会议策划与管理教案

第一篇：会议策划与管理教案

《会议策划与管理》教案

使用教材：郑建瑜 主编

南开大学出版社出版发行 2008年4月第一版

第一章

会议业概述

第一节

会议业概述

一、会议的起源

二、会议业产生的基础

三、会议业的价值 1.直接收益（1）场租收益（2）城市交通（3）航空运输（4）城市建设 2.间接收益（1）服务业（2）饭店业（3）餐饮业（4）旅游业（5）零售业和手工业（6）通信业

四、世界会议业概述

1.国际协会联盟（UIA）会议部统计标准（1）出席人士至少300人；（2）代表国籍至少5国；

1（3）外国人出席人数至少占40%；（4）会议期至少3天。

五、我国会议业概述 1． 我国会议业发展历史

（1）20世纪50~70年代——花钱开会为了国际形象（2）20世纪80年代——会议产生初露端倪（3）20世纪90年代以后——国际会议成为一景 2.我国会议业发展前景 3.我国会议业的不足

（1）基础薄弱

（2）行业自律和规范机制尚未形成（3）发展思路单一

（4）人才缺乏

4.加快我国会议业发展的对策

（1）培育优秀市场主体。

（2）加快市场开发步伐。

（3）提高会议产业效益。

（4）拓展衍生产品市场。

（5）树立品牌意识。

六、国内外知名会议模式概览

1.达沃斯论坛

2.《财富》全球论坛

3.《商业周刊》CEO论坛

4.博鳌亚洲论坛

第二节 会议及其要素

一、会议的定义

1.会议是一种群体性的活动

2.会议是一种围绕特定目标而开展的活动

3.会议是一种组织有序的活动

4.会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动

二、会议的构成要素

1.主办者

（1）由相关领导机关主办

（2）由会议的发起者主办

（3）轮流主办

（4）通过一定的申办程序确定

2.承办者

3.与会者

（1）正式成员（2）特邀成员（3）列席成员（4）旁听成员

4.会议议题

（1）为会议的目标服务

（2）会议发言应围绕的核心

5.会议的结果

6.会议的时间

7.会议的地点

8.会议的方式

第三节 会议举办条件

一、稳定的社会环境、活跃的政治活动和繁荣发展的经济；

二、健全和高效的金融、货运、保险、房地产业等为会展业配套的产业活动；

三、优越的地理位置；

四、独特的自然及人文旅游景观；

五、方便快捷的对外对内交通；

六、现代化的通信设施；

七、充足的、能满足会议业需求的、结构合理的、多层次的饭店和餐厅，以及这些服务机构所提供的价格合理的优质服务；

八、政府倾向性的政策；

九、开放的文化环境和深入的会议研究；

十、先进的会议中心；

十一、会议业所需要的、高素质的人力资源；

十二、发展会议业所需要的科技水平。

第四节 会议的功能与作用

一、会议的功能

1.地位象征

2.科学决策

3.发扬民主

（1）起着上下沟通的作用。

（2）确保现代民主制度中的集体领导原则得以实现。（3）使人民群众的民主权力成为现实。

4.产生权威

5.信息沟通

6.联络感情

二、会议的作用

1.会议显示组织的存在 2.会议是群体沟通的方式

3.会议是一个集思广益的渠道

4.会议能使人得到各方面的信息

第二章

会议类型及特点

第一节 会议类型

一、按会议性质划分

1.法定性会议

2.非法定性会议

二、按会议规模划分

三、按与会者来自或代表的地域范围划分

1.国际性会议

2.全国性会议

3.区域性会议

4.单位性会议

四、按会议举办单位划分

1.公司类会议

2.协会类会议

3.其他组织会议

五、按会议内容和方式划分

1.年会

2.专业会议

3.代表会议

4.论坛

5.座谈会

6.讲座

7.研讨会、专家讨论会、谈论会

8.专题讨论会

9.培训会议

10.奖励会议

11.其他特殊会议

六、按会议特征划分

1.商务型会议

2.度假型会议

3.展销会议

4.专业学术会议

5.政治性会议

6.文化交流会议

7.培训会议

七、按会议的职权和功能划分

1.法定代表性会议

2.领导办公型会议

3.专题工作性会议

4.审批鉴定性会议

5.咨询论证性会议

6.学术讨论性会议

7.传达布置性会议

8.总结交流性会议

9.宣传教育性会议

10.沟通协调性会议

11.调查听证性会议

12.庆祝表彰性会议

13.纪念追调性会议

14.谈判商洽性会议

15.信息发布性会议

16.交友联谊性会议

17.典礼仪式性会议

八、新型和新颖会议类型

1.玻璃鱼缸式会议

2.辩论会

3.角色扮演

4.网络会议

第二节 各类会议特点

一、公司会议的特点

1.时间周期

2.前期准备时间

3.地理位置

4.选择的饭店类型

5.出席情况

6.会议期限

7.展览

8.会议厅要求

9.会议策划和决策

10.会议的多次预定

11.一次会议、一张支票

12.公司业务会带来其他业务

13.不易收集背景资料

二、协会会议的特点

1.时间和周期

2.选择会址的地理模式和其他因素

3.前期时间

4.选择饭店的类型

5.出席是自愿的6.会议期限

7.价格

8.容易收集背景资料

9.与会者费用

10.需要当地分会的邀请

三、其他类型会议的特点

1.法定性代表大会

（1）会议的代表按法定程序或组织程序产生

（2）会议代表享有法定权利

（3）会议的内容和形式具有法定性或组织规定性

（4）有相对固定的会期

（5）出席会议的代表必须达到规定人数

（6）会议的结果具有法定的效力或组织约束力

