第一篇：分析商务英语函电写作的重要性
摘要: 写留学生论文商务英语信函作为商务活动中相互交流的一种重要方式在国际商务交际中起着重要的作用。本文基于语用学礼貌原则理论的研究,介绍了礼貌原则的六大准则,从遣词造句的角度分析了这些准则与商务英语函电写作的融合以及在写作中的应用。
一、引言
目前,中国与世界各国的经济贸易往来日益频繁,商务英语是国际商务活动中通用的一种专门用途语言,是对外经济活动中的重要工具,商务英语函电则成为各国之间相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等商务活动的重要媒介。礼貌是语言活动的一条重要准绳,是建立良好的人际关系的前提,礼貌也是商务英语函电的重要特点,在语用学礼貌原则指导下的英文信函可以最大程度的表达诚意和尊敬,实现有效沟通,促进商务活动的顺利开展,从而促成商务合作和贸易的最终达成。
二、礼貌原则概述礼貌本身是日常生活行为中具有道德和伦理意义的一项行为准则,包括人们为维护和谐的人际关系所做出的种种努力。礼貌这一概念一旦进入到语用研究领域,就有其独特的理论内涵。从语用学的角度分析,礼貌原则是在合作原则的基础上产生的。美国语言哲学家H.P.Grice认为在言语交际中,双方为了达到特定的目的,都要共同遵守相互合作的基本原则,相互配合,相互理解,即会话合作原则(Cooperative Principle,简称CP),这是语用学研究领域的一个重大突破。格赖斯把合作原则分为四条准则,即数量准则、质量准则、关联准则和方式准则。遵守了这些准则,交流者就能以最直接的方式和最合适的语言进行交际,达到最佳交际效果。但是,这四条准则虽然 是约定俗成的规约,但人们在言语交际中有时会故意违反某一准则,含蓄、间接地表达思想,产生会话含义,目的是出于礼貌的考虑。为此Brown和Levinson提出了礼貌策略,他们认为礼貌就是“典型人”为满足面子需求所采取的各种理性行为,即通过某种语言策略达到给交际各方都留点面子的目的。言语交际中礼貌策略只是一种手段,使用礼貌策略这一手段的真正目的是为了更好地达到交际目的,满足人们的面子需求。英国语言学家G.Leech在此基础上又提出了言语交际的礼貌原则(Politeness Principle),作为对合作原则的补充和完善,用来说明合作原则无法解释的交际现象。Leech认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式。他的礼貌原则包括六条礼貌准则:(1)策略准则(tactmaxim):使他人受损最少,使他人受惠最大;(2)宽容准则(generosity maxim):使自身受惠最少,使自身受损最大;(3)赞誉准则(approbation maxim):尽力缩小对他人的贬损,尽力夸大对他人的赞扬;(4)谦虚准则(modestymaxim):尽力缩小对自身的赞扬,尽力夸大对自己的贬损;(5)赞同准则(agreementmaxim):尽力缩小自身和他人之间的分歧,尽力夸大自身与他人之间的一致;(6)同情准则(sympathymaxim):尽力缩小自身对他人的厌恶,尽力夸大自身对他人的同情。在利奇提出的六条准则中,策略准则和宽容准则,赞誉准则和谦虚准则是分别成对的,如果一句话遵循了其中之一,那么它必然也遵循另一条准则。语用学中的礼貌原则并非只在口语交际中适用,同样也适用于书面交流。礼貌原则是贯穿商务语言交际活动的基本语用准则,是商务活动的必然要求。因此,在贸易交往中,我们要注意运用语用学的礼貌原则来指导各类商务信函的写作。
三、商务英语函电中的语用礼貌色彩1.商务英语函电用语上的语用礼貌色彩商务英语函电产生并服务于国际商务活动,贸易双方通过往来函电进行贸易磋商,建立和维系良好的合作伙伴关系,促进公司业务的开展,加深真挚和谐的友情,最终达成交易。因此,英文函电在遣词造句、行文方法、表达风格、意义和内涵方面都具有商业韵味,讲究语言策略,注重语言的得体性,运用富有感情的、礼貌的用语来表达最诚挚的态度,运用温和委婉的语气来表达最真诚的合作意愿,避免向对方直接命令。其行文通常严格遵守“7C”的写作原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(conciseness)、具体(concreteness)、正确(correctness)。其中礼貌这一写作原则可谓诸原则中最重要的。2.商务英语函电内容上的语用礼貌色彩英文商务函电写作是涉外商务经营活动的重要组成部分,它主要包括商务书信、便函、商务电传、商务传真、商务电子邮件等。通过往来函电,贸易双方进行磋商交流,促进贸易各个环节的顺利进行,包括建立贸易关系,询盘、报盘和还盘,推销产品,订购货物,通知装船,货物投保,支付方式,投诉和索赔,请求代理等等,它的内容反映贸易双方在互惠互利的基础上进行平等合作的商务活动,建立或巩固良好的商务关系,因此,具有很强的实践性,必须遵循礼貌策略。商务函电应围绕既定商务目的,针对特定的内容、项目、场合而拟定,其内容应是贸易双方所共同关心和接受的,能反映一定合作意愿的。可以想象,一封缺乏礼貌的书信,即使再完整无缺,清楚明白,言简意赅,具体生动,正确无误,考虑周到,也不可能达到预期的效果,只会让收信人反感厌恶,结果适得其反。由此可见,礼貌原则在商务函电写作中至关重要。
四、礼貌原则与商务英语函电写作的交融和契合商务英语函电属于比较拘谨正式的公文体,有其特殊的写作风格,专业词汇和术语,有本专业特有的惯用格式和表达方式,它的用词和句法特点与英语语用学礼貌原则的六个准则的要求是完全一致的,下面从商务英语函电的措辞造句方面谈谈礼貌原则在商务函电中的体现。
1.策略准则和宽容准则
策略准则是礼貌原则中最根本的一条准则,“策略”是礼貌的根本,礼貌地使用语言就意味着策略地使用语言。在商务交际活动中,人们不可避免地会对贸易环节提出自己的要求和建议,希望对方能够欣然接受。从礼貌原则的策略准则和慷慨准则来看,向对方提出要求实际上有可能使对方蒙受损失,所以要特别讲究语言的措辞,选择适当的句式来表达我方的要求,否则很可能会遭到拒绝。
