万科集团新员工试用及转正管理办法

第一篇：万科集团新员工试用及转正管理办法

万科集团新员工试用及转正管理办法（MHKG-RL-ZD-008）

试用期转正流程（集团总部）试用期人员A各用人单位/部门B总部人力资源部C外部招聘流程（总部）总部业务分管副总D总部人事行政副总E总裁F签订劳动合同劳动合同管理流程安排工作并进行考核考核不合格定期将考核结果与试用人员沟通是否满意Y根据考核结果改善工作提出提前转正申请并上报材料 外派人员考核外派人员考核结果沟通试用期满提出转正申请并填写《员工转正申请审批表》审核试用期结束前15个工作日，向其直接上级递交N通知试用人员并发放《员工转正申请审批表》撰写转正述职报告试用人员的直接上级进行初审审核并与其直接上级沟通，提出意见对经理和副经理级人员进行审核 复核并提出意见审批并提出意见提出解除劳动合同未通过离职管理流程（总部）汇总意见并与试用人员沟通审批通过结束 1.目的 为了实现万科集团人力资源战略，帮助新员工理解和接受万科文化，达到胜任岗位的要求，进一步规范新员工的试用期管理与转正程序，特制定本管理办法。2.适用范围

本办法适用于万科控股集团有限公司所有处于试用期间的员工。各子公司参照本办法制定相应规定。

3.术语和定义

无

4.职责 4.1.集团总裁 具有对试用期员工转正的最终审批权。

4.2.人事行政副总裁

4.2.1.指导试用期与转正管理的全面工作； 4.2.2.具有对试用期员工转正的审核权。4.3.副总裁 具有对新员工（部门经理和副经理）转正的审核权。

4.4.万科集团人力资源部

4.4.1.负责组织新员工试用期与转正的组织管理工作； 4.4.2.负责试用期中新员工的培训工作； 4.4.3.负责外派人员的试用期转正考核工作； 4.4.4.负责新员工转正过程中的审批组织工作。4.5.用人部门 具有对新员工转正的审核权。

5.程序和内容 5.1.新员工试用期期限 根据《劳动合同法》和《北京市劳动合同规定》，公司聘用的新员工根据劳动合同的期限不同，试用期也不同（根据劳动合同约定）。5.2.试用期劳动合同管理

5.2.1.万科集团须在新员工入职后一个月之内与新员工签订劳动合同； 5.2.2.试用期间员工均可随时以书面形式提出解除劳动合同，但应按照公司的要求办理工作交接。

5.2.3.试用期间公司在经过考核之后，若认为不符合公司相关岗位的要求，根据合同约定有权解除劳动合同。5.3.试用期薪酬福利 应届大中专毕业生见习期为一年，见习期新员工薪酬福利待遇详见《万科集团薪酬管理制度》。5.4.新员工试用期薪酬福利 新员工试用期岗位工资为基数的80%，转正后进行能力素质测评，并计算出岗位综合胜任度，与岗位工资相结合。住房公积金转正后次月缴纳，社会保险到职后当月缴纳。

5.5.试用期新员工融入计划 试用期间，公司开展相应活动对新员工进行培训，使新员工尽快融入到公司氛围中来。

5.6.试用期员工考核评估 各管理上级对试用期员工的工作进行指导与考核，通过工作计划与定期谈话对新员工的绩效与能力进行深入了解；在新员工转正审批时主管上级提出考核结果与转正意见； 对于外派人员的新员工，由人力资源部组织对新员工进行专门的试用期考核，包括任务绩效考核与“德能勤廉”考核两部分，各占50%权重。5.7.试用期沟通反馈 新员工在试用期间，人力资源部和主管上级应通过各种沟通方式帮助新员工尽快适应环境，进入角色，发挥作用，并对其绩效与能力进行反馈。5.8.新员工转正 试用期员工须在试用期结束前15个工作日，向其直接上级递交《万科集团员工转正申请审批表》。5.9.转正程序

