万科集团证照、印章及介绍信管理办法

第一篇：万科集团证照、印章及介绍信管理办法

万科集团证照、印章及介绍信管理办法（MHKG-ZG-ZD-005）

印鉴管理流程印鉴使用部门A印鉴保管部门B总部综合管理部C公司各单位及部门印鉴刻制申请公司管理层D汇总各单位/部门的印鉴刻制申请按照审批权限列表进行审批综合管理部负责保管公司印章、公司法人章、公司合同章；财经部负责包管公司财务印章（备案章）、法人代表授权委托人章；公司各部门负责保管本单位印章及相应业务印章。印鉴刻制印模备案印鉴刻制印鉴保管印鉴下发提出用印申请按照审批权限列表进行审批核对用印审批单印鉴使用登记Y印鉴使用交承办人继续办理其他业务加盖印鉴单位/部门撤销或人员变更交还印鉴收回印鉴按照审批权限列表对印鉴是否需要销毁进行审批印鉴污损，提出重新刻制申请并交还旧印鉴印模备案、登记印鉴销毁印鉴销毁及重新刻制是否需要重新刻制N结束 1.目的

1.1.为了规范集团证照管理，便于各类证照的新办、变更、年审，特制定证照管理制度。

1.2.为加强各类印章的保管、使用等方面的管理，规范印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁，明确印章的权限和使用程序，特制定本印章管理制度。

1.3.为了规范集团介绍信使用管理，特制定介绍信管理制度。2.适用范围

万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。

3.术语与定义

无

4.职责 4.1.综合管理部

4.1.1.负责营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审。4.1.2.负责对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。

4.1.3.负责管理公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章。4.2.财经部

4.2.1.负责税务登记证的新办、变更和年审。

4.2.2.负责管理财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。4.3.其他部门

4.3.1.负责所分管业务相关证照的办理。劳动、社保相关证照由人力资源部办理；房屋产权证由客户关系部办理；销售许可证由营销部办理；国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证由开发部办理；建设工程施工许可证由项目部/项目公司办理。4.3.2.负责管理部门印章。5.程序和内容 5.1.证照管理规定

5.1.1.证照的类型。公司证照包括：企业开办时股东的出资协议、公司章程、各种政府批复、验资报告和营业执照正副本；公司税务登记证正副本；法人代码证书正副本；房地产开发企业资质证书正副本；公司业务经营中诸如《建设工程规划许可证》、《开工证》、《销售许可证》、《土地使用权证》、《建设用地规划许可证》等各种证书以及各类专项工程的验收合格证、介绍信等证件。5.1.2.证照的新办、变更、年审。

5.1.2.1.营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审由综合管理部负责办理；

5.1.2.2.税务登记证由财经部负责办理。

5.1.2.3.其他证照按管理权限由相关部门负责办理。如：劳动、社保相关证照由人力资源部办理；房屋产权证由客户关系部办理；销售许可证由营销部办理；国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证由开发部办理；建设工程施工许可证由项目部/项目公司办理等。

5.1.3.证照管理

5.1.3.1.证照的保管。公司所有证照原件由公司文档管理员统一保管，并登记造册（附表1：《证件存档登记表》），所有证照的原件出借、复印件申领、管理人员变更移交等，均须登记备案。

5.1.3.2.证照的移交。证件办理移交时，原各项登记资料必须一并完整移交。5.1.3.3.证照的借用。公司证照的正本原则上不得带出公司，如因特殊情况需带出时，须报总裁/总经理同意并办理借用登记手续后方可借用；如需将证照副本带出公司，须报公司主管领导批准并办理借用登记手续后方可办理（附表2：《证照外借、复印件申领审批单》）。证照正、副本用完后及时归还，并办理撤销手续。

5.1.3.4.证照的复印。公司证照复印件由文档管理员统一复印和保管，领取复印件需办理登记手续（附表3：《证照外借、复印件申领登记表》）。

5.2.印章管理规定 5.2.1.印章类型 5.2.1.1.公司公章； 5.2.1.2.公司各职能部门公章（以下简称：部门公章）；

5.2.1.3.各种专用章，包括：财务专用章、发票专用章、合同专用章、法定代表人名章、总裁/总经理签名章等；

5.2.1.4.集团子公司公章及子公司各部门公章。5.2.2.印章管理部门

5.2.2.1.印章主管部门是集团总公司综合管理部。

5.2.2.2.综合管理部代表集团总公司对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。

5.2.3.印章刻制的审批

5.2.3.1.印章的刻制实行审批制度。需要刻制印章的单位或部门，需由本单位或本部门提交书面申请（附表4：《印章刻制申请表》），报集团总公司综合管理部经理审核，经公司主管领导、总裁/总经理审批后，方可刻制。

