第一篇：学会使用办公电话系统
如果你被要求去接电话，不管是偶尔一回还是你工作的一部分，都不要去抱怨。要尽可能地询问打电话的人有什么需要帮助的，通常他们会是公司的客户。如何接听客户的投诉和抱怨是非常重要的。问一下他是否要留言，并且仔细地做记录，这是一种尊重人的表现。费时间确认对方名称的拼写和他的电话号码会给对方留下一个好的印象，而不是令人反感。永远都不要对打来电话的人说“我不知道。”相反地，要尽量地给对方一个答复，或者对他说你会马上找人来讨论这件事。然后，你要尽可能快地给他答复。不管怎么样，你都不要把电话转给你认为可能知道答案的人。一旦遇到了需要你去解决的问题，一直负责下去，直至问题有了答案或答复。搪塞拖延只会给你留下一个不好的形象。如果答复他需要较长的时间，你应该让她放下电话，说你会给他打回去。记住，如果你让对方不要挂电话，应该先对她说一下。如果对方提出的要求对你或者公司来说是非分的或者过分的，不要很自然地说：“不，你的要求我们不会满足的。”你应该说：“这个我不能肯定，我弄清楚了再打给你，好吗？”即使答案仍然是“NO”，客户也会觉得你做过了努力。
第二篇：办公固定电话使用管理
关于固定电话使用的通知
为加强对办公固定电话的使用管理，节约通讯费用，现做如下通知：
一、院办公室及学院电话管理部门代表学院对全院固定电话行使管理职权，学院任何部门和个人未经允许不得擅自安装或并机，电话机出现人为破坏由部门负责人负责赔偿。
二、学院共开通九部长途电话，除院领导办公室之外，辅导员办公室一部、财务办公室一部。校内办公电话使用短号联系（电话号码后四位），十堰市内电话不加区号，直拨号码联系。
三、严禁使用办公电话进行Q币充值，拨打声讯服务，利用办公电话于个人业务、闲谈、聊天等。如有违规，学院将按校规处理，并记入目标管理和年终绩效考核当中。
四、财务部将向办公室提供每月各分机电话费用的明细清单。如发现通话时间长；有不明确号码的通话记录；有拨打信息台；当月话费明显偏高等现象，办公室将及时调查了解原因，并对违规使用的责任人进行必要的处罚。
武汉体育学院武当山国际武术学院
2014年10月6日
第三篇：OA办公系统使用管理制度
OA办公系统使用管理制度
一、系统使用规定：
1、网上办公系统为我司内部办公系统，禁止非我司员工登陆或使用本系统。
2、我司每位正式员工拥有专用的用户名和密码，系统将自动记录每位员工的登陆情况，请全体员工正确使用系统，保护好自己的用户名和密码，如发现盗用用户名、密码现象，应立即报告主管领导，并通知系统管理员。
3、所有员工上班时必须打开办公自动化系统，下班后方可关闭。
4、如使用本企业以外的公用设备（如网吧）登陆系统，请在使用后删除电脑中的记录。
5、原则上在OA平台严禁上传涉密的文件、技术资料、档案等；员工不得随意让我司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许下载受控的内容。
6、员工不得发送与工作无关的信息，如有违反，一经发现将严肃处理。
7、员工不得利用系统发布反动、色情、低级趣味以及国家法律禁止的相关信息，如有违反，将严肃处理，情节严重的将追究法律责任。
8、对于恶意操作行为，我司将予以严惩，直至诉诸法律。
二、系统故障应急规定：
发现系统无法正常使用或数据处理有误，应在第一时间通知系统管理员，并转告相关业务接口部门，相应的业务数据可临时改为手工处理、传送。故障排除后，系统管理员将发布通知，相关部门应将故障期间的信息、数据补录入系统，并恢复网上办公。
三、系统用户资料变更规定：
1、遇有人员、人事调整时需要调整OA系统组织信息及相关权限的，需由调入部门填写《系统权限申请表》由相关部门分管领导及人力资源部确认后通过OA系统流程表单通知系统管理员办理用户变更操作。
2、员工应该保持OA中个人手机号码为最新号码，如变更手机号码，应及时更新，或通知人力资源部备案，保证能顺利收到公司通知等信息。
4、涉及系统资料变更一律按照以上流程执行，如遇特殊情况或者紧急情况，处理后要补办备案手续。
四、系统应用范围
目前可以使用的工作流包括：收文、发文，工作交办，办公用品申领，请假申请，加班登记，倒班人员调班条，申购单，设备科备品备件采购计划审批，日运行报表，化验分析日报表，工作交办单，设备报修维修记录，零星项目记录，科室工作联系单，生产计划报审表。
五、责任与授权
我司系统管理员负责统一管理，各部门负责人、分管领导进行检查监督；如发现违规现象，OA管理员有权对违反本规定员工进行监督、批评、警告直至停止权限，各部门、各分管领导须对有关责任人处罚。
规范ＯＡ权限分配，ＯＡ权限按部门岗位进行分配。原则上不能越部门管理，但一些特殊应用要求除外，如系统管理员管理权限等。
所有部门权限归公司领导直接管理，系统管理员负责具体实施权限设置工作。
个人权限归所在部门进行直接管理，各部门可按其工作职责进行分配，由系统管理员具体实施权限设置工作。
系统管理员未经上级批准不得擅自开启或关闭员工的重要权限。系统管理员应做好ＯＡ服务器中各科室及个人文件的保密工作，不得未经许可向任何单位或个人透露文件内容。
六、保证数据的有效性
各种报表及表单在结束归档后数据将不允许修改，如因工作失误或各种不可预见的原因造成数据与实际不符及其它不得不对数据进行修改的情况时，可使用ＯＡ中《信息系统数据修改申请表》工作流提出修改数据申请，经相关审批后交由系统管理员具体实施修改。
七、其它要求：
1、各部门经办人应主动使用已有的工作流处理工作，使用中如发现有表单或流程上的问题应马上联系系统管理员解决，做到边改边用。
2、在工作中应主动发掘可利用OA系统办理的工作及其他信息化需求设想，并将想法使用《信息系统需求申请单》或《信息系统工作流程修改申请》经过审批程序报送到系统管理员处，由系统管理员具体实施方案，并配合经办人使工作顺利整合入OA中。
3、关注OA系统中由系统管理员发布的系统通知，以配合系统可能的变动。
4、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。
5、系统使用过程中如有不解的地方，可联系系统管理员要求进行讲解，如需要可要求管理员专门为部门进行系统使用方面的集中培训。
八、附则
本要求自下发之日起执行。
第四篇：办公系统使用满意度问卷调查
办公自动化系统使用情况问卷调查
1、您是否经常登陆办公自动化系统？
□是□否
2、您对办公自动化系统外观视觉效果的评价？
□ 美观大方 □ 效果一般□ 粗制滥造
3、办公自动化系统各个功能是否满足您基本的办公要求？
□ 完全满足 □ 基本满足 □ 不能满足
4、您是否已经使用办公自动化系统处理日常办公事务：
□ 是 □ 否，我不能使用办公系统
5、办公自动化系统操作的难易程度是否满意：
□完全满意□ 基本满意 □不满意
6、您认为办公自动化系统访问速度和处理速度（在当前网速很好的情况下）：
□ 速度快□ 速度一般□ 可以接受□ 速度慢
7、您从家中或其他外网访问过办公自动化系统吗？
□ 是□ 否
8、技术培训以及培训课件是否对您的使用有所帮助：
□ 很有帮助 □ 没有帮助
9、您对我们的技术支持是否满意 ：
□ 完全满意 □ 基本满意 □ 不满意
10、您认为办公自动化系统最满意的是哪方面？