1.1 使用疑问句形式,把命令变成请求,使语气 更为婉转与客气。例如:(1)W ill you please send us your catalogue togetherwithyour detailed offer?(2)W ill you be good enough to let us have your reply assoon as possible? 1.2 使用虚拟条件句提出建议,请求,具有更多的商量协调的余地,符合商务英语的文体特色。例如:(3)Itwould bemosthelpful ifyou could quote us the low-estprice, C.I.F.Lagos.(4)Wewould be very appreciated if you could accept theterms of payment.1.3 在商务英语写作中适当使用情态动词,如“should, would, could, might”等,可以使句子的语气更加委婉含蓄,避免了唐突和生硬。例如:(5)We think it advisable thatyou should accept this offerat this price.(6)Wewould like to knowwhetheryou are able to supplyfrom stock the following products.1.4 使用被动语态的句型,弱化要求,进行间接表达。例如:(7)Particular care should be taken about the quality andthe packing of the goods to be delivered in the first order.(8)Its' stipulated in the contract that shipment should bemade in three equal lots from April to June.2.谦虚准则和赞誉准则 谦虚准则要求尽量多赞扬对方,减少对对方的贬损。在其原则指导下,商务写作中通常采取礼貌的策略技巧,突出对方的本位,体现尊他性。即将自己置于对方的立场上,充分考虑对方的利益、需求、愿望,了解对方的处境,真正做到尊重、体谅、赞誉对方,避免居高自傲。因此,在商务英语信函中尽量使用第二人称代词(you, your)而少用第一人称(I, we, my, our)比较下列一组句子:(9)We allow a 5% discount for cash payment.(10)You earn a 5% discountwhen you pay cash.第二句采用了以对方为主的态度显然比第一句以我方为主的态度更有礼貌,更为恰当。赞誉准则是一种满足听话人积极面子需求的积极策略,它是利用赞美语、恭维话引起对方的注意和兴趣的表达方式。在商务英语信函中,恰当的赞誉之词和肯定句法会赢得对方的好感和信任,增加贸易达成的机率。所以,我们常常在商务英语写作中用“thankful, pleased, glad, appreci-ated, grateful”等有积极的感情意义的词或用“unfortunate-ly, scarcely, hardly, really”等副词来弱化否定语气。例如:(11)We find both quality and prices are satisfactory andare pleased to place an orderwith you according to the follow-ing terms and conditions.(12)Unfortunately this is our rock-bottom price, we cant' make any further reduction.3.赞同准则
赞同准则要求尽量减少双方的分歧,尽量增加双方的一致。在商务交往中,双方难免会有分歧,如拒绝对方的报价,退回对方的订单,提出索赔等等,这些情况都是不可避免的,也就是要向对方传递负面的信息,由于这类信息通常会涉及到指责对方,产生了冒犯对方的可能性,因此在写作中要注意措辞,不要正面直接拒绝,要选择缓和型模糊限制词或较为圆滑委婉的表达方式,婉言拒绝。如运用“Im'afraid, I believe, I think, I guess”等引导性词组,或者使用“seem, look, appear, probably, generally(speaking), as youprobably know等模糊限制词,使语气委婉含蓄,更容 易使对方接受。例如:(13)I’m afraid we can t' accept "Cash againstDocumenton arrival of goods atdestination.(14)It seems to me that I could not agree with you forsuch a big discount.In thisway, itwont' leave us anything.也可以使用有隐含意义的句型表示拒绝,尽量多的使用正面表达(positive),避免反面的、否定的(negative)表达,试图与对方拉近心理距离,避免引起对方的不悦情绪,伤害对方的面子。试比较下列一组句子:(15)We don’t refund if the returned item is soiled andunsalable.(16)We gladly refund when the returned item is cleanand resalable.使用否定词“not”的第一句使人感到不快或灰心丧气,而第二句把否定的,消极的信息用积极正面的方式和肯定合作的语气表达出来,更容易让对方感到愉悦,传递出善意、友好和真诚的态度。4.同情准则
同情准则要求站在对方的角度考虑,替对方着想,理解对方所处的困境。当对方发生不幸或遭受损失时,向对方表达遗憾或同情之意,并且给以美好的祝福,这种表示深切慰问的信函能让人感激,更彰显礼貌和诚意。我们在商务英语写作中常常用“It is a pity that„,We are regretful/distressed„, We are sorry„”等句型来表达对对方的同情与支持。(17)We acknowledge receipt of your letter dated the 2ndthismonth.We are regretful for your great losses.(18)It’s a pity that your order arrived in poor conditionand thewhole content of300 caseswere seriously damaged.五、结束语
