管理文秘大全

第一篇：管理文秘大全

春学期《管理文秘》学习资料 1 1．公文的结构，要把握好哪些环节？其一般组成要素是什么？ 答：一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

2．公文的层次和段落的含义是什么？ 答：(一)层次。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。公文层次的两种基本形态。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。

(二)段落。段落的含义和作用。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。

3．划分段落的注意事项有哪些？ 答：对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。

4．什么叫过渡？它们的作用是什么？过度的方式有哪些？ 答：（1）过渡的含义和作用。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。

（2）过渡的方式。渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。

第二篇：文秘管理

《文秘管理与应用写作》形成性考核册参考答案 作业１

一、第１页到第６页

二、第１０页到第１1页

三、1通知： 参考第33页到第４4页的有关内容和例文进行写作练习。

2．报告： 参考第５1页到第５7页的有关内容和例文进行写作练习。

３．请示： 参考第５7页到第６2页的有关内容和例文进行写作练习。

４．函：参考第６2页到第６6页的有关内容和例文进行写作练习

作业２

一、第１08页到第109页，实例可参考第１04页到第108页的例文及其分析。

二、第113页到第114页，实例可参考第110页到第113页的例文及其分析。

三、1.调查报告：可参考第87页对例文《西北地区机关、事业单位工资、收入分配调查报告》的有关分析。

2.工作计划：可参考第94页对例文《××街道办事处2006工作计划》的有关分析。

3.工作总结：可参考第102页对例文《供电公司2004工作总结》的有关分析。

四、１.调查报告： 参考第74页到第89页的有关内容和例文进行写作练习。２计划： 参考第89页到第94页的有关内容和例文进行写作练习。

３总结： 参考第94页到第103页的有关内容和例文进行写作练习。

作业3

一、第１59页，实例可参考第１57页到第158页的例文及其分析。

二、第182页到第183页，实例可参考第184页到第187页的例文及其分析。

三、经济活动分析报告：可参考第192页对例文《××化肥厂200×年财务计划执行情况分析》的有关分析。

可行性研究报告：可参考第203页对例文《海南建立钛白粉厂的可行性研究》的有关分析。

四、１.经济消息： 参考第177页到第181页的有关内容和例文进行写作练习。

合同： 参考第208页到第218页的有关内容和例文进行写作练习。

2贺信： 参考第138页到第140页的有关内容和例文进行写作练习。

慰问信： 参考第144页到第148页的有关内容和例文进行写作练习。

祝酒词：参考第166页到第167页的有关内容和例文进行写作练习。

作业4

一、第222页，实例可参考第223页到第224页的例文及其分析。

二、第264页到第265页。

三、１.条据： 参考第248页到第251页的有关内容和例文进行写作练习。２启事： 参考第252页到第255页的有关内容和例文进行写作练习。

３书信： 参考第255页到第2633页的有关内容和例文进行写作练习。

第三篇：管理文秘

1、秘书是专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

2、商务秘书是指在各类从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的的工作人员。

3、商务秘书的等级及职业能力要求（P3）

初级商务秘书商务秘书高级商务秘书

4、商务秘书的角色定位

(1)商务秘书是领导的助手（2）商务秘书是企业工作的枢纽桥梁(3)商务秘书是企业的信息库（4）

商务秘书是个配角

5、秘书该如何处理领导人之间的矛盾？

(1)认真观察分析。在工作中，秘书应该注意观察，了解领导班子成员之间的矛盾，并分析其原因，做

到心中有数。

(2)采取相应对策。①消极回避②保持中立③积极沟通协调