5.9.1.试用期员工须围绕本部门与岗位的职责撰写转正述职报告，重点应包括：实际工作成果与不足，对公司企业文化的理解，转正后的工作思路等。5.9.2.试用期员工的直接上级应对《员工转正申请审批表》的内容进行初审，提交人力资源部进行复核；

5.9.3.人力资源部与申请人的上级进行沟通，人力资源部审核通过后，请人事行政副总裁进行复核。

5.9.4.人事行政副总裁审核后由总裁进行审批。

5.9.5.根据各方审核与审批意见，由人力资源部对新员工进行沟通，指出优点与不足。5.10.提前转正 公司可根据新员工的工作表现提前予以转正。提前转正时，应由试用期员工所在部门负责人将相关情况做出书面说明，报人力资源部；经人力资源部审核后，由人力资源部通知试用期员工，并发放《员工转正申请审批表》，实施正常的转正流程；

5.11.新员工试用期转正不能通过审批的公司将与其终止劳动关系。人力资源部应在决定做出后，试用期结束前通知试用期员工所在部门和其本人，并办理离职手续，详见《万科集团离职管理办法》。5.12.附则

5.12.1.本管理办法自发布之日起执行。5.12.2.本管理办法归集团人力资源部负责解释。

6.支持性文件

6.1.《万科集团离职管理办法》

7.相关记录

7.1.《员工转正申请审批表》

MHKG-RL-ZD-009

MHKG-RL-BD-034

第二篇：新员工试用转正管理办法

新员工试用转正管理办法

一、总则

（一）为使本公司招聘到位的新员工尽快了解公司，规范员工的试用期管理，让新员工明确岗位职责，尽快适应工作环境和工作要求，并对新员工进行考核鉴定，为新员工的去留及转正提供依据，特制定本办法。

（二）本办法适用于公司所有新报到入司的员工。

二、新员工入司及培训

（一）新进员工应在签订劳动合同时约定试用期，试用期限根据劳动合同管理相关规定确定；针对特别引进的人才，经总经理批准可以不约定试用期。

（二）新员工入司后，人事部门应组织进行相关入岗前培训，培训内容包括集团简介、企业文化、公司基本人事制度、行政管理相关制度、行为规范及其他相关要求等。有关培训的组织、签到、考核等具体办法按公司的《培训管理制度》的规定实施。

（三）培训结束后，培训专员组织对新进员工进行入职培训书面笔试考核。培训考核不合格者，可经过再培训，通过再培训考核仍不合格者，作辞退处理。

（四）新进人员教育训练完毕后，由各部门助理引领其至录用部门就职，并为新进人员安排入职引导人，介绍其他同事与准备相关物品。

（五）用人部门负责人在新员工入司三日内应与其进行入司面谈，在角色定位、工作标准要求、部门培训安排、试用期主要工作及试用期鉴定要求等方面与新进人员沟通清楚，形成共识，促使新员工尽快适应公司、进入角色。部门负责人应按《新员工入职面谈表》内容作事前准备，面谈在用人部门与新员工间形成共识后，报公司人事部门，以便跟踪督查。（针对基层一线如生产操作岗位，此条规定可省略）