商务英语函电不仅是实现沟通的媒介,而且是建立友谊、吸引客户的手段,函电中灵活运用礼貌原则是商务活动顺利开展的内在要求和取得商务交际成功的关键,是建立和睦合作关系的基础。将礼貌原则理论导入商务英语写作研究中,规范商务信函语言的使用,具有特 别重要的意义,一封彬彬有礼、措辞得体的商务信函能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象,从而乐意与我方合作,带来无限的商机。反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函会给公司带来负面的评价, 写留学生论文毁坏公司的良好形象,使公司丧失生意。因为人人都有面子,若在信函中不给对方面子,本来可以成交的买卖也会失去;反之,如能重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,使对方产生令人愉快的感觉,就能促成和扩大对外贸易。参考文献: [1] Leech, G.N.Principles ofPragmatics [M].London: LongmanGroup Limited, 1983.[2] Andrew Littlejohn.The Writing Course of Business English[M].London: CambridgeUniversity Press, 2000.[3] Stephen C.Levinson.Pragmatics [M].London: Cambridge University Press, 1995.[4] 何自然.语用学与英语学习[M].上海:上海外语教育出版社, 1989.[5] [6] [7] [8] 何兆熊.新编语用学概要[M].上海:上海外语教育出版社,2000.伍铁平.模糊语言学[M].上海:上海外语教育出版社, 1999.戚云方.外经贸英语函电与谈判[M].杭州:浙江大学出版社, 2002.范红.英文商务写作教程[M].北京:清华大学出版社, 2000.
第二篇：高职商务英语函电写作教学探讨
高职商务英语函电写作教学探讨
随着高职教育改革的深入，高职院校英语专业的学科建设也随之进行了调整，英语专业较之以往更强调核心技能的培养，为适应改革发展需要开设了商务英语专业。这是一门符合市场经济发展规律，符合高职教育以就业为导向的教学理念，符合高职学生学习兴趣的实用型学科。“商务英语函电”作为商务英语专业中的一门技能课程，既强调专业的基础知识，又重视语言的应用能力。了解商务英语函电写作特点，探讨行之有效的教学新思路，是保证教师顺利完成该课程教学目标的前提。
一、商务英语函电写作特点
商务英语函电写作独有的内容和语言特点使学生难以把握，因为它需要写作者具备相关的专业知识，能灵活使用习惯语言表达方式和将商务专业知识恰当地运用于语言交际中[1]。所以，探讨商务英语函电写作的教学新思路，需要先了解商务英语函电写作特点。
1.内容范围广泛，种类繁多
商务英语函电的内容与外贸业务实践密切相关，涉及经济贸易活动的方方面面。按使用的不同目的，其内容包括建立商务往来关系、询盘、报盘、报价、还盘、订单、付款方式、信用证、包装和运输方式、保险、赔付、投诉以及代理等。
2.语言礼貌正式、简洁清晰，具有较多专业术语
（1）外贸术语、缩略语和缩写词。商务英语函电属于商务英语这一特殊用途英语的范畴，其语言具有鲜明的特色，充满了外贸术语、缩略语和缩写词。如“报价——quote”、“虚盘——non-firm-offer”、“还盘——counter-offer”等，都是商务英语函电中常用的外贸术语。缩略语和缩写词是商务英语函电在长期实践中总结出来的国际通用符号，使用起来省时、省事，大大提高了交流效率，如“信用证——L/C”、“成本保险加运费——CIF”、“边境交货——DAF”等。
（2）礼貌、正式。
商务英语函电是公司与客户之间交流沟通的中介，这就要求其用语正式，讲究礼貌，否则会影响商务贸易的顺利开展。如“We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your keenest prices for the goods listed below.”其措辞就非常礼貌、正式。
（3）简洁、清晰。
在商务领域，时间就是金钱，这就要求商务英语函电的表达应力求语言简洁，同时也
要注意意思表达完整，使人能够迅速明白函电的写作意图。如“Please don’t hesitate to tell us”表达为“Please tell us”；“Due to the fact that”表达为“Because”，这样可以大大提高双方的工作效率。
二、商务英语函电写作教学思路
在课堂教学中，应该从商务英语函电写作的内容和语言特点出发，针对学生在学习过程中可能出现的问题，探索出行之有效的教学思路。实践证明，“导入—范本呈现—词汇输入—特定句型的学习—特定目的的写作格式—文体写作指导—情景写作训练”的教学思路十分有效。其具体实施步骤如下：
1.导入
由于商务英语函电写作的专业性很强，需要学生具备一定的国际贸易实务知识，因此，教师在讲授新知识前，应先帮助学生回忆所学过的“国际贸易实务”等课程，使学生在具有扎实的商务基本知识和专业修养的基础上进行商务英语函电写作学习。如在讲授“询盘”（Inquiry）这课时，可以先利用提问、预热、引入背景知识等导入形式激起学生对原有知识的回忆，然后，教师对这部分知识加以中文实例补充，使学生对询盘的专业知识更加清晰。Topic：Inquiry Lead-in Question: As a buyer, if you write a letter asking several questions including the price, the package, the quality, the quantity or even shipment of the goods you are interested in for detailed information or for sure, how would you name this kind of letter? Answer：It is an inquiry letter.2.呈现范本
