第四代时间管理技巧总结（合集5篇）

第一篇：第四代时间管理技巧总结

治国之道，攘外必先安内，为人之道，立世必先修身。

而修身最重要的莫过于自我管理，试想一个连自己都无法控制好的人，又如何能更好地与世界相处呢？自我管理最重要的原则莫过于“要事第一”，即随时想着现在要做的最重要的事情是什么，今天、这段时间、这一年、这几年要做的最重要的事情是什么。决定了重点，掌控自己做好重要的事情是我们有效利用人生的重要一课。这种理念可以划入时间管理的范畴，很多人将其称为第四代时间管理理念。

第一代时间管理方法，很简单，基本是便条或者日程表；第二代时间管理方法，开始关注日历和日程安排，计划和预先安排；第三代时间管理方法，强调分清轻重缓急，合理安排精力，虽然是一种将时间计划的很精细的方法，却无法满足人性的需求，很容易使人陷入事务从而无法享受生活中随心的快乐。

因此，在很多人开始厌倦这种细致入微的安排方式后开始寻求新的方法，即第四代时间管理方法。划入“时间管理”有些使用不当，因为人们关注的重点已经不应该是时间，而是如何有效的管理自己。很重要的一点，人们的满足通常来源于期望与期望的满足。人类会从人际交往中获得一种满足和快乐感，而第四代时间管理方法，则是以此为中心，注重维持和将强人际关系以及获得成果。我们的时间管理方式可划分为以下四种：

第一象限，重要紧迫的，通常是危机、紧迫问题、在限定时间内必须完成的任务； 第二象限，重要不紧迫的，通常是预防性措施，建立关系，明确新的发展机会，制定计划和休闲；

第三象限，不重要紧迫的，通常是接待访客、某些电话，某些信件、某些报告，某些会议，迫切需要解决的事务，公共活动；

第四象限，不重要不紧迫的，通常是琐碎忙碌的工作，某些信件，某些电话，消磨时间的活动，令人愉快的活动。

通过上面可以看出，一项活动可以通过重要和紧迫程度来衡量，紧迫的意味着马上处理，如接电话，是一种能立刻对我们施压的事件，遗憾的是，这些事件通常都是些不重要的琐事。生后中充满着太多的琐事，各种各样的问题足够让我们疲于奔命，而这通常是第一、第四象限的内容，第一项限通常都占用了90%的时间，而剩下的10%又用在了第四象限，放松娱乐和琐碎的事件上，用在第二、三象限的时间少之又少，几乎可以忽略不计。这就是大部分时间都花费在处理危机上的人所过的生活。上网、游戏、聊天、发呆这些地四象限的活动也可能不觉间消磨我们的时间，生命就这样慢慢的消耗。

精力集中于第一项限的结果，通常是压力增大，筋疲力尽，被危机牵着鼻子走，忙着收拾残局。精力集中于第三象限，结果通常是是急功近利，被危机牵着鼻子走，被视为巧言令色，轻视目标和计划，认为自己是受害者，缺乏自制力，人际关系肤浅，甚至破裂，可笑的是，很多人自以为自己在做第一象限的事情，其实这些事情很可能是对别人优先，对自己却不一定的了。时间花在三、四象限的话，通常过的是一种完全不负责任的生活，结果通常是被炒鱿鱼，基本生活都需要依赖他人或社会机构。

而唯有第二象限的活动是自我管理的核心。这个范围的活动虽然不紧迫，却十分重要，包括建立人际关系，明晰自己的使命责任，拟定长期规划，进行体育锻炼，采取预防危机措施，从事准备工作。我们通常都认识到这些活动的重要性，却很少花费时间和精力去落实，原因在于这些都不是手头最紧迫的事情。要让自己的付出获得最大的回报，必须尽力多做第二象限的活动。这是一种预防型的思维定势。通过它们我们获得的往往是愿景、远见，平衡，自律，自制，很少发生危机。

正是因为它们不紧迫，所以多数人总是不去做。问题的本质是：在你目前的生活中，有件事情能够彻底改变你的个人生活，但是你迟迟未做。这件事情是什么呢？是典型的第二象限的活动。如果我们能够做这些事情，我们的效率将会突飞猛进。不论你是什么样的角色，学生、工人、家庭主妇，还是设计师，企业总裁，积极主动的做第二象限的事情都使你变得更加成功，更加高效。用时间管理方法术语来解释，这就是著名的帕累托（Pareto）原则：20%的行动能够取得80%的成果。

学会拒绝不重要的事情，把精力放在第二项限上。这将使我们更有效的管理自己的生活。让第二象限成为生活中心的有效工具必须满足六个标准：

1、2、和谐一致

即你的愿景、个人使命、角色、目标、优先顺序、计划、个人欲望和自律等因素之间的关系应该是和谐一致的。

平衡功能

即所用的工具应能够平衡你自己的生活，明确不同的角色，重视所有重要的领域，如健康、家庭、职业发展规划和个人成长计划。事业的成功无法弥补婚姻的失败，健康的缺失和人格的的缺陷。不追求平衡是一种自欺欺人的表现。

3、4、第二象限中心 这种工具必须能够鼓励、激发和帮助你把时间集中在第二象限，免得总是忙于应付各种危机。尽量做好周计划和日计划。

以人为本

这要求工具应该是以人为中心，而不是日程。时间管理以效率来衡量，而同人打交道则只能用是否行得通来衡量。以第二象限为中心的生活，有时需要牺牲日程表的安排来迁就人的实际需要。

5、6、灵活变通

工具应该是为你服务的仆人，而不是主人，它应该符合你的风格，满足你的需要和你特定的行事方式。

便于携带

轻便易带的工具能让你更灵活的查看自己的个人目标，计划安排，更好地参照自己的计划去衡量新的机会。

以第二象限为中心的日程安排需要以下四项关键步骤：

一、确认角色

如作为个体、父母、配偶、经理，在不同的生活中都扮演了什么样的角色

二、选择目标

思考一下下一周，下一段时间你的一两个工作重点，作为你的目标，并与长期目标相关联三、四、安排进度

为每项目标安排具体的实施时间 每日调整

根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新的机会对每天的要务安排进行适当的调整。当审视自己一天的日程安排时我们会变得内心平衡。当然，可以利用第三代时间管理方法，确定要事，次要事情，确定A、B、C,有侧重的进行安排。

最后，最重要一点是必须付诸实践。所谓知易行难，要做到知行合一才能真正的发挥作用。一位程序员编写了代码，如果不运行的话，永远也得不到想要的结果。这种时间管理方法有五个优点：首先，它以原则为中心；其次，它接受你内心良知的指导；第三，他确认了你的使命、价值观和长期目标；第四，它帮你明晰角色，平衡生活；第五，这种方法以周为单位安排，让你拥有更广阔的视野，不必局限于一天的时间。