5.2.3.2.印章由综合管理部委托具有印章刻制相关资质的单位刻制。5.2.3.3.刻制印章的内容必须与《企业法人营业执照》核准登记的名称完全一致，部门专用章应与公司内部的规定名称一致，规格和式样要符合政府规定或市场规律。

5.2.3.4.政府或银行指定的单位印章（公司公章、财务专用章、法定代表人名章）刻制完成后，应按照有关规定对刻制好的印章办理备案手续。

5.2.3.5.所有印章刻制完成后，均需在总裁/总经理审批同意的《印章刻制申请表》和《印章备案登记表》（附表5）上印上印章模样，并由综合管理部存档。

5.2.4.印章的领用和交接。

5.2.4.1.领用印章的单位或部门负责人必须与综合管理部签订《印章管理责任状》（附表6），并作为本单位或部门印章管理负责人，协助综合管理部执行印章管理规定。其他领用印章的人员必须与所在单位和部门签订《印章管理责任状》，并按照印章管理规定做好印章管理工作。

5.2.4.2.印章负责人离职或工作调动时，需对所保管印章与公司指定印章接收人进行交接，交接时必须按公司要求办理印章交接手续，新的印章负责人需要重新与综合管理部签订《印章管理责任状》。

5.2.5.印章的保管。

5.2.5.1.原则上实行印章保管和印章审批分开。总裁/总经理、公司主管领导、部门的第一负责人是用章审批人。

5.2.5.2.公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章由综合管理部专人管理。5.2.5.3.财务专用章、发票专用章、法定代表人名章由财经部专人管理。5.2.5.4.公司各部门印章由部门负责人管理。

5.2.5.5.印章管理人应具备以下条件：责任心强，为人正直，做事细心；是公司的正式员工（已转正员工）。

5.2.6.印章的使用 5.2.6.1.公司级章的使用 5.2.6.1.1.公司级章的定义

5.2.6.1.1.1.公司级章包括公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章。5.2.6.1.2.公司级章的使用范围

5.2.6.1.2.1.以公司名义向下属部门/子公司下发文件。5.2.6.1.2.2.以公司名义对外签定合同、协议。

5.2.6.1.2.3.以公司名义对外发出公函、申请、请示、报告、通知等。5.2.6.1.2.4.以公司名义对外联系工作出具介绍信和法律文书等。5.2.6.1.2.5.其他情况。5.2.6.1.3.公司级章的使用规定

5.2.6.1.3.1.公司级章的使用由部门或子公司申请，报公司主管领导审批后方可使用。（附表7：《用（借）印审批单》）

5.2.6.1.3.2.公司级章的使用必须登记。登记项目应包括：用印日期、事由、批准人、用印人。（附表8：《公文用印登记表》）

5.2.6.1.3.3.所有加盖公司级章的文件、资料等必须设立分类档案并做好登记。

5.2.6.1.3.4.不得在空白介绍信、空白纸张、空白合同以及其他空白文本上盖章。如遇特殊情况，经总裁/总经理审批后方可用印，且应予以登记。事毕，用印人应向印章管理人汇报使用情况，并将空白加印文本使用内容的复印件和未使用的空白加印文本一并交还印章管理人。印章管理人应立即在未使用的空白加印文本上注明“作废”字样并存档。

5.2.6.1.3.5.公司级章原则上不得带出公司，若因特殊情况需带印章时，须报总裁/总经理批准并履行登记手续后（附表9：《印章外借登记表》，方可将印章带出公司，用完后及时归还，并将使用印章的文件复印后交给综合管理部保存备查及办理撤销手续。

5.2.6.2.财务类专用章的使用 5.2.6.2.1.财务类专用章的定义

5.2.6.2.1.1.财务类专用章包括财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。5.2.6.2.2.财务类专用章的使用范围