三、试用期管理与鉴定

（一）公司各用人部门应给予新员工制订较为详细的试用期实习计划，并负责新员工实习计划执行情况的监督与考核。

（二）试用期满前，用人部门对新员工综合素质与能力应作简要的鉴定，以决定新员工的去留。

（三）试用期鉴定内容：除入司培训内容需进行考试外，还应结合以下几方面的鉴定意见，综合评价其是否符合岗位按期转正要求。

（四）自我总结鉴定：鉴定时间内员工本人针对素质能力表现作书面的自我总结鉴定，用人部门可通过其自我总结鉴定来评判其自知能力、对工作的心态取向及未来期望追求；

（五）试用期工作鉴定：通过对其试用期工作任务的开展及完成情况，了解其实际分析问题、解决问题的综合能力；

（六）综合素质鉴定：从遵章守纪，工作态度，工作作风，角色适应，思路创新等方面评价，要突出本人优势与不足。

四、试用期鉴定要求：

（一）用人部门填写《试用期员工转正考核表》，并将自我总结鉴定、相关测试等材料，于试用期结束前10天一同提交给公司人事部门。

（二）鉴定结果的运用：根据试用期鉴定结果，可做出提前转正、按期转正、延长其试用期、或终止试用解除劳动合同等处理方式。

（三）新员工在试用期内出现以下情形，用人部门须立即书面报告，符合试用中止条件的立即中止：

1、发现当事人使用假证件或资料、虚填个人简历或曾有违法犯罪行为记录故意隐瞒者；

2、多次违反行为规范或工作纪律；

3、不能胜任本岗位工作或工作效率较低、主动性责任心明显不够的；

4、上班考勤上出现以下情况：迟到早退累计5次以上，或无故旷工1天以上，或非特殊情况的事假3天以上的。

（四）试用期内，因工作能力突出和工作表现优秀或受到其他重大表彰时，可由本人或部门申请，提前结束试用时间。

（五）员工试用期考核鉴定合格转正后，公司人事部门应及时向员工反馈。

五、特殊薪资处理：

（一）新员工上班不满七个工作日提出辞职，不计算薪资。

（二）员工在试用期内提出辞职，应提前三个工作日提出申请。

（三）试用期内，员工待遇由约定薪资和福利组成，不参与奖金的分配，薪酬和福利按员工薪酬管理程序和员工福利管理程序的规定执行。

六、附则

（一）本办法由行政部人事科制订或修改，并负责解释。

（二）本办法经总经理批准后生效执行。

第三篇：万科集团保密管理办法

万科集团保密管理办法（MHKG-ZG-ZD-013）

1.目的

为了保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。2.适用范围

万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。3.术语与定义

公司秘密是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。4.职责： 4.1.综合管理部

4.1.1.负责公司保密工作的宣传教育。

4.1.2.负责对各部门保密工作的开展进行监督检查。5.程序和内容：

5.1.保密工作的方针和义务

5.1.1.公司附属组织、分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。5.1.2.公司保密工作，实行即确保秘密又便利工作的方针。5.2.保密范围和密级确定

5.2.1.公司秘密包括下列秘密事项：

5.2.1.1.公司重大决策中的秘密事项。公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

5.2.1.2.公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录。5.2.1.3.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5.2.1.4.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。5.2.1.5.公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。5.2.1.6.其他经公司确定应当保密的事项。

5.2.2.公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：

5.2.2.1.绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。5.2.2.2.机密是重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭到严重的损害。5.2.2.3.秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。5.2.3.公司密级的确定 5.2.3.1.公司经营发展中，直接影响公司权益重要决策文件资料为绝密级。

5.2.3.2.公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。5.2.3.3.公司人事档案、合同、协议、职工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

5.2.4.属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度规定标明秘级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。5.3.保密措施

5.3.1.公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由综合管理部委托专人执行。采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由相关人员负责保密。

5.3.2.对于密级的文件、资料和其他物品，应采取以下保密措施： 5.3.2.1.非经总裁或综合管理部经理批准，不得复制和摘抄。

5.3.2.2.收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。5.3.2.3.在设备完善的保险装置中保存。

5.3.3.属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门负责人执行，并采用相应的保密措施。

5.3.4.在对于交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应事先经总裁批准。5.3.5.具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： 5.3.5.1.选择具备保密条件的会议场所。

5.3.5.2.根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。

5.3.5.3.依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。5.3.5.4.确定会议内容是否传达及传达范围。

5.3.6.不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

5.3.7.公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告综合管理部。综合管理部接到报告，应立即做出处理。5.4.责任与处罚

5.4.1.出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资100元以上1000元以下的处罚： 5.4.1.1.泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。5.4.1.2.违反本制度第三条规定的。5.4.1.3.已泄露公司秘密但采取补救措施的。

5.4.2.出现下列情况之一的，予以辞退并酌情给予经济处罚。

5.4.2.1.故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。5.4.2.2.违反本保密制度，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。5.4.2.3.利用职权强制他人违反保密规定的。5.5.附则。