2.听证会

（1）法定性

（2）广泛性

（3）公开性

3.办公会议

（1）实行首长负责制

（2）周期性短

（3）以程序性决策为主

4.报告会

（1）主题突出

（2）规模较大

5.学术研讨会

（1）研讨的领域广泛

（2）会议主体是专家、学者

（3）规模适中

（4）提倡学术民主和学术自由

6.新闻发布会

（1）会议内容具有新闻性、（2）会议的目的具有公关性

（3）会议形式的多样性

（4）发布对象的广泛性

7.座谈会

（1）功能广泛

（2）规模较小

（3）气氛轻松

8.现代化远程会议

（1）科技含量高

（2）超越传统会议的时间和空间观

（3）实现会议的无纸化

第三节 世博会

一、世博会概述

1.世博会的起源

2.世博会的分类

3.举办世博会的意义和作用

4.世博会的举办宗旨、内容及形式

5.历届世博会

6.国际展览局

二、2010上海世博会

第三章

会议的组织者和审批程序 第一节

会议举办机构

一、公司

1.管理会议

2.区域销售会议

3.新产品介绍会议

4.全国销售会议

5.培训研讨会

6.奖励旅行

7.专业技术会议

8.股东会议

9.其他会议

二、协会

（1）行业协会；

（2）专业和科学协会；

（3）退伍军人和军事协会；

（4）教育协会；

（5）技术协会。

三、非营利组织

1.会议举办者 2.会议承办者 3.会议协办者 4.会议赞助者

第二节

会议的组织机构

1.会议组织委员会的机构

（1）会议秘书机构

（2）会议宣传公关机构

（3）会议文书机构

（4）会议保卫机构

（5）会议后勤机构

2.会议组织委员会成员构成（1）会议策划人员

（2）会议管理人员

（3）会议服务人员

第三节

会议组织者的主要职责

1.确定会议目标

（1）认同和理解会议的目标。

（2）收集有关的信息和所需的资料。

（3）分析、核实会议程序中包括的内容。

（4）判断会议中需要和制定的相应目标。

（5）会议执行过程中进行目标修正。

（6）根据会议活动综合要素决策并删除不必要的环节。

（7）编制最佳会议策划。

2.策划会议程序

（1）招聘、选择、培训职员。

（2）策划程序。

（3）制定会议的资金来源计划。

（4）执行与职员管理相关的职能。

（5）为达到目标制定计划。

（6）分析与会者如何运用会议知识解决实际问题。

（7）协调、调解使得与会者能有效实现会议目标。

3.收集会议信息

（1）收集、分析会议所需信息。

（2）将信息分类。

（3）综合信息。

（4）测试信息的真实性。

（5）传播信息。

（6）保证信息畅通和易于理解： 1使会议工作人员易于理解；

○2建立相互之间的信息关系；

○3如实反映关于会议策划中的问题； ○4保证职员牢记、并完全理解目标；

○5明确其他人的责任；

○6使信息交流渠道畅通。

○

4.会议公关宣传

（1）会议宣传报道。

（2）协调会议组织内部关系。

（3）做好对外的公关工作。5.解决会议过程中的问题

（1）协助管理检查组织工作中的问题。

（2）协助管理检查和解决会议中出现的问题。

（3）协助反馈会议结束后短期和长期会议效果。

（4）与管理者考察会议进行情况。

（5）根据会议组织要求，指导和完善会议策划。

（6）收集合适的材料来补充策划。

（7）为管理人员在评估会议时提供咨询或重新设计程序。

（8）和管理者分析工作步骤，促进问题的解决，强化会议的成果。

6.会议内部服务

（1）直接为会议组织提供咨询：

（2）对会议组织提供间接咨询（顾问）：

第四节

PCO和DMC

一、PCO 1.PCO的定义

2.PCO的工作

（1）会议的促销宣传、新闻报道工作；

（2）各种印刷品的制作安排；

（3）会议地点和会议场所的选择；

（4）会议住宿（宾馆）的安排；

（5）会议餐饮的安排；

（6）会议于先注册和现场注册工作；

（7）会议财务管理工作，包括会议预算、会议资金筹措、会议成本控制、会议现金管理等；

（8）会议临时员工的招聘和培训、管理工作；

（9）会议翻译（口译和笔译）人员的安排；

（10）会议技术设备和人员的安排；

（11）会议社会活动、学术访问活动的安排；

（12）会议旅行、游览等活动的安排；

（13）会议附设展览活动的安排（包括国际会议国外参展的展品报关等）；

（14）帮助有关机构进行国际会议的申报、申办；

（15）与海关协调参加国际会议的国外代表入境签证事宜；

（16）协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系。

3.PCO的收费方式

（1）包价式

（2）基本费+与会者人头费

（3）与会者人头费

14（4）按小时收费

二、DMC 第五节

会议审批程序

一、会议审批制度

（1）限定会议种类；

（2）限定会议次数；

（3）限定会期；

（4）限定会议地点；

（5）限定会议规模；

（6）限定参会领导及邀请领导参会联系方式；

（7）限定会议经费；

（8）会务人员；

（9）会议伙食标准；

（10）会议住宿标准。

二、会议审批程序

1.会议主办单位写具《会议申请表》、《会议经费预算表》；全局性会议报上级办公部门审核，部门内部会议（非全局性）报本级办公部门审核。

2.办公部门认真审核、确定参会领导。

3.办公部门对《会议经费预算表》进行认真审核、核准。4.依据对《会议经费预算表》的审查结果，以及主要领导和相关领导的意见，对《会议审报表》签署意见。5.分管会议审批工作的领导签字。

