会议管理流程指引[大全]

第一篇：会议管理流程指引[大全]

会议管理流程指引

2

———————————————————————————————— 作者：

———————————————————————————————— 日期：

1

地产公司工程中心会议管理流程指引 第 1 页，共11页 会议管理流程指引 2016 年 9月

2

地产公司工程中心会议管理流程指引 第 2 页，共 11页 前 言 为使工程中心各职能部门了解各类会议的流程、明确各 部门从会议筹备至会议结束各环节中的职责，特制定本指引手册。

本指引手册适用于区域公司工程中心及各职能部门、各项目部。

本指引手册通过阐述会议类别、重要事项、流程、操作 指南、及会前准备等，达到给会议组织人提供会议组织指引 的目的。

希望各部门能认真阅读本指引手册，顺利组织各类会议。

重庆区域公司工程中心 二〇一六年九月二十六日

3

1.会议类别及会议事项 1.1 会议类别一览表 地产公司工程中心会议管理流程指引 第 3 页，共 11页

工程中心月度运营/项目周运营会

职能中心（部）周例会

专业部门工作会

4

地产公司工程中心会议管理流程指引 第 4 页，共 11页 1.2 工程中心月度运营/项目周运营会会议事项一览表

区域公司各项目月度运营会议、周运营会 1 会议类别 会议性质

主要对项目实施阶段本月各部门计划完成率、设计变更完成率、收方签证完成率、提单完成率、结算完成率、动态成本变化情况等工作完成情况进行汇总及下月工作进行安排和部署以及项目部需公司、其他部门协调解决的事宜。3 4 各项目各板块依次汇报，领导点评 会议议题（议程）

参会人员 工程中心、各项目经理、技术负责人、成本专员、设计专员、业务报建专员、项目内业工程师（项目周运营会需项目工程师参加）6 会议主持人 会议周期 工程中心运营经理/项目经理 月度运营会：工程中心每月组织一次；项目周运营会：项目每周组织一次 7 会议通知 月度运营会

周运营会 工程中心

项目部 项目部应提前准备好运营会相关会议资料，即项目运营会纪要。9 会议资料准备 监督协办部门 工程中心 书写 签发 10 会议纪要 发送时间 发送范围 周运营会由各项目内业完成会议纪要；月度运营会由工程中心文员完成会议纪要，并发送给所有参会人员。

会议纪要必须在会后一天内完成，并由工程中心负责上传至口袋共享平台存档。

存档要求

5

公司集团会议管理流程指引手册 第 5 页，共 11页 1.3 职能中心（部）周例会会议事项一览表 职能中心（部）考评会议事项一览表 1 会议类别 会议性质 部门周例会 职能中心/各部门员工汇报上周各项工作的完成 2 情况，及下周的工作部署。4 会议议题（议程）

参会人员 部门各成员依次汇报，领导点评。

职能中心/部门负责人、部门全体员工 5 6 会议召集人 会议周期 职能中心/部门负责人 每周一次（原则上为每周固定时间）

起草负责部门 通知发出部门 会议资料准备 书写 职能中心/部门文员

职能中心/部门文员

会议通知 职能中心/部门文员

职能中心/部门领导 签发 9 会议纪要 发送时间 发送范围 监督 会议结束一天内（一般和本周周计划一起发出）

参会人员、其他相关部门及总经办领导 人事行政中心 考评、公示 10 签发 分管领导 存档要求 自行存档，并上传口袋

6

地产公司工程中心会议管理流程指引 第 6 页，共 11 页 1.4 专业部门工作会议事项一览表 专业部门工作会议事项一览表 专业部门工作会议（包括职能中心/部各种专项、专题会议）2 3 4、建立内部工作的交流平台，增强内部交流；、对内部工作进行评估、总结，绩效考核的依据；、强化部门工作督导、提高工作效率及工作业绩；、讨论专项、专题问题，提交解决方案 2 3 4 会议议题（议程）

参会人员 职能部门/项目公司负责人根据近期工作要求拟定。

相应的职能部门/项目公司人员 1 2、区域：各职能部门负责人或指定人员；、项目：各项目公司责任人或指定人员。6 会议召集人 会议周期 根据工作安排，不定期召开 会议召集人 起草负责人 7 会议通知 通知发出负责 人 职能中心/部门文员 8 9 会议统筹负责人 会议资料准备 职能部门/项目公司负责人 按专项、专题会要求准备 书写 职能部门/项目公司负责人指定人员 职能部门/项目公司负责人 会议结束一天内 签发 发送时间 发送范围 10 会议纪要 参会人员，并视情况抄送相关领导。

