业主档案建立流程说明

第一篇：业主档案建立流程说明

业主档案建立流程说明

1、地产销售管理部整理入住资料：

① ② ③ ④ ⑤ 《房屋质量保证书》

《房屋使用说明书》 《补充协议》

《业主领取物品签收单》 《业主资料卡》

2、销售管理部将以上资料移交物业公司。

3、物业将资料汇总，待交房时由项目物业办交与业主保存或签字：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《房屋质量保证书》-----------------------1式1份

《房屋使用说明书》-----------------------1式1份 《补充协议》--1式2份 《业主领取物品签收单》-----------------1式1份 《业主资料卡》------------------------------1式1份 《装修管理协议》---------------------------1式2份 《验房单》------1式2份 《流转单》------1式1份 《装修许可证》------------------------------1式1份 《车位租赁协议》---------------------------1式2份

4、交房流程：

① 物业办核对业主身份证、购房合同、购房发票及采暖费发票无误后，对其他相应费用进行收取； ❶物业费； ❷装修保证金； ❸装修垃圾清运费； ❹水费、电费； ② 物业办将《两书》，水、电卡，大门、房门、管井、信箱和梯控钥匙交与业主，业主在《业主领取物品签收单》上签字，由物业办存档； ③ 业主填写《业主资料卡》，由物业存档； ④ 由业主填写《补充协议》和《装修管理协议》，此两种协议1式2份，物业办和业主各执一份； ⑤ 物业人员拿《验房单》陪同业主验房； ⑥ 验房后《验房单》第一联交回物业存档，第二联交与售后服务部根据实际情况维修和存档； ⑦ 需要租赁车位的业主，填写《车位租赁协议》，物业办留存一份存档； ⑧ 需要装修的业主，填写《装修许可证》，装修开始时由业主带领施工人员办理《人员出入证》，所有施工人员必须在物业登记并留存身份证复印件； ⑨ 业主装修过程中，物业办不定时到现场检查监督装修过程。发现隐患的，及时下达《整改通知书》，督促其进行整改，对拒不整改的，按照《装修管理协议》的相应条款进行处罚，并在后期对装修保证金按比例进行扣除； ⑩ 业主在装修完毕后，到物业办登记； ⑪ 物业办将装修完毕的业主进行汇总，上报工程部和售后服务部，进行查验。

5、物业办将各种资料进行汇总后归档，包括：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《车位租赁协议》---1份

《装修许可证》------1份 《补充协议》---------1份 《业主资料卡》------1份 《业主领取物品签收单》------------------------1份 《装修管理协议》---1份 《业主身份证复印件》----------------------------1份 《代办人身份证复印件》------------------------1份 《验房单》-------------1份 《流转单》-------------1份

6、物业办将以上资料核对完毕后，进行存档。

第二篇：业主档案的建立

入伙装修期的档案建立

第一节 业主入伙档案

一、业主入伙资料,主要包括:

1.《入伙通知书》;

2.房产证或购房合同复印件;

3.业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书;

4.营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位);

6.《业主(临时)公约》;

7.《收楼书》存根;

8.《整改项目报告》。

二、业主家庭情况资料,主要包括:

1.业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

2.随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

3.暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

4.业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》);

5.办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。

第二节 业主装修档案

一、装修申请审批资料,主要包括:

1.《装修申请/验收表》;

2.《装修审批通知书》;

3.装修图纸及审批资料;

4.装修施工单位营业执照及资质证书复印件;

二、装修管理档案,主要包括:

1.《装修管理协议》;

2.装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》);

3.装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》);

4.《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》;

5.装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。

以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。

附件一:以下为入伙装修期间所使用的文件及表格

1.入伙通知书

2.收楼须知

3.入伙预交费用一览表

(1)业主/住户情况登记表(个人)

(2)业主/住户情况登记表(单位)

4.收楼手续流程条

5.收楼证明书

6.业主公约

7.委托银行代收费协议书

8.业户手册

9.装修指南

10.住宅质量保证书

11.住宅使用说明书

12.收楼书

13.整改项目报告

14.其它入伙代办手续签约表格

15.装修申请/验收表

16.装修审批通知书

17.房屋装修管理规定

18.装修管理协议

19.施工出入证办证登记表

20.单元施工许可证

21.出入证

22.动火许可证

23.违反装修规定整改通知书

24.装修验收整改通知书

25.装修巡视检查记录表

第三篇：环保档案建立说明

环保档案建立说明

在清洁生产做完之后，按照环保厅规定必须企业必须建立环保档案。环保档案的内容分为5部分，请企业按照以下要求做好准备。

1.培训部分

培训材料、培训计划、培训内容以及培训签到表、清洁生产考试试卷、成绩单、培训笔记、审核重点实测过程。

2.管理制度

开展清洁生产工作的通知（红头文）；清洁生产合同书；审核公司的资质证书；审核师证书；环保厅下达的企业强制审核的文件；公司的清洁生产财务制度；清洁生产方案奖惩制度；持续清洁生产财务制度；持续清洁生产奖惩制度，成立持续清洁生产审核机构的红头文。