6.依照会议审批领导签署的意见，财务部门按照核准的经费指标，集中支付，统一结算，实报实销，结余归财政。

第四章

会议的策划

第一节 会议策划的概念与方法

一、会议策划的概念

1．策划的概念与特点

（1）策划是一项具有明确目标性的活动。

（2）策划是具有多重选择的活动。

（3）策划是一项具有风险性的活动。

（4）策划是一项理性的活动。

（5）策划是创意性的活动。

2.会议策划的概念

二、会议策划的方法

1.头脑风暴法

（1）头脑风暴法的特点

（2）头脑风暴法的原则 1互不批判原则。

○2自由奔放原则；

○3数量最大化原则。○4借题发挥原则。

○

（3）头脑风暴法的实施程序 1会前准备。

○第一，确定会议主题。第二，选择主持人。第三，组成专家小组。第四，确定会议时间。2会议召开。

○第一，会议开始。第二，自由发言。

第三，随时公布方案。第四，适时宣布休会。3加工处理。○

（4）头脑风暴法的完善（反向头脑风暴法）

2.KJ法

（1）先从团体创意中收集各类意见，再将每一个意见写于名片大小的卡片上，而后将卡片如扑克牌般地排列在大桌上。

（2）将创意有相似处的卡片聚成一处，则桌面上会形成一个个卡片的小集合。

（3）以简洁的文字，浓缩每一堆卡片的意义，在每一堆卡片的最上面，放上一张一一行字代表其内容的卡片。

（4）将数张一行字的卡片，按其相似处编成中集合，再把中集合编成大集合。

（5）编完大集合后，把这些大集合中方的小卡片，在大张的纸上展开做成相关图或是构照图，而后再贴上各自所属的卡片，形成各个体系的体系图。

3.纸牌法

4.策划树法

第二节

会议策划的原则与内容

一、会议策划的原则

1.目的性原则

2.利益主导原则

3.整体规划原则

4.客观现实原则

5.可操作性原则

6.周密性原则

7.整合原则

8.规范性原则

二、会议策划的内容

1.会议目标和任务的策划

（1）会议目标和任务的含义及作用

1制约会议的议题和议程 ○2决定会议的性质

○3影响会议的方式 ○4引导会议的结果

○（2）会议目标和任务策划要注意的问题

1提出的目标和任务要切实。○2处理好目标层次之间关系

○a． 处理好总目标与具体目标的关系 b． 处理好主要目标和次要目标的关系

2.会议议题的策划

1服务于会议目标和任务 ○2高效

○a． 凡拟提交会议讨论的议题必须是必要的并且是需要立即讨论的，避免让那些没有必要性的问题分散精力和占用会议时间。

b． 一次会议的议题要适量，避免因议题过多导致会议时间冗长，会议效率下降。

c． 分清议题的主次轻重，明确中心议题或主要议题，以保证与会者能够把主要精力集中于最重要和最需要认真思考的问题上。

d． 准备一定要充分。

e． 相关的议题集中或归并讨论，避免或最大限度地减少重复讨论。

3准确 ○a． 议题的表述要清楚准确，避免含混或产生歧义。b． 议题的内容必须与会议的权限相符，不能超出会议的职权范围。（2）议题的形式 1书面形式

○a． 议案 b． 议程表 c． 提纲 2口头形式

○（3）议题的提出、汇总与审查 1提案权与提案义务

○2议题提出时间

○a． 会前提出 b． 截止时间提出 c． 临时提出 3议题的汇总 ○4议题的审查

○a． 该议题及可能作出的决定是否符合组织的管理目标并属于会议的职权范围；

b． 该议题理由是否充分，相关材料是否可靠；

c． 该议题的时机是否成熟，是否必须在本次会议上讨论； d． 该议题提出的程序是否符合有关规定。（4）议题的决定和处理 1议题的决定 ○2议题的处理

○a． 撤题

b． 转题 c． 缓题 d． 协调

（5）其他应当注意的事项 1思想上高度重视议题的安排

○2处理好主题与一般性议题的关系

○2.会议性质、与会人员、规模与方式的策划

（1）会议性质的策划 1会议的职权

○2会议的功能

○

（2）与会人员的确定 1确定与会人员的几种程序

○a． 领导确定 b． 规则确定 c． 磋商确定 d． 选举确定

2确定与会人员必须注意的问题

○a． 合法性 b． 必要性 c． 明确性 d． 代表性（3）会议规模的策划

1效果

○2效率

○3场地 ○4成本

○（4）会议方式的策划

1会场的座位格局

○2会议气氛的渲染手段

○3会议的技术手段 ○4.会议时间与地点的策划

（1）会议时间的策划

1策划会议时间应当把握的几条原则

○a.时机原则 b.需要原则 c.成本和效率原则 d.协调原则 e.合法合规原则

2策划会议时间需要注意的几个问题

