公文交换系统

第一篇：公文交换系统

1.公文交换

电子公文交换平台是一个跨地区、跨单位、跨部门交换型的公文应用平台支持安全可靠的政府型、集团型电子公文信息交换，可有效提高政府及集团办公效率，推进政务信息化建设。作为长江数据电子政务解决方案的核心应用平台，电子公文交换平台具有良好的系统兼容性和伸缩性，可灵活挂接其它办公自动化系统及相关业务系统，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。

实现跨部门、跨单位之间电子公文的安全传输。通过提供统一的业务平台，不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作。

1.1.平台整体框架

电子公文交换平台根据全市电子公文交换标准，提供发送公文、接收公文、发送回执、接收回执、流程监控和消息通知等各种Web Service接口。全市各部门的办公自动化系统必须能支持电子公文交换平台接口的调用。

各部门OA系统自行维护部门内部的办公流程，电子公文交换平台专用于维护跨部门的办公工作流程。由此构成一个全市各部门（包括各部委办局单位、县、市、区等）数字办公流转的两级层次结构。

目录和认证服务用于统一维护全市各政府部门的组织结构，统一管理用户帐号和权限，进行用户身份认证。电子公文交换平台同时建立与档案局的归档接口和消息通知平台接口，提供自动归档和手机短消息通知服务。

1.2.业务办理

分为收文待办与发文待办分别对公文按多种方式进行统计，如按未查看、待签收、待回复等等。

1.3.功能介绍

电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。

从上图可以看出，电子公文交换系统主要由四大部分组成：公文传输、数据接口、日志管理，以及系统维护。其实，系统维护和日志管理是任何应用系统都必须具备的基础性功能;另外，公文传输实现公文交换的基本业务，完成公文的跨部门的交换业务;考虑到公文交换系统必定要同办公自动化系统通讯，数据接口是保证数据一致性而规定的接口规范。需要指出的是：在这些业务处理环节中，必须保证每个环节的“安全性”。对于政府部门来说，传输过程中的红头文件的安全性是最大的顾虑，因此，公文的安全性，以及公文传输过程的安全性，成为最设计公文交换系统时重要的需求和必须首要考虑的因素。关于这点，CA安全体系相关技术提供了很好的保障。

总之，电子公文交换系统平台以办公自动化为基础，充分利用现有资源和现有网络平台条件，与OA系统能够无缝紧密地连接，加快政府机关之间无纸化公文传输的进程，提高公文流转的速度，进而可以提高政府机关行政事务的处理效率。1.3.1.发文管理

 发文操作

将已制作好的公文草稿导入到电子公文交换平台（也可以采用引入附件的方式或通过本平台公文编辑工具在线套用公文模板进行编辑），用于电子公文的分发。经过套印红头、电子签名后的电子文件才真正成为“电子公文”文件。 公文盖章

对导入电子公文交换平台的电子公文，进行电子印章的加盖，加盖电子印章后，公章在公文中的位置、公文的正文内容均不能再进行任何修改。 公文分发

选择收文单位，设置公文原件打印份数，再将公文分发给各收文单位。 公文催办

发文单位可以对收文单位发送公文的催办信息，催办信息根据收文单位的个性化设置不同采用不同的催办方式，比如SMS方式、邮件提醒方式、即时消息方式、声音提醒方式。

1.3.2.收文管理

 公文收回

若公文分发时有误，发文单位可以对发送出去的公文按单位进行收回处理。收回的方式有两种方式：对于收文单位还没有签收的公文，平台直接删除收文单位所接收到的公文；对于已经签收的公文平台会向收文单位发出通知，由收文单位进行退回操作。 公文签收

收文在首次打开阅读时，系统会自动发送签收回执，并可以查看公文。 收文打印

严格按公文流转的安全机制实现，公文在发给本单位时已经由发文单位确定原件可打印的份数，每打印一次原件都记录在案，并通知发文单位，当超过打印次数时，平台自动提示：“您已超过打印次数”，确保原件的打印次数与发文单位的要求相符。收文单位还可以通过平台向发文单位申请打印次数，并注明申请原因，经过发文单位审核批准后，收文单位可再次打印公文。 公文归档

