对单证管理工作的几点认识和体会

第一篇：对单证管理工作的几点认识和体会

对单证管理工作的几点认识和体会

2010年9月20日 11点15分 来源：中国保险报 作者：杨寿岭

相关标签：单证管理

单证管理作为公司内控管理的根本，其重要性越发引起公司上下的高度重视，特别是伴随着近年来一些违规违纪问题的发生，其根源主要表现为单证的管理不到位和使用不规范,背后也不乏惨痛的风险代价和巨大的成本付出。笔者通过亲身经历这一复杂而艰难的历程，对新形势下的单证管理工作有一些切身感受。下面，结合工作实际，谈几点认识和体会。

抓好单证管理，必须要科学定义单证管理概念

从理论上定义，保险单证是指保险公司的业务和财务单证, 是双方订立和执行保险合同的基础, 是保险业务不可或缺的重要组成部分。它包括业务单证：如保险单、保险证、批单、格式承保合同等；财务单证：如保费发票、收款和赔款收据等。

从现实上定义，单证作为保险公司的立业之本和经营产品的根本表现形式，其本身不仅表现的是客户购买公司保险产品的标志，更深一层体现的则是在经营过程中的公司内在价值和社会认知度与美誉度。换言之，保险公司经营的产品就是“保单”这张纸，它可以代表为百元、千元，也可以是几十万元、几百万元甚至是几千万元。而保户拿着这张“纸”，装着的是无比信任，守候的是风险无忧，相信的是保险公司一诺千金的内在品质。由此可见，单证的重要性和不可侵犯性对公司生存发展是多么的至高无上，单证管理工作默默无闻又事关公司兴衰成败和百年大计。

抓好单证管理，必须要客观认识存在的管理误区

主要存在以下“三个误区”：

误区一, 思想认识不够。表现为缺乏对加强单证管理的主动性和工作责任感，特别是基层公司作为单证的最直接管理和使用者,对单证的重要性在主观上没有引起足够重视,在日常管理和使用重要空白凭证及有价单证方面随意性较强,流程化管理也不十分规范。在人员配置和主管部门的确定上，变化十分频繁，管理技能不高，造成对单证的管理监督和定期盘点等工作严重缺失。

误区二, 管理制度偏松,管理模式存在漏洞。表现为在重要空白凭证及有价单证的管理措施上较为滞后,制度不够健全，管理环节“断层”。领导层和管理部门不能及时全面地掌握重要空白凭证及有价单证的使用和核销情况, 出现重要空白单证未用规定格式的登记簿,且登记簿不规范、不完善, 要素不全。如:对作废的单证存在不盖作废章而是沿用手写“作废”字样或者在系统内不做“核销”等。

误区三, 监管乏力。随着保险公司发展和业务领域拓宽，公司重要空白单证种类多而杂、数量大而散，造成日常一些管理检查往往是在走过场, 出了问题检查就会多一些、细一些，反之就会流于形式，使问题得不到及时发现和纠正。即使发现了问题，也往往会处理不力或“轻描淡写”，造成各类保险单证难以有效管理和规范使用。

抓好单证管理，必须要确立科学的单证管理流程

为确保办公室统一管理后的规范有效，切实防范类似历史风险问题发生，有效打造和维护新形势下单证管理的权威性，笔者所在市分公司适时确立了单证管理整套流程，并以此来扎实推进单证管理的规范化和程序化。

一是研究确立了“科学管理、规范运行、监控有效、依法合规”的单证管理工作愿景，做到单证管理工作既要充分体现“短期有效、长期有利”，靠制度管长远、靠规范防风险；把长期扎实推进单证工作的有效管理和印发的《人保财险山东省分公司发展战略(2010-2020年)》推进相辅相成，通过切实维护单证的“可信度”来推动公司实现做对做实。

二是研究确立了“科学规范、主动服务、保障有力”的单证管理工作宗旨和准则。做到单证管理工作必须要始终立足服务于公司业务发展不动摇，既要保证单证管理的有序高效和科学规范，又要主动服务于公司一线业务发展，统筹兼顾确保单证供给。既要打好管理根基、切实防范风险，又要通过规范管理更好地服务于公司高质量、有效益、可持续发展。