□ 安全问题 □ 界面美观 □ 运行速度 □ 系统功能 □ 便捷使用
11、您认为办公自动化系统最需要改进的是哪方面？
□ 安全问题 □ 界面美观 □ 运行速度 □ 系统功能 □ 便捷使用
12、您对我们技术支持服务的建议？
□ 服务态度需要更热情
□ 问题回复需要更迅速
□ 赶到现场需要更及时
第五篇：协同办公系统使用说明书1.03
快普M6整合管理平台系统-整合管理平台
使用说明书（V2.03.100331.2000）
目
录
第一章 系统整体介绍...............................................................................................4 1.1功能概况...............................................................................................4 1.2相关操作...............................................................................................5
第二章 个人办公......................................................................................................6 2.1计划任务...............................................................................................6 2.2实际行动...............................................................................................6 2.3工作报告...............................................................................................7 2.4上级给我的点评/我给下属的点评...........................................................8 2.5自定义桌面............................................................................................9 2.6在线短信...............................................................................................9 2.7电子邮件.............................................................................................10 3.2文件库.................................................................................................12
第三章 日常办公....................................................................................................13 3.1工作流定制管理...................................................................................13
3.1.1表单定制....................................................................................13 3.1.2流程定制....................................................................................15 3.1.2流程监控....................................................................................18 3.2 工作事宜办理.....................................................................................18
3.2.1 我拟办的事宜............................................................................19 3.2.2提交的事宜................................................................................20 3.2.3我办理的事宜.............................................................................20 3.2.4委托办理....................................................................................21 3.3公告通知.............................................................................................21
第四章 行政办公....................................................................................................22 4．1人员休息安排....................................................................................22 4．2会议室管理.......................................................................................22
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