5.5.1.本制度自

****年**月**日起施行。

5.5.2.本制度由集团综合管理部解释并修改。6.支持性文件：无

7.相关记录：无

第四篇：万科集团文书管理办法

万科集团文书管理办法（MHKG-ZG-ZD-007）

1.目的

为了适应公司全方位规范化科学管理，做好公司公文管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。2.适用范围

万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。3.术语与定义 无 4.职责

4.1.集团综合管理部

4.1.1.制订和修订万科集团文书管理办法。

4.1.2.负责公文的收发、分发、传递、缮印、用印、归档、销毁等。5.程序和内容 5.1.公文管理要求

5.1.1.公司公文是传达国家的方针政策、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，各部门必须认真做好公文管理工作。

5.1.2.公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由综合管理部统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。

5.1.3.公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。5.2.公文主要种类

5.2.1.决定：对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。5.2.2.决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。5.2.3.通告：公布应当普遍遵守或周知的事项，用“通告”。

5.2.4.通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。

5.2.5.通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

5.2.6.报告：向上级部门、领导汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。5.2.7.请示：向上级请求指示、批准，用“请示”。

5.2.8.批复：答复请示事项或对下级部署工作，用“批复”。

5.2.9.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与全公司共同遵守执行，用“会议纪要”。5.2.10.工作志：记录日、周、月工作情况（包括工作安排、工作进度、工作业绩、工作设想与建议等），用“工作志”。5.2.11.5.2.12.工作计划：进行本年、季、月、周工作安排，用“工作计划”。函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，用“函”。5.2.13.以公司名义签订的合同（协议）。

5.3.公文格式

5.3.1.公文一般由标题、发文字号、签发人、审核人、秘密等级、紧急程度、抄报单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位、附注等部分组成。5.3.2.公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应注明发文机关和公文种类。除批转规章制度外，一般不加书名号和其他标点符号。5.3.3.发文字号，包括公司代字、年号、顺序号。公司各类发文标准文号规定如下：

5.3.3.1.股东会、董事会纪要、决议：标明第几届第几次股东会、董事会.5.3.3.2.总裁办公会会议纪要：万科总[****年]第***号.5.3.3.3.公司上报文件：万科请[****年]第***号 5.3.3.4.公司下发文件：万科发[****年]第***号 5.3.4.公文一律加盖印章，上报的公文，应注明签发人。5.3.5.秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。5.3.6.紧急公文分别标明“特急”、“急”。

5.3.7.请示一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄报形式。5.3.8.公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

5.3.9.发文部门应写全称和规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。5.3.10.会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。5.3.11.公文纸一般用A4大小，在左侧装订，文字一律从左至右横写横排。

5.4.公文处理 5.4.1.收文处理

5.4.1.1.公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。

5.4.1.2.文件收发、传真，由公司综合管理部专人详细登记，包括：日期、编号、份数、文件名、发件部门、收件单位（附表1：《收文登记表》；附表2：《发文登记表》）。

5.4.1.3.凡需办理的公文，综合管理部应根据内容和性质送总裁、副总裁或交有关部门办理，并提出办理时限。

5.4.1.4.公文报批的有关程序详见《关于文件、合同报批程序的有关规定》。5.4.1.5.经公司领导批示需要传阅的文件，或总裁、综合管理部认为有必要在公司各部门间或某几个部门/个人间传阅的文件，由综合管理部负责安排传阅。文件传阅使用《文件流转单》（附表4），《文件流转单》内容包括：编号、紧急程度、经办人、文件名称及说明、总裁批示、各部门/人员意见反馈和办理结果说明。

5.4.1.6.流转文件的紧急程度分为三个等级：一般、急、特急。紧急程度为“一般”的文件：应于四个工作日内办理完毕并反馈意见；紧急程度为“急”的文件：应于2个工作日内处理完毕。如不能办完，综合管理部应向送阅人说明原因；紧急程度为“特急”的文件，应随到随办，最迟于当日办理完毕。

