档案的整理方法与步骤

第一篇：档案的整理方法与步骤

科技档案的整理方法与步骤

科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。

第一步 分类

科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。

基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。

设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。

特别提示：

一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。

科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。第二步 组合

1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。

基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。

组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。

2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。

组卷顺序：市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。

第三步 案卷和卷内文件材料排列

1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

4、文字材料和图纸组在一卷的，应文字材料在前，图样材料在后。

5、有译文的外文材料译文在前，原文在后。

6、有编号的图纸按图纸编号排列。第四步 编号 编号有两种方式：

1、装订成卷的，案卷内科技文件材料要逐页编页号，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。图样页号编写在标题栏内。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

2、不装订的，案卷内应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。档号章有档号、序号两个栏目。

序号：卷内科技文件材料的顺序。

档号：填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。一般各单位的科技档案不向档案馆移交，档号可直接填写分类号和案卷号，如设备档案档号为：S．1．2－3（一级类目代号可采用英文字母如基建用“J”表示、设备用“S”表示，二级以下用阿拉伯数字表示，类与类间用间隔号“．”，类与案卷号间用“—”。）

第五步 编制卷内目录、备考表

卷内目录放在卷内文件之前，栏目有序号、文件号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。备考表放在卷内文件之后，栏目有说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号。互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的档号。档号后应注明档案的载体形式，并用括号括起。

第六步 装订装盒

可采用装订和不装订两种形式：

1、采用装订方式的，用档案部门统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文件材料和备考表一起装订成册，装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案卷盒内保存。

2、采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技档案卷盒内保存。特别提示：一个单位内采用装订或不装订的方法要相对统一。装订或装盒前，要把图纸叠成标准规格A4型，做到大小统一，并且标题栏露在右下角。破损的科技文件材料要先修复，案卷内的金属物要去掉。

第七步 编制案卷封面、脊背

案卷封面的编制：案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正表面。封面项目有标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等。

特别提示：科技档案案卷题名“三要素”结构：科技项目（工程、设备）名称+文件材料的内容特征+文中名称。

案卷脊背的编写：案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名。保管期限填写永久、长期、短期，也可用色标区分：红色代表永久、黄色代表长期、蓝色代表短期；档号要填写准确，案卷题名可视情况填或不填。案卷脊背项目格式也可直接印在卷盒脊背上。

第八步 编制案卷目录

科技档案案卷目录有档号、总登记号、案卷题名、页数、份数、编制单位、保管期限、密级、归档日期、备注等项目。填写时要与案卷封面上内容相一致。

特别提示：在编制时，要在档案分类的最低一级类中按案卷流水号进行登记，如：基建档案是以一个工程为单位登记，换一个工程就要另起一页开始登记。

案卷目录填写完毕后，要装订成册，在相关的案卷目录页上用口取纸标出科技档案的类目，以便检索利用。

第九步 入库上架

科技档案排架按最小类目排列。因为一个项目的科技档案不是一次完成的，有一个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，每个类后面都要留出相应空间，以便存放新增加的档案。

科技档案的整理方法

一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点：

（1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。

（2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。（3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。

2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。

（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。

（2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。

（3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。

（4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。（5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。（6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。

二、案卷组织与排列

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。案卷内科技文件的排列应注意以下几点：

1、图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。

2、文字材料的排列。可以按重要程度排列，可以按时间顺序排列。

3、图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后。

三、案卷编目

案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。

案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编页号、填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签。

1、编页号。为案卷内每页文件编制顺序号，以便固定案卷内科技文件的顺序，便于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。其方法是：1）凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注；2）单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角编号，背面在左下角编号；3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书等，在编制时已有页号，不必另行编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时，才需要编页号或重新编页号。

2、填制卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录，其项目有：序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；编号，指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期，指该份文字材料图样的编制日期；以及备注和页次。

3、填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

4、填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。封面的内容项目，主要由3部分组成。1）案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成：一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）或某专业（专业特征）的科技文件，等等。三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确，不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列；同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。2）案卷的管理性内容项目。这一部分包括：编制单位（责任者），指案卷内科技文件是由何人、何部门编制的；编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，根据保密规定填写。3）档号项。包括档号，即本案卷的科技档案号，由分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号；缩微号，填写缩微时给定的本案卷的编号。需要说明的是，在编制档号时，首先要编制同科技档案分类有关的代字、代号表，然后进行具体编制。

如某单位基建档案号：j·2·3 案卷顺序号 建筑项目代号 基建档案代号 分类号

5、编制案卷脊背标签。脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有案卷题名和档案号。

第二篇：档案整理方法步骤

干部人事档案整理的方法步骤

整理的第一个环节是鉴别，也是对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围，是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。除了鉴别以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤: 第一步。分类 按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