4.2.1会议室使用申请查看和审批........................................................23 4.2.2会议室的申请.............................................................................23 4.3投票设置.............................................................................................24 4.4投票查看.............................................................................................25
第五章 办公用品....................................................................................................26 5.1办公用品仓库......................................................................................27 5.2办公用品类别......................................................................................27 5.3办公用品信息......................................................................................28 5.4办公用品领用......................................................................................28 5.5办公用品退回......................................................................................29 5.6办公用品入库......................................................................................30 5.7办公用品盘点......................................................................................31 5.8办公用品库存统计...............................................................................32 5.9办公用品管理和进销存财务的关系.......................................................32
第六章 车辆管理....................................................................................................33 6.1车辆档案.............................................................................................33 6.2车辆申请.............................................................................................34 6.3油耗记录.............................................................................................35 6.4其他功能.............................................................................................35
第七章 系统管理....................................................................................................35 7.1企业信息.............................................................................................36 7.2组织架构.............................................................................................36 7.3员工信息和用户管理............................................................................37 7.4 权限管理............................................................................................38
7.4.1功能权限管理.............................................................................38 7.4.2职位权限设置.............................................................................39 7.4.3数据权限设置.............................................................................39 7.4.4基础数据权限设置......................................................................40 7.5数据导入.............................................................................................40 7.6套打管理.............................................................................................41
7.6.1 套打模板管理............................................................................41
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