高效时间管理的十八个方法：

1、策略第一，正确的规划，好的策略，正确的抉择

2、分清轻重缓急，抓住重点

3、马上行动，杜绝拖延

4、确定明确的目标和行动计划

5、明确自己的时间价值，找到时间的价值

6、珍惜今天，今日事今日毕

7、第一次做好，追求零缺点工作

8、开会，每人三分钟内结束讲话

9、要求工作时，必须要求时限

10、善于授权

11、养成整洁和条理的习惯

12、养成快速的节奏感13、14、15、16、17、18、学会猴子管理

不要让人浪费你的时间 善用零碎的时间 “第一”胜过更好

记录每一天做的每一件事情的时间 做好业余时间的管理

时间管理的自我检核：

1、你是否热爱你的工作，并保持积极的心态

2、你是否用书面形式制定一套明确的远期、中期目标与计划

3、一天的工作开始前，你是否编好工作次序，拟定日工作计划表

4、你是否把每天的事情按轻重缓急列出，并尽量安排好重要的事情

5、你是否把工作注意力集中在目标上，而不是过程上

6、你是否以工作成绩或是效果而不是以工作量作为自我考核的依据

7、你是否铭记时间的货币价值

8、你今天为实现人生的远期，中期，近期目标做过什么工作

9、你是否每天都留出计划和思考问题的时间10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21、22、23、24、25、26、27、28、29、30、31、32、你是否会利用上下班途中时间

你是否注意午饭的食量以避免下午打瞌睡

你是否给自己流出足够的时间，突击处理危机和意外事件 你是否尽量把工作授权给其他人处理

你是否将挑战性工作和例外性工作都交给他人处理 对于你的下级，你是否根据“权责一致”的原则授权 你是否阻止你的下级对他们认为棘手的工作“倒授权” 你是否有效利用下级的协助使自己获得充分的时间

你是否采取了某些措施以减少无用资料和刊物占用你的时间 你是否采取了某些措施以减少无用资料和刊物占用你的办公桌 你是否在不可避免的情况下才利用书面形式处理事情 你是否养成凡事马上行动，立即就做的习惯 你是否强迫自己迅速做出决策

你是否在获得关键性资料后马上从事决策的制定 你是否把时间浪费在对失败的懊悔和气馁上 你是否经常给自己或别人规定工作期限要求

你是否尽早地终止那些毫无意义的活动

你是否随身携带书和空卡片以便在等待的时间阅读和记录心得 当你面临许多要解决的问题时，你是否运用20/80法则

你是否真正掌控了自己的时间，你的行动是否取决于你自己 你是否对每一种工作只做一次处理

你是否积极地设法避免干扰（如访客，会议，电话）你是否腾出一部分时间为下级提供训练33、34、35、36、37、38、39、40、你是否善于应用节约时间的工具

当天工作结束时，你是否检查哪些工作没按计划的进行，如何补救 当你召开会议前是否考虑了取代该次会议的各种途径 开会时你是否设法提高会议效率与效果

为了更好的管理自己的时间，你是否经常进行时间统计 你是否定期检查自己的时间支配方式，以确定有无时间浪费 你是否经常尝试你从事某项工作的最佳时间

你是否将重要的工作安排在你工作效能最佳的时间做

第二篇：时间管理技巧

亲爱的安妮：我快30岁了，是谢丽尔•桑德伯格《向前一步》（Lean In）的忠实粉丝。我的确有像这本书的副标题所列的“领导意愿”，但我也有两个小孩，而一天只有24个小时。桑德伯格很会激励人，但对于她在成长过程中（在她变得富有，有能力聘请全能的保姆和获得其他居家帮助之前），她如何打理所有的事情，她从未深入探讨那些细节问题。

我和其他可能还有数百万的工作父母，真正能应用的是一些实用的时间管理技巧，平衡我们手头的所有事情。你知道一些什么技巧？

--俄亥俄州的不堪重负

亲爱的不堪重负：如果可以的话，我想向你再推荐一本书。特瑞萨•泰勒也曾经面临与你相同的状况，现在她已经就此写了一本书。她在事业巅峰期曾担任总部位于丹佛的电信公司Qwest（2011年被CenturyLink收购）的首席运营官，还曾经入围《财富》杂志最具影响力女性的高薪排行榜。

《平衡的奥妙：反思工作与生活之平衡》（The Balance Myth: Rethinking Work-Life Success）一书提供了大量你希望看到的那些“细枝末节”。这本书开宗明义地写道，“工作与生活平衡”的整个理念是一个不现实的目标，只会让人们感到他们事事都做不好。“像‘多任务处理’和‘平衡’这样的字眼，等于是说要比同事跑得更快，或者要像最优秀的中国杂耍演员一样让盘子持续在空中旋转，”泰勒写到。“这类理念的问题是，人总是会有失误，旋转的盘子也终究会因重力作用而掉下来。”

全球广告公司Zeno Group对于1,000位拥有本科以上学历的千禧女性（出生于1980年至1992年）进行的最新调查显示，这个前景看起来对于你这个年龄段的女性尤为突出，只有15%的人表示，她们想在大机构获得高职位工作。这项调查发现，超过四分之三（80%）的人“担心她们是否有能力在个人目标与职业目标间取得平衡”。10人中有9人认为，女性必须比男性“作出更多的牺牲”，而且有近一半的人（49%）表示，这些牺牲意味着高强度工作“并不值得”。

因此，泰勒此书的出版可谓正当其时，至少可以激励一些年轻的奋斗者不要过早放弃。下面简要概括一下泰勒及其丈夫抚养两个儿子时使用的6大技巧：

1.停止一心二用。不要尝试同时做几件事，每天做规划，让你有整块的时间（即使只是10分钟或15分钟）专门做一件事。泰勒写道：“因为我能够对我专注做的事情给予百分百的投入——不用多任务来管理整块时间，我比以往任何时候都更加高效。”

2.做任何事都要设定时间期限。泰勒把这条规定应用到工作和家庭中，无论是包装假日礼物，还是准备客户演示都是如此。“一旦到了规定的时间期限，就停下来，”她说。“不要不停地调整，也不要再改变细枝末节。”

这一点需要一些练习，以及愿意放弃完美。“这也是一个学习机会，”泰勒指出。比方说，要将所有礼物都包好的时间不够用，这意味着“我需要计划更大块的时间，或者找到其他方法来完成这项工作——比方说下次使用礼品袋或者棉纸。

Dear Annie: I am in my late 20s and a big fan of Sheryl Sandberg's Lean In, and I do have

what the book's subtitle calls “the will to lead,” but I also have two little kids and only 24 hours in the day.Inspiring as she is, Sandberg never quite gets around to filling in the nitty-gritty details about how she managed to do everything on her way up(before she got rich and could hire hot-and-cold-running nannies and other household help).What I, and probably several million other working parents, could really use is some down-to-earth time-management techniques for balancing everything we've got going on.Do you know of any?