第一类:履历材料。包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有：1988年、1999年两版履历表，参加工作后填写，填写1999版可以填当前时间，填写要规范，前后一致，培训两个月以上的填写，需在四类中有材料。还要有属于履历性质的登记表，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归此类。

第二类:自传材料。报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。一些以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。

第三类:考察、考核、鉴定材料；审计材料。包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。具体有：定期考核材料，考核登记表,每年需归档，援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴定不带成绩的各类鉴定（带成绩的归在第4类中）；调任时审计材料（经济责任审计结果报告）；后备干部登记表。

第四类:学历学位材料。职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。需要注意的是过去学生登记表归第一类，学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类，此次统一调整到第四类。其中：

1、学历学位材料：高中毕业登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推荐免试登记表，专家推荐表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明。归二级分类的1类中。

2、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。归二级分类2类中。

3、反映个人科研学术水平的材料：青海省存在此类情况的较少，主要是科研单位和院校，归二级分类3类中。

4、培训材料：为其两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表等材料（培训学习时间明确为两个月以上）归二级分类4类中。

第五类：政审材料。更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到第五类。档案审核工作中形成的“三龄一历”（年龄、党龄、工龄和学历学位）认定材料也归在第五类。这里重点讲一下关于确认出生日期和参加工作时间如何确认。档案材料中出生日期更改的情况主要有：虚、实岁换算造成出生年份不一致；阴阳历换算误差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填写中的笔误；个人早期为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意将出生日期提前或拖后填写。中组部、人事部、公安部关于干部出生日期问题的文件有两个：一个是现行的文件，即《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字［2006］41号）。文件规定，“从2006年10月起，不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项；对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”中组部2007年1月印发《关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知》（组通字［2007］4号）规定，“对个别干部的出生日期、参加工作时间等信息，档案记载前后不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”干部档案中，最先记载干部出生日期的材料一般为入团志愿书，或者高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。第二个文件是1990年印发的《关于办理干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字［1990］24号）。在2006年10月以前，已经按照这个文件更改了出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按照干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复。干部档案中记载干部参加工作时间的早期材料一般为：录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表等，以及招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡登记表证明等。确认干部参加工作时间的政策性文件包括：《中共中央组织部、劳动人事部关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》（中组发［1982］11号）、《国家教委、人事部、劳动部关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》（教高［1990］001号）、《人事部关于“文革”前赴苏联、东欧留学的本科生学习期间工龄计算的问题的通知》（人薪发［1992］11号）、《人事部、劳动部关于一九六六至一九六九届大中专毕业生参加工作时间和工龄计算问题的通知》（人薪发［1994］43号）、《劳动人事部关于解决原下乡知识青年插队期间工龄计算问题的通知》（劳人培［1985］23号）等等。

第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。包括干部参加党、团组织的有关材料。

第七类:表彰奖励材料。包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料，此次统一规定作为奖励材料，归第七类。

第八类:涉法违纪材料。

第九类:招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》统一规定归在第九类。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件的归档要求，删除了因公出国（境）人员备案表。这里的工资、待遇类材料应有：93年10月执行的工改表；95年10月正常晋档工资审批表；97年7月调整工资标准审批表；97年10月工资正常晋档审批表；98年元月正常晋级审批表（五年考核称职）；99年7月调整工资标准审批表；99年10月正常晋档审批表；2001年元月调整工资标准审批表；艰苦边远地区津贴审批表；2001年10月调标审批表和正常晋档审批表；2003年元月正常晋级工资审批表（五年考核称职）；2003年7月调标审批表和正常晋档审批表；2004年10月学历浮动工资审批表；2005年10月正常晋档审批表；2006年7月工资改革审批表、工作津贴和生活补贴审批表、完善艰苦边远地区津贴审批表。2006年至今正常晋级和调整艰苦边远地区津贴审批表。职务变动调整工资，要在职务变动工资审批表标表明工资文号，属于公务员的要有公务员定级表（97年或98年）；退休的要有退休住房补贴表、高原补贴表这两张表。任免：要求有副科级以上任免表及形成的考察材料及现实表现；按规定逐项如实、准确填写。要注明任免职务的批准机关、时间和文号，并加盖组织印章。2008年3月以后从其他单位调入机关或参照公务员法管理机关的干部，须有《公务员调任审批（备案）表》。

第十类：健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。

包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料;生平，非正常死亡调查报告等。省管干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。

这里需要重点说明两个问题：

一是第四类、第九类材料的二级分类问题。第四类、第九类材料需要采用二级分类法，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说: 根据中组部1991年印发的《干部档案整理工作细则，第九类材料可以再分为:1.工资材料;2.任免材料;3.出国(境)材料;4.参加会议的代表登记表等其它材料。此外，第四类材料可以再分为: 1.学历学位材料;2.职业（任职）资格和评（聘）转业技术职务（职称）材料；3.反映科研学术水平的材料；4.培训材料等。第四类、第九类材料必须按新的分类标准进行二级分类。二是内容交叉材料的分类问题。部分档案材料，特别是一些制式表格，存在内容交叉的情况，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别：