各单位可以对各自收到公文进行归档操作。 收文回执

对发送出的文件接收情况进行跟踪，系统能自动记录其公文签收人、签收时间、签收状态等。 收文提醒

设计了公文接收的提醒功能。提醒可以为SMS方式、邮件提醒方式、即时消息方式、声音提醒方式等。

1.3.3.后台管理

 检索与统计

允许公文交换平台用户采用简单和高级两种方式检索符合条件的公文内容，并可以完成对公文的统计，如按公文标题进行简单搜索或按公文标题、发文单位、来文单位、收（发）文日期、文号、主题词、密级、紧急程度等多种要素进行组合搜索。 系统日志

实时跟踪、记录所有操作人员的使用日志，具体包括：系统登录人姓名、登录时间、登录人计算机IP地址、公文发送日志等。 组织机构管理

对需要使用此电子公文交换平台的单位进行统一管理，通过系统设置可对组织机构的变动随时作出调整。 权限管理

提供了平台用户管理，也可由CA中心向电子公文交换平台用户颁布证书，并可以绑定用户相关权限，比如用户信息修改、提交用户证书信息、对本单位用户的收发文可进行统一维护等等。

1.4.平台架构

1.5.平台特点

 可伸缩性强，适用任何规模

平台适用于各种级别的政府机关或大型集团，充分考虑纵向网、横向网及混合网络模式下的文流转特性，为政府和集团单位构筑不同应用规模的安全、高效、实用的电子公文交换平台，实现跨不同网络、不同网段下的公文交换。 无缝整合，支持异构系统

用户不仅可以直接使用平台进行公文报送、接收，也可将现有的、分散的多个办公自动化应用系统紧密集成，实现异构系统收发文交换管理。 实时集中管理模式

平台采用先进的实时集中管理模式，各级单位的公文文件、政务信息都可以在此平台中进行科学、规范管理和有序地进行交换。 可扩展、可集成

平台采用开放式体系结构，各个模块独立实现，并具有标准接口，可在现有平台基础上进行二次开发，同时还可以与第三方应用程序、各类WEB应用集成，使信息交换更加快捷、方便。 印章锁定

平台上加盖电子印章的文件将被锁定，不能随意复制、修改、移动，防止文件盗用滥用。 报表统计

平台可以对各级单位、部门的公文交换情况进行统计查询，如年度公文汇总、公文上报统计、公文收发统计等，为高层管理者提供决策依据。

第二篇：湛江市人民政府公文交换系统操作指南

湛江市人民政府公文交换系统操作指南

一、登录方式

系统提供两种登录方式：普通登录及CA登录。

i.普通登录：点击系统登陆页面“普通登录”标签，根据提示输入管理员分配的用户名和密码，按[登陆]按钮进行登陆。系统验证用户名密码正确后即可登陆到公文交换系统主界面。ii.点击登陆页面“CA登陆”按钮，将CA证书插入电脑，按[确认]按钮，再根据提示输入数字证书密码进行检验，验证成功后即可登陆到公文交换系统主界面。

二、安装控件

公文交换系统页面嵌入了office控件，实现了在线编辑公文功能，用户第一次使用该系统必须先安装office控件。

i.登录系统进入主界面，点击左边菜单栏“系统管理”菜单中的“下载word控件”进行控件下载。ii.下载完成后，解压文件夹，点击setup.exe文件根据提示安装控件。

三、单位发文

1.公文起草：发文正文提供了多种方式进行起草：

i.用户可以直接在网页上进行起草编辑，需要注意公文的格式；

ii.将事先起草完的公文导入到网页中，直接进行编辑； iii.套用模板（已经编辑好公文格式的文档，如上图），再其

基础上进行修改。

发文附件是对公文正文的一个补充，用户可上传多个附件，上传后附件随公文一起发送给接收单位。2.公文盖章：

对导入电子公文交换平台的电子公文，进行电子印章的加盖，加盖电子印章后，公章在公文中的位置、公文的正文内容均不能再进行任何修改。

公章是由各个管理员事先采集录入系统中，公文起草人员需调用已经录入的公章对公文进行盖章即可。

首先点击公文发送页面“签名印章”按钮，系统自动弹出签章页面用户在弹出的签章窗口中，选择公文所需的印章，输入用印密码（印章采集时需设置用印密码以防盗用），再点击[盖章]按钮，如果密码正确鼠标会变成一个印章图标，接着在弹出签章窗口的空白处点击鼠标左健，印章会成功盖在签章窗口中确认印章无误后，点击右上角[确定]按钮，系统会根据鼠标在文档中的位置把印章插入到公文正文中。盖章者需要对印章大小及其位置进行调整以符合公文要求。大小比例如在收集印章图片时已经设置好则无须再调整，只需要按键盘的上、下、左、右按键进行微调即可。