5.2.6.2.2.1.就有关财政、税务、银行等方面业务代表公司用章，或签发财务支票时，使用财务类专用章。

5.2.6.2.3.财务类专用章的使用规定

5.2.6.2.3.1.财务专用章、发票专用章由会计人员管理，法人人名章由出纳人员管理，时常使用时必须两个人同时在场使用。

5.2.6.2.3.2.财务专用章、发票专用章、法人人名章不得外借，如有需要必须由法人或财务总监同意方可出借。

5.2.6.2.3.3.财务人员外出时必须将本人所管理印章妥善保管。

5.2.6.2.3.4.财务人员使用支票、收据、发票时用一张盖一张，不得先前加盖保存。

5.2.6.2.3.5.财务人员不得用财务类专用章与外界签订任何形式的合同、协议、承诺等法律文件。

5.2.6.2.3.6.财务类专用章由集团统一制作，任何部门不得私自制作。5.2.6.2.3.7.财务类专用章由财经部统一管理使用。5.2.6.3.部门印章的使用。5.2.6.3.1.部门印章的使用范围

5.2.6.3.1.1.以部门名义与总公司其他部门及子公司进行工作联系，对部门内部颁发通知、下达工作指令时，用部门印章。

5.2.6.3.2.部门印章的使用规定 5.2.6.3.2.1.部门印章不得用在对外发出的文件，如对方有特殊要求须盖部门印章的，经部门负责人批准后方可外发文件及信函。

5.2.6.3.2.2.部门印章不能代表公司对外出具文件或进行签约等。5.2.6.3.2.3.部门印章的使用须经部门负责人批准。

5.2.6.3.2.4.部门印章的管理参照公司级章的管理办法，由各部门自行制定。5.2.7.印章的回收和销毁。

5.2.7.1.印章丢失时，必须在24小时内登报申请予以作废。

5.2.7.2.已撤销的单位或部门，其印章由综合管理部统一回收并按印章销毁程序进行销毁。

5.2.7.3.印章污损需要重新刻制时，原印章应由综合管理部统一回收并按印章销毁程序进行销毁。

5.2.7.4.印章销毁程序：综合管理部印章管理人回收拟销毁印章，并提出销毁申请（见附表10：《印章销毁申请表》），经印章原保管单位/部门负责人确认，并经综合管理部负责人、公司主管领导、总裁/总经理认可，在印章销毁证明书（附表11）上留存待销毁印章印模后，由综合管理部负责人、印章原使用单位/部门负责人、印章原保管人现场监督，对印章进行销毁。

5.2.8.违规责任。单位或部门负责人、印章保管人、使用人有以下行为之一者，按公司有关行政处罚措施进行处罚；造成损失的，将追究其经济责任；构成犯罪的，将移交司法机关追究其刑事责任。5.2.8.1.私刻印章。

5.2.8.2.未经批准私自使用印章或滥用印章。5.2.8.3.私自保存应回收、销毁的印章。5.2.8.4.因失职行为导致印章丢失、被盗、损毁。5.2.8.5.违反本规定的其他行为。5.3.介绍信管理规定

5.3.1.各部门凡需使用公司介绍信者，须经公司主管领导批准（附表12），办理登记手续后方能使用（附表13）。

5.3.2.介绍信要统一编号并盖骑缝章。介绍信的存根要妥善保管，并按保密要求归档。

5.3.3.原则上不得开出空白介绍信。各部门如有特殊情况，必须携带空白介绍信外出时，需经公司主管领导审核并经总裁/总经理批准，在存根上加以注明，并由用信人签字。

5.3.4.用信人因故没有使用的介绍信，应交回综合管理部，将信贴在原存根处，一并归档保存。5.4.附则。

5.4.1.本制度由万科集团综合管理部起草和修订，经由集团总裁办公会审批并经总裁签署后发布。

5.4.2.本制度自 年 月 日起施行。

6.支持性文件：无

7.相关记录：

7.1.《证照存档登记表》

MHKG-ZG-BD-006 MHKG-ZG-BD-007 MHKG-ZG-BD-008 MHKG-ZG-BD-009 MHKG-ZG-BD-010 MHKG-ZG-BD-011 MHKG-ZG-BD-012 MHKG-ZG-BD-013 MHKG-ZG-BD-014 MHKG-ZG-BD-015 MHKG-ZG-BD-016 MHKG-ZG-BD-017 MHKG-ZG-BD-018 MHKG-ZG-BD-019 7.2.《证照外借、复印件申领审批单》