3.环保法规、标准以及清洁生产相关政策(我已准备完)

4.环评及监测报告、协议：

环评报告书、环评批复文件、环保验收文件；审核前后的环境监测报告；“十一五”总量文件；三废处理的协议，应急预案。

5.方案实施证明材料

建立清洁生产财务专帐、合理化建议表、中高费方案实施的证

明（新上设备的施工协议、技术合同或者是设备的说明书、或者是方案实施的照片、领料单、入库单等）。

第四篇：成立业主委员会流程说明

成立业主委员会流程说明

一、符合下列条件之一的，应当召开首次业主大会会议：

（一）业主已入住面积的比例达到百分之五十以上；

（二）业主已入住户数的比例达到百分之五十以上；

（三）自首位业主入住之日起满两年且已入住户数的比例达到百分之二十五以上。

符合首次业主大会会议召开条件的，街道办事处、乡（镇）人民政府应当在三十日内组建业主大会筹备组。

二、首次业主大会会议筹备组由业主代表、建设单位代表、前期物业服务企业、街道办事处、乡镇人民政府代表和居民委员会代表组成。筹备组由七人以上单数组成，其中业主代表人数不低于筹备组总人数的一半，筹备组组长由街道办事处、乡镇人民政府代表担任。筹备组中业主代表的产生，由街道办事处、乡镇人民政府或者居民委员会组织业主推荐。筹备组应当将成员名单以书面形式在物业管理区域内公告。业主对筹备组成员有异议的，由街道办事处、乡镇人民政府协调解决。

三、筹备组应当做好以下筹备工作：

（一）确认并公示业主身份、业主人数以及所拥有的专有部分面积；

（二）确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；

（三）草拟管理规约、业主大会议事规则；

（四）依法确定首次业主大会会议表决规则；

（五）制定业主委员会委员候选人产生办法，确定业主委员会委员候选人名单；

（六）制定业主委员会选举办法；

（七）完成召开首次业主大会会议的其他准备工作。

前款内容应当在首次业主大会会议召开15日前以书面形式在物业管理区域内公告。

四、业主委员会委员候选人由业主推荐或者自荐。筹备组应当核查参选人的资格，确定后以书面形式在物业管理区域内公告。

五、筹备组应当自组成之日起90日内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议。首次业主大会会议应当讨论决定下列事项：

(一)制定业主大会议事规则和管理规约；

(二)选举业主委员会主任、副主任及委员；

(三)选聘物业服务企业或其他管理人，审定物业管理服务合同内容；

(四)制定建筑物及其附属设施的管理规约；

(五)决定有关物业管理其他重大事项。

六、业主委员会由业主大会会议选举产生，由3人以上单数组成。设主任一名、副主任一至二名，委员数名。主任和副主任由得票最多的前两至三名人员依票数多少顺序产生。

选举产生业主委员会后，业主大会筹备组自行解散。

业主委员会成员的基本情况在物业管理区域内公告。

七、业主委员会应当自选举产生之日起30日内，向区县房产行政管理部门备案，并提交下列材料：

(一)业主大会会议记录和会议决定；

(二)业主大会议事规则；

(三)业主委员会委员的名单和基本情况；

(四)管理规约。

（五）街道办事处、乡镇人民政府出具的备案证明。

上述二、四条可在淄博房产信息网（http://）下载示范文本

业主委员会凭区县房产行政管理部门出具的备案证明，依法刻制和使用印章。

政策依据：

1、中华人民共和国住房和城乡建设部

《业主大会和业主委员会指导规则》

2、《山东省物业管理有限公司》

3、《淄博市业主大会和业主委员会指导规则》

第五篇：建立安全生产管理档案说明（xiexiebang推荐）

建立安全管理档案要求说明

除了将安监局下发给你们的各种登记表填写好后，还要不断完善如下各种安全管理内容：

一、各单位要建立本单位各级人员安全生产责任制。

二、建立本单位安全生产规章制度（安全生产教育制度、安全

生产检查制度、安全生产会议制度、设备保养制度等等）及各种安全生产管理规定。

三、建立你单位现有工种安全技术操作规程及现有设备安全

技术操作规程。

四、各单位每年要对全体员工进行一次安全教育，并组织考

试，将考卷批分后存档。

五、发给你们的安全教育记录本、安全检查记录本、安全会议

记录本的样式供你们参考，在此基础上建立适合你们单位的各种记录本。

六、成立本单位安全生产委员会或安全领导小组。

七、安全生产管理机构网络图、单位的营业执照复印件、职工

参加工伤保险情况在上报材料时一并报到区安监局。

八、市场、商场管理单位将你们辖区内的生产加工单位登到

《市场、商场加工业户登记表》内，物业管理单位将辖区内的办公业户登到《物业大厦、物业小区办公业户统计表》内，并报区安监局。

大连市西岗区安全生产监督管理局

2006年10月17日