3.公文发送起草完公文及盖章后，用户需要选择收文单位、抄送单位，设置短信服务对该公文进行发送。发送完成后该公文会自动转入用户的发文存档中，用户如需要查看该公文需要进入“发文存档”列表中进行查看。

4.发文存档：系统会自动将用户发送成功的文件进行归档，并提供档案查阅功能，用户通过发文存档可以查看已经成功发送的所有公文具体内容，包括各个收文单位的签收情况。

i.ii.点击首页左边菜单栏的“发文存档”打开发文存档列表；

点击公文标题查看该公文的详细信息，点击签收情况栏的“查看”按钮

可查看该公文收文单位的签收情况及反馈意见。iii.其中单位签收反馈包括文字反馈、报名及上报资料三种，用户可直接在反馈意见栏目中查看具体的信息。

四、单位收文

1.文件签收：在收到外单位交换过来的文件时，需要签收人员对其进行签收操作，只有在签收后才能查看到文件的具体内容。签收的同时可以填写反馈意见，系统自动将反馈意见送到发文单位。

i.点击首页左边菜单栏“单位收文”栏目，打开单位收文列表，该列表显示用户所在单位的待收公文。ii.用户只有签收后才能查看到文件的具体内容，点击公文对应的“签收”按钮弹出签收对话框，用户确认签收后点击“确认”按钮即可完成签收，签收后可查看公文正文并且打印正文及文件处理单进行单位内部办理。

2.打印办理：本单位收文人成功签收外单位来文后，打开公文正文，用户可以打印来文正文及公文处理单再进行单位内部的办理。

3.意见反馈：本单位收文人成功签收外单位来文后进行单位内部的办理，办理完成后需要填写意见反馈给发文单位。

打开首页左边菜单栏“单位收文”栏目，点击对应公文标题打开查看公文页面，点击页面底部“意见反馈”按钮，系统提示反馈意见选择。

收文后的意见反馈包括填写反馈意见（文字反馈）、上传附件（上报材料或名单）、填写表单（上报名单）三种格式，用户需选择具体格式后点击“确定”按钮，系统会打开对应的页面让用户进行填写。i.填写反馈意见（文字反馈）：根据窗口提示输入文字的反馈意见，点击确定保存即可。ii.上传附件（上报材料或名单）：根据窗口提示上传附件，可上传多个附件。iii.填写表单（上报名单）：根据窗口提示录入具体人员信息，包括单位、姓名、性别、科室、职务、手机、办公电话、备注，点击“加入”按钮，可以将录入的人员加入到名单列表中。可以加入多个人员，同时可以对加入的人员进行删除。录入完成后点击“保存”按钮完成对公文意见的反馈，发文单位也可以收到该反馈意见。

4.收文存档：单位收文员对签收后的公文打印进行单位内部办理，办理完成后可以对该收文进行归档，方便以后进行查询。打开单位收文列表，勾选公文签名的复选框，点击列表底部“转收文存档”按钮，将已经办理完并且填写完反馈意见的公文进行归档。

第三篇：广东省水利系统电子公文交换管理规定-广东省水利厅电子公文-

粤水信管„2009‟3号

关于印发《广东省水利系统电子公文

交换管理规定》的通知

各地级以上市水利（水务）局、厅直属各单位：

为贯彻落实厅党组关于水利信息化“四统一”的工作思路，全面推进我省水利系统的电子政务建设和应用，提高各单位的公文处理、公文传送效率和行政办事效率，我厅建设开发的“综合办公业务系统”和“全省水利系统电子公文交换平台”已正式投入运行使用，并已对厅本部全体干部职工、厅直属各单位及各地级以上市水利（水务）局的有关人员进行了使用培训。现将《广东省水利系统电子公文交换管理规定》印发给你们，请各单位认真贯彻执行。有关事项通知如下：