6、商务秘书怎样与不同个性的领导人相处？

(1)与思想周全型领导人相处。给这种领导人当秘书，只要兢兢业业、勤勤恳恳、扎扎实实做好自己的本职工作，不需要用更多的精力考虑协调与领导人的关系。

(2)与主观自信型领导人相处。商务秘书要注意协调自己的心态，多给领导人提供客观真实的情况，在适当的时候，提醒领导人别犯主观主义错误。

(3)与安全保守型领导人相处。商务秘书做事要很小心，要认真领会领导意图，同时多帮助领导人搜集资料，帮助他周密思考，安全决策。

(4)与优柔寡断型领导人相处。商务秘书不能心生不满而阳奉阴违，而要尽量地向这样的领导人提供更多的可供决策参考的资料，尽可能帮其克服优柔寡断的缺点，帮其尽快决策。

(5)与性格粗犷型领导人相处。商务秘书作计划时更应该细心周全，以弥补领导人的粗心。

(6)与感情细腻型领导人相处。与这种领导人共事，商务秘书也得细心周全，不能因为领导人想的细，自己反而粗心。

7、商务秘书职能是指领导或者上级根据目标和工作需要明确赋予商务秘书的职责与权限，是商务秘书活

动的任务、职责、作用和效能的统称。

8、协助管理的特点

（1）管理的综合性（2）管理的间接性(3)管理的非常规性

9、商务秘书如何做好协助管理工作？

（1）计划中的商务秘书工作。①搜集信息资料②推动部门计划③拟制综合计划

（2）指挥中的商务秘书工作。①传达上级指令② 调查下级反映③协调指挥活动

（3）控制中的商务秘书工作。①拟制控制标准②获取偏差信息③协助纠正偏差

10、职业素养是指从事某一职业的人所应具备的职业特点的素质与修养。

11、商务秘书的职业道德修养包括哪些内容?

(1)忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋（3）埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，热情服务（5）实

事求是，勇于创新（6）遵纪守法，廉洁奉公(7)恪守信用，严守机密

12、商务秘书应当具备怎样的知识结构？

（1）基础知识。商务秘书应当重点掌握汉语知识、一般自然科学知识和外语知识。

（2）专业知识。①行业领域专业知识②秘书工作专业知（秘书学知识、文书学和档案学知识、办公自

动化知识）

（3）相关知识。①管理方面的知识②法律方面的知识③经济方面的知识 ④金融方面的知识⑤财税方面的知识

商务秘书除了秘书专业工作以外，还肩负很多管理层面的工作，这就需要掌握与秘书工作相关的其他知识，这些知识有助于商务秘书更有效的开展工作，提高工作效率，这些商务秘书应当掌握的知

识涉及诸多知识门类，它们相互联系、相互作用，通过商务秘书自身努力，达到有机统一，成为一个较为理想的知识结构模式，发挥出知识要素的整体效应，更好的为秘书工作服务。

13、影响商务秘书工作的不良心理有哪些，该如何克服？

不良心理（1）紧张心理（2）自负心理（3）烦躁心理（4）压抑心理（5）依赖心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虚荣心理

克服方法(1)进入角色，形成并强化秘书角色意识。①高度的责任意识②正确的服务意识 ③积极的参与意识 ④清醒的原则意识 ⑤强烈的公关意识

(2)加强自我修养，形成正确的自我意识。(3)在实践中不断总结经验，加强心理品质修养。

14、办公室日常事务工作的特点服务性 辅助性复杂性 政策性时效性

15、时间调度安排。如何有效地调度工作时间，应当注意一下几个方面；(p91)

（1）时间安排的从属性 必须与组织运转的各个程序，各个环节的需要保持一致，与上司的工作进程协调统一

(2)时间安排的机动性要按照组织活动中随机发生的事，灵活调整自己的工作时间

(3)时间安排的自主性要在被动中求主动，在从属于组织管理和领导活动需要的同时，注意时间安排的主动性

16、计划的制定：

(1)明确计划工作的具体任务和要求，明确每一个时期的中心任务和工作重点。

(2)明确计划工作的宗旨、目标和战略，并论证可行性。

(3)规定计划中各项工作的开始和完成的进度，以便进行有效的控制，对能力及资源进行平衡。

(4)规定计划的实施地点或场所，通过了解计划实施的环境和限制，做到合理安排计划实施的空间组织和布局。

17、接听或者拨打电话应注意的问题（可能为多选）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的职责(1)受理本单位的信息联系，保障信息畅通(2)做好通知、接洽、联络工作(3)承办领