7.6.2 套打字段信息............................................................................42 7.6.3 系统打印参数............................................................................43 7.7 系统参数............................................................................................43 7.8 分支机构............................................................................................44
第八章 其他功能....................................................................................................45 8.1 知识管理............................................................................................45 8.2电话管理.............................................................................................46
8.2.1通讯记录管理及参数设置...........................................................46 8.2.2拨打电话、电话录音..................................................................47
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
第一章 系统整体介绍
该系统采用最新技术架构，应用先进的网络平台及工作流引擎将各系统各部门充分协同起来，形成一个流水化的工作平台，实现公司各部门各信息系统的流水化作业和协同工作，从而提高工作效率，规范管理，是一套典型的智能型自动化办公管理系统。该系统除传统的协同办公管理功能外，更重要是能为所有会形成孤岛的信息和业务系统提供整合功能，是整个整合管理平台的基础，可建立企业信息、组织架构、进行员工设置，设置各个子系统的功能权限定义及业务流程等等。同时也整合了移动通信、邮件及互联网等各种最新技术。
1.1功能概况
个人办公——制订个人工作计划，上级可安排下级工作任务，计划有强大提醒功能；工作报告可设置模板并按模板填写，上级可进行点评审批，点评信息自动发短信给对方。
日常办公——通过新增需要审批的业务单据并提交，由系统根据相应流程设置自动判断下个办理人，需要我审批的所有单据会集中在“我办理的事宜”模块，如果外出可将部分或全部业务委托给指定人办理，实现外出期间需要我审批的流程自动提交给委托办理人办理。
公共信息——公告发布及阅读跟踪；文件库管理，可对内部文件进行归类、存档、备案的管理，可建多级文件夹，设多级权限控制，包括新增、修改、查看等权限，实现业务流程审批及公告的归档；知识库管理可对知识进行分类，并集思广益，可跟踪浏览情况。
在线短信——在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具，帮助企业规范的内部网络通信系统，自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告，以及各种业务流程处理通知，并能通过信息链接直接定位到相关单据。
行政办公——会议室管理可实现会议室的申请、预约情况查询、会议提醒及人员签到等；投票管理可实现匿名投票。
流程管理——根据不同流向判断设置多个审批环节，为各种业务定制审批流程，包括系统业务单据和自定义表单；通过流程监控可查看流转情况，进行催办、特送等；对重要公文可启用流水号管理；表单定制为各行业客户提供灵活的自定义表单，满足个性化需求。
车辆管理——车辆是公司重要资产，因流动性大，管理特别难，可根据车辆状态进行车辆的申请与安排，将所有维修、加油、投保、年审、事故及违章等重要信息记录下来，便于事后查看分析，还能自动记算百公里油耗，投保、年审自动提醒等。
办公用品——采购入库、领用、退回、库存、盘点、领用分析等，该模块主要用于非公司主营产品的办公用品管理，公司主营库存商品用于办公用品时用ERP领料出库来实现。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
电子邮件——不仅可以发内部邮件，还可以发外部邮件，自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook、Foxmail 收发邮件的功能，彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题，而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息，否则要到每个人的收发件箱查找过滤才能实现此功能。通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关信息，实现批量标准化作业，个性化体验。
来电精灵CTI——配合快普USB来电盒实现来电自动弹屏，自动匹配客户及联系人并显示与该客户相关联的售前、售中、售后信息，实现快速响应，可设置去电前缀，在系统任何有电话或手机的地方直接点击即可拨出电话，免去手工拨号，同时实现自动电话录音。
手机短信——配合快普短信猫实现每个人只要能上系统就可发短信，可对各部门人员进行短信限额设置，可对系统员工和客户群发短信、系统短信提醒，定时发送设置等。
系统管理——可限制用户查看系统信息的起始时间、系统登录时间、设置用户密码修改周期及密码强度要求等安全管理；可设置功能权限、数据权限和敏感数据；用WORD灵活编辑想要的打印模板，每个模块可上传多个打印模板并默认其中一个，可按单据行数、固定行数或最大行数进行打印，设置打印提示及打印按钮控制等；桌面自定义、单据自定义及功能强大的系统参数设置等
1.2相关操作
过滤条件的设定 点击任具体一功能模块，系统会将该模块的业务单据按过滤条件设置以列表的方式显示出来，这里可随时修改过滤条件更新查询状态。
单据的关联页签 系统任一业务单据若有关联信息或关联单据，可点击单据左上方的分页签查看关联信息，并且可在该关联信息的页签中编辑或新增所对应的关联信息。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
第二章 个人办公
2.1计划任务
员工可根据实际情况作出详细工作计划，掌握工作重点；部门管理者可以查看本部门和下属机构所有人员的任务编制，对计划进行点评、调整工作计划、分配计划任务等，实时监控工作进度。支持共享给团队成员，支持树状列表方式来展现各计划的层级关系，并借鉴了“日历管理”的图形化交互方法，来安排日程和任务，使之一目了然。
位置：整合管理个人办公计划任务
计划列表的查看方式：除了按照常规的列表查询，也可通过周日历和月日历的方式查询。负责人员和共享人员:负责人员为计划的主要负责人，可对计划进行编辑和调整执行状态。共享人员则只能查看该计划信息。