--Overloaded in Ohio

Dear Overloaded: I'd like to recommend another addition to your bookshelf, if I may.Teresa Taylor--who, at the pinnacle of her career, was chief operating officer of Denver-based telecom Qwest(acquired by CenturyLink(CTL)in 2011)and among the highest paid on Fortune's Most Powerful Women list--has been in your shoes, and now she's written a book about it.The Balance Myth: Rethinking Work-Life Success is packed with the kind of “nitty-gritty details” you're looking for, starting with the premise that the whole idea of “work-life balance” is an unrealistic goal that just makes people feel as if they're failing at everything.“Words like 'multitasking' and 'balance' are code words for the ability to run faster than an officemate or the ability to keep plates spinning in the air like the best Chinese juggler,” Taylor writes.“The problem with these concepts is that eventually one trips, or gravity wins.”

That prospect seems to be so daunting to women in your age group that only 15% say they would want a top job at a big organization, says a new survey of 1,000 college-educated female millennials(born between 1980 and 1992)by global ad agency Zeno Group.The poll found that more than three-quarters(80%)are “concerned about their ability to achieve a balance between personal and professional goals.” Nine in 10 agree that women “have to make more sacrifices” than their male peers, and about half(49%)say those sacrifices mean that high-powered jobs “aren't worth it.”

So Taylor's book seems well-timed to encourage at least some young strivers not to give up too soon.Here's a brief synopsis of six techniques that worked for Taylor, while she and her husband were raising two sons:

1.Stop multitasking.Instead of trying to do several things at once, plan your day so that you have blocks of time(even if they're only 10 or 15 minutes long)where you are working exclusively on one thing.“Because I was able to give 100 percent to whatever I was focused on--managing my blocks of time without multitasking--I was more effective at my job than I had ever been before,” Taylor writes.2.Assign a time limit to everything you do.Taylor applied this rule to both work and home, whether wrapping holiday presents or readying a client presentation.“Once you reach the time limit for a given task, stop,” she says.“Don't keep modifying it or changing small details.”

This takes some practice and a willingness to let go of perfectionism.“It's also a learning opportunity,” Taylor notes.Running out of time before all the gifts are wrapped, for example, means “I need to schedule a larger block of time, or find another solution to get the job done--like using gift bags and tissue paper next time.”

她补充说，在工作上她有“时间卫士”的名号，“因为我百分百赞成为了让会议按时结束而打断某人的做法”。“会议进行一半时，我就会说，‘各位，我们还剩下30分钟，”——之后再提醒还剩10分钟，等等。这个技巧的有益效果是迫使某些长篇大论的同事抓住重点（这绝不是什么坏事）。

3.设定唯一的日程表。泰勒在事业初期有工作和家庭两套独立的日程表，它意味着“我分裂了自己的生活，因此我也感受到了分裂的感觉。这种感觉不好。一旦会议和预约发生冲突，我就分身乏术，会错过一些东西。”在同一个日程表上标注个人和职业事项就能防止发生这种情况。

4.周末工作。“周日是我的秘密武器，”泰勒写到。“没人喜欢在周日工作。这意味，空荡荡的办公室，整层楼，甚至可能整栋楼都任由我安排。”

因此，她带她的两个孩子到办公室去：“我带上游戏、贴纸和白板笔，把他们安顿在我办公室旁的会议室里。另外，在空荡荡的办公室里，他们也可以自由自在地跑来跑去而不会打扰到任何人。孩子们过得很开心，而泰勒可以为下一周做好准备。

5.备有多个日间看护计划。“小孩没人照看让任何职场母亲都很头痛，”泰勒写道，对此她有过惨痛的教训：那一次她丈夫出差，她有一个非常重要的会议快要迟到了，却不得不解雇了一名糟糕透顶的保姆。幸运的是，那一次，她母亲开车过来救急——但自那以后，泰勒至少备有一个后备计划，以防万一。

6.学习如何分配工作。很多年前，泰勒刚刚入职期望已久的US West新产品开发总监职位6个月。泰勒在书中写道：“我想我必须得辞职了，因为我不想留下被公司开除的耻辱记录。我没法按时或准确地完成工作，虽然我比以往任何时候都要努力。

“我的问题是我不知道如何分配工作，如何通过他人实现领导，以及如何拒绝，”她解释说。“幸运的是，我有一位愿意指导我的老板，他告诉我，我需要寻求帮助。

像第2点一样，分配工作有时候意味着要遏制自己内心的完美主义：“我必须接受一个事实，没人会按我的方式去做，但这没什么，”泰勒写到。“我接受了这一点，充分信任别人。后来，我们的团队成为这家公司表现最优秀的团队之一，这最终成全了我下一次的升职。”

更多一点建议：无论多忙，“都要把家庭生活放在首位，”泰勒敦促读者道。“如果你的个人生活一团糟，你永远不会在工作中做到最好„„你不能将职业女性的母亲角色剥离，也不能剥离母亲的职业女性角色，不妨运用好这两种角色„„重要的是，不要认为你的生活是零和游戏，也不要认为它是一个必须平衡的等式。”祝你好运。

反馈：您有什么样的时间管理方法，帮助您将事业与生活结合在一起？欢迎留言。（财富中文网）

At work, she adds, she was known as the Time Warden, “because I am 100% comfortable with cutting someone off” in order to keep a meeting within its time limit: “Halfway through the meeting, I'll say something like, 'Everyone, we have thirty minutes left'” — and then 10 minutes, and so on.This tactic has the salutary side-effect of forcing certain longwinded folks to get to the point, which is never a bad thing.3.Keep one calendar.Early in her career, Taylor kept separate calendars for work and home, which meant “I bifurcated my life, and as a consequence I felt bifurcated.This was not pleasant.Meeting and appointment overlaps occurred, and I dropped the ball and missed a few things.” Noting personal and professional items on the same calendar prevents that.4.Work on weekends.“Sunday was my secret weapon,” Taylor writes.“Nobody likes to work on Sundays.This meant that I had an empty office, a floor, or possibly the whole building at my disposal.”

So she brought her two kids to the office: “I'd pack games, stickers, and dry-erase markers and they'd set up in the conference room adjacent to my office.In addition, in that wasteland of empty offices, they were able to run freely down the halls without disturbing anyone.” They had a blast, and Taylor was able to get a jump on the week ahead.5.Have a day-care Plan B(and C, and D).“Day care failure.Three words that panic any working mother,” Taylor writes.She learned this the hard way when obliged to fire a Babysitter From Hell on a day when her husband was out of town and she was late for a big meeting.On that occasion, luckily, her mom rode to the rescue--but from that point on, Taylor always had at least one backup plan, just in case.6.Learn how to delegate.Many years ago, six months into a new, long-desired job as director of new product development at US West, Taylor writes, “I thought I was going to have to resign, because I did not want the shame of being fired.I couldn't deliver anything on time or accurately, yet I was working harder than ever.”