5.4.1.7.需传阅的文件由综合管理部专人送阅，各部门经理负责本部门员工传阅、签字后退还送阅人。

5.4.1.8.公司领导批阅后，明确指定交某部门或个人办理的文件，要及时按批示意见转给有关部门或个人处理，处理结果通过《文件督办事项回告单》（附表5）向领导反馈。《文件督办事项回告单》包含文件编号、限期、领导批示和处理结果或意见反馈等项目，办理部门或个人应严格按照领导的批示在规定期限内办理。一般文件应在四个工作日内处理完毕并将办理结果通过《文件督办事项回告单》反馈给交办领导；领导要求抓紧办理的文件，应在两个工作日内处理完毕；领导要求紧急处理的文件，应当天办理。综合管理部保存《文件督办事项回告单》的存根联，经办人员应按限期要求催办，以免漏办或延误。

5.4.1.9.交有关业务部门办理的公文，综合管理部应根据办理时限检查催办，防止漏办和延误，凡逾期延误或漏办者，部门负责人承担相应责任。

5.4.2.发文处理

5.4.2.1.草拟公文必须符合下列要求：

5.4.2.1.1.要符合公司的规章制度及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。

5.4.2.1.2.情况要具体，观点要明确，内容要全面，表达要规范，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要正确，篇幅要简短。

5.4.2.1.3.人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。5.4.2.1.4.公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字书写，在同一公文中，数字的使用要前后一致。

5.4.2.2.公司发文由总裁签发，其他部门发文，由部门经理签发。

5.4.2.3.凡以公司名义对外行文并需要打印者，经办人员必须以公司发文稿纸草拟文稿，由部门负责人审阅并经公司总裁审批签发后，综合管理部才能受理。

5.4.2.4.行文部门在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核工作，审核的重点为：是否需要行文，公文内容，文字表达，文种使用，格式等是否符合本办法的有关规定，然后上报总裁、部门经理。

5.4.2.5.凡以公司名义签订的合同（协议），按《关于文件、合同报批程序的有关规定》履行报批手续。合同（协议）签订后，须将《合同审批单》及合同（协议）原件及时交回综合管理部存档并办理登记手续；

5.4.2.6.各部门需打印的材料，由各部门拟好草稿，经部门经理签字，交综合管理部专人负责，打印人员根据拟稿人的要求负责保密。印制前必须明确发放范围和份数，并在密级后标明。5.4.2.7.打印文稿时，应按原稿打印，不得擅自改动，如发现原稿有明显错误或书写不清时，应主动与拟稿人及审批人联系修改。

5.4.2.8.秘密公文不得翻印、转发，传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

5.4.2.9.发传真时要保存底稿，收传真时一般要将传真件复印，传真件留底（机密文件除外），复印件送收件人。

5.4.2.10.文件（物品）的快递（邮寄）由综合管理部专人负责，有关凭证应妥善保存。原则上，递送底单的留存期限为一年。

5.5.文件的管理

5.5.1.文件传递过程中，必须办理登记、签收等手续。公文办完后，应及时送综合管理部专人归档管理。

5.5.2.各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音、录像等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，及时送综合管理部归档。

5.5.3.公文立卷应根据其特征、相互联系和依存价值分类整理，保证齐全完整，正确反映部门主要情况，便于保管、查找、利用。

5.5.4.没有存档价值和存查必要的公文经过鉴别并报综合管理部经理批准，可定期销毁，销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。5.6.附则。