由于商务英语函电属于正式文体，无论从形式到语言，都具有一定的专业性。这对刚刚接触商务英语函电写作的学生造成极大困难。因此，在课堂教学中，教师应合理选择教材上的范本，在讲解中让学生对其形式和语言加以关注。
3.注意写作用词不同于一般含义
教师在根据特定主题，讲解该商务情境下的英语词汇用法时，应注意商务英语函电写作用词与一般情境下的英语用词相去甚远。如“favor”一词的一般用法为名词“好感、宠爱”，也可作动词，表示“支持、喜欢”,并没有“in your favor”这样的短语；但在付款方式中，“in your favor”具有实实在在的含义，指的是“以你方为受益人”。再如“ship”一词，在运输条款中，除指“船”外，还可作动词“将货物装上船”或“用船运输货物”，由此可引申出诸如shipping documents（运输单据），shipping advice（装船通知），shipping conference(班轮公会)，partial shipment（分批装运），transshipment（转船）等用法。像这样的例子不胜枚举，教师在授课中应做重点讲解。
4.学习特定句型
商务英语函电的句型要求较正式化，少有个人感情色彩。因此，教师应帮助学生熟悉特定商务情景下的英文函电写作常用句型，便于其形成规范的函电写作方式和风格。如要求对方修改信用证时，就可采用以下多种句式：
Please amend the credit allowing transshipment.或Please amend the amount of the L/C to read“2%more or less”.或We request you to have L/C No.12 amended as follows[2].5.掌握特定目的的写作格式
由于商务英语函电的目的性很强，因此，应向学生讲授从各种商业目的出发的商务英语函电写作格式。如在教学生学习写作还盘信时，应帮助学生从范例中总结出如下的写作格式：
(1)提及已经收到来信，并对来信加以总结性的复述；(2)对对方的报盘加以反驳；(3)提出反驳理由；(4)礼貌地向对方陈述自己还盘的最终条件以及一切必要细节；(5)如有必要，可作出补充和暗示；(6)期待对方真诚和及时地回音。学生只有在真正掌握了还盘信的写作格式后，再加上语言技巧，才能写出一篇在布局和语言上都不失水准的还盘信。
6.指导按不同文体写作
由于商务英语函电写作受到交际内容、交际目的和交际对象这三大因素的影响，因此，要培养学生能够根据这三大因素写出文体恰当的商务英语函电，就应给他们讲解体现不同文体特征的商务英语函电范文，以及分析各种范文的文体与情景语境、社会参变量、功能题材等因素之间的关系，并在他们吸收这些内容后指导他们按不同的文体练习写作[3]。
7.培养情景写作技能
商务英语函电写作要求课堂教学不仅应注重学生一般写作技能的培养，还应提供学习情境，培养学生在不同商务情境下的写作技能。但在商务英语函电写作教学中，很多学生对于要求详细的写作任务能够很好地完成，但在给出一封样信，让其写回信时就常常无话可说，只好乱用书中例句，使信中多处地方逻辑不通。造成这种现象的原因，一方面是学生商务知识匮乏，另一方面是学生未能将自己置身于真实的商务工作环境中，因而无法发挥自己的智慧去用写作的方式解决问题[4]。因此，在课堂教学中进行情景写作训练是非常必要的。通过训练，不仅能巩固课堂所学，还能使学生真正掌握在不同商务情景下的不同写作模
式，查漏补缺，提高写作能力。在课堂教学中可以主要采用以下几种情景写作训练方式：
(1)词汇反映。
教师给出与特定商务情景有关的重点词汇或词组，并告知写作意图。如给学生提供chamber of commerce，recommend，children’s garments，interested，establish business relation-ships等词汇要求学生写一篇建立商务关系的信函。学生必须对这些内容作出反映，以这些给定的词汇或词组为线索，组接句子，布局谋篇，构思出一篇主题明确、布局合理、用词得当的商务函电。
(2)信息反映。
教师给出与特定商务情景有关的某些信息，要求学生根据这些信息猜明写作意图，然后自行谋篇和遣词造句，独立完成商务英语函电写作。如根据下列信息写信：应对方要求，经我方努力，现在货已备妥，可提前装运；但信用证至今未到，请对方向银行落实本月底前到证，以便按商定日期供货；提醒对方，信用证条款必须与合同规定严格相符，以免改证。通过分析上述信息，学生可知这是卖方写给买方催开信用证的书信。在写作过程中，学生应始终站在卖方角度写信给买方，在准确完整地表达上述信息的同时，可适当加入其它必要信息，以使文章连贯通顺。
(3)主题反映。
教师给出以所授课程内容为依托的所有商务情景主题，并同时给出具体信息和关键词汇，所有呈现内容都随机排列。学生首先选择一个主题，然后根据主题选择相应信息和关键词，再根据所选内容写出一篇标准的商务英语函电。在这一过程中，学生的选词择句、组段谋篇等能力得到了综合训练。综上所述，“商务英语函电”是一门专业性较强、技术难度较大的专业课程，应根据专业的要求和学生的基础，不断观察和总结，寻求更为科学合理的教学方法和手段，以求在教学环节中培养学生扎实的商务英语函电写作基本功，熟悉各种商务情景下的函电写作技巧，准确熟练地完成英语书面交流的任务，使学生能够灵活应对未来的社会需求。
[参考文献]
[1]欧阳斌.商务英语写作特点与教学模式思考[J].教书育人，2006(10):59-60.[2]徐美荣.外贸英语函电[M].北京:对外经济贸易大学出版社，2004(6):35.[3]罗健.商务英语写作教学探新[J].外语界，2002(6):45-48.[4]陈鸿莹，王红.高职商务英语写作教学刍议[J].无锡职业技术学院学报，2006(6):69-70.
