基于Domino的办公自动化系统设计——文献综述

第一篇：基于Domino的办公自动化系统设计——文献综述

文献综述

——基于DOMINO的ERP办公自动化系统设计

1.前言

中小企业办公自动化管理系统(OA)，是伴随着 Internet 技术在各个领域的 广泛应用，和各行各业企业信息化建设步伐的加快应运而生。

当代社会已经进入信息时代，信息技术革命使社会的各个领域都发生了翻天 覆地的变化，企业对信息需求的增长，使计算机、网络技术已经渗透到企业的日常工作中。传统的企业内信息的交流方式早已不能满足企业对大量信息的快速传递与处理 的需求，中小企业办公自动化管理系统的应用满足了企业的办公网络化、自动化的管理需求，提高了企业内部的管理水平，进而全面提升了企业在市场竞争中的综合竞争力。每个企业都必须紧跟时代的步伐，加强企业竞争力和提升现代化企 业的管理能力，以适应整个社会的发展变化。

2.主题

办公自动化，英文 Office Automation，简称 OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人、机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

办公自动化由 70 年代末 80 年代初在我国提出，到现在已有近二十年的发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲，办公自动化已经经历了从第一代发展到目前的第二代，并且正在向着第三代发展。

第一阶段: 系统的开始, OA 也是现代办公的雏形.随着 PC 技术的进步, 诸如 WPS, CCED 等字处理软件比较普遍的使用,再加上各种各样打印机,复印机的出现, 在办公室随时完成各类文件的编辑,打印就成为现实,这也是第一代办公自动化 系统(OA)的特点.另外, 由于第一代办公自动化系统所需要的各类设备比较昂贵, 因此,第一代办公自动化只有那些经济实力比较强的企事业单位才能够使用.第二阶段:协作性 OA 系统的发展.说着电脑技术和网络技术的发展与普及,各 类比较专业性的软件公司得到了前所未有的发展, 特别是个人平台软件系统进入 了图形化阶段(如:windows 系列产品的出现与成熟);网络技术的发展,使得企 事业单位很容易就能够组件自己内部的局域网.随后,基于 Lotus Domino平台 的各类办公自动化系统得到充分的发展.这一阶段,许多稍有实力的企事业单位 都有能力实现办公自动化系统,可以借助 OA 系统实现各类文档的传阅与审批等 协作性的工作.由于这一阶段的 OA 系统在操作方面的局限性,使得 OA 系统在企 事业单位的高层得不到充分的推广, 也就没有实现 OA 系统最本质的功能-辅助领 导进行决策的功能.第三阶段:协作与知识型 OA 系统的发展:经过前两个阶段的发展,OA 系统已经进入快速成长期,但是,随着用户需求和个性化的要求,特别是随着 Internet 的广泛普及, 用户对 OA 系统的要求更高, 在这种背景下, 系统也开始了革新.OA 首先是 OA平台的提供者-Lotus 公司对 Louts/Domino 系统进行了彻底的升级.Louts/Domino R5 的正式发布,标志着第三代 OA 系统的开始实施.Louts/Domino R5 完全支持 Internet 和 Java 技术,随之,基于 Louts/Domino R5平台的各类 B/S 结构的 OA 产品相继开始实施.后来,随着知识管理思想和软件技术的发展, 在浏览器下实现知识利用, 从20世纪90年代中期开始，随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的问世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。

第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，比如，本文提出的办公自动化系统就是以公文流转为核心，并且基于工作流的协同工作方式的第二代办公自动化系统；第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、直至构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。第三代OA帮助企业从How To的过程转变到Know How的过程，即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。

在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。可以想象，掺杂着大量的人工操作过程的事务处理方式根本无法适应现代化办公模式的需要。随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率，规范化管理的必然趋势。

办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效率。

3.总结

计算机的出现给办公室职员带来的便利无可否认，但是对现代的办公自动化而言，其目的己经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。在这种办公模式下，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化己经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。

参考文献：

[ 1 ] 李芸婕．企业办公自动化系统的发展．科学之友，2007，11:126—127 [ 2 ] 马跃，王金霞，刘晓冰等.基于Lotus Notes科研院所办公自动化系统.大连理工大学学报，2002，12(5)35－40.[ 3 ] 张大斌，朱绍文等.基于Lotus Domino/ Notes 办公自动化系统的开发研究.计算机应用研究

[ 4 ] 吴巍.办公自动化信息系统设计.吉林化工学院学报，2003，20(1)：38－40.[ 5 ] 熊仕勇.基于Lotus Notes办公自动化网的安全讨论.重庆师范学院学报，2003，2(3)：14－17.[ 6 ] 陈山.Lotus Domino Designer 6 企业级应用程序高级开发.北京：中国水利水电出版社，2004.[ 7 ] 杨莹，刘献忠.基于工作流技术的0A系统模型研究.电脑与信息技术，2003，3(1)：23－24.[ 8 ] 李建壹．IBM Lotus Domino 7基础系统管理