计划分级：通过选择<上级计划>来确定计划之间的层级关系，选择上级计划后，会自动继承上级计划的开始及结束时间，并可在该时间范围内进行修改。
快速制定计划：可在同一页签制定多条计划后一并保存，之后可分别进行修改或完善。计划的状态：未开始—进行中—暂停—已完成—已延期—取消。计划的关联：可关联客户、上级点评、实际行动。
2.2实际行动
做好“时间日志”，记录当天具体做了哪些事（如果是做计划的事，就直接从计划表里中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
调取，也可以手工输入）。可以关联多个客户（销售行动）。其中具体的实际行动可以关联具体的工作计划和具体的单据如：费用管理、商机管理、合同（交付）、合同（回款）、市场活动、线索管理。
位置：整合管理个人办公实际行动
实际行动的关联：可选择对应的计划任务，也可在关联页签处关联客户，若有关联客户，此次实际行动相当于该客户的一条<联系记录>，在客户联系记录模块可查看此信息。
2.3工作报告
用于员工记录周、月、年的工作情况、心得体会、以及工作中出现的问题（可以直接从“计划任务”或“实际工作”功能模块导入数据）；并且部门管理者可以查看本部门和下属机构所有人员的报告，可以进行点评（给每个人评分，可参与绩效考核）。
位置：整合管理个人办公工作报告
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
报告类型：上周报告、本周报告、昨日报告、本日报告等。选择不同报告类型后会影响报告主题的时间。
报告模板： 选择<导入报告模板>引入或编辑所需要的报告格式。也可在此通过新建模板来增加所需的模板格式。
2.4上级给我的点评/我给下属的点评
查看上级用户对当前用户的计划任务、实际行动（联系记录）、工作报告、商机管理中的单据进行点评的内容。点击点评内容的超链可以打开关联的具体单据。
位置：整合管理个人办公上级给我的点评/我给下属的点评
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
点评的业务范围：计划任务、工作报告、实际行动、商机管理
2.5自定义桌面
用户可以选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。用于定制用户桌面六个功能快分别显示的单据列表内容。
位置：整合管理个人办公自定义桌面
关于本模块： 用户可在此编辑符合自己使用习惯的用户模板，并可以将设计的模板保存为多个方案，选择已保存的模板即可调用设计好的模板。
2.6在线短信
在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具，帮助企业规范的内部网络通信系统，自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告，以及各种业务流程处理通知，并能通过信息链接直接定位到相关单据。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
位置：整合管理在线交流在线短信
信息类别：列表中记录两种类型的信息：
1、其他用户直接手工编辑的日常交流信息。
2、系统相关业务的提示信息，如下属提交工作报告后我们能够看到系统提示信息，此时点击<查看链接>能够快速定位到对应的工作报告。
2.7电子邮件
不仅可以发内部邮件，还可以发外部邮件，自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook、Foxmail 收发邮件的功能，彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题，而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息。通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关信息，实现批量标准化作业，个性化体验。位置：整合管理在线交流电子邮件
邮件的发送范围：可同时将一封发送给内部邮箱地址和外部邮箱地址，可以进行短信群发等。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
外部邮箱的设置：和foxmail的账户设置类似，设置成功后可以发送和接受外部邮件。
邮件模板
发送邮件时可以调用设置好的模板格式，如添加个人名片，自动调入客户联系人的名称，编辑常用问候等，方便我们快速规范的编辑邮件。
如果要在发外部邮件时能够自动调用客户的名称，则点击<插入编辑>，选择对应的“联系人：联系人姓名”，确定后会加入到<模板内容>里对应的光标处。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
3.2文件库
可对内部文件进行归类、存档、备案的管理，可建多级文件夹，设多级权限控制，包括新增、修改、查看等权限，实现业务流程审批及公告的归档。
位置：整合管理个人办公文件库
文件的分类：通过树状结构设置不同层级的文件夹，每个最末一级的文件夹中存放文件。
文件的权限：针对不同的文件夹设立权限，文件会继承所属文件夹的权限。文件夹权限设置解读:
A管理者：文件夹的管理者由可新建文件夹的用户来设定，文件夹中的其它权限（编辑者、作者和读者）则由文件夹管理者设定。文件夹管理者可以在文件夹中创建子文件夹，并指定子文件夹的管理者。
B编辑者：文件夹的编辑者在本级文件夹和子文件夹中，具有编辑者权限能够新增、编辑文件。
C作者：文件夹的作者在本级文件夹和子文件夹中，具有作者权限能够新增文件。D读者：文件夹的读者在本级文件夹和子文件夹中，具有读者权限能够浏览文件。中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
第三章 日常办公
3.1工作流定制管理
在流程的管理上包括表单定制、流程定制、流程监控的功能。流程定制成功后可通过办理事宜实现相关业务操作。
流程定制的步骤： 先定制表单，建立流程时选择对应的表单，再通过添加环节和流向信息来完善流程的设定。
3.1.1表单定制
表单的定制和修改，启用表单后即可投入使用。位置：整合管理日常办公表单定制
表单制作
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
1表单编排：操作方式和WORD编辑类似。根据实际需求在对应的位置处加入标题、字段名称和文字说明等。表单控件：表单上需要操作人员填写或选择的部分，比如请假单上的请假申请人，所在部门，请假事由等需要通过表单控件进行定义。如下图中编辑框里的空白方框和圆圈都属于不同类型的表单控件。
表单控件—单行输入框: 可通过这个控件关联系统基础信息如公司职员、部门等。
表单的导入导出：可将系统已有表单导出，新建表单时也能导入已定制好的表单
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
3.1.2流程定制