”My problem was that I did not know how to delegate the work, lead through others, or say no,“ she explains.”Luckily, I had a boss who was willing to mentor me and who taught me that I needed to ask for help.“

As with No.2 above, delegating sometimes means shushing one's inner perfectionist: ”I had to make peace with the fact that nobody was going to do it my way, but that was okay,“ Taylor writes, adding, ”When I let go and trusted others, our team became one of the best-performing teams at the company, which eventually led to my next promotion.“

One further suggestion: However busy you get, ”make your home life a priority,“ Taylor urges.”If your personal life is a mess, you'll never be your best at work...You can't take the

mother out of the career woman or the career out of the mother, so use both to your advantage...Above all, try not to think of your life as a zero-sum game, or an equation that has to be balanced." Good luck.Talkback: What time-management methods have helped you combine your career with an outside life? Leave a comment below.

第三篇：时间管理和沟通技巧培训总结

《时间管理和沟通技巧》培训总结

2011年11月19日我参加了公司组织的《时间管理和沟通技巧》的培训。讲师舒音声情并茂地给我们讲述时间管理的重要性，时间管理方法和有效的沟通技巧。通过这次培训，我意识到了时间管理的重要性，发现自己在时间管理方面的诸多不足，也了解了各种时间管理的方法。另外，在沟通技巧方面我也知道了自己还有很多东西要学习，这次宝贵的培训经历让我知道了自己的不足之处，这里我对这次培训进行如下总结。

对于时间管理，我们首先要了解时间管理的概念。工作中常见五种类型“时间观念”：“赶快、赶快型”、“强大型”、“完美主义型”

和“竭尽全力型”。“赶快、赶快型”的人性子急躁，安排时间满满当当，他也许把每步工作都安排得看似有条不紊，但他缺乏对工作任务的合理评估，没有安排意外事件的处理时间。一旦其中一个环节出现了问题就会导致后面的环节接连出现问题。所以我们要熟悉每个环节，估并且预留出应对紧急事件的方案和时间。“强大型”的人在安排工作时非常强势，总是自以为是，不考虑别人。舒讲师举例说到有些国企的领导给下属安排工作时总是很突然没有事先计划，而且总会影响别人原有的时间安排。“完美主义型”的人特别苛刻和挑剔。舒讲师用数字举例表明如果我们要提高做事的完美程度就很可能需要加倍地付出时间，的线性关系，所以那些“完美主义”的人，本来可以用

果来工作却硬要用95%的完美程度来工作，这期间多付出不是

是要比5%多的要多的事件，这种提高非但没有带来预期的收益反倒加重更多的时间成本，这种做法是不可取的。“取悦他人型”的人非常讨好，有的甚至哗众取宠，他们往往没有自己的鲜明的立场和观点，又不反对那伙人，虽然看似有较好的人缘关系，场和观点而作不出重要而果断的决定，完成不了重大的工作，欺负。最后一种是“竭尽全力型”。竭尽全力似乎是个褒义词，但很多时候我们要知道量力而行，懂得授权和分配，如果我们一味的靠自己的力量，是尽自己最大的努力，虽然在自身业务能力上有所提高，会得到提高，工作结果也不一定令人满意，更没有团体意识。那么，我们属、“取悦他人型”90%完美程度的结5%的时间而他们既同意这伙人甚至被很多人总但他的办事效率不 对每个环节做出正确的评这里对应的不是简单可这种人由于没有自己的立

于哪一种类型呢？其实生活和工作中，我们往往是这五种类型的各种组合的混合型。正确认识自己的类型对管理自己的时间非常有利。

在了解了五种时间类型之后，我们需要对工作计划有个合理的安排。这里面我们需要自我分析时间管理，找出问题；掌握对工作中的临时突发事件的时间管理技巧；知道自我时间管理中的任务优先权原则；如何制定工作计划；团队配合中的时间分配技巧——“工作分配表”；任务执行表和工作计划。其中自我分析时，我们要用“自我分析表”反映目前工作现状（工作内容、时间分配、工作中断及原因），我们要做必要的单项分析，找出效率不高的原因，根据单项分析来重新排列工作内容的先后次序，重新估计每项工作任务需要的合理时间，重新估计每天应预留“工作中断”的合理时间。在任务优先权原则里面我们把任务根据它的紧急性和重要性进行4项限分类：Ａ紧急且重要，Ｂ紧急非重要，Ｃ重要非紧急，Ｄ非重要非紧急。重要是指这项工作的意义很关键，其影响很大，而紧急是从时间上讲的，紧急是指需要立刻、马上、短时间内完成的工作。我们应优先处理紧急且重要的工作，但如果Ａ的工作占据了你的所有的时间还完成不了，这说明你需要考虑分类是否出现了问题，是否需要重新分类。对于Ａ任务：应该尝试每天完成几项紧急和有难度的任务。Ｂ和Ｃ的任务日常工作主要由这些任务构成，这部分任务占去大部分工作时间。Ｄ任务应该在有时间时再做。为了顺利完成ＡＢＣＤ四类工作任务，我们需要平衡这四类工作，因此我们要认识到自己和上司在工作优先顺序上的冲突；查明我们的同事的优先考虑项目和自己的是否有冲突；根据重要程度将记事簿中的工作归类；如果我们的计划表中充满Ａ任务，那就要进行委派（授权）或重新分类；为适应各种变化和新信息，我们要经常改变优先考虑的事项；避免不着边际的问题使论文简短有效；保证每天静处的时间。制订工作计划有以下基本原则：任务优先权的分配原则；用“期限”来衡量“紧急”程度；同类工作集中处理；顺应自己的生物钟；工作量大的任务，化整为零；给“工作中断”合理预留时间和每天下班前检查当天计划完成情况。其中顺应自己的生物钟是指每个人都有自己的作息习惯，比如有人在午饭后非常困，这时应选择休息或者安排一些较机械的不太重要的工作，比如打印、装订、文件分类等等。

时间管理中的常见问题和解决方法。常见问题有：不会拒绝；习惯拖延；不速之客的干扰；电话干扰；文件满桌；浪费下属的时间；我太累了－事事亲力亲为；临时突发事件的干扰。对于不会拒绝的人，往往在对方还没有讲完之前就拒绝了，这样让对方觉得你没有诚意，不够真诚。我们应该仔细聆听对方讲解完后，找出合理的缘由来拒绝对方，让对方感觉到你的诚意，也不会有再说服你的念头。对于避免不速之客的干扰，有时我们可以设置“请勿打扰”的警示牌，舒讲师举例当一个财物人员要点现金时，可以设置这个警示牌来避免不速之客的干扰，得到领导认可为前提。

有效提高团队的工作效率。提高工作效率的方法有：通过授权提高效率；最佳时间段的分析和运用；对干扰的处理；节省时间的方法；有效的时间管理工具。我们不能什么都亲力亲为，什么都做，而且我们的时间是有限的，权，授予别人有限的权力，当然授权不是让别人成为你。