1、以自传为主的履历或简历表归第二类；

2、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类；

3、享受政府特殊津贴材料归第七类；

4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；

5、中央和地方各级党委委员简历，人大常委会委员、政协委员简历放一类。

第二步，排序 排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。排序的具体方法有两种: 1.按材料形成的时间排序

适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。注意，第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。其中，第五类、第八类材料的排列顺序一般为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

第三步，编目 修订后的目录与旧目录的不同:一是把“类号”改成了“序号”；二是把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”；三是删除了“份数”栏。

编目的具体要求： 1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。2.每类目录应首先注明材料类号和类别名称。3.“类号”下再依次填写排列序号。规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用

（一）至

（四），顺序号用阿拉伯数字。4.“材料名称”根据材料题目填写。一般来说，没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1985年9月1日，不能填为85年9月，或者1985年等。6.“页数”材料的页数。按照编好的页数如实填写。7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表；复印件等情况也应注明。8.书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其它类别材料的条目。

第四步，技术加工 1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。3.幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。5.为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。

第五步，装订。装订好的档案，档案目录臵于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。注意，装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订；分卷装订时，必须保证同一类材料分放在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附标签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

第三篇：档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤

对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。

一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。

二、区分归档和不归档材料的范围

（一）归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档文件材料的范围

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关之间分工归档的范围

为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。

1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。

3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。

5、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。

三、分

分，就是区分文件材料的所属，把属于同一的文件集中，把不同的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按分开进行的，不同的文件一般不得放在一起归档。

（一）一般文件，归入文件制发（指文件最后的落款日期）

（二）跨的文件，归入文件内容所针对的

四、分类别

分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。

五、分级别

分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

六、划分保管期限

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

七、修整文件

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。修整的方法主要有：

1、修裱破损文件。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件。

3、去除易锈蚀的金属物。

4、超大纸张折叠。

八、装订

1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。

2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。

3、装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。

九、排列文件

排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。

十、文件编号

归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。

十一、编制归档文件目录

编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。要注意的是：

（1）报表的责任者，应填写填报单位；（2）联合发文，责任者只填写主办单位；

（3）问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；

（4）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名，外加方括号[ ]填写；

（5）文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。

十二、装盒 装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。

第四篇：文书档案的整理方法和步骤

第三部分

文书档案的整理方法和步骤

文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤

一、确定分类方案

分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法

1、—机构—保管期限分类法

2009年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2011年： …… 复式分类法

—机构—保管期限分类法

永久

30年

10年

2009年：办公室…… 1-10

11-20

21-30 业务处……31-40

41-50 51-60

指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处……

同上排列

指导处…… 2011年： …… 复式分类法

2、—问题—保管期限分类法

2009年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2010年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2011年：

…… 复式分类法

3、保管期限——问题分类法

永久：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

30年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

10年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年…… 复式分类法

4、保管期限——机构分类法

永久：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

30年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

10年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

…… 保管期限——机构分类法

不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。

二、鉴定

确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷内文件排列

根据一定的主题等内部特征和外部特 征把具有密切联系的若干文件组合成一个案 卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保 管。

立卷方法：

按公文的主要特征组卷：

问题、时间、责任者、名称 按公文类型组卷

会议、案件、信访、简报 避免出现以下情况：

归档的文件不齐全完整

归档过细、重复归档

杂卷

卷内文件排列：

卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。

无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即： 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；

转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后； 有文件处理单的，放在最前面；

方针政策性公文在前、业务性公文在后；

上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后； 案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。

四、文件修整 修裱破损文件

复制字迹模糊或易褪变的文件 超大纸张折叠

去除易锈蚀的金属物(见图示)

五、编页 编页

（1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。（2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。

（3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示

（4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示



（5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。

（图示）

填写卷内文件目录

卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。

六、编制案卷封皮和备考表 案卷封皮： 立档单位名称 机构（部门）名称 题名

文件形成时间 保管期限

卷内件数、页数 案卷顺序号

如何正确拟写案卷题名 题名

文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。

有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。题名案例分析

（一）没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。没有题名的，如信。见图示

虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示

题名案例分析

（二）批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。

两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式 卷内备考表

卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者

了解案卷的有关情况。

七、案卷装订

归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式

八、案卷排列 案卷的排列

对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。

保管期限——机构分类法

十、编制案卷目录 编制案卷目录

是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。案卷目录的重要作用

第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；

第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；

第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。案卷目录建议以Excel横版格式制表。

见图示

十一、档案装盒

1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。

2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、、起止卷号等项目，需用红色印章标明。

3.装盒应松紧适度

第五篇：做好重点建设项目档案工作的步骤和方法

做好重点建设项目档案工作的步骤和方法

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，为使项目档案齐全完整准确，就需要一套行之有效的方法加以保证。建设项目档案工作的步骤和方法概括起来主要有以下几个方面：