导交办的紧急事务(4)处理或者协调处理突发事件

值班工作的基本要求(1)坚守岗位 起好问事处工作(2)做好分流工作(3)做好信息的汇总、储存

19、调查研究，简称调研。就是人们在实践中，通过一定的途径和方法，对特定客观事物进行有意识的探

索和把握，从而获得关于客观事物规律性的认识的活动过程。

20、调查研究的内容

(1)基本情况调研(2)辅助决策调研(3)指导工作调研(4)临时性专题调研

21、开展调查研究有哪些环节

准备阶段 ①明确目的，确定课题②确定范围对象，熟悉相关情况③制定计划，组合队伍

调查阶段 ①搜集资料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好笔记，手脑并用

研究总结阶段①整理研究材料②起草报告③回顾总结

22、调查研究报告，是对客观实际进行深入、周密的调查研究和分析综合后，写成的一种反映调查研究成果的书面报告。

23、会议是有组织有领导地商议事情的集会。

24、会议的构成要素：

内容要素（会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务）

程序要素（会前组织准备、会中协调服务、会后落实反馈）

形式要素（会议名称、会议地点、会议方式）

25、会议预案的内容：

1、确定会议名称

2、确定会议的规模和规格

3、确定会议时间与会期

4、确定与会

人员

5、选择会场

6、会场布置

7、拟定会议议题、议程和日程

8、拟制会议文件

9、拟制会议用品

10、拟订会议的后勤保障

11、制定会议票证

12、会议经费预算

26、会前准备工作：

1、制定会议议案

2、组建会议筹备机构

3、印发会议通知

4、会前检查

27、会见组织服务工作：组织签到、引导就座、会议服务工作、安排会议发言、做好会议记录、编写会议

简报

28、信息收集的范围有本企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息、法律政策信息、交际活动信息

29、如何进行信息筛选和校核

信息筛选的方法：留意标题剪裁、复印摘记标记说明(注明日期、出处)

信息筛选的程序：看来源看题目看内容决定存舍

信息筛选应注意的问题（p157）

信息校核的方法：溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法

30、信息加工是指对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得事物发生、发展、变化的高层次信

息。

31、信息加工的方法：汇集法归纳法纵深法连横法浓缩法 转换法图表法

32、公文是各级各类机关、团体和企事业单位在公务活动中形成和使用的书面文字材料。

33、平行公文是指发往同一组织系统或业务系统中与自己平级的单位，或者发往与自己无任何领导隶属关

系或业务指导关系的其他任何单位的公文。

34、平行关系是指发文单位和收文单位之间的信件往来关系，它是根据行文单位所属组织系统的隶属关系

及其职权范围来确定的。包括隶属关系（行政隶属关系和业务隶属关系）和非隶属关系（1、同一系统同级单位或不同系统的同级单位、部门之间的关系

2、不同系统的非同级单位、部门之间的关系）。

35、发文处理程序：交拟——拟稿——审核——会稿——签发——编号——复核——缮印——校对——用

印——发文登记——封发

36、收文处理程序：签收——拆封——收文登记——审核——拟办——传阅——承办——催办——查办—

—留注

37、拟稿时应当注意的问题：

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲字词规范，标点正确，篇幅力求简短

3、公文文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度

5、人名、地名、数字、引文准确

6、结构层次序数“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、应当使用国家法定剂量单位8如果文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称

9、公文中的数字，除成文日期、部分层次结构序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字都应使用阿拉伯数字。

38、商务秘书协调工作的特征和内容

特征：从属性广泛性政策性中介性沟通性

内容：从协调的对象划分

(1)（重点）协调本组织与上级领导部门间的关系。商务秘书既要使本组织能正确及时地贯彻落实上

级领导的意 图又要使上级及时全面的了解本组织的真实情况，从而使本组织和上级领导保持协调一致。

(2)协调本组织领导间的关系

(3)（重点）协调本组织上下级关系。商务秘书要倾听下级部门的意见和要求，及时地为科学制定政

策提供现实的参考依据，并注意了解解决方案可能出现的疏漏和偏差，及时向领导部门汇报。同时，在下级部门对决策意图尚未充分了解时，商务秘书有责任座必要的解释和宣传，提高其执行决策的主动性和积极性。