人让他代替你去完成某个重要任务时，队不会配合他去完成工作，甚至会恶化这个人与他的团队之间的关系。有效的时间管理工具有：记事簿、日常工作计划表、应办事宜备忘录、日办公事务夹、工作分配表。

在培训完时间管理之后，舒讲师又对我们进行了“有效的沟通技巧”方面的培训。

我们要先了解沟通并掌握基本的沟通方法。

通”——发送方以特定的沟通模式将“信息”传递给接收方，并有信息的反馈。接收方并不一定是接受方。

意图并知道如何按照发送方的方法去完成任务并反馈给发送方才能算得是接受方。那么沟通的目的是什么呢？沟通是为了将信息传递出去，理解，发送方的意图被接收并被给与反馈。沟通过程中有四个原则：简单、清楚、直接和准确。沟通的基本方法是

收方是谁（who）、传递什么信息（因为我们不是万能的，我们需要合理休息，需要授予他一定的权力，5W1Hwhat）、何时何地（我们不可能所以我们需要授当我们授权给某个否则他的团对于“沟准确地理解了发送方的发送方被why）、接when，where）和怎讲师也特别提到这个警示牌的设置必须要以首先我们要知道什么是只有接收方完全地、法，即沟通动机（样沟通（how）。对此舒讲师安排我们作了个练习：对一个没有文化的街边卖茶叶蛋的老太太如何讲清楚什么是“盈亏平衡点”。这个练习让我们知道当你要跟别人沟通时，需要考虑对方的各种背景，要用对方所了解的语言，循循善诱地，避免使用仅是自己知道的专业用语进行沟通。这种训练让培训的理论知识联系实际情况，也让我深刻体会到了这次培训的意义。

掌握有效沟通的基本方法后，我们还要知道其它有效沟通方法：非语言沟通技巧、修饰自己的声音、认真倾听。非语言是指沟通时的仪态、声音、语气、肢体语言和建立自信的基础。其中建立自信的基础是大家容易忽略的。舒讲师举例到：每个人都会有紧张的时刻，即便是她自己在当天作培训之前，刚刚看到我们这些陌生人的时候其实也是有些紧张的，尽管自己已经从事培训十多年了。但是她很快建立了自信的基础，所以克服了紧张。她语重心长地说“不要叫我老师，因为我来这里只是用我所了解的知识给大家一个时间管理和有效沟通相互讨论和学习的平台，通过这个平台大家可以相互交流和学习”。舒讲师说正是因为她有这种想法所以她能够足够自信克服了紧张。倾听的技巧：使用目光接触、展现赞许性的点头和恰当的面部表情、避免分心的举动或手势、提问、复述、避免中间打断说话者、不要在倾听前下结论和避免演绎。

企业内部沟与协调。舒讲师用一个拼图游戏来举例说明部门内部沟通的问题及产生的原因以及与不同性格人的有效沟通技巧。这些人的性格有自我欣赏型、自命不凡型、无能为力型、自以为是型。与不同性格的上司的默契配合是有技巧的。

这次培训对我来说是一次很好的充电，不仅让我有了更多了关于时间管理和有效沟通方面的理论知识，更多的是课堂上的各种练习和案例让我深刻意识到了这次培训的意义，当然也让我意识到自己的不足之处。非常感谢公司组织的这次培训也非常感谢舒讲师的谆谆教导和侃侃而谈。

调试试验部 袁超民

第四篇：时间管理与沟通技巧整合总结

时间管理：

影响我们时间管理有效的因素有以下几点：

1.对要处理的事件缺少必要的计划

兵来将挡，水来土掩，工作中经常是忙于应付，对桌案上的任务也是见一份处理一份，经常被偶发的事件打扰而疲于应付，到头来真正解决的问题不多，往往还因为匆忙而错漏百出。凡事预则立，养成计划的习惯，能克服繁乱无序的工作状态。

2.时断时续

造成浪费时间最多的是干活时断时续的方式，因为重新工作时，需要 花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干。

3.对问题缺乏理解就匆忙行动

未获得对一个问题的充分信息之前就匆忙行动，以致往往需要推倒重 来。

4.一人独干

提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。然而我们常常是喜欢凡事 亲力亲为，过分看重自己的能力。其实把工作委托给其他人，授权他们 去干好，这样每个人都是赢家。授权给别人，同时也要给他们完成任务 所需要的条件。

5.分不清轻重缓急

有些事件是重要的，但不一定是紧急的，有些是事件是不那么重要，却 非常紧急。因而处理问题前要分清轻重缓急，先处理紧急而重要的事件，最后处理不重要又不紧急的事件。区分轻重缓急是时间管理最关键的技 巧。

提高时间管理的有效性，在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题：

（1）我需要做什么？——明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。

（2）什么是最有价值的？人们应该把时间和精力集中在能给自己创造最高

价值的事件上。

（3）我该如何安排时间来完成？在确定做什么，以及分清轻重缓急后，要

安排具体的可行的时间表来进行。

沟通技巧：

沟通的定义：

为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同

协议的过程。

沟通的三大要素：

• 要有一个明确的目标

• 达成共同的协议

• 沟通信息、思想和情感

要素1沟通一定要有一个明确的目标。

只有大家有了明确的目标才叫沟通。如果大家来了但没有目标，那么不是沟通，是什么呢？是闲聊天。而我们以前常常没有区分出闲聊天和沟通的差异，经常有同事或经理都会过来说：某某，咱们出去随便沟通沟通。随便沟通沟通，本身就是一对矛盾。沟通就要有一个明确的目标，这是沟通最重要的前提。所以，我们理解了这个内容之后，我们在和别人沟通的时候，见面的第一句话应该说：“这次我找你的目的是——”。沟通时说的第一句话要说出你要达到的目的，这是非常重要的，也是你的沟通技巧在行为上的一个表现。

要素2达成共同的协议

沟通结束以后一定要形成一个双方或者多方都共同承认的一个协议，只有形成了这个协议才叫做完成了一次沟通。如果没有达成为协议，那么这次不能称之为沟通。沟通是否结束的标志就是：是否达成了一个协议。在实际的工作过程中，我们常见到大家一起沟通过了，但是最后没有形成一个明确的协议，大家就各自去工作了。由于对沟通的内容理解不同，又没有达成协议，最终造成了工作效率的低下，双方又增添了很多矛盾。在我们明确了沟通的第二个要素的时候，我们应该知道，在我们和别人沟通结束的时候，我们一定要用这样的话来总结：非常感谢你，通过刚才交流我们现在达成了这样的协议，你看是这样的一个协议吗？这是沟通技巧的一个非常重要的体现，就是在沟通结束的时候一定要有人来做总结，这是一个非常良好的沟通行为。你可以观察一下你的同事，他们在沟通结束后是否有这样的结束语？如果有这样的结束语，那么，标志着是一个良好的沟通技巧。