第三篇：商务英语函电
邀请及访问的安排
我们想邀请贵方经理参加广交会。
We would extend our invitation to your manager to Guangzhou Fair.若贵方对该服装有兴趣，我们拟请贵方经理访华，以便我们能够洽谈向贵国出口这种服装的可能性。
If you are interested in the above-mentioned garments, we would like to invite your manager to visit China, so that we can discuss with him the possibility of exporting the garments to your country.我们精心为您所做的三天日程，请您同意。
We are sending you a carefully-arranged three-day time schedule for your approval.您为我安排得真周到，谢谢您所做的一切。
It’s very thoughtful of you to have arranged all this for me.Thank you for all you’ve done for me.我们热忱期待在那儿接待贵方的代表。
We are looking forward to extending our warm reception to your representative there.我们很高兴通知贵方，我公司的贸易代表团准备在五月份访问贵国。
We are pleased to announce that a trade delegation of our corporation is planning to visit your country in May.根据贵方建议，我们已为会议暂定了议程。
According to your proposal, we have worked out a tentative agenda for the conference.请告诉贵方旅行日程，以便我方事先安排。
Please inform us of your itinerary so as to facilitate our arrangements in advance.建立业务关系
我们从贵国驻北京大使馆商务参赞处获悉，你们是轻工产品的进口商。
We have learned from the Commercial Counselor’s Office of your embassy in Beijing that you are importers of light industrial products.随函附上我方最新的目录单和价格表。
We enclose our latest catalogue and price list.我们的产品在世界市场上十分畅销，以其优良的品质和合理的价格而值得介绍。
Our products are good sellers in the world market and worth recommendation for their excellent quality and reasonable price.我们愿意在平等互利的基础上与贵公司建立直接的贸易关系。
We are willing to establish direct business relations with your company on the basis of equality ,mutual benefit and the exchange of needed goods.我们预料贵公司产品在我方市场有着广阔的前景。我们保证随时给予你方密切合作。盼早复。
We foresee a bright prospect for your products in our market.We assure you of our close cooperation at all times and look forward to hearing from you soon.询盘与回复
兹复你方3月28日函，我们附上最新的带有插图的目录单，供你方参考。
In reply to your letter dated March 28, we enclose our latest illustrated catalogue for your reference.请报最好的CIF上海价格，注明最早装运期。
Please quote us your best CIF shanghai prices, stating the earliest date of shipment.如果你方价格有竞争力，我们原首次订购1200打，即每种型号各400打。
If your prices are competitive , we are willing to place our first order for 1200 dozen,ie,400 dozen of each type.对于定期购买单项商品数量不少于800打，我们可给予3%的折扣，用保兑的，不可撤销的即期信用证付款。
On regular purchases of quantities of not less than 800 dozen of individual items.We would allow you a discount of 3%.Payment is to be made by confirmed, irrevocable L/C at sight.报盘与还盘
给予5%的数量折扣grant a quantity discount of 5%
兹复你方7月8日函，我们现向你方作如下报盘，以我方最后确认为准。
In reply to your letter of July 8, we are now making you the following offer, subject to our final confirmation.兹报50公吨的糖价为每公吨1000美元伦敦成本加保险费，运费。含3%的佣金，7-8月份装运，本报盘30天内有效。
We offer you our sugar 50 metric tons at USD 1000 per M/T CIF London including commission of 3% for shipment during July and August and the offer remains open within 30 day.关于你方9月2日询盘，现报盘为，良好平均品质葡萄干100公吨，每公吨5000元人民币，下月交货。In reply to your inquiry of 2 September , we offer you 100 metric tons of FAQ raisin, at the price of RMB 5000 per M/T for delivery next month.应贵方要求，现报3500打女式帽纽约成本加保险，运费到岸价，每打50美元，7月份装运，以未售货为效。
At your request , we are now offering you 3500 dozens of ladies hats at USD 50 per dozen CIF New York for July shipment , This offer is subject to the goods being unsold.相信贵公司将对我方报盘感到满意，并盼望收到贵方订单。
We trust you will find our quotation satisfactory and look forward to receiving your order.谢谢你方1月20日来信，现确认我方报盘，现报1000辆飞鸽牌自行车，2月3月交货，新加坡成本加保险费，运费价，包括3%佣金，每辆25.5美元，即期信用证付款。2月11日前收到回复为有效。我方的付款方式为不可撤销信用证，凭装运单据付款。若达成交易，请立即开出信用证，以使我方2月3月交货。相信上述报价会令你满意，希望你早日接受我们的报盘。
Dear Sirs:
Re: flying pigeon brand bicycles