○a.会议的主要领导人、嘉宾、演讲者是否能在这一时间参加会议。

b.学术性议、招标性会议、论证会、听证会等，与会者是否有足够的事件准备提交相关文件或发言材料 c.会议的各项组织和准备工作是否能够完成 d.会议的具体日期一定要考虑周到。

（2）会议地点的策划 1选择会议地点的意义

○a.良好的政治影响和经济效果 b.突出会议的主题 c.营造良好的会议气氛

2策划会议地点应当综合考虑的几个具体问题

○a.地点 b.历史 c.服务设施

d.公共区域及施 e.费用 f.景点 g.安全 5.会议名称的策划

（1）会议名称的作用

（2）策划会议名称的基本方法 1揭示会议主题特征

○2揭示会议主办者特征

○3揭示会议功能特征 ○4揭示与会者身份特征

○5揭示会议出席范围特征

○6揭示会议时间和届次特征

○7揭示会议地点特征

○8揭示会议方式特征 ○（3）策划会议名称的注意事项

1正式场合、正式文件、会议记录应当用会议全称，以示庄重。

○ 2会议简报、宣传报道可以使用简称，但必须是规范化、习惯

○性简称。

第三节

会议策划书的制定

一、会议策划书的种类

1.代表会议策划书

2.工作会议策划书

3.表彰奖励性会议策划书

二、会议策划书的一般内容

1.会议的目标、指导思想和会议名称

2.会议的议题、议程和日程安排

3.准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议的规模。

4.会议的起讫时间、报到时间。

5．会场的地址、规格及布置要求。

6.拟设立的会议组织机构。

7.会议的方式和技术手段。

8.会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排。

9.会议的宣传方式。

10.会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。

11.其他应当说明的事项。

三、会议策划书的特点

1.预测性

2.程序性

3.请示性

四、会议策划书的格式

1.标题

2.主送机关

3.正文

4.落款

五、会议策划书案例

第四节

会议策划应注意的问题

一、会议事前信息的收集及策划人员的选择

二、明确开会的目的与必要性

1.会议目标必须用书面方式列明

2.会议目标必须切合实际

3.会议目标必须具体且可以衡量

三、合适的与会者的选择

1.对实现会议目标有潜在贡献的人

2.能够因参加会议而得到好处的人

四、会议日程的安排要秉承全面、具体、轻松、紧凑的要求

1.编排会议日程

2.根据议程的具体内容、要求，合理安排日程。

3.大会日程的编排要明确具体，一目了然。

五、会议的营销与宣传

六、会议策划中突发事件与风险的策划与管理

1.及早动手

2.全面考虑

3.订出落实的时间表

4.借助它山之石

第五章

会议策划方案的实施要点 第一节

会议工作的内容及流程

一、会前准备

1.会议策划

（1）会议策划委员会 1制定目标

○2确定人选

○3具体运作 ○（2）策划方案 1谁（Who）

○2什么（What）○3何时（When）○4何地（Where）

○5为何（Why）

○6如何（How）

○ 24

2.会议选址

（1）会议地点类型：酒店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部的会议地点

（2）会议地点的选择：距离和交通情况、举办会议的历史、住宿、费用、安全、会议地点的服务设施、会议地点附近的景点

3.制定营销方案

（1）受众

(2)宣传材料（3）邮寄（4）广告

4.预算制定

二、实施会议

1.编制会场手册

2.设立信息中心

3.建立指导委员会

4.促进会议日常交流

三、总结和评估

1.会议总结和评估

2.做好客户回访工作

3.召开总结表彰会，感谢相关人员 第二节

会议工作范围

狭义：

1.提供信息和建议，为会议领导者确定会议目标和议题其参谋作用。2.根据会议领导者确定的议题、时间和形式，制定会议的议程、日程以及程序的草案，呈请领导审批。

3.根据会议领导的要求拟写会议的报告、讲话、最后文件的草案，审查与会单位和与会人员提交的会议发言材料。

4.根据会议的要求安排会议场地并布置会场。5.做好会议活动的接待工作。6.做好会议的各项记录。

7.做好会议对内和对外的宣传联络工作。8.做好会议精神的传达和反馈工作。9．处理好代表的提案。10.总结会议工作的经验教训。11.收集会议文件，做好立卷归档工作。