要素3沟通信息、思想和情感

沟通的内容不仅仅是信息还包括着更加重要的思想和情感。那么信息、思想和情感哪一个更容易沟通呢？是信息。

例如：今天几点钟起床？现在是几点了？几点钟开会？往前走多少米？

这样的信息是非常容易沟通的。而思想和情感是不太容易沟通的。在我们工作的过程中，很多障碍使思想和情感无法得到一个很好的沟通。事实上我们在沟通过程中，传递更多的是彼此之间的思想，而信息的内容并不是主要的内容。

沟通的两种方式：

• 语言的沟通

• 肢体语言的沟通

语言是人类特有的一种非常好的、有效的沟通方式。语言的沟通包括口头语言、书面语言、图片或者图形。

肢体语言包含得非常丰富，包括我们的动作、表情、眼神。实际上，在我们的声音里也包含着非常丰富的肢体语言。我们在说每一句话的时候，用什么样的音色去说，用什么样的抑扬顿挫去说等，这都是肢体语言的一部分。

沟通的双向性：

我们在工作和生活的过程中，常把单向的通知当成了沟通。你在与别人沟通的过程中是否是一方说而另一方听，这样的效果非常不好，换句话说，只有双向的才叫做沟通，任何单向的都不叫沟通。因此沟通的另外一个非常重要的特征是：沟通一定是一个双向的过程。

沟通的三个行为：

要形成一个双向的沟通，必须包含三个行为，就是有说的行为、听的行为还要有问的行为。

沟通中的态度：

沟通中表情与沟通者的态度息息相关，态度决定行动。

在沟通中没有一个好的态度，是不可能有好的表情与语气的。

有效沟通的8点启示：

• 有效的双向沟通的先决条件是和谐气氛

• 沟通的方式不能一成不变

• 应给别人一些空间

• 沟通的意义决定于对方的回应

• 不要假设

• 直接对话,坦而言之

• 共同信念与共同价值是达到良好沟通的重要保证

• 坚持找出新的解决方法

经典沟通十五原则：

• 原则一：讲出来

• 原则二：不批评、不责备、不抱怨、不攻击、不说教。• 原则三：互相尊重

• 原则四：绝不口出恶言

• 原则五：不说不该说的话

• 原则六：情绪中不要沟通，尤其是不能够做决定的时候 • 原则七：理性的沟通、不理性不要沟通

• 原则八：觉知

• 原则九：承认我错了

• 原则十：说对不起

• 原则十一：让奇迹发生

• 原则十二：爱

• 原则十三：等待转机

• 原则十四：耐心

• 原则十五：智慧

第五篇：时间管理技巧培训稿

时间管理技巧

时间管理概述

时间是世界上最充分的资源，每个人都拥有 24 小时的一天，然而时间又是世界上最稀缺的资源。

有效的管理者有一个共同特点，他们都是管理时间的高手，而失败的管理者则无一例外地都不善于管理时间，管理时间是有技巧的。

你可运用的时间就是你全部的时间资本。

现代人的生活节奏越来越快，压力也越来越大。经常会听到白领人士抱怨一个星期有三到四天的时间在加班，没有时间锻炼身体，身体经常处在一种透支的状态；也有人抱怨，虽然现在的职位已经到了中层管理层，但是没有安全感，因为知识的更新速度太快。

其实大家都感觉到时间是个瓶颈，每天列了一大堆的计划，晚上回顾的时候，却发现忙的都是一些琐碎的事情，重要的事情却没有干，这都是因为缺乏时间管理的技能，不能很好的运筹时间。

所以说非常有必要学习时间管理，提高管理时间的能力。

时间管理的益处

时间管理的益处体现在下面六点：

(1)时间管理的第一点益处是控制时间而不是被时间所控制。利用好时间管理，变被动为主动，由自己来操纵时间；(2)时间管理的第二点益处就是能够减轻工作压力，能够留出更多的时间，从容地安排时间；(3)时间管理的第三点益处是可以节约时间；

(4)时间管理的第四点益处是利用相同的时间，能够更加专注地做重要的事情；(5)时间管理的第五点是最重要的，利用好时间管理，可以提高工作效率，改善工作的质量；(6)时间管理的第六点，平衡时间、掌握好利弊，进行有效工作；

利用好时间你就可以更智慧地工作，更快乐地工作，而不是更辛苦地工作。

时间管理的益处

控制 Control 减轻压力 Less Stress 节省时间 Save Time 更加专注 More Focus 提高工作质量 Improve

Quality平衡 Balance

时间管理对管理者自身大有裨益。时间管理一般可通过三个途径来实现。一是优先计划管理，就是把事情按照目标来进行优先设定，优先计划管理可以使事情井井有条，忙而不乱。二是自我组织管理，主要是通过调整自身的工作方式和方法来提高工作效率。三是沟通管理，强调的是与人沟通过程中控制时间的能力。

通过优先计划管理、自我组织管理和沟通管理三方面途径，可以实现高效的时间管理。

优先计划管理

1.为何要确定优先顺序 【案例】

美国一家钢铁公司的总经理常常遇到很多时间管理上的问题。如为什么总是这么忙，做事情效率总这么低？他非常想让人帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题，于是找了一个顾问。这个顾问花了一段时间，天天观察这家公司的做事方法，最后给总经理提出了三条建议，并说：“你可以先不付给我钱，你先根据我这三条建议做一段时间后，如果有成效，你来决定给我多少酬金。如果没有成效，你可以一分不给。”两个月以后，这个顾问收到了一张 25000 美元的支票。实践证明这三条建议是非常有成效的。

这三条建议其实非常简单：(1)把每天要做的事列一份清单

(2)确定优先顺序，从最重要的事情做起(3)每天都这么做

大家可以看到这三条建议的关键点在于根据事情的重要程度决定优先顺序。为什么要根据事情重要程度来决定优先顺序？举一个例子：有一个非常大的桶具，桶旁边放了一些大石块、小石块、水和沙子，怎么做能最大限度的把这些东西都放进桶里？

正确的顺序是先放大石块再放小石块，再放沙子，最后放水，如果按照相反的顺序，先把水倒进去，再放沙子，再放小石块，最后放大石块，这个桶就装不下这么多的东西。其实，人的精力就像这个桶的容量一样是有限的。大石块就相当于那些非常重要的事情，那些小石块、沙子和水其实就相当于琐碎的小事。如果先去处理那些琐碎的小事，到最后大的事情反而会被忽略到一边。所以要按照事情的重要程度来确定优先顺序，这样能够节省你的精力和时间，重点专注于你要做的事情。

2.如何确定优先顺序(1)测试你做事情的优先顺序

应该按照什么来确定事情的优先顺序呢？这是一个仁者见仁，智者见智的问题，你平时都是按照什么来确定做事情的优先顺序？

请在你认可的情况前打√  喜欢做的事情  熟悉的事情  容易做的事情  花费时间少的事情  已经排定时间的事情  资料齐全的事情  经过筹划的事情  上级临时交代的事情  别人的事情  有趣的事情  紧急的事情(2)优先矩阵