We thank you for your letter of the 20th January.Now we confirm our reply.We offer 1000 flying pigeon brand bicycles for delivery in February / march, at USD 25.5 per piece CIFC3 Singapore.Payment shall be made under L/C at sight against presentation of shipping document.you will readily understand that this offer is good only for acceptance reaching us before February 11.2008.From our offer you must have noted that our terms of payment are by irrevocable L/C is opened without the least delay.So as to enable us to effect the shipment during February / march.We trust the above offer will be of interest to you and await your immediate acceptance.下订单
敬启者，我们已接受你方第X号订购100公吨苦杏仁的订单，并附去我方第x号销售确认书一式二份，请签退期中一份以供我方存档。据我方所知，你方即将开立以我方为受益人的关于上述货物的信用证。我们希望指出，为了避免今后改正，该信用证的条款应该严格符合销售确认书上所订立的条款。你们可以放心，一收到信用证，我方将立即装运。
我们感谢你方的合作，并盼你方继续订购。
We have booked your order NO,.X for 100 metric tons of Bitter Apricot Kernels and are sending you herewith our sales confirmation NO.X in depilate.Please sign and return one copy to us for our file.It is understood that a letter of credit in our favor covering the abovementioned goods will be established immediately.We wish to point out that the stipulations in the relevant credit should strictly conform to the terms stated in our sales confirmation in order to avoid subsequent amendments.You may rest assured that we shall effect shipment with the least possible delay upon receipt of the credit.We appreciate your cooperation and look forward to your further orders.Your faithfully.支付
我方的付款方式是保兑的、不可撤销的信用证以我方为抬头（受益人）的信用证,凭即期汇票支付,装运前一个月寄达我方,在规定的装运期21天内在中国议付有效以及允许转船和分批装运。
Our terms of payment are by confirmed, irrevocable letter of credit in our favor available by draft at sight, reaching us one month ahead of shipment, remaining valid for negotiating in China for a further 21 days after the prescribed（规定的）time of shipment and allowing transshipment and partial shipment.根据你方的要求，我方破例接受你方即期付款交单装运，但这不能视为先例。
In compliance with（根据）your request, we exceptionally accept delivery against D/P at sight, but this should not be regarded as a precedent（先例）固定搭配.我方希望你方认真考虑你方的商业信用，立即开证,否则你将负责所有由此产生的损失。
We hope that you will take your commercial reputation in all seriousness（认真考虑）and open the L/C at once, otherwise you will be responsible for all the losses arising as a result of your failure to do so.由于四五月没有从上海到你方港口的直达航线，你方必须删除“直达船”的条款并插入 “允许分批装运和转运”的字样。
As there is no direct sailing from Shanghai to your port during April/May, it is imperative（必须）for you to delete the clause “by direct steamer”（直达船）and insert the wording “Partial shipment and transshipment are allowed”.592号信用证项下的货物已备妥多时，但修改通知书还没有到达，现需要你方将信用证延展15天
The shipment covered by your Credit No.592 has been ready for quite some time, but the amendment advice（修改通知书）has not yet arrived, and now an extension（延展）of 15 days is required.包装
16英寸华生台扇一千台，每台人民币X元CIF九龙，木箱装，每箱六台。在收到信用证吼一个月内由火车从上海运至九龙。相信你方会特别注意包装，以免运输途中受损。
1000 Hua-Sheng desk fans 16”@ RMB X per piece CIF Kowloon, packed in wooden cases, each containing 6 pieces, shipment by train form shanghai to Kowloon within one month after receipt of
covering L/C.We trust that you will give special care to the packing in order to avoid damage in transit.运输
你方必须立即装运该货。
It is imperative that you ship the goods immediately.信用证延期 extension of L/C
请电告所定船位的船名及大约起船日期。
Please telegraph name and approximate sailing date of vessel on which space is booked/
该轮预计5月10日左右离港（抵港）
The ship is due to leave(arrive)on or bout may 10
保险
Insure sth against +险种 for+金额 with+公司 at+费率
根据你方要求，我们将按发票金额的110%投保。
On your instructions , we have covered the insurance for 110% of the invoice value.对于上述货物，我们可以承保，保险率为1.00%
We are prepared to insure the consignment in question at the rate of 1.00%
我们很高兴地通知你方，我们已向中国人民保险公司为上述货物投保了战争险。
We are pleased to inform you that we have insured the above shipment with the People’s Insurance Company against War Risks.综合合同号码：CET-81018
卖方：中国粮油进出口公司
买方：宇宙贸易有限公司（加拿大温哥华）
商品名称：红小豆
规格或品质：2005年大路货
单价：成本加运费每公吨温哥华425美元
数量：500公吨，卖方可在金额和数量上均溢短2%
总金额：212500美元
包装：麻袋装，每袋净重大约50公斤
