公司备用金管理办法
第一章
总则
第一条
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。
第二条
备用金，是指公司借支给公司内部单位或员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济业务相关的事项。这里所指的“与公司经济业务相关事项”一般是员工出差借支的差旅费、零星采购、零星开支等用款项。
第三条
本制度适用于备用金的借支、审批、控制及报销等全过程的管理控制。
第二章
备用金范围
第四条
备用金范围包括
（一）采购员零星采购备用金；
（二）个人因公出差零星开支备用；
（三）经常性的零星开支备用金；
（四）项目兼任财务人员备用金；
（五）其他备用金。
第五条
实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。
第三章
备用金借款和报销手续程序
第六条
工作人员需临时借用备用金时，先到计划财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借支人应按要求填写由公司计划财务部统一印制的借款单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）等，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。
第七条
特殊事项（非日常常态费用开支）借款除借款单外，还需向计划财务部提供该事项的签呈。
第八条
借款人员完成业务后应及时填写好“报销单”的各项规定内容，并经部门领导审批按流程办理签字手续后，将“报销单”及相关原始凭证交由计划财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。
第九条
借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
第十条
支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。备用金借支原则上谁借支谁报销，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。
第十一条
公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
第四章
备用金额度
第十二条
员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出合理借款。
第十三条
借支项目备用金时需提交项目预算，根据情况核定备用金金额，原则上一次不超过5万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。
第十四条
实行定额备用金的部门，备用金额度为3000元，定额备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向计划财务部报销，领回所支用的备用金。
第十五条
其他借款，根据实际情况核定金额。
第五章
备用金使用审批权限
第十六条
备用金使用由总经理签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。
第十七条
计划财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按季度及时清理。
第十八条
借用备用金的人员应在事项完结10天内冲账，对无故拖延者，计划财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，计划财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。
第十九条
所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。
第六章
附则
第二十条
本制度适用公司与旗下分支机构。公司旗下的全资、控股子公司据此制定制度并通过内部决策程序审批后执行；参股公司参照执行。
第二十一条
对违反本制度者，公司将追究其责任。
第二十二条
本制度接受中国法律、法规、相关机构公布的规范性文件以及本公司章程的约束。本办法未尽事宜，依照国家及地区现行法律、法规的有关规定执行。本办法与国家及地区现行法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。
第二十三条
本制度解释权归公司计划财务部所有。
第二十四条
本制度自下发之日起生效实施。
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