公文拟写的步骤与方法

第一篇：公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行。

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决什么问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进行传达等。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。

二、收集有关材料，进行调查研究

发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。

怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。

总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草，拟写正文

结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。写作中要注意两点。

1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。

行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成不应有的损失。

有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件，需要既有观点，又有材料。观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如，阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向，指明怎样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性，就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服。

我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁，使材料能够说明观点，并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当，要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。因此，不能说明问题的材料，宁可不用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅材料，是说观点必要有实际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框，然后去拼凑材料，没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据”。这样来写文件，是违背实事求是的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。

还需要说明的是，拟写文件要有观点和材料，也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如，一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等，一般都不需要引用什么材料来阐明观点，而主要是说明具体意见、要求和规定，交代有关事项和做法等。

2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的；而为了简便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正确的写法，应该是宜简则简，宜详则详，详略得当。叙述的文字力求简练；需交代的重点，如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称，简称必须是人所共知的，并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解，不得随意乱用简称。如将“××省委组织部、宣传部”简作“×省组宣”《会使人看不用代称“沪”、“渝”。县以下不为人们熟知的地名，前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长，可以使用已为人们所熟悉的省略叫法，如“两个文明”、“实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。

文中引用的有关论述，应注明出处。引用其它文件时，应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题；引用的语句，应加引号标明。文中提及的人名，如果不为对方所熟悉，在第一次出现时，应当写明他的职务、身份和全名，以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语，应加以注释。总之，不能认为自己清楚的事，对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。

一般来说，拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号，还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚，除了简短的文件外，一般均应开宗明义，首先交代全文的目的或结论，作为导语，然后再分几层意思说明，在全篇的结尾部分，还可以对全篇的要旨作一个适当的概括，并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达，什么时间开始执行，请示答复或仅是上报备案等。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，须要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的。写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时，自己起草以后，一定要反复阅读几遍，仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不要放过。

1、关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。

第二篇：公文拟写的步骤与方法(精)

公文拟写的步骤与方法

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

几种常用的商务公文

请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

请示的特点：

一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。

二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

请示的分类：

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

一、请求指示性请示。

二、请求批准性请示。

三、请求批转性请示。

请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

一、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

1、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》

2、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

二、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

1、开头。主要交代请示的理由。

2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

3、结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。

三、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

请示应注意的问题： 一、一文一事的原则。

二、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

三、理由充分，请示事项明确。

四、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

报告：

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式。“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

报告的特点：

一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

三、报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

报告的种类：

报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

写法

报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法

一、汇报性报告：

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

1、综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

2、专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

二、答复性报告：

这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

三、呈报性报告：

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

四、例行工作报告：

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。

公告：

公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。

公告的写法

公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

一、标题。

公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种 以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

二、正文

正文一般由主旨与说明构成。

主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。

说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。

三、落款及日期

公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

会议纪要

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要”是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

会议纪要的写法

会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

一、首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。

二、正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

2、主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

三、尾部。包括署名和成文时间两项内容。

电子公文

随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

电子公文的写法

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

一、收件单位/人

二、抄送单位/人

三、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

四、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等(与日常公文协作方法一致)，若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送(注明)。

五、落款。署名及成文时间；

递交程序以递交直属领导为宜。

第三篇：公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行。

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决什么问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进行传达等。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。

二、收集有关材料，进行调查研究

发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。

怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求； 1 本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。

总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草，拟写正文

结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。写作中要注意两点。

1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。

行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成不应有的损失。

有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件，需要既有观点，又有材料。观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如，阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向，指明怎 2 样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性，就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服。

我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁，使材料能够说明观点，并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当，要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。因此，不能说明问题的材料，宁可不用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅材料，是说观点必要有实际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框，然后去拼凑材料，没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据”。这样来写文件，是违背实事求是的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。

还需要说明的是，拟写文件要有观点和材料，也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如，一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等，一般都不需要引用什么材料来阐明观点，而主要是说明具体意见、要求和规定，交代有关事项和做法等。

2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的；而为了简便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正确的写法，应该是宜简则简，宜详则详，详略得当。叙述的文字力求简练；需交代的重点，如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称，简称必须是人所共知的，并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解，不得随意乱用简称。如将“××省委组织部、宣传部”简作“×省组宣”《会使人看不用代称“沪”、“渝”。县以下不为人们熟知的地名，前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长，可以使用已为人们所熟悉的省略叫法，如“两个文明”、“实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。

文中引用的有关论述，应注明出处。引用其它文件时，应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题；引用的语句，应加引号标明。文中提及的人名，如果不为对方所熟悉，在第一次出现时，应当写明他的职务、身份和全名，以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语，应加以注释。总之，不能认为自己清楚的事，对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。

一般来说，拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号，还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚，除了简短的文件外，一般均应开宗明义，首先交代全文的目的或结论，作为导语，然后再分几层意思说明，在全 3 篇的结尾部分，还可以对全篇的要旨作一个适当的概括，并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达，什么时间开始执行，请示答复或仅是上报备案等。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，须要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的。写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时，自己起草以后，一定要反复阅读几遍，仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不要放过。

1、关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来，如果文件只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，就要对材料进行适当的修改。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。

5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句，不规范的字以及标点符号，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改，不仅可以提高文件质量，为审核、签发打好基础，也可从中提高写作能力。

第四篇：浅谈公文写作的标题拟写方法

点墨之神 照亮全篇

——浅谈公文写作的标题拟写方法

标题者，文之机杼也。一篇公文的各级标题，正如房屋的窗牖和梁柱，支起了整个构架。好的公文标题，不仅使文章的内容串珠成链，环环相扣，也使文章气韵贯通，纲举目张，赋零散的原初材料以生命。因此，精美的各级标题，犹如一盏盏明灯，能够照亮全篇，使公文写作收到事半功倍之效。