唛头：如买方在信用证中美规定唛头，就由卖方来确定
保险：由买方投保
装运期： 2005年1月31日前自中国港口至新加坡，允许分批装运和转船
装运港：中国上海
目的港：加拿大温哥华
交货期：收到信用证后30天内装运
支付条款：开给卖方100%保兑的不可撤销的可转让的，可分割的即期信用证，并须注明在上述装运日期后10天内在中国议付有效。
签约地点与日期：2005年4月12日于北京
SellersChina National Cereals & Oils Imp./Exp.Corp.BuyersUniversal Trading Co,.Ltd, Vancouver, Canada.CommodityRed Beans
Specifications or qualityF A Q 2005 Crop
Unit PriceUS$425 per M/T CFR Vancouver
Quantity500 metric tons, with 2% more or less both in amount and in quantity allowed at the sellers’ option.Tatal valueUS$2125000
PackingIn gunny bags of about 50 kgs net each
Shipping marksTo be arranged by the sellers if the buyers fail to show any in the L/C
InsuranceTo be covered by the buyers
Shipment from China port to singeporePartial shipments prohibited , Transshipment allowed.Port of shipmentShanghai , China
Port of destinationVancouver, Canada.Time of shipmentWithin 30 days after receipt of the relevant L/C
Terms of paymentBy 100% confirmed, irrevocable ,transferable and divisible letter of credit in the Seller’s favor to be available by sight draft and to remain valid for negotiation in China until the 10th day after the aforesaid time of shipment.Done and signed in Beijing on this twelfth day of April,2005
第四篇：商务英语函电在对外贸易中的重要性
商务英语函电在对外贸易中的重要性
商务英语函电在对外贸易中的作用：世界经济和信息技术快速发展，商务英语函电已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分。商务英语函电是在商务环境下，利用函电与具有不同文化背景的客户进行国际交流的行为，它是一种行业英语，是开展对外商务活动的基础和重要工具，是最常用也最有效的通讯手段之一对外贸易和商务英语函电概述
1.1 对外贸易
对外贸易是一个国家或者地区看待它与其他国家和地区的贸易活动，主要是商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易不但可以把发达国家互相联系起来，也可以把生产发展水平低的国家以及地区加入到交换领域，使这些国家和民族的劳动产品日益具有商品以及交换价值的性质，带动他们的发展。进行对外贸易活动就可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产顺利进行。按照货物移动方向可以分为进口贸易、出口贸易、净出口与净进口贸易等；按照运输方式可以分为陆运贸易、空运贸易、海运贸易等；按照交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。
1.2 商务英语函电
商务英语函电是对外贸易中交流的主要途径之一。是以英语为载体而进行的函电往来，主要应用电报、电传、信函、传真、电子邮件等通讯方式。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。只要能顺利编码和解码，函电交际过程就可以顺利进行。商务英语函电包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。它是公司之间联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用；它涉及的业务包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。贸易双方业务联系越来越多，彼此间的了解与沟通日益深入，这也是函电存在的原因。英语函电在对外贸易中作用
随着信息技术和网络技术的发展，人类社会进入了信息社会，很大程度上传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段代替了传统的信函通信手段。商务函电以其体贴、完整、具体、简洁、准确、清楚、礼貌的特性，在对外贸易中发挥着重要的作用，目的是索取传递信息，进行有效的交流、处理商务交流中有关事宜，维持良好的业务关系和进行正常的商务往来。具有效率高、经济性与简洁性的特点。国际贸易的操作中，所有函电都有重要的法律依据。当产生贸易纠纷时，商务函电可能左右纠纷解决的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显。笔者经过探究总结，提出了商务函电在对外贸易中的作用：
2.1 提高对外贸易的工作效率、降低成本
传统对外贸易的通讯方式中，传统的信函和电报都是以纸文件传送信息，这样就造成了有大量相关资料和单据需要整理，分类和存档的繁琐过程。等待客户回复的时间漫长，这样使得工作效率非常低，耗时耗力。现代商务函电的使用，使纸文件逐渐减少，工作量变小，工作变得比较简单，相关的信息可以通过商务函电快速地传送给客户或合作伙伴；同时为企业降低了成本，尤其在外贸企业不断发展壮大的当今社会，企业管理成本降低的幅度就愈加明显。
2.2 为企业挖掘更多新客户，加深彼此之间的联系
商务英语函电的出现和快速发展，使国际通讯方式更加便捷。许多外贸企业可以通过网络信息或者经过他人介绍后得到潜在客户的联系方式，然后就可以使用方便可靠的现代商务英语函电使他们在短短几分钟内与客户取得联系。在经过询问和相互交流后，就可以与客户建立长期的合作关系。这样企业的客户会越来越多，业务量当然也会随之有很大的提高，企业就会一步步发展壮大。建立客户群以后，平时与客户的联系也会相当简单，可以随时了解客户的需要，解决客户提出的问题并加深了解。例如，当外贸企业业务员在执行合同时，出现任何问题或困难可立即与客户取得联系，并通过商议得到解决途径使合同得以顺利履行；另一方面，常与客户保持联系了解近况、加深感情，为以后能方便顺利的合作打下了坚实的基础。
2.3 促进对外贸易经济的增长
近年来，电话和传真为跨国界的贸易伙伴提供了快捷的通信。有很多实例说明了这点，而电子邮件、MSN、Skype、黑莓这些先进的全球聊天通话网络通过信息交换平台，进一步促进对外贸易的发展。有这些快捷的全球通讯方式做后盾，使许多中、小型企业纷纷进攻国外市场，这样做来扩大贸易范围、规模从而寻找新的贸易发展机会，带动了我国进出口贸易的发展，推动我国的经济发展，为我国发展做出了贡献。
2.4 实现贸易的全球化
传统的贸易通讯方式是个比较繁琐的过程，有时还需要贸易双方反复进行多次的面对面的洽谈和信息交流，而对外贸易的进行很大程度上受到贸易双方地理位置等客观条件的限制。由于受到空间和时间的限制，贸易活动过程显得尤其复杂，而且成本费用很高，速度也很缓慢，安全问题也不能保障，数据很容易丢失或者毁坏。现代商务英语函电的迅速发展，为企业提供了进入国际市场的快捷通讯工具。外贸企业从此没有了时间和空间等因素的限制，企业的业务就可以在全球的范围内进行，寻找贸易合作伙伴和开展新的业务，并且可以随时与客户进行交流信息意见，就不会出现贸易双方洽谈和信息交流上的不便。哪里的客户都是一样便捷，贸易全球化势在必行
第五篇：商务英语函电：索赔
1.天然产品，客户收到货，说颜色不能接受怎么办