三是研究确立了“四抓”工作方针，做到单证管理工作有制度、有责任、上水平，分别是：

抓制度，建章立制夯基础。在上级公司出台的管理制度基础上，笔者所在市分公司结合实际，先后制定出台了《单证管理实施细则》、《单证限时限量管理制度》等10多个管理制度，真正使单证管理有章可循，按章办事。

抓培训，提升技能上水平。针对基层公司因单证管理人员变动频繁、工作缺乏连续性、不熟悉单证管理相关制度和操作实务等问题，根据上级公司单证培训材料,采取多种形式加大单证管理人员的技能培训，使基层单证管理员熟悉单证管理相关制度和各项操作实务，真正成为行家里手。

抓责任，落实到人强管控。遵循“在岗言岗”和“岗岗有责”原则，率先制定了《单证使用管理责任状》，逐一明确了单证管理的各具体责任人员。通过与各级责任人逐一签订责任状，明确了管理责任，切实使各责任人都要严格执行单证管理各项制度，承担单证管理有关责任。

抓监督，动态监控防风险。率先实行了单证使用全流程动态数据周控制度，每周下发一次，确保及时掌握县区支公司领取单证的实际使用和流向情况，为限时限量制度执行提供数据支持。通过采取“四抓”措施，使单证管理工作做到了有制度、有技能、有人管、有监督，实现了靠制度管根本、管长远。

抓好单证管理，必须要充分体现可见性和可行性

针对完善后的一些单证管理制度在执行和落实过程中，与传统观念发生“对撞”，难免会产生一些“水土不服”、“小题大做”等片面认识，甚至还会产生影响业务发展的偏激舆论，笔者所在市分公司及时确立了单证管理“可见、可信、可行”的六字方针，就是要让单证管理“效果见得着、结果信得过、制度行得通”。主动和基层沟通，让数据和事实说话、以理服人，充分体现单证管理工作的可见性和可行性。

一是建立实行了重要单证周监控制度。率先开发了空白单证数据提取软件，每周日在省公司数据库提取一次本市系统的单证数据，通过逐一对各单位的单证数据比对核实后形成重要单证监控表，于每周一准时下发各支公司经理和单证管理员信箱。监控表内容主要包括：总征订数量、领取数量、已使用数量、可使用数量和保单核销率等，使大家对本单位的空白单证实际情况、存在问题和不足环节等一目了然。而且通过单位之间先进与落后指标的比较，使之更加重视自身问题并积极改进不足，产生彼此相互促进的良性竞争作用。如，实行重要单证周监控制度后，经过一段时间运转，原来几个保单核销率在30%至40%之间的支公司核销率目前全在97%以上，高的达到100%，全市7个支公司均达到总公司核销率95%的目标要求。

二是把单证管理与“算账经营”有机结合，践行管控出效益。为强化空白单证的源头管理，我们确立和严格执行了“限时限量、集中管理、有效发放”的空白单证管理方针，实行一次性发放比例不超过10%，管控不到位的单位不超过5%。通过“闭环式”管理手段，确保实现单证的“信息流”与“实物流”相匹配，强化源头风险管控。但由于限时限量制度的推行彻底摒弃了原来征订单证到货后一次性发放给基层公司的错误做法，空白单证的领用次数大幅增加，加之受过去惯性思维影响，有些基层公司出现了一些不适应或不接受心态。在这一情况下，我们一方面坚持严格执行制度不动摇，另一方面把单证管理与“算账经营”有机结合，及时把实行限量制度后的好处数字化、价值化，主动和基层单位沟通，让效果真实可见。如在2009年11月，征订2010年第一季度单证时，某支公司上报的征订单证数量中，仅有号保单就高达4.76万份，再加上配套的保险封套和投保单，高达6.76万份。但根据保险单证必须顺号使用，不能新老号段单证混用的管理规定。市公司根据库存数量，及时与该支公司沟通，取消了该季度的单证征订，为其节省费用约4.5万元。2010年第三季度单证征订期间，根据各单位报送的征订量，通过对市公司库存量进行测算，我们认为完全可以满足各单位第三季度需求，在向各基层公司单证管理员反馈信息后取消了征订计划，由此节省费用6万余元。让数据说话, 不仅避免了保单浪费,防范了潜在风险，而且还可以让基层公司直观地看到强化单证管理后产生的现实效益，节约的费用就是公司纯利润。再如，某支公司2010年一季度征订了2000份交强险保单，但由于业务需要一季度该支公司实际领取了3500份。正是因为推行了“限时限量”管理，才真正实现了对发展需求的有效保障。也正是通过这些真实可见的管控效果，才不断增强了上下对强化单证管理工作的逐渐认同。