12.注意搞好会议活动的综合协调，及时处理好各种突发性事件，保证会议顺利进行和圆满结束。广义：

1.关于会议产品要素的工作。2.会议的申办与竞标活动。3.会议的现场事务管理。4.会议的财务管理。5.会议附设展览的运作。6.会议评估与会后工作。第三节

会议工作分工

1.文件组 2.组织组 3.联络组 4.提案组 5.宣传组 6.简报组 7.会务组 8.保卫组

第六章 会议的事件节点控制

第一节 会议议程

一、会议议程的含义

二、会议议程确定原则

1.一定要按照议题的轻重缓急编排出来会议的遗产 2.每一个议题应预估所需的时间并明确地标示出来 3.事先通知与会者，以使其做好准备

三、安排议程的顺序 1.先主后次 2.先次后主

3.由报告，到审议，再到表决 4.由总结，到表彰，再到交流

四、会议议程的书面结构 1.标题 2.题注 3.正文

五、会议议程的内容 1.开场 2.基本情况介绍 3.自由发言讨论问题 4.结论 5.会议结束 第二节

会议日程

一、会议日程的含义

二、会议日程安排要求

三、会议日程编排要点

四、会议日程的书面结构 1.标题

2.正文（1）表格式（2）日期式（3）条款 第三节

会议程序

一、会议程序的含义

二、会议程序的书面结构 1.标题 2.题注 3.正文（1）序号式（2）时间序列式 4.落款

三、会议议程、日程和程序的联系与区别 第四节 有效控制会议进程

一、控制会议进程的必要性

二、控制会议进程的方法 1.为会议规定节奏 2.为会议创造节奏

3.灵活和合理地调整会议节奏 4.控制发言时间

5.在会中尽量减少与议题无关的争辩与讨论 6.可以采取有声互动法和无声互动法控制会议进程（1）有声互动法（2）无声互动法

第七章

会议的文秘服务

第一节

会议文秘服务内容

一、会议文秘服务特点 1.服务性 2.被动性 3.事务性 4.综合性 5.时间性

二、会议文秘服务的工作内容 1.确认时间、地点、日期 2.确认与会人员 3.发送会议通知 4.编组

5.设备准备和调试 6.会场布置 7.接待与会者 8.讲话

（1）预备好要演讲的主要内容，可以草拟一个讲话提纲，也可以将提纲卸载卡片上。

（2）阳江所用的资料一定要进过调查，确保与事实相符。（3）在镜子面前练习，注重练习自己的面部表情、形体姿态及手势的表达。

（4）站姿挺直，神态自然，眼睛要始终注视着下面的听众，以示尊重。

（5）主题明确，证据充分，举例生动。

（6）语言通俗易懂，语言标准，语调有变化，声音洪亮。（7）对演讲的时间进行合理安排，并在规定的时间内完成演讲。

（8）在适当的地方停顿一下，以使大家能跟上你的思路，理解 29 所讲的内容。

（9）要有一个良好的精神状态，准备充分。

第二节

拟发会议通知

一、会议通知的作用 1.传递会议信息 2.收集信息 3.反馈信息 4.履行相关义务

二、会议通知的种类 1.按通知的形式分 2.按通知的性质分

3.按通知的名称分：会议通知、邀请信、请柬、海报、公告

三、会议通知的内容 1.会议名称 2.主办者 3.会议的内容 4.参加对象 5.会议的时间 6.会议的地点 7.其他事项 8.联络信息

四、会议通知的结构

五、会议通知的形式 1.口头通知 2.电话（传真通知）3.书面通知 4.电子邮件

30（1）每位员工必须申请电子邮箱名称；（2）每位员工必须养成浏览电子邮箱的习惯；（3）同一办公室的员工有义务互相转告会议通知信息。

六、会议通知的发放 1.准备和分发会议通知 2.打印会议通知 3.发送会议通知 4.注意事项

（1）对拟任免、调动的人员发通知要特别注意，不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。

（2）对于一些区域性会议、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以免会务人员安排接站和订购车、机票。（3）有时，会议期间临时决定召开一些小会，所以还有个会间通知的问题。会间通知要贴在醒目处，一定要写清会议的详细场所。会见通知最好在大会上宣布或在饭前通知，否则，很难通知到所有与会者或有关与会者。第三节