第二篇：办公自动化系统

项目详情

OA（办公自动化系统）

项目简介教育行政办公自动化（Office Automation简称OA）系统是针对中小学校领导、教师利用网络办公的一套网络软件。OA是为具有城域网环境或具有内部局域网的教委量身定做的产品。

办公自动化系统的重点在于信息产生、传递、发布和流程控制。

在此，以下几个特性贯穿整个流程的始终： 机构/部门/人员：所有的系统操作流程控制，都是因具体的机构/部门/人员的不同而设置的，而系统中某一信息的产生、信息的发布和传递等等，都是针对特定的机构/部门/人员的。所以，主体对象的选择是一个共同的问题。信息传递和发布：当一个特定的信息需要告知特定的人员或部门时，可以通过多种渠道进行，如将主题内容发消息，发邮件，发布公告等等。所以选择发布方式也是贯穿系统始终的。

信息检索和打印输出：系统所有用户均需要在必要的时候对需要的内容进行检索，并可以将结果和具体内容进行打印输出。因此以上四个功能应该贯穿整个系统的各个模块中。

办公自动化系统对于教委和学校内部、教委和学校之间、学校和学校之间按照教育系统内部办公的流程通过信息化的方式，为教育行政管理进行了全新的阐释。

需求和计划

整个项目的功能规格说明书和开发计划说明书，描述了整个项目的人员，项目控制、风险、限制，开发计划和业务系统组成及系统模块介绍、各模块用例和事件流分析、系统安全、技术体系等方面内容。

OA功能规格说明书.pdf

OA开发计划.pdf

设计和实现

软件设计规格说明书包含了项目设计要点、架构和策略、主要类和接口设计、数据库设计等方面，代码部分是具体实现的案例。

OA软件设计规格说明书.pdf

测试

包括测试计划、测试用例、评估结果，针对项目的系统化规范化的测试案例。

OA测试计划.pdf

OA测试用例.pdf

OA测试评估报告.pdf

第三篇：办公自动化系统解决方案

和锐办公自动化系统由通用办公系统、辅助决策支撑系统、办公服务系统三部分组成。用户可以随时根据单位的具体业务情况进行配置，用户得到的不仅是单独的功能模块和应用系统，而是一套完整的单位自己的办公管理信息系统，以及和锐公司为您提供的服务。

----和锐通用办公系统是公司集多年的应用系统开发经验，所推出的以沟通、协调、控制为宗旨，适合不同性质、不同组织结构的政府部门、企事业单位使用的，基于lotus notes开发的办公自动化软件。系统充分利用intranet/internet这一现代化的办公资源，实现管理规范化、现代化，解决了目前在计算机应用中普遍存在的“有路无车”的尴尬局面。

----辅助决策支撑系统以数据库技术为基础，把各类复杂的业务工作纳入计算机管理系统中，同时连接各个专业业务数据库，为领导提供各方面的文字、表格、图形等统计资料及情况，为领导决策提供依据。

----办公服务系统包括多媒体服务、视频电话、手写输入、语音录入控制等用以支持和服务办公的系统。

第四篇：办公自动化系统管理办法

办公自动化系统管理办法

第一章 总 则

第一条 办公自动化（简称OA）是指基于Internet/Intranet技术，以数据库为核心，利用工作流概念，为分散在各地的工作人员提供一个信息共享，协同办公的网络环境。

第二条 我院办公自动化系统（以下简称OA系统）是以朝华OA办公自动化系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖学院各部门的办公信息管理系统，实现院内网上办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高学院整体管理水平的重要手段。

第三条 为了加强我院OA系统管理，保障我院办公自动化系统能够得以顺利推广、应用及正常运行，特制定本办法。

第二章 系统构成与功能

第四条 学院OA系统基于Lotus Domino/Notes系统运行，由Domino服务器系统和Notes客户机端系统组成。Domino服务器上安装朝华OA办公自动化系统数据库，向用户提供办公数据和文件信息的存储和共享，是OA系统的数据中枢；Notes客户机端供全院各部门和全体用户用于信息及文件输入、修改和流转、阅览操作。

第三章 组织管理与职责

第五条 教务处现代教育与信息中心负责OA系统服务器的管理维护和日常运行。主要职责包括：

1、负责OA系统软件的开发升级管理；

2、制定、落实OA系统有关规章制度；

3、承担学院各部门领导、信息员和相关人员的培训和技术指导工作；

4、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

5、保障学院各部门和各用户与OA服务器网络的正常连通。

6、负责系统用户注册管理、日常运行的技术维护、系统功能的不断完善。

第六条 学院各部门和各用户是OA系统的终端用户，学院各部门要结合本部门的实际，制定相应管理办法，并指定部门信息员，负责部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公自动化系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。