流程定制是是针对某张表单或业务单据设置多级审核流程，是一张单据从制作到相关负责人之间的浏览、审批，即这张单据的业务流转的工作流程设定。
流程建立步骤
1．新建流程——选择表单：流程定制的基础是表单，表单包括各个子系统已有的业务单据，也包括能够手工编辑的定制表单。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
2． 环节和流向 新建流程后会出现<新建>和<结束>两个图标，这时候点击鼠标右键选择“添加环节”“添加流向”。
环节信息：工作流程中的某个审批环节，指定该环节的审核人，可以是一个也可以是多个；可以通过在线短信或者手机短信设定催办提醒。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
流向信息：介于两个环节之间，通过流向信息里的“流入环节”和“流出环节”来绘制该流向的起始位置和终止位置，通过条件判断来决定该流程是否走这一流向。
在条件设定中可依据单据上的具体内容来判断，如销售订单上的金额是否超过一定数量，或该客户是否存在超期应收款等。
如上图所示：该单据只要满足以下任一条件则需要走这个流向，即需要流转到<财务经中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
理审批>这个环节，否则就直接流转到<店长这一环节>。1单据“合计总金额”大于或等于50000.2该客户的信用额度超标，即这家客户未结清的应收款加上这笔单据的金额超过这家客户的所设置的信用额度。这家客户有超过期限的应收款未结清。单据上含有任一货品的单价小于这所设置的零售价的95%。
另外也可对销售的货品进行判断，符合所选的商品之一，也需要走这个流向到指定审核环节。
3.1.2流程监控
作为流程管理者能够查看自己管辖范围的流程流转情况，能够对流转中的流程进行催办、特送、正常结束等操作，能够直接结束异常的流程。
环节特送：
特送人：重新指定某个员工办理该流程目前所在环节。特送环节:将该流程跳过目前所在环节到指定环节。
3.2 工作事宜办理
若系统中存在已启动的工作流程，则可在此办理相关工作事宜。该业务流程包括<我拟办的事宜>、<我提交的事宜>、<我办理的事宜>、<委托办理>。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
3.2.1 我拟办的事宜
本模块过滤出用户自己新建的工作（单据），还未送审的，即草稿状态。或直接在此选定录入需要办理的流程单据。
位置：整合管理日常办公我拟办的事宜
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
3.2.2提交的事宜
本模块过滤出用户自己提交的工作（单据）。用于创建人提交给后续环节后，还可以跟踪单据的后续办理过程，实时了解办理情况。
提交送审的单据存在三种流程状态：流转中、暂停流转、已流转完。若状态为已流转完成则表示该审核结束的流程（包含异常结束、审核通过和不通过）。
办理情况查看和催办：可查看目前该单据的流转情况如当前办理的环节和当前办理人；通过催办提醒目前环节办理人员。
3.2.3我办理的事宜
用户可以在本模块看到需要自己办理的工作（单据）；每个用户只能接收到与本人职责相关和需要办理的工作（单据），接收不到与本人无关的工作。
在此可对所办理的务单据进行审批或特送，同时也可查看该单据的办理情况。位置：整合管理日常办公我办理的事宜
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
3.2.4委托办理
用户在不方便上网或者没有时间处理工作的时候，可以通过委托办理环节将一些审批工作在设置的时间段内委托给其他人员来协助处理，不影响企业内部正常的工作流转。委托关系将在指定期限后结束，但也可以提前停止委托，收回办理权限。
位置：整合管理日常办公委托办理
3.3公告通知
公告可由办公室（行政部）管理，由办公室（行政部）通过自定义的流程审批过程后，将本系统的重要通知和公告发布，各部门或分支机构的相关用户登录系统后即可看到.可设定公告的发布范围并通过 <阅读记录>确认各用户的阅读情况。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
位置：整合管理公共信息公告通知
第四章 行政办公 4．1人员休息安排
位置：整合管理行政办公会议室管理
按日历的方式查看公司员工的缺勤状况，可记录未来一段时间内员工的在岗情况，以方便我们合理安排工作。
注：如需修改或添加只能编辑当日以后的缺勤记录
4．2会议室管理
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
4.2.1会议室使用申请查看和审批
位置：整合管理行政办公会议室管理
可查看目前所有会议室的申请情况，如果用户是该会议室的管理人员，则可对申请情况进行审批。
4.2.2会议室的申请
位置：整合管理行政办公会议室管理新增
相关内容：可设定会议名称、主题、出席人员；选择会议室、查看所选会议室预约情况；设定会议开始结束时间；设定时间提前通知出席人员；添加附件。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
会议室管理：管理公司所有的会议室，可进行新增、修改、删除等操作。
4.3投票设置
查看、设置并发布各项投票主题。位置：整合管理行政办公投票设置 允许匿名：选中后投票者可隐瞒身份。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
允许公开：选中后非参与人员也能查看投票情况。
关联议题：
通过关联议题设置议题和投票选项，一个议题对应一系列选项；可设置多个议题。各个议题之间的排序通过排序数字的大小决定(数值小的排前面)
4.4投票查看
通过投票查看可对已发布的投票主题进行投票和结果查询。位置：整合管理行政办公投票查看
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
第五章 办公用品
通过对企业的各种办公用品进行登记、归属、使用及仓库进行管理，使办公用品的管理落到实处，加快办公效率。可以设置多个办公用品仓库，提供办公用品的入库、盘点和库存统计管理，具有办公用品领用（或退回）申请与审批功能，并可以进行各种查询统计。
业务流程：
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
5.1办公用品仓库
可以根据公司各部门的需求这个多个仓库。可以设置不同的员工进行管理，并分别赋予不同的权限。与ERP中仓库管理类似。
位置：整合管理办公用品办公用品仓库
可编辑管理办公用品仓库，如要新增仓库则在上方输入<仓库名称>、<位置>、<管理员>等相关信息，再点击<保存>即可。
启用状态：只有启用状态选项打钩，才能进行该仓库的出入库、盘点等业务操作。
5.2办公用品类别
可以对办公用品进行详细的分类和设置，根据类别管理各种办公用品。位置：整合管理办公用品办公用品类别