7.3.《证照外借、复印件申领登记表》

7.4.《印章刻制申请表》

7.5.《印章备案登记表》

7.6.《印章管理责任状》

7.7.《用（借）印审批单》 7.8.《公文用印登记表》

7.9.《印章外借登记表》

7.10.《印章销毁申请表》 7.11.《印章销毁证明书》

7.12.《开具介绍信审批单》 7.13.《介绍信开具登记表》 7.14.《介绍信》

第二篇：印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

总则

为规范公司印章、证照、介绍信、法人授权委托书的管理，降低经营风险，减少、避免经济纠纷，特制定本管理规定。

一、适用范围

1.本管理规定所指印章管理包括对公司公章、法人印章、公司合同章、公司财务章、人事专用章的管理。

2.本管理规定所指证照包括公司营业执照、资质证书、企业法定代表人证明书、组织机构代码证、法定代表人身份证（复印件）、安全生产许可证、质量管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书、税务登记证、社保登记证、信用等级证书、开户许可证以及相关荣誉证书等。

二、管理原则

1.印章、证照、介绍信、法人授权委托书等应由专人保管，实行申请、审批、登记使用制度，并做到记录详细、保管妥善、资料须按时立卷归档。

2.所有使用公司印章、证照、开具介绍信和法人授权委托书都必须经公司总经理确认同意。凡涉及重大人事、资金、投资、担保、机构调整、重要经济合同或资产变更等重大事项或需用法定代表人印章或开具法人授权委托书的，须经法定代表人本人或委托授权人签字同确认。

三、印章的管理及使用

1.公司公章、法定代表人印章由总经理亲自保管或安排专人保管，一般情况不得携带外出，特殊情况确需携带印章外出的，应提前提交申请并说明情况，经批准后方可带出。

2.盖章前印章保管人员须核对需要盖章的文件内容是否与之前谈好的内容相符，做到第1页，共3页

不随意盖章，不盖空白件。

3.公司印制的文件（包括内发文件、上行文件、对外函件）须根据实际签发的内容和份数使用印章。

4.合同文件用印须填报《合同用印申请表》，经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后方可盖章。

四、证照管理

1.公司开户许可证、税务登记证、社保登记证、信用等级证由公司财务部负责管理，其余证照由公司总经理保存。

2.借用公司证照必须填报《借用证照申请表》，经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后方可借用。借用后须按时归还所借证照，逾期不能归还必须向相关负责人进行告知。

3.向外单位提交加盖公司印章的证照复印件或公司法定代表人身份证复印件，须填报《借用证照登记表》，经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后，在复印件上按批准项目注明用途后方可提交。

五、介绍信管理

1.公司介绍信由人事行政部统一管理。

2.开具介绍信必须填报《介绍信申请表》经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后方可开具。

六、授权委托书管理

1.公司法人授权委托书由公司总经理或授权委托人进行管理。

2.开具法人授权委托书必须填报《授权委托书申请表》，明确申请事由、拟定代理人、代理事项、代理权限、代理期限，经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后

方可开具。

七、附则

1.本制度由人事行政部负责解释及修订；

2.本制度自发布之日起开始执行，如有与公司其它规定相抵触的，则以本制度为准；

3.本制度经总经理（或其授权人）批准后执行，修改亦同。

第三篇：印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

总则

为规范公司印章、证照、介绍信、法人授权委托书的管理，降低经营风险，减少、避免经济纠纷，特制定本管理规定。

一、适用范围

1.本管理规定所指印章管理包括对公司公章、法人印章、公司合同章、公司财务章、人事专用章的管理。

2.本管理规定所指证照包括公司营业执照、资质证书、企业法定代表人证明书、组织机构代码证、法定代表人身份证（复印件）、安全生产许可证、质量管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书、税务登记证、社保登记证、信用等级证书、开户许可证以及相关荣誉证书等。

二、管理原则

1.印章、证照、介绍信、法人授权委托书等应由专人保管，实行申请、审批、登记使用制度，并做到记录详细、保管妥善、资料须按时立卷归档。

2.所有使用公司印章、证照、开具介绍信和法人授权委托书都必须经公司总经理确认同意。凡涉及重大人事、资金、投资、担保、机构调整、重要经济合同或资产变更等重大事项或需用法定代表人印章或开具法人授权委托书的，须经法定代表人本人或委托授权人签字同确认。