第七条 学院各部门可根据本部门管理实际需要自行配置和开发业务管理软件，例如：学生管理软件和教务管理软件，但应在教务处现代教育与信息中心的协调下按照统一数据标准进行，避免系统冲突和资源浪费，保证与OA系统的兼容性，实现内部办公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八条 OA系统所涉及的各种公文处理、会议管理等程序按照我院相关公文、会议处理办法的规定办理。

第九条 各单位在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十条 系统正式运行后，学院各部门领导和各部门信息员必须在每个工作日的上班后一个小时内，下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第五章 系统安全与保密

第十一条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。

第十二条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十三条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第十四条 OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第十五条 所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

第六章 责任与处罚

第十六条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

1、不执行本办法第三、四章规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的单位，学院对相关责任人及所在部门予以通报批评。

2、违反本办法第五章规定，造成不良影响、导致系统损坏等后果者，给予行政

处分。造成损失的，除赔偿损失外，并视情况予以5000元以内的经济处罚。

第七章 其 它

第十七条 本办法由教务处现代教育与信息中心负责解释。

第十八条 本办法自发布之日起试行。

第五篇：政府办公自动化系统

政府办公自动化系统

政府办公自动化系统是实现政府机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。其总体目标是：以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段，建成一个满足政府机关办公自动化业务需要的办公信息系统，使政府机关内部各处室的公文和信息的交流畅通无阻，收到良好的社会效益。提供政府机关内部各处室之间计算机网络之间的信息交换和公文交流，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

一、功能介绍

1.个人办公

个人办公主要用于个人事务的处理，包括电子日历、电子邮件、活动安排、待办文件、待办事宜、个

人资料、个人通讯录等应用。其中工作日历、电子邮件、活动安排为Notes 内置的功能，属于电子政务的

基本应用；名片夹和待办文件则是用户个人事务安排。

电子邮件：用于收发Notes 电子邮件，很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。工作日历：计算机内置的电子台历可使您轻松地安排的各项事务活动。待办文件：集中处理来自各工作流应用模块中的批办件，如公文处理中的收、发文件等。待办事宜：可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将准备办理哪些事情。个人资料：录入个人信息，具有编辑、存储、管理功能。

2、公文处理

公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档，发文起草、办理、登记和归档等功能，并具有透

明的文件运转流的特征，文件办理者可以及时、清楚地了解文件当前运转状态，真正实现了流程跟踪、监

控“智能化”的功能。收文处理：对网上各单位发送来的办文按类别、单位、密级等进行分类登记，如果是“办文”，则需

由文秘部门送交分管领导进行文件批示处理，“阅件”则需呈领导阅。发文处理：可以起草公文和办理公文（如核稿、审稿、会签、签发等）。提供手工办文与电子办公的

结合，还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。督办管理：对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件（通常来自收文系统中收文）进行登记、督办，提供文件办理进程的跟踪，提醒经办人注意时间的安排。

信访管理：为局举报投诉中心或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。

3、档案管理 文件查询：文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档，并提供给大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能档案业务管理：档案管理系统保存了所有已归档的文件供查询（如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅）和备案，是保存和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合

使用，处理已归档的收文、发文、签报等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文 件。其中包含的档案借阅，提供提供对系统内人员借阅档案的管理。

4、行政事务

提供诸如车辆管理、固定资产等具体业务处理功能，包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议

管理、人事管理等。

业务审批：审批人在这里进行统一的审批，不必再到各个数据库里进行审批。当然，审批人也可以选

择到他的邮件里审批。

车辆管理：由行政处对各部门使用车辆进行网上管理，包括车辆安排、车辆动态显示、派车单、车辆

档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。

固定资产管理：由行政处对全局固定资产进行申请购买、登记、报废等管理。后勤管理：由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。接待管理：由办公室、行政处对本局来访人员的接待进行安排管理。

呈批管理：对请假、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。

会议管理：主要以一个月一次的局务会议为主，进行会议的组织、会议室安排、人员通知与确认、议题准备与讨论、会议纪要等管理。

工作计划：配合会议管理，提供工作计划的登记、审批和归档查询。

人事档案管理：对人事档案进行登记、编辑、删除及进行调动、任免操作。

5、综合信息

提供质监信息、公告栏等一些信息查询数据库

质监信息：质监信息数据库是个多功能的模块，它集合了内部办公信息，以 简报形式存在，形成正

式刊物。它还可以完成信息的统计和归档，便于浏览和管理。部门信息：用于登记一些部门内的信息，用于在网上发布。

公告栏：用于发布各种会议公告、通知、消息等，发布后的信息所有网络用户都可以查阅。

网上讨论：网上用户就某一讨论主题、讨论热点发表意见和见解，进行思想交流。

6、综合资料

综合资料包括处室资料、通讯录等一些资料数据库。

政策法规：用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关规定。处室资料：提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。