办公用品类别以树状结构显示，新增类别时输入<类别名称>、<归属父级><排序号>、<启用状态>，再点<保存>即可。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
5.3办公用品信息
对各种办公用品的基本资料进行分类管理。类似ERP的产品资料。位置：整合管办公用品办公用品信息
5.4办公用品领用
办公用品入库后，员工可以对办公用品进行领用。本张单据就是记录员工对办公用品领用的情况。
位置：整合管理办公用品办公用品领用
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
领用时库存的查看：
调用<用品名称>时，能够调出相关库存信息，通过<库存分布>查看该用品各个仓库的储存情况。
5.5办公用品退回
有的办公用品不是消耗品，员工领用后需要退还给公司，或者对多领用的办公用品也需要退还给办公用品仓库。办公用品退回单就是用于记录员工退回办公用品的情况。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
位置：整合管理办公用品办公用品退回
单据录入方式：可直接按实际情况录入退回单，也可引用该用户已审核的办公用品领用单进行退回操作。另外也可在已审核的领用单据上直接点<用品退回>生成相应的办公用品退回单。
5.6办公用品入库
在收到货品时将办公用品办理入库手续，与办公用品领用单相似。位置：整合管理办公用品办公用品入库
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
5.7办公用品盘点
由于库存货品保质期已过，或保管不善导致货品丢失、损坏等无法使用，盘点货品数量小于账面数量或因其它原因要减少帐面库存数量时，可以通过采用【库存盘点】进行处理。
当实地盘点之后，仓库的实存货品数量大于账面数量或因其它原因要增加账面库存数量时，可通过采用【库存盘点】进行处理。
位置：整合管理办公用品办公用品盘点 盘点类别：
报溢：表示盘盈，该记录会增加现有库存。报损：表示盘亏，该记录会扣减现有库存。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
5.8办公用品库存统计
办公用品库存统计反应一段时间内该办公用品各个仓库的库存情况，如入库、盘点、领用、退回情况。用户可以使用此报表查询办公用品在各办公用品仓库的库存情况。
位置：整合管理办公用品办公用品统计信息
5.9办公用品管理和进销存财务的关系.办公用品系统在操作上是完全独立的，入库出库都不影响财务和进销存系统的数据。2.办公用品入库和进销存财的关系：如果是价值比较低的办公用品入库，需另外在进销存财务系统手工录入低值易耗品的采购凭证。如果是价值比较高的办公用品入库如电脑，则需要在进销存财系统里做固定资产处理。办公用品领用和进销存财的关系：低值易耗品领用后，进销存财系统手工录入相关费用凭证。固定资产领用后，财务上按月折旧去计提费用。如果是主营业务产品需要作为办公用品领用，除了在办公用品系统中办理该产品的出入库。另外在领用时也需要在进销存财系统里生成相应的<领料出库单>，核算科目选择相应的费用科目。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
第六章 车辆管理
车辆管理——车辆是公司重要资产，因流动性大，管理特别难，可根据车辆状态进行车辆的申请与安排，将所有维修、加油、投保、年审、事故及违章等重要信息记录下来，便于事后查看分析，还能自动记算百公里油耗，投保、年审自动提醒等。
业务范围：
6.1车辆档案
本模块用来管理车辆的基本信息，可添加新车辆，也可对已有的车辆信息进行修改和删除，还可查看每辆车的预定情况。将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。
位置：整合管理车辆管理车辆档案 车辆状态：表示该车目前的使用情况
关联信息： 通过关联页签可查看或编辑与该车辆所有相关的业务模块，如<申请与安排>、<维修记录>、<油耗记录>等。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
6.2车辆申请
申请使用车辆及使用过程的记录管理，在这里能够查看所有的用车申请单，并能够查看或修改单据状态。
单据四种状态：草稿审核通过<出车>使用中<回车>结束
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
6.3油耗记录
车辆和司机单车运行油耗的考核和管理，主要功能包括运行油耗录入、油耗查询和油耗管理（可自动算出每次的百公里油耗）等。
位置：整合管理车辆管理油耗记录
可通过车辆档案里的管理页签查看或新增特定车辆的单次油耗记录。
需要手工录入部分：加油量(本次加油量)、总金额（本次加油金额）、当前油量（本次加油后油表的数字）当前里程（加油时表盘上的里程数）。
不可编辑部分：上次油量（读取上次油耗记录的“当前油量”）上次里程（读取上次加油时的里程）
自动计算部分：单价（根据本次“总金额”/“加油量”计算得出）
百公里油耗（距离上次加油这段时间的百公里油耗，管理人员可以通过每次“油耗记录的百公里油耗”来评估该车的使用情况）
6.4其他功能
可通过车辆管理特定车辆的页签处理依据实际情况录入和查看<维修记录>、<投保记录><年审记录><事故记录><违章记录>等。
第七章 系统管理
本模块包括企业信息、组织架构、员工信息、功能权限、打印设置、系统参数的设定等，是整个整合管理平台的基础部分。
功能结构图：
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
7.1企业信息
录入本公司的基本信息如注册信息、联系方式等。
7.2组织架构
用树状结构以树状形式显示企业的部门、职位和员工的结构关系。点击具体的部门、职位和员工时，显示选中的部门、职位或部门的详细信息。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
图解：文件夹表示部门；双人图标表示职位；单人图标表示该职位对应的员工。部门级次关系：通过所属父级来决定该部门之间级次关系，一个部门可拥有多个子部门。岗位级次关系：通过该岗位<所属父级>的高低来决定岗位间的上下级关系。如图中“CEO”的所属父级为“迈尔国际”，“董事长”的所属父级为“厦门迈尔计算工程有限公司”。因“迈尔国际”级别高于“厦门迈尔计算工程有限公司”，故“CEO”的级别高于“董事长。
7.3员工信息和用户管理
员工是公司职员，我们可将所有职员的资料在这里进行录入，录入后即可在各个业务系统里使用该员工信息。
用户是系统的使用者，每一名用户都唯一对应一名员工，但如果某些职员不参与使用系统则对应用户信息为空。
员工信息的编辑和查看：复合式多页签的查看和维护员工资料，除员工基本信息，还可查看该员工对应的用户信息、关联权限、操作日志等。
用户信息的编辑和查看：
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
用户名为用户登录系统的名称，建议为英文字母和数字的组合。用户姓名为该用户对应的员工。