一、在全省水利系统实行电子公文交换。从本通知发出之日

广东省水利系统电子公文交换管理规定

第一章 总 则

第一条 为加强我省水利系统电子公文交换管理，实现电子公文交换的规范化、制度化和科学化，促进电子公文交换的应用及信息资源共享，提高行政效率，节省开支，依据《中华人民共和国电子签名法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《电子公文归档管理暂行办法》、《广东省电子政务信息安全管理暂行办法》等法律、法规和规定制定本规定。

第二条 本规定适用于全省县级以上水行政主管部门及所属各单位之间通过广东省水利系统电子公文交换平台进行的电子公文交换。

第三条 我省水利系统电子公文交换工作采用分级管理模式进行。省水利厅办公室负责指导、检查和督促全省水利系统各单位电子公文交换工作；厅直属各单位、各地级以上市水利（水务）局的办公室负责本单位及其下级各单位电子公文交换的应用、检查和督促工作。省水利厅信息化主管部门负责全省水利系统电子公文交换平台的技术支持、维护管理和应用培训工作；各地级以上市水利（水务）局、厅直属各单位的信息化主管部门负责对所辖范围各单位电子公文交换的技术支持、维护管理和应用 培训工作。

第四条 本规定所述的电子公文，是指利用通用办公软件制作的，存储于磁盘、U盘、光盘、磁带等载体的，可供通用办公软件在计算机系统上阅读和处理的，具有规范格式的非涉密公务文件，包括公文的正文及其具有相同属性的附件材料。

第五条 本规定所述的电子公文交换，是指电子公文的签章、发送、接收、校验过程。

第六条 本规定所述的电子公文专用章，是指由广东省数字证书认证中心（广东省电子政务认证中心）颁发的、以密码技术为核心进行电子签章的、具有可视化规范公章图案的数字证书，其对电子公文真伪性的认证效力和适用范围由《中华人民共和国电子签名法》确定。

第七条 本规定所述的广东省水利系统电子公文交换平台，是指由广东省水利厅提供的，依托广东省水利信息网运行的，实现全省各级水行政主管部门及其所属单位相互之间交换电子公文的信息系统平台。

第二章 电子公文的发送和接收

第八条 全省各级水行政主管部门及其所属单位之间交换电子公文，统一通过广东省水利系统电子公文交换平台进行。各单位须配备专用计算机及必要附属设备进行电子公文交换，确保-4 确性、公文正文及其附件完整性、电子公文专用章有效状态等进行校验，确认无误后方可接收。对不能正常接收、发送错误或校验报错的电子公文，应及时作退件处理或要求发文单位重新发送。

第十四条 因档案管理或其它规定需要纸质文件加盖印章作为送达或办理结果凭据的文件，在按本规定发送其电子公文的同时，相应的纸质公文仍按现有渠道发送。对仅作阅知用途的公文，如各类会议通知、公告、领导讲话、汇报和交流材料等，以及仅作阅知用途的公文，原则上只发送电子公文。

第十五条 各单位收到电子公文并校验无误后，应视为等同于收到纸质公文，须立即着手对电子公文进行办理。

第十六条 电子公文的归档应按照国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》、广东省水利厅颁发的《广东省水利厅档案管理规定》以及本单位档案部门的有关规定和要求执行。

第三章 电子公文专用章

第十七条 电子公文专用章的使用、管理应与实物印章同等对待，须同等管理，专人妥善保管。

第十八条 厅机关、厅直管、直属各单位的电子公文专用章由省水利厅信息化主管部门统一委托广东省数字证书认证中心（广东省电子政务认证中心）制作和颁发，其制作和运行使用费-67