三、印章的管理及使用

1.公司公章、法定代表人印章由总经理亲自保管或安排专人保管，一般情况不得携带外出，特殊情况确需携带印章外出的，应提前提交申请并说明情况，经批准后方可带出。

2.盖章前印章保管人员须核对需要盖章的文件内容是否与之前谈好的内容相符，做到 1

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印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

不随意盖章，不盖空白件。

3.公司印制的文件（包括内发文件、上行文件、对外函件）须根据实际签发的内容和份数使用印章。

4.合同文件用印须填报《合同用印申请表》，经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后方可盖章。

四、证照管理

1.公司开户许可证、税务登记证、社保登记证、信用等级证由公司财务部负责管理，其余证照由公司总经理保存。

2.借用公司证照必须填报《借用证照申请表》，经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后方可借用。借用后须按时归还所借证照，逾期不能归还必须向相关负责人进行告知。

3.向外单位提交加盖公司印章的证照复印件或公司法定代表人身份证复印件，须填报《借用证照登记表》，经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后，在复印件上按批准项目注明用途后方可提交。

五、介绍信管理

1.公司介绍信由人事行政部统一管理。

2.开具介绍信必须填报《介绍信申请表》经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后方可开具。

六、授权委托书管理

1.公司法人授权委托书由公司总经理或授权委托人进行管理。

2.开具法人授权委托书必须填报《授权委托书申请表》，明确申请事由、拟定代理人、代理事项、代理权限、代理期限，经部门经理确认、相关职能部门审核并提交总经理批准后 2

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印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

方可开具。

七、附则

1.本制度由人事行政部负责解释及修订；

2.本制度自发布之日起开始执行，如有与公司其它规定相抵触的，则以本制度为准； 3.本制度经总经理（或其授权人）批准后执行，修改亦同。

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第四篇：证照印章管理制度

证照印章管理制度

为进一步加强证照印章的使用和管理，保障公司的合法权益，确保各项工作有利进行，特制定本制度。

一、证照管理

（一）职责与范围

1、行政部是公司证照的管理部门和责任部门，负责对公司所有证照统一管理。

2、行政部指派专人负责公司所有证照的申办、登记、变更、年审年检、注销。

（二）证照管理

1、证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由行政部保管，证照的移交由行政部负责人监督并填写移交记录，证照交接完成后，行政部证照使用专管员及时建档登记。

2、建档登记项目包括证照名称、编号、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。

3、建立证照目录表备案，并对公司证照实行动态信息进行更新管理。

（三）证照使用

1、行政部负责将各类证照录入《证照登记表》并进行统一管理。

2、行政部必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，应立即向总经办报告，并及时办理证照的挂失和补办手续。

3、各部门如需使用公司证照，以邮件形式说明使用范围和使用时间，填写《证照使用登记表》，经部门负责人、行政部负责人、总经办批准，方可携带外出，使用完毕后，应于1个工作日内交回，证照专管员应在登记表上注明交回时间并签字。

4、各类证照未经行政部负责人、财务部负责人、分管领导或总经理批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不允许擅自使用公司的证照进行各种担保。

二、印章管理

（一）印章的分类、刻制和启用

1、印章的分类：

（1）公司公章（包括项目公司）；

（2）各类专用章：合同专用章、财务专用章、发票专用章；（3）专用私章：法定代表人专用私章；（4）部门印章；

2、印章的刻制要遵守国家的有关政策，并遵循先进、适用的原则。印章的刻制由申请部门根据工作需要填写《印章刻制申请表》，（刻制新印章，更换旧印章须凭旧印章原样），经总经理批准后，由行政部负责刻制。

3、刻制好的印章在启用前，由行政部做好戳记，并留样保存，以便备查，然后由行政部发启用通知，通知中注明启用日期、发放公司、使用范围和启用印模。

（二）印章保管

1、公司印章、专用章、专用私章由行政部责保管，各部门印章应由各部门负责人保管。

2、公司印章保管人不得将印章交由他人代管，若因事请假，应由保管人向行政部负责人请示指定专人代管。

（三）印章的审批和核对

1、印章的使用要十分审慎，必须每次使用都履行审批手续，并进行登记。所有涉及公司信息发布、对外政策，权利义务的文件需总经理签字确认后方可盖章。

2、特殊情况不能及时办理审批手续的，应由办事人与行政部负责人沟通并说明情况，在征得同意后，办理用印手续，但须在事后2日内补办审批手续。

3、印章保管人应对文件内容进行审阅、了解用印内容，经核对无误办理用印登记手续后方可用印，同时应将加盖公章的文件资料留档备案，确实没有留存资料的，要详细登记用印情况。