我们为了进一步的说明这个问题究竟应该按照什么顺序来决定事情的重要程度，我们把事情按照重要和紧急程度分成四类，这就是通常所说的优先矩阵。

在这个矩阵中，纵坐标表示事情的重要程度，横坐标表示事情的紧急程度。根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型：

◆ 第一类就是既重要，又紧急的事情。比如，房屋着火，或者客户打来的投诉电话，对于这种事情的态度是马上处理，防止危机进一步扩散；

◆ 第二类是重要但不紧急的事情。如平时要做的工作规划、预算、和客户沟通、同事之间的交流等，虽然不紧急但是一定要花很多时间；

◆ 第三类是不重要但很紧急的事情。比如说，在工作的时候，你的父母或者好朋友突然打来电话，询问你的工作情况。事情虽然不是很重要，但是父母或好朋友打来电话不能不处理。所以尽量要减少这类事情的发生，无意义的闲聊应该杜绝。

◆ 第四类是非重要又非紧急的事情。

这四种类型的事情有一个规律：如果不把时间投资在重要而不紧急的事情上，就一定会吃苦头，这类事情会使工作不能正常进行。

(3)帕雷托原则（Pareto Principle）

划分事情紧急程度应该遵循的原则是什么呢？首先是轻重，再就是缓急。应该把时间多投资在重要的事情上，一定要牢记“轻重缓急”这四个字?轻重缓急是建立在二八原则上的? 二八原则是意大利的经济学家帕雷托提出的，他在 1897 年观察 19 世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家 80% 的财富是聚集在 20% 的人的手里。比如说，在你的客户中，有 20% 的客户是非常重要的，他给你带来 80% 的经济效益；奥斯卡的票房中，80% 的票房是由 20% 的影片创造的。

帕雷托原则（二八原则）

在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。

精力集中在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上。不要把精力花在琐碎的小事上，投入了 80% 的精力，最后却只产生 20% 的成效；把精力专注在那 20% 的重要事情上，才会达到事半功倍的效果。

目 标

目标才能唤起你最高尚的才能。

制定目标的好处

很多人都说，定目标就一定有收获，那么制定目标究竟有哪些好处呢？(1)通过制定目标，可以节省不少时间。

(2)目标就像一个筛子，可以筛选出要做的事情，过滤掉无关的事情。如果这件事情和目标有关系就去做，和目标没关系就不必做，这样生活会井然有序，并且有目的。

(3)目标就像风向标一样，它能够使你沿着既定方向前进，并唤起你最大的潜能，推动你实现人生价值。成功人士都是那些目标远大并且能够付诸实施的人。有调查显示，100 ％的人都认为定目标是有好处的，但只有２０％的人清楚自己具体的目标，能清楚地描述出他想要做的事情。这２０％的人中只有３％的人把目标写下来，变成书面的东西。这个调查结果表明，这３％的人无论是从收入还是成就上都要比那 97 ％的人高。大家都知道定目标好，但是在制定目标的时候还是存在很多的误区。

制定目标的原则

制定目标要遵循一定的原则，否则目标就会很空。制定目标的原则有以下几条：(1)目标必须自己定。只有你自己参与，原动力才会很大。因为只有你自己清楚，你想要做什么，要达到什么样的标准。

(2)目标必须切合实际。如果定得太低，没有挑战性，不能激发潜能，就没有任何意义；如果定得太高，往往会中途流产。有句话说得好，目标只要踮点脚尖就能够得着，就是合理的；如果不用踮脚尖就够到，那就没有挑战性；跳起来都够不到，那就不是目标。

(3)目标一定是书面的。要向３％的人学习，目标书面化可以理清思路，时常提醒要实现的事情，就不容易遗忘。

(4)目标必须是可衡量的。只有可衡量的目标，才能知道这个目标到底实现了没有，如果不是可衡量的目标，就很难成为行动的指南。(5)目标必须是有时限的。如果定了一个毫无时间限制的目标，那就不称其为目标了。只有有时限的目标，才可以拟制相应的行动计划。

(6)目标是平衡和谐的。你制定的目标可能有很多个，包括生活上的、工作上的，这些目标相互间不能冲突，否则就会使你无所适从。

目标的运用

(1)目标金字塔

比如一个五年计划，首先把五年计划逐步细化分解，分解成五个一年计划，确定每一年内要做的事，然后将目标又分成季度目标，再细化成每月、每周、每天的目标，这就是一个目标细化的过程。

(2)每日时间计划表

目标细化反映在具体时间管理上，就是每日和每周计划表。这个每日和每周的计划表，一般都是在晚上制定的，因为这样可以检查今天都做了哪些事，哪些事还没有做，明天如何完成它。

计划表有三个组成部分： ①时间已具体确定的会谈、会议 ②时间没有具体确定的待处理事项 ③电话、记录等信息 具体操作步骤：

①把已确定的会谈、会议安排在日程中；

②把待做的事项列表，标明所需时间和授权可否； ③把待做的事项安排在日程表中，注明所需文件出处； ④把做完的事项勾掉。

每日计划表或者每周计划表是把目标分解落实到时间管理上的一个非常好的办法。

【本讲总结】

本讲介绍了为什么要进行时间管理以及时间管理的好处。时间管理的具体途径有优先计划管理、自我组织管理和沟通管理。优先计划管理是按事情的重要程度来确定时间优先顺序的。制定目标要遵循六项原则，要对目标进行分解，把目标最后要落实到时间管理上，就是制定每日时间计划表。

【心得体会】

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自我组织管理

1.自我组织管理的定义

自我组织管理主要是通过对工作方式、方法的改变，达到时间管理的目的。自我组织管理就是做好时间的加、减、乘、除四则运算。

所谓加法就是找出在时间管理中隐藏的时间；减法就是减少无谓的时间浪费；乘法可以成倍提高工作效率，而不是延长工作的时间；除法是根除浪费时间的习惯。

2.时间的加减乘除四则运算 时间的加减乘除 + ：找出隐藏时间-：减少无谓的时间浪费 ×：提高工作效率 ÷：根除浪费时间的习惯

(1)加法

时间上的加法就是找出隐藏的时间，可以通过下面几种方式： ①擅于利用等候和空档时间

在工作和生活中，有哪些时间是等候和空档时间？你是如何利用的？ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 比较保守的估计，如果每天有十分钟的时间花在上下班的路上，一个月就是３００多分钟，也就是五个小时的时间。你可以利用上下班在路上这十分钟的时间，构思一下一天工作的细节，规划每日计划表应该做哪些事情，这样，一上班就可以立刻投入工作。还可以利用上下班路上的时间，用录音机来学英语，背单词。一个月下来也会学到不少东西。

