高层次的需要。只有这样，学校的发展目标才能得到积极响应和认同，行政管理工作才会真正具有活力。

（三）增设岗位津贴，认可劳动成果

企业管理发展以“人”为本，人的价值观是可以被引导的。行政岗位工作的繁杂性，使得行政人员上班时间分秒必争，下班时间加班加点，工作有一定的特殊性。毫无疑问，增设行政岗位津贴，是对劳动成果的一种认可，被认可就会获得快乐，就会产生更多的效益。同时，增设岗位津贴也能引导行政人员对自身价值的认同，满足自我实现的需要，挖掘内在潜力，促使人的行为向组织目标而努力。

（四）组织公平，评先激励

公平性是企业管理的重要原则之一，不公的待遇，会使员工产生消极的情绪，影响工作效率，危害公司的利益。在高校同样如此，业绩优秀的岗位应该得到奖励与表彰，先进不止来源于教学第一线，岗位不分优劣先后，职务不分高低贵贱，只要工作成绩突出，都应有其价值体现，尊重是个人发展的基础。通过评先激励，激发人的内在欲望和需求，以实现组织的目标和行为。只有这样才不会打击优秀分子的工作积极性，否则会产生不良气氛，导致行政人员士气低落。

（五）强化行政管理的科学性和规范性，提升效率

行政管理水平的高低能衡量出一个学校的实际竞争力。行政管理工作也应按照职业道德的要求而有它的标准化、规范化、制度化。为避免由于行政工作失误而带来的各种损失，为加强行政工作的监督，在挑战和机遇的形势下，高校需要考虑的是如何从存在的问题中找出路，如何从创新中谋发展，目的是构建一个工作效率高、管理水平强的行政管理平台，使之朝着科学、规范、制度的方向发展。海尔总裁曾经说过这样的话，企业要靠无形资产来盘活有形资产，只有先盘活人，才能盘活资产。对这句话，准确的理解是人是企业发展的决定性因素。同样的道理，高校核心竞争力的加强，不仅和高校的师资及生源质量有关，与行政人员也有着密切的关系。因此，高校也需盘活行政人员这支重要的力量，使他们始终保持旺盛的积极性和努力程度。

参考文献：

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