存档要求 各部门自行存档 会议类别

会议性质 1 地产公司工程中心会议管理流程指引 第 7 页，共 11页 2.会议管理流程 2.1 会议事项管理 制订会议计划 口袋预定会议室（康城）

提前规划会议议程及需要达成的目标 发出会议通知（当会议时间有变化时必须邮件告知所有人）

会议事项 管理 组织与召开会议 做好会议纪要 会后总结 会议纪要存档

7

地产公司工程中心会议管理流程指引 第 8 页，共 11 页 2.2 会议管理流程 与会单位 工程中心 召开会议部门 提 出 申 请 开始 提出会议召开申请 拟定好会议议题 发出会议通知 按时参会 会议准备 召 开 会 议 发出会议通知 发出会议通知（非公司层面）

接受邀请 按时参会（公司层面）

会议监督 按时参会 取 得 成 果 形成会议决议和 相关文件 发出会议纪要 会后管理 会 后 工 作 结束

8

地产公司工程中心会议管理流程指引 第 9 页，共 11 页 2.3 会议管理纪律说明 会议纪律－按地产公司字〔2016〕01号文执行

未经请假，会议迟到、早退按缺勤扣罚相应工资； 参加会议应将手机铃声调整至静音或会议状态； 会议过程中，除非查找会议所需资料，不得打开电脑处理与会议无关事宜，否则降级降薪处理； 会议过程中，除非紧急电话可以到会议室外接听，不得翻阅手机，否则降级降薪处理； 涉及到秘密事项的会议，与会人员负有保密义务，不得外泄，否则降级降薪处理，对公司影响较大的直接予以开除。2 3 4 5

9

地产公司工程中心会议管理流程指引 第 10 页，共 11页 2.4 会议管理流程关键节点说明 任务概要 关键节点 会议管理 相关说明 1 2 会议召集部门需提前准备会议相关资料，做好会议记录等 部门文员配合行政部根据会议召集人要求做好会务工作，主要包括：安排会议室、会场布置、设施准备、会中服务等。4 会议通知需确定事项:会议召开的时间、地点、主题、议程、参会人员 会议结束后，会议召集部门根据会议要求，将会议纪要及时传达给有关部门及人员。