三是坚持”挖井挖出水”的态度,确保把单证管理各项制度落到实处。一方面，设计制作了包括八项内容的《单证使用管理责任状》，明确了管理标准、要求和各级责任人，确保单证管理工作有标准、有人抓、有责任、有落实。另一方面，坚持出台的每一项制度都要确保达到预期目标，决不半途而废或流于形式。如限时规定：坚持市、县两级单证管理岗必须按月、按周对实物单证进行盘点，并与单证管理系统、台账进行核对，确保账账相符、账实相符。限量规定：遵循“循环发放，控制数量”原则，根据县区支公司规模、管理现状等，确定每次5%至20%之间的发放数量，对领用单证使用率超过80%时才可再领取新单证。第三是编发《单证管理动态》，内容包括管理情况、管理建议、技能操作流程、单证知识和支公司来稿等，定期编发后下发各基层单位，通过上下讨论互动,使单证始终处于动态管理，确保了各项管理工作真正落到实处。

第二篇：质量管理工作的一些体会认识

质量管理工作的一些体会认识

“生存勿忘质量，发展必须创新”，是我们一拖公司的训词。质量关乎企业今天能不能生存，创新决定企业今后的可持续发展。要想有尊严的参与市场竞争、得到客户满意、扩大业务规模、实现企业可持续发展，质量工作不容忽视，产品质量工作更是显得尤为突出和重要。

长期以来，我们始终注重质量管理工作，加强质量管理工作制度、体系的建立和实物质量的检查、整改和提升，努力通过质量管理工作的持续改进、产品质量的提升来支撑和推动公司的良性发展。但是，由于我们缺乏对产品生产过程有关质量管理制度、流程、标准的严格执行和全面监控，缺乏部门协同协作落实好质量管理工作的有效机制，缺乏质量工作面前敢于“挑毛病、找问题、得罪人”的履职尽责勇气和魄力，缺乏提升质量工作的大力度、严要求整改措施和持续扎实推进的工作，缺乏对在质量工作上存在的“差不多、好多了、比别人强、是别人的事”思想病毒的摒弃和查杀，等等这些问题的不断积累、沉淀、漠视最终反应在我们员工对待产品质量的言行上、反应在我们公司经营管理工作的效果上，反映在我们客户对产品质量的满意度上，反映在我们公司发展业绩的上，影响着我们公司日常经营活动的效率效益，制约着公司以管理促发展的能力水平，阻碍着公司健康

科学的发展。这些问题的解决，关键在于围绕公司经营管理制度、流程、标准的建立健全和不折不扣的执行，根子在于我们每一个管理者、每一个员工的认识、态度和行为。

这就好比一个人，你可能无法决定你的出身，但你可以改变你的人生；你可能无法改变你的相貌，但你可以做到整洁干练；你可能无法选择成长的环境，但你可以适应环境并茁壮成长。如果说连自己都对不愿直面现实、都不愿为自己负责的做出改变、都不愿勇敢地自我挑战，那么不管我们身处怎样的环境、面对怎样的机会，结果只能是比现在越来越糟。因为你已在“温水煮青蛙”的效应里养成了“习惯心态”、失去了发展动力。企业经营管理过程中会遇到很多不可预见的问题和矛盾，尤其是企业管理中的质量工作，只要去想、去抓、去做，就会有干不完的事情，完善不完的制度流程，当然，不干可能不会犯错误，但要承担企业、员工的责任，更会承担因为自己失职到来的责任。

因此，无论企业经营规模效益大小，无论企业发展时间长短，无论企业职工人数多少，无论企业管理者水平高低，只要企业从一开始就建立和营造科学的经营管理意识和氛围，树立正确的工作价值观，养成正确的工作行为，持有积极负责的工作心态，就能从一点一滴中完善管理中的问题，提升公司的管理水平，推动公司的持续良性发展。