(4)协调本组织各部门间的关系

(5)协调本组织员工间的关系

从协调的内容划分

(1)决策协调（2）政策协调（3）计划协调（4）事务协调(5)关系协调

39、接待礼仪(可能有案例分析)p21640、接待工作的原则

(1)内宾接待工作原则。①热情周到，以礼相待②互相尊重 ③简朴大方 ④遵守政策法规

⑤对等对口

(2)外宾接待工作原则。①平等原则 ②对口原则 ③节约原则 ④周到原则 ⑤保密原则

⑥对外宣传原则（遵守政策 实事求是，防止片面 注意对象，加强针对性 内外有别，注意分寸）

41、谈判是人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达到意见一致的行为和过程。

商务谈判：指不同的经济实体各方为了自身的经济利益和满足对方的需要，通过沟通、协商、妥协、合作、策略等各种方式，把可能的商机确定下来的过程

42、谈判的要素：谈判主体谈判客体谈判目的谈判行为

43、谈判前的准备(可能为简答和论述)p230

(1)信息准备

1、信息准备的内容（对方资料、谈判环境资料、竞争对手资料）

2、信息资料的搜集与整理（信息资料的搜集、信息资料的整理加工）

3、信息资料的传递与保密（谈判信息的传递、谈判信息的保密）

（2）组织准备

1、谈判小组的规模

2、谈判小组的结构

3、谈判小组负责人

谈判前怎样搜集资料：检索调研法、直接观察法、专题询问法

44、谈判工作设计与实施(p235)

(1)拟定谈判计划(2)谈判工作过程

45、会见是指双方会晤，常被用于联络感情增进友谊。

会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术和其他共同关心或感兴趣的问题交

流情况、交换意见，达成共识或交易。

46、会见会谈活动如何安排？P24247、怎样组织一次言宴请？P24848、企业招聘商务秘书应注意什么问题？P27249、求职者应聘商务秘书应事先做哪些准备？P275

第四篇：管理文秘

一． 简答题（5*6=30）

（1）请简要指出商务秘书工作的特点。

答案：一具有商务性的特点；二具有融合性的特点；三具有从属性的特

点；四具有繁杂性的特点；五具有辛苦性的特点；六具有机要性的特点。

（2）请简要写出商务秘书服饰礼仪的“六忌”内容。

答案：一忌过于杂乱；二忌过于艳丽；三忌过于暴露；四忌过于透视；

五忌过于短小；六忌过于紧身。

（3）请简要列出商务秘书保密工作坚持的原则。

答案：1.积极防范；2.突出重点；3.有保有效；4.内外有别。

（4）请简要写出会议的安全保卫工作涉及的内容。

答案：1.对会议的安全保卫工作（人身安全、财物安全、文件安全

等）；2.严格检查会场安全；3.做好卫生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)请简要罗列秘书做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要诚恳热情；2.要讲究礼仪；3.要周到细致；4.要按章办事；

5.要务实勤俭；6.要保守秘密。

(6)请简要列出秘书与领导层相处应把握的原则。

答案：1.明确职责、单向请示的原则；2.公道正派，按章办事的原则；

3.不分亲疏，一视同仁的原则；4.保持一致，维护团结的原则；

5.有主有次，突出重点的原则。

情景题（2*10=20）

（1）在一次会议中秘书小李要为议会人员安排座次，参加本次会议的有：公

司王董事，张总经理，孙副总，朱主任，职工代表小张，会议室左手边为正门，请问小李因按照怎样的商务礼仪安排座次？

答案：按照进门的左手起依次为：左手为尊，依次排序为最佳排序作为。

（2）周秘书在办公司和某客户通话过程中，另一电话又响起，那请问周秘书

遇到像这样的情况胡，应怎样处理较为合适？

答案：周秘书接通电话后，应先向对方说清楚自己正在与别人通话，请对方稍后再来电，或者等自己的回电，并且再另行通话时应向对方表示对不起让您久等了等的歉意语言。

第五篇：文秘管理

文秘管理活动是因领导活动的需要而产生的，且随着领导活动需求的变化而变化的。如果文秘管理活动偏离了领导活动的需求，那么，文秘管理活动的性质则可能发生蜕变，工作绩效就会受到影响。

文秘管理活动的性质是辅助管理，对其绩效的评价有两个方面：一方面要看各项文秘管理活动的工作效率高低和正确与否；另一方面，要看文秘管理活动对提高领导绩效的实际作用，而后者是绩效评价的重点所在。这是因为文秘人员的重要服务对象是领导，如果文秘人员的管理活动有助于领导节约时间和精力，特别是有助于领导者的决策制定和决策实施，这样的文秘管理活动才能真正体现出它的价值。