1文员工作规范

第一篇：1文员工作规范

文员工作规范

一、劳动纪律

1、考勤：提高出勤率，晚到早走要有请示、打招呼。

2、加班：6点以后算加班，计工时

3、请假：病假、事假要填写假条，手头工作未完成时不准假（病假除外）；国家法定年假日当年有效。

二、工作职责和要求

1、配件：

A、入库、出库、配件流向表按实填写；

电子台账：配件、劳保、工具分类登记；

纸质台账：配件、劳保、工具、发票；

B、配件报价、大修报价要核准配件信息、需求数量、防止报价和采购出错。

C、采购人员收到图片信息的当日内应回复组长采购进度、供货期和物流信息。特殊情况立即向主管理汇报，回复组长并说明情况。

D、客户确定购买的配件必须要有合同返给公司存档。特殊情况要有四位经理签字方可取件更换。报价合同个别单位按其特殊要求填写。

E、配件对账：每月业务会前准备业务对账表。要与报价经手人核对配件合同的有效性、与财务核对开完票未付款的情况。

F、配件更换黄名单：天华物业（马德里）、锦祥合（海昕明珠），先付款再换件的原则。G、台菱对账单月结需有于总签字，每份合同只需苏经理签字即可。H、每周五下班前向微信群内发送配件采买的物流信息。I、配件信息采集和维护。

2、电梯报检与档案管理：

A、工程资料（如客户资料、公司资料、档案资料、维保记录单、急修单等）的整理和归档。B、客户档案要建全，统计并提醒客户管理人员证和公司操作证到期情况，提前新办或复审。C、安装、修理改造电梯的开工、验收、移交，注意资料要在公司备份。D、协助用户办理各种证件、准运证、电梯责任险等相关工作。

E、质检建立微信公开群：群员包括组长、工程内勤，技术综合管理部、副经理、总经理。F、往来信函（如催检函、公函等）、各种规范性资料（如乘梯须知、放客说明、检验规程等）起草。G、负责政府部门下达公司的工作，如维保评定、APP监管等。H、维保部、技术部文档制作与资料整理。

3、报价、投标文件制作与合约管理：

A、三菱、嘉捷质保的电梯验收时间要与刘佳及时核对。

B、维保新增确认单上写清接手时间、验收时间、移交情况、公司存档的客户资料、图纸是否健全。C、定期与王经理核对三菱三方合同到期情况、应收账款、是否开发票。D、合同管理，合同制作、登记、对账、提示到期等。E、档案管理，旧合同、旧销售资料、招标书按档案号归档。F、业务对账，每月初第一个周五通知开会，提前准备业务对账表。

第二篇：前台文员工作规范

前台文员工作规范

（一）问候招呼：早上好、您好；

（二）感谢：谢谢、十分感谢；

（三）向客人道歉：对不起、请原谅；

（四）应答：没关系、不客气、这是我应该做的；

（五）推脱：很遗憾，不能帮你的忙、谢谢好意；

（六）送客：再见、请慢走；

（七）迎宾：欢迎您；

（八）接受工作：是的、明白了、清楚了；

（九）不能立即接待时：请稍等；

（十）接待等候的客人：让您久等了。

（二）电话转接

（三）快递及信件收发

（四）票务预订

（五）名片制作

（六）办公用品采购及管理

（七）公司通讯录更新

（八）日常行政费用统计与核对

（九）会议室与电话会议预定

（十）办公设备/设施的维护

（一）收取快递：前台文员代领后，按照部门将快件摆放整齐，通知收件人领取，收件人领取快件时，需在快递签收登记表上签字，登记单号，以备查询；

（二）发放快递：发件人把信息填写完整后，按照快递公司要求将快递单贴于信封或包裹空白处；前台文员需及时检查发件人填写的快递单据内容是否完整、清晰以及是否在快递发送登记表上进行登记。快递公司取件人员在收取待发货的信件或包裹时，前台文员需与取件人员对发货物品的数量和底单进行再次核对，确保无误。

门申请人校对确认，无误后方可进行印制。

（三）非总部统一结账的供应商可自行确认费用无误后，按照公司的付款流程进行费用申报。

第三篇：前台文员工作规范

前台文员工作规范

一、职位概要：

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。

二、工作职责：

1.总机电话管理：接通总机电话，并做相应转接；

2.来访客人才接待，并通报相关部门；

3.信件包裹的收发工作：负责传真、信件的收发登记工作；报刊的更新及管理工作 4.文书工作：负责办公会议的记录、整理等；草拟文件和报告等文字工作；各种文件资料的整理、装订、归档、保管的工作。

5.复印机、传真机的管控、日常维护和报修；

6.办公用品管理：办公用品的登记、分发、维护、管理管理工作。

7.更新和管理员工电话号码等联系方式；

8.每日报纸的整理，公司宣传册的补充；

9.预定工作：负责每日员工订餐工作，以及领导交代的订票、订位等。

10.接待用品、清洁用品的申购、管控；

11.完成领导交办的其他工作。

四、仪容仪表规定：

1.上班时间尽量着正装，保持整洁；

2.上班时可化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；

3.保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；

4.上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

5.保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；

6.禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。

7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

五、工作纪律规定：

1.每天上班前5分钟到岗；

2.因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；

3.就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。

4.不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠嬉戏打闹等行为。

5.交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。

六、常用礼貌用语：

1.礼貌语：您好、请、谢谢、再见

2.道歉语：对不起、打忧了、请原谅

3.征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您„„好吗？

4.三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声

七、工作行为规范：

1、电话接听

A.听到铃响，至少在第三声铃内接听；

B.接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，XX公司！”

C.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？

转接分机操作为：闪断+分机号，挂机

1)咨询业务

先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场应用部吴先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

2)推销产品

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；

无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

3)找人

先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。注：① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人；

② 通话简明扼要，不应长时间占线。

③ 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄； ⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码；

2、客户来访

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

A.单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”

B.来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”

C.来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好!”