第四篇：电子公文交换系统管理情况汇报2

电子公文自清自查情况汇报

县移民局

2011年11月

根据县委办的指示精神，我局着力加大了党政电子公文交换系统的管理与使用。确保了电子公文的规范化管理与正常使用。现将有关情况汇报如下：

一、所做工作

1、认真贯彻县委领导和县委办电子公文管理工作领导小组的指示精神，提高了对电子公文交换系统管理与使用的认识。

2、成立了工作班子。局成立了由值班副局长任组长，办公室主任任副组长，管理员为成员的电子公文交换系统管理工作领导小组。明确了一名年纪轻、工作态度端正、业务水平熟练的人为专职管理员。

3、完善了工作制度。按照县委办电子公文交换系统管理工作领导小组的要求，制订了相关工作制度，明确了管理员的工作职责与操作规程，而且坚持了按制度办事。

4、健全了管理系统。在局单位小、办公场地狭窄、工作经费紧张的情况下，仍然投入了相应的资金购置了电脑、扫描仪、打印机、复印机等电子公文配套设施，安装了相关的操作系统。平时公文传输均采用系

统操作，确保了各种通知、文件的上传下达，收到了传输快、效果好的作用。同时及时交足了管理使用经费。

二、存在的问题

由于我局是一个成立时间不长的新单位，单位小、工作经费严重缺乏、又没有固定的办公场所。加上移民工作复杂且带有一定特殊性，因此还不能完全适应新的工作形势。今后我们将积极努力创造条件，想方设法加以改善，真正把党政电子公文交换管理与使用工作做得更好。

第五篇：公文流转管理系统

公文流转管理系统

公文流转管理系统主要是指通过在政府部门间建立标准的、统一的公文交换和共享机制，将相关应用系统有机地连接在一起，实现上下级政府部门之间、平级政府部门之间快捷、便利的公文流转、交换和管理。公文流转管理系统是基于应用层面信息交换的典型应用之一。

信息交换的需求普遍存在于各地区、各部门电子政务建设过程。基于应用层面信息共享和交换是指通过信息共享互联互通平台，完成数据在不同系统间的格式转换、路由选择、交换监控、任务管理等一系列工作。目前，与公文流转管理系统类似的信息交换典型应用还包括：

应急指挥、政务公开、信用体系建设等。基于应用层面信息共享和交换系统的建立，对于减少文山会海、提高办公效率，促进政务公开和职能转变具有重要作用。

公文流转管理系统不同于一般的公文管理系统或OA系统，其主要功能是实现公文在多个不同应用系统间的流转和管理。由于原有公文系统大量存在于不同政府部门，并已被广泛使用，因此，系统的建设应本着避免重复建设和资源浪费的原则，实现对原有公文系统基本保留前提下的信息共享和交换。

系统实施路线

采用“三横两纵”集成信息共享互联互通平台建设公文流转管理系统，提供与现有公文系统的连接、共享信息的采集、转换、路由、存储、传输等服务。总体采用集中式布局模式。框架结构如下图所示：

公文流转管理系统的技术架构

公文流转管理系统分为中心流转系统、前置机系统和业务应用系统三部分。中心流转系统采用eStarBPMS、eStarESB和eStarSmartAdaptors组合应用模式，同时，安装安全系统、管理和监控系统，实现安全的、可路由的公文流转，并提供多种系统连接和公文格式的转换；前置机系统采用应用适配器系统独立应用模式，提供与不同办公系统的连接，同时，前置机系统可以安装内嵌式数据库，作为中间共享库，以减少对公文系统的压力。业务应用系统建立在中心流转系统之上，实现基于业务流程的应用开发。

基于“三横两纵”信息共享互联互通平台的公文流转管理系统还可通过建立横向和纵向的共享平台体系，支持多个公文流转管理系统的分布式运行。对于公文流转管理系统的基本单元系统，通常采用集中式布局模式，当公文流转范围和规模较大时，则可以采用分布式部署模式搭建大型综合性的公文流转管理系统。

系统特点：

“三横两纵”信息共享互联互通平台和各个公文系统之间采用松耦合的连接方式。即相关公文系统的升级和改变对交换平台和其他公文系统不构成影响。

支持多模式下的传输服务。在发送和接收方式方面，支持“点到点”和“发布/订阅”方式。在传输协议方面，支持多种传输协议以满足不同的网络条件和信息安全的要求。

灵活的路由机制。不但可以根据发文单位、收文单位自动路由，而且还可以根据内容、标题、关键词形成公文的路由。