通讯录：既公用通讯录，提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通讯信息，如地

址、邮编、电话等。

7、系统管理

管理员在这里进行机构设置、人员配置、ACL 控制和主题词维护等操作。

二、政府办公自动化系统建设问题分析

问题一：政府办公自动化系统的核心是什么？

我们团队在开发之前，从各种渠道收集过许多不同厂商OA系统的产品说明，经分析发现大部分广做宣传的OA系统功能都比较丰富，比如公文管理、会议管理、档案管理、车辆管理、人员管理等等很多功能，但这些OA系统真正让政府客户使用得效果如何呢？客户最关心那一块功能？这两个问题我发现很多OA厂商没有分析精确！这其实是政府OA系统开发中最关键的问题，如果这个问题解决不了，其它功能开发得再深入，再完善，也是无济于事。我们分析很多部门政府客户的需求，发现如下答案：

政府OA系统的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理与公文编辑器。有些客户最开始要求厂商开发OA系统时，出于功能的丰富性，提出很多功能模块的需求，比如车辆管理、会议管理以及其它辅助办公管理模块。但经过一段时期的系统运行后，会发现90%的政府工作人员，90%的时间都只应用公文管理模块，所以这个模块出得问题最多，客户的定制需求也最多。其它功能模块最终会成为一种摆设（除非领导有特殊要求，但即使领导有要求，因为最开始开发时，没有深入调研相关业务部门的需求，这些功能模块最终还是用不起来）。

所以笔者建议，客户方和OA开发厂商应该拿出80%的精力放在公文管理模块中来，以满足绝大多数用户使用OA系统的需求。至于其它功能模块，比如车辆管理、会议管理，其实可以做为业务管理系统来定制开发，不归于OA系统，单独调研，单独开发。

笔者可能有些逆潮流而为之嫌，因为目前的OA概念是“协同OA”，要求OA系统解决全部的政府办公需求。但笔者认为“协同OA”是OA系统+各业务管理系统+基础数据管理+统一权限管理。所以核心OA系统的主要建设目的是解决公文流转问题、解决无纸化办公问题、解决电子公章问题。

问题二：公文流程问题，是应用工作流，还是让客户自行动态定义流程？

我发现IT真是个炒概念的领域，前两年炒得比较热的“工作流系统”，近期已经归于平静。本人就是不相信，或者不相信国内的IT公司近期能做出一个可以解决全部业务功能需求的“万能、通用系统”，如果能做出这种系统，肯定是Microsoft公司，如果连Microsoft公司都不做这种系统，您认为有必要做吗？

本人认为这个概念的出发点是好的，想抽象出系统的流程逻辑部分，减轻二次开发的工作量。但到了中国IT同事这里，好象就有些走调了，变成了万能地、通用地可以解决全部问题的系统。好了，不说了，本人其实不懂工作流，瞎说一通，内行人不要见怪。

言归正传，问个问题：“您说，政府客户的工作流程能事先定义好吗？”我感觉至少在中国是不能定义的，因为可变的情况太多。比如，一篇公文如果是普通工作人员拟稿，则需要部门领导审核把关;但如果是部门领导自己拟稿呢？这只是最简单的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在办事流程中，即使经手的政府工作人员可能有时也不知道下一步应该如何办，所以才经常去请示领导。

因此，我认为政府客户不需要，也不可能用一个事先定义好流程的办公自动化系统;而是需要一个可以每一步都让客户自己动态选择下一步操作和对象的动态流程办公自动化系统。

问题三：如何让OA系统维护、系统管理更加方便？

其实这又回到一个问题，是“以技术为中心”，还是“以客户为中心”，政府客户当然要求以“客户为中心”。所以很多招标文件中都要求“系统简单易用、便于维护”。这到也是，花了钱，谁还想买个负担。

但目前的主流OA系统，维护使用便捷性如何呢？我可以举个例子，目前很多政府OA系统都是基于Domino开发的，从前使用这种OA，必须要求客户首先培训Notes。现在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系统，最终客户的方便性是提高了，但系统管理员还是没有脱离苦海，用户管理、系统配置没有经过专业的Notes培训，的确是用不起来。

所以我认为好的政府OA系统，要解决各种最终用户的使用便捷性。解决方案有：应用其它开发平台，比如J2EE或者.NET。这样才可以从根本上解决最终用户的使用方便性，系统管理员维护的便捷性。