邀请演讲者

一、邀请演讲者 1.演讲人选问题 2.演讲者演讲主题问题 3.演讲者时间安排问题

二、邀请演讲者需要注意的问题 1.是否同意录音 2.是否需要特殊的设备 3.最终确认

第四节 会议主题活动策划与安排

一、寓“会“于乐，事半功倍

二、了解与会者身份，适合不同口味

三、考察活动资源，丰富主题活动形式 1.交谊会 2.旅游、参观 3.文化活动

4.针对特殊兴趣与会者安排活动

四、做好主题活动的组织安排 1.谁来负责组织安排主题活动

2.是否要将主题活动的组织外包给专业公司 3.会议地点有哪些活动设施 4.预先对商业演出进行订票 5.考虑主题活动的经费预算问题

五、主题活动安排应注意的事项 1.会议地点是否能够提供这些主题活动 2.如果预定的节目不能演出怎么办

3.是否有人在进行选择之前观看国这些演出节目 4.演出节目是否需要预演场地和时间

5.会议承办者是否应该就主题活动安排签订正式的协议 第五节 会前会和会后会

一、会前会 1.筹备会 2.检查会 3.动员会

二、会后会

第二篇：会议策划与管理

第六章会议策划与管理

一、会议的作用

1、发布信息

2、决策功能

3、协调功能

4、检查监督功能

5、激励功能

二、会议的策划要素

1、举办者

2、与会者

3、议题

4、名称

5、方式

6、时间

7、地点

8、结果

三、会议类型

1、按区域分：

国际性的会议；

全国性的会议；区域性的会议；

单位或部门的会议；街道、家庭会议等。

2、按规模分：

有几人到十几人的小型会议；

上百或几百人的中型会议；

上千或几千人的大型会议；

万人以上参加的特大型会议等。

3、按内容分：

政治类；经济类；军事类；

商务类；事务类；学术类会议等。

4、按时间分：

定期性会议；不定期性会议；

需要连续开两次以上的多次性会议等。

5、按形式分：

有聚有议的会议，如讨论会、座谈会等；

有聚不议的，如报告会、动员会、表彰会、纪念会。

6、按会议阶段分：预备会议；正式会议。

7、按会议手段分：

传统方式的常规会议；

电视、电话、广播、网络会议等。

8、按会议性质分：

（1）法定性或制度性会议 党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会。

（2）决策性会议 常委会、党组会、理事会、董事会等。

（3）工作性会议 动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会，座谈会、协调会、务虚会。

（4）专业性会议 研讨会、论坛、论证会、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。

（5）显示性会议 表彰会、纪念会、庆祝会、请功会等。

（6）商务性会议 招商会、订货会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会等。

（7）联谊性会议 接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会等。

（8）信息性会议 新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会。

四、会务服务的内容

●主要包含会议服务与会议接待两个方面

●会前准备：会议通知、会场布置、会议编组、证件制发、交通接送、安全保障；

●会间工作：人员签到、迎候入座、文件印发、会议记录、参观引导、会场调度、现场指挥、生活服务；

●会后收尾：票务安排、文件清退、财务结算、会场清理等。

五、会议的组织

（一）大中型会议组织

【一】会议准备阶段

会议准备阶段是指从决定召开会议并着手筹备开始，到与会人员报到结束并安排就绪期间的工作。会议准备工作是否充分，对会议效率和效果有很大影响。要开好会议，必须把准备工作做好。通常情况下，会前准备工作有：

1、落实组织领导

接受会议筹备任务后，要根据会议规模大小、会议内容涉及部门的多少等因素，确定筹备工作应由谁来承担。具体要求是：

●现有部门可以独自承担的，可确定由该部门独自承担。

●一个部门独自承担有困难或会议内容涉及方面较多的，可明确几个部门共同筹备，并指定一个部门领头。

●必要时可以成立会议筹备领导小组。

●领导组织下还可以设几个工作小组，分别承担会务议程安排、文字起草、行政接待等项工作。

●为了完成高规格的会议接待工作，通常由一位主要领导直接抓会议筹备工作，专门研究布置会议的各项具体工作，明确各接待人员的职责。

2、拟发会议通知

通知必须说明会议的目的，参加范围，主要议程，报到及开会的时间、地点，与会人员需要带的材料或用品，拟发通知的部门名称，通知印发日期，联系人与联络方式，联系电话

号码等。通知拟订之后，要按规定的程序送审、签发、复印、发出。

3、拟订开会方案

方案中要写明批准召开会议的机关，会议内容，会议目的，会议程序（包括会议议程、日程等安排），出席，列席和服务人员的部门和数量，组织领导，经费预算等。方案拟定后，经高级主管批准后执行。

4、准备文字资料文件资料应用文件袋装好

会议的文字资料很多，并且不同的会议对文字资料的要求也不同，主要包括：

●会议主要文字资料。如开幕闭幕词、重要讲话、典型发言资料、大会决议等。

●会议辅助文字资料。如会议须知、作息时间表、会议日程表、与会人员名单、住房及电话号码、编组名单、组长（或召集人）、讨论地点，等等。会议所需文字资料，凡会前可以印出的，都应在会前印好，一般应在与会人员报到时发到他们手中。

5、安排会议接待

会议接待周到与否，对能否开好会议至关重要。因此，在会前应充分准备、周密计划，会议期间要做到优质服务、不出纰漏。

6、安排会场

大会会场要布置得庄严、朴素、隆重，能体现会议的主题和气氛，开会前对会标、主席台座次（后面要讲）、代表座区、灯光、音响、通风和取暖设施、茶水供应、进出通道等，都要认真仔细地进行检查，做到项项落实，不出差错。

如果会议设分会场或小组讨论地点，也须在会前检查落实。

7、宣传报道准备

根据会议的规格和内容，对会议需要报道的事项，应预先作出安排，并提前与有关新闻单位，如报社、电台、电视台等联系落实。新闻单位工作人员一般不需要驻会，必须驻会者要在会前安排好。对会议报道要严加控制，如果可报道可不报道，一律不报道。