4、原则上，不允许出现盖有印章的空白凭证。但因业务要求，需要盖有印章的空白凭证带出公司的，必须有总经理的特别批准；此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证；此类凭证要逐页编号，装订成册，并须有存根。

（四）印章使用规范

1、用印时，用印位置准确、恰当，印迹端正清晰，印章名称与用印落款一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。

2、介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

3、对外签署的合同、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用印章的文本等，须在合缝处加盖印章。

4、未经批准的文件不得使用印章

5、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料不得使用印章。

6、非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料不得使用印章。

三、证照印章外带规定

证照印章原则上不允许带出公司。确因工作需要将印章带出使用的，应填写《证照印章使用登记表》并说明外带事项，经行政部负责人批准后由行政部与用印部门各派至少一名人员共同外出使用。

四、证照印章归档管理

（一）证照、公章、法定代表人印章、财务专用印、合同专用印等相关文件、资料、附件资料及证照印章审批单作为使用凭据由行政部留存，每年1月15日前将上一年相关档案整理后交公司档案室归档。

（二）《证照/印章使用登记表》及各证照印章的启用及停用文件，由行政部进行编号归档并保存，以备公司查阅。

五、证照印章的遗失和报废

（一）保管人必须妥善保管证照印章，如有遗失，保管人应及时将遗失情况说明资料以书面形式向公司领导报告。

（二）公司证照印章发生遗失时，应在报刊上刊登挂失声明（注明起止日期和作废日期），同时进行证照、印章的补办。

（三）公司部门证照印章发生遗失时，应正式发文告知合作单位（注明起止日期和作废日期）。

（四）有下列情况时，印章须停用并报废：机构名称、图样改变； 印章使用损坏。

（五）印章永久停用需报废时，由印章保管人填写《印章报废审批表》，呈行政部负责人和总经理签核后，由行政部负责人和两名以上员工共同在场的情况下，对印章进行销毁。

六、法律责任

（一）在证照、印章管理中存在以下行为之一的，公司将处以500-2000元经济处罚。情节严重导致公司重大损失的，公司将追究法律责任并移交司法机关处理。

（二）任何单位及个人不得擅自刻制及更换印章，未经批准、未经公司行政部负责刻制及更换的印章，不发生效力。

（三）印章的责任人及保管人应当按本制度要求规范使用印章。对未能严格、规范使用印章以及滥用、误用印章的，由印章管理人及保管人承担直接责任。

第五篇：印章、证照管理制度

印章、证照管理制度

（2016年3月13日修订）

第一条 印章包括公司公章、财务专用章、法人私章等印章；证照包括营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、税务登记证（地税、国税）正、副本，银行开户许可证、机构信用代码证、贷款卡等公司开展经营活动所需的各种证照。

第二条 公司的印章由专人负责管理，未经领导批准不得擅交他人托管，印章的保管要安全。如果需要使用公章，需填写《印章使用登记表》。

第三条 公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本）、税务登记证（含国税、地税）、贷款卡、银行开户许可证等及其它证照由行政管理部统一管理（现只有开户许可证在行政部管理）。

第四条 按印章、证件的类别建立独立完整的印章、证照档案记录表。印章、证照使用前应登记使用日期、经办人、审批人、用途等。

第五条 公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。

第六条 不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司名义向其他单位、组织或个人借款。

第七条 公司印章不得携带外出使用，如有特殊原因，须由总经理审批，并在登记本上签字并做好登记记录。印章外出期间，借用人 只可对印章用于登记事由，并对印章的安全及使用承担一切责任。印章借用之后应及时归还，因印章未及时归还造成的一切后果，由借用人负责。

第八条 公司现行的印章、印鉴未经总经理批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。如需启用新印章、印鉴，必须经公司总经理同意和授权。

第九条 任何人不得利用公司印章、证照签订各种假经济合同，不得利用印章、证照进行违法活动等等。

第十条 印章、证照丢失时应立即向行政部报告，并依法公告作废，重新刻制。

第十一条 严禁在空白的介绍信、合同、公文用纸等上加盖印章。第十二条 本规定自印发之日起执行。现行有关印章管理办法与本规定有抵触的，以本规定为准。