舞台

地产公司工程中心会议管理流程指引 第 11 页，共 11页 3 相关附件 3.1

月度运营会会议纪要模板 3.2

周运营会会议纪要模板 3.3

周例会会议纪要模板 3.4

视频设备（详见会议室内《设备操作指南》）

3.5

会议纪律正式文件：

地产公司字〔2016〕01号文 3.6

会议统筹相关表格（含部门例会及运营会时间安排表、会议资料准备清单）

第二篇：会议流程、安排管理

会议流程及安排

会议是现在生活中一种广泛的活动形式。为了使会议到达预期的效果，个人认为组织一次会议应该做到：

一、会前筹备

1、会议方案的制定

（1）安排会议主题或者议题，提出议题有两种情况：第一是上司提出；第二是

上司提出目标和要求在由会议组织者征求相关人意见；

（2）确定会议名称、规模和规格，提出与会人员范围或者名单；

（3）拟定会议的时间和会期；

（4）拟定会议的议程及日程安排；

（5）会议经费预算

（6）其他事项，例如食宿、交通、工作证、代表证等后勤工作；

2、会前物品准备

（1）会议文件准备，例如：日程安排、发言稿、报表、管理性文件等；

（2）制发会议通知；根据会议要求可用电话或者书面形式；

（3）会议用品准备，例如：文具、茶水、影像设备等；

（4）选择与布置会场，可根据人员多少及会议性质来定；

（5）安排食宿；

二、会中管理与服务

1、接站（举办大型会议可能需要）；

2、会议签到；

3、协助正确使用设备并发放会议用品；

4、协助完成与会人员的食宿安排

5、会议进程的控制

（1）主持人对会场的控制；

（2）采取有效手段 会场气氛；

（3）辅助及引导会议进程，促使会议有效形成；

6、做好会议记录，要做到真实、规范；

7、会议信息收集及编写会议简报及会议保卫工作，处理一切突发事件；

三、会议善后处理工作

1、会议用品、文件资料的收集、清退及立卷归档；

2、安排与会人员返程；

3、会议经费结算；

4、整理、编写会议纪要，根据需要印发；

5、会议议定事项的反馈；

6、会议总结，根据岗位职责检查工作。

李锦玲

2012年8月13日

第三篇：会议操作指引

会务管理操作指引

一、会议类型（现有）及召开方式

1、集团本部周例会。即是集团经营班子执行小组会议，其议程主要分为总裁办公室通报各督办事项完成情况、各部门提交会议重点讨论的事项。

集团本部周例会会议制度请参照祥控例会字[2012]1号文件执行。参会人员：经营班子执行小组成员、各职能部门负责人、会议记录人员、祥源报编辑

会场布置：电脑、投影仪。不需要其他布置。

2、行政、人力资源等管理工作联席会议。

参会人员范围：集团及各成员企业行政、人力资源等管理工作部门负责人，或者相关工作骨干人员。

召开方式：原则上，行政、人力资源等管理工作联席会议为季度工作例会，每召开四次。

每次会议应提前10天左右下发会议通知和议程安排，各参会人员应根据会议通知要求，提前准备汇报材料，并积极参与会议讨论，提出合理化建议。会议结束后三日内，完成会议纪要的整理并下发。（文号：“集办会字”）

会场布置：电脑、投影仪、矿泉水、水果、横幅、摄像、会议背景ppt、会议背景音乐。外地参会人员可根据具体情况考虑会后是否安排餐饮。

3、第一季度、第三季度董事长办公会议，年中工作总结报告会、经营工作会议。

董事长办公会议原则上每季度召开一次，第二季度和第四季度会议召开时间与半会议和会议召开时间相同，所以第二季度和年中工作总结报告会合并召开、第四季度和经营工作会议合并召开。

会议分为各成员企业分会和全集团大会。

各成员企业分会参会人员：集团经营班子成员、中层（含）以上管理人员，各成员企业中层（含）以上管理人员，全体财务人员。（特殊情况除外）

全集团大会参会人员：集团董事会成员、监事会成员、集团经营班子成员、集团本部全体员工（含集团外派人员）、各成员企业中层（含）以上管理人员、集团全体财务人员、集团全体通讯员、地产集团职能中心及安徽交建机关主管级人员。（特殊情况除外）

具体参会人员范围可根据实际情况有所调整，但应明确表达范围。会场布置：会议材料制作及分发、横幅、会议桌鲜花、席卡、录音笔、摄像、电脑、投影仪、麦克风、会议背景ppt、会议背景音乐、演示笔、座位调整、矿泉水摆放、会议桌茶水服务（原则上为红茶）。其中，年中工作总结报告会和经营工作会议的全集团大会需要安排现场速记人员，由祥源报人员负责落实。

会议纪要的整理及下发（文号：“祥控集会字”）。

会议整体材料梳理及装订归档。

若季度董事长办公会议分别与各成员企业季度工作会议合并召开专题讨论会，则每个成员企业专题会议后都应形成专题会议纪要（文号“祥控集会字”），并形成整体的季度会议资料合订本，留存总裁办公室。

4、其他专题研讨会。

专题研讨会一般参会人员为集团高层领导及成员企业经营班子部分成员，涉及参会人员应逐个落实。

选择符合会议主题的会议场所，注重会议召开环境及氛围营造。会场布置：水果、点心、茶水、餐饮、电脑、投影仪、录音笔、演示笔、白板（含白板笔和白板擦）、会议材料、会议温馨提示、笔、信纸，不需要横幅及席卡，需要安排记录人员。

5、股东会、董事会、监事会。

会议参会成员为集团股东、董事、监事、经营班子成员，应慎重选择会议召开场所和会议分为营造（庄重、严肃）。前期工作可能涉

及人员住宿、餐饮、车辆安排，以及参观交流。

会场布置：横幅、席卡、会议桌鲜花、会议材料、录音笔、演示笔、摄像、电脑、投影仪、麦克风、会议背景ppt、会议背景音乐。

6、各成员企业月度会议。

（1）根据集团制度规定，各成员企业每月召开月度经营工作（计划）会议，集团派人参加，具体参会人员安排如下（以下安排限于2012）：

地产集团（每月25日—28日）：张芸、俞红华、王晓东、周春阳、张小辉/诸历峰、张莉

安徽交建（每月第一周周一上午）：张芸、焦倩倩、张小辉/诸历峰、张莉

茶业/旅游：沈同彦、张莉

欧力电器及其他单位：王晓东、诸历峰、张莉

（2）每次收到成员企业上报会议通知或者会议时间安排应第一时间通知参会人员及其他周例会参会人员。

信息内容示例为：“ 温馨提示：安徽交建定于×月×日（周×一）上午××: ××在××会议室召开月度会议，集团×××、×××、×××参会，其他领导如需参会，可提前告知总裁办公室。祝您工作愉快！”