如果该用户为超级管理员，那么只要在功能权利里做了相应的管理设置，该用户则能够充当系统管理员的角色，对其他用户进行授权。
初始密码统一为123456，首次登录后必须修改密码。信息查询有效月份限定该用户能够查询几个月内的业务单据。
7.4 权限管理
本系统管理管理可分为功能权限管理、职位权限管理、数据权限管理、基础资料权限管理。
7.4.1功能权限管理
针对每一具体用户设定该用户的所有业务模块及业务单据对应的各种权限。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
注：若已将某一用户权限设置好，同时勾选其他用户再点击保存，则所勾选的用户权限将和这一用户的权限一致。
7.4.2职位权限设置
跟进职位设置权限，设置好后新加入该职位的员工将自动继承该模块所设置的权限，设置方法和功能权限一致，如果某一用户的功能权限设置和其对应的职位权限设置不一致，则以功能权限为准。
7.4.3数据权限设置
针对个人办公的计划、行动、工作报告及客户关系管理的客户资源、商机等设定数据权限。如用户李某对应的客户管理在“部门及子部门”处打钩，表示李某能够管理本部门所有客户资源。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
7.4.4基础数据权限设置
基础数据权限可针对每一职员设定其各种基础资料的管理范围。位置：整合管理系统管理员工管理基础数据权限
如果需对某一仓管员设置他只能管理部分仓库，则将<拥有所有仓库权限>的选项去除，再点击<添加>来增加对应仓库的管理权限。
7.5数据导入
本系统支持EXCEL格式的基础数据导入，可导入的基础资料类型为客户资料和货品信中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
息，在系统中下载对应资料模板，按模板中实例格式编辑相关信息，即可导入系统。
7.6套打管理
本系统各模块的业务单据支持自定义模板打印，将编辑好的打印模板上传至系统，即可在打印单据时调用对应模板。
7.6.1 套打模板管理
点击<上传模板文件>可选择编辑好的WORD格式的打印模板进行上传，并设定该模板所属的系统模块及对应的业务单据。
打印模板 打印模板可根据公司业务需要在word文档里自由编辑表格、标题等各种相关信息。
书签 通过加入书签与系统单据相同名称的打印字段进行关联。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
7.6.2 套打字段信息
位置：整合管理系统管理套打字段信息
可查看所有系统单据里的套打字段信息，套打字段信息对应单据上相同名称的字段。如果某一打印模板里的书签名称和某一套打字段的名称相同，那么打印时就会在该书签处打印单据里对应字段的信息。
例如标题为“销售订单”的打印模板中某一书签名称为“往来客户”，则在打印时，此书签处会显示系统销售订单的“往来客户”。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
7.6.3 系统打印参数
可编辑单据打印规则
位置：整合管理系统管理系统打印参数
7.7 系统参数
设定各个子系统相关的系统参数如ERP系统中税率的设置，是否允许负库存的控制等。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
名称解释：
CSM——客户服务系统
CRM——客户关系管理系统
SCM——供应链管理系统
HR——人力资源管理系统
ERP——进销存财务管理系统
7.8 分支机构
分子机构拥有相对独立的经营自主权，我们可以把下属分公司、门店等设为分子机构，每个分支机构会产生独立的财务报表。启用分支机构后，我们在进销存财系统的全部业务数据都将通过分支机构区分出来。
分支机构的启用
位置：整合管理系统管理帐套配置参数
注：启用发生业务后将不可修改。分支机构的设置
位置：整合管理基础资料分支机构
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
注:状态为启用的分支机构才能正常查询和使用。分支机构的运用
1.录入员工信息、仓库(进销存财)信息时需要指定分支机构。
2.录入进销存财系统中各种业务单据，如销售订单、采购入库单等需要指定分支机构。3.查询进销存财系统中各种报表可按照各个分支机构分别进行查看和统计。
第八章 其他功能 8.1 知识管理
对专业的知识或术语进行分类管理，方便员工学习查找。位置：整合管理公用信息知识管理
通过树状结构对知识进行分类，每种知识类别下可设置多个知识主题，通过集思广益可让共享人员发表评论意见，通过流量记录可查询该知识主题的阅读记录。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
类别适用范围设置 可设置该知识类别所属文件在各其他系统中是否可见。位置：整合管理公用信息知识管理知识类别适用范围
如CSM选项打钩则 客户服务——系统管理——故障现象 能够查看此知识类别。
8.2电话管理
将用户电脑与USB电话盒子进行关联设置，可通过系统管理所有通讯记录，设定电话录音。来电时能够自动弹屏，匹配客户信息进行管理信息查看。也能够找到对应客户直接通过系统操作拨打电话。
8.2.1通讯记录管理及参数设置
能够查看所有通讯记录的详细信息，如对应的客户信息。另外可进行参数设置。位置：整合管理在线交流电话管理
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
参数设置
设定自动录音、来去电号码前缀，下载插件（下载驱动及插件进行本地安装，安装完毕后需在IE安全设置将系统网站设为受信任站点，同时启用activex控件和插件。）
8.2.2拨打电话
位置：系统桌面右下方<电话管理> 中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
直接输入对方号码进行拨打或者选择客户联系人进行拨打，点击电话号码的右侧图标能够显示客户列表，选择列表中的“查看”按钮能够查看该客户所有关联信息。下方会显示所选择客户的联系信息，如果该客户还有其他联系人可以通过“查找联系人”选择其他联系人。选择后双击联系人手机号码，即可拨打该联系人的电话。
8.2.3电话录音
对安装了客户端的用户进行录音，录音文件可实时保存进系统，此功能可用来解决与客户之间的各项纠纷，监督客服人员的服务质量等，具体表现为：
（1）接上电话录音设置，系统状态栏会有“已连接电话录音设备”的提示。（需开启电话管理模块功能权限）
（2）在客户管理菜单下，进入电话管理模块：
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
记录接入或打出的电话记录，可点击查看详细情况，并能播放电话录音。
中国厦门快普信息技术有限公司
电话：（86-10）51268718
传 真：（86-10）68689040
中国快普软件北京销售服务中心
邮编：100080
网址：www.xiexiebang.com
点击咨询 