汇报材料是下级单位向上级机关报告自己工作情况的一种文稿，是日常使用频率最高的文体之一。那么，如何把汇报材料写得好、写出彩，让人听得进、记得住，是一个考验执笔人功力的技术活。根据多年的实践体会，掌握以下四个小窍门，对写好汇报材料大有裨益。
窍门一：吃透意图，靶向准确
一般说来，汇报材料分为全面汇报和专项汇报两大类，两者的侧重点不同，因而框架与写法也不同。因此，在汇报材料的起草中，应首先搞清是全面工作汇报还是专项工作汇报，这样才能做到心中有数、胸有成竹。起草中，应具体把握好以下三个环节：一要“到什么山上唱什么歌”，使汇报的内容同听者的意图相吻合，与其分管的工作相对应，切忌偏离主题、答非所问。二要“看菜吃饭，量体裁衣”，研究听者最关心什么、最重视什么、最想听什么，抓住听者的关注点和兴奋点，做到有的放矢、靶向准确。三要“萝卜青菜，各有所爱”，研究听者的风格，如同一位技艺高超的厨师一样，按照听者的口味来“煎炸烹炒”。这样，汇报才能可口对胃，才能收到事半功倍的效果。
窍门二：彰显特色，详略得体
有句话说的好：“不怕有缺点，就怕没特点。”汇报材料同样如此。因此，在汇报材料的起草中，对一般面上、共性的东西应尽量少费笔墨，而对本部门、本单位有创新、有亮点、有特色的就应讲深讲透讲到位。具体要做到三点：一要先声夺人，把自身工作上最鲜亮、最感人的内容放到最前边，以引起听者的兴趣；二要讲清说透，把自身工作的特点和特色深入挖掘，说清楚来龙去脉、经验成效，给人以完整清晰的印象。三要总结提炼，善于发现工作中的闪光点，展现与众不同的效果，给人以启迪和收获。与此同时，汇报材料应层次清晰，结构合理。在框架布局上，线条要单一，一部分说一项内容；情节要简单，突出主要情节，防止事无巨细、素材堆砌；前后内容跨度要自然，板块之间要篇幅匀称，前后连接要自然，以使听者不觉得唐突。在语言的运用上，叙述要简明，切忌冗长繁琐；要多用短句，干脆有力，节奏感强；要通俗易懂，尽量口语化，多用群众语言，切忌为了对仗工整，人为造词，生硬地加词少字。这样汇报起来显得自然、流畅。
窍门三：归纳凝练，提升高度
汇报材料的起草过程，是一个总结、提高、升华的过程。所以，汇报材料要力求有思想、有见解，能够给人以启发，使人听了豁然开朗、有所顿悟。汇报材料的思想性，体现在材料、事例和阐述的道理之中。同样一个问题，分析得好不好，其思想的深刻程度大不一样。主要应把握三条：一要抓住特色，突出亮点，把有个性的东西挖掘总结出来，并分析到位、论述透彻；二要小处入手，重视细节，不能大而化之、笼统抽象；三要抓住本质，由表及里，防止蜻蜓点水、浅尝辄止。只有这样，汇报材料才有深度、有味道、给人启迪、耐人寻味，才能给听者留下深刻的印象。
窍门四：事例印证，数字说话
汇报材料直接为上级机关决策服务，如果情况失真，或出现偏差，就可能在全局上造成不良后果。因此，在起草汇报材料时，反映的情况应当是真实的，而不是虚假的；列举的现象，必须是客观存在的，决不能是个人虚构的；谈成绩、讲问题，力求恰如其分、不抑不扬，特别是涉及到数字、比例、评价之类的内容，更要准确无误。尤其须注意的是，应尽量避免使用“大概”“也许”“可能”等不确定性的概词，能量化的一定要量化，能用的比例一定要用比例，能用数字说明的尽量用数字说明。这样写出的汇报材料才有事例、有数字、有比较，才会有说服力、信服力，也才能使听者有所得、有所悟、有所获。
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