D.对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后

a)

b)

c)引导客户或来访者到接待室就座，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； 客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请先坐一下，好吗？” 电话联系公司相关接待人员，并引导其道接待室，进入房间，要先轻轻敲门；

d)进入后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。

注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看

到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次；

③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出；

④ 在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区；

⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。

3、快递邮包收发

A.快递邮包在到达10分钟内送达收件人；

B.发票签收须慎重，严防丢失；

5、办公用品管控

A.员工申请办公用品记录申请台账,坚持节约现行、资源不浪费的原则；

B.每月月底盘点各类接待用品数量，剩余数量制表报行政部；

C.饮料（纯净水）使用，用尽前预定送货。

D.低值易耗品申领需填写领用单，交行政部、财务部确认。

6、办公室管理

A.每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；

B.每天下班前半小时关闭大厅空调；

C.每周一8:30更换《会议室使用登记表》、《培训室使用登记表》

D.及时补充总办领导办公室冰箱内饮料；

E.客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生；

F.各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子；

G.员工上缴款项妥善保管，避免丢失；

H.空调开关，投影仪开关等要妥善保管，避免丢失。

6、传真机管理

A.传真机为直线电话。设置为自动接收，另可接通地电话。

B．当传真纸出行红色痕迹时，请及时跟换传真纸；

C．收到传真后，及时送到相应人员手中；

第四篇：前台文员工作规范

前台文员工作规范

一、职位概要：

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

二、工作职责：

1.转接总机电话、分发信件和报刊；

2.接待来访客人，并通报相关部门；

3.承办员工考勤；

4.人事档案的管理；

5.员工宿舍的安排；

6.办理员工入职、离职手续以及工业区出入卡

7.保管各种行政工作表单；

8.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

9.负责前台区域以及会议的卫生及管理；

10.协助组织公司活动；

11.其它工作事项。

三、基本素质要求：

1.前台造访：

A：客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或者询问来访目的“您好（请问有什么地方我可以帮到您呢？）”、“你们好（请问有什么地方我可以帮到你们呢？）“×先生/小姐，早上好/上午好/下午好”。

B: 引导客户或来访者就座，递上茶水，并说“请稍等”，然后联系相关业务人员；C: 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人；D: 引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

E: 进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；

F: 介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。

2.着装：

当值前台一般为女性，着装宜端庄大方，宜化淡妆。禁忌：头发脏且蓬乱；口腔不卫生。身上携带饰品不超过三件，香水应以淡雅为主，不可过于浓烈。

3.电话：

1．听到铃响，在第二声之后，第三声之前拿起话筒；

2．听话时先问候，并自报公司。标准语如下：

“您好，网时代公司！”或

“您好，这里是网时代公司！”

对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。

3.咨询业务：

先生（小姐），关于这方面情况，让我们公司××部门××先生/小姐为您服务吧，他/她可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

4.联系业务：

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

5.找人：

先生/小姐，您找的×先生/小姐名字叫什么？请问您跟他/她预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司××的电话，询问转接与否。）

不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人；

通话简明扼要，不应长时间占线。

结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

6.面试：

您好！请问有什么可以帮到您吗？应聘什么岗位呢？好的，请先填一下这一张登记表，我帮您联系招聘负责人。

7.倒水：

在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次。

第五篇：前台文员工作规范

前台文员工作规范

一、工作职责：

1、来访客人才接待，并通报相关部门；

2、传真、快递、邮件、报刊接收和分发；

3、前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S维护；

4、每日报纸的整理，公司宣传册的保管；

5、接待用品、清洁用品的申购、管控；

6、完成领导交办的其他工作。

二、任职要求：

1、18周岁以上，中专科以上学历，熟悉商务礼仪规范；

2、青春靓丽、仪表大方，富有亲和力；

3、普通话标准，声音甜美；

4、熟练使用各种办公自动化软件。

三、仪容仪表规定：

1、上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；

2、上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；

3、保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；

4、上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

5、保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；

6、禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜。

7、上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

四、工作纪律规定：

1、每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开；

2、因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；

3、就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。

4、不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠嬉戏打闹等行为。

5、交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。

五、常用礼貌用语：

1、礼貌语：您好、请、谢谢、再见

2、道歉语：对不起、打忧了、请原谅

3、征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您„„好吗？

4、三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声

六、接待来访人员

1、接待来访人员：

先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。注：①交流简明扼要，不应长时间东拉西扯。

③ 道别时应说“谢谢！”，礼貌道别；

④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄；

2、客户来访：

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

1、单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”

2、来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”

3、来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好!”

4、对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后

1)、引导客户或来访者到接待室就座，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

2)、客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请先坐一下，好吗？”

3)、电话联系公司相关接待人员，并引导其进入休闲厅室，休息等候；

4)、接待人员到后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。

注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次；

③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出；

④ 未经批准及员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区、生产区； ⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。

3、快递邮包接收

1)、快递邮包在到达10分钟内通知收件人；

2)、发票签收须慎重，严防丢失；

4、接待用品管控

1）、每月月初及时申请各接待用品，并记录申请台账；

2)、每月最后一日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量；

3)、办公用品缺少时，须提前通知行政部相关人员；

5、办公场所管理

1）、每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；

2）、客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生；

6、监督管理

1)前台直接上报行政部

2)行政部严格按照规定对前台进行管理监督，管理监督不力负全责。