②创造时间区

一家集团公司的老板，每天八点上班，比正常的员工还要早到一个小时，为什么呢？他是这样回答的：因为我已经７０多岁了，早到一个小时，我很容易地找到一个离公司近一点的停车位(因为在美国停车位非常难找)；利用早到一个小时处理信件、邮件和文件，效率非常高。

你也可以比大家早到一个小时，或者晚走一个小时，在这一个小时里没有人打扰，可以静下心来仔细考虑一些事情，这就是创造时间区。

③逆势操作

逆势操作就是别人干这件事的时候你偏不去干，等没人干的时候你再去干，这个方法确实非常好。比如午餐时间，餐厅里挤满了人，晚去半个小时会发现人非常少，然而晚去半个小时并不比大家晚回来。

④背包原则

有个笑话说，两个人去搬砖，其中一个人说对方：“你多懒呀，你一次就搬一块砖。”对方说道：“我觉得你才懒，你一次搬四块砖，比我少走三趟！”这就是背包原则，其实如果利用背包原则的话，可以节省不少时间。

● 注意平时积累素材。不要每次都从头开始，等到用的时候将积累的素材拿出来就可以。

●地理上的批量处理。去办公室或收发室，取传真件和送邮件同时进行，这样就不用跑来跑去，节约了不少时间，这是地理上的批量处理。

●时间上的批量处理。比如说邮件收发，既可以定时收发，也可以随时收发。但定时收发可以集中时间处理，比较从容，可以节约不少时间。

(2)减法

减法就是要减少时间的浪费。你的时间很可能都是在犹犹豫豫、反复思考的过程中白白浪费的。有个心理学家提出“五分钟思考法”的原则，就是遇到小事情，不要犹犹豫豫，不要反复去思考，只要花五分钟就可以解决问题。

这五分钟是这样分配的，第一分钟先来决定目标和课题，究竟要做什么，达到什么目的。第一个两分钟是思考的扩张及探求，要达到这个目标需要准备哪些条件，可不可行。第二个两分钟整理思路，做出结论。分钟思考法 分钟：决定目标及课题 2 分钟：思考的扩张及探求 2 分钟：整理思绪，做出结论

(3)乘法

时间管理中的乘法，就是怎样提高工作效率。对于完成计划所需要的时间，应该有个合理预计，这样才会提高工作效率。在提高工作效率方面，介绍一些小方法： ①物归其所，物归原处。比如：办公桌上堆放杂物不堪入目，文件到处都是。这样会妨碍你的注意力，导致你情绪紧张，压力增大，又增加了许多查找时间。因而要培养物归其所，物归原处的习惯。

②建立有效的工作环境。办公桌上物件的摆放次序应该遵循两个原则：一是方便，二是固定。

比如：方便——如果你习惯用右手写字，你的电话可以放在左边，这样可以用左手拿起电话。固定——每件东西拿出后要放回原处，这样你就不必再花很多时间去考虑这件东西到底放在哪里，可以减少不必要的时间浪费。

③文件处理。要善用文件夹，建立文件处理原则。要建立一套文件处理系统，哪些是待送出的文件，哪些文件是处理完的。处理完了的文件要归档，电脑中的文件目录和邮件要归类，这样查找起来一目了然，非常方便。

(4)除法

除法就是根除浪费时间的习惯。浪费时间的习惯主要是指“拖延”时间。比如说上班总是迟到，交给他的事情今天不办，拖到明天办。

对付拖延时间的办法只有一个——当机立断。

采取逐个击破的方式来进行，就是把大事情划分成小事情，从容易的事情做起。

调整思维方式。往往觉得事情越难办就越往后拖，不妨反过来想一想，如果先把这个难办的事情做完，以后就不需要想这个事情了。调整了思维方式，你会变得更加主动，很乐意去做这件事情，那么事情就往往不会像你想的那么难了。避免过分追求尽善尽美。有的人往往把问题想得非常透彻后才去动手做，那么由于你考虑问题过细，也没有时间去做了；有时可能开始动手做时，灵感随之而来，进展很顺利。应该先想好大框架，然后动手去做，以避免追求尽善尽美。

沟通管理

1.懂得说“不”

一般人大多都比较中庸，不好意思对别人说“不”。懂得说“不”要注意以下四点。

(1)时间结构的暗示。比如你跟别人会面之前，先告诉对方，我们这次会谈大约要用 30 分钟的时间。这样大家都心中有数。

(2)肢体的暗示。比如会谈的时间就要结束了，你下意识地看一下手表，暗示对方时间快到了。通过这些肢体的暗示，别人能明白你的想法，又不得罪人。(3)在拒绝别人的时候，一定要做到附以理由，提供其他解决途径。比如说你正在工作的时候，你的朋友打来电话，这时候你一定要告诉他，你正在上班，下班以后再聊。这样回答，不但告诉他理由，而且提供了下班以后再聊的方式，既得体又解决了问题。

(4)做到对事不对人。告诉对方，自己只是对这件事情发表观点，并不是对人，所以请不要生气。切忌通过第三者来做这件事情。

2.善用电话

电话既可以节约时间，也可能浪费时间，这完全取决于你的态度和行为。要学会善用电话进行沟通。电话沟通中需要注意几个方面。

(1)要避免开头的题外话。如：最近好吗？最近过得怎么样？假期是怎样度过的？这样的话题应该避免。

(2)适时切入主题。不懂得结束谈话的技巧，是造成电话冗长的原因。如：客户闲聊开场白觉得比较融洽时，就应进入正题。

(3)尽量集中回复电话。

3.会议沟通 很多人经常抱怨，开会时间太长，会议讨论半天也没有结果，不相关的会议太多等等，这说明在日常会议中存在着许多弊病。如果解决好以下五个方面，会议就会有成效。

(1)制定清晰的目标。开会要达到什么目的，这就是目标清晰。

(2)尽量减少与会人数。邀请那些乐于提建设性建议的人员参加。对于只会泼冷水的人尽量不让其参加，因为这些人不但不会提建议，还会延长会议的时间。(3)选择适当的开会时间和地点。〖 HT 〗时间不要定在下午，最好在上午，这时大家的思维比较活跃。开会地点空气要流通。时间和地点选择好了，有利于会议的进行。

(4)提前将会议议程和相关资料分发给与会者。这样做大家会清楚会议的目的和开法，会促进会议的正常进行。

(5)避免“马拉松”式的会议。因为会议开的时间越长效率越低，对时间一定要加以限制。会议时间不宜超过两个小时。

你可运用的时间就是你全部的时间资本

【本讲总结】

本讲学习了自我时间管理的方式，要做好时间的加、减、乘、除四则运算：加法就是要找出隐藏的时间，减法是要减少无谓的时间浪费，乘法是要提高工作的效率，除法是要当机立断，根除浪费时间的习惯。要善用沟通技巧。你可运用的时间就是你全部的时间资本。你不能借用时间，也不能囤积时间，甚至不能获取时间，你只能坚持不懈从一点一滴的小事做起，更有效率地利用时间。

【心得体会】

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