以上是个人的一些体会和看法，和大家一起共勉。下面

借鉴锡恩团队执行力培训中的“八荣八耻”，提出质量工作应该遵循的一些“荣耻”规则，不妥不当之处，还请专业素质高、能力强的各位领导、员工见谅、指正。

质量工作的“八荣八耻”：

以精益求精为荣，以粗制滥造为耻。

以敬畏制度为荣，以个人臆想为耻。

以严格把关为荣，以放任自流为耻。

以认真负责为荣，以马虎草率为耻。

以敢于担当为荣，以逃避责任为耻。

以顾客满意为荣，以本位主义为耻。

以积极主动为荣，以拖沓被动为耻。

以增效降耗为荣，以成本浪费为耻。

第三篇：单证管理工作职责(人寿保险)

1.负责及时、准确的进行单证征订、入库、出库、缴销等管理工作。

2.负责完善并制定单证内控相关制度，单证库存报表的编制及上报。

3.负责对各级机构单证使用情况进行检查，对逾期未回销单证进行催收。

第四篇：单证管理工作职责(保险)

1.建立并完善单证管理工作的相关制度和流程。

2.负责对总公司本部和全国机构的日常事务性单证工作的管理、实施和服务。

3.监控单证风险，定期进行单证工作的统计与分析。

4.对机构单证管理工作进行检查、考核。

5.对单证管理系统的维护、需求反馈和应用指导。

6.对机构单证管理人员进行业务指导、培训和考核。

第五篇：浅谈对行政管理工作的认识

浅谈对行政管理工作的认识

本人在律师事务所从事行政管理工作已有多年，下面就结合本人的实际情况，谈谈对行政管理工作的认识，与大家共同探讨。

一、什么是行政管理

什么是行政管理？一般书上对行政管理的定义有三种: 一是广义而言，行政管理是指一切社会组织、团体对有关事务的治理、管理和执行的社会活动。显然，这里行政管理等同于管理。二是广义而言，行政管理是指对国家政治目标的执行，包括立法、行政、司法等社会组织领域内特定组织的指挥活动及其机关内部的总务后勤工作等。三是狭义而言，行政管理是指国家行政机关及其官员在管理国家事务、社会事务和机关内部事务的过程中进行的计划、组织、指挥、协调和控制等各项管理活动。换言之，就是立法、司法以外的行政部门的工作。这一定义普遍为人们所接受。从某个角度来说，行政管理是政府管理，其目的是使政府所提供的公共产品的最大化、最优化。企业行政管理当然更明显，是比较“自私”的管理。总体而言，行政管理是指行政机关运用公共权力对社会生活中的利益进行调整、管理。而企业管理是对市场经济主体（企业）对企业内部的运行进行调节、管理，最终目的是通过管理实现企业利润的最大化。律师事务所行政管理亦如企业管理。

二、行政管理工作的地位和作用

律师事务所的行政管理亦如企业行政管理，它是事务所的中枢神经系统，处于中枢和要害地位。它是设在领导身边、直接为领导服务的综合部门，是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁，是领导工作的辅助性机构。其地位和作用主要表现在几下几点：

1.中心的地位和作用

领导的任务在于进行决策，制定方针政策。然而领导往往一人分管多项工作，难以对每个方面作详尽细致的了解，何况领导本身也受到经验、专业知识、实践范围等多方面的局限，不可能事事了如指掌。由于他们精力有限，也不可能事必躬亲。社会经济和科技的发展日新月异，面临飞速发展的客观形势，要及时对重大问题作出正确、科学的决策，就不仅要求领导有合理的知识结构，精心规划，而且需要熟悉情况、头脑清醒、思想敏锐的人员组成一个班子辅助其完成工作，这个班子就是行政管理部门。因此，行政管理部门不同于具体的业务部门，一般不直接参与各项具体业务工作，这是一个综合管理部门，看上去游离于各种管理之外，实际上又存在于各种管理之中。

2.枢纽的地位和作用

行政管理部门是沟通上下、协调左右、联系各方、保证事务所工作正常运转的枢纽。行政管理工作是既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管”，是总办这一运转中枢的“首脑”；是承上启下、上呈下达、内外应对、综合处理、协调平衡的工作。因此，作为律师事务所行政主管，应深刻认识到行政管理工作所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好工作。

三、律师事务所的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等等。针对如此繁杂的工作内容，作为一个合格的行政管理人员应做到以下几点：