1、健全档案管理体制

行文明确分管领导和档案人员。项目立项后，成立项目办，之后就要明确哪位领导分管档案工作，哪位同志负责档案工作。

2、制定档案工作规章制度、业务规范

主要制定《项目文件立卷归档办法》、《项目档案保管期限表》、《项目档案保管制度》、《项目档案利用制度》等。

3、跟踪了解建设项目招投标情况

档案人员要及时了解项目的招投标情况，一方面可以及时将招投标过程中产生的文件及时归档；另一方面，可以了解项目的参建单位，便于下一步指导项目文件材料的归档工作。

4、将项目档案管理纳入合同管理

将项目档案管理纳入合同管理，是保证项目档案齐全完整的有力措施。一个项目，参建的单位很多，少则五、六个，多则上百个。因此，档案人员应及时将建设项目过程中产生的文件材料的整理、归档、移交时间、份数、套数和违约责任等内容向有关领导和负责合同的人员沟通，以保证签订的合同中有项目档案管理的内容。

5、明确参建单位兼职档案人员，建立档案管理网络

项目办要和参建单位联系，要求每个参建单位都要明确一名兼职档案人员，负责文件材料的收集、整理、立卷归档工作。

6、对项目档案管理人员进行档案业务知识培训

培训内容：①《档案法》、《广西壮族自治区档案条例》的有关精神，提高档案意识。②标准办法，主要有国家档案局关于《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》，国家档案局、发改委《关于重大建设项目档案验收办法》以及有关行业关于档案工作的标准规范，以及结合本项目实际制定的项目文件材料归档办法等等。

7、设置必要的档案保管条件

①设置档案库房，具有八防措施；②购置必要设备，如计算机、复印机、空调等；③统一档案装具，如档案柜架、卷皮、卷盒等。

8、项目办档案人员阶段性的检查、指导

（1）开工之初，项目办档案人员要检查各参建单位在建设过程中形成的文件材料字迹材料是否符合要求，各种表格格式是否符合要求，有关文件材料盖章签字是否规范等等，除纸质文件外，其它载体的材料也要及时收集归档。

（2）竣工文件编制阶段

竣工图是反映工程实际状况的唯一依据。要注意竣工图的编制。①竣工图应准确、清晰、修改到位。②更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位，并注明修改依据。③应逐件加盖竣工图章、竣工

图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签。④应有竣工图编制说明，设计变更清册，变更依据性文件上应标明被修改的图号。

（3）立卷整理阶段

建设项目试生产后，着重立卷归档工作。项目办档案人员要对参建单位的兼职档案人员进行业务指导，重点指导组卷、编号、卷内目录、备考表的填写，案卷题名的拟写、保管期限的划分等等。由于参建单位多，最好采取以点带面的方法进行，以一个参建单位为样板，其它参建单位学习观摩、既省时又省力，效果很好。

（4）监理审核阶段

监理审核的要点是竣工图是否符合现场实际，设计变更的内容是否反映到竣工图中，审核之后要编制竣工图审核报告。

9、办理移交手续

包括两个方面：一是设计、施工、监理等参建单位将整理好的档案向项目办移交；二是项目办向生产使用单位移交，移交手续齐全，有移交清册和经手人签名。

10、档案排架、编目

按分类方案进行档案的排架编目，一般来讲要有案卷目录和全引目录或专题目录。特别要注意，各种特殊载体的档案也要编制案卷目录。

11、自查

上述任务完成后，建设单位要对照重大建设项目验收办法和验收标准进行自查。

12、申请档案验收

项目建设单位应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》，申请项目档案验收要符合《重大建设项目档案验收办法》中明确提出的4个条件，同时内容要完整、准确。

13、预验收与整改

这项工作很重要，是保证项目档案齐全完整和项目档案验收顺利通过的有力措施。预验收有两种方式：一是请组织验收的单位组织有关专家进行预验收；二是请当地档案行政管理部门会同主管机关档案部门进行预验收。预验收组提出意见后，生产单位或项目办领导要高度重视，拿出整改方案，由项目办会同有关参建单位共同整改。

14、验收

项目档案验收一般应在项目竣工验收3个月之前完成，项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目建设单位、设计、施工、监理单位的有关人员列席会议。检查项目档案采取质询、现场查验的方式进行。重点检查项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要的合同、协议等。