5.6.1.本制度自 年 月 日起施行。5.6.2.本制度由集团综合管理部解释并修改。

5.6.3.过去有关公文处理的规定与本办法不一致的，以本办法为准。6.支持性文件：无 7.相关记录： 7.1.《收文登记表》

7.2.《发文登记表》

7.3.《发文签收表》

7.4.《文件流转单》

MHKG-ZG-BD-023 MHKG-ZG-BD-024 MHKG-ZG-BD-025 MHKG-ZG-BD-026 7.5.《文件督办事项回告单》

MHKG-ZG-BD-027

第五篇：万科集团档案管理办法

万科集团档案管理办法（MHKG-ZG-ZD-009）

档案管理流程总部各部门/项目公司及其他子公司各部门A提交归档文件资料及存期建议总部综合管理部B收集各种归档资料并审核资料完备性总部分管副总C总裁D根据保管期限、类别分类立卷、归档存档存档提出借阅需求经部门负责人审批汇总借阅/复印资料需求N综合管理部经理审批Y结束借阅/复印登记Y是否需要复印NY是否需要归还复印资料发放给承办人N查阅人在档案室查阅资料档案借阅借阅人使用后归还资料归还登记结束多余存档资料超出保管期档案资料提出销毁或延期保管建议档案资料整理并提出销毁申请汇总形成销毁文件资料清单N延长档案保管期并办理相关手续造具清册提出销毁报告N审核Y审批YN审批档案销毁结束销毁档案Y 1.目的

为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围

万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。3.定义： 4.职责： 4.1.综合管理部

4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。

4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司

4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。

4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容： 5.1.档案立卷范围

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；

5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。

5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求： 5.2.1.各部门立卷要求 5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。

5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。

5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。

5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。

5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）

5.2.2.综合管理部立卷要求：

5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。

5.2.2.2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。5.2.2.3.拟订案卷标题要简明、准确。

5.2.2.4.整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。

5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.1.1.公司制定的规章制度类文件材料。

5.2.2.4.1.2.公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

5.2.2.4.1.4.公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5.2.2.4.1.5.公司机构演变、人事任免等文件材料。5.2.2.4.1.6.公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

5.2.2.4.1.7.上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。5.2.2.4.1.8.下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。

5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括：

5.2.2.4.2.1.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。

5.2.2.4.2.2.公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.4.公司一般性事务管理文件材料。

5.2.2.4.2.5.公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

5.2.2.4.2.6.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.7.上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。

5.2.2.4.2.8.下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。

5.2.2.4.2.9.下属机构报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

5.2.2.5.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

5.2.2.6.全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。

5.3.档案存档程序

5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分类立卷、存档，做好存档登记（附表1）。5.4.档案借阅

5.4.1.需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求，填写《档案借阅/复印审批单》（附表2），经部门负责人同意后报总公司综合管理部。5.4.2.总公司综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求，报综合管理部负责人审批。

5.4.3.审批通过后，综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记（附表3），并要求借阅人签字。

5.4.4.借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。5.4.5.对于需要复印的资料，由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅人/承办人。

5.4.6.如不需复印，借阅人可在档案室查阅资料。

5.4.7.对于需要归还的档案资料，综合管理部要登记明确的归还日期，借阅人需要在期限内归还资料，综合管理部负责在档案到期前催还。5.4.8.档案资料归还后，集团综合管理部登记销帐。5.5.档案销毁

5.5.1.对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料，总公司综合管理部定期进行整理，并提出销毁申请（附表4：《文件资料销毁请示》）。5.5.2.销毁申请经资料存档提交部门进行审核，对是否销毁或延长保管期限提出建议，并提交分管副总裁审核，总裁审批。

5.5.3.对审批未通过的档案，由总公司综合管理部延长保管期限，并办理相关手续。

5.5.4.审批通过的档案，总公司综合管理部造具清册，由档案交存部门负责人和总公司综合管理部负责人现场监督，对档案进行销毁。

5.5.5.档案销毁后，由见证人在《档案销毁证明书》（附表5）上签字确认。5.6.附则

5.6.1.本制度自

****年**月**日起施行。

5.6.2.本制度由集团综合管理部解释并修改。6.支持性文件： 7.相关记录：

7.1.《档案保管登记台帐》

MHKG-ZG-BD-032 MHKG-ZG-BD-033 MHKG-ZG-BD-034 MHKG-ZG-BD-035 MHKG-ZG-BD-036 7.2.《档案借阅/复印审批单》

7.3.《档案借阅/复印登记台账》 7.4.《文件资料销毁请示》

7.5.《档案销毁证明书》