Dear {收件人}, Thank you very much for your feedback.I immediately send the picture to our production manager, and we hold a meeting on this.He told me, the two colour of the stone are actually same slab, not from two slab.Natural stone has inborn colour variation, so it cannot be the same like ceramic, each one is the same.Actually that is the main reason why people love stone, no two are the same.Meantime, it is more reasonable to replace you when there is a defective or crack in the stone.While for the natural veining, it is hard for us to replace.Actually, we could not even know that the next one will not have the veins.I would very much appreciate your kind understanding.FYI, you know how our US distributor work on this? They select all the stone with a few special veining together, and then sell it at a premium price as one-of-a-kind!Best regards, XXX
2.客户收到货，说短缺, 经查，仓库并未少发，如何跟客户解释？
Dear Tom, Thanks a lot for your patience.I have come to check the warehouse record together with our logistics people by myself.The record shows that all the items of order XXXX has been delivered.Here is our original record, and the pictures of the goods.Will you please check with your logistics and count the goods again? Are there possibilities of mis-counting, or someone moved the items separately from this order without noticing him? Best regards, XXXX 3.客户收到货，说短缺, 经查，确实少发了怎么办
收到客户的回复，提供的详细信息，第一封邮件： Dear {收件人}, Thanks a lot for your email, and sharing the findings of your logistics to us.I will immediately investigate into this with our logistics, and will reply you soon.It may take some time, I would very much appreciate your kind patience.Best regards, XXXX 4.调查结果出来，第2封邮件：
Dear {收件人}, Thanks for your patience.I apologize firstly for the inconvenience brought you.We have a new staff;he has moved these items to another order without noticing our warehouse manager, thus make a mistake.Will it be OK to send you these items with your next order? To make up you, we would like to give you 20 free items as gifts.Sorry again for the inconvenience brought you.We have already trained the new staff, and make sure that this will not happen again in future.Best regards, XXXX 5.客户收到货，说短缺，怎么办？马上发一封邮件询问详情
Dear {收件人}, Thanks a lot for your email, and sharing the findings of your logistics to us.I will immediately investigate into this with our logistics.To enable me to do so, will you please give me a few more details? 1.How many total pallets do you receive?
2.Can you give me a detailed list of all the shortage items, their quantity, and their pallet number? I would very much appreciate your kind help, it will be most helpful for our investigation.Best regards, XXXX 6.客户说到货，投诉说破损了，经查确实是本公司的责任，怎么办？
Dear {收件人}, Thanks a lot for your pictures and information.I have investigated into this with our production manager.The EPS sheet sounds not thick enough to give strong
protection to the products.We have already worked out the improvement plan, thus to make sure that this will not happen again in your future orders.We sincerely apologize for the inconvenience brought you.And we would like to replace new ones in your next order.Best regards, XXXXX 7.客户说到货，投诉说破损了，怎么办？先迅速回封邮件问客户要照片。
Dear {收件人}, Thanks a lot for reporting the damage to me.I will work immediately with our production department to investigate into it.Meantime, will you please take a few pictures of the outer box, and the damaged products? Does the outside box break also? What do you think might cause this damage? Best regards, XXXX
8.客户投诉规格做错了，经过检查确实是工厂做错了，怎么办？
Dear {收件人}, Thanks a lot for your email on Jan.5th.I have investigated into this immediately with our production manager, and found that the worker has forgotten to change the blueprint after the modification is made from your side.We sincerely apologize for inconvenience brought you.For the shipped items, can you still work on it with a discounted price? If so, we are willing to give you 30% discount.Best regards, XXXX
点击咨询 