同时，总裁办公室应提前告知相应成员企业，集团参会人员的概况。

二、会务工作一般流程步骤：

1、会议确认。根据会议拟定时间、地点、参会人员、议程等各项会议要求草拟会议通知，并在下发通知之前再次和会议负责人确认会议的各事项。

2、发通知。通知下发时要确保落实到相关单位对接部门的负责人，若是领导层会议，则会议通知的各事项要直接落实到参会人员，并通知办公室或者综合管理负责人及时提醒领导参会。

3、人员落实。确保通知下达之后，要逐单位（成员企业）或者

部门确认参会人员，可要求办公室或综合管理部门根据最新花名册上报具体参会人员名单，并督促通知下发至具体参会人员，强调请假制度（经由本单位最高负责人签批后，报集团总裁办公室备案）。若是领导层会议，要在通知下达后，与本人电话确认行程安排（高层会议要向集团董事长请假，报集团总裁办公室备案）。

4、操作手册（会议指南）。在明确会议各相关事宜后要制定会议的具体操作手册，若外地开会或者大会期间则更应重视会议操作手册的意义。操作手册不仅包括会议通知的各项内容，还包括与会人员名单、联系方式、交通、餐饮、住宿、会场布置、工作分解、嘉宾接待、各项提示、突发事件应急处理、预算等，其中每一部分又包含很多细节内容，将所有会务涉及内容收集、整理成一个系统的手册，经讨论确认后分发至给每一位会务工作人员。（小型会议的会议指南可只列会议的重点事项）

5、会场准备。会场准备主要包括会议资料分发、横幅制作悬挂、席卡制作及摆放、签到表的制作及摆放、座位的调整摆放、会议桌物品（鲜花、纸巾、茶水、点心等）摆放，以及会场设备的提前准备、调试等。会场准备涉及细节工作较多，应提前考虑全面，并明确分工至具体工作人员。

6、会议引导。若整个会议是由各不同分会或者会场组成，则应提前安排好等待区域和引导人员，避免现场的混乱、无序，并在每场会议结束时注意疏导人员离场。

7、会议记录。根据会议形式不同，安排会议记录人员，并提前落实到本人。各单位分会或者同时召开的几个分会场，要分别按照单位和会场安排记录人员，同时集团安排专人全程记录。重要的集团大会在安排集团专人全程记录的同时，还应外请专业的速记人员记录。（如年中工作总结报告会和经营工作会议）

8、纪要整理。在会议结束后，及时收集会议期间的记录内容，形成会议纪要和重要讲话纪要，并及时以文件形式下发至集团各部门和各成员企业。（必要时候提倡组织学习，领悟集团思想）

9、资料归档。将整个会议过程中所涉及的方方面面资料进行收集，并按照相应的顺序（时间或者模块）进行整理，以档案的形式留存，形成一个系统的工作总结。

三、会议场地选择：

1、集团本部周例会。一般会议地点为集团五楼第二会议室，特殊情况可调整安排。

2、行政、人力资源等管理工作联席会议。一般会议地点为集团五楼第一会议室，也可根据会议需求选择在项目或者其他会议场所召开。

3、第一季度、第三季度董事长办公会议。季度董事长办公会分会可根据会议召开形式，分会可选择在成员企业会议室或者集团五楼第一会议室召开，大会一般在集团五楼第一会议室召开（特殊情况另行安排）。

4、年中工作总结报告会、经营工作会议。会议涉及各成员企业分会可根据会议召开形式，选择在成员企业会议室或者五楼第一会议室召开，大会一般在集团对面庐阳区政府小礼堂召开（特殊情况另行安排）。

5、其他专题研讨会。根据会议召开形式及会议目的，合理安排会场，一般选择合肥市内酒店及会场，应考虑交通及其他事项。

6、股东会、董事会、监事会。集团“三会”一般选择较为正式、严肃的会场氛围，如希尔顿、威斯汀等，也可根据会议要求合理安排会场。

7、各成员企业月度会议。一般根据各企业安排，在成员企业会议室召开。不需要集团安排会议场地。

第四篇：家访流程指引

家访流程指引及指引

一、首访前工作准备流程：

1、2、查阅个案基本资料；

社工与个案或家属电话联系，预约家访时间，告知随访人数。若为首访，确定个案地址，查找路线或踩点；查询精防系统了解个案信息。

3、工作员随访前检查随访物品是否配齐。包括相关资料表格（资本资料表格、个案服务同意书、药物管理同意书）、名片或工作证、水、雨伞、随访包等；要求工作员衣着适宜、做好外访记录。