“五把标尺”——拟好标题的要求

语言要惹眼。公文的标题不一定要追新逐异，极尽辞藻堆砌之能事，但一定得字敲句打，精雕细琢，正如房屋的梁、椽、柱一样亮堂、簇新、疏朗，具有很强的视觉冲击力。如果连标题都平淡无奇，索然无味，公文的拟写最终是要失败的。

结构要新巧。由文章标题组成的结构，既体现了通篇的逻辑严密性，又显示了整体的美感。好的结构，能体现作者挥斤运斧的高超驾驭力，反映作者缜密的构思，也使语言的‚砖石‛各归其位，各臻其妙。结构新巧，要求我们独出机杼，着力在逻辑梳理上下功夫，在内容措置上做文章，在框架设计上有高招儿。

概括要精准。‚删繁就简三秋树，领异标新二月花‛。一篇公文以至公文每个标题下辖的内容可能有很多，但不可能事无巨细，纤毫毕现，一一尽归之于标题。标题的高度概括

2城乡统筹；三是继续提高运行效果；四是继续做好服务保障。‛文章四个标题可能都是‚智慧城市‛的某一个侧面，和大方向联系是紧的，但各标题之间的联系似乎就不那么紧密了。

浅深。这是就公文立意的‚浅‛和‚深‛来说的，也是就标题‚加工‛的精粗而言的，显示了在标题拟写上感性思维和理性思维的分野。一般来说，直笔表现的标题，往往立意要浅白显露，加工较粗；曲笔表现的标题，经过了事先的提炼和挖掘，立意要深一些，是经过了‚精加工‛。一些以陈述事实为主的公文、法务性公文往往较浅，而带有研究性质的、分析性质的事务性公文，标题的立意自然要深一些。如果是挖掘得很深的标题，为防止误读和误解，可添加一个直接一些的副标题。立意‚深‛的标题的好处是，‚带‛上了写作者的思考、观点，可以提请对方的注意，引发对方的思考。立意‚浅‛一些的标题，如《在内部管理上下功夫，在优化服务上下功夫，在提升实效上下功夫》等，明白如话，不事雕琢；立意‚深‛一些的标题，如《强基固本 提质增效 创先争优 务实求新——在××动员会议上的汇报》，从标题可以看出，该单位将主要工作亮点提炼成了十六个字，十分醒目，而且四个词语的语法结构整齐划一，产生了较好的效果。

虚实。这是就标题拟写的表现手法而言的。大多见之于事务性公文。所谓‚实写‛，就是从事情本身命笔，有一说一，有二说二，不加任何润饰和渲染；所谓‚虚写‛，就是经过了由此及彼的想象活动，调用了多种艺术手法，使标题更加趋于形象化。实写的标题，例如《住户养鸡扰民问题解决了》《把更多科研舞台让给市场》《居民需要好管家》等。虚写的标题，是避实就虚，恰当运用了多种艺术手法，拓展了标题的想象空间。例如，运用借代，《‚最悲伤作文‛，如何抵达温暖光亮》；运用反语，《奇葩营销，容易适得其反》；运用反问，《老有所养，靠谁养？》；运用引用，《丛林法则，不是人类共存之道》；运用回环，《事故莫当故事听》《历史课上如何讲历史》；运用比喻，《××，城市疏捞‚急救员‛》，等等。

总之，公文的标题是公文撰写的关键和命门，过了这一关，我们就一定能写出为领导和同行所认可的、高质量的公文来。

第五篇：应用文拟写公文标题

拟写公文标题、××化学有限发展公司向××市环保局报送《2001~2003治理污染，保护环境规划》，请审批。答：××化学有限公司关于报送2001~2003治理污染保护环境规划的报告、××职业学校办公室发文给××大型超级市场经理办公室，协商市场营销专业毕业生去超市实习的有关事项。答：××职业学校办公室关于安排实习生的函、××公司就××员工违反劳动纪律、违章操作，造成了公司财产重大损失，决定给予其开除厂籍处分一事发文。答：××公司关于××违章操作问题的通报

4、×××美容院因市政改造工程征地动迁异地，特在报纸上发布信息以告知各界。

答：×××美容院关于迁移院址的通告

5、××分公司拟将市场开发部与市场营销部合并为市场经营部，就此事向总公司行文。

答：××分公司关于合并市场开发部与市场营销部的请示

6、××物业管理总公司××物业分公司物业管理员叶××恪尽职守、智擒盗贼，保护了业户的人身财产安全，总公司发文表彰他的事迹。

答：××物业管理总公司关于表彰叶××恪尽职守智擒盗贼的通报

7、××集团总公司对××分公司干部职务任免事项制发公文。

答：××集团部公司关于任免干部的通知

8、××省教委招生办公室召开一次2003年高等院校招生会议，会后要下发一份会议文件。

答：××省教委招生办公室2003年高等院校招生工作会议纪要

9、对本县文化管申请购买电子图书的来文，××县财政局回文，批准对方的请求。

答：××县财政局关于同意文化管购买电子图书的复函

10、××市××动物园内一新建的环保型公共厕所，拟实行收费制度，市园林管理局向市物价局行文，商洽有关事项。答：××市园林管理局关于动物园公厕收费的函

11、××省教委招生办公室拟召开一次2008年高等院校招生会议，向有关单位下发一份文件。

答：××省教委招生办公室关于召开2008年高等院校招生工作会议的通知。

12、重庆市人民政府收到开县人民政府驻地迁移的请示后下文表态同意。

答：重庆市人民政府关于开县人民政府驻地迁移的批复。