1.认清自己，处事要有原则

行政管理人员首先要找准位置，位置找准了，也就找到了工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就能找着感觉。行政管理人员处于总管家的位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系群众，其他部门管不了、不该管的，都要行政管理人员去管。行政管理人员要把握所应扮演的角色，把握好工作分寸，做到：管理要事无巨细、参谋但不决断、不揽权、不越权、不越位、不缺位、工作要到位。

2.作好参谋工作

从大的方面说，作为行政管理人员重要的在于做好信息、决策、督查服务，及时地捕捉信息，准确地将意见反馈给领导，积极地当好决策参谋。这就要求行政管理人员不仅要善于发现问题，而且还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策意见。领导一旦采纳，还要制订决策备选方案。备选方案不能只有一种，要有多种方案，供领导优中选优。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时做好督查、落实情况、意见反馈等工作。

3.发挥所长，掌握分寸，作各部门之间的润滑剂

作为行政管理人员，首先要协调好上下关系。对上要尊重但不盲从，更不能违背原则盲从领导。要不唯书，不唯上，要唯实。但在实际工作中，不看领导眼色也是不可能的，要掌握分寸，坚持原则，按章办事，不能唯命是从。对下要以礼相待，以诚相待，以情相待。不要盛气凌人，不能瞎指挥、乱指挥。其次是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。

4.责、权分明，高效、快捷处理事务

行政管理人员在处理事务时，首先不能事无巨细，事必躬亲。要善于，“分身” 要有所为，有所不为，为好应为之事。要分解任务到人，并明责、授权、少插手，多支持下级大胆工作。不该为之事，亲自未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。其次，行政管理人员工作要扎实，力求实效。具备求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导风范，在有限的时间里办好应办之事。再次，工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，尤其在出现过错时不要互相推诿，要正确对待自己的过错。

5.注意自身形象，起好表率作用

行政管理人员处在事务所工作的第一线，是事务所的对外窗口，一举一动都代表着事务所的如何做好行政管理工作 形象。因此要求行政管理人员必须加强自身修养，注重自我形象塑造，重视外在形象的“包装”。比如：我所在对员工着装的要求上，要求男士穿西装、打领带，女士穿套装。在这一点上，行政管理人员必须首先做到，不能因为是行政人员而有例外，因为行政人员首先代表事务所的形象，因此行政人员必须起到表率作用，如果有哪位同事没有做到，就要被罚款，以示惩戒。其实罚款不是目的，主要是加深员工对注重事务所形象塑造的共识。工作中，要做到热情细致、耐心周到地待人接物。为人处事，要善于，“换位思考” 设身处地的做好服务、办实事、办好事。

6.制订工作规章制度，做到有章可循

根据工作需求，建立一套切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行。比如：建立秘书工作制度，印章使用制度，财务管理制度，档案管理制度，办公室规则等，并且要在工作实践中不断地加以完善。根据规章制度。表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的。不能好坏不分，是非不明，不能“干好干坏一个样，干的不如不干的”。建立并逐步完善好人能够积极办好事，坏人不敢办坏事的良好机制，确保事务所工作正常、有序、高效运转。

7.努力营造温馨快乐的工作环境

律师事务所的生存、发展，仅仅用薪金留人是不够的，还要用所文化去吸引人、感化人，也就是我们通常所说的人文管理。要着力创造事务所工作的良好环境，用良好的环境去影响人、改造人、约束人。积极倡导、努力创造勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境，增强事务所的整体效能。行政管理人员要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容，思想上重视，工作上有研究、策划，采取切实有效的措施，搞好宣传，形成舆论氛围。开展健康有益的文娱活动，活跃员工的文化生活，比如律师事务所给每月过生日的员工集体过生日，让员工感到律师事务所就像一个大家庭，充分感受到家庭的温暖。每到圣诞节，除了将办公室装饰一新、富有节日气氛以外，还要搞一次大型娱乐活动来庆祝，等等，努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

以上是我对行政管理工作的一些粗浅认识，我深深知道，作为一名行政管理人员，要不断提升个人素质，增加人文魅力。自身素质强，就会产生人文魅力和影响力。但要做好行政管理工作，单靠权力的影响力是不行的，更重要的是靠非权力的影响力，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法。注重小事，注重细节的处理，俗话说“小事成就大事，细节成就完美”。在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，更好地实现自身价值。