4、熟悉免费药物政策内容：入户前初步评估案主家和附近环境安全及安全逃生路线等。

5、6、入户前与辅助人员大概介绍患者的基本情况。

家访地址不限定在患者家里，可在患者住址附近，工作单位等地方。

二、访谈中：

1、向患者本人和家属介绍自己和辅助社工以及家访的目的。

2、注意患者家里周围物品的摆设，若有危险物品，让患者家属或者工作员收起来。

3、在访谈过程中遇到特殊情况要中断谈话，接电话或上厕所等，要和患者说明情况再行动。

4、访谈中若要做笔录或拍照，需征求患者或患者家属的同意。

5、访谈中发现患者情绪不稳定，不适合再继续接受面访，应提前结

束家访。

6、在有条件的情况下，面访环境以安静、干净、保密环境下进行。主导社工与患者面对面交流，辅助社工应该分散坐，为主导社工创造有利沟通位置。

7、过程中，出现干扰家访效果的现象（患者在看电视、玩手机等），可由此展开访谈话题，若效果不佳，征求患者的意见，把干扰因素影响降低或除去。

8、注意家访时间把控。家访时间不宜过长，一般控制在40分钟到1个小时左右为宜。特殊情况除外。

9、主导社工掌控整个面访，非必要情况（话题卡住），辅助社工仅协助主导社工观察患者的情绪和提示主导社工，不参与提问。

10、社工着装以简洁大方为主。

11、为保障社工人身安全，在访谈过程中，不提倡喝患者倒的茶水，工作员要自带饮用水。如已经与患者建立良好互信的关系，可视情况而定，灵活处理。

三、团队会议

1、区级社工询问主导社工对此次家访的看法，自我评价，哪些地方做得好，哪些地方不足。

2、区级社工提出自己对此次面访的改善意见以及下一次面访可以从哪些方面进行了解跟踪。

第五篇：外经证流程指引

工程合同外出经营证明的指引：

一、收取第一笔款时，同甲方确认是否开发票。

工程合同收取合同第一笔款时，采取以下两种方式，让甲方任选其一：

1、开公司的收据（非财政局收据）收取预付款，预付款的发票连同货到款发票一起开具。

2、开发票收取预付款，必须要甲方出具开工报告。

二、办理外出经营证明（以下简称外经证）的前期准备工作。

1、如果甲方需要发票收取第一笔款时，由各地行政秘书到项目所在地的地税局咨询：

A、有外经证的情况下发票税率是多少点；没有外经证情况下发票税率是几个点。B、开具工程发票所需的所有资料；

C、是否需要深圳市税务局出具《纳税人申请税务机关代开发票帐册健全证明书》。

2、落实以上情况后写邮件给财务部外经证办理人员，目前为宋平辉负责。

3、去甲方办理开工报告（深圳地税局办理外经证必用资料）。

三、总部外经证办理时间：收到事务所齐全的资料后五个工作日内办理完毕，外经证一式三联，寄到事务所行政秘书。

四、开票

行政秘书带齐资料去项目所在地地税局开发票，发票开好税务局会退回外经证一式二联。

五、外经证的保管

外经证上的金额是合同总额，开票是按收款进度来开（尾款除外），如果外经证上显示还有未开完票的金额。则各地行政秘书将外经证存档保管，下次开票时再用。

六、外经证的延期

每个外经证上面都有一个有效期，目前为外经证开立之日起半年之内有效，具体参见每个外经证的日期。如果过期了而发票未开完，则需要办理延期。请各地行政秘书做好登记，在外经证到期前15日务必将外经证原件寄回公司办理延期。

七、外经证的核销

外经证上的金额减去尾款金额后的发票全部开完后，必须将外经证寄回公司核销。

八、关于尾款的发票：

由于尾款的收款时间跨度较长，而外经证的有效期通常为半年，因此在开验收款发票时，需同甲方沟通采取以下二种方式：

1、在收验收款时，如果甲方同意也收尾款发票，则验收款和尾款的发票一并开给甲方，外经证退还给公司核销。

2、如果甲方不同意收尾款发票，刚只开验收款的发票给甲方，外经证退还给公司核销。尾款发票到可以收款的时候直接去税务局开具。