8、会前动员

对内容重要、服务人员多的大会，为了做好会上各项服务工作，会前一般要开会作一次动员，讲明服务要求和注意问题。其范围包括会上的工作人员、服务人员、招待单位、医疗单位和保安部门等方面的负责人，有的会议在大会开幕前还要召开预备会议，请各代表团组的负责人和大会工作人员共同参加，讲明会议的重要性、议程和要求，使大家同心协力，共同开好会议。

【二】会议进行阶段

会议进行阶段一般是指从会议开始到闭幕这段时间。主要工作包括：

1、组织好会议开幕活动

●组织好与会人员签到、入场和按顺序入座，清点到会人数。

●向大会主持人报告到会人员情况和缺席原因。

●组织大会主席团按次序就座，检查主席台扩音、灯光等设施。

●会议开始后，应到会场角落检查音响效果。如设有分会场，对其收听效果也要及时了解，发现问题尽快解决。

●如有须临时通知的事项，要在会议宣布休会前报告大会主持人设法通知。

●根据会议需要组织好会议记录或录音。

2、及时掌握会议动态

会议开始后，要及时掌握会议进行过程中的情况和问题，广泛听取各方面的意见，保证大会按照正确的方向进行。

●如大会安排工作报告或典型发言并组织小组讨论时，大会应选派人员分别参加，及时掌握讨论情况，并认真整理、反馈。

●召开工作会议，为了加强引导，树立榜样，可选定适当数量的部门作中心发言，以便进行交流，互相启发。

●会议预定的议程和日程，一般情况下不得改变；特别情况下确需改变的，要将变动的必要性和变动意见报告大会领导单位，由大会领导小组或有关领导者决定。

3、组织会内协调

●凡会议期间形成某方面的决定、办法、规定等法规性文件的，应在通过之前召集有关部门充分协商，统一意见、组织会签，避免草率通过后意见不一，执行困难。

●对需要作出大会决议或以大会名义分发的各种文件和资料，要将草稿提前印发到与会人员手中，进行充分讨论，认真修改。防止个别人起草后直接到大会宣读、表决。

●对负有产生领导机构任务的会议，对选举办法、候选人名单等，要充分酝酿，对会上提出的意见认真研究采纳，并做好协调解释工作。

4、做好会议结束的准备

●检查该印发、换发的文件、资料等是否印好发出。

●检查与会者预订的返程车票、机票，是否已经如期购到，并发到了有关与会人员手中。对个人的特别需要是否能尽量满足。

●对与会人员手中需要请退的票证，要安排好请退工作。

●按返程车次时间作出送站计划，落实送站车辆和人员。

【三】会议结束阶段

结束阶段是指从会议闭幕到全体工作人员离开开会地点的一段时间。主要工作包括：

1、清理会议文件、资料

对会议文件、资料，要按照主管审定的收、带、存、销范围，该收回的及时收回并清点注结；该带走的文件让与会者带走（如原系草稿需换正式文件的也要查点落实）；需要存档的文件要收集齐全，交档案管理部门保存；对多余的文件、资料、草稿等，要认真清点，经批准后销毁。对所有文件和机密资料都要处理得当，防止失密泄密。

2、办理财务手续

对会议所需开支，属于统一核销的由大会结清；应由与会者个人结算的，通知有关个人在离会前如数结清。会议工作人员要给与会者以结算方便，以免影响与会者返程。工作人员离会前，要向住所结清账目。

3、安排送站活动

要根据与会者返程情况，做出送站计划，对返程人员、送站人员、车辆、司机、时间、地点等，都要一一落实，避免疏漏。因特殊情况误车的人员，要作出妥善安排，并将返程情况及时报告有关领导人员。

4、做好会议总结

一次会议结束后，对会议的组织工作和效益、得失等要认真总结，肯定成绩，找出不足。

（二）小型会议组织

上面所谈是各种大型会议的组织工作。大型会议规模大、程序多、难度大，所以以提示重点为主。对小型会议的组织，主要是对公司上层领导人员召开的决策协调型会议的组织，一般应掌握以下几点：

●所提报的各项会议资料，文字要简明、扼要、准确。

●要规定所需文件的份数、时限，如果有附件、图表等，一起附上。

●对议题进行决策性把关。

●对可以提交会议研究，但涉及两部门以上业务的，要检查是否需要在会前先行协调，对应协调而未协调的议题不予安排。

●对应予安排讨论的议题，要按照重要程度和紧急程度排定先后次序。

●一次会议不可将议题安排得过多、过满，避免通知有关人员到会后，因议题排不上而出现陪会现象；或因受时间所限不能充分讨论而仓促决定。

●参加会议的人员要严格按照通知的范围到会，出席会议的人员不得随意带助理参加会议。●开会期间，非与会人员不准随便进入会议室；外来电话一般不予传送；紧急事项须经会议工作人员报告有关领导后处理。

如果有电话或有事相告，工作人员应走到对方身边，轻声转告。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知。

●议题在会前已发给与会人员的，会上不再照本宣科，汇报单位可简要说明需请示解决的问题和要求，以节省时间。

●会议发言应紧紧围绕讨论的议题，抓住要害，突出重点，言简意赅，明确表态，并视情况限定发言时间。工作人员要做好会议记录。

●与会人员应集中精力开好会议，认真听取讨论发言，不要议论与议题无关的问题，不要在会场阅批其他部门送来的文件、资料。

●议题讨论结果，由办公部门负责整理后，并送有关领导人员审定后印发。其他部门不得私下录音、录影或整理、印发讨论情况，并进行传播。

●会议主持人应严格控制会议程序，并对讨论的议题作出明确的决议。

●准确、及时整理会议纪要。会议纪要一般应于会议结束当日或次日写出初稿送给领导主管签发。同时对与决议事项有关的部门，都应发送纪要以便通知照办。

对按规定不发会议纪要的部门，可发有关决议事项通知单。

对会议决议事项要加强催办、查办。对办理不力的要采取有效措施促其及时办结，避免延时误事。

●决议事项的办理情况应及时向有关领导主管报告，并提出有针对性的措施促进办理，避免开过会不解决问题又重复开会的弊端。

六、主席台的坐次排列：

（1）前排高于后排

（2）中央高于两侧：中央者为主角或主宾，以当事人的左右为准左为上（左高）

（3）政务礼仪：左高商务礼仪：右高

第三篇：会议组织与活动策划（精选）

《会议组织与活动》实训课程教学大纲

课程名称：会议组织与活动实训课程性质：职业实训课 总 学 时：24学时，其中（理论：10学时； 实践：14学时）学分：2学分 适用专业：2011级法律文秘1、2、3班开课单位：法律系 先修课程：秘书综合实务

一、课程性质、目的《会议组织与活动实训》是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用学科，是为秘书专业开设的专业课。其目的是使学生能够在今后的实际工作中明确秘书工作的基本理论，了解秘书工作的基本任务和内容，为从事秘书工作打下坚实的基础。通过本课程的教学，使学生掌握秘书实务的基本理论、基本知识和基本技能，熟知秘书工作各个环节的内容、程序和方法，培养和提高分析与解决文秘业务问题的能力，为毕业后适应和胜任浙江中小企业秘书工作奠定良好的基础。

二、课程主要知识点及基本要求

（基本要求分掌握、理解、了解、会用等4个层次编写）

三、教学内容及学时分配

（此部分不能按照某一部具体教材编写，应根据课程的主要知识点编写，同时应给出教学基本要求、知识点的重点和难点内容）

四、课程考核及成绩评定

（课程考核分考试和考查2种，应与教学计划一致；成绩评定：纯理论课程一般卷面90%，平时与作业10%；理论+实践课程一般卷面80%，平时、作业和实践20%）

五、推荐教材和教学参考书

教材：《》，ⅹⅹ编著，ⅹⅹ出版社，年。

参考书：《》，ⅹⅹ编著，ⅹⅹ出版社，年。

《》，ⅹⅹ编著，ⅹⅹ出版社，年。

第四篇：会议组织与管理

导航

通过学习，你将能够： ● 了解和正确认知会议；

● 掌握保障会议成功举办的准备工作； ● 了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”

大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。

通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性

会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括：

第一，会议能够为企业提供信息； 第二，汇聚信息；

第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；

第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递； 第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；

第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。

所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。

6.会议的频率

不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。

7.会议的规模

根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

8.会议的结构

会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。事前

事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。

事中

事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。

事后

事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。

9.会议的成本

会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。

时间成本

会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。

直接会议成本

直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。

效率损失成本

效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。

会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。

二、成功会议的准备工作

一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。

1.会议政策

会议政策包含：

第一，寻找解决会议的其他方法； 第二，会议的管理机构和机制； 第三，了解会议的目的； 第四，选择适合的参会人员； 第五，合理安排会议的时间和地点；

第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；

第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。

会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。

2.会议程序

企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。

会议的主题、目标、形式

会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。

咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。

会议具体议程

谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话题或主题。

议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。

日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。

许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。

议题排位顺序的原则 议题排位顺序的原则主要包括：

第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；

第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论； 第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；

第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。人的选择需要遵循的原则

任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：

第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场； 第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；

第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。

会议的时间、地点选择

关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。

时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。

地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。

会议座次安排

会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。

图1 会议座次安排（奇数）

图2 会议座次安排（偶数）

当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。

会议可能的结论

会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。

会议文件准备

会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。

3.会议文化

会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。

4.场外工夫

场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”

要点提示

保证会议成功的准备工作包括： ① 会议政策； ② 会议程序； ③ 会议文化； ④ 场外工夫。

三、大型会议活动的组织和策划 一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。

1.签字仪式

签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。

人员准备

人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。

礼仪准本

礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。

2.庆典活动

庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。

3.新闻发布会

随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。

新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：

人选

人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。

文稿

文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放

第五篇：会议策划

◇会场预约◇

我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。

◇负责会场的布局，设备安装调试◇

我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

◇印刷材料的设计制作◇

我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.◇参会者的接送◇

我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.◇参会者的餐饮◇

我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点.◇参会